A többfeladatos munkavégzés képessége önmagában is egy készség. Van azonban egy pont, amikor a munkaterhelés túl nagy lesz, ami végül alacsonyabb termelékenységhez és sok stresszhez vezet.
Felmerül a kérdés: hány projekt számít túl soknak ahhoz, hogy kezelni lehessen?
A Zippia Research tanulmánya szerint az amerikai munkavállalók 83%-a szenved munkahelyi stressztől, 25%-uk pedig azt állítja, hogy a munkájuk az első számú stresszforrás az életükben.
A túlterhelés – különösen, ha minden projektben olyan sok változó tényező van – csökkentheti a koncentrációt és a munka hatékonyságát, ami negatívan befolyásolja a projekt eredményeit.
Ezért fontos ismerni a túlterheltség figyelmeztető jeleit, és megtanulni a feladatok delegálását.
Részletesebben is foglalkozunk ezzel a kérdéssel, de először is kezdjük az elején.
A projekt túlterheltség meghatározása
A gyors és hatékony eredmények iránti állandó nyomás miatt a munkavállalók gyakran több projektet is egyszerre kell kezelniük. Bár egy bizonyos szintű munkaterhelés elvárható és kezelhető, eljön egy pont, amikor a munkaterhelés mennyisége és összetettsége túlterhelővé válik, ami a projekt túlterheléséhez vezet.
Ez a kritikus pont különböző tényezőktől függően változhat, többek között:
- Erőforrás-korlátok: Ha nincs elegendő erőforrás, például idő, munkaerő vagy eszközök az összes feladat elvégzéséhez a megadott időkereten belül, a munkaterhelés gyorsan túlterheléssé válhat.
- A feladatok összetettsége: Az összetett feladatokat tartalmazó vagy speciális készségeket igénylő projektek több időt és erőfeszítést igényelhetnek. Ha az egyének megfelelő támogatás vagy erőforrások nélkül ilyen összetett feladatokkal vannak elárasztva, az túlterheléshez vezethet.
- Szoros határidők: A nem reális vagy egymást átfedő határidők jelentősen hozzájárulnak a projekt túlterheltségéhez. Ha az egyéneknek szoros határidőket kell betartaniuk, anélkül, hogy elegendő idő állna rendelkezésükre a tervezéshez vagy a végrehajtáshoz, az fokozott stresszt és csökkent hatékonyságot eredményezhet.
- A prioritások hiánya: A meglévő feladatok és más projektek egyértelmű prioritásainak hiányában az egyének megpróbálhatnak mindent egyszerre megoldani, ami túlterhelő félelemhez és hatékonyságcsökkenéshez vezet.
- Folyamatos zavarások: A gyakori zavarások, legyenek azok e-mailek, megbeszélések, ad hoc kérések stb. , megszakítják a munkamenetet. Ez akadályozhatja a meglévő projektek előrehaladását és súlyosbíthatja a projekt túlterheltségét.
Annak érdekében, hogy elkerülje a több projektből adódó túlterhelés hátrányait, fel kell ismernie a jeleket, hogy elkerülje a feszültséget, mielőtt a nyomás felhalmozódna.
A túl sok projekt egyidejű kezelésének problémái
Ha túl sok projekt van a tányérján, a munkahely gyorsan kaotikus forgataggá válhat. Íme néhány jel, amely arra utal, hogy túlterhelt, és több projektet vállalt, mint amennyit képes kezelni:
A túl sok projekt jelei
- Folyamatos túlterheltség érzése: Ha folyamatosan stresszesnek érzi magát, és nehezen tartja be a határidőket, az jele lehet annak, hogy túl sok projektje van.
- Nehézség a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában: Ha túl sok projekt verseng a figyelmedért, nehéz lehet megállapítani, mely feladatok a legfontosabbak, ami zavart és hatékonyságcsökkenést okozhat.
- A határidők elmulasztása: Ha folyamatosan elmulasztja a határidőket, vagy alacsony színvonalú munkát végez, mert túlterhelt, az egyértelmű jele annak, hogy túl sok projektet kell hatékonyan kezelnie.
- Koncentráció hiánya: A túl sok projekt koncentrációhiányhoz és figyelemzavarhoz vezethet, ami megnehezíti az egyes feladatokban való érdemi előrelépést.
- Megnövekedett stresszszint: Ha túlterhelőnek érzed a nagy mennyiségű projektet, az jelentősen megnövelheti a stresszszintedet, ami hatással lehet általános közérzetedre és mentális egészségedre.
Hány projekt számít túl soknak a munkában?
Az optimális projektmennyiség meghatározása, amelyet egy személy a munkában kezelni tud, különböző tényezőktől függ: a projektek összetettségétől, az egyén készségeitől és tapasztalatától, a rendelkezésre álló erőforrásoktól és a befejezés határidejétől.
Míg egyesek a gyors tempójú, több projektből álló környezetben virágoznak, mások még néhány feladat egyidejű kezelésével is nehezen boldogulnak. Fontos figyelembe venni az egyes helyzetek egyedi körülményeit, és projektmenedzsment-elveket kidolgozni .
Általános tippként a projektmenedzserek számára: ha egyszerre három-négy jelentős projektet kell kezelni, az korlátozhatja az egyén hatékony projektkezelési képességét.
Vizsgáljuk meg ezt tovább.
Hány projektet érdemes egyszerre kezelni?
Az a kérdés, hogy egy személy egyszerre hány projektet tud kezelni, folyamatos vita tárgyát képezi a munkahelyeken.
Egyesek szerint a több projekt egyidejű végzése növelheti a termelékenységet és elősegítheti a kreativitást. Mások viszont úgy vélik, hogy ha egyszerre csak egy projektre koncentrálunk, az jobb minőségű munkát és kevesebb stresszt eredményez.
Vizsgáljuk meg a vita mindkét oldalát:
Rossz dolog egyszerre több projekten dolgozni?
Több projekt egyidejű végzése előnyökkel és hátrányokkal jár, attól függően, hogy hogyan kezeljük. Íme egy összefoglaló:
| Előnyök | Hátrányok |
| A feladatok közötti váltás frissíti az elmét, és megakadályozza a kiégést és az unalmat, amelyet egy egyetlen projekt okozhat. | A projektek közötti állandó váltás az egyes feladatokra fordított koncentráció és termelékenység csökkenéséhez vezethet. |
| Egy másik projekten való munka szélesítheti és fejlesztheti készségeit, és sokféle projektmenedzsment kihívással szembesítheti Önt. | A projektlisták kezelése mentálisan megterhelő lehet, és ha nem kezelik megfelelően, magasabb stresszszinthez vezethet. |
| Több fronton is egyszerre lehet előrelépni, ami potenciálisan felgyorsíthatja a projekt teljes befejezését. | Ha a figyelmet több feladatra osztja, az alacsonyabb minőségű munkát eredményezhet, mint ha egyszerre csak egy projektre koncentrálna. |
| Ha egy projekt külső tényezők miatt megakad, akkor a figyelmet egy új projektre fordíthatja, és így magas szinten tarthatja a termelékenységét. | Nehéz lehet eldönteni, hogy egy adott pillanatban melyik projekt érdemel nagyobb prioritást és figyelmet, ami késésekhez vagy konfliktusokhoz vezethet. |
Végül is, hogy „rossz-e” egyszerre több projekten dolgozni, az attól függ, hogy mennyire tudod kezelni az idődet, hatékonyan rangsorolni a feladatokat, és egyensúlyt teremteni a termelékenység és a minőség között.
Vannak, akik jól teljesítenek a többfeladatos környezetben, míg mások túlterhelőnek találják. A kulcs az, hogy különböző megközelítéseket próbáljunk ki, és megtaláljuk a számunkra legmegfelelőbbet.
Kutatás: Hány projektet tud egy ember kezelni?
Az egy személy által egyszerre kezelhető projektek optimális számáról végzett kutatások eltérő eredményeket hoznak.
Egyes tanulmányok szerint az egyének a projekt összetettségétől, az egyéni készségek szintjétől és a rendelkezésre álló erőforrásoktól függően legfeljebb öt projektet tudnak hatékonyan kezelni egyszerre. Azonban ennek a küszöbértéknek a túllépése teljesítménycsökkenéshez és fokozott stresszhez vezethet.
Jobb egyszerre több projekten dolgozni, vagy egyenként?
Az, hogy jobb-e egyszerre több projekten dolgozni, vagy egyenként, számos tényezőtől függ, többek között az egyéni preferenciáktól, a projekt összetettségétől, a határidőktől és a rendelkezésre álló erőforrásoktól.
Íme egy összehasonlítás, amely segít eldönteni, melyik megközelítés lehet az Ön számára megfelelőbb:
| Több projekt egyidejű végzése | Egyszerre csak egy projekten dolgozni | |||||||
| Előnyök | Több változatosság és ösztönzés | Magasabb hatékonyság | Készségfejlesztés | Jobb erőforrás-elosztás | Összpontosított figyelem | A prioritások egyértelmű meghatározása | Csökkentett stressz | Jobb elszámoltathatóság |
| Hátrányok | Fragmentált koncentráció | Megnövekedett stressz | Minőségi kompromisszum | Nehézség a prioritások meghatározásában | Monotónia | Késedelmek kockázata | Korlátozott készségek | Korlátozott alkalmazkodóképesség |
Profi tipp: A források kiegyenlítésével minden projektjét időben és a költségkereten belül megvalósíthatja!
Nézőpontok a projektmenedzsment fórumokról
A Project Management Reddit fórum sokféle nézőpontot kínál a több projekt kezeléséről. A munkaterhelés, az erőforrások elosztása és az érdekelt felek kezelése közötti egyensúly megteremtése kulcsfontosságú szempont.
Egy Reddit-felhasználó szerint:
Ha szilárd alapokkal rendelkezik, akkor valóban nincs korlátja annak, hogy hány projektet tud kezelni, vagy hogy az adott projekt milyen pénzügyi értékkel bír, de a projekt méretének vagy értékének növekedésével nő a szükséges „befolyásolás” mértéke és a támogató személyzet iránti igény is. [sic]
Ha szilárd alapokkal rendelkezik, akkor valóban nincs korlátja annak, hogy hány projektet tud kezelni, vagy hogy az adott projekt milyen pénzügyi értékkel bír, de a projekt méretének vagy értékének növekedésével nő a szükséges „befolyásolás” mértéke és a támogató személyzet iránti igény is. [sic]
Míg egyes Reddit-hozzászólók hatékony időgazdálkodással és támogató személyzettel ügyesen kezelnek több projektet egyszerre, mások a versengő igények között küszködnek a minőség és a stratégiai felügyelet fenntartásával, és csak a legszükségesebb minimumot tudják elvégezni minden feladatból.
Egy másik Reddit-felhasználó hozzátette:
…Az alvállalkozói részlegeket irányító projektmenedzsernek egyszerre csak 1 projektre kell koncentrálnia. [sic]
…Az alvállalkozói részlegeket irányító projektmenedzsernek egyszerre csak 1 projektre kell koncentrálnia. [sic]
Végül a Reddit közösség tagjainak észrevételei rávilágítanak arra, hogy a projekt sikeres kimenetelének biztosítása, a kiégés enyhítése és a minőségi színvonal fenntartása érdekében fontos gondosan figyelembe venni a projekt sajátosságait, a munkaterhelés elosztását és a támogató személyzet rendelkezésre állását.
Hogyan kezeljük a több projektet?
Több projekt egyidejű kezelése túlterhelő lehet, különösen egy gyors tempójú munkakörnyezetben. De egy meghatározott folyamattal és néhány okos stratégiával, a megfelelő projektmenedzsment szoftverrel és jelentési technikákkal profi módon kezelheti őket.
A feladatok fontossági sorrendbe állítása
Először is, rangsorolja a projekteket. Nem minden feladat egyforma, ezért gondold át, melyek azok, amelyek sürgősek, fontosak, vagy várhatnak.
Ehhez egyszerűen rangsorolhatja őket a határidők és a hatások alapján, vagy használhat prioritási sablonokat és szoftvereket. Például a ClickUp Task Priorities segítségével könnyen megtervezheti és rangsorolhatja a feladatokat, teljes áttekintést kapva a projekt részleteiről és összhangban a vállalati célokkal. A feladatokat a következőképpen jelölheti:
- Kritikus/sürgős: Gondoljon a „tűzriadó” feladatokra. Ezekre azonnal figyelmet kell fordítania, mert szoros határidővel rendelkeznek, vagy ha figyelmen kívül hagyja őket, komoly problémákat okozhatnak. Általában kritikus kérdések megoldását vagy fontos mérföldkövek elérését jelentik.
- Magas prioritású: Ezek fontos feladatok, de nem sürgősek. Jelentősen hozzájárulnak a célok eléréséhez és a projekt sikeréhez, és lehet, hogy határidővel is rendelkeznek, de van egy kis mozgástered.
- Közepes prioritás: Ezek elengedhetetlenek, de várhatnak, amíg a kritikus és magas prioritású feladatok el nem készülnek. Gyakran támogatják a magas prioritású feladatokat, vagy hozzájárulnak a nagyobb képhez, de nem tartják fel minden mást.
- Alacsony prioritású: Ezek azok a „jó, ha megvan” feladatok, amelyek várhatnak, amíg minden más el van intézve. Minimális hatással vannak az általános célokra, és bármikor be lehet őket szorítani, ha van rá idő.
Bontsa le a teendőket
Miután tudod, mit kell először elvégezni, bontsd fel az egyes projekteket kisebb, kezelhetőbb feladatokra. Ezzel a munkaterhelés kezelése kevésbé lesz ijesztő, és segít abban, hogy egyszerre csak egy lépésre koncentrálj.
A ClickUp Tasks segítségével könnyedén felbonthatja a komplex munkákat egyszerű feladatokra. Ez a hatékony feladatkezelési megoldás minden vállalati célkitűzés tervezését, szervezését és az azzal kapcsolatos együttműködést könnyebbé teszi, mint valaha. Egyszerűsíti a munkafolyamatot testreszabható feladatnézetek, együttműködési eszközök, integrációk és még sok más segítségével, biztosítva a hatékony projektmenedzsmentet a kezdetektől a befejezésig.
Ossza be az idejét okosan
Az időblokkolás nagyon hasznos projektmenedzsment technika, ha több projektet kell egyszerre kezelni.
Szánjon minden projektre külön időt, és szigorúan tartsa be az ütemtervet. Ez megakadályozza, hogy a feladatok egymásba folynak, és biztosítja, hogy minden fronton haladjon előre.
A ClickUp időgazdálkodási funkciói segítenek abban, hogy több projektet fejezz be időben és a költségkereten belül. Ha a tervezés és az együttműködés egy helyen történik, mindenki gyorsabban dolgozik.
A Start & Due Dates (Kezdési és befejezési dátumok) funkcióval külön kezdési és befejezési dátumokat állíthat be a feladatokhoz és alfeladatokhoz. Az automatikus emlékeztetők biztosítják, hogy ne mulassza el a határidőket, így a projekt időben befejeződik.
Becsülheti a feladatok elvégzéséhez szükséges időt, és feloszthatja azt a csapat tagjai között. Ez segít abban, hogy egyértelmű elvárásokat fogalmazzon meg azzal kapcsolatban, hogy mennyi időt kell minden egyes személynek egy projekten dolgoznia, ami elősegíti a projekt határidőinek betartását.
És ez még nem minden. A munkaidő-nyilvántartás és a számlázható időkövetés funkciók egyszerűsítik és pontosan nyomon követik a számlázható órákat és a projektköltségeket. Ez segít a projektköltségvetés kezelésében és a túllépések elkerülésében.
Tartsa fenn a nyílt kommunikációt
Tartsa nyitva a kommunikációs csatornákat a csapatával és az érdekelt felekkel. Tájékoztassa őket arról, hogy tele van a tányérja, és reális elvárásokat támaszkodjon a határidőkkel és az eredményekkel kapcsolatban. A átláthatóság itt kulcsfontosságú.
A ClickUp segítségével gyorsan megegyezést érhet el, és minden érintett fél egyértelmű megértése mellett indíthatja el a projekteket.
Ön és kollégái a ClickUp Docs segítségével közösen dolgozhatnak a projekt elképzelésén, a ClickUp Chat segítségével megoszthatják a frissítéseket, és a beérkező levelek mappájában folyamatosan tájékozódhatnak a közelgő feladatokról.
A ClickUp egyéni státuszokkal különböző munkafolyamat-szakaszokat jeleníthet meg, például „Teendők”, „Folyamatban”, „Felülvizsgálat alatt” és „Befejezve”. Ezeket a státuszokat konkrét feladatokhoz vagy projektekhez igazíthatja, így nagyobb áttekinthetőséget és szervezettséget biztosítva.
Ezenkívül testreszabhatja az egyéni állapotok színét, nevét és sorrendjét, így személyre szabott és intuitív munkafolyamat-kezelési élményt teremtve.
Használja a megfelelő projektmenedzsment eszközöket
Ahhoz, hogy minden szervezett és átlátható legyen, érdemes megfontolni a ClickUp használatát. Ez egy hatékony projektmenedzsment eszköz, amely madártávlatból áttekintést nyújt az összes projektről és a csapat munkaterheléséről.
A ClickUp alkalmazott munkaterhelés sablonja segít vizualizálni, hogy ki min dolgozik és mennyi munkája van. Így átoszthatja a feladatokat, ha valaki túlterhelt vagy alulhasznosított.
Ezzel a sablonnal hozzáférhet olyan testreszabható funkciókhoz is, mint például
- Egyéni állapotok (Nyitott és Befejezett), amelyek segítenek a haladás hatékony nyomon követésében
- Egyéni mezők (csapat, munkamenet link, lezárt jegyek, befejezési dátum és nyomonkövetési dátum) a projektadatok vizualizálásához
- Egyéni nézetek (Bevezető útmutató, Csapat munkaterhelése, Csapat táblája, Feladatok és Egyéni munkaterhelés) a munkaterhelés elosztásának egyszerű megszervezéséhez
Könnyedén kiaknázhatja saját és csapata teljes munkavégző képességét, ha egyszerű lépéseket követ, mint például a feladatok és szerepek elemzése, az idő becslése, az elvárások meghatározása, a feladatok kiosztása és az előrehaladás nyomon követése.
És ez még nem minden. A ClickUp projektmenedzsment funkcióival javíthatja az együttműködést és mindenki számára biztosíthatja az egységes tájékoztatást. A feladatok kiosztásától és a határidők meghatározásától a haladás nyomon követéséig és a fájlok megosztásáig a platform mindenre kiterjed.
Az intuitív feladatkiosztó eszközökkel könnyedén delegálhatja a felelősségeket, és tisztázhatja, ki miért felelős. A testreszabható határidőbeállítások segítenek a tervhez tartani magát, és hatékonyan teljesíteni a projekt mérföldköveit.
A valós idejű frissítések és a testreszabható irányítópultok segítségével a haladás nyomon követése gyerekjáték, így egy pillanat alatt áttekintheted a projekt állapotát.
A ClickUp egyszerű integrációja a népszerű fájlmegosztó platformokkal biztosítja a fontos erőforrásokhoz való könnyű hozzáférést, elősegítve az együttműködést és a projekt sikerét.
A megfelelő egyensúly megtalálása
Az a kérdés, hogy hány projektet lehet hatékonyan kezelni, kulcsfontosságú. Mint már láttuk, erre nincs általános érvényű válasz. Végül is ez számos tényezőtől függ, többek között a projektek összetettségétől, a rendelkezésre álló erőforrásoktól és az egyéni kapacitástól.
Nincs olyan mágikus szám, amely meghatározná, hogy hány projekt számít „túl soknak”, de elengedhetetlen, hogy megtalálja a legjobb egyensúlyt ön és csapata számára.
Hatékony stratégiák alkalmazásával, a szükséges készségek fejlesztésével és a megfelelő gondolkodásmód elsajátításával sikeresen kezelhet több projektet, és sikereket érhet el törekvéseiben.
A sikeres projektmenedzsment azonban túlmutat a technikai készségeken. Vezetői képességek, alkalmazkodóképesség, problémamegoldó képesség és innováció kombinációját igényli.
És itt jöhetnek jól az olyan eszközök, mint a ClickUp.
A feladatkezeléstől és az időkövetéstől a csapatkommunikációig és a projektvizualizációig a ClickUp olyan eszközöket kínál, amelyekkel több projekt között is szervezett és koncentrált maradhat.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Rossz dolog egyszerre több projekten dolgozni?
Több projekt egyidejű végzése előnyökkel és hátrányokkal is járhat. Növeli a termelékenységet, mivel lehetővé teszi a feladatok közötti váltást, ha akadályokba ütközik vagy szellemi pihenésre van szüksége.
Ha azonban nem kezeljük megfelelően, akkor csökkentheti a koncentrációt és növelheti a stresszt. A kulcs a hatékony időgazdálkodás, a prioritások meghatározása és annak biztosítása, hogy a munkaterhelés kezelhető legyen.
Ezenkívül vegye figyelembe az összes projekt jellegét is; egyes feladatok jól kiegészíthetik egymást, míg mások teljes figyelmet igényelnek.
2. Hogyan kezeli egyszerre több projektet?
Több projekt kezelése gondos tervezést és szervezést igényel. Íme néhány stratégia:
- A feladatokat a határidők, a fontosság és a függőségek alapján rangsorolja
- Bontsa a projekteket kisebb, kezelhetőbb feladatokra
- Használjon projektmenedzsment szoftvert, például a ClickUp-ot, hogy nyomon követhesse az előrehaladást és a határidőket.
- Minden projektnek szánjon meghatározott időtartamot, hogy fenntarthassa a koncentrációját.
- Hatékonyan kommunikáljon a csapat tagjaival vagy az érdekelt felekkel, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen.
- Szükség szerint felülvizsgálja és módosítsa ütemtervét, hogy alkalmazkodni tudjon a változásokhoz vagy a váratlan fejleményekhez.
- Gyakorold a hatékony időgazdálkodási technikákat
3. Jobb egyszerre csak egy projekten dolgozni?
Ha egyszerre csak egy projekten dolgozik, az elősegítheti a mélyebb koncentrációt, ami potenciálisan magasabb minőségű munkához vezethet. Ez lehetővé teszi, hogy teljes mértékben elmerüljön a feladatban, anélkül, hogy több projekt között kelljen osztania a figyelmét, vagy kognitív terhelést jelentenének.
Ez a megközelítés azonban nem mindig megvalósítható, különösen olyan gyorsan változó környezetben, ahol több projekt is párhuzamosan zajlik.
Végül is az, hogy egy projekt vagy több párhuzamos projekt hatékonyabb-e, az egyéni preferenciáktól, a projekt összetettségétől, a határidőktől és a rendelkezésre álló erőforrásoktól függ.
A rugalmasság kulcsfontosságú; igazítsa meg a megközelítését az egyes projektek sajátos körülményeihez és igényeihez.