Előfordult már, hogy egy projekt elindítása után az teljesen eltért a tervtől? Ennek oka valószínűleg a hatókör kiterjedésének változása, ami a legtöbb projektben gyakori probléma – a szoftverfejlesztéstől és marketingtől kezdve az építőiparig, a nehézgépekig és még a közszféra kezdeményezéseiig.
De van megoldás. Egy jól kidolgozott hatókör-kezelési terv segítségével a projekt a tervek szerint haladhat, és pénzt is megtakaríthat.
Ez a praktikus ellenőrzőlista felvázolja a tökéletes projekt hatókör-nyilatkozat elkészítésének lépéseit bármely iparág számára.
A projekt hatókörének megértése
A projekt hatókörének leírása egy hivatalos dokumentum, amely felvázolja a projekt határait, és meghatározza, hogy mi tartozik bele és mi nem. Ez biztosítja, hogy a projektcsapat megértse a célokat, a teljesítendő feladatokat és a korlátokat.
A projekt hatókörének meghatározása általában négy kulcsfontosságú elemet tartalmaz:
- A projekt céljai: A projekt által elérni kívánt konkrét célok és eredmények
- Szállítandó eredmények: „Kézzelfogható” eredmények, amelyek elkészülnek
- A hatályba tartozó (és nem tartozó) elemek: A projektbe tartozó (és nem tartozó) konkrét projektfeladatok, tevékenységek vagy összetevők.
- Korlátozások: A projektet befolyásoló korlátozások vagy korlátozások
Egy jól meghatározott projektterület-nyilatkozat elkészítése segíthet megelőzni a projektterület kiterjedésének növekedését és a projekt ütemezett haladását. A projektterület-nyilatkozat a következő célokat szolgálja:
- Csökkenti a kockázatokat: A projekt határainak egyértelmű meghatározásával segít csökkenteni a hatókör kiterjedésével, a költségtúllépésekkel és a határidő-késedelmekkel kapcsolatos kockázatokat.
- Növeli a hatékonyságot: Mivel már a kezdetektől tudja, mi a legfontosabb, jobban tudja elosztani az erőforrásokat és kezelni a költségvetést.
- Az érdekelt felek elégedettségének fenntartása: Mivel mindenki előre egyetért a projekt eredményeivel, minimalizálhatja a konfliktusokat és a hatókör kiterjedésének növekedését a későbbiekben.
- Referenciapontként szolgál: Ha bizonytalanságok merülnek fel vagy a csapat tagjai változnak, a projekt hatókörének meghatározása megbízható információforrásként szolgálhat.
Röviden: a projekt hatókörének meghatározása egyértelműséget, iránymutatást és ellenőrzést biztosít, ami a projekt időbeni és költségkereten belüli befejezéséhez vezet.
Hogyan írjunk projektterület-nyilatkozatot (példákkal)
Most, hogy megismerkedtünk a projekt hatókörének meghatározásával és annak fontosságával, nézzük meg, hogyan lehet létrehozni egy ilyen meghatározást a projekt pontosabb irányítása és a csapat jobb összehangolása érdekében. Megvizsgáljuk azt is, hogy a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment eszközök hogyan támogathatják ezt a folyamatot, segítve a csapatokat a feladatok szervezésében, az előrehaladás nyomon követésében és a hatékony együttműködésben.
Íme a legfontosabb lépések rövid összefoglalása:
TL;DR ellenőrzőlista a projekt hatókörének meghatározásához
- Határozza meg a projekt célját
- Készítsen erőforrás-tervet
- Sorolja fel a teljesítendő feladatokat
- A projekt korlátainak azonosítása
- Készítse el a projekt hatókörének leírását
- Változáskezelési folyamat bevezetése
Most nézzük meg ezt részletesen.
Olvassa el még: 9 pontos projektmenedzsment ellenőrzőlista vezetőknek
1. Határozza meg a „mit” és a „miért” kérdéseket
A projekt céljának megértése alapvető fontosságú a világos és meggyőző hatókör-nyilatkozat (és a projekt sikere) elkészítéséhez. Ehhez meg kell határozni a projekt céljait, az üzleti igényeket és a kívánt eredményeket.
Íme néhány kérdés, amelyet feltehet magának ebben a szakaszban:
- Milyen problémát old meg a projekt?
- Melyek a kívánt eredmények vagy előnyök?
- Hogyan illeszkedik ez a projekt a szervezet általános céljaihoz?
Ez a lépés az iránytűje, amely irányítja választásait és döntéseit a projektterv kialakításakor. Vonja be a teljes projektcsapatot (vagy legalábbis a legfontosabb projektérdekelt feleket) ebbe a szakaszba. A különböző csapattagok nemcsak sokféle nézőpontot hoznak a megbeszélésbe, hanem ha valakit korán bevon a projektbe, az illető jobban elkötelezi magát a projekt eredménye iránt.
Használjon virtuális táblát, hogy a megbeszélés interaktívabb legyen (különösen, ha távoli vagy hibrid csapatról van szó). Például a ClickUp Project Scope Whiteboard Template segít a csapatnak együtt ötletelni és elkészíteni a projekt hatókörének vázlatát.
A sablon egy vizuális és együttműködési eszköz, amelynek célja a projekt hatókörének minden aspektusának szervezése és kezelése. Központi helyet biztosít a projekt tevékenységek, erőforrások, eredmények és ütemtervek nyomon követéséhez, így semmi sem maradhat figyelmen kívül. A projekt hatókörének tervében szereplő minden egyes lépéshez külön mező tartozik:
- Információ: Gyűjtsön össze minden releváns adatot és tényt, amely befolyásolja a projektet. Ez biztosítja, hogy mindenki, beleértve a projektmenedzsert is, hozzáférjen ugyanazokhoz az alapvető információkhoz.
- Indoklás: Magyarázza el az egyes döntések mögötti indokokat a projekt során. Ez segít a csapat tagjainak a projekt céljához és irányához való igazodásában.
- Hatály: Határozza meg a projekt hatályát – mit tartalmaz és mit nem tartalmaz a projekt. Ez biztosítja a határok egyértelműségét és megakadályozza a félreértéseket.
- Célok: Határozza meg a projekt kívánt eredményeit és céljait. Ez segít irányítani a projekt előrehaladását és mérni annak sikerét.
- Teljesítések: Határozza meg a projekt konkrét kimeneteleit vagy eredményeit. Ezek a haladás és a befejezés nyomon követésének mércéjeként szolgálnak.
- Kizárások: Vázolja fel, mi nem tartozik a projektbe, hogy elkerülje a hatókör kiterjedését. Ez a szakasz meghatározza az elvárásokat azzal kapcsolatban, hogy mi nem kerül megoldásra vagy megvalósításra.
- Feltételezések: Azonosítsa a projektet befolyásoló alapvető feltételezéseket és lehetséges elfogultságokat. Ezek felismerése segít előre látni a kockázatokat és felkészülni a váratlan eseményekre.
Ez szilárd alapot teremt a projekttervezési folyamat többi részéhez, és nagyobb áttekinthetőséget biztosít az erőforrások elosztása vagy a projektterv vázlatának elkészítése során.
📌Példa:
Tegyük fel, hogy Ön egy építőipari vállalat, amelynek fel kell újítania egy irodaházat. A „miért” (célok) a következők lennének:
Javítsa az épület energiahatékonyságát, funkcionalitását és esztétikáját, hogy megfeleljen a bérlők változó igényeinek és csökkentse az üzemeltetési költségeket.
2. Készítsen erőforrás-tervet
Miután meghatározta a projekt céljait, itt az ideje felmérni a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. A projekt követelményei között szerepelhet a szükséges személyzet, berendezések, anyagok és költségvetés meghatározása.
A terv kidolgozásába vonja be a legfontosabb érdekelt feleket, hogy mindenki véleménye figyelembe legyen véve, különösen, ha többfunkciós csapatokkal dolgozik. Egy másik bevált gyakorlat a vészhelyzetekre való felkészülés. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy alkalmazott szabadságának figyelembevétele a projekt időtartama alatt, vagy komolyabb, mint például a kormányzati jóváhagyás vagy az anyaglogisztika késedelme.
Ráadásul, ha előre megtervezi a projekt költségeit és erőforrásait, jobban megérti a követelményeket, ami segít a költségvetés betartásában.
📌Példa:
Egy irodaház energiahatékonysági felújításának példáján bemutatjuk, hogy mit tartalmazna az erőforrás-elosztási terv:
- Humán erőforrások: építészek, vízvezeték-szerelők, villanyszerelők, építőmunkások, építésvezetők stb.
- Berendezések és anyagok: Építőipari berendezések, építőanyagok, elektromos berendezések stb.
- Költségvetés: építési költségek, építész és mérnök díjai, anyagköltségek, munkaerőköltségek és vésztartalék
- Ütemezés: Főbb mérföldkövek, műszakváltási tervek és egyebek
3. Sorolja fel a teljesítendő feladatokat
Ezek azok a konkrét eredmények, amelyeket a projekt végén a projekt szponzorainak és ügyfeleinek kell átadni. Ezek egyben a projekt sikerének és a tervnek való megfelelésnek a mércéje is. A projekt eredményeinek meghatározásakor két fontos dolgot kell szem előtt tartani:
- Gondoskodjon arról, hogy a teljesítések reálisak és megvalósíthatók legyenek a projekt korlátai között.
- Minden egyes eredményhez rendeljen konkrét határidőt vagy időkeretet – olyan projektmérföldköveket, amelyek segítségével nyomon követheti, hogy a projekt időben megvalósul-e.
Határozza meg a projektben ebben a szakaszban szereplő (a hatályba tartozó) és kizárt (a hatályon kívüli) konkrét feladatokat.
📌Példa:
Íme néhány olyan eredmény, amelyre az energiahatékony, felújított irodaházának szüksége lenne:
- Engedélyek jóváhagyása: A szükséges engedélyek és jóváhagyások beszerzése a helyi hatóságoktól (egy hónap)
- Jobb energiahatékonyság: világítás, fenntartható építkezés, napelemek stb. (három hónap)
- Felújított belső terek: modern berendezés, felújított szobák és elrendezés-változások (két hónap)
- Befejezési igazolás: Befejezési igazolás beszerzése az építésügyi felügyelőtől (egy hét)
A projekt hatókörén kívüli munkák közé tartozhat az irodaterület berendezése, a kertépítés és hasonló feladatok – bár ezek az irodai felújításhoz kapcsolódnak, nem tartoznak a projekt hatókörébe.
Bár ez egy alapvető lista, javasoljuk, hogy a projektmenedzsment ellenőrzőlistáját részletesen kidolgozza. Használhat olyan eszközt, mint a ClickUp Checklists, hogy hierarchikus listákat hozzon létre, így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki, és egyetlen feladat se maradjon elvégezve.
A feladatellenőrző listák legnagyobb előnye, hogy többek, mint egyszerű listák. Lehetőség van:
- Rendeljen egy adott listát valakinek
- A megjegyzések segítségével további kontextust adhat az elemhez.
- A jobb kategorizálás érdekében rendezze a listaelemeket
A legjobb az egészben, hogy az ellenőrzőlistákat sablonként elmentheti, és újra felhasználhatja őket jövőbeli projektekben.
💡 Profi tipp: Miért állna meg a teljesítési feladatok ellenőrzőlistájánál? Készíthet egy ellenőrzőlista sablont is, amelyet csapata minden projekt terjedelmének meghatározásához felhasználhat, így egyszerűsítve és egységesítve a projekt terjedelmének meghatározási folyamatát és struktúráját.
4. A projekt korlátainak azonosítása
Tudja, hogy mik a teljesítendő feladatok. Ideje kideríteni, mi akadályozza meg azok elvégzésében. Ez lehet időkorlát (nyomás, hogy a projektet korlátozott időn belül, a munka minőségének romlása nélkül fejezze be), költségvetési korlát (az ügyfél igényeinek kielégítése a rendelkezésre álló költségvetés keretein belül) vagy akár erőforrás-korlát (a feladatra alkalmas csapat megtalálása).
Ha ezeket a problémákat a projekt korai szakaszában azonosítja, stratégiákat dolgozhat ki azok hatásának enyhítésére a projekt életciklusa alatt, és biztosíthatja a projekt sikeres befejezését.
📌Példa:
Az irodai felújítási projekt megkezdésekor bizonyos korlátozásokkal találkozhat.
- A felújítást üzleti órák után kell elvégezni, hogy a bérlők zavarása minimális legyen.
- A képzett építőmunkások korlátozott rendelkezésre állása a térségben
- A bérlők ellenállása a felújítás idején történő ideiglenes költözéssel szemben
- A zöld építési szabványok és előírások betartása
5. Készítse el a projekt hatókörének vázlatát
Miután meghatározta a projekt céljait, erőforrásait és lehetséges kihívásait, itt az ideje, hogy eredményeit egy hivatalos projektterület-nyilatkozatba foglalja. Ez a dokumentum a projekt útiterveként fog szolgálni, felvázolva a projekt paramétereit – a teljesítendő feladatokat, az ütemtervet és egyebeket.
A projekt hatókörét leíró dokumentum külön fejezeteket tartalmaz a célokról, a teljesítendő feladatokról (ütemtervvel), a kizárásokról, a feltételezések kizárásáról és a korlátozásokról. Íme néhány tipp a hatókör leírásának megfogalmazásához:
- Használjon világos és tömör nyelvet a kétértelműség elkerülése érdekében.
- Határozza meg egyértelműen az összes olyan technikai kifejezést vagy rövidítést, amely az érdekelt felek számára ismeretlen lehet.
- Ossza fel a hatókört kisebb, könnyebben kezelhető részekre
Végül ossza meg a hatályterület-nyilatkozat tervezetét az érintett érdekelt felekkel, és kérje meg őket, hogy adjanak visszajelzést.
Íme, mit mondott egy ügyfél arról, hogyan javítja a ClickUp a projekttervezést:
A ClickUp szinte bármilyen projektmenedzsment igényhez igazítható. Elég technikai ahhoz, hogy nagy, évről évre zajló, több részlegre kiterjedő projekteket kezeljen, ugyanakkor testreszabható, hogy egyszerű napi ellenőrző listaként is működjön.
A ClickUp szinte bármilyen projektmenedzsment igényhez igazítható. Elég technikai ahhoz, hogy nagy, évről évre zajló, több részlegre kiterjedő projekteket kezeljen, ugyanakkor testreszabható, hogy egyszerű napi ellenőrző listaként is működjön.
Ha ez az első alkalom, hogy hatókör-nyilatkozatot készít, vagy javítani szeretne rajta, a ClickUp hatókör-kezelési terv sablonja hasznos lehet.
Ez a projekt terjedelem sablon strukturált megközelítést kínál a terjedelem leírásának elkészítéséhez és kezeléséhez, és a következő szakaszokat tartalmazza:
- Projektcélok: Határozza meg a projekt céljait, hogy mindenki a kívánt eredményekre koncentrálhasson.
- Probléma leírása: Határozza meg a projekt által megoldandó alapvető problémát, hogy igazolja annak szükségességét.
- A hatályba tartozó/hatályon kívüli feladatok: Tisztázza, mely feladatok tartoznak a hatályba, és melyek nem, hogy megakadályozza a hatály kiterjedésének növekedését.
- Szállítandó eredmények: Sorolja fel a projekt minden szakaszában várható kézzelfogható eredményeket.
- Jóváhagyás: Határozza meg a kritériumokat az érdekelt felek jóváhagyásának megszerzéséhez, hogy biztosítsa a hivatalos érvényesítést.
Ez a projekt hatókör sablon egy helyen rendszerezi az összes hatókörrel kapcsolatos információt, segítve a vezetőknek a változások hatékony kezelését, és biztosítva, hogy a projektek időben és a költségvetés keretein belül maradjanak.
Ráadásul a ClickUp együttműködési funkciói – megjegyzések, címkék és valós idejű szerkesztés – megkönnyítik a csapat számára a dokumentum közös kidolgozását.
📌Példa:
Így fog kinézni a végleges projektleírás: Projekt címe: Irodaház modernizációs projekt
A projekt céljai:
- Az épület energiahatékonyságának javítása
- A épület funkcionalitásának javítása a modern bérlők igényeinek kielégítése érdekében
Szállítandó eredmények:
- Felújított irodaterületek modernizált burkolatokkal és elrendezéssel
- Továbbfejlesztett energiahatékony világítás
- Fokozott biztonsági rendszer
- Felújított közös területek (pl. előcsarnok, mosdók)
A hatályba tartozó elemek:
- Szerkezeti javítások
- Fenntarthatósági fejlesztések
- Belsőépítészet és burkolatok
A hatályból kizárt elemek:
- Bútorok és berendezések beszerzése
- Marketing és bérbeadási tevékenységek
Feltételezések:
- A szükséges engedélyeket és jóváhagyásokat haladéktalanul beszerzik.
- Az épület szerkezeti integritása megfelelő.
- A projekt megvalósításához megfelelő finanszírozás áll rendelkezésre.
Korlátozások:
- Hat hónapos szoros határidő
- Képzett munkaerő hiánya
Elfogadási kritériumok:
- Az épület megfelel a vizsgálaton és az energiahatékonysági szabványoknak.
- A projekt a megadott költségvetés és ütemterv keretein belül valósul meg.
📌Íme egy másik példa egy rendezvény szervezésére: egy éves konferencia.
Projekt címe: Éves iparági konferencia
A projekt céljai:
- Rendezzen olyan eseményt, amely népszerűsíti a márkát és a küldetésnyilatkozatát.
- Lehetőségek teremtése a résztvevők számára, hogy kapcsolatba lépjenek egymással és hálózatot építsenek
Szállítandó eredmények:
- Konferencia helyszíne
- Konferencia napirend
- Előadók
- Regisztrációs és jegyvásárlási rendszer
- Helyszíni rendezvénymenedzsment
- Konferencia utáni értékelő jelentés
A hatályba tartozó elemek:
- Helyszín kiválasztása és lefoglalása
- Előadók toborzása és menedzselése
- Szponzorok felkutatása és menedzsmentje
- Eseménytervezés és koordináció
- Helyszíni logisztika (pl. regisztráció, ételek és italok, audiovizuális berendezések)
A hatályból kizárt elemek:
- A konferencia utáni folyamatos marketing- és promóciós tevékenységek
- Konferencia utáni networking események
- Konferencia-jegyzőkönyvek közzététele
Feltételezések:
- A összes költség fedezésére megfelelő finanszírozás áll rendelkezésre.
- A szükséges engedélyeket és jóváhagyásokat beszerzik.
- A konferencia lebonyolításához elegendő személyzet áll rendelkezésre.
Korlátozások:
- Korlátozott költségvetés
- Szűk határidő
- A helyszín rendelkezésre állása
Elfogadási kritériumok:
- A konferencia résztvevőinek pozitív visszajelzései a konferencia élményéről
- Az esemény a megadott költségvetés és ütemterv keretein belül valósul meg.
Olvassa el még: 15 ingyenes projektmenedzsment sablon
6. Változáskezelési folyamat bevezetése
Végül létre kell hoznia egy keretrendszert a javasolt változtatások felülvizsgálatára, jóváhagyására vagy elutasítására, hogy azok összhangban legyenek a projekt céljaival, és ne veszélyeztessék a projekt hatókörét, ütemtervét vagy költségvetését.
Ehhez létrehozhat egy változáskezelési rendszert. Így működik:
- Először hozzon létre egy bizottságot (három tag a megfelelő szám), amely minden változási kérelmet áttekint.
- Ezután állítson be egy folyamatot, amelyen keresztül a többi csapattag módosítást kérhet a projekt hatóköréhez.
- Végül elemezze, hogy a javasolt változtatás illeszkedik-e a projekt meglévő hatókörébe.
Használjon űrlapot – például a ClickUp Forms-ot – a folyamat automatizálásához. A csapat tagjai javasolhatják a változást és indokolhatják azt. A bizottság ezután áttekintheti azt, és megoszthatja döntését és indokait, így racionalizálva az egész folyamatot.
A változáskezelési folyamat bevezetésével hatékonyan kezelheti a projektben bekövetkező változásokat, minimalizálhatja a kockázatokat és elkerülheti a felesleges költségeket.
Tartsa a projektet a terv szerint a hatókör leírásával (és a ClickUp segítségével)
A munkaterület meghatározása az első lépés a projekt sikeres és határidőre történő megvalósításához. Ezért a projektmenedzserek legjobb barátja a projektterület-leírás, amely egyértelmű útitervet ad nekik arról, hogy mit kell tenni, milyen kockázatokat kell elkerülni és hogyan.
Ugyanakkor a projekt hatálya egy dokumentumban szerepel, míg a tényleges projektet a feladatkezelő eszközben követik nyomon. A zökkenőmentesebb (és holisztikusabb) munkafolyamat érdekében érdemes megfontolni egy olyan all-in-one megoldás használatát, mint a ClickUp.
A ClickUp segítségével megfogalmazhatja a projekt hatókörének leírását, a teljesítendő feladatokat megvalósítható feladatokká alakíthatja, és akár az időt is nyomon követheti. Ez egy átfogó megoldás a projekt hatókörének leírásától a feladatokig és a kockázatcsökkentési erőfeszítésekig minden kezelésére.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és nézze meg, hogyan egyszerűsíti a projekt hatókörének kezelését és végrehajtását.