Projektmenedzserként Önnek meg kell becsülnie és kezelnie kell a projektben szereplő számos változót. Ez magában foglalja az üzleti követelmények meghatározását is, hogy azok konkrét projektfeladatokká alakíthatók legyenek.
A projekt követelményei meghatározzák azt a „minimális” mércét, amelyet egy terméknek el kell érnie ahhoz, hogy hatékonyan megoldja a végfelhasználók problémáit. A projekt műszaki jellemzőivel és aspektusaival kapcsolatos követelményeket – a végtermék jellemzőit, funkcióit és képességeit – projektmenedzsment szempontból műszaki követelményeknek nevezzük.
Ebben a projektmenedzsment technikai követelményeiről szóló átfogó útmutatóban bemutatjuk a különböző típusú technikai követelményeket, amelyekkel találkozhat, valamint azt, hogyan lehet azokat hatékonyan összegyűjteni és kezelni.
Mik azok a technikai követelmények?
A projektmenedzsmentben a technikai követelmények azok a tervek, amelyek felvázolják a projekt által teljesítendő funkciókat, jellemzőket és technikai szempontokat.
Ezek közé tartoznak azok a technikai korlátok is, amelyeket a projekt sikeres megvalósítása érdekében meg kell oldani.
Szoftvertermékek szempontjából a technikai projektkövetelmények arra vonatkoznak, hogy egy termék hogyan épül fel. Ezért ezek a követelmények a hardverre, a szoftverre, a teljesítményre, a megbízhatóságra és a biztonságra vonatkoznak.
Tegyük fel, hogy egy olyan, elsősorban távoli munkavégzésre tervezett vállalati eszközt szeretne létrehozni, amely lehetővé teszi csapata számára, hogy otthonról dolgozzon.
A legfontosabb szempontok, amelyeket érdemes átgondolni, többek között a következők: hogyan fogják hitelesíteni a felhasználókat, hogyan fogják biztosítani számukra az adatokhoz való hozzáférést, milyen kommunikációs funkciókkal kell rendelkezniük (pl. csevegés, e-mail, videokonferencia stb.
A technikai követelmények elsősorban a zökkenőmentes kommunikáció, az együttműködés, az akadálymentesség és a biztonsági követelmények teljesítésére összpontosítanak.
A következő követelmények és funkciók képezik a projekt technikai alapját:
- Kompatibilitás eszközökkel (laptopok, asztali számítógépek, mobiltelefonok stb.) és operációs rendszerekkel
- Szoftver- és hardverkövetelmények
- Használni kívánt programozási nyelv
- VPN (virtuális magánhálózat) a vállalat hálózatához és erőforrásaihoz való biztonságos hozzáféréshez
- Többnyelvű funkciók szoftverprogramozáshoz
- Felhőalapú tároló- és dokumentumkezelő rendszerek
- Titkosítási protokollok és többfaktoros hitelesítés (MFA) a biztonság érdekében
- Nagy sebességű internetkapcsolat videokonferenciák, fájlmegosztás stb. támogatásához.
- Távoli asztali szoftver az IT-támogatáshoz, az alkalmazottak eszközein felmerülő problémák elhárításához
- Az adatvédelmi előírások, például a GDPR, a CCPA stb. betartása.
A műszaki követelmények forrása változó lehet, beleértve a szabályozási irányelveket, a jelenlegi piaci trendeket stb.
A technikai követelmények a projektmenedzsment folyamatában felmerülő alapvető kérdéseket érintik, például:
- Hogyan fogja a termék kielégíteni a végfelhasználók igényeit és elvárásait?
- Hogyan fog a termék megfelelni a jóváhagyott műszaki szabványoknak?
- Mit tapasztalnak a végfelhasználók, amikor a termékkel dolgoznak?
- Milyen típusú technikai erőforrások segítenek a végfelhasználók igényeinek kielégítésében?
- Hogyan fog a termék integrálódni a meglévő rendszerekbe és infrastruktúrába?
- Melyek a teljesítményre és a skálázhatóságra vonatkozó követelmények?
- Milyen biztonsági intézkedések segítenek megvédeni a rendszer erőforrásait és adatait?
- Hogyan kezeli a termék a hibákat, kivételeket és szélsőséges eseteket?
- Van-e bármilyen megfelelési és szabályozási követelmény, amelyet be kell tartani?
- Melyek a karbantartási és támogatási követelmények?
- Hogyan fogják tesztelni a terméket, hogy biztosítsák, hogy megfelel a meghatározott technikai követelményeknek?
- Melyek a termék telepítésének és bevezetésének követelményei?
Nincs két egyforma technikai követelmény – minden a termékétől és a projekt végső céljaitól függ.
A technikai követelmények fontossága a projektmenedzsmentben
A projektek 71%-a vagy egyértelműen kudarcot vall, vagy „kihívásokkal” szembesül – ennek elsődleges oka, hogy nem nyújtják azokat a szolgáltatásokat és funkciókat, amelyeket az ügyfelek elvárnak.
Az egyik lehetőség egy részletes projektterv készítése.
A szoftvertermékek esetében azonban a technikai követelmények dokumentálása javítja a csapatok és az ügyfelek közötti kölcsönös megértést, így mindenki tudja, mire számíthat.
Ezzel biztosítható, hogy a technikai problémák és hibák ne akadályozzák a projekt előrehaladását.
A műszaki követelmények kezelésének tervezésére való összpontosítás okos lépés, mivel:
1. Szisztematikus megközelítést hoz a projekttervezésbe
A komplex projektek követelményei rétegesek lehetnek. A műszaki specifikációs dokumentum segít létrehozni az alfeladatok prioritási listáját, és minden alfeladatot kisebb projektként kezel. Ez nagyobb hatékonyságot, áttekinthetőséget és szervezettséget eredményez a projekttervezési folyamatban.
2. Megakadályozza a hatókör kiterjedését
A termék jellemzőivel és funkcióival kapcsolatos projekt hatókörének korai rögzítése sok időt és erőfeszítést takaríthat meg a csapatnak. A műszaki követelmények dokumentuma kiemeli az összes olyan termékjellemzőt, amelyre műszaki szempontból szükség van.
3. Referenciapontként is szolgál a technikai erőforrások használatához
A megosztható műszaki specifikációs dokumentum kiemeli a felhasználni kívánt műszaki erőforrások mennyiségét és típusát. Ez megkönnyíti a projektmenedzserek számára a költségek becslését és a költségvetés betartását.
4. A csapatokat „fókusz módba” hozza
Az előre nem látható késések, az erőforrások hiánya, a változó ügyféligények stb. gátolják a csapat lendületét. Egy praktikus dokumentum segít a csapatnak, hogy teljes figyelmét a kívánt végtermékre összpontosítsa, az összes várt funkcióval és tulajdonsággal együtt.
5. Tájékozott döntéshozatal
A termék teljesítményéről szóló megbízható információknak köszönhetően a költségek, erőforrások, infrastruktúra stb. elosztása gyerekjáték lesz.
6. Zökkenőmentes felhasználói tesztelés
Terméke minden funkcióját szigorú felhasználói tesztelésnek kell alávetni, hogy az megfeleljen az ügyfél elvárásainak, és a műszaki specifikációs dokumentum biztosítja, hogy a tesztelési fázisban semmi ne maradjon ki.
Különböző példák a műszaki követelményekre
A technikai követelmények a fejlesztett termék jellegétől függően eltérőek.
1. Funkcionális követelmények
Ezek meghatározzák, hogy a terméknek mit kell elérnie az adott felhasználói viselkedés kiegészítéséhez. Kiemelik azokat a funkciókat, amelyeket a terméknek használati esetek, felhasználói történetek stb. segítségével kell végrehajtania.
2. Nem funkcionális követelmények
Ezek olyan kulcsfontosságú kritériumokat határoznak meg, mint a teljesítmény, a biztonság, a megbízhatóság, a használhatóság stb., amelyek alapján a termék teljesítményét értékelik.
3. Rendszerkövetelmények
Ezek határozzák meg azokat a műszaki specifikációkat, amelyekkel a terméknek rendelkeznie kell ahhoz, hogy megfeleljen a felhasználók igényeinek, és magukban foglalják a hardverkövetelményeket, szoftverkövetelményeket stb.
4. Felhasználói követelmények
Ezek felsorolják, hogy a felhasználók mit várnak el a terméktől, és tartalmaznak a keresett funkciók leírását.
5. Üzleti követelmények
Ezek a követelmények olyan magas szintű célokat jelentenek, amelyeket a terméknek el kell érnie ahhoz, hogy kielégítse a szervezet igényeit és igazolja a beruházást.
6. Interfész követelmények
Ezek meghatározzák, hogy a termék hogyan fog együttműködni a meglévő rendszerekkel és alkatrészekkel, lefedve az API-k, adatformátumok, kommunikációs protokollok stb. követelményeit.
7. Jogi és megfelelőségi követelmények
Ezek a követelmények elengedhetetlenek az adatvédelemre, biztonságra, hozzáférhetőségre stb. vonatkozó törvények, rendeletek és ipari szabványok betartásához.
Van egy másik módszer is a technikai követelmények különböző aspektusainak megkülönböztetésére.
A szoftverfejlesztés során figyelembe veendő tízféle technikai követelmény áttekintése
- Elérhetőség: Azon „időre” utal, amely alatt a végfelhasználók/csapatok a szoftverrel interakcióba léphetnek és azt használhatják; százalékban fejezik ki, és az „uptime” mutató határozza meg. Minél közelebb van a 100%-hoz, annál jobb.
- Megbízhatóság: A szoftver meghibásodás nélküli átlagos működési idejét jelzi – minél hosszabb ez az idő, annál megbízhatóbb a szoftver. Ezt a mutatót MTBF (meghibásodások közötti átlagos idő) néven is ismerheti.
- Adatminőség: jelzi, hogy az adatok mennyire használhatók és mennyire magas minőségűek.
- Információbiztonság: Biztosítja, hogy az adatmegosztás biztonságos legyen, és az érzékeny adatok minden áron védelmet élvezzenek.
- Teljesítmény: A termék betöltési idejét jelenti.
- Hozzáférhetőség: Biztosítja, hogy a kritikus információk mindenkinek bármikor és a legkevesebb erőfeszítéssel elérhetők legyenek.
- Karbantarthatóság: Leírja, hogy a márka milyen gyorsan oldja meg a technikai problémákat – ezt az MTTR (átlagos javítási idő) mutatóval mérik, amelynek ideális értéke 60 perc alatt van.
- Szolgáltatás elérhetősége: arra utal, hogy a csapatok milyen gyorsan végzik el a szoftver frissítéseit, módosításait stb. anélkül, hogy megszakítanák a használatát.
- Emberi hiba: Ez azt jelenti, hogy a szoftvernek vagy terméknek képesnek kell lennie felismerni, amikor a felhasználó hibát követ el, és erről tájékoztatni kell őt.
Függetlenül attól, hogy milyen típusú technikai követelményeket kell összegyűjtenie, kövesse a meghatározott folyamatot, hogy a követelményeket helyesen állapítsa meg (erről bővebben alább).
Hogyan gyűjtsük össze a technikai követelményeket a projektmenedzsmentben?
A technikai követelmények összegyűjtése egy egyszerű, lineáris folyamat. Öt egyszerű lépésre bontottuk le az Ön számára.
1. lépés: Gyűjtse össze az összes releváns forrásból származó információkat
Az adatok gyűjtése során ügyeljen arra, hogy ne hagyjon ki egyetlen fontos érdekelt felet vagy felhasználói csoportot sem. Ugyanakkor csak olyan releváns forrásokból gyűjtsön adatokat, amelyek ismerik és tapasztalattal rendelkeznek a termékkel kapcsolatban.
Hasznos tippek:
- Konzultáljon azokkal, akik közvetlenül kapcsolatba kerülnek a termékkel, például a végfelhasználókkal, ügyfelekkel, érdekelt felekkel, termékmenedzserekkel, fejlesztőkkel stb.
- Hozzon létre testreszabott felméréseket és végezzen személyre szabott interjúkat a termékkel kapcsolatos „minimális elvárásokról”.
- Szervezzen belső megbeszélést a csapattal, hogy ellenőrizze az összegyűjtött technikai követelmények listáját.
2. lépés: Végezzen használati elemzést
A termék teljesítménykövetelményeinek meghatározásához ki kell lépnie a komfortzónájából.
Ez magában foglalja a külső érdekelt felekkel végzett felmérések elvégzését, a terület szakértőivel való konzultációt és az ügyfelekkel való kommunikációt minden lehetséges eszközzel.
Hasznos tippek:
- Végezzen piackutatást a folyamatos trendek megértése érdekében
- Készítsen profilt a végfelhasználókról, hogy jobban megértse viselkedési mintáikat.
Kombinálja az eredményeket, hogy megtudja, mennyire jól teljesít a terméke, és mennyire elégedettek vele az ügyfelek.
3. lépés: Hozzon létre felhasználási eseteket, és összpontosítson a prototípusok készítésére
Miután elkészítette a referencia-keretrendszert, ideje nekilátni a munkának és elkészíteni a prototípust.
Hasznos tippek:
- Készítsen egy sor különböző felhasználási esetet a keretrendszer teszteléséhez.
- Ösztönözze a közvetlen felhasználói interakciókat, hogy megértse, mi működik és mi nem.
- Írjon részletes jelentést, beleértve az esetdiagramokat is.
4. lépés: Technikai tulajdonságok felvétele
Fontos a hardver és szoftver komponensek számszerűsítése.
A számszerűsíthető standard paraméterek között szerepel a teljesítmény, a skálázhatóság, az erőforrások rendelkezésre állása, a rendszer késleltetése, a biztonság és még sok más.
Tartson folyamatos megbeszéléseket és értekezleteket a csapattal, hogy pontosan meghatározhassa a szükséges technikai tulajdonságokat.
Például egy alkalmazás fejlesztésének technikai követelményei között szerepelhet az üzemidő, az alkalmazás reagálóképessége, a biztonsági protokoll, a könnyű használat, a biztonsági mentések gyakorisága, a skálázhatóság, a karbantartás stb.
5. lépés: A műszaki követelmények dokumentumának érvényesítése
Az alapvető munkák elvégzése után elkészítheti a műszaki követelmények dokumentumát.
Minden funkcionális és technikai követelményt, amelyet papírra vet, indokolnia kell.
Ehhez vegye figyelembe a következő elemeket, és tegye hibátlanná a folyamatot:
- A végfelhasználók a termék használhatóságához igazodnak
- Mérföldkövek és a hozzájuk tartozó határidők
- Csapatstruktúra, valamint a szükséges készségek és kompetenciák
- A projektfejlesztési folyamat életciklusa, beleértve a projekt hatókörét, tervezését, változáskezelését, erőforrásait, munkafolyamatait és vészhelyzeti terveit.
- Termékadatok, a kezdeti kutatástól a projekttervezés során azonosított funkciókig
- A protokollok és a hozzájuk tartozó eredmények, amelyeket az ügyfelek elvárnak
- Rendszerkövetelmények és kockázatcsökkentő intézkedések
- Külső tényezők, mint például a környezet, a szabályozások stb.
- Méretek, súly, magasság, szín, forma stb. fizikai termékek esetében, valamint operációs rendszerek, interfészek stb. digitális termékek esetében.
Hasznos tippek:
- Dolgozzon együtt a csapattagokkal, ügyfelekkel és más érdekelt felekkel, hogy meghallgassa véleményüket.
- Konzultáljon a vezetőkkel és a vezetői csapattal, hogy megkapja a végső jóváhagyást.
Hogyan írhat pontos, részletes technikai követelményeket a ClickUp segítségével
A projekt tervezése során a projektmenedzsereknek több tényezőt is figyelembe kell venniük, hogy a végleges projektterv minden üzleti és technikai igényt kielégítsen. A projekt típusától függően a technikai követelmények több tucat pontot is kitehetnek.
Nem kell rengeteg jegyzetet készítenie, hogy ezeket nyomon kövesse – csak használja a ClickUp ingyenes műszaki dokumentációs sablonjait.
A ClickUp egy robusztus projektmenedzsment eszköz, amely teljes ellenőrzést biztosít Önnek, lehetővé téve a technikai követelmények gombnyomással történő összegyűjtését és kezelését.
Íme egy áttekintés a ClickUp által a technikai követelmények kezeléséhez kínált hasznos funkciókról:
1. ClickUp űrlapnézet valós idejű felmérések kezeléséhez
Mit tesz, ha egy neves digitális magazinban szeretné népszerűsíteni új termékét, és ehhez egy utolsó pillanatban interjút szeretne készíteni a vezérigazgatóval, de ő időhiányban van?
Használjon űrlapokat, hogy a vezérigazgató saját idejében és kényelmének megfelelően válaszolhasson a kérdésekre.
Használja a ClickUp Form View funkciót felmérések, interjúk, közvélemény-kutatások stb. lebonyolításához az érdekelt felekkel, vezetőkkel, fejlesztőkkel és másokkal.
Az egyik legkeresettebb funkciónk, a ClickUp Forms feltételes logikával rendelkezik, amely lehetővé teszi intelligens, dinamikus űrlapok létrehozását termékekkel kapcsolatos visszajelzések gyűjtése, kreatív kérések kezelése, értékesítési leadek továbbítása és egyebek céljából.
Soha nem marad le a sürgős információkról és a kritikus felhasználói visszajelzésekről.
Ez a funkció lehetővé teszi az alábbiakat:
- Rögzítse a válaszokat, és azonnal továbbítsa a munkát a megfelelő csapatnak a megfelelő időben.
- Konvertálja a válaszokat nyomon követhető feladatokká, és illessze be őket közvetlenül a munkafolyamatába a gyors cselekvés érdekében.
- Testreszabhatja a kérdéseket és rögzítheti a releváns információkat.
Így alkalmazkodnak a ClickUp űrlapok a mindennapi élethelyzetekhez:
- Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy funkciókéréssel, hibabejelentéssel vagy UX-fejlesztési javaslattal forduljanak a csapathoz, és válaszaikat nyomon követhető feladatokká alakítja át a csapat termék-backlogjában.
- IT-bejelentési űrlapok kezelése incidensjelentések, változáskezelés, berendezésigények és egyebek számára
- Személyre szabott űrlapok készítése, amelyek valós időben frissülnek az ügyfelek igényei alapján, így rendkívül személyre szabott élményt biztosítva.
ClickUp Docs és AI az adatminőség elemzéséhez és az információk kinyeréséhez
Az ügyfelek visszajelzéseinek gyűjtése ugyan nagyszerű dolog, de az információk értelmetlenek, ha nem tud belőlük következtetéseket levonni és azokat a teljesítmény javítására felhasználni.
Ismerje meg a ClickUp Docs és a ClickUp AI alkalmazásokat.
A ClickUp Docs kiválóan alkalmas a technikai követelmények dokumentumának valós időben történő létrehozására és szerkesztésére a csapattal együtt. Címkézzen másokat megjegyzésekkel, rendeljen hozzá teendőket, és alakítsa a szöveget nyomon követhető feladatokká.
Készítsen átfogó műszaki specifikációkat, amelyek világosan felvázolják a projekt hatókörét és céljait.
Dokumentálja és közölje a termék követelményeit, például a kötelező funkciókat, a kritikus funkcionalitást és a várt felhasználói élményt.
Alakítsa át a célokat és követelményeket feladatokká és alfeladatokká, és kövesse nyomon őket egy helyen.
A pontosság és a sebesség javítása érdekében hozza létre a műszaki követelmények dokumentumait a ClickUp AI segítségével, amely több mint 100, az Ön igényeire szabott, teljes sablonnal ellátott promptot kínál. Íme egy példa a ClickUp műszaki jelentés fedőlap sablonjára, amely azonnal használatra kész.
A ClickUp egyik népszerű, szerepkörökön alapuló AI-eszköze a Technical Specifications Doc Generator, amely segít a műszaki specifikációk dokumentumainak elkészítésében, az ügyféladatok elemzésében olyan tényezők tekintetében, mint a végfelhasználói profilok, viselkedési minták stb., a folyamatok racionalizálásában és a termelékenység javításában.
Takarítson meg értékes időt, amelyet egyébként a műszaki követelmények dokumentumának formázására és strukturálására fordítana. Adja meg a szükséges információkat (pl. tervezési szempontok, megvalósítási részletek stb.), és hagyja, hogy a generátor átvegye az irányítást!
Egyértelműen megfogalmazott technikai követelmények a funkcionalitás és a teljesítmény közötti szakadék áthidalásához
A technikai követelményeket nem szabad utólagos gondolatként kezelni – ezek ugyanolyan fontosak a projektje számára, mint a királynő a sakkban!
A technikai követelmények a projekt technikai specifikációinak konkrét leírásai, beleértve a hardver- és szoftverkövetelményeket, a kódolási szabványok folyamatának szabványosítását, a tesztelési eljárásokat stb.
Világosan és részletesen megfogalmazva, ezek a funkciók a projekt sikeréhez vezetnek.
Az értékes műszaki követelménydokumentumok igazi jellemzője azonban az, hogy vizuálisan vonzóak, tényeken alapulnak, közös munkával készültek és könnyen érthetőek.
A ClickUphoz hasonló projektmenedzsment eszköz minden technikai menedzsment és projekttervezési feladatot ellát – a projekt technikai követelményeinek meghatározásától az ügyfelek elvárásainak kezeléséig és minden más feladaton át. Regisztráljon még ma ingyen!