A projektek számtalan formában és méretben léteznek, a házfelújítástól a vállalati adattárház tervezéséig. Még egy szervezeten belül is előfordulhat, hogy a mérnöki csapatnak szoftverfejlesztési projektje van, a HR-nek éves csapatépítő programja, a pénzügynek költségvetés-elosztási projektje stb.
Minden projektnek megvannak a maga komplexitásai, függetlenül a méretétől. A hatékony projektmenedzsment az egyetlen módja a komplexitások kezelésének, a pazarlás kiküszöbölésének, az erőforrások optimalizálásának és a célok elérésének.
Szerencsére ma már rendelkezünk olyan szoftverrel, amely ezt elvégezheti. Ebben a blogbejegyzésben azt vizsgáljuk, hogyan valósíthatja meg a projektmenedzsment szoftver sikeres bevezetését a szervezetében – a tervezéstől a bevezetésig.
A projektmenedzsment szoftver bevezetésének megértése
Ahhoz, hogy megértsük, mit is jelent a projektmenedzsment szoftver bevezetése, több kérdésre is meg kell találnunk a választ. Lássunk hozzá!
Mi az a projektmenedzsment szoftver?
A projektmenedzsment szoftver egy digitális eszköz, amelyet a projekthez kapcsolódó tevékenységek, erőforrások és feladatok kezelésére terveztek. Egy jó projektmenedzser a projekthez kapcsolódó összes adatot és eseményt beviteli a szoftverbe, és minden érdekelt fél számára láthatóvá teszi azokat.
Mi az a projektmenedzsment szoftver bevezetése?
A projektmenedzsment szoftver bevezetése a projektmenedzsment eszközök kiválasztásának, beállításának és különböző felhasználók számára történő telepítésének folyamata. E tevékenység lépésről lépésre történő folyamatát később tárgyaljuk ebben a blogbejegyzésben.
Hogyan fejlődött a projektmenedzsment szoftverek bevezetése?
A projektmenedzsment az elmúlt évtizedekben jelentősen fejlődött.
A táblázatok korszaka: A korai projektmenedzsment eszközök egyszerűen táblázatok voltak. A projektmenedzserek végtelen táblázatokat és diagramokat hoztak létre, hogy az összes információt egy helyen kezelhessék. Ez rendkívül manuális feladat volt, és megnehezítette az együttműködést.
ERP/CRM korszak: A nagy szervezetek a táblázatokról áttértek az üzleti erőforrás-tervező (ERP) és ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftverekre, amelyek lehetővé tették számukra a konkrét projektekhez kapcsolódó feladatok kezelését. Például a CRM kezelhette a marketing munkafolyamatot.
A projektmenedzsmentre való összpontosítás nélkül ezek az eszközök csak ideiglenes megoldást jelentettek. Nem voltak megfelelőek és hatékonyak. Ráadásul bevezetésük, sőt használatuk is kihívást jelentett.
Az egyszerű feladatkezelő korszak: A SaaS modell terjedésével számos egyszerű feladatkezelő eszköz vált népszerűvé. A projektmenedzserek több száz feladatukat egyszerű ellenőrzőlistákba foglalták, ami lehetetlenné tette a nagy léptékű projektek kezelését.
A hatékony projektmenedzsment szoftverek korszaka: A SaaS piac érettségével a projektmenedzsment eszközök is jelentősen hatékonyabbá váltak. Az olyan all-in-one projektmenedzsment eszközök, mint a ClickUp, lehetővé teszik, hogy bármilyen típusú projektet pontosan úgy kezeljen, ahogyan szeretné.
A rugalmasság, a testreszabási lehetőségek, az integrációk és az automatizálás révén a hatékony projektmenedzsment szoftver minden projektmenedzser szuperereje!
Olyan, mintha egy virtuális irányító központ állna az Ön rendelkezésére, amely zökkenőmentes kommunikációt, együttműködést és a haladás nyomon követését teszi lehetővé.
Miért beszél most mindenki a projektmenedzsment szoftverekről?
A világjárvány és a hibrid munkamodellek térnyerése miatt a projektmenedzsment szoftverek a szervezeti termelékenység középpontjába kerültek. Ahogy a szétszórt munkaerő normává vált, a projektmenedzsment szoftverek a virtuális irodává váltak.
Ha ez nagy szavaknak tűnik, megértjük. Nézzük meg részletesen, miért érdemes fontolóra venni a projektmenedzsment szoftver bevezetését.
A projektmenedzsment szoftver bevezetésének szükségességének megértése
Vállalkozása egy nyüzsgő méhkas. A projektek a méz, a csapata pedig a szorgalmas méhek. Ha nincs rendszer a projektek szervezésére, prioritásainak meghatározására és nyomon követésére, a dolgok gyorsan összekuszálódhatnak. A jó projektvégrehajtás elkerülheti ezt, és rendkívüli értéket adhat hozzá. Íme, hogyan.
Konszolidáció: A projektmenedzsment szoftver összesíti a projekt összes információját, tevékenységét és eredményét. Bármikor megtalálhatja itt mindazt, amire Önnek – vagy bárki másnak – szüksége van. Ez egyszerűvé és hatékonnyá teszi a projektmenedzsmentet.
Átláthatóság: A projektmenedzsment szoftver bevezetése átláthatóságot biztosít az összes projektjében, kiemelve, hogy mi halad a terv szerint, és mi igényel némi ösztönzést. Ez az átláthatóság megkönnyíti a nehéz döntések meghozatalát.
Együttműködés: A távoli/hibrid csapatok esetében a projektmenedzsment szoftver bevezetése áthidalja a fizikai távolságot, lehetővé téve a zökkenőmentes együttműködést időzónáktól és helyszínektől függetlenül.
Még ha egy helyen dolgozó csapatról is van szó, a projektmenedzsment megoldások lehetővé teszik az együttműködést partnerekkel, beszállítókkal, ügyfelekkel, szponzorokkal stb. , így minden fontos érdekelt fél ugyanazon az oldalon állhat.
Előrejelzés: A projektmenedzsment szoftver segítségével valós időben összehasonlíthatja a terveket a tényleges eredményekkel. A teljesítménye alapján módosíthatja a jövőbeli terveit, hogy azok pontosabbak legyenek.
Automatizálás: A kiváló projektmenedzsment szoftver nem csak lehetővé teszi a munka elvégzését, hanem egy részét is átvállalja. Automatizálja az ismétlődő/előre jelezhető folyamatokat, így a projektcsapatnak több ideje marad arra, hogy azokra a feladatokra koncentráljon, amelyekben a legjobban teljesít.
Folyamatos fejlesztés: A projektmenedzsment szoftver mindent rögzít a projekttel kapcsolatban. Attól függően, hogy honnan nézzük, ez egy kincsesbánya, amelyben minden megtalálható, amit a jövőben fejleszteni lehet.
Mint látható, a projektmenedzsment szoftverek előnyei messze túlmutatnak a munka szervezésén. Gyorsabbá és pontosabbá teszik az üzleti folyamatokat. Lehetővé teszik a projektmenedzserek számára, hogy a meglévő erőforrásokból maximális eredményt érjenek el.
A legjobb projektmenedzsment eszközök üzleti sikerre való kihasználásának kulcsa azonban a bevezetésben rejlik. Ha rosszul állítja be, az rémálommá válhat, és akadályozhatja a mindennapi munkát.
A következő részben azt vizsgáljuk, hogyan állíthatja be projektmenedzsment szoftverét az üzleti siker felgyorsítása érdekében.
A projektmenedzsment szoftver bevezetésének legfontosabb lépései
A projektmenedzsment szoftver bevezetése megalapozza az összes tevékenységet, amelyet rajta végzel. A gyenge alapok megbízhatatlanok és hatástalanok lehetnek, ezért alig használják őket.
A szilárd alapok megteremtéséhez sikeres szoftverbevezetési tervre van szükség. Nos, szerencséje van! Itt van egy útiterv példákkal, amely egy szoftverfejlesztési projektet használ.
1. lépés: Igényfelmérés elvégzése és üzleti követelmények meghatározása
Mielőtt bevásárlásra indulna, el kell döntenie, hogy mit szeretne vásárolni. Tehát kezdje a projektmenedzsment szoftver bevezetését egy átfogó igényfelmérési folyamattal.
1. Gyűjtse össze a követelményeket
Kérdezze meg projektcsapatait, mire van szükségük. Azonosítsa a szervezet projektjeiben részt vevő összes érdekelt felet, és kérje ki véleményüket. Például:
- A fejlesztőknek szükségük lehet olyan funkciókra, amelyekkel felhasználói történeteket adhatnak hozzá, kezelhetik a hátralékot, prioritásokat állíthatnak fel a feladatokhoz, elfogadási kritériumokat adhatnak meg stb.
- Egy minőségbiztosítási elemzőnek szüksége lehet a használati esetek leírására, ellenőrzőlistákra, a fejlesztőnek szóló megjegyzések lehetőségére stb.
- A projektmenedzser esetleg szeretne jelentéseket megtekinteni, értesítéseket kapni a késedelmes feladatokról stb., mint egy termékmenedzsment szoftverben.
Készítsen egy világos listát mindenről, amire szüksége van a projektmenedzsment szoftverben.
2. Azonosítsa a kihívásokat
A csapat tagjai nem minden igényüket fogalmazzák meg. Ahogy Ford mondaná, ha megkérdezik őket, a legtöbb ember úgy gondolja, hogy gyorsabb lóra van szüksége. Ezért figyelje meg a jelenlegi projektmenedzsment folyamatot, és azonosítsa a hiányosságokat.
Például, ha táblázatokban kezeli a projekteket, akkor nagyon hiányozhat az a lehetőség, hogy egy adott feladatot a kontextusában megvitassanak. Ez a szétszórt kommunikáció hatékonytalanná teszi a munkát.
3. Határozza meg a sikert
Határozza meg egyértelműen, hogy milyen eredményeket vár a projektmenedzsment szoftver bevezetésétől. Gyorsabb telepítési ciklusok, jobb csapatmunka vagy a résztvevők nagyobb elégedettsége?
Ezek a mutatók jól jöhetnek a projektmenedzsment szoftverbe történő befektetés megtérülésének értékelésekor.
2. lépés: Szállító kiválasztása és a megfelelő szoftver kiválasztása
A projektmenedzsment szoftverek száma 442 (a G2 szerint)! Ha Ön felelős a beszállító kiválasztásáért, akkor nehéz feladat áll Ön előtt. A megfelelő termék kiválasztásakor a leggyakrabban keresett funkciók a következők.
Feladatkezelés
Bár ez a legalapvetőbb igény, gondoskodjon a ellenőrzőlisták, alfeladatok, feladatok, listák, mappák, munkaterületek stb. hierarchiájáról. A ClickUp projekt hierarchiája úgy lett kialakítva, hogy jobb szervezést és nagyobb ellenőrzést tegyen lehetővé. A szoftvercsapatok számára a ClickUp lehetővé teszi a feladatok testreszabását is, például hibák, mérföldkövek, változáskérelmek stb.
Dokumentáció
Minden projekt rendelkezik erőforrásokkal, dokumentumokkal és információkkal, amelyekhez a csapat tagjainak időnként hozzá kell férniük. Válasszon olyan eszközt, amely ezt könnyedén lehetővé teszi.
A ClickUp Whiteboard tiszta felületet biztosít a brainstorminghoz és a munkafolyamatok tervezéséhez. A ClickUp Docs segítségével egyetlen gombnyomással dokumentumokat írhat és oszthat meg. A ClickUp AI segítségével automatikusan összefoglalhatja a hosszú dokumentumokat, hogy azok könnyebben hozzáférhetők legyenek.
A ClickUp projektmenedzsment sablonjai pedig megadják az induláshoz szükséges lendületet!
Láthatóság
Nem minden projekt ugyanolyan értelmes. A projektmenedzsereknek különböző nézőpontokra van szükségük a különböző döntések meghozatalához.
A ClickUp több mint 15 nézetet kínál, hogy az információkat a saját igényeinek megfelelően tekintse meg:
- A naptár nézet segít a feladatok ütemezésében, áthúzásában és elhelyezésében a hatékonyság növelése érdekében.
- Az idővonal nézet feltérképezi a függőségeket, így vészhelyzeti terveket készíthet.
- A munkaterhelés nézet megmutatja a csapat rendelkezésre állását és termelékenységét az erőforrások jobb elosztása érdekében.
- A csevegőablak valós idejű együttműködést tesz lehetővé
A ClickUp agilis projektmenedzsment eszközöket tartalmaz szoftverfejlesztő csapatok számára, például scrum táblákat, burnup/burndown diagramokat stb.
Integrációk
Egy jó projektmenedzsment eszköznek illeszkednie kell a jelenlegi és jövőbeli technológiai háttérhez. Egy szoftverfejlesztő csapat számára ez lehet a GitHub, amely összeköti a commitokat, a pull requesteket és a problémákat.
Egy tartalomcsapat számára ez azt jelentheti, hogy csatlakoznak a Google Docs-hoz, hogy könnyen hozzáférjenek az összes eszközhöz. És természetesen mindenki szereti a Slack integrációt.
A ClickUp több mint 1000 eszközzel integrálható, többek között a Vimeo, a Zoom és a Tableau szoftverekkel.
Miután megtalálta az Ön igényeinek leginkább megfelelő eszközt/projektmenedzsment szoftvert, itt az ideje, hogy bevezesse és elindítsa a felhasználók számára.
3. lépés: Projekt indítása és ERP bevezetése
Ez a fázis kulcsfontosságú, mivel jelzi az átmenetet a tervezésről a cselekvésre, amikor a stratégiai elképzelés kezd konkrét formát ölteni.
- Szerezze meg az érdekelt felek jóváhagyását: hozza összhangba a szervezet vezetését és a szponzorokat a jövőkép és a célok tekintetében.
- ERP beállítás: Konfigurálja az ERP rendszert úgy, hogy az készen álljon a bevezetési életciklus támogatására, és szükség szerint integrálja más eszközöket is.
- Vonja be a csapatot: állítson össze egy projektbevezetési csapatot projektmenedzserekből, felügyelőkből, kapcsolattartókból stb.
- Indítsa el a projektet: kommunikáljon minden érintettel, és keltsen érdeklődést a potenciális felhasználókban a várható változások iránt.
4. lépés: A bevezetés ütemtervének kidolgozása és a célok meghatározása
Amikor egy gyártó szoftverét alkalmazzuk, a projektmenedzsment szoftver bevezetésének kezelése egy projekt (igen, ez egy kicsit meta!).
Tehát a projektmenedzsment módszertanokat be kell tartani:
- A projektmenedzsment szoftver bevezetésének felosztása kezelhető feladatokra
- Tervezzen egyértelmű ütemtervet minden feladat/mérföldkőhöz
- Határozzon meg egyértelmű célokat a bevezetéshez, például biztonsági szabványokat, adatátviteli protokollokat, felhasználói bevezetést stb.
A projektmenedzsment szoftver bevezetési terve az Ön útitervének tekinthető, amely minden fordulatot és ellenőrző pontot előre meghatározza. Ha még nem jártas a bevezetési tervezésben, mi segítünk Önnek.
ClickUp bevezetési terv sablonok
A ClickUp projektbevezetési terv sablonja a projekt vázlatos terve, amely felvázolja a projekt hatókörét, fázisait, főbb tevékenységeit és felelősségi köröket.
A ClickUp fejlett bevezetési terv sablonja átfogó keretrendszert kínál olyan szoftverfejlesztési projektekhez, amelyek több csapatot vagy osztályt érintenek.
A ClickUp bevezetéskezelési sablonja a projekt irányítópultja, amely átfogó képet nyújt az előrehaladásról, a feladatokról és a mérföldkövekről.
Ez hasonló a verziókezelő műszerfal használatához, amelynek segítségével nyomon követhető a fejlesztés előrehaladása, az ágak állapota és az egyesítési kérelmek, így biztosítva a projekt zökkenőmentes előrehaladását és a célokkal való összhangot.
5. lépés: Képzés és támogatás tervezése
Az új szoftvert bevezető szervezetek számára a termék elfogadásának egyik legnagyobb kihívása. Ha az eszköznek meg kell felelnie a várakozásoknak és el kell érnie a célokat, akkor mindenkinek el kell fogadnia és mindennap használnia kell. Ehhez egy kis ösztönzésre van szükség.
- Készítsen képzési programokat, hogy a felhasználók megismerkedjenek a termékkel
- Azonosítsa azokat a korai felhasználókat, akik csapataik bajnokai lehetnek
- Gyűjtsön visszajelzéseket a korai felhasználóktól, és végezzen a szükséges módosításokat.
- Készítsen projektterv-sablonokat
- Hozzon létre mechanizmusokat a folyamatos támogatáshoz
6. lépés: A szoftverkonfiguráció tesztelése, átvételi tesztelés és minőségbiztosítás
A projektmenedzsment szoftver bevezetésének lezárása előtt három utolsó lépést kell végrehajtania.
Szoftverkonfigurációs tesztelés: Győződjön meg arról, hogy a projektmenedzsment szoftver az Ön specifikációi szerint került bevezetésre. Ez magában foglalja:
- Bármilyen egyedi márkajelzés, szín és logó
- Felhasználói profilok és hozzáférés-vezérlés
- Engedélyezés és hitelesítés
Felhasználói elfogadás tesztelése: Győződjön meg arról, hogy a felhasználók tesztelték az összes szükséges funkciót. Ösztönözze őket, hogy gondoljanak ki különböző forgatókönyveket, amelyekben a terméket használni fogják, és teszteljék azt a munkafolyamatot.
Minőségbiztosítás: Ez az IT-csapatok feladata. Végezzen alapos tesztelést a biztonság, a sebezhetőségek, az integrációk, a megfelelőség stb. tekintetében. Ha szoftverfejlesztési sablont használt, akkor ebben a szakaszban rendelkezésére áll egy ellenőrzőlista, amelyen minden ellenőrizendő elem szerepel.
Bármilyen alaposan is valósítja meg projektmenedzsment szoftverét, valószínűleg kihívásokkal fog szembesülni. Nézzük meg, hogyan lehet ezeket leküzdeni.
A bevezetés kihívásainak és kockázatainak leküzdése
Az új szoftver bevezetése számos technikai, logisztikai és kulturális kihívást jelent. Íme, hogyan kerülheti el a projektmenedzsment kihívásait, vagy hogyan kezelheti azokat, ha mégis felmerülnek.
Vezessen be változáskezelési stratégiát
A szervezeted ellenállni fog a változásoknak. Ez normális és várható. Ahhoz, hogy leküzdd ezt a kihívást, kezdj el időben.
Az új szoftver bevezetése közben hajtson végre változáskezelési stratégiát is.
- Rendszeresen és egyértelműen kommunikáljon minden érdekelt féllel
- Tervezzen megbeszéléseket/találkozókat, hogy eloszlassa a félelmeket és megválaszolja a kérdéseket.
- Beszélje meg az új rendszerre való átállást
- Nyugtassa csapatait a zavarok kezelésére vonatkozó tervekkel
Vonja be a érdekelt feleket a folyamat korai szakaszában
Senki sem szereti, ha új folyamatokat kényszerítenek rájuk a felsővezetés részéről. Ezért vonja be őket a folyamatba már a kezdeti szakaszban, és vonja be őket a döntéshozatali folyamatba.
Vonja be a legfontosabb érdekelt feleket – például a projektmenedzsereket, a csapatvezetőket, az IT-szakembereket és a végfelhasználókat – a szoftver bevezetésének kiválasztásának és tervezésének kezdeti szakaszába. Ismerje meg igényeiket, aggályaikat és elvárásaikat, és gondoskodjon arról, hogy a megoldás megfeleljen a követelményeknek.
Kezdje kicsiben, és fokozatosan bővítse!
Ha egyik napról a másikra teljesen átalakítja a projektmenedzsment rendszert, csapata túlterheltté válhat. Ennek elkerülése érdekében fokozatosan vezesse be a változásokat.
A fokozatos szoftverbevezetés lehetővé teszi, hogy kisebb csoporttal tesztelje a szoftvert, kiküszöbölje az aggályokat, és csak akkor vezesse be vállalati szinten, ha teljesen biztos benne.
Tegye elérhetővé a képzéseket
A mai szoftverek intuitívak, és használatukhoz nincs szükség átfogó képzésre. Azonban a felhasználók, miközben maguk fedezik fel a termékeket, könnyen lemaradhatnak olyan hatékony funkciókról, amelyekkel nem találkoznak.
Gondoskodjon arról, hogy projektcsapata a szoftver teljes potenciálját kihasználja, és ehhez tartson képzéseket. Tegye elérhetővé az online oktatóanyagokat, a GYIK-et és a felhasználói dokumentációt. Ezt informálisan is megteheti, például tudásmegosztó foglalkozások szervezésével.
Figyelje és optimalizálja
A jó szoftverbevezetési folyamat folyamatos. Figyelje meg, hogyan használják a felhasználók a terméket a projektmenedzsment életciklusa során. Ismerje meg a legnépszerűbb és a legkevésbé népszerű funkciókat. Gyűjtse össze a termék hiányosságaira vonatkozó visszajelzéseket.
Vigye mindezt vissza a gyártóhoz, és rendszeresen optimalizálja a terméket.
Egyszerűsítse a projektmenedzsmentet a ClickUp segítségével
Akár #lifeproject, akár munkával kapcsolatos projektről van szó, a menedzsmenthez számos eszközre van szükség. A ClickUp átfogó projektmenedzsment szoftvere rugalmas, testreszabható és hatékony eszközként szolgál.
A kreativitást, az együttműködést, a szervezést, a kommunikációt, a jelentéstételt és még sok mást támogató funkcióival a ClickUp ingyenes projektmenedzsment szoftvere lehetővé teszi a csapatok hatékony együttműködését. A ClickUp egy átfogó eszköz, amely nemcsak megkönnyíti a szoftver bevezetését, hanem gazdagítja a decentralizált munkaerő-menedzsmentet is.
Akár Ön maga is szoftverfejlesztő csapat tagja, akár olyan vállalkozás, amely projektmenedzsment megoldást vezet be a szervezetébe, a ClickUp Önnek készült.
Ne higgyen nekünk! Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!
Gyakran ismételt kérdések a projektmenedzsment szoftver bevezetéséről
1. Mi az a szoftverbevezetési projektmenedzsment?
A szoftverbevezetési projektmenedzsment egy strukturált folyamat, amely magában foglalja a szoftverrendszer bevezetésének tervezését, szervezését és felügyeletét egy szervezeten belül.
Ez a kifejezés – szoftverbevezetés projektmenedzsment – bármilyen szoftverprojekt menedzsmentjére utal.
Ez kissé eltér a blogbejegyzés témájától – a projektmenedzsment szoftver bevezetésétől –, amely a projektmenedzsment szoftver alkalmazására utal.
2. Hogyan valósítson meg egy új projektmenedzsment szoftvert?
Az új projektmenedzsment szoftver bevezetése egy 6 lépésből álló folyamat, amely a következőket tartalmazza:
- Igényfelmérés elvégzése és üzleti követelmények meghatározása
- Szállító kiválasztása és a megfelelő szoftver kiválasztása
- Projekt indítása és ERP bevezetése
- A bevezetés ütemtervének kidolgozása és a célok meghatározása
- Képzés és támogatás tervezése
- Szoftverkonfiguráció tesztelése, átvételi tesztelés és minőségbiztosítás
3. Mi az a rendszerbevezetés a projektmenedzsmentben?
A projektmenedzsmentben a rendszerbevezetés egy új szoftverrendszer kiválasztását és bevezetését jelenti. Gyakran előfordul, hogy a szervezetek a rendszerbevezetés kifejezést választják, mert egyúttal a folyamataikat és munkafolyamataikat is megváltoztatják/optimalizálják.