A világos irányelvekkel és eljárásokkal rendelkező szervezetek pozitív kultúrát teremtenek. Mindenki ismeri a vállalat jövőképét és értékeit, amelyek meghatározzák a munkavállalók viselkedését.
A dokumentált eljárások tartalmazzák a megengedett és tiltott tevékenységek listáját. A jól megírt irányelvek és eljárások kézikönyve segít a szervezetnek a jogi és szabályozási követelmények teljesítésében. Munkautasításokat tartalmaz a munkavállalók és a vezetők számára, hogy minden érintett számára a legjobb eredményeket érjék el.
A részletes eljárások és irányelvek megírása azonban bonyolult feladat. Ha még nem írt eljárási kézikönyvet, akkor természetes, hogy segítségre van szüksége ötleteinek közléséhez és működési stratégiájának tisztázásához.
Ebben az átfogó útmutatóban lépésről lépésre bemutatjuk az eljárások írásának módját, a folyamat felgyorsítását segítő sablonokat, valamint tippeket és bevált gyakorlatokat az írásbeli eljárásokhoz.
Mit jelent az eljárások megírása?
Az eljárások olyan lépéseket, irányelveket és online forrásokat tartalmaznak, amelyek segítenek a feladatok elvégzésében. A jól megírt eljárások egy sor rutinlépésből állnak, amelyek sorrendjét be kell tartani.
Ezek tartalmazzák a vezetői csoport elképzeléseit, és felkészítik a munkatársakat a stratégiai célok elérésére, teljesítménystandardok kidolgozására és a fejlesztendő területek azonosítására.
Az eljárások kidolgozásának fontosságának megértése
Az irányelvek megszüntetik a rutin feladatok elvégzésével kapcsolatos bizonytalanságokat, biztosítva, hogy az emberek a megfelelő feladatokat megfelelően végezzék el. Ez pedig segít a vállalkozásnak javítani a hatékonyságát és betartani a szabályozásokat.
Bár egyetlen komplex eljárás sem garantálja az optimális teljesítményt, ezek egységesítik a legjobb gyakorlatokat az összes csapatban, és javítják az eredmények minőségét.
Hatékonyság és termelékenység
Történt már Önnel ilyen? Órákig dolgozott egy feladat tökéletes elvégzésén, csak hogy aztán kiderüljön, hogy egy kollégája már korábban elvégezte, és volt egy egyszerűbb módszer is.
Itt jönnek jól az eljárások. Nemcsak megakadályozzák a párhuzamos munkavégzést és szabályozzák az együttműködésen alapuló feladatkezelést, hanem a hatékonyan megfogalmazott eljárások egyszerűsítik a munkafolyamatokat és lehetővé teszik a csapat számára, hogy produktívabb legyen.
Egyértelműség és következetesség
Az írásbeli eljárások egyértelművé teszik a munkavállalók elvárásait és minimalizálják a hibákat. Az eljárások megírásakor az a célja, hogy egyszerűen és következetesen részletezze, hogyan kell elvégezni az egyes feladatokat a szervezeten belül, vagy szabványosítsa a folyamatokat.
Képzés és beilleszkedés
Új alkalmazottai vagy csapattagjai minden, egy folyamattal vagy termékkel kapcsolatos eljárást megtekinthetnek. Ez lerövidíti a tanulási folyamatot és csökkenti a csapattagoktól való függőségüket. Az eljárások értékes tudásátadási forrásként is szolgálnak, amelyekhez bárki könnyen hozzáférhet, ha nem biztos abban, hogyan kell elvégezni egy feladatot.
Kockázatcsökkentés és megfelelés
Az eljárások segítenek azonosítani és kezelni a potenciális kockázatokat azáltal, hogy felvázolják a bevált gyakorlatokat és a biztonsági intézkedéseket. Minden iparágra vonatkoznak az országspecifikus törvények és előírások; az eljárások biztosítják, hogy a szervezetek betartsák ezeket az előírásokat és a helyi törvényeket.
Például egy burgonyaszirom-gyártó jogi és szabályozási következményekkel szembesülhet, ha a termék összetevőit nem tünteti fel, és nem jelzi az esetleges allergéneket. A szabályozásoknak megfelelő, szigorú eljárás bevezetésével elkerülhetőek az ilyen mulasztások a termékek csomagolásakor és címkézésénél.
Folyamatos fejlesztés
Rendszeresen frissítse az írásbeli eljárásokat, hogy a szervezeti folyamatok fejlődése lépést tartson a változó üzleti igényekkel.
Például a világjárvány idején a vállalatoknak világszerte alkalmazkodniuk kellett a távmunka új normájához, ami szükségessé tette irányelveik és eljárásaik frissítését, hogy támogassák alkalmazottaik munkáját digitális és hibrid környezetben.
Elszámoltathatóság és felelősség
Az eljárások meghatározzák a munkavállalók szerepeit és felelősségeit, valamint a felelősségre vonhatóságot és a tulajdonjogot.
Például, amikor visszatérítést igényel, a kérelmét a kiegészítő dokumentumokkal együtt egy portálon keresztül nyújtja be, azt a vezető jóváhagyja, és végül a számviteli osztály visszatéríti az összeget.
Ez biztosítja, hogy az ilyen folyamatok zökkenőmentesen valósuljanak meg, mivel azonosítja az eltéréseket és visszavezeti azokat a megfelelő alkalmazottra, hogy azok hatékonyan kezelhetők legyenek.
Ügyfél-elégedettség
Képzelje el, hogy egy ügyfélszolgálati csapatot vezet, amely naponta számos ügyfélproblémát és kérdést kezel. Ha csapata hozzáférhetne egy eljárási útmutatóhoz, amely egységesíti az ügyfélproblémák és kérdések gyors és hatékony megoldásának folyamatát, az felgyorsítaná a csapat általános kérdések és támogatási problémák megoldásának sebességét.
Könnyű hozzáférés
A szervezetben túl sok kézikönyv és laza feljegyzés információtúlterheléshez vezethet. A felhasználók elveszítik a releváns források nyomon követését, vagy időt pazarolnak azok keresésével, amikor megalapozott döntéseket kell hozniuk.
A frissített online rendszer, amely hozzáférést biztosít a felhasználóknak és lehetővé teszi számukra az eljárási lépések frissítését, kiváló megoldás a gyorsan növekvő szervezetek számára, ahol az irányelvek és eljárások folyamatosan változnak.
Hogyan írjunk eljárásokat?
Határozza meg az eljárás hatályát és céljait
Az eljárás kidolgozásának első lépése a célok meghatározása: mely konkrét folyamatra vagy feladatra szeretne összpontosítani? Ki fogja használni ezt az eljárási dokumentumot?
Az eljárás kidolgozásakor készítsen listát a teljesítendő feladatokról, az akadályokról, a kontextusról és a korlátokról.
Az üzleti folyamatokhoz való igazodás
Minden eljárásnak összhangban kell lennie a vállalat értékeivel, és elő kell segítenie azok zökkenőmentes integrálását a szervezeti keretrendszerbe. Vonja be az eljárásba a legfontosabb érdekelt feleket, és készítsen lépésről lépésre útmutatót a folyamathoz, hogy a dokumentum hatékonyan illeszkedjen az általános üzleti folyamatokhoz.
A megfelelő üzleti folyamat kiválasztása
Ha több eljárást ír, kezdje kicsivel. A kisebb feladatok prioritásba helyezése segíthet megérteni a különböző belső folyamatok finomságait, és megkönnyíti a hatékony eljárások megírását.
Eljárási struktúrák és verziókezelési szabványok létrehozása
Készítsen egy szabványos struktúrát, amely egyszerűsíti az eljárások kidolgozásának folyamatát. Testreszabhat egy eljárási sablont, vagy használhat nyilvánosan elérhető sablonokat az egységesség fenntartása érdekében, ami segíti a felhasználókat a különböző dokumentumok közötti gyors navigációban.
Az eljárások létrehozásakor győződjön meg arról, hogy a dokumentációs portál verziókezeléssel rendelkezik. Ez lehetővé teszi az összes érdekelt fél számára a változások szisztematikus nyomon követését, és biztosítja, hogy az eljárások mindig naprakészek legyenek.
SOP ellenőrzőlista létrehozása
Az eljárás kidolgozása során mindig mellékeljen egy SOP (standard működési eljárás) ellenőrzőlista mintát. Az SOP szoftverek és sablonok segítségével létrehozhat egy SOP ellenőrzőlistát, amely vizuális útmutatóként szolgál a jól strukturált eljáráshoz.
Például a HR-osztály egy SOP-ellenőrzőlistát használhat, amely egységesíti a képesítési követelményeket, amikor új pozícióra jelentkezőket interjúztatnak.
Az öt W-módszer alkalmazása az eljárások írásában
Az öt W-k – ki, mi, hol, mikor és miért – beépítése az eljárások írási folyamatába javítja az egyértelműséget és biztosítja, hogy egyetlen fontos információ sem maradjon figyelmen kívül.
1. Ki: Képzelje el, hogy új weboldalt indít, és meg kell határoznia az egyes feladatokért felelős személyeket. Egy strukturált folyamat segítségével egyértelműen meghatározhatja a „kit”, megállapíthatja az egyes közreműködők felelősségi körét, és biztosíthatja, hogy a projekt időben befejeződjön.
2. Mi: A „mi” segít megválaszolni a kérdést: milyen feladatot vagy folyamatot kell elvégezni? Az eljárás megírásakor világosan határozza meg a célokat, és részletezze a feladat elvégzéséhez szükséges lépéseket. Például egy gyári munkásnak tudnia kell, milyen lépéseket kell követnie a feladatának elvégzéséhez, miközben betartja a biztonsági előírásokat.
3. Hol: Fontos megérteni, hogy az eljárás hol történik, legyen az fizikai helyszín vagy szoftver. Új projektben való munkavégzéskor hozzon létre egy dedikált mappát, amelyhez csapata könnyen hozzáférhet. Ez segíthet nyomon követni csapata teljesítményét és növelni a felelősségvállalást.
4. Mikor: Az eljárás kidolgozása során határozza meg az egyes mérföldkövek határidejét, hogy SLA-kat (szolgáltatási szintű megállapodásokat) hozzon létre és biztosítsa a feladatok időbeni elvégzését. A bérszámfejtési eljárások például előre meghatározott számú lépést vagy feladatot tartalmaznak, amelyeket előre meghatározott határidőkön belül kell elvégezni.
5. Miért: Végül is értsd meg, miért dokumentálják az eljárást. Mik a céljaid? A „miért” megértése egy száraz dokumentumot a szervezet számára elengedhetetlen szükségletté alakít.
Eljárások dokumentálása és terjesztése
Eljárások létrehozása
Győződjön meg arról, hogy az alábbi elemek szerepelnek az eljárásban, amikor azt a szervezet számára megfogalmazza.
| Eljárások létrehozása: elemek és bevált gyakorlatok | |
| Elemek | Oldal címe Az eljárás címe Azonosító szám A közzététel dátuma Az eljárás alkalmazási körébe tartozó név, beosztás és osztály Az eljárást kidolgozó és jóváhagyó érdekelt felek neve és aláírása |
| Tartalomjegyzék (ha nagy dokumentumról van szó) | |
| Lépésről lépésre eljárások Írja le az eljárás hatályát, célját és korlátait. Tartalmazza a szabályokat, szabványokat, szerepeket, felelősségeket, kimenetet és bemenetet. Foglalja össze a lehetséges akadályokat, biztonsági információkat és „mi lenne, ha” forgatókönyveket. Tisztázza a használt rövidítéseket és szinonimákat. Adja hozzá az egészségügyi és biztonsági figyelmeztetéseket. Helyezzen el egy hibaelhárítási részt, amely részletesen leírja, mi mehet rosszul, és mi zavarhatja a végső eredményt. | |
| Bevált gyakorlatok | Írjon aktív hangnemben! Használjon egyszerű nyelvet, hogy az olvasók megtalálják, amit keresnek, megértsék és felhasználhassák az információkat! Távolítsa el a felesleges és szükségtelen információkat! Legyen tömör a szabályzat nyelvezete! |
Az eljárások dokumentálása, jóváhagyása és felülvizsgálata
Az eljárás megfogalmazása után a következő lépések a következők:
- Irányelvek dokumentálása: Dokumentálja az irányelvek célját, hatályát, célkitűzéseit, valamint azok kidolgozásáért és végrehajtásáért felelős személyeket és osztályokat.
- Jóváhagyás: Adja meg a szabályzat/eljárás jóváhagyásáért felelős személyek nevét és elérhetőségét.
- Irányelvek felülvizsgálata és frissítése: Gyakran (negyedévente) vizsgálja felül az irányelveket, frissítse azokat a változó követelményeknek és szervezeti igényeknek megfelelően, és közölje a változásokat az érintett részlegekkel és érdekelt felekkel.
Használja a ClickUp alkalmazást az eljárások megírásához és végrehajtásához.
Ha nehezen megy a hatékony eljárás kidolgozása, tegye a következőket: gyűjtsön össze minden releváns információt, beleértve az utasításokat, a kiegészítő dokumentumokat és az online forrásokat.
Használjon olyan folyamatábrázoló eszközöket, mint a ClickUp, mint egyetlen hiteles forrás a szabályzatok megfogalmazásához, a folyamatok és a munkafolyamatok megvalósításához, valamint azok mindenki számára elérhetővé tételéhez.
Használja ki a ClickUp Docs intuitív felületét az összes összegyűjtött információ rendszerezéséhez és strukturált dokumentumok létrehozásához. Frissítse a dokumentumot, amikor szükséges, adjon hozzá annyi oldalt, amennyire szüksége van, illesszen be további elemeket, például prezentációkat és táblázatokat, és ágyazzon be webes linkeket.
Ossza meg ezt a dokumentumot az érdekelt felekkel és a csapat tagjaival az eljárások felülvizsgálata és végrehajtása érdekében. A ClickUp Tasks lehetővé teszi, hogy feladatokat rendeljen a csapat tagjaihoz, kollégákat jelöljön meg visszajelzés vagy felülvizsgálat céljából, és határidőket állítson be a feladatok elvégzésére.
A ClickUp Brain lesz az AI írási asszisztense, amely segít Önnek komplex irányelvek és eljárások pontos megírásában.
Miután elkészítette az első vázlatot, hívja meg az érdekelt feleket, hogy áttekintsék, finomítsák és véglegesítsék az eljárást a ClickUp Dashboards-on, így központosítva az együttműködési erőfeszítéseket.
Képzés és visszajelzések gyűjtése
Ismertesse meg csapattagjaival az eljárást, hogy biztosítsa annak hatékony végrehajtását. Szükség esetén használjon gamifikációt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértették az eljárást.
Ösztönözze csapatát, hogy adjanak visszajelzést, és azonosítsák a fejlesztésre és finomításra szoruló területeket. Használja fel ezt a visszajelzést az eljárások finomítására és a munkafolyamatok folyamatos fejlesztésére.
Sablonok eljárások és irányelvek írásához
A kész sablonokhoz való hozzáférés meggyorsítja az eljárások és irányelvek kidolgozásának folyamatát. A ClickUp számos sablont kínál, amelyek különböző eljárási követelményeknek megfelelnek:
1. Folyamatok és eljárások sablonja
A ClickUp folyamat- és eljárás sablonja strukturált keretrendszert kínál a folyamatok dokumentálásához és kezeléséhez, így szervezetének elengedhetetlen eszközévé válik az eljárások és irányelvek megírásához.
Ez az előre elkészített folyamatdokumentációs sablon lépésről lépésre tartalmaz utasításokat a szerepek és felelősségek meghatározásához, az irányelvek megállapításához és a kritikus teljesítményfigyelő mutatók dokumentálásához.
A ClickUp egyéni mezői lehetővé teszik egyéni attribútumok hozzáadását, például problémaszintű mezőket, befejezési százalékokat és jóváhagyók adatait, hogy az eljárásokkal kapcsolatos fontos információkat tárolhassa.
A ClickUp folyamat- és eljárás-sablonjának segítségével több csapat is létrehozhat egyértelmű protokollokat, elősegítheti az együttműködést és növelheti a termelékenységet.
2. Szabványos működési eljárások sablonja
Az SOP-k elengedhetetlenek a vállalkozások számára – részletes utasításokat adhat, biztosíthatja a közös célokhoz való igazodást, csökkentheti a hibákat és elősegítheti a szervezett munkakörnyezet kialakítását. A ClickUp szabványos működési eljárás (SOP) sablonja átfogó keretrendszert kínál, amely segít a munkaerő hatékony irányításában.
Az SOP-sablonok egyszerűsítik ezt a folyamatot, egységes irányítópultot biztosítva, amely felsorolja a bevált gyakorlatokat, irányelveket, munkafolyamatokat és feladatellenőrző listákat.
Az egyedi állapotok, mezők, nézetek, projektjavaslat-kezelési funkciók és a ClickUp Brain segítségével a ClickUp sablonja lehetővé teszi olyan hiteles SOP-k létrehozását, amelyek holisztikus tudásforrásként szolgálnak az egész szervezet számára.
Ahhoz, hogy hatékonyan használja ezt az operatív terv sablont, kezdje azzal, hogy összegyűjti a feladatokat és részletesen leírja a különböző folyamatokat. Vonja be a legfontosabb érdekelt feleket a visszajelzések, tesztelések és finomítások folyamatába, hogy biztosítsa az SOP dokumentum rendszeres frissítését. A ClickUp platformja megkönnyíti az együttműködést, az eljárások kidolgozását és a haladás nyomon követését, hogy termelékenységi elemzéseket kínáljon.
Használja a ClickUp SOP sablonját a hatékony folyamatok kialakításához és fenntartásához, valamint a szervezet működési teljesítményének javításához.
3. Eljárás sablon
A ClickUp eljárássablonja egyszerűsített megközelítést kínál a jól meghatározott eljárások létrehozásához és kezeléséhez bármely projektjelentés vagy feladat esetében. A sablon világosan felvázolja a folyamatok áramlását, meghatározza a célokat és lépésről lépésre tartalmazza az utasításokat, így kiküszöböli a találgatásokat és biztosítja az összes művelet és személyzet közötti konzisztenciát.
A sablon testreszabható állapotokat, mezőket, nézeteket és egyéb projektmenedzsment funkciókat tartalmaz, amelyek segítenek a feladatok azonosításában, a hatókör meghatározásában, az információk összegyűjtésében, valamint az eljárási dokumentumok létrehozásában, felülvizsgálatában és módosításában.
Ezzel a sablonnal meghatározhatja a célokat, felvázolhatja a lépéseket, kioszthatja a feladatokat, együttműködhet az érdekelt felekkel, beállíthat értesítéseket, tartson megbeszéléseket és figyelemmel kísérheti az előrehaladást.
Hogyan írjunk munkafolyamatokat – egyszerűen, a megfelelő folyamatokkal, eszközökkel és sablonokkal
Ha a szervezetében hatékonysági problémákkal küzd, kezdje azzal, hogy áttekinti az irányelveket és eljárásokat.
Ezek már léteznek és a csapat betartja őket? Ha nem, akkor vezessen be megfelelő eszközöket és sablonokat, hogy hatékony eljárásokat hozzon létre a szervezet egészében.
A ClickUp egy kezdőbarát eszköz eljárások kidolgozásához és kezeléséhez.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, hogy eljárásokat hozzon létre, együttműködjön az érdekelt felekkel, és biztosítsa, hogy mindenki hatékonyan működjön.
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Mi egy eljárás példája?
Az eljárás egy lépésről lépésre haladó utasítások összessége, amely az egyéneket végigvezeti egy adott feladat vagy folyamaton.
Például a „Megrendelés-feldolgozási eljárás” magában foglalja a vállalkozás által kezelt megrendelések létrehozásának, jóváhagyásának és feldolgozásának lépéseit. Ez az eljárás ideális esetben meghatározza, hogy ki kezdeményezi a megrendeléseket a szervezeten belül, és részletezi az általános jóváhagyási munkafolyamatot, mint egy szabványosított folyamat részét.
2. Hogyan hozhat létre eljárást: lépésről lépésre
Íme egy útmutató az eljárások lépésről lépésre történő létrehozásához:
- 1. lépés: Határozza meg az eljárás hatályát azáltal, hogy világosan felvázolja, mit kíván elérni.
- 2. lépés: Azonosítsa a legfontosabb érdekelt feleket, és határozza meg szerepüket a felelősségre vonhatóság biztosítása érdekében.
- 3. lépés: Adjon részletes utasításokat arról, hogy milyen lépéseket és intézkedéseket kell végrehajtani az eljárás végrehajtása során.
- 4. lépés: Adja meg az eljárás tárolásának és végrehajtásának fizikai vagy digitális helyét.
- 5. lépés: Határozza meg az eljárásban említett minden lépéshez tartozó határidőket
- 6. lépés: Kommunikálja, miért és hogyan elengedhetetlen az eljárás a szervezeti célok eléréséhez
- 7. lépés: Készítsen átfogó eljárási dokumentumot, és rendszeresen vizsgálja felül és frissítse azt.
3. Mi az a lépésenkénti eljárás?
A lépésenkénti eljárás egy részletes, egymást követő utasítások sorozata, amely végigvezeti az egyéneket egy adott feladat vagy folyamat végrehajtásán. A komplex tevékenységet kezelhető és érthető elemekre bontja, és minden lépést gondosan kidolgoznak, hogy biztosítsák a világosságot és a következetességet.
Ez magában foglalja, hogy ki felelős az egyes lépésekért, milyen intézkedéseket kell tenni, hol történnek a feladatok, mikor kell azokat elvégezni, és miért fontosak. Dokumentálva ezek a lépések egy szabványosított eljárást alkotnak, amely elősegíti a szervezet hatékonyságát.