Tudta, hogy az átlagos alkalmazott körülbelül öt és fél percet tölt e-mailek megírásával? Ez talán nem tűnik soknak. Ha azonban figyelembe vesszük, hogy a legtöbbünk hetente körülbelül 112 e-mailt küld, ez az öt és fél perc hetente 11 órára rúg!
Ez több, mint egy munkanap elvesztése alkalmazottanként; ez csak az e-mailek írására fordított idő.
Munkatársai más ismétlődő feladatokkal is foglalkozhatnak, például jelentések elkészítésével, emlékeztetők megválaszolásával, értekezletek jegyzetelésével, prezentációk készítésével, marketing szövegek szerkesztésével és még sok mással!
Nem lenne jobb, ha lenne egy intelligens módszer az összes dokumentum létrehozásának és kezelésének automatizálására?
A Google Docs legújabb innovációja, a Duet AI segít Önnek ebben. Itt részletesen bemutatjuk, hogyan használhatja a Duet AI-t a Google Docs-ban, hogy munkája gyorsabbá és hatékonyabbá váljon.
A mesterséges intelligencia megértése a Google Docs-ban
Az írási eszközök az elsők, amelyek eszünkbe jutnak, amikor a Google Docs mesterséges intelligenciájáról beszélünk. A Google Workspace azonban már akkor is alkalmazta a mesterséges intelligenciát, amikor a generatív mesterséges intelligencia még nem volt elterjedt.
Az AI intuitívabbá tette a Google Docs szolgáltatást és javította a felhasználói élményt. Például automatikusan elkészíti a dokumentum hierarchikus vázlatát, hogy egyszerűbbé tegye a navigációt. Hasonlóképpen, az AI segít a helyesírási hibák automatikus javításában és a nyelvtani hibák kiemelésében, valamint javítási javaslatokat is ad.
Ha kilép a Docs környezetéből, láthatja, hogy a Gmail támogatja a Smart Compose funkciót, amely kontextus alapján megjósolja és automatikusan kiegészíti a mondatokat, miközben Ön beírja az e-maileket. A Google Chat hasonló funkcióval rendelkezik a Smart Replies révén, amely megfelelő válaszokat kínál a beérkező üzenetekre. Még a Google Maps is kihasználja az AI-t az intelligens útvonaltervezéshez.
Az AI a Google Workspace központi eleme, és a Duet AI még egy szinttel magasabbra emeli ezt a technológiát.
Mi az a Duet AI a Google Docs-ban?
A Google I/O 2023 rendezvényen „Help me write” funkcióként bejelentett Duet AI a Google Workspace Labs által kifejlesztett legújabb generatív AI eszköz. Generatív nyelv és képalkotás kombinációjával működő AI-asszisztens szöveget vagy képeket generálhat a felhasználó utasításainak specifikussága alapján.
A Duet AI minden feladatra alkalmas, függetlenül attól, hogy infográfikákat vagy diagramokat szeretne készíteni, vagy összefoglalókat vagy prezentációkat szeretne generálni. Emellett visszajelzéseket és értékes javaslatokat is megoszthat, hogy javítsa kreatív folyamatát.
Sokoldalúsága olyan hatalmas és kiterjedt, hogy a Google egy hatékony együttműködőnek nevezi, amely egyszerre coach, gondolkodási partner, inspirációs forrás és termelékenységnövelő is. És hogy megőrizze ezt a képet, a következő öt modullal rendelkezik:
- Help me write: Segít a tartalom létrehozásában a nulláról kezdve
- Segítsen a szervezésben: egyedi szervezési táblázatok és ütemtervek létrehozása a Sheets alkalmazásban
- Segítsen vizualizálni: Eredeti és lenyűgöző vizuális elemeket generál a Slides prezentációkhoz
- Segítsen nekem csatlakozni: Segíthet kiváló minőségű videohívások beállításában a Meet segítségével
- Segítsen nekem egy alkalmazás létrehozásában: AppSheet használatával alkalmazások kódolás nélküli fejlesztése
Mivel a „Help Me Write” szolgáltatás jobban illeszkedik a Google Docs-hoz, elsősorban erre fogunk összpontosítani. Tehát a továbbiakban, amikor a Duet AI-ről beszélünk, elsősorban a Duet AI „Help Me Write” funkciójára gondolunk.
A Duet AI előnyei
A ChatGPT és a Dall-E generatív AI-eszközök hatalmas sikere bizonyítja, hogy az ilyen AI-innovációk milyen hatékonyan javítják az üzleti folyamatokat. Íme egy áttekintés arról, mit várhatunk a Duet AI-alapú funkcióitól:
- A Duet AI egy hatékony mesterséges intelligencia alapú írási eszköz, amely értékes és értelmes tartalmakat generál, amelyek megfelelnek a közönség elvárásainak, miközben megőrzik a márka hangját, stílusát és hangnemét.
- A generált szöveg eredeti, kontextushoz illeszkedő és egyedi. Vállalkozása teljes tulajdonjogot élvez ezekhez a kreatív anyagokhoz, ami versenyelőnyt jelent.
- Az írási folyamat automatizálása felszabadítja az erőforrásokat, így azok komplexebb vagy kreatívabb tevékenységekre összpontosíthatnak. Az ilyen stratégiai erőforrás-kihasználás növeli a munkaerő termelékenységét és javítja a munkavállalók morálját.
- A tartalom generálása mellett a Duet AI képes meglévő szövegeket áttekinteni, frissíteni vagy hozzáadni azokhoz, illetve tartalmakat egyik formátumból másikba konvertálni. A tartalom ilyen újrafelhasználása segít a vállalkozásoknak marketing-, kapcsolatépítési és ügyfél-elkötelezettségi céljaikhoz ragaszkodni anélkül, hogy erőforrásaikat felforgatnák.
- A generált szöveg értékének összehangolása javítja az ügyfelek sikerességét, az erőforrások optimalizálása csökkenti a költségeket, és javítja az üzleti teljesítményt és a jövedelmezőséget.
- A Google Workspace-szel való zökkenőmentes integráció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a Docs, a Meets, a Slides, a Sheets és minden más termék vagy szolgáltatás között válthassanak anélkül, hogy adatokat vagy koncentrációt veszítenének.
A Duet AI használatának megkezdése a Google Docs-ban
Bár a Duet AI a Google Docs része, a vállalkozásoknak Google Workspace-fiókra van szükségük ahhoz, hogy a szolgáltatások teljes körét és mélységét felfedezhessék. A korábban G Suite néven ismert Google Workspace egy felhőalapú termelékenységi és együttműködési csomag, amely olyan eszközöket tartalmaz, mint a Gmail, a Drive, a Docs, a Sheets, a Slides stb.
| Megjegyzés: A személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználók is kipróbálhatják a vállalat mesterséges intelligenciájának képességeit, funkcióit és termékeit, ha regisztrálnak a Google Workspace Labs szolgáltatásra. |
A Google Workspace a következő előfizetési csomagokban érhető el (a feltüntetett árak éves előfizetésre vonatkoznak):
- Business Starter: 6 USD/felhasználó/hónap
- Business Standard: 12 dollár felhasználónként havonta
- Business Plus: 18 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: Egyedi árazás
Válasszon egy csomagot, és kezdje el használni a Google Workspace-t. A fizetés során ne felejtse el hozzáadni a Duet AI kiegészítőt, amelynek ára felhasználónként 30 dollár, és amely hozzáférést biztosít az AI asszisztenshez.
| Megjegyzés: Ha nem szeretne elkötelezni magát a fizetős Enterprise verzió mellett, fontolja meg, hogy először regisztrál egy 14 napos ingyenes próbaidőszakra. |
A vásárlás után regisztráljon, hogy kipróbálhassa az új generatív AI-élményeket a Google Workspace-en.
Gratulálunk, készen áll a Duet AI használatára!
Hogyan használhatja az AI-t a Google Docs-ban szöveg írásához vagy átírásához
Most, hogy már bekapcsolta megbízható írási asszisztensét, íme egy útmutató az AI használatához a Google Docs-ban:
- Nyisson meg egy új Google Docs fájlt
- A bal felső sarokban egy varázspálca ikon jelenik meg, amelyen a „help me write” (segíts írni) felirat látható.
- Kattintson erre az ikonra, hogy megnyissa a párbeszédpanelt, ahol be kell írnia a parancsot.
- Írja be a parancsot, majd kattintson a „Létrehozás” gombra.
- Néhány másodpercen belül a Duet AI a megadott utasítás alapján szöveget generál.
- Ha elégedett az eredménnyel, válassza az „Insert” (Beszúrás) lehetőséget, és a tartalom importálásra kerül a Google Docs fájljába.
- Ha nem elégedett a válasszal, válassza a „Finomítás” opció alatt a „Újrapróbálás” lehetőséget, hogy újabb vázlatot vagy verziót generáljon.
- Ha módosítani vagy finomítani szeretné a generált szöveget, válassza a „Finomítás” menüpont alatt található egyéb opciókat. Módosítsa a hangnemet, foglalja össze, pontokba szedje, részletezze vagy rövidítse a generált tartalmat. Akár a promptot is frissítheti, vagy kontextust adhat hozzá az egyéni finomítás segítségével.
A fenti lépések a tartalom nulláról történő létrehozására vonatkoznak. Ha meglévő tartalmat szeretne átírni vagy szerkeszteni, az alábbiakban bemutatjuk, hogyan teheti meg:
- Nyissa meg a meglévő Google Docs fájlt, vagy másolja be tartalmát egy új fájlba.
- Válassza ki a szerkeszteni kívánt mondatokat vagy bekezdéseket
- Kattintson a jobb gombbal, és vigye az egérmutatót a „Kiválasztott szöveg finomítása” opcióra. Válassza ki a kívánt módosítást, például kidolgozás, összefoglalás stb.
Kövesse a fenti lépéseket, hogy a Gmail „Help me write” funkciójával automatikusan kitöltse e-mail vázlatát.
A Duet AI írási eszköz használati esetei
A Duet AI „Help Me Write” funkciója ötvözi a sebességet, a sokoldalúságot és a pontosságot. Ez a kombináció rendkívül skálázható megoldást kínál írásos tartalmak létrehozásához, szerkesztéséhez, finomításához és átalakításához a különböző részlegek és szervezetek között.
Ha segítségre van szüksége az AI-alapú írási eszközök beüzemeléséhez, akkor itt van néhány inspiráló felhasználási példa:
Marketing és értékesítés
A marketing és az értékesítés a generatív mesterséges intelligencia legismertebb alkalmazási területei. Hasonlóképpen, a Duet AI-t a következőkre is felhasználhatja:
- Tartalomkészítés és szövegírás: Készítsen marketing szövegeket, blogbejegyzéseket, közösségi média feliratokat, hirdetéseket és egyéb marketing anyagokat nagy mennyiségben.
- Tartalomoptimalizálás és újrafelhasználás: Optimalizálja a meglévő szövegeket a keresőmotorok számára a rangsor javítása érdekében. Frissítse a jól teljesítő blogokat, és alakítsa át a tartalmakat egyik formából a másikba (például egy esettanulmányt infografikává).
Ügyfélszolgálat
A Google Docs Duet AI funkciója a következő ügyfélszolgálati tevékenységekben nyújthat segítséget:
- Tudásbázis összeállítása: Készítsen elő egy hasznos forrásokból és gyakran ismételt kérdésekből álló könyvtárat, hogy válaszoljon az ügyfelek kérdéseire és lehetővé tegye az önkiszolgálást.
- E-mail-válaszok tervezetei: Készítsen elő e-mail-válaszok tervezeteit az ügyfelek kérdéseire és a támogatási jegyekre.
Jogi és pénzügyi terület
A Duet AI segítségével a szigorúan szabályozott iparágak vagy tevékenységek a következő módokon tudják fenntartani a szabályoknak való megfelelést:
- Üzleti jelentések és szerződések: Készítsen részletes jelentéseket, szerződéseket vagy megállapodásokat – teljes egészében vagy részben –, miközben kiemeli a megfelelőség, a biztonság stb. szempontjából fontos információkat.
- Pontos számlázás: Használja a Google Docs AI-t a Sheetsből származó adatok lekéréséhez és a számlázás automatizálásához a sebesség, a hatékonyság és a pontosság növelése érdekében.
Termékfejlesztés
A termékfejlesztők a Duet AI és a Google Docs kombinációját a következő célokra használhatják:
- Brainstorming és ötletelés: Mivel a Google Docs egy együttműködésen alapuló dokumentumszerkesztő platform, hozza össze a csapatokat brainstormingra vagy javaslatok megosztására, és használja a kollektív ötleteket a Duet AI ösztönzésére.
- Dokumentáció: Adja meg a termék specifikációit és egyéb információkat a Duet AI parancsokba, hogy felhasználói kézikönyveket, funkciófrissítési bejelentéseket, termékútmutatókat és egyéb hasonló dokumentumokat generáljon.
Kutatás és fejlesztés
Akár piackutatást végez, akár új termék fejlesztésén dolgozik, a Duet AI jól jöhet, ahogy az alábbiakban bemutatjuk:
- Műszaki dokumentáció: Készítsen átfogó műszaki dokumentációt új termékekről, folyamatokról, értékláncokról, trendekről és mintákról, valamint egyéb témákról.
- Összefoglalók: Összegezze a kutatási eredményeket minimális kivonatokká és kulcsfontosságú megállapításokká külső vagy belső megbeszélésekhez.
Tippek és trükkök a Google Duet AI segítségével történő működés javításához
A Google Docs AI írási eszköz fenti felhasználási esetei alapján valószínűleg alig várja, hogy kipróbálja annak különböző funkcióit, a jegyzeteléstől az összefoglalók készítéséig. Mielőtt belevágna ebbe a kalandba, adunk néhány tippet és trükköt, amelyekkel még többet hozhat ki az eszközből:
- Ahelyett, hogy csak kulcsszavakat vagy elcsépelt kifejezéseket adna meg, készítse el a promptjait természetes nyelven, úgy, mintha egy emberrel kommunikálna.
- Adja meg a Duet AI-nek a feladat elvégzéséhez szükséges háttérinformációkat. Ezzel a háttérinformációval a program jobban tud segíteni Önnek, és értékesebb tartalmakat tud létrehozni.
- Tegye hozzá márkájának hangját, stílusát és hangnemét, miközben megosztja a Duet AI-vel a promptokat. Emellett adja meg az író szakértelmének szintjét és a célközönséget is a nagyobb elkötelezettség érdekében.
- Ha termék- vagy szolgáltatás-specifikus részleteket szeretne létrehozni, például útmutatót, felhasználói kézikönyvet stb., akkor ossza meg az összes releváns információt, hogy megfelelőbb választ kapjon.
- Bonyolult és többrétegű lekérdezések esetén bontsa fel kérését kisebb, különálló részekre. Ez lehetővé teszi a Duet AI számára, hogy egyszerre csak egy dologra koncentráljon, és átfogóbb megoldásokat nyújtson.
- Kerülje a kétértelmű vagy nem egyértelmű nyelvhasználatot. A világos és pontos utasításokat tartalmazó promptok jobb válaszokat eredményeznek.
A Duet AI korlátai
A Duet AI hatalmas potenciállal rendelkezik az üzleti termelékenység új szintjének elérése terén. Ez az út azonban a következő akadályok miatt korántsem lesz zökkenőmentes:
- A Google a Duet AI árat havi 30 dollárban határozta meg, ami egyenértékű közvetlen versenytársával, a Microsoft Copilot-tal. Ez az agresszív árképzési modell elérhetetlenné teszi a kis- és középvállalkozások számára, annak ellenére, hogy a vállalat jelezte, hogy a jövőben áremelésre kerül sor.
- Még a nagy pénzügyi háttérrel rendelkező vállalatok és vállalkozások számára sem feltétlenül jelent a Duet AI olyan nagy előnyt, mivel jelenleg csak alapvető tartalomgenerálási funkciókat és korlátozott szerkesztési lehetőségeket kínál.
- Mivel ez egy viszonylag új technológia, a Duet AI eszközkészlet még fejlesztés alatt áll, körülbelül egy évnyi gyakorlati képzéssel a háta mögött. Számítson rá, hogy hibákat fog elkövetni és megbízhatatlan marad, amíg a technológia stabilizálódik.
- A Duet AI jelenleg nem képes kezelni ritka, szokatlan vagy kivételes helyzeteket (szélsőséges eseteket), ami a kontextus félreértelmezéséhez, nem megfelelő eredményekhez és a modell túlzott magabiztosságához vezethet.
- A Duet AI, mint bármely más AI-technológia, hajlamos a modellhallucinációkra, amelyeket a valóságalap és a tényszerűség hiánya okoz. Az ilyen hibák gyorsan drágává válhatnak az üzleti alkalmazásokban.
A ígéretes megjelenés ellenére ez a gyenge teljesítmény az oka annak, hogy a felhasználók alternatívákat keresnek a Google Docs AI-hez. Végül is senki sem akar fizetni egy fantáziátlan, sablonos tartalomért, amelynek szerkesztési lehetőségei korlátozottak.
Alternatívák a Google Docs „Help Me Write” Duet AI funkciójához
A Duet AI „Help Me Write” funkciója néhány jó tulajdonsággal rendelkezik, de lehetne jobb is. Szerencsére a ClickUp Brain itt van, hogy pótolja a hiányosságait.
Íme egy rövid áttekintés a ClickUp Brain által kínált lehetőségekről:
- Tartalomgenerátor: Készítsen különféle tartalmi elemeket, blogbejegyzésektől a kattintásra ösztönző e-mail tárgyakig és még sok másig! Irányítsa a tartalom változóit, mint például a márka hangja, olvashatóság, stílus stb., hogy maximalizálja az elkötelezettséget.
- Tartalom szerkesztése és formázása: A ClickUp Brain a szövegírója, aki új életet lehel a tartalmi eszközeibe, és addig csiszolja a meglévő szöveget, amíg a legjobb változatot nem kapja meg. Formázza a tartalmat, hogy olvashatóbb, áttekinthetőbb és a márkájához illeszkedőbb legyen.
- Összefoglaló: Készítsen összefoglalókat értekezletek jegyzetéből, feladatfrissítésekből, kommentekből, K+F jelentésekből és még sok másból. Ezek az összefoglalók mindössze néhány másodperc alatt elkészülnek, és egyetlen kattintással beilleszthetők a ClickUp Docs-ba.
- Tennivalók: Konvertálja a futó jegyzeteket, összefoglalókat és egyéb dokumentációkat hierarchikus tennivalókba. Interaktív teendőlisták és ellenőrzőlisták formájában megjelenő feladatok és alfeladatok listája segít a haladás mérésében és vizualizálásában.
- Együttműködés: Akár csapatban, akár egyedül dolgozik a ClickUp AI-vel, a ClickUp AI segítségével a brainstorming és az együttműködés könnyebbé és kreatívabbá válik.
Itt mutatjuk be, miben felülmúlja a ClickUp Brain a Google Duet AI-t:
- Átfogóbb tartalomgeneráló képességekkel rendelkezik, hogy javítsa írási készségeit.
- Versenyképes áron kapható, így start-upok, kis- és középvállalkozások, valamint nagyvállalatok egyaránt megfizethetik.
- Hozzáférhet előre elkészített és előre konfigurált AI eszközökhöz, amelyek konkrét iparágakhoz és részlegekhez lettek kialakítva.
- Az intuitív mobilalkalmazás megkönnyíti a mobil munkavégzést.
A legfontosabb, hogy a ClickUp Brain integrálódik a ClickUp platformmal és annak alapmoduljaival, például a ClickUp Docs-szal, így bármilyen tartalmat cselekvésre kész feladattá alakíthat, anélkül, hogy platformot kellene váltania! Készüljön fel, álljon fel, és írjon a ClickUp Brain segítségével!