Hol kezdődik és hol végződik egy projekt? A projekt szponzorával.
Bármi, a Golden Gate híd építésétől a születésnapi party szervezéséig, projektnek tekinthető. A projekt jellegétől függetlenül, annak életciklusa során számos érdekelt fél vesz részt benne.
Mindezek közül a legfontosabbnak a projekt szponzorát tartjuk. Nézzük meg, miért.
Mi az a projekt szponzor?
A projekt szponzor kezdeményezi a projektet és hagyja jóvá az eredményeket. Ők azok az üzleti érdekelt felek, akik felelősek a sikeres projekt megtervezéséért és megvalósításáért. Gyakran a felső vezetés tagjai, jelentős befolyással és hatalommal rendelkeznek, annak ellenére, hogy közvetlenül nem felelősek a projekt irányításáért.
Egy szolgáltató szervezet esetében a projekt szponzora külső szervezethez, általában az ügyfélhez tartozhat. A projekt szponzora egy termékgyártó szervezeten belül található, néha projekt tulajdonosnak is nevezik.
Projektszponzor kontra projektmenedzser
Mivel mind a projekt szponzor, mind a projektmenedzser vezetői szerepet tölt be, gyakran keverik őket egymással. Először tisztázzuk a különbségeket.
| Projekt szponzor | Projektmenedzser |
| A szervezet vezetője | A projekt vezetője, általában nem olyan magas beosztású, mint a projekt szponzora. |
| Lehet belső vagy külső | Általában a projektet megvalósító szervezeten belül |
| Felelős a stratégiai tevékenységekért és az eredményekért | Felelős a projekt napi szintű irányításáért |
| Elindítja a projektet | Végrehajtja a projektet |
| Jóváhagyja a projektet | Jóváhagyja a projektben szereplő feladatokat |
Bár a projekt szponzora és a projektmenedzser között számos különbség van, együttműködésük elengedhetetlen a projekt sikeréhez.
A szponzor határozza meg a projekt céljait és hatókörét, míg a projektmenedzser végrehajtja azt. Ők követik nyomon a projekt mutatóit, mint például a piacra jutás ideje vagy az ügyfél-elégedettség.
Másrészt a projektmenedzser nyomon követi a projekt szintű mutatókat, mint például a fejlesztők termelékenységét és a kód minőségét, amelyek hozzájárulnak a magas szintű üzleti mutatókhoz.
A szponzor jóváhagyja a költségvetést, az ütemtervet stb., de a projektmenedzser dönti el, hogy szükség van-e további erőforrásokra, és ő nyújtja be az erre vonatkozó kérelmeket.
A szponzor és a menedzser együttesen felelősek a projektmenedzsmentért. A projekt sikeréhez elengedhetetlen, hogy együttműködjenek és megértsék egymás prioritásait.
Projektszponzor vs. projektérdekelt felek
Az „érdekelt fél” egy gyűjtőfogalom, amely a projektben részt vevő bármely személyre vonatkozik. Ez lehet csapattag, felettes, vezető, partner, beszállító, ügyfél, kormányzati hatóság vagy bármely közvetítő.
Ebben az értelemben a projekt szponzora egyben a projekt érdekelt fele is. Azonban nem minden érdekelt fél szponzor.
A projekt szponzor szerepei
Üzleti vezetés
A projekt szponzorálása nem csupán a finanszírozást jelenti. A projekt szponzor kapcsolattartóként működik az üzleti és a technológiai területek között. Üzleti szempontból nyújt betekintést és útmutatást. Irányítja a végrehajtó csapatot az ügyfelekkel, a szervezettel, az üzleti stratégiával és a piacra lépési tervekkel kapcsolatban.
Tegyük fel, hogy egy kiskereskedelmi vállalat egy technológiai vállalathoz fordul, hogy POS (point of sale) megoldást fejlesszen ki. A projekt szponzora, a kiskereskedelmi vállalat egyik vezetője, tájékoztatja a technológiai vállalatot a termék felhasználóiról, a munkafolyamatról, az integrációs követelményekről stb.
Bár nem feltétlenül határozzák meg a műszaki követelményeket, felelősségük, hogy a termék megfeleljen az üzleti igényeknek.
Az információáramlás lehetővé tétele
A projekt során biztosítják a zökkenőmentes információáramlást az érdekelt felek között. Összekötik a csapat tagjait a szükséges erőforrásokkal és szakértőkkel.
Például összekapcsolhatják a felhasználói kutatócsoportot a megfelelő célközönséggel, hogy felméréseket végezzenek vagy viselkedést figyeljenek.
Projektfelügyelet
A projekt szponzora felelős a célok kitűzéséért és a siker mérhető mutatóinak meghatározásáért. Miután a projektcsapat visszatér a tervvel, áttekintik a projekt hatókörét és jóváhagyják a projekt elindítását.
Időről időre felülvizsgálatokat és retrospektívákat végeznek a projektcsapattal, hogy biztosítsák a tervszerű haladást. Emellett aktívan eltávolítják az útból az akadályokat. Felelősek a projekt teljesítményéért.
Magas szintű döntéshozatal
Ők hoznak magas szintű döntéseket a projekt költségvetéséről és irányáról. Felelősek továbbá a projektcsapat nagy horderejű kéréseinek jóváhagyásáért is, például további erőforrások iránti kérelmek, határidő-hosszabbítások stb.
A projektmenedzserek döntési fákat készíthetnek, hogy segítsék a szponzorokat a fontos döntések meghozatalában, felvázolva ezeknek a döntéseknek a következményeit.
Végső validálás
A projekt szponzora jogosult jóváhagyni a projekt eredményeit. Ellenőrzi, hogy az eredmények megfelelnek-e a műszaki és üzleti követelményeknek. A projekt lezárásához és a kifizetésekhez a szponzor jóváhagyása szükséges.
Ezek közül a szerepek és feladatok közül több is átfedhet a projektmenedzser vagy más érdekelt felek feladataival. Először is tisztázzuk a különbségeket.
A projekt szponzorának fontossága
A projekt szponzor szerepe nem annyira általános, mint a projektmenedzseré. Tekintettel a projekt szponzor szerepének stratégiai jellegére, gyakran figyelmen kívül hagyják.
Egyes esetekben ez a szerep nem is elég pontosan meghatározott. A projekt szponzorának szerepét egy olyan vezetőre ruházzák, aki már egyébként is számos más feladatot lát el. Ez csak hátráltatja a projekt sikerét. Íme, hogyan.
Üzleti összehangolás: Akár technológiát fejleszt, akár új logót tervez, a projekt szponzorok fontos szerepet játszanak abban, hogy a projekt megfeleljen az üzleti igényeknek.
Kapcsolatkezelés: A projekt szponzor egészséges kapcsolatokat ápol a legfontosabb érdekelt felekkel, például az ügyféllel, a beszállítókkal és a kormányzati hatóságokkal. Ezáltal lehetővé teszik a hatékony projektbeli együttműködést.
Jóváhagyások és finanszírozás: Felelősek a költségvetések jóváhagyásáért, a források felszabadításáért és az esetleges további kérések megtárgyalásáért.
Konfliktuskezelés: Ha magas szintű véleménykülönbségek merülnek fel, a projekt szponzor konszenzust alakít ki és meghozza a nehéz döntéseket. Például, ha egy funkció meghatározása nem egyértelmű, ami zavart okoz a technikai csapatok között, a projekt szponzor segít tisztázni a helyzetet. Kulcsfontosságú szerepet játszanak abban, hogy a projekt ne álljon le.
Az ügy támogatása: Támogatják a projektet és annak célját a felső vezetés és az igazgatóság körében, így biztosítva a legfontosabb érdekelt felek figyelmét és elkötelezettségét. Gondoskodnak arról, hogy a projekt megkapja a méltó elismerést.
A projekt szponzorának felelősségei a projekt különböző szakaszaiban
Most, hogy már ismerjük a projekt szponzorának általános szerepét és célját, nézzük meg, milyen feladatokkal jár a projekt különböző szakaszaiban: a kezdeményezés, a tervezés, a végrehajtás és a projekt lezárása során.
A projekt elindítása
A projekt szponzorának a projekt elindításával kapcsolatos feladatkörébe tartozik:
- A projekt céljainak és hatókörének meghatározása
- A projekt chartájának aláírása
- Az üzleti követelmények és a várt eredmények ismertetése
- Magas szintű információk átadása a projektcsapatnak az üzletről és az ügyfélről
Néha ők nevezik ki a projektmenedzsert, és segítik őket a csapat tagjainak felvételében és beillesztésében.
Projekttervezés
A projekt elindítása után a szponzor a projekt szószólójaként működik. Már nem vesz részt a részletes tevékenységekben. Ő irányítja a projekt tervezési fázisát és végigkíséri a végrehajtást.
- A projekt tervezéséhez szükséges információk biztosítása
- Alapértékek meghatározása a mutatókhoz
- Győződjön meg arról, hogy a projektterv összhangban van az üzleti tervvel.
- Kérések áttekintése és jóváhagyás
Projekt végrehajtás
Itt a projekt szponzor szerepe még korlátozottabb. Ugyanakkor szorosan együttműködnek a projektmenedzserrel a zökkenőmentes végrehajtás biztosítása érdekében.
- Időnként ellenőrizze az előrehaladást
- Kövesse nyomon a projekt mutatóit és adjon visszajelzést
- Győződjön meg arról, hogy a projekt a megfelelő irányba halad a megfelelő ütemben.
- Értékelje és hagyja jóvá a projektcsapat további erőforrásokra vagy költségvetésre vonatkozó kéréseit.
- Az érdekelt felek közötti konfliktusok megoldása, ha vannak ilyenek
A projekt lezárása
A projekt szponzor zárja le a projektet. Felelős a következőkre:
- A projekt eredményeinek értékelése az üzleti követelményekhez viszonyítva
- A projekt eredményeinek mérése
- A szállítás jóváhagyása
- A projekt hivatalos lezárásának és a kifizetések jóváhagyása
Hogyan lehet hatékonyan együttműködni a projekt szponzorokkal?
Minden projektmenedzser rendszeresen, legalább havonta, ha nem hetente dolgozik együtt szponzorokkal. Kapcsolatuk azonban nem egyszerű.
A projektmenedzser együttműködik a projekt szponzorral az információk megosztása, az üzleti követelmények megértése és a problémák megoldása terén. A projekt szponzorok szerepe az, hogy elősegítsék a projektmenedzser sikerét.
A projekt szponzorok azonban magas rangú vezetők, akiknek nagyobb hatalmuk van, mint a menedzsernek. A projektmenedzser bemutatja az előrehaladást, az eredményeket és az adatokat felülvizsgálatra. A projektmenedzser ebben a minőségében jelent a szponzornak, még akkor is, ha ez nem menedzser-beosztott viszony.
Ennek a kapcsolatnak a kezelése bonyolult lehet. Íme néhány módszer, amellyel a projektmenedzserek hatékonyan együttműködhetnek a projektszponzorokkal.
A projekt szervezése
Elsősorban a projekt szponzorának láthatóságra van szüksége. Tudnia kell, hogyan fogják végrehajtani a projektet. Használjon átfogó projektmenedzsment szoftvert, például a ClickUp-ot a projekt szervezéséhez. A ClickUp segítségével:
- Ossza fel a projektet feladatokra és alfeladatokra
- Írjon le minden feladatot, hogy tisztázza a csapat tagjainak a követelményeket; a szponzor szükség esetén ellenőrizheti azokat.
- Állítsa be az egyes feladatok kezdő és befejező dátumát
- Prioritások, függőségek és címkék hozzáadása
Ha önálló ügynökség vagy szabadúszó, akkor valószínűleg az ügyfele lesz a projekt szponzora. Ilyen esetekben próbálja ki a kisvállalkozások számára készült projektmenedzsment szoftvert, hogy jobban szervezze a munkáját.
Mutassa be terveit
Használja a ClickUp alkalmazást a projekt követelményeinek előrejelzéséhez. Ezután mutassa be terveit a projekt szponzorának, és szerezze meg jóváhagyását. Miután beállította a projektet a ClickUp alkalmazásban, használja a Gantt-diagram nézetet, hogy időben vizualizálja azt.
Használja a ClickUp Whiteboardot komplex témák magyarázatához. Használja a ClickUp Mind Maps alkalmazást logikai útvonalak létrehozásához és a munkafolyamatok bemutatásához.
Erőforrások konszolidálása
A projekt szponzor elvárja, hogy a projektmenedzserrel és a kezdeti csapattal megosztott ismereteit gondosan továbbadják minden csapattagnak/érdekelt félnek. Ennek biztosítása érdekében:
- Tegye közzé a projekt chartát a ClickUp Docs-on.
- Állítsa be a projekt céljait ClickUp célként, és kapcsolja össze a feladatokat, hogy mindenki hozzáférhessen azokhoz.
A kommunikáció elősegítése
Egyetlen projektszponzor sem szeretné, ha információk vesznének el. Használja a ClickUp projektmenedzsmentet a kommunikáció átláthatóságának és egyértelműségének megteremtéséhez.
- Adjon hozzáférést a szponzornak a ClickUp munkaterülethez a teljes átláthatóság érdekében.
- Használja az egyes feladatok alatt található megjegyzéseket a kérdések kontextus szerinti megvitatásához.
- Ha bármilyen kérdés merül fel, osszon meg a szponzorral a teendőket.
- Használja a ClickUp Chat nézetet a valós idejű együttműködéshez.
Kapcsolja be az értesítéseket az alkalmazásban vagy e-mailben, hogy a projekt szponzora ne maradjon le egyetlen frissítésről sem.
A projektmenedzsment dokumentációjának megerősítése
Minden projektszponzor szereti a jó dokumentációt. Használja a ClickUp Docs szolgáltatást, hogy minden funkcióhoz jól formázott dokumentációt írjon. Kapcsolja össze őket a feladatokkal, így soha nem vesznek el a sok közül.
A jelentések automatizálása
Tájékoztassa projekt szponzorát az előrehaladásról, még mielőtt ő kérdezné. Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást valós idejű jelentésekhez, amelyek a következőket tartalmazzák:
- A projekt előrehaladása a célokhoz képest
- Burn up és burn down diagramok
- Időkövetés vs. becslések
- A munkafolyamatok szűk keresztmetszeteinek azonosítása
- Munkaterhelés és erőforrás-elosztás
Ha a projekt szponzora konkrét jelentéseket kér, készítsen egyedi diagramokat a projektmenedzsment eszközön belül, pontosan az Ön igényeinek megfelelően.
Attól függően, hogy a projekt szponzor mennyire aktív, rendszeresen különböző részletességű frissítésekre lesz szüksége. A ClickUp segítségével testreszabhatja a frissítések részletességét és gyakoriságát. Adjon hozzáférést vendégfiókjához, hogy saját maguk állíthassák be a frissítéseket.
Zökkenőmentes együttműködés a projekt szponzorával a ClickUp segítségével
A projekt szponzor a kezdetektől a végéig veled tart. Használd a ClickUp-ot, hogy magabiztosan indítsd el a projektet, hatékonyan hajtsd végre, és büszkén zárd le.
A projektmenedzserek általában túlzottan sok időt töltenek azzal, hogy havonta jelentéseket készítenek a projekt szponzorok számára. Szüntesse meg a párhuzamos munkavégzést! Kezelje hatékonyan a projekteket és működjön együtt a szponzorral egy helyen, a ClickUp-on!