Legyen felkészült – ez a mottója a cserkészeknek, egy nemzetközi ifjúsági társadalmi mozgalomnak, amely az 1900-as évek elején alakult. És jó okkal. Ahhoz, hogy hasznos és segítőkész lehessen, fel kell készülnie a lehetséges kockázatokra és fenyegetésekre.
Ez az üzleti életben is igaz, ezért a kockázatkezelés területe folyamatosan növekszik. Legyen szó a szervereit érő elosztott szolgáltatásmegtagadási [DDoS] támadásról, az ellátási láncát érintő politikai konfliktusról, a vagyonát elpusztító természeti katasztrófáról vagy egy versenyképes terméket piacra dobó startupról, minden vállalkozás számtalan kockázatnak van kitéve.
Ebben a blogbejegyzésben a kockázatkezelési stratégiájának korai és kritikus részét vizsgáljuk: a kockázatértékelést. Megmutatjuk, miért van szüksége kockázatértékelésre, hogyan végezheti el azt, és milyen eszközök segítenek a feladat elvégzésében.
A kockázatértékelés megértése
Kezdjük az alapokkal: Mi is az a kockázatértékelés?
A kockázatértékelés egy stratégiai és időszakos tanulmány, amelynek célja a vállalkozás potenciális veszélyeinek azonosítása.
A jó kockázatértékelés a következőket veszi figyelembe:
Jelleg: A kockázatértékelési jelentés ezen része határozza meg a kockázatot. Például a kockázatot úgy is meghatározhatja, hogy „az általános adatvédelmi rendelet [GDPR] be nem tartása büntetésekkel jár, ha a terméket az EU régióban dobják piacra”.
Okok: Ez egy kicsit bonyolultabb kérdés. A GDPR-nek való meg nem felelés oka lehet, hogy nem fordítottak rá időt, vagy nem tartották prioritásnak. Ha azonban olyan kockázatot vesz figyelembe, mint egy természeti katasztrófa, akkor az okok sokfélék és gyakran az Ön ellenőrzésén kívül esnek. Ezért ezt a részt körültekintően használja.
Valószínűség: Milyen valószínűséggel valósul meg a kockázat és következik be a kedvezőtlen esemény? Ha nem felel meg a GDPR előírásainak, akkor addig nem áll fenn kockázat, amíg nem lép kapcsolatba az EU-ban egy „érintettel”, aki lehet személy, vállalat vagy akár látogató is. Ez azt jelenti, hogy ha az Egyesült Államokban élő ügyfele Franciaországba utazás közben használja a termékét, akkor Önnek fennáll a szabályszegés kockázata.
Lehetséges hatások: A tanulmány ezen részében megmérjük, mit jelentene Önnek az említett kockázat felvállalása. Például a GDPR be nem tartása a globális bevételek 4%-áig vagy 20 millió euróig terjedő bírságot vonhat maga után.
Kockázat kontra veszély
A „kockázat” és a „veszély” szavakat gyakran szinonimaként használják, de különféle jelentésük van, különösen a biztonság és a kockázatkezelés területén.
Veszélynek minősül minden, ami kárt, sérülést vagy károsodást okozhat. Ide tartoznak az egészséget és biztonságot fenyegető fizikai tárgyak, anyagok vagy körülmények. A veszélyeket nem lehet mérni.
A kockázat arra utal, hogy egy veszély ténylegesen kárt vagy kedvezőtlen hatást okozhat. Magában foglalja mind a potenciális kár bekövetkezésének valószínűségét, mind annak súlyosságát. A kockázatok a valószínűség és a súlyosság alapján magas, közepes vagy alacsony szintre osztályozhatók.
Néhány példával megérthetjük a kettő közötti különbséget. A környezeti kockázatértékelés során a következő veszélyekkel találkozhat.
- Természeti katasztrófák, mint például földrengések, árvizek, hurrikánok, földcsuszamlások
- Biológiai veszélyek, beleértve az invazív fajokat, járványokat és világjárványokat, mérgező algavirágzást
- Kémiai veszélyek, például olajszennyezés, nehézfém-szennyezés, peszticidek
A kapcsolódó kockázatok a következők lesznek:
- A vagyonra és az életre jelentett kockázatok
- Az ökoszisztémát fenyegető, a biológiai sokféleség csökkenéséhez vezető kockázatok
- Az élelmezésbiztonságot, az egészséget és a gazdaságot érintő kockázatok, amelyek az aszályok, a szennyezett városok és a megnövekedett környezeti stressz miatt jelentkeznek
A munkahelyeken gyakran előforduló veszélyek:
- Biztonsági veszélyek, például nedves padló, szabadon fekvő vezetékek vagy őrizetlen gépek
- A munkakörülmények veszélyei, például zaj, fény és hőmérséklet
- Ergonómiai veszélyek, például nem megfelelő munkaállomások
A kapcsolódó kockázatok a következők lehetnek:
- Sérülés
- Betegség
- Rossz munkavállalói élmény
- Lemorzsolódás
- A vállalkozás hírnevének romlása
A fenti példák azt mutatják, hogy különböző típusú kockázatok léteznek. Először ismerkedjünk meg a leggyakoribb kockázatokkal.
A kockázatértékelés típusai
A kockázatértékelést több dimenzióban is elvégezheti. Például a veszélyek típusai alapján elvégezheti a környezeti kockázatok, a technológiai kockázatok, a pénzügyi kockázatok, a megfelelési kockázatok stb. értékelését. Általános vagy specifikus értékeléseket is végezhet – például értékelheti az egész szervezetre vagy bizonyos helyszínekre vonatkozó egészségügyi és biztonsági kockázatokat.
Ezeken a területeken néhány általános kockázatértékelési típus létezik, például:
Kvantitatív kockázatértékelés: A kockázatok és a potenciális hatások mérése numerikus adatok felhasználásával.
Például megállapíthatja, hogy 30% az esélye egy adatvédelmi incidensnek, amely valószínűleg 1 millió dolláros veszteséget okoz.
Minőségi kockázatértékelés: Szubjektív ítéletek és megfigyelések alapján a kockázatok súlyosságát és valószínűségét alacsony, közepes vagy magas szintre kategorizálja.
Például egy adatközpont „magas kockázatú” lehet, mivel földrengésveszélyes övezetben található.
Helyszínspecifikus kockázatértékelés: Egy adott helyszín, például egy építkezés vagy egy olajfúrótorony állapotának értékelése. Lehet ez virtuális helyszín is, például egy adatközpont vagy a felhőalapú infrastruktúra.
Eszközalapú kockázatértékelés: Az egyes eszközökhöz, például IT-rendszerekhez, berendezésekhez, járművekhez stb. kapcsolódó kockázatok azonosítása. Egyes szolgáltató vállalkozások az eszközalapú kockázatértékelésbe az embereket is belevonják.
Sebezhetőség alapú kockázatértékelés: A rendszerek és környezetek gyenge pontjainak azonosítása. Ez az értékelés belső szemléletű. Például a technológiai világban a sebezhetőségi értékelések és a behatolási tesztelés [VAPT] általános gyakorlat.
Fenyegetésalapú kockázatértékelés: A kockázatok értékelése azok kialakulását előidéző feltételek vizsgálatával. Ez külső szemléletű. Például egy pénzügyi intézmény értékelheti a csalással kapcsolatos kockázatokat.
Dinamikus kockázatértékelés: Valós idejű, folyamatos értékelések, amelyek azonnali vagy változó helyzetekre reagálnak.
Például a mentőszolgálatok tűz esetén dinamikus kockázatértékelést végeznek, hogy megértsék a szerkezeti összeomlás lehetőségét.
Bár ezek a leggyakoribb típusok, nem zárják ki egymást. Például végezhet eszközspecifikus kvantitatív értékelést vagy dinamikus, fenyegetésalapú értékeléseket stb. Az, hogy melyiket használja, attól függ, hogy mikor végzi az értékelést.
Kockázatértékelési ütemtervek
A szervezetek általában két időpontban végeznek értékeléseket: rendszeres időközönként vagy bizonyos események alapján.
Rendszeres időközönként
A pénzügyi kockázatok azonosítását általában évente végzik el. Az információbiztonsági értékelést negyedévente lehet elvégezni. Az üzleti tevékenység és az értékelés típusa függvényében a szervezetek határozzák meg az ütemtervet.
Kiváltó okok
Néha az újonnan felmerülő veszélyek, kockázatok vagy üzleti helyzetek szükségessé teszik az értékelést. Ez lehet:
- Mielőtt elvégezné a projektértékelést, piacra dobná a terméket vagy megnyitná az új vertikális piacot
- A berendezések, anyagok, szoftverek vagy vezetés megváltozása előtt
- Egy jelentős incidens után, amely feltárta a sebezhetőséget
- Válaszul a szabályozási vagy jogszabályi változásokra
Ennek alapján vizsgáljuk meg, hogyan kell elvégezni a kockázatértékelést.
A kockázatértékelés végrehajtásának legfontosabb lépései
A kockázatértékelés minden üzleti tevékenység egyik legkritikusabb eleme. Segít megelőzni a kedvezőtlen kimeneteleket. A jó kockázatértékelés pénzt, jó hírnevet, sőt emberi életeket is megmenthet.
Ezért fontos, hogy alapos és hatékony kockázatértékeléseket végezzen. Íme egy rövid útmutató ehhez.
1. Állítsa be a kockázatértékeléshez szükséges rendszereket
Mielőtt ténylegesen bármit is értékelne, hozza létre a kockázatértékelési projektmenedzsment keretrendszerét.
Határozza meg a hatókört
Milyen funkciókat, helyszíneket, eszközöket és folyamatokat fog értékelni? Melyek az értékelés céljai? Meg kell vizsgálnia a projekt költségeinek kockázatait? Mit szeretne azonosítani/megtudni?
A követelmények azonosítása
Milyen időre, személyzetre, költségvetésre és eszközökre lesz szüksége a kockázatértékeléshez? Ha például csalárd hitelkérelmekkel kapcsolatos kockázatértékelést végez, akkor szükség lehet olyan adatelemzőkre, akikkel a vállalata még nem rendelkezik. Határozza meg egyértelműen ezeket a követelményeket.
Regisztrálja az érdekelt feleket
Kik vesznek részt a folyamatban, és milyen mértékben? Határozza meg az emberek szerepeit és felelősségeit. Ideális esetben szükség lesz egy kockázatkezelőre, egy értékelő csapat vezetőjére, szakértőkre és egy üzleti partnerre.
Tanulmányozza a szabályokat és előírásokat
Milyen szabályozási keretben kell dolgoznia? Van-e konkrét szabály, amelyet be kell tartania? A jelentést egy meghatározott módon kell elkészíteni és benyújtani a szabályozó szervnek?
Állítsa be eszközeit
Egy alapos folyamat számos mérföldkő ellenőrzőlistát, kockázatértékelési sablont stb. igényel. Egy jó irányítási, kockázatkezelési és megfelelőségi, azaz GRC szoftver jelentősen leegyszerűsítheti az értékelési folyamatot , miközben javítja az eredmények pontosságát és hatékonyságát.
Válasszon egy kockázatértékelési projektmenedzsment eszközt, például a ClickUp-ot, amely végigkíséri Önt ezen az úton.
2. Azonosítsa a veszélyeket
A beállítás után itt az ideje értékelni a kockázat első aspektusát, azaz a veszélyt. A kockázatértékelés típusától függően különböző veszélyekkel találkozhat.
Például, ha környezeti kockázatértékelést végez, akkor figyelembe veheti a biológiai veszélyeket és a természeti katasztrófákat. Ha az alkalmazottak fluktuációjának kockázatát értékeli, akkor vizsgálhatja az egészségügyi és biztonsági veszélyeket, mint például a munkahelyi balesetek, a sztrájkok, vagy a pszichoszociális veszélyeket, mint például a zaklatás/stressz stb.
A veszélyek azonosításához adatokat gyűjthet a következő forrásokból:
Megfigyelés
Végezzen áttekintést az értékelés alatt álló helyszínről/eszközről/folyamatról. Gondosan figyelje meg minden szempontot és azok egymással való kölcsönhatását.
Beszélgetés
Beszéljen a helyszínen dolgozó csapattal. Ismerje meg aggodalmaikat és azt, hogy ők mit tekintenek kockázatnak. [Lehet, hogy nem ért egyet velük, de mindig jó meghallgatni őket].
Történeti jelentések
Tekintse át a korábbi incidensekkel kapcsolatos jelentéseket, panaszokat, elemzéseket, ajánlásokat stb. Tanulmányozza a balesetekkel vagy incidensekkel kapcsolatos korábbi adatokat, hogy azonosítsa az azokhoz vezető veszélyeket.
Benchmarkok
Olvassa el a biztonsági adatlapokat és a berendezések kézikönyveit, hogy részletes információkat szerezzen a lehetséges kockázatokról.
A legegyszerűbb módja annak, hogy minden, amit ebben a szakaszban talál, jegyzetbe vegye, egy olyan eszköz használata, mint a ClickUp Docs. A valós idejű együttműködésnek köszönhetően a nagy csapatok összes jegyzetüket egy helyen összegyűjthetik, hogy később áttekintsék és elemezzék azokat.
A folyamat egyszerűsítéséhez bármelyik rendelkezésre álló kockázati nyilvántartási sablon is felhasználható.
3. Értékelje a kockázatokat
Nem minden veszély jelent kockázatot. Lehet, hogy mérgező vegyi anyagokkal dolgozik, de megfelelő biztonsági intézkedésekkel nem kell attól tartania, hogy baleset történik. A következő lépés tehát a kockázatértékelés, vagyis annak megállapítása, hogy az Ön által azonosított veszélyekből származik-e kockázat.
A ClickUp kockázatértékelési táblasablon kiválóan alkalmas erre a célra. Ez a sablon kezdőknek is megfelelő, és lehetővé teszi a kockázatok módszeres azonosítását és értékelését. Távoli csapattal együttműködve ezt a ClickUp táblasablont brainstorminghoz és a kockázatokkal kapcsolatos ötletek kidolgozásához is felhasználhatja.
4. Mérje fel a valószínűséget és a hatást
Az értékelési folyamat fontos része az azonosított kockázatok valószínűségének és hatásának értékelése.
- Valószínűség: A kockázat bekövetkezésének valószínűsége [Magas, Közepes, Alacsony]
- Hatás: Hol, kire és mire lesz hatással a kockázat?
Ez az a lépés, ahol a legtöbb szervezet megbotlik. Professzorok és kockázati szakértők azt írják, hogy „hajlamosak vagyunk túlzottan bízni előrejelzéseink és kockázatértékeléseink pontosságában, és túlságosan szűken értékeljük a lehetséges kimenetelek skáláját”.
Hogy elkerülje ezt a buktatót:
- Legyen óvatos: A kockázatokkal kapcsolatban jobb, ha túl sokat aggódik, mint túl keveset.
- Legyen tág látókörű: Elemezze a kockázatot, hogy megértse, hogyan lesznek kitéve a különböző csoportok, és hogyan
- Előzze meg a meglepetéseket: A kockázatkezelésben nincs olyan, hogy kellemes meglepetés. Mindig keresse meg, hol és mikor valószínű, hogy meglepetés történik.
Például, ha a kiskereskedelmi üzletében meghibásodott a hűtőszekrény, ne csak a termékromlás vagy a javítási költségek hatását vegye figyelembe. Gondoljon arra is, hogy a hűtőszekrényben tárolt termékeket vásárló ügyfelek megbetegedhetnek.
A ClickUp kockázati nyilvántartási sablonhoz hasonló keretrendszer segít mindezen információk hatékony szervezésében.
Ezzel a sablonnal egy helyen dokumentálhatja a kockázatokat, azok bekövetkezésének valószínűségét, a kockázatcsökkentési terveket és az ellenőrzési intézkedéseket. Emellett nyomon követheti az állapotot, hozzárendelheti a felelősséget, és összevonhatja az adatokat a későbbi felülvizsgálatokhoz.
5. Dokumentálja a jelenlegi folyamatokat
Hacsak nem újonnan felmerülő kockázatról van szó, a legtöbb esetben már létezik valamilyen reagálási mechanizmus. Dokumentálja azokat alaposan, hogy az egyes későbbi értékelések során optimalizálhatóak legyenek.
Tartalmazza a következőket.
- Felelősség: Határozza meg, ki felelős a kockázatért és a reagálásért.
- Folyamat: Vázolja fel a kockázat azonosítását követő munkafolyamatot, beleértve a teendőket, erőforrásokat, határidőket, mérföldköveket, KPI-ket és egyéb felelősségi köröket.
- Függőségek: Milyen kölcsönös függőségek vannak a feladatok vagy csapatok között?
- Ellenőrzés: Mi a jelenlegi kockázatcsökkentési vagy vészhelyzeti terv?
6. Tervezze meg a következő értékelést
A munkahelye dinamikus. A kockázatértékelési folyamatának és dokumentumainak ezt tükrözniük kell.
Rendszeres felülvizsgálatok ütemezése
A szervezet típusától függően ez lehet féléves, éves vagy akár gyakrabban is. Ha gyorsan változó környezetben dolgozik, például a kiberbiztonság területén, akkor érdemes megfontolnia a folyamatos automatizált kockázatértékelést és riasztásokat.
Bónusz olvasmány 📖: Bevezetés a kiberbiztonsági kockázatkezelési keretrendszerbe
Vonja be az alkalmazottakat
Azok, akik a legközelebb állnak a valósághoz, értik legjobban a kockázatokat. Rendszeresen beszéljen velük, és gyűjtsön információkat és visszajelzéseket. A projektmenedzsmentben ez különösen fontos lehet, mivel a szakértők és a kockázatkezelők nem feltétlenül látják a mindennapi tevékenységek bonyolultságát.
Használja a ClickUp projektmenedzsment kockázatelemzési sablonját a végrehajtó csapat megállapításainak dokumentálásához.
Legyen naprakész
A külső veszélyekből fakadó kockázatok folyamatosan változnak. A kiberbiztonsági fenyegetések egyre kifinomultabbá válnak. Erre válaszul a törvények is változnak. Legyen egy lépéssel ezek előtt azáltal, hogy proaktívan keresi az információkat.
A jól kidolgozott kockázatértékelési folyamat segít Önnek és csapatának minden lehetséges bizonytalanságra felkészülni, beleértve a fekete hattyú eseményeket is. A hatások területétől függetlenül egy robusztus kockázatkezelő szoftver hasznos lehet.
Eszközök a kockázatértékelési folyamatok megvalósításához
A kockázatértékelés kutatásalapú tevékenység. A kockázatértékelést végző csapatnak általában a következőkre van szüksége.
- Dokumentáció: Megfigyelések, hiányosságok és egyéb fontos pontok lejegyzésének lehetősége
- Sablonok: Keretrendszerek, ellenőrzőlisták és kockázatértékelési sablonok, például kockázati mátrix az eredmények elemzéséhez.
- Vizuális eszközök: Funkciók brainstorminghoz vagy távoli csapatokkal való együttműködéshez, hogy közös megegyezésre jussanak.
- Megosztás és rögzítés: Lehetőség az értékelési jelentés megosztására az összes érintett féllel, megfelelő hozzáférés-vezérléssel.
Manapság a legtöbb csapat több eszközt is használ ennek eléréséhez. Használhatnak Google Docs-ot jegyzetek készítéséhez, táblázatokat ellenőrzőlistákhoz, PDF-eket megosztáshoz stb. Ez ugyan népszerű, de nem hatékony.
Egy olyan all-in-one eszköz, mint a ClickUp, forradalmasíthatja a kockázatértékelő csapatok munkáját. A ClickUp segítségével egy helyen végezheti el az értékelést, dokumentálhatja az eredményeket, elvégezheti az elemzést és biztonságosan megoszthatja a jelentéseit.
Vegye fontolóra a ClickUp kockázatelemzési táblasablont. Ide írja be kockázatait, és kategorizálja őket valószínűségük és súlyosságuk alapján. Hozzáadhatja a fontosabb pontokat tartalmazó jegyzeteket is.
Közvetlenül a táblasablonból hivatkozhat dokumentumokra, képekre és egyéb fájlokra. Onnan hozzárendelheti a tulajdonjogot és beállíthatja a feladatokat a kockázatcsökkentési stratégia megvalósításához.
Minimalizálja kockázatait a ClickUp segítségével
Ha a kockázatok elkerülhetetlenek, az egyetlen lehetséges megoldás a felkészülés. A kockázatértékelés pontosan ebben segít.
Segítenek figyelembe venni a bajok bekövetkezésének lehetőségét, és biztosítják, hogy ne hagyjon figyelmen kívül semmilyen veszélyt. Rávilágítanak minden lehetséges veszélyre, a kéztőcsatorna-szindrómától és a hátfájástól kezdve a sugárzásig és az olajszennyezésig.
A kockázatértékelések biztosítják, hogy prioritásokat állítson fel, és biztonságosabb munkakörnyezetet teremtsen magának és alkalmazottainak. Emellett lehetőséget nyújtanak arra is, hogy adat alapú döntéseket hozzon az erőforrások elosztásáról, a költségvetésről és a biztonsági intézkedésekbe történő befektetésekről.
Ne spóroljon egy olyan kritikus tevékenységnél, mint a kockázatértékelés. Válasszon egy robusztus, átfogó és együttműködésen alapuló eszközt, mint a ClickUp, hogy rendszeres ellenőrzéseket végezzen, javítsa a belső folyamatokat, kockázatkezelési tervet készítsen és erősítse ellenálló képességét.
A ClickUp segítségével könnyedén naprakészen és relevánsan tarthatja kockázatértékeléseit. Cserkész becsületemre!
Regisztráljon ingyenesen, és kezdje el még ma a kockázatértékelést!