A SaaS eszközök az üzleti tevékenységének hajtóereje. A szervezetek 73%-a tartja a SaaS-t elengedhetetlennek üzleti céljainak eléréséhez, 38% „nagyon fontosnak”, 35% pedig „meglehetősen fontosnak” tartja.
De hogyan kell kezelni a SaaS-szolgáltatókat? Milyen eszközöket kell használni? Melyek a bevált gyakorlatok?
Mindezt és még többet is bemutatunk ebben a blogbejegyzésben. Kezdjük!
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A SaaS-szolgáltatók kezelése magában foglalja a szoftver-szolgáltatás (SaaS) szolgáltatók kiválasztását, bevezetését, figyelemmel kísérését és kezelését.
- Segít a költségek kezelésében, a SaaS biztonságának és megfelelőségének biztosításában, valamint az üzleti hatékonyság javításában.
- A SaaS-szolgáltatók kezelésének legfontosabb lépései közé tartozik a SaaS-szolgáltatók azonosítása és előválogatása, a szerződések megtárgyalása és a SaaS-eszközök teljesítményének figyelemmel kísérése.
- A sikeres SaaS-szolgáltatók kezelésének legjobb tippjei közé tartozik a SaaS-beszerzés központosítása, az automatikus megújítási emlékeztetők beállítása és az ismétlődő SaaS-eszközök azonosítása.
- A ClickUp hatékonyabbá teszi a SaaS-szolgáltatók kezelési folyamatát azáltal, hogy automatikus emlékeztetőket állít be a SaaS-szerződések felülvizsgálatához, valamint vizualizálja az eszköz teljesítményét és használatát.
Mi az a SaaS-szolgáltatók kezelése?
A SaaS-szolgáltatók kezelése az a folyamat, amelynek során kiválasztják, bevonják, figyelemmel kísérik és kezelik a szoftver-szolgáltatás (SaaS) nyújtókat, hogy azok összhangban legyenek az üzleti célokkal. Ez a következőket foglalja magában:
- A SaaS előfizetések központi helyen történő nyomon követése
- Szállítók biztonsági tanúsítványok (pl. SOC 2 vagy ISO 27001) és szabályozási megfelelés (GDPR, HIPAA, CCPA) szempontjából történő ellenőrzése
- Az üzemidő, a válaszidők és a szolgáltatás minősége figyelemmel kísérése
- A legjobb ajánlat megszerzése, egyértelmű szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k)
- A meglévő rendszerekkel való integrációk ellenőrzése a technológiai szilók kialakulásának megelőzése érdekében
A több SaaS-alkalmazás használatával a hatékony szállítókezelés biztosítja a SaaS-műveletek hatékonyságát, elkerülve a felesleges kiadásokat, a biztonsági kockázatokat és az eszközök redundanciáját.
Miért fontos a hatékony SaaS-szolgáltatók kezelése?
Mielőtt tovább beszélnénk a SaaS-szolgáltatók kezelésének folyamatáról, nézzük meg, miért fontos a hatékony SaaS-szolgáltatók kezelése:
Költségkontroll és költségvetés-optimalizálás
A hatékony SaaS-szolgáltatók kezelése 16,49%-os megtakarítást eredményez a tárgyalásokon keresztül lezárt ügyleteknél, ami összesen 349 millió dollár megtakarítást jelent. Ez nem is meglepő. Azok a területek, ahol úgy gondolja, hogy költségcsökkentés nem lehetséges, gyakran éppen a legnagyobb megtakarítások forrásai. A SaaS-stackje erre kiváló példa.
A megbízható SaaS szoftver szállítókezeléssel mindig figyelemmel kísérheti eszközei megtérülését és hatékonyságát.
🌟 A SaaS-szolgáltatók kezelésére szolgáló megoldás segítségével végzett rendszeres ellenőrzésekkel kiküszöbölheti azokat a szoftvereket, amelyek:
- Már nem az a célja, amiért eredetileg megvette
- Vannak-e rejtett díjak, amelyek felemésztik a költségvetését?
- Nem használják, mert a csapata átállt valami jobbra
Bármi is legyen az ok, a SaaS-szolgáltató menedzser áttekinti az előfizetéseit, és meghatározza, melyeket kell lemondani, így felszabadítva a költségvetést értékesebb SaaS-beszerzésekre.
💡Profi tipp: Hozzon létre negyedéves SaaS teljesítményértékelést az osztályvezetőkkel, hogy azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, megszüntesse a fel nem használt eszközöket, és biztosítsa, hogy minden szoftver összhangban legyen az üzleti célokkal.
Biztonság, megfelelőség és kockázatcsökkentés
Mivel a SaaS-alkalmazások érzékeny üzleti adatokat kezelnek, a biztonság és a megfelelőség nem opcionális, hanem elengedhetetlen. A felügyelet hiánya komoly kockázatokhoz vezethet, az adatvédelmi incidensektől a szabályozási bírságokig. A SaaS-szolgáltatók kezelése biztosítja, hogy minden eszköz megfeleljen a szükséges biztonsági szabványoknak és megfelelőségi követelményeknek.
🌟 A SaaS-stack folyamatos figyelemmel kísérésével azonosíthatja és csökkentheti a kockázatokat, például:
- A megfelelő biztonsági tanúsítványokkal (SOC 2, ISO 27001, GDPR-megfelelőség) nem rendelkező szállítók
- IT-jóváhagyás nélkül érzékeny adatokat tároló, nem engedélyezett eszközök
- Az árnyék-IT, amely sebezhetővé teszi szervezetét a kibertámadásokkal szemben
Egy hatékony SaaS-szolgáltatói menedzsment stratégia biztosítja, hogy az ökoszisztémájában minden eszköz megfeleljen a biztonsági, megfelelőségi és kockázati követelményeknek, így vállalkozása mindig védett marad.
🧠 Tudta? Egy friss jelentés szerint a szervezetek 31%-a tapasztalt SaaS-adatvédelmi incidenst az elmúlt évben, ami rávilágít a gondos biztonsági gyakorlatok kritikus fontosságára.
Jobb teljesítmény és működési hatékonyság
Vállalkozása alapvetően SaaS-on működik. Az ügyfélszolgálatnak szüksége van a SaaS-ra, a beszerzésnek szüksége van a SaaS-ra, a marketingnek szüksége van a SaaS-ra – szinte minden részleg függ tőle. Hogyan várhatja el a működési hatékonyságot, ha nem kezeli megfelelően ezeket az eszközöket?
A SaaS-szolgáltatók kezelésével biztosíthatja, hogy minden eszköz a munkafolyamatokat javítsa, és ne lassítsa azokat.
🌟 A SaaS-ökoszisztéma rendszeres optimalizálásával a következőket szüntetheti meg:
- Egymást átfedő eszközök, amelyek ugyanazt a feladatot végzik, de zavart és hatékonyságcsökkenést okoznak
- Lassú vagy megbízhatatlan szoftver, amely zavarja a napi működést
- Bonyolult munkafolyamatok az egymással nem jól integrálható eszközök miatt
📌 Példa: A New South Wales-i Metropolitan Memorial Parks (MMP) több szervezet egyesülése után elavult és szigetelt pénzügyi rendszerekkel szembesült. Az egységes SaaS-kezelési platformra való áttéréssel egyszerűsítették a folyamatokat, javították a hatékonyságot és jelentős költségmegtakarítást értek el.
A felesleges eszközök kiküszöbölése
A legtöbb vállalat nem is tudja, hogy hány párhuzamos SaaS-eszközért fizet. A Zylo legújabb jelentése szerint átlagosan a vállalatok SaaS-licenceinek 44%-a pazarlás vagy alulhasznosítás, ami jelentős felesleges kiadásokat eredményez.
A marketingnek van egy eszköze az automatizáláshoz, az értékesítésnek egy másik, az ügyfélszolgálat pedig valami teljesen mást használhat, de mindegyik ugyanazt a célt szolgálja.
🌟 A SaaS-szolgáltatók kezelési platformjával a következőket teheti:
- Szüntesse meg az egymást átfedő, ugyanazt a feladatot ellátó eszközöket
- Ahelyett, hogy újabb licencet vásárolna, inkább az inaktív felhasználók licencét ossza újra.
- Győződjön meg arról, hogy a csapatok valóban használják azokat az eszközöket, amelyekért fizet.
Ellenőrizze a SaaS-alkalmazások bejelentkezési tevékenységét – ha az alkalmazottak nem használják rendszeresen egy eszközt, akkor ideje megszüntetni vagy átruházni a licencet.
📖 További információ: SaaS példák és alkalmazások
A SaaS-szolgáltatók kezelésének legfontosabb lépései
A strukturált megközelítés segít elkerülni a felesleges lépéseket és akadályokat a SaaS-szolgáltatók kiválasztásában és kezelésében. Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató a hatékony szolgáltatókezeléshez.
1. lépés: Az üzleti igények és a szállítói követelmények azonosítása
Minden azzal kezdődik, hogy tudd, milyen eszközökre van szükséged és melyik terv a legmegfelelőbb. Ha nincs világos képed erről, akkor túl sok eszközzel, egymást átfedő funkciókkal vagy felesleges kiegészítőkkel ellátott drága tervekkel fogsz szembesülni.
🌟 Gondoljon bele:
- Mely eszközök elengedhetetlenek? Szüksége van CRM-re, projektmenedzsment platformra vagy automatizálási eszközre?
- Hány licencre vagy felhasználói helyre van szüksége? 100 felhasználóért fizet, miközben valójában csak 50 használja az eszközt?
- Melyik árazási terv a legmegfelelőbb? Vannak-e olyan vállalati tervek, amelyeknél egy alacsonyabb szintű terv is megfelelő lenne?
- Mely integrációk elengedhetetlenek? Az eszköz összekapcsolható-e a meglévő szoftverével, hogy elkerülje a munkafolyamatok zavarait?
Ezek a tényezők segítenek abban, hogy kiderüljön, melyik szállító felel meg leginkább az Ön igényeinek. A marketingnek automatizálásra lehet szüksége, míg az IT-nek inkább a biztonság és a megfelelőség a fontos. A kihívás? Olyan megoldást találni, amely minden követelménynek megfelel, anélkül, hogy túllépné a költségvetést.
A ClickUp, a mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, segít egyszerűsíteni ezt a folyamatot. Forradalmasítja a projektek, dokumentumok és kommunikáció kezelését – mindezt egyetlen egységes szállítókezelő rendszerben.
A ClickUp Tasks segítségével felmérheti a követelményeket. Készítsen egy ellenőrzőlistát a kötelező SaaS funkciókról, ossza ki a kutatási feladatokat a megfelelő csapat tagoknak, és állítson be határidőket, hogy a dolgok haladjanak. Ha a megfelelőségi követelmények IT-felülvizsgálatot vagy pénzügyi költségvetési jóváhagyást igényelnek, ossza ki azokat közvetlenül, hogy minden egy helyen legyen rendszerezve.
2. lépés: Szolgáltatók kutatása és előválogatása
Miután tudod, mire van szükséged, a következő lépés a megfelelő szolgáltatók megtalálása. De a végtelen SaaS-lehetőségek közül a megfelelők kiválasztása megterhelő feladat lehet. Ahelyett, hogy vakon belevágnál, összpontosíts azokra, amelyek valóban megfelelnek az igényeidnek.
🌟 Így szűrheti a SaaS-szolgáltatók opcióit egy szolgáltatókezelő szoftver segítségével:
- Hasonlítsa össze az árazási terveket: A szállító rugalmas árazást kínál, vagy hosszú távú szerződésekhez van kötve?
- Ellenőrizze a biztonságot és a megfelelőséget: Az eszköz megfelel-e olyan szabványoknak, mint a SOC 2, az ISO 27001 vagy a GDPR?
- Nézze meg az integrációkat: Zökkenőmentesen fog működni a meglévő eszközeivel?
- Olvassa el a véleményeket és ajánlásokat: Mit mondanak más vállalkozások a megbízhatóságáról és támogatásáról?
Mi lehet jobb annál, mint hogy döntéshozatal előtt kikéri csapata véleményét egy eszközről? A különböző szállítók megvitatásához használja a ClickUp Chat funkciót, hogy valós időben együttműködhessen, véglegesíthesse a szállító kiválasztási kritériumait és ajánlásokat kapjon – végtelen e-mail-váltások nélkül.
📮ClickUp Insight: A csapat tagjainak 42%-a még mindig nagymértékben támaszkodik az e-mailre a kommunikáció során, annak ellenére, hogy ez a kommunikációs forma szigetelt jellegű.
A ClickUp kutatása szerint a kommunikáció gyakran elszigetelt és elkülönül a tényleges munkafolyamatoktól. A kommunikáció megszakadásának elkerülése érdekében integrálja az üzenetküldést a munkafolyamatokba egy központi platform segítségével, amely egyesíti a projektmenedzsmentet, az együttműködést és a kommunikációt. Próbálja ki a ClickUp-ot, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazást.
3. lépés: Szerződési feltételek és SLA-k megtárgyalása
Egy kiváló SaaS eszköz megszerzése egy dolog, de kedvező áron megvásárolni egy másik. A szállítók meghatározzák az árakat, de ez nem jelenti azt, hogy azok véglegesek. A tárgyalás kulcsfontosságú a jobb feltételek, a rugalmas szállítói szerződések és a valóban előnyös szolgáltatási garanciák biztosításához.
🌟 A SaaS-szolgáltatókkal folytatott tárgyalások során a következőkre kell összpontosítani:
- Árazási rugalmasság: Kaphat kedvezményt éves számlázás vagy többéves szerződések esetén?
- Felhasználói skálázhatóság: Lehet-e büntetés nélkül növelni vagy csökkenteni a felhasználói számot?
- Szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k): Mi a garantált rendelkezésre állási idő? Mi történik, ha nem teljesítik?
- Támogatási feltételek: A prioritásos támogatás benne van a csomagban, vagy külön kell fizetni érte?
Az ilyen dolgokról való tárgyalás triviálisnak tűnhet, de hosszú távon nagy szerepet játszanak.
A ClickUp Automations segítségével könnyedén nyomon követheti a szerződéses tárgyalásokat. Beállíthat emlékeztetőket a megújítási dátumokra, automatizálhatja a beszállítókkal való kapcsolattartást, és nyomon követheti az SLA-t és a legfontosabb teljesítménymutatókat. Így soha nem fogja elszalasztani a lehetőséget, hogy újratárgyalja és optimalizálja a SaaS KPI-követést.
4. lépés: A szállító bevonása és a SaaS eszköz integrálása
A szerződés aláírása után kezdődik az igazi munka: az eszköz zökkenőmentes beüzemelése és üzemeltetése. A rosszul végrehajtott beszállítói bevezetési folyamat alacsony elfogadottsághoz, pazarló licencfelhasználáshoz és frusztrált csapatokhoz vezet. Ha a felhasználók nem tudják, hogyan kell használni az eszközt, vagy nem tudják integrálni a napi munkafolyamatukba, akkor az gyorsan csak egy újabb kiadás lesz, ahelyett, hogy hozzáadott értéket jelentene.
🌟A SaaS-eszközök zökkenőmentes bevezetésének biztosítása érdekében:
- Határozza meg a felhasználói szerepköröket és jogosultságokat: rendeljen hozzá megfelelő hozzáférési szinteket a biztonsági kockázatok elkerülése és az adatok rendezettségének megőrzése érdekében.
- Biztosítson képzést és dokumentációt: Gondoskodjon arról, hogy a csapatok strukturált bevezető képzések keretében megtanulják a eszköz hatékony használatát.
- Figyelje az alkalmazás és a használat mértékét: Kövesse nyomon az elkötelezettséget és gyűjtsön visszajelzéseket, hogy a problémákat időben megoldhassa.
A jól megtervezett bevezetési folyamat biztosítja, hogy az eszköz a csapat munkamenetének szerves részévé váljon, és ne csak egy újabb elfeledett előfizetés legyen.
📖 További információ: IaaS, PaaS vagy SaaS: melyik modellt válasszon?
5. lépés: Teljesítmény és beszállítói kapcsolatok figyelemmel kísérése
A szállítók teljesítményének rendszeres nyomon követése biztosítja, hogy megkapja a fizetett értéknek megfelelő szolgáltatást, és segít azonosítani a problémákat, mielőtt azok hatással lennének a működésre.
A B2B SaaS vállalati szoftverek esetében kritikus fontosságú, hogy a szállítók felelősségre vonhatók legyenek. A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti az SLA betartását , figyelemmel kísérheti az üzemidőt és szemmel tarthatja a felhasználói elfogadási trendeket – mindezt egy helyen. Ha egy szállító gyakran nem teljesíti a teljesítménygaranciákat vagy nem nyújt időben támogatást, akkor talán itt az ideje újratárgyalni a szerződést vagy alternatívákat keresni.
Az egyéni irányítópultok segítségével figyelemmel kísérheti a használati jelentéseket, hogy lássa, a csapatok aktívan használják-e az eszközt, vagy a licencek kárba mennek. A biztonsági frissítéseket és a megfelelőségi változásokat is felül kell vizsgálni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szállító naprakész az iparági szabványokkal.
Bónusz: Használja a ClickUp szállítókezelési ellenőrzőlista sablonját!
Ha azonnal el szeretne kezdeni, a ClickUp-nak van egy Önnek megfelelő sablonja. A ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista sablon segítségével egy helyen listázhatja a beszállítókat, nyomon követheti a szerződés részleteit, megújítási emlékeztetőket állíthat be és figyelemmel kísérheti a megfelelést.
Ahelyett, hogy táblázatokkal és szétszórt jegyzetekkel bajlódna, egy világos, strukturált módszert kap a szállítói kapcsolatok minden aspektusának kezelésére. A beépített feladatkiosztásokkal biztosíthatja, hogy a jóváhagyások, tárgyalások és teljesítményértékelések ne maradjanak el.
📖 További információ: Hogyan használja a ClickUp-ot a minőségbiztosítási csapatunk?
A SaaS-szolgáltatók kezelésének bevált gyakorlata
Íme a hatékony SaaS-szolgáltatók kezeléséhez követhető legjobb gyakorlatok:
Központosítsa a SaaS beszerzést
A szétszórt SaaS-vásárlások költségpazarláshoz, biztonsági kockázatokhoz és eszközök duplikálásához vezetnek. A központosított beszerzési folyamat rendet és ellenőrzést biztosít.
❌ A következőket szünteti meg:
- Ugyanazt a feladatot ellátó, egymást átfedő szoftverek
- Különböző csapatok között nyomon nem követett kiadások
- A nem ellenőrzött eszközökből származó biztonsági kockázatok
✅ Előnyök:
- Jobb árak a szállítókkal folytatott tárgyalások révén
- A megújítások és lemondások egyértelmű felügyelete
- Egyszerűsített, biztonságos SaaS ökoszisztéma
Ahelyett, hogy minden csapat megvásárolná, amit akar, egy strukturált folyamat biztosítja, hogy minden eszköz átvizsgált, költséghatékony és szükséges legyen.
Állítson be automatikus megújítási figyelmeztetéseket
A SaaS-szerződések alattomos módon automatikusan megújulnak, és így újabb fizetési ciklusba zárják Önt – még azoknál az eszközöknél is, amelyeket már nem használ.
Ha nem követi nyomon a helyzetet, valószínűleg pénzt pazarol olyan szoftverekre, amelyeket csapata már nem használ.
🌟 Legyen mindig egy lépéssel előrébb a megújítási figyelmeztetések beállításával. Ezzel időt nyerhet a következőkre:
- Ellenőrizze, hogy az eszköz még mindig szükséges-e
- Tárgyaljon ki jobb feltételeket a szerződés megújítása előtt
- Mondja le azokat az előfizetéseket, amelyek már nem nyújtanak értéket
Az IT-szolgáltatók kezelése biztosítja, hogy Ön tartsa kézben a SaaS-kiadásait.
🧠 Tudta? Kutatások szerint a SaaS-kiadások akár 30%-a is elpazarolódik a kihagyott és automatikus megújítások miatt.
Amennyiben lehetséges, konszolidálja a szállítókat
Végezzen el egy egyszerű ellenőrzést: marketingcsapata hasonló automatizálási eszközt használ-e, mint az automatizáláshoz használt eszköz. Ha az alkalmazási eset ugyanaz, akkor a SaaS eszköznek nem kell másnak lennie.
A SaaS-eszközök duplikálódása akkor fordul elő, amikor különböző csapatok egymástól függetlenül vásárolnak. A szállítók konszolidálása csökkenti a költségeket, egyszerűsíti a munkafolyamatokat és erősíti a tárgyalási pozíciót.
🌟 Egy egyszerű ellenőrzés segíthet Önnek:
- Azonosítsa az egymást átfedő eszközöket a különböző részlegekben
- A szoftverek egységesítése az együttműködés javítása érdekében
- Csökkentse a szállítókezelés általános költségeit
A kevesebb párhuzamosság kevesebb bonyodalmat jelent, és több értéket hoz a meglévő eszközökből.
Ehhez használhatja a ClickUp Brain-t, a ClickUp hatékony AI-asszisztensét. Ez segít összeállítani a szervezet különböző részlegeiben használt összes SaaS-eszköz listáját, így azonosíthatja az egymást átfedő eszközöket.
Végrehajtás egy SaaS jóváhagyási munkafolyamat
A csapatok gyakran IT- vagy beszerzési jóváhagyás nélkül vásárolnak SaaS-eszközöket, ami biztonsági kockázatokhoz, megfelelőségi problémákhoz és felesleges kiadásokhoz vezet. Megfelelő folyamatok hiányában az árnyék-IT veszi át az irányítást.
🌟 A jóváhagyási munkafolyamat biztosítja:
- Minden eszköz biztonsági és megfelelőségi szempontból ellenőrzött.
- A redundáns vagy átfedő eszközök nem kerülnek fel a stackbe.
- A beszerzés jobb árakat és szerződési feltételeket tud kialkudni
Mivel a vállalatok 65%-a tapasztal adatvesztést a háttérben működő IT-rendszerek miatt, a SaaS-vásárlások ellenőrzése nem opcionális, hanem elengedhetetlen. A strukturált jóváhagyási folyamat biztosítja a rendszer biztonságát, költséghatékonyságát és hatékonyságát.
📖 További információ: Hogyan optimalizálható az ügyfelek sikere a SaaS esetében?
Egyszerűsítse a SaaS-szolgáltatók kezelését a ClickUp segítségével
A SaaS-szolgáltatók kezelése nem feltétlenül kaotikus. A ClickUp egy központi felületet biztosít a szerződések nyomon követéséhez, a szolgáltatók teljesítményének figyelemmel kíséréséhez, a megújítási értesítések automatizálásához és a csapatával való együttműködéshez – mindezt valós időben.
Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a műszerfalak, a feladatkezelés, az automatizálás és az integrációk, egyszerűsítheti a szállítói életciklus minden szakaszát, a beszerzéstől a megújításig. Készen áll arra, hogy átvegye az irányítást a SaaS-szolgáltatói felett? Regisztráljon a ClickUp-ra, és kezdje el még ma az intelligens menedzsmentet!