Szüksége van vállalkozásának egy prototípus alkatrészre egy géphez vagy néhány laptopra az új alkalmazottak számára? Még ha kis igényről is van szó, a megrendelés elengedhetetlen.
Ez több, mint egyszerű e-mail küldés.
A beszerzési igénylés folyamatának részeként össze kell gyűjtenie az olyan adatokat, mint a termékleírások, az árak, a jóváhagyó aláírások és a költségközpontok adatai, majd ezeket el kell küldenie a beszállítóknak vagy a belső csapatoknak. Mindez elengedhetetlen a zökkenőmentes működéshez!
Itt jönnek jól a beszerzési igénylőlap sablonok. Gyors, azonnal használható megoldást kínálnak a megrendelések leadásához és a készletek nyomon követéséhez, ami elengedhetetlen minden beszerzési folyamatban.
Hogy időt és energiát takarítson meg a kereséssel, összeállítottunk egy listát a tíz legjobb sablonról, azok legfontosabb jellemzőivel és felhasználási területeivel.
Mik azok a beszerzési igénylőlap-sablonok?
A beszerzési igénylőlap sablon egy használatra kész megoldás, előre kitöltött mezőkkel, amelyek egyszerűsítik vállalkozása megrendelési folyamatát. Bár elsősorban áruk vagy szolgáltatások beszerzésére szolgál, kiterjedhet beruházásokra, irodai kellékekre és karbantartási igényekre is.
Ezeknek a sablonoknak a fő célja a következő:
- A beszerzési menedzsment és a számlák feldolgozásának optimalizálása érdekében rögzítse a lényeges adatokat (a kérelmező adatait, a szükséges tételt és a becsült költséget).
- A beszerzési osztályvezetők és beszerzési menedzserek jóváhagyási folyamatának egyszerűsítése
- A belső kommunikáció és a beszállítói kapcsolatok erősítése
Ezek alkalmazása számos előnnyel jár, például csökkenti az emberi hibák számát, javítja a kiadások nyomon követhetőségét és növeli a beszerzés általános hatékonyságát.
➡️ További információ: Ismerje meg a beszerzési menedzser egy napját!
🤓 Érdekesség: Összekeveri a beszerzési igényeket és a megrendeléseket? Bár mindkettő hasonló információkat tartalmaz, nem ugyanazok. A beszerzési igények belső dokumentumok, amelyeket a beszerzés jóváhagyásának kérésére használnak, míg a megrendelések külső dokumentumok, amelyekkel árukat és szolgáltatásokat rendelnek a szállítóktól.
Mi jellemzi egy jó beszerzési igénylőlap sablont?
Amikor kiválasztja a legmegfelelőbb beszerzési igénylőlap-sablont, fontos, hogy az tartalmazza néhány alapvető elemet. Minden hatékony megoldásnak rendelkeznie kell a következő elemekkel:
- Intuitív és hozzáférhető felület: Válasszon világos, felhasználóbarát elrendezésű sablonokat, hogy csökkentse az emberi hibák számát és egyszerűsítse az adatbevitelt. A bármilyen mobil eszközről elérhető sablonok használata szintén javítja a rugalmasságot és gyorsíthatja a jóváhagyásokat.
- Testreszabható mezők: Válassza ki azokat a megoldásokat, amelyek mezői könnyen adaptálhatók és szerkeszthetők. A testreszabás segítségével a sablont bármilyen konkrét osztály vagy szervezeti követelményhez igazíthatja.
- Átfogó adatgyűjtés: Szűrőopciók részletes szakaszokkal és mezőkkel a költségvetési kódok, a szállítói adatok és a költségek bontása számára. Ez növeli az átláthatóságot, és lehetővé teszi a részletes információk hozzáadását a pontosabb beszerzések érdekében.
- Automatizált munkafolyamatok: Válasszon olyan sablonokat, amelyek jóváhagyás-követési funkcióval és automatikus értesítésekkel rendelkeznek. Az egyes kérelmek könnyű nyomon követhetősége javítja a hatékonyságot és kiküszöböli a felesleges manuális munkát.
- Integrációs lehetőségek: Válasszon külső rendszerekkel kompatibilis eszközöket és megoldásokat. A kapcsolódó adatbázis, felhőalapú tároló vagy beszerzési szoftver biztosítja a zökkenőmentes adatmegosztást.
➡️ További információ: 10 praktikus információkérés (RFI) sablon
🔍 Tudta? A beszerzési igénylések szabványosított munkafolyamatot követnek a beszerzés egyszerűsítése és a láthatóság javítása érdekében. Bár a folyamatok vállalkozásonként eltérőek lehetnek, az alábbiakban bemutatjuk a hét leggyakoribb lépést:
- Nyújtsa be a beszerzési igénylőlapot
- A közvetlen felettes hagyja jóvá a igénylőlapot.
- A raktár részleg ellenőrzi a készleteket
- A beszerzési osztály felülvizsgálja a kérelmet.
- Vásárlási megrendelés létrehozása
- A megrendelés kiszállítása és értékelése
- Számla fizetés
10 beszerzési igénylőlap-sablon
Most, hogy már tudja, mire kell figyelnie egy beszerzési igénylőlap sablonban, ideje megismerkedni a lehetőségekkel. Íme tíz sablon, amelyekkel időt takaríthat meg és javíthatja beszerzési munkafolyamatait.
1. ClickUp beszerzési megrendelőlap sablon
Olyan megoldásra van szüksége, amely feltérképezi és nyomon követi az igényeit? Próbálja ki a ClickUp beszerzési megrendelőlap sablonját, amely egy előre megtervezett űrlap az üzleti igényeinek rögzítésére.
A sablon több dedikált nézettel jeleníti meg a bevitt adatokat, amelyek státusz és osztály szerint vannak csoportosítva. A sablonban még egy Kanban-tábla is található, amely a felelősségi körök és az előrehaladás alapján kezeli az egyes beszerzési megrendeléseket.
Főbb jellemzők
- Egyetlen kattintással ellenőrizheti vagy nyomon követheti a határidőhöz közeledő megrendeléseket az egyedi nézetek segítségével.
- A átláthatóság és az elszámoltathatóság érdekében térképezze fel részletesen a kérelmeket, kiegészítő információkkal, például a beszállító és a kérelmező adataival.
Ideális: Több részlegen átívelő beszerzési folyamatot kezelő csapatok számára
➡️ További információ: 10 ingyenes megrendelőlap-sablon Excelben és ClickUpban
2. ClickUp csapatigénylési sablon
A ClickUp Team Requests Template egy egyszerű megoldás a csapat belső igényeinek kielégítésére. A mappasablon három nézetet tartalmaz, amelyekkel a releváns információk, például a kérelem állapota, prioritási szintje, a megbízott személy, a kérelmező és a kategória megjeleníthetők.
Az adatmezők egyszerűsítik az összes feladat kezelését – az IT-szakértők felvételétől a javításokig és az új eszközök beszerzéséig. A sablon még azt is megjeleníti, hogy mikor történt a kérelem, hogy segítsen a teljesítés javításában.
Főbb jellemzők
- Rendezze és strukturálja csapata igényeit úgy, hogy könnyedén több sablont hoz létre (pl. szolgáltatások, eszközigények stb.) ugyanazon a felületen.
- A világos, színkóddal ellátott feladatkategóriák és prioritási szintek segítségével könnyen felismerheti és rangsorolhatja a beszerzési igényeket.
Ideális: olyan vállalkozások számára, amelyek javítani szeretnék belső szolgáltatás- vagy eszközigénylési folyamataikat.
3. ClickUp projektigénylési és jóváhagyási sablon
A következő beszerzési igénylőlap-sablon a ClickUp projektigénylő és jóváhagyási sablon, amely egyszerűsíti a projektigénylők kezelését.
Minden projektkérelmet a Folyamatban és Jóváhagyva közötti alapvető feladatállapotokkal dolgoz fel. Ezenkívül olyan attribútumokat is feltérképez, mint a projektkérelemhez szükséges hatás és költség.
Röviden: a sablon egy egyszerű, de szisztematikus megközelítés a vezetők és a csapatvezetők számára a projektek feldolgozásához és jóváhagyásához.
Főbb jellemzők
- Részletes, testreszabható adatmezőkkel mentse el a fontos információkat és jelenítsen meg projektadatokat.
- Adjon hozzá kontextust és javítsa a kérelem nyomon követését a beépített alfeladatok, megjegyzések és feladatfüggőségek segítségével.
Ideális: Olyan vállalkozások számára, amelyek strukturált jóváhagyási folyamatot követnek minden projektigénylésnél.
4. ClickUp költségvetési javaslat sablon
Ha a beszerzési igényeket a költségkontrollhoz kell igazítania, a ClickUp költségvetési javaslat sablonja az Ön számára ideális megoldás. Ez elsősorban egy dokumentumsablon, amely optimalizálja a javaslatok elkészítését és felülvizsgálatát.
A sablon öt előre megtervezett aloldalt tartalmaz, beleértve a logisztikát és a személyzetet, hogy lefedje az üzleti vagy projektköltségek minden aspektusát.
A költségvetés egyértelmű szegmensekre való felosztása szintén segít a beszerzési kérelmek egyértelműbb kezelésében. Ráadásul így a kérelmek a megfelelő személyhez kerülnek, és minden beszerzés biztosítva van, legyen szó IT-eszközökről, külső szolgáltatásokról vagy akár anyagárakról.
Főbb jellemzők
- Adjon átfogó és világos szerkezetet ajánlatának és igénylésének a sablon több aloldalával.
- A testreszabható adatmezők és a gazdag formázási funkciók segítségével könnyedén megtalálhatja a fontos információkat.
Ideális: Vállalkozások és szakemberek számára, akik szeretnék egyensúlyban tartani a beszerzéseket a világos rendelkezések és költségvetések keretein belül.
5. ClickUp beszerzési megrendelés és készlet sablon
A ClickUp beszerzési megrendelés és készlet sablon segít a vállalkozásoknak összehangolni a beszerzéseket az utánpótlási igényekkel. Tartalmaz egy készlet feladatlistát a termékek, a vásárlók és a prioritások nyomon követéséhez. Minden feladat a készlet állapotának megfelelően van csoportosítva – a megrendeléstől a raktározásig.
Ez a sablon tartalmaz egy megrendelési feladatlistát is, amely részletezi a szükséges termékeket, árakat és mennyiségeket, valamint feltérképezi a beszállítói szállításokat. Ha a készletek szintje csökken, a csapatok azonnal megrendelést adhatnak le, és megoszthatják azt a beszállítókkal az utánpótlás érdekében.
Főbb jellemzők
- Tizennégy különböző állapot, beleértve a fizetést és a fogyasztást, segítségével vizualizálja és optimalizálja a készletet minden üzleti szakaszban.
- Lehetővé teszi a releváns érdekelt felek számára, hogy valós idejű szerkesztési funkciók segítségével frissítsék a megrendelések teljesítését vagy csatolják a beérkezett áruk jegyzeteit.
Ideális: ellátási lánc funkciókhoz vagy olyan beszerzési osztályokhoz, amelyek közvetlen és közvetett anyagokat kezelnek működésükhöz.
➡️ További információ: 10 ingyenes szállítói lista sablon a kapcsolatok kezeléséhez
6. ClickUp termékrendelési űrlap sablon
A ClickUp termékrendelési űrlap sablonja rendszeres alkatrészek vagy egyedi prototípusok hatékony beszerzésére készült. A megoldás egy űrlapnézettel kezdődik, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy közvetlenül leadják megrendeléseiket. Még a nyomonkövethetőség érdekében rögzíti az elérhetőségi adatokat is, és azonnal kitölti a nyomkövetőt.
Ez a sablon külön nézeteket tartalmaz az új megrendelésekhez, így a csapat azonnal munkához láthat. A csapatvezetők rendelkeznek egy megrendelési problémák listájával, amelynek segítségével gyorsan megoldhatják a szűk keresztmetszeteket és a problémás témákat.
Főbb jellemzők
- Csökkentse az időigényes megrendelések frissítését előre definiált termékekkel, kategóriákkal és dedikált megrendelésekkel.
- Tekintse át az ügyfél-elégedettséget, az átlagos szállítási időket és a szállítási költségeket az AI-alapú betekintéssel és az egyszerűen automatizálható adatmezőkkel.
Ideális: szakemberek számára, akiknek hatékony módszerre van szükségük a megrendelések nyomon követéséhez és a termékigény-munkafolyamatok megoldásához.
7. ClickUp számlasablon
Egyszerű módot keres a leszállított megrendelések kifizetésének rendezésére? A ClickUp számlasablon segít Önnek.
A testreszabható mezők segítségével egységesítheti a legfontosabb adatokat, például a kérelem számát, a beszállító adatait és a jóváhagyási feltételeket. A beépített táblázat nyomon követi a termékleírásokat, a mennyiségeket és a költségeket, így biztosítva a világos és átlátható kommunikációt.
Ez a beszerzési igénylőlap-sablon külön szakaszokat tartalmaz a vállalati logó, a számlázási adatok, a számla részletei és a fizetési határidők számára, ami tökéletesen alkalmas a számlák jóváhagyásának és feldolgozásának egyszerűsítésére.
Főbb jellemzők
- Biztosítsa a gyors fizetési nyomon követést és a beszerzési igénylések zökkenőmentes lezárását azáltal, hogy bármilyen tartalmat feladattá alakít.
- Azonnali megosztás vagy exportálás többféle formátumban, különböző jogosultsági beállításokkal.
Ideális: Vállalkozások és csapatok számára, akik a megrendelések és számlák feldolgozása során a minimális dokumentációt és információvesztést részesítik előnyben.
8. PDF Filler PDF beszerzési igénylőlap sablonja
Pontos beszerzési igénylőlap sablont keres? A PDF Filler PDF beszerzési igénylőlap sablonja pontosan ezt kínálja.
Az online PDF mezőket tartalmaz az osztály, a szállító és a kérelmező adatainak megadásához. Tartalmaz továbbá egy táblázatot a mennyiségek, a termékleírások és az árak rögzítéséhez. Ezt a szerkeszthető PDF-t csak akkor kell kitölteni és megosztani, ha minden információ készen áll.
Ez a sablon segít a kérelmező osztályoknak a kulcsfontosságú információk továbbításában, hogy javítsák a beszerzési és beszállítói feladatokat.
Főbb jellemzők
- Készüljön fel hatékonyabban a beszállítók bevonására egy erre a célra szolgáló jelölőnégyzet segítségével, amellyel megerősítheti, hogy ismételt beszállítóról van-e szó.
- Optimalizálja az engedélyezést a jóváhagyó adatainak és aláírásának gyors és egyértelmű megadásával.
Ideális: olyan vállalkozások számára, amelyek beszerzési folyamatukban a gyors és szerkeszthető űrlapokat részesítik előnyben.
9. PDF beszerzési igénylőlap sablon a Planergy-től
A Planergy PDF beszerzési igénylőlap sablonja egy olyan megoldás, amely szoftveres megközelítéssel finomítja a beszerzési igénylési folyamatot. Részletes mezők, automatizált PO-generálás, valamint jegyzetek hozzáadására és dokumentumok csatolására szolgáló opciók biztosítják a zökkenőmentes együttműködést.
Emellett testreszabható adatmezőkkel és feltételes logikával rendelkezik, amelyek az egyedi igényekhez igazíthatók.
Főbb jellemzők
- Takarítson meg időt és energiát az automatikus PO-generálás és jóváhagyási munkafolyamat segítségével.
- Egyszerűsítse a kommunikációt a beépített mezőkkel a belső megjegyzések és a szállítói adatok számára.
Ideális: kisvállalkozások számára, amelyek gyorsan szeretnének részletes beszerzési megrendeléseket létrehozni.
10. Beszerzési igénylőlap sablon a FormDocs-tól
Az utolsó a FormDocs beszerzési igénylőlap-sablonja, amely egy megbízható márka az elektronikus űrlapkitöltés területén. Ez a hatékony megoldás egyértelmű szakaszokkal nyílik meg a beszerzési igénylés, a vállalat, a szállító és a szállítási információk számára. Emellett a zökkenőmentes számlázás érdekében feltünteti az igénylés dátumát, a határidőt és a költségvetési kódokat is.
A sablon tartalmaz egy tételes táblázatot a mennyiség, a részletes leírás, az árak és a teljes költség rögzítéséhez. A G. L. számlaszám segít a költségvetés felhasználásának egyértelmű költségközpontokhoz való hozzárendelésében.
Főbb jellemzők
- A speciális utasítások számára fenntartott hely segítségével hangolja össze a beszállítókat a termékigényeivel.
- Gyorsítsa fel a megrendelések feldolgozását és a számlázást a kérelmező és a jóváhagyó aláírási szakaszaival.
Ideális: FormDocs-on működő szervezetek számára, amelyek beszerzési igénylési folyamatuk javítását tűzték ki célul.
➡️ További információ: 3 fontos beszerzési szerződés típus, amelyet ismernie kell
Javítsa belső beszerzési folyamatait a ClickUp segítségével
A beszerzési igénylőlap sablon elengedhetetlen a beszerzéshez, függetlenül attól, hogy irodai kellékeket vagy szállítmányokat rendel. Segít rögzíteni az összes fontos részletet, javítja a kommunikációt, gyorsítja a jóváhagyásokat és csökkenti a hibákat, így minden hatékonyabban működik.
A megfelelő sablon segít a dolgok rendezettségében, és minden kérelem után a feladatok és megrendelések fontossági sorrendjének megállapításában.
A ClickUp-pal való együttműködés kiváló megoldás erre a problémára. Integrált feladatkezelése, részletes elemzései és minden sablonban megjelenő élénk vizualizációja ezt tökéletesen bizonyítja. Készen áll a belső beszerzési folyamatok fejlesztésére? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!