Nehéz elérni a projekt céljait, ha nem biztos a jelenlegi erőforrásokban és abban, hogy mire lehet szüksége a csapatának.
Elegendő adat nélkül nehéz megalapozott döntéseket hozni a projekt személyzeti ellátottságáról, költségvetéséről és hatóköréről. Ha a munka nem megfelelően oszlik el, a készségek és a tapasztalatok kárba vesznek, ami rontja a projekt hatékonyságát és a munkavállalók elégedettségét. Standardizált mérési módszer nélkül pedig a munkaterhelés elosztása és az előrehaladás zavaros lesz.
A projektmenedzsmentben a teljes munkaidő-egyenérték (FTE) közös nyelvet biztosít a haladás, a munkaterhelés és egyéb erőforrás-gazdálkodási igények megbeszéléséhez.
Az FTE segítségével átláthatóságot, együttműködést és a munkaterhelés kapacitásának tisztább áttekintését kapja. Ez segít a hatékony személyzeti elosztásban, megelőzve a túlterhelést vagy a kihasználatlanságot.
A pontos FTE-számításokon alapuló reális projektütemtervek növelik a projekt sikerességi arányát és előre jelezhetőbbé teszik a haladást. A teljes munkaidő-egyenértékek (FTE) helyes használata biztosítja, hogy a megfelelő készségek és tapasztalatok tökéletesen illeszkedjenek a munkaterheléshez, növelve ezzel a projekt hatékonyságát és a munkavállalók elkötelezettségét.
Ez a bejegyzés mindent tartalmaz, amit tudnia kell a teljes munkaidő-egyenértékek (FTE) projektmenedzsmentben való kihasználásáról.
Akkor lássunk is hozzá!
Mi az a teljes munkaidő-egyenérték (FTE)?
A teljes munkaidő-egyenérték (FTE) egy mértékegység, amely a vállalat alkalmazottai által teljes munkaidőben ledolgozott órák teljes számát jelenti. Ez egy teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazott munkaterhelése egy meghatározott időszak alatt. Standard egységként szolgál, és lehetővé teszi a részmunkaidőben foglalkoztatottak, a szerződéses munkavállalók és a különböző munkaidő-beosztással rendelkező munkavállalók teljesítményének összehasonlítását.
Az FTE kiszámításához ossza el az egyes alkalmazottak munkaidejét a vállalat teljes munkaidőben dolgozó alkalmazottainak heti munkaidejével.
Például, ha egy vállalat a heti 40 órát teljes munkaidőnek tekinti, és egy alkalmazott heti 40 órát dolgozik, akkor az FTE-je 1,0. Hasonlóképpen, ha az alkalmazottak ugyanazon a vállalatnál heti 20 órát dolgoznak, akkor az FTE-jük 0,5.
Az FTE fontos az éves humánerőforrás-tervezés és a munkaerő-költségek kezelése szempontjából. Emellett segíthet vállalatának megérteni részmunkaidős alkalmazottai hatékonyságát.
Az FTE fontossága és előnyei a projektmenedzsmentben
Az FTE azért értékes, mert racionalizálja az erőforrások elosztását, javítja a projekt végrehajtását és növeli a projekt sikerességi arányát. Az alábbiakban bemutatjuk az FTE előnyeit és fontosságát a projektmenedzsmentben:
- Szabványosított mérés és nagyobb átláthatóság: Az FTE lehetővé teszi, hogy egyetlen egységben mérje és hasonlítsa össze a teljes munkaidős, részmunkaidős vagy szerződéses erőforrások teljesítményét. Ez egyszerűsíti az erőforrások elosztását, a költségvetés tervezését és a munkaterhelés elosztását. Az FTE használata a projektmenedzsmentben közös nyelvként megkönnyíti a kommunikációt és átláthatóságot biztosít a projekt céljaival, az erőforrások elosztásával és a munkaterheléssel kapcsolatban az érdekelt felek között.
- Jobb költségvetési előrejelzés és ROI: Ha ismeri a projekthez rendelt teljes munkaidőben foglalkoztatottak számát, könnyebben megbecsülheti a béreket, juttatásokat és egyéb kiadásokat. Ez biztosítja a költségvetés átláthatóságát és segít elkerülni a pénzügyi túllépéseket. Az optimalizált erőforrás-elosztás minimalizálja az időpazarlást és maximalizálja a teljesítményt, ami jobb befektetési megtérülést eredményez a projekt számára.
- Hatékony projektütemezés és magasabb sikerarány: Az FTE-számítások lehetővé teszik a reális projektütemtervek elkészítését, mivel figyelembe veszik a rendelkezésre álló projektforrásokat és azok kapacitását. Ez megakadályozza a reális határidők túllépését és elősegíti a projekt hatékony végrehajtását. A források pontos tervezése kulcsfontosságú a projekt sikerarányának növeléséhez. Segít a csapatnak a határidők betartásában, miközben a költségvetésen belül marad.
- Jobb munkaterhelés-kiegyensúlyozás és tehetségmenedzsment: A csapat tagjainak FTE-jének figyelemmel kísérése biztosítja a munkaterhelés méltányos elosztását, megakadályozza a túlterhelést és maximalizálja az egyéni termelékenységet. Ez a projektcsapat tagjainak nagyobb elégedettségéhez és hatékonyságához vezet. Az FTE-mutatók segítenek azonosítani a csapaton belüli kritikus szerepeket, készséghiányokat és képzési igényeket, lehetővé téve a stratégiai tehetségmenedzsmentet és -fejlesztést.
- Pontos erőforrás-tervezés és jobb döntéshozatal: Hatékonyan becsülje meg a sikeres befejezéshez szükséges munkaerőt az FTE-kkel kapcsolatos projektigények számszerűsítésével. Ez segít a felvételi döntésekben, a kiszervezési igényekben és a belső csapat munkaterhelésének kezelésében. Az FTE-számításokból származó, adatokon alapuló betekintés jobb személyzeti, költségvetési és projektterületi döntéshozatalt tesz lehetővé.
Példák az FTE alkalmazására és használatára a projektmenedzsmentben
Az FTE (teljes munkaidő-egyenérték) egyértelműséget és struktúrát hoz a szervezetek erőforrás-elosztásába és munkaterhelés-elosztásába. Íme néhány konkrét példa az FTE-modell használatára:
1. Új projekt személyzetének összeállítása
Képzelje el, hogy új marketingkampányt indít, amelyhez tartalomkészítés, közösségi média menedzsment és adatelemzés szükséges.
Ha megbecsüli az egyes feladatokhoz szükséges munkaterhelést, és azt FTE-re konvertálja (pl. tartalomkészítés – 0,75 FTE, közösségi média – 0,5 FTE, adatelemzés – 0,25 FTE), akkor világos képet kap a szükséges emberi erőforrásokról.
A teljes FTE (1,5 FTE) alapján eldöntheti, hogy teljes munkaidős alkalmazottakat, részmunkaidős szakembereket vesz fel, vagy kiszervezi bizonyos feladatokat.
2. Költségvetés és költségbecslés
A projekt teljes FTE-jének ismeretében pontosabban becsülheti a személyzeti költségeket.
Például, ha a szükséges készségek átlagos éves fizetése 50 000 dollár, és a projekthez 1,5 FTE szükséges egy évre, akkor a személyzeti költség becslése (1,5 FTE * 50 000 dollár/FTE) = 75 000 dollár lenne.
Az FTE használata a projektmenedzsmentben segít biztosítani a megfelelő finanszírozást és reális projektköltségvetéseket készíteni.
3. A munkaterhelés figyelemmel kísérése és a kiégés megelőzése
A csapaton belüli egyéni FTE-k nyomon követése biztosítja a munkaterhelés méltányos elosztását és megakadályozza a túlterhelést.
Ha egy csapattag FTE-je folyamatosan meghaladja a megfelelő határt (pl. 1,2 FTE), az potenciális túlterhelésre utal, és szükségessé teszi a feladatok átruházását, további segítség felvételét vagy a projekt határidejének módosítását.
4. A csapat hatékonyságának és termelékenységének mérése
Az FTE-adatok időbeli elemzése betekintést nyújt csapata teljesítményébe és azonosítja a fejlesztésre szoruló területeket.
Például, ha csapata következetesen kevesebb FTE-vel valósítja meg a projekteket, mint az eredetileg tervezett, az a hatékonyság és a csapat termelékenységének növekedését jelzi. Ezzel szemben, ha következetesen túllépi a tervezett FTE-ket, az hatékonysági problémákra vagy irreális projektütemtervre utalhat.
5. A projekt előrehaladásának és az erőforrások kihasználtságának kommunikálása az érdekelt felek felé
Az FTE használata általános mérőszámként a projektmenedzsmentben egyszerűsíti a kommunikációt az érdekelt felekkel, például az ügyfelekkel vagy a befektetőkkel.
A haladási jelentéseket a felhasznált FTE-k vagy a rendelkezésre álló FTE-k alapján mutathatja be konkrét feladatok és jövőbeli projektek tekintetében, így a projektmenedzserek világos képet kapnak az erőforrások kihasználtságáról és a projekt előrehaladásáról.
Bónusz példa
Egy szoftverfejlesztő csapatnak új e-kereskedelmi platformot kell létrehoznia. Becslésük szerint a projekt 8000 órányi munkát igényel.
Ha egy teljes munkaidőben foglalkoztatott fejlesztő hetente 40 órát dolgozik, ez 200 FTE hétnek felel meg (8000 óra/40 óra/hét).
A csapat négy teljes munkaidős fejlesztőt vehet fel 20-20 hétre (4 fejlesztő * 20 hét/fejlesztő = 80 FTE hét), vagy teljes és részmunkaidős fejlesztőket kombinálva, hogy elérje a szükséges 80 FTE hetet.
FTE kontra létszám: összehasonlító elemzés
Az FTE (teljes munkaidő-egyenérték) és a létszám a projektmenedzsmentben a munkaerő méretének mérésére használt kifejezések, de hatályuk és céljuk eltérő. Íme egy összehasonlító elemzés:
| Fókusz | Létszám | A teljes munkaidőben foglalkoztatottak számát számolja, függetlenül a munkaidőtől vagy a beosztástól. Ez egyszerűen a szervezet által foglalkoztatott személyek létszáma. |
| FTE | A teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók teljes munkaidő-kapacitását méri az összes ledolgozott óra standardizált egységre (általában 40 óra/hét) történő átszámításával. A teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók mellett a részmunkaidőben, ideiglenesen és szerződéses alapon foglalkoztatott munkavállalókat is figyelembe veszi. | |
| Alkalmazások | Létszám | Hasznos egyszerű munkaerő-létszám felméréshez, szervezeti struktúra tervezéshez, irodahelyiség-elosztáshoz és alapvető HR-jelentésekhez |
| FTE | Hasznos az erőforrás-tervezés, a költségvetési előrejelzés, a projekt munkaterhelésének kezelése, a hatékonyság összehasonlítása és a csapat termelékenységének elemzése szempontjából. | |
| Előnyök | Létszám | Könnyebben kiszámítható és érthető, világos képet ad a vállalat teljes méretéről. |
| FTE | A munkaerő kapacitásának pontosabb tükrözése, jobb erőforrás-elosztás, pontosabb költségvetés-tervezés és vállalatok közötti összehasonlítások lehetővé tétele | |
| Hátrányok | Létszám | Nem veszi figyelembe az egyéni munkaterhelést és a részmunkaidős alkalmazottakat, ami pontatlan erőforrás-tervezéshez és költségvetési becslésekhez vezethet. |
| FTE | Számítása bonyolultabb, a ledolgozott órák részletes nyomon követését igényli, és nem feltétlenül releváns minden szervezeti funkció esetében. | |
| A megfelelő mérőszám kiválasztása | Létszám | Alkalmas az alapvető munkaerő-létszám nyomon követésére és belső jelentések készítésére |
| FTE | Előnyös erőforrás-tervezéshez és projektmunka-menedzsmenthez, költségvetéshez, hatékonysági elemzéshez és benchmarkinghoz |
Döntési tippek
Gondolja át az elemzés célját. Ha egyszerűen csak a munkavállalók számát szeretné megtudni, akkor elegendő a létszám. Ha a munkaterhelés kapacitását, az erőforrások elosztását vagy a projekt igényeit szeretné megérteni, akkor használjon FTE-számítást. A két mutató együttes használatával átfogóbb képet kaphat.
A teljes munkaidő-egyenérték kiszámításának lépései a projektmenedzsmentben
1. lépés: Határozza meg a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak standard óraszámát
Ezt általában a szervezet vagy az iparági szabványok határozzák meg. A leggyakoribb szabvány a heti 40 óra, amely helyszíntől és szektortól függően változhat.
2. lépés: Számítsa ki az összes alkalmazott által ledolgozott órák teljes számát
Vegye figyelembe mind a teljes munkaidőben, mind a részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottakat. Vegye figyelembe a túlórákat és az esetleges többletmunkaórákat. Ezeket az információkat a munkaidő-nyilvántartásokból, a bérszámfejtési nyilvántartásokból vagy a HR-rendszerekből szerezheti be.
3. lépés: Ossza el a teljes ledolgozott óraszámot a standard óraszámmal
Használja a következő képletet: FTE = teljes ledolgozott óraszám / teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazott standard óraszám.
4. lépés: Kerekítse a kapott FTE-értéket a legközelebbi századra (ha szükséges).
A legtöbb szervezet a pontosság érdekében két tizedesjegyig használja az FTE-t. Tegyük fel, hogy egy vállalatnak öt teljes munkaidős alkalmazottja van, akik hetente 40 órát dolgoznak, és három részmunkaidős alkalmazottja, akik hetente 20 órát dolgoznak.
A heti teljes munkaidő: (540) + (320) = 260 óra
40 órás munkahétet feltételezve az FTE értéke: 260/40 = 6,5 FTE
További szempontok az FTE kiszámításához a projektmenedzsmentben:
- Éves FTE: Az éves FTE kiszámításához szorozza meg a standard heti óraszámot az év heteinek számával (52), és ezt használja a képlet nevezőjeként.
- Részmunkaidős alkalmazottak: Az FTE-t úgy számíthatja ki, hogy a ténylegesen ledolgozott órákat elosztja a teljes munkaidőben ledolgozott óraszámmal. Például egy heti 20 órát dolgozó alkalmazott FTE-je 0,5 lenne.
- Különböző munkarendek: Ha az alkalmazottak munkaideje vagy műszakja változó, számítsa ki az FTE-t egyénileg, a ténylegesen ledolgozott órák alapján.
- Szabadság, betegszabadság és ünnepnapok: ezeket a távollétet a teljes ledolgozott óraszám megfelelő kiigazításával lehet figyelembe venni.
Hogyan használjuk az FTE-t a projektmenedzsmentben?
Íme néhány gyakorlati módszer az FTE alkalmazására a projektmenedzsmentben:
Erőforrások becslése a projekttervezéshez
Számítsa ki a munkaterhelést az egyes feladatokhoz vagy a projekt egyes fázisaihoz szükséges FTE-k kiszámításával. Ez világos képet ad a befejezéshez szükséges teljes erőfeszítésről.
Az FTE használata a projektmenedzsmentben segít meghatározni a személyzeti igényeket is. Határozza meg, hány teljes munkaidős, részmunkaidős vagy ideiglenes alkalmazottra van szükség a projekt FTE-igényeinek kielégítéséhez. Optimalizálja az erőforrások elosztását, és stratégiailag ossza el az FTE-ket a különböző feladatok között a készségek, a rendelkezésre állás és a munkaterhelés kapacitása alapján.
A projekt előrehaladásának kommunikálása az érdekelt felek felé
Használja az FTE-ket a projekt előrehaladásának, az erőforrás-gazdálkodásnak és a munkaterhelés elosztásának átlátható kommunikálására az érdekelt felek felé. Kövesse nyomon az előrehaladást, és jelentsen az egyes feladatokhoz felhasznált és rendelkezésre álló FTE-kről, hogy jelezze a projekt állapotát, és azonosítsa a lehetséges késedelmeket vagy erőforrás-korlátokat.
A munkaterhelés figyelemmel kísérése és a kiégés megelőzése
Kövesse nyomon az egyes FTE-ket azáltal, hogy minden csapattagnak FTE-ket rendel hozzá, így biztosítva a munkaterhelés méltányos elosztását és megelőzve a túlterhelést. Azonosítsa a potenciális túlterheléseket, vagy rendszeresen értékelje az egyes FTE-ket, hogy felismerje a potenciális kiégés vagy a túlzott munkaterhelés jeleit.
Ha az FTE-k túllépik a megfelelő határokat, hajtson végre kiigazításokat, például delegáljon feladatokat, vegyen fel további segítséget, vagy hosszabbítsa meg a projekt határidejét.
Reális projektköltségvetések készítése
Szorozza meg a szükséges FTE-ket az adott pozíciók átlagos fizetésével, hogy pontosan becsülhesse a személyzeti költségeket.
Vegye figyelembe a juttatásokat és az általános költségeket, és számoljon be minden FTE-hez kapcsolódó további költségeket, például juttatásokat, adókat és általános költségeket, hogy átfogó költségvetést készíthessen.
Kövesse nyomon kiadásait azáltal, hogy a projekt során figyelemmel kíséri a tényleges FTE-költségeket a költségvetéshez viszonyítva, hogy azonosítsa a lehetséges eltéréseket és korrekciós intézkedéseket tegyen.
A csapat hatékonyságának és termelékenységének mérése
Elemezze az FTE-adatokat azáltal, hogy összehasonlítja a tervezett FTE-ket a tényleges FTE-kkel, amelyekkel mérni lehet a csapat hatékonyságát és azonosítani a fejlesztésre szoruló területeket. Kövesse nyomon teljesítményének alakulását az FTE-adatok figyelemmel kísérésével, hogy azonosítsa a csapat termelékenységének mintáit, és ezek alapján hozza meg a jövőbeli projekttervezési és erőforrás-elosztási döntéseit.
Hasonlítsa össze csapata FTE-kihasználtságát az iparági referenciaértékekkel, hogy értékelje a teljesítményt és azonosítsa az optimalizálás lehetséges területeit.
Az FTE-alapú adatokat felhasználhatja az érdekelt felek döntéseinek megkönnyítésére is a projekt hatókörével, a költségvetés kiigazításával vagy az erőforrások újraelosztásával kapcsolatban.
Egyszerűsítse FTE-kezelését a ClickUp segítségével
Most, hogy készen áll a teljes munkaidő-egyenérték kihasználására, szerezzen be egy projektmenedzsment eszközt, amely segít a források hatékony tervezésében és kezelésében.
A ClickUp az ideális projektmenedzsment eszköz – elvégzi a nehéz munkát, hogy segítsen Önnek a források elosztásának becslésében, nyomon követésében és javításában.
A ClickUp Time Tracker segítségével pontosan rögzítheti az összes órát, amelyet csapata feladatokon és projektekben dolgozott.
Például hasonlítsa össze a becsült FTE-t a ténylegesen rögzített óraszámmal, hogy azonosítsa a munkaterhelés eltéréseit és pontosítsa a jövőbeli becsléseket.
A ClickUp időallokációs sablonjával hatékonyan testreszabhatja és eloszthatja az időt, hogy az megfeleljen az Ön vállalkozásának FTE-követési követelményeinek. A ClickUp időtanulmányi sablonjával összehasonlíthatja a csapatok munkafolyamatait, és megtalálhatja a folyamatok optimalizálásának módjait.
Hozzon létre egyéni mezőket az FTE-adatok tárolásához és nyomon követéséhez közvetlenül a feladatokon és projektekben, hogy azok rendezettek és hozzáférhetők legyenek.
A ClickUp Dashboard segítségével láthatóvá teheti a csapat kapacitását és az egyéni munkaterheléseket, így biztosítva a méltányos elosztást és megelőzve a kiégést. A rendelkezésre álló FTE-k alapján oszthatja el a feladatokat, így optimalizálva az erőforrások elosztását és megelőzve a túlterhelést.
Továbbá, ha valaki túlterhelt, a ClickUp segítségével megakadályozhatja a túlterhelést azáltal, hogy minden csapattag számára kapacitáskorlátot állít be az FTE-rendelkezésre állásuk alapján.
Emellett vegye fel az FTE egyéni mezőket a ClickUp jelentéskészítő funkcióba, hogy elemezze a munkaterhelés tendenciáit, azonosítsa a szűk keresztmetszeteket és nyomon kövesse az előrehaladást.
Emellett testreszabható irányítópultokat is létrehozhat, hogy az FTE-adatokat olyan mutatókkal együtt jeleníthesse meg, mint a feladatvégzési arányok és a projekt ütemtervei. Az adatokat a kívánt módon jelenítheti meg, és megoszthatja az összes érintett féllel.
A sikeres projektmenedzsmenthez a projektmenedzsereknek meg kell érteniük és optimalizálniuk kell az FTE-t. A megfelelő projektmenedzsment szoftver kiválasztása segít ebben hatékonyan és nagy léptékben.