Több csapat irányítása azt jelenti, hogy figyelni kell a késésekre és az elmaradókra.
Ha projektmenedzser, akkor valószínűleg naponta foglalkozik ezzel, felügyeli több csapat projektfeladatait, ütemterveit és függőségeit.
Gyorsan rájön, milyen nehéz feladat a megfelelő eszközök és stratégiák nélkül az erőforrások elosztása. Ilyenkor fordulnak az emberek olyan eszközökhöz, mint a Notion, hogy Gantt-diagramokat készítsenek. A Notion madártávlatból mutatja a feladatokat a vezetőknek, segítve az ütemtervek és a mérföldkövek meghatározását vizuális munkafolyamatokkal.
A Notion Gantt-diagramja a projektmenedzsmentet és a feladatkövetést egyesíti egy irányítópulton. Lehetővé teszi a feladatok vizualizálását és a szűk keresztmetszetek elkerülését. Testreszabható sablonokkal és valós idejű együttműködéssel érdemes kipróbálni a hatékony erőforrás-kezelés érdekében.
Ebben a cikkben megismerhetjük, hogyan lehet Notion Gantt-diagramot készíteni és hatékonyabban kezelni a feladatokat.
Hogyan készítsünk Gantt-diagramot a Notionban
Kövesse ezeket az egyszerű lépéseket a Gantt-diagram létrehozásához a Notion alkalmazásban:
1. lépés: Állítsa be a Notion munkaterületét, és hozzon létre egy új oldalt
Szervezze meg Notion munkaterületét, hogy több oldalt hozhasson létre és kezelhessen. Ez segít a tisztaság és a fókusz fenntartásában.
- Fontolja meg egy külön munkaterület fenntartását a projektek kezeléséhez, hogy egyszerűsítse a folyamatot.
- Nyissa meg a Notion alkalmazást, és navigáljon a bal oldali sávon található aktuális oldalakhoz és munkaterületekhez.
- Kattintson a Privát gomb melletti „+” jelre. Ezzel egy új üres oldal jön létre, amelyet a Gantt-diagram munkaterületeként használhat.
- Adjon ennek az oldalnak egy releváns címet, például „Gantt-diagram gyakorlása a Notionban”.
- A Notion több sablont is kínál ezekhez az oldalakhoz. Válassza az Üres opciót, hogy üres lappal kezdhesse. Most már létrehozhat egy Notion Gantt-diagramot előre meglévő formátumok nélkül.
2. lépés: Állítsa be az adatbázist és adjon hozzá oszlopokat
Ezután szüksége lesz egy adatbázisra, amely tartalmazza a Gantt-diagramot kitöltő adatpontokat és adattípusokat.
- Az új oldalon írja be a „/table” parancsot a tartalom területére.
- A Notion most egy legördülő menüt jelenít meg három opcióval
- Válassza a „Táblázati nézet” lehetőséget az adatbázis fül alatt.
Ne feledje, hogy a táblázat alapértelmezett oszlopokkal rendelkezik. Ezeket a projektjéhez és értékelési igényeihez kell igazítania. Jó kezdésnek tekinthető, ha rákattint az egyes oszlopok fejlécére, és szükség szerint egyedi címkével átnevezi őket.
A Notion tulajdonságai lehetővé teszik az adatbázis strukturálását, kategorizálását és szervezését is. Most már befejezheti az építését.
- Kattintson az első oszlop fejlécére, és nevezze át „Feladat neve”-re. Ezzel az oszloppal manuálisan adhatja meg a projektben szereplő egyes feladatok nevét. A neveket leíró jellegűre szabja, hogy jobban átlássa, hogyan használja fel erőforrásait az egyes feladatokra.
- Kattintson a táblázat jobb oldalán található „+” ikonra, hogy új oszlopot adjon hozzá. A legördülő menüből válassza ki a „Date” tulajdonságtípust. Nevezze el ezt az oszlopot „Start Date” néven, és használja arra, hogy megadja az egyes feladatok tervezett kezdési időpontját.
- Adjon hozzá egy „Befejezés dátuma” nevű oszlopot. Ez a két oszlop lehetővé teszi a feladatok időtartamának vizualizálását.
- Adjon hozzá egy újabb oszlopot, és válassza a „Select” tulajdonságtípust. Nevezze át az oszlopot „Status” névre, majd folytassa a különböző állapotok meghatározásával, amelyeket hozzáadna az egyes feladatok nyomon követéséhez. Fontolja meg az olyan lehetőségeket, mint „Yet to Start”, „In Progress”, „Completed” és „Published”
3. lépés: Hozza létre a Notion Gantt-diagramot egy idővonal nézet hozzáadásával
Tudta, hogy az idővonalak és a Gantt-diagramok különböző haladáskövető eszközök? Bár a Notion alapértelmezés szerint nem támogatja a Gantt-diagramokat, idővonal nézet hozzáadásával hasonló eredményt érhet el. Íme, hogyan:
- Kattintson a táblázat neve alatt található „+” gombra, majd görgessen lefelé, és válassza a „Timeline View” (Idővonal nézet) lehetőséget. Ez a nézet vizuálisan ábrázolja, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe a dátumok szerint.
- A rendszer kéri, hogy adjon nevet ennek az idővonal-nézetnek. Kattintson a „Untitled” feliratú címmezőre, és nevezze át „Gantt Chart”-ra, hogy jelezze a célját.
- Ne felejtse el kiválasztani a projekt ütemtervének dátum tulajdonságait. Általában elegendő a „Kezdési dátum” és a „Befejezési dátum” oszlopok kitöltése.
4. lépés: Feladatok, dátumok és állapotok bevitel
Ezután adja hozzá a projekt feladatait és alfeladatait a megfelelő kezdési és befejezési dátumokkal.
- A „Feladat neve” oszlopba írja be a projektben szereplő összes feladat nevét. A cél itt a pontosság és az egyértelműség.
- Ezután kezdje el kitölteni a kezdési és befejezési dátumokat, hogy meghatározza az egyes feladatok idővonalát és azok megjelenését a Gantt-diagramon.
- Frissítse a státusz oszlopot is, hogy kategorizálja az egyes feladatok fejlesztési folyamatban elfoglalt helyét.
5. lépés: A Gantt-diagram testreszabása függőségek beállításával
A Notionban beállíthat függőségeket a feladatok között, hogy megértsd a projekt tevékenységek sorrendjét és kapcsolatát. Ezek a függőségek jelzik, mely feladatoknak kell befejeződniük, mielőtt mások megkezdődhetnek.
- Nyissa meg a feladat tulajdonságait az idővonal nézetben a megfelelő feladatra kattintva.
- Kattintson az „Új tulajdonság hozzáadása” gombra, és válassza ki a „Kapcsolat” tulajdonságtípust.
- Ne feledje, hogy a kapcsolatnak ugyanahhoz a táblához kell kapcsolódnia, így hatékonyan létrehozhat függőségeket a Gantt-diagramon belül.
- Végül a függőségi tulajdonságban válassza ki azokat a feladatokat, amelyeket el kell végezni, mielőtt a jelenlegi feladat megkezdődhet. Ez vizuális kapcsolatot teremt a feladatok között az idővonal nézetben, segítve a feladatsorok kezelését.
6. lépés: Feladatok hozzárendelése
Rendeljen feladatokat konkrét csapattagokhoz, hogy felügyelje a felelősségvállalást, és mindenki tisztában legyen a saját feladataival.
Kattintson újra a „+” gombra, válassza ki a „Person” (Személy) tulajdonságot, majd adjon hozzá egy „Assigned To” (Kiosztva) nevű oszlopot. Most már hozzáadhat egy vagy több csapattagot, akik felelősek az egyes feladatokért ebben az oszlopban. A képernyőn most egy klasszikus példa látható a Notion Gantt-diagramra, amelyet projektmenedzsmenthez lehet használni.
Használja az egyes feladatokhoz tartozó megjegyzések részt, hogy a pontos feladatleírást közölje a megfelelő csapattagokkal.
Próbálja ki a fenti 8 lépést, hogy különböző tulajdonságokkal rendelkező Gantt-diagramokat hozzon létre.
A Notion Gantt-diagramok korlátai
A Notion Gantt-diagram létrehozásának egyszerű folyamata ellenére számos korlátozása van. Nézzük meg ezeket itt:
A skálázhatósági problémák miatt nem alkalmas nagy projektekhez
Bár a Notion hatékony eszköz kis- és közepes méretű projektek kezeléséhez, általában nehezen boldogul a nagyobb, összetettebb projektek kezelésével. A feladatok és függőségek számának növekedésével a Notion Gantt-diagramjai zavarosakká válhatnak és nehezebbé válhat a kezelésük.
Bár rugalmas, a Notion felülete nem alkalmas a kiterjedt projektmenedzsment bonyolult igényeinek kezelésére.
Például sok feladat egyetlen idővonalon való megjelenítése kihívást jelenthet, és a teljesítmény romolhat az adatmennyiség növekedésével.
A függőségek kezelése manuális munkát igényel a projektmenedzserektől
A függőségek kezelése elengedhetetlen a többcsapatos környezetben történő projekttervezés során, mivel segít nyomon követni a szükséges erőfeszítéseket, és automatikusan átütemezni a feladatokat, ha azok késnek. A Notion Gantt-diagramjai nem rendelkeznek automatikus átütemezési funkcióval, ami megnehezíti a feladatok függőségének beállítását.
Képzelje el például, hogy van egy projekt ütemterve, amely összekapcsolt, egymástól függő fő- és alfeladatokból áll. Úgy dönt, hogy megváltoztatja az első feladat időtartamát, de a második feladat nem módosul automatikusan. Ez azt jelenti, hogy a függőségek nincsenek összekapcsolva a Notionban, ami ellentmond a funkcionális Gantt-diagramok céljának.
A projekt ütemtervének módosításához manuálisan kell átütemezni az összes függő feladatot, ha az előző feladat késik. Ez a manuális folyamat időigényes és hosszú távon hibalehetőséget rejt magában, különösen olyan projektekben, ahol sok egymástól függő feladat van.
A Notion nem nyújt vizuális jelzéseket vagy figyelmeztetéseket a függőségi konfliktusokról. Ha nem tudja proaktívan azonosítani ezeket a problémákat, a projekt ütemterve eltérhet a tervtől.
💡Profi tipp: Fedezze fel a Notion AI funkcióinak alternatíváit, mielőtt ezeket az eszközöket bevezetné projektjei munkafolyamataiba.
A beépített jelentéskészítési funkció hiánya megnehezíti az előrehaladás elemzését
Szinte minden projektmenedzsment eszköz rendelkezik beépített jelentéskészítési funkcióval, amely segít nyomon követni a csapat előrehaladását és jobban megtervezni a feladatokat. A Notion azonban nem rendelkezik ezzel az alapvető funkcióval.
A jelentésintegrációk elérhetők a Notionban, de igen drágák. Szerencsére a Clickup Dashboards segítségével extra költségek nélkül vizualizálhatja a projektadatokat sebességdiagramok, burnup-diagramok, burndown-diagramok és más eszközök segítségével.
Gantt-diagramok létrehozása a ClickUp alkalmazásban
A Gantt-diagramok létrehozása terén a ClickUp kiemelkedik a Notion kiváló alternatívájaként, köszönhetően széleskörű funkcióinak és felhasználóbarát kialakításának.
Bár a Notion rendkívül testreszabható, komplex projektmenedzsment igényeket nem tud kielégíteni. A ClickUp viszont robusztus beépített funkcióival, amelyek komplex projekteket is támogatnak, megoldja ezeket a korlátokat.
Olvassa el még: Hogyan készítsünk Gantt-diagramokat a ClickUp programban
ClickUp sablonok
A Clickup előre elkészített sablonjainak katalógusa jelentősen csökkenti a beállítási időt és keretet biztosít a projektekhez. Ezzel megspórolhatja a táblázatok beállításával és a párhuzamos feladatok függőségének kézi kezelésével járó erőfeszítéseket.
Az automatizált feladatkezelés, a valós idejű együttműködés és a fejlett jelentéskészítés funkciók szintén segítik a munkafolyamatok racionalizálását.
A ClickUp egyszerű Gantt-sablonja automatizálja a feladatok függőségének kezelését és javítja csapata kollektív termelékenységét.
Ez átfogó áttekintést nyújt a projekt fejlesztési folyamatáról, betekintést nyújt a feladatspecifikus ütemtervekbe, a feladatfolyamatokba és a csapat teljesítményébe a határidők tekintetében.
A ClickUp Gantt-diagramjai dinamikus komponenseket használnak, amelyek olyan elemekkel lépnek kapcsolatba, mint a feladatlisták, naptárak és irányítópultok.
A ClickUp Gantt-diagramjai több színsémával segítik a feladatok állapotának könnyű olvashatóságát. A feladatok automatikus átalakításától a mérföldkövekig és a feladat sablonok újrafelhasználásáig a Gantt-diagramokban, a ClickUp mindent megad.
A ClickUp támogatja a Notion munkaterületek importálását is , így a meglévő adatok elvesztése nélkül fejlesztheti projektmenedzsment képességeit. A Notion adatainak Clickupba történő importálása lehetővé teszi az idő- és célkövetési funkciókhoz való hozzáférést, a harmadik féltől származó eszközökkel való integrációt és a valós idejű együttműködés beállításait is.
Olvassa el még: ClickUp AI kontra Notion AI: melyik AI eszköz a legjobb?
Notion vs ClickUp – Melyik eszköz alkalmasabb Gantt-diagramok létrehozására?
Íme egy rövid összehasonlító táblázat a Notion és a ClickUp használatáról:
| Funkció | Notion | ClickUp |
| Könnyű használat | Intuitív, de manuális beállítást igényel | Felhasználóbarát, előre elkészített sablonokkal |
| Skálázhatóság | Korlátozott skálázhatóság nagy projektek esetén | Komplex projektekhez kiválóan skálázható |
| Függőségkezelés | Alapvető, manuális összekapcsolás | Fejlett, automatizált függőségkezelés |
| Automatizálás | A minimális automatizálási képességek | Automatizálja a feladatkezelést, az emlékeztetőket, az állapotváltozásokat, a függőségek kiigazítását és még sok mást. |
| Integrációs képességek | Különböző eszközökkel integrálható, de a beállítás bonyolult és kézi munkát igényel. | Minimális támogatással zökkenőmentesen integrálható olyan eszközökkel, mint a Slack, a Drive, a Trello stb., és javítja a munkafolyamat hatékonyságát. |
| Testreszabás | Nagyon testreszabható, de beállítása és karbantartása jelentős kézi munkát igényel. | Testreszabható fejlett projektmenedzsment eszközökkel, sablonokkal és nézetekkel |
| Valós idejű együttműködés | Jó, de hiányoznak a fejlett funkciók | Kiváló valós idejű frissítésekkel, megjegyzésekkel, említésekkel és értesítésekkel. |
Itt található egy részletes leírás arról, hogyan segíti a ClickUp a csapatokat a több munka elvégzésében.
A ClickUp exkluzív funkciói a Gantt-diagramokhoz
A Notion-tól eltérően a ClickUp fejlett függőségkezelése automatikus kiigazításokat tesz lehetővé, amikor a feladatok ütemterve megváltozik, biztosítva, hogy az összes függő feladat ennek megfelelően frissüljön. Ez csökkenti a manuális munkát és a hibák kockázatát.
A ClickUp robusztus ütemezési eszközei, beleértve az időblokkokat és a naptárintegrációkat, összehangolják a csapattagok ütemtervét. Az automatikus emlékeztetők és értesítések biztosítják, hogy ne maradjanak le a határidők.
A projektmenedzsment szoftverek skálázhatósága és sokoldalúsága adott, ha a ClickUp-ot használja Gantt-diagramokhoz. Íme néhány exkluzív ClickUp-funkció.
ClickUp Időkövetés
A ClickUp időkövetési funkciója több eszközről történő követést tesz lehetővé bármely helyről, és részletes jelentéseket kínál az alkalmazottak tevékenységéről. Emellett lehetővé teszi az időkövetési alkalmazások szinkronizálását a felületével, miközben segít az eredmények szűrésében, rendezésében és címkézésében.
ClickUp Goals
Egy másik funkció a ClickUp Goals, amely lehetővé teszi mérhető célok kitűzését és a haladás nyomon követését feladatokhoz és projektekhez kapcsolódó mérföldkövekkel. Akár pénzügyi és egyéb célokat is kitűzhet leírásokkal és KPI-kkal együtt.
ClickUp Ismétlődő feladatok
Emellett a ClickUp ismétlődő feladatok funkciójával elkerülheti a feladatleírások ismételt kitöltését, és automatizálhatja a mindennapi munkafolyamatokat, így időt takaríthat meg.
Fejlessze Gantt-diagramjait a ClickUp segítségével
A Notion Gantt-diagramjának létrehozása rendkívül egyszerű; a nehézséget a kezelése és továbbfejlesztése jelenti. A Notion kiváló kiindulási pontként szolgálhat a projektek felállításához és szervezéséhez.
De ahogy a projektmenedzsment igényei növekednek, a ClickUp több alapvető szempontot is figyelembe vehet, például a feladatok ütemezését, a határidők kezelését és a szűk keresztmetszetek feltárását.
A legjobb az, hogy egy egyszerű egérmutatóval meghatározhatja a kritikus utat, és dinamikusan megtekintheti a projekt vagy feladat százalékos előrehaladását. Innen kiindulva prioritást rendelhet a projekt befejezéséhez elengedhetetlen feladatokhoz.
Készen áll arra, hogy a ClickUp segítségével fejlessze projektmenedzsment készségeit? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra.