¿Alguna vez ha tenido la sensación de que la lista de tareas pendientes de su equipo para un cliente es un montón de bolos en llamas con los que tiene que hacer malabarismos?
¿Sólo que no tienes talento para los malabares y ya te has chamuscado una ceja? Si esta situación te resulta familiar, necesitas una nueva estrategia de gestión de la carga de trabajo.
La gestión de la carga de trabajo es el pegamento que mantiene unidos los procesos de su empresa.
Sin ella, tu pila de papeleo sería tan alta como el Everest. Su calendarios de proyectos estarían tan desorganizados como la habitación de tu hijo adolescente. Y la lista de tareas de tus empleados sería tan interminable como sus redes sociales
Pero, ¿qué es exactamente la gestión de la carga de trabajo? ¿Y cómo demonios empezar a aplicarla en su empresa?
En este artículo hablaremos de qué es, cómo funciona y cuáles son los mejores métodos herramienta de gestión de la carga de trabajo para ayudarle a ponerlo en práctica. Coja el extintor y tire los bolos: ¡empecemos!
¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?
La gestión de la carga de trabajo es el proceso de distribución y gestión eficaz del trabajo de su equipo con el fin de maximizar la productividad. Puede que sea una idea sencilla, pero no se deje engañar. Si se descuida, en realidad puede aumentar la carga de trabajo existente.
De hecho, un 2021 Biblioteca Nacional de Medicina mostró que los empleados están menos satisfechos cuando creen que tienen una carga de trabajo abrumadora. Esto se traduce en una menor productividad y mayores tasas de agotamiento y rotación.
¿Cuál es la conclusión?
La gestión eficaz de la carga de trabajo es un gran problema
¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo?
Cuando se gestiona correctamente la carga de trabajo de un equipo, ocurren cosas maravillosas:
- Aumentaráel trabajo en equipo y la colaboración dentro de su organización
- Los miembros de su equipo realizarán un trabajo de alta calidad y cumplirán los plazos de entrega
- Un empleado será productivo a la vez que estará satisfecho con su trabajo y sus responsabilidades
Parece un sueño, ¿verdad? Veamos ahora cómo llevar la gestión eficaz de la carga de trabajo al mundo real.
7 pasos para gestionar eficazmente la carga de trabajo
Planificar la carga de trabajo es un poco como plantar "judías mágicas" dentro de su organización.
Al principio, puede que se encuentre con un poco de resistencia. Pero con el tiempo, los miembros de su equipo (y, por extensión, sus clientes) podrán cosechar enormes beneficios de la gestión de la carga de trabajo.
He aquí una guía paso a paso para agilizar el proceso de asignación de cargas de trabajo.
1. Utilizar una herramienta de gestión de la carga de trabajo
Es posible que los distintos equipos de tu agencia utilicen herramientas de trabajo totalmente diferentes. Esto hace que asignar una tarea o proyecto concreto a los miembros del equipo sea más difícil de lo necesario.
Además, todos los datos de tu empresa estarán dispersos en montones de apps, o peor aún: perdidos en un mar de cadenas de correo electrónico. Esto lleva a que tu equipo pierda un tiempo valioso en el seguimiento de los datos necesarios o las peticiones de los clientes, lo que significa que cada proyecto tardará más de lo que debería estar terminado.
Vea las más de 15 vistas de ClickUp para personalizar su flujo de trabajo según sus necesidades
¿Cuál es la solución? Antes de empezar, incorpore a todos sus equipos a una única sO de trabajo (sistema operativo). Actuará como centro de datos para todos los procesos de su empresa y como herramienta única para gestionar la carga de trabajo de sus empleados.
En primer lugar, hablemos del elefante en la habitación: puede que seamos parciales, pero creemos que es mucho más fácil hacer la gestión de la carga de trabajo con la app adecuada, como ClickUp . Y si ya está utilizando otra, le sorprenderá lo fácil que es importar todas las tareas de su proyecto actual a nuestra plataforma.
Importe fácilmente su trabajo de plataformas anteriores herramientas de gestión de proyectos directamente en ClickUp
VEN AQUÍ Bono ClickUp: ClickUp hace que sea super fácil de navegar a través de múltiples tareas del proyecto y subtareas a través de varios clientes. Echa un vistazo a la guía de inicio rápido para gestionar la carga de trabajo de su equipo en un abrir y cerrar de ojos Además, si ya está utilizando herramientas de gestión de proyectos como Basecamp , Trello, o Asana clickUp le permite importar datos desde cualquier herramienta ¡en un minuto!
2. Evalúe las tareas y la capacidad de su equipo Planificar la capacidad es la base de una gestión eficaz de la carga de trabajo. Es el proceso de calcular el tiempo y los recursos que se necesitarán para completar un proyecto y, para hacerlo bien, hay que alinear las demandas de tareas con la capacidad del equipo.
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Veamos cómo ajustar un sistema ágil de gestión de la carga de trabajo para tu equipo.
Crea una tarea y una duración estimada para cada proyecto
Empieza por hacer una lista de todos los procesos de negocio de los que se ocupa tu equipo en cada proyecto. A continuación, divídelos por crear tareas de ClickUp manejables . Si una tarea parece complicada, divídala en partes más pequeñas hitos del proyecto .
Añadir control de tiempo y estimaciones de tiempo a las tareas de ClickUp
Lista todas las tareas, por triviales que sean. Esto puede incluir tareas de administrador como la gestión de la bandeja de entrada, la documentación de los procesos e incluso ir a tomar un café todos los días
Puede parecer una tontería, pero dejar de lado las tareas comunes que ocupan el tiempo de trabajo diario es un error común en la gestión del tiempo. Es mucho mejor reservar tiempo para ir a tomar un café que ir siempre con 15 minutos de retraso.
Pero eso no es lo único que hay que calcular: también hay que calcular cuánto tiempo debería llevar idealmente cada tarea. Esto puede hacerse de varias formas:
- Estimación basada en la información de la tareaplan del proyecto* Utilizar una herramienta de control de tiempo o de gestión de proyectos
- Basar el tiempo de ejecución de cada tarea en experiencias anteriores
Realice un seguimiento de la duración estimada sin salir del navegador mediante la extensión de Chrome de ClickUp
Si no está seguro de cuánto tiempo debería llevarle una tarea o de cuánto tiempo le ha llevado históricamente, utilice Extensión de ClickUp para Chrome para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea.
Mida la capacidad personal de cada empleado
La productividad del equipo es fundamental.
Y cuando se piensa en gestión de recursos no se trata sólo de distribuir el mismo número de tareas entre los empleados. Cada persona tiene un estilo de trabajo y unas aptitudes diferentes. Algunos hacen malabarismos con múltiples tareas técnicas, y otros no pueden.
Bonus: **Herramientas de gestión de recursos Ahora tienes que calcular la capacidad de carga de trabajo de cada miembro del equipo. ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo? Pues con las funciones de gestión de la carga de trabajo del equipo
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
En Vista Carga de trabajo le permite establecer una capacidad de carga de trabajo diaria/semanal para cada usuario individual basándose en sus conversaciones con ellos. Puede ajustar capacidades por horas, tareas o incluso Puntos de historia de Scrum .
Simplemente pida a sus empleados su opinión. Pida a cada miembro del equipo que le diga en privado cómo se siente con su carga de trabajo individual. Anote lo que tienen entre manos y si pueden ocuparse de más tareas o necesitan menos.
Así sabrá si sus empleados tienen una carga de trabajo abrumadora y podrá redistribuir el trabajo cuando sea necesario.
Sé prudente y establece prioridades¡!
No todas las tareas son iguales. Y un viaje a Starbucks no es tan importante como terminar la edición de la entrada del blog de un cliente. Por eso hay que aprender a priorizar .
El establecimiento de prioridades le ayuda a asegurarse de que, independientemente de la capacidad de su equipo, siempre se centra primero en lo más importante. Te ayuda a emplear la máxima energía en los plazos difíciles y a no estresarte demasiado por cosas que pueden posponerse.
Agrupe las tareas en su Tablero Kanban por estado, Campos personalizados, Prioridad y más en la vista Tablero de ClickUp
Para hacer bien la asignación de prioridades, debe comunicar claramente a su equipo qué tareas deben completarse primero, cuáles tienen plazos estrictos y cuáles pueden postergarse si es necesario. A la hora de tomar estas decisiones, recomendamos utilizar una sencilla matriz de puntos con 3 puntos posibles para los siguientes componentes:
- *Quién solicita la tarea es un factor muy importante. Si el Director General ha solicitado algo, el valor estratégico o las dependencias de la tarea no importan realmente: por defecto, se le da la máxima prioridad.
Puntúe "1" si se trata de un solicitante individual o de bajo nivel- Puntúe "2" si se trata de un
director de equipo
- Puntúalo con un "3" si se trata de un liderazgo ejecutivo
- Puntúe "2" si se trata de un
director de equipo
- ¿El proyecto forma parte de una dependencia? Si la tarea debe completarse antes de que otros miembros del equipo puedan hacer su parte del proyecto, debería tener mayor prioridad porque afecta a otras personas.
- Puntúe este "1" si se trata de un proyecto puntual independiente de sus otras tareas
- Puntúalo con un "2" si forma parte de una dependencia, pero el proyecto en su conjunto no se centra en los plazos
- Puntúalo con un "3" si forma parte de una dependencia y el proyecto en su conjunto tiene una fecha límite estricta
- ¿Se relaciona el proyecto con una estrategia o iniciativa empresarial de mayor envergadura? Los proyectos vinculados a metas empresariales de mayor envergadura deben priorizarse sobre los que son necesarios para iniciativas más pequeñas y contenidas.
- Puntúe "1" si se trata de un proyecto limitado que no está vinculado a una estrategia más amplia
- Puntúalo con un "2" si está poco relacionado con iniciativas estratégicas más amplias
- Puntúelo con un "3" si forma parte de una iniciativa más amplia de la empresa
Utilice esta matriz para establecer una puntuación objetiva de la prioridad de cada proyecto, y asegúrese de que los miembros del equipo saben si una tarea es flexible en cuanto al plazo.
Crea automatizaciones sencillas en tus tareas para asignar o cambiar la prioridad cuando se realiza una determinada acción
LO PRIMERO ES LO PRIMERO Bono ClickUp: Las sencillas herramientas de gestión de la carga de trabajo del equipo facilitan el ajuste de una Prioridad para cada tarea importante, desde "Baja" hasta "Urgente" La clasificación por urgencia ayuda a su equipo a visualizar sus tareas más prioritarias. Incluso puede crear automatizaciones sencillas en ClickUp para ajustar una determinada nivel de prioridad cuando una tarea se asigna a una persona determinada o alcanza una fecha límite.
3. Utilice asignación de recursos para la capacidad de gestión de la carga de trabajo de los equipos
Una vez que has terminado de evaluar las tareas y la capacidad de tu equipo, es hora de distribuir el trabajo, ¿verdad? Pero espera... no tan rápido.
No puedes elegir a cualquier persona para cualquier proyecto. Bueno, quizá puedas. Pero sería tan eficaz como pedirle a Hulk que haga cisnes de origami.
Bonus: **Nivelación de recursos
Asignar a las personas adecuadas las tareas adecuadas
La clave para una gestión inteligente de la carga de trabajo es asignar a las personas adecuadas las tareas correctas ámbito de trabajo a la persona adecuada. Asegúrese de que usted o su jefe de proyecto conocen las aptitudes, el temperamento, la disponibilidad y los puntos fuertes de cada miembro del equipo antes de empezar a programar el trabajo.
Por ejemplo, si a uno de sus empleados se le dan muy bien los detalles, pero tiene problemas con los plazos muy ajustados, probablemente no sea la mejor opción para un proyecto de simulacro de incendio. Del mismo modo, un pensador creativo con visión de conjunto puede no ser el mejor corrector.
Ten en cuenta los puntos fuertes de cada persona y asigna primero las tareas de mayor prioridad. Una vez hecho esto, puedes asignar el resto (no te preocupes, al final podrás ir a tomar un Starbucks).
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece información sobre las métricas de su proyecto para ir un paso por delante
¿Quiere ganar puntos extra como gestor? Cuando asigne trabajo a un miembro del equipo, hágale saber por qué lo ha elegido para esa tarea. Esto hace que su trabajo sea más significativo y atractivo.
Cuanto más seguros estén sus empleados de sus tareas, mayor será su productividad. Así de sencillo
Establezca plazos realistas
Una vez que hayas asignado todas tus tareas, tienes que crear plazos para ellas. Cuando empieces a planificar la carga de trabajo, céntrate en que estos plazos sean "alcanzables"
Incluso con las aplicaciones más intuitivas, como ClickUp, debe prever un periodo de adaptación mientras el equipo se familiariza con los nuevos flujos de trabajo. Los plazos de la primera fase deben ser lo más flexibles posible.
Utilice la información que haya recopilado sobre la duración estimada de tareas anteriores, la capacidad de los empleados y las habilidades conocidas para hacer una estimación aproximada de la duración de cada tarea. A continuación, añada un poco más de tiempo para tener en cuenta los imprevistos.
Utilice la vista de cronograma de ClickUp para asignar tareas, modificar fechas límite y ver cargas de trabajo
Cuando los empleados superen estos plazos, aumentará su confianza: en sí mismos y en su nuevo e increíble sistema. Disponer de la herramienta adecuada para editar las cargas de trabajo -y hacerlo con rapidez- es esencial para la productividad de cualquier jefe de equipo.
TRABAJO EN EQUIPO > TALENTO Bono ClickUp: Asignar tareas en ClickUp es muy sencillo Sólo tiene que crear una tarea y asignarla a uno o varios empleados o Equipos . Después de distribuir las tareas, ajuste las fechas de inicio y las fechas límite para cada miembro del equipo. ¿Preocupado por la gestión de plazos conflictivos? Visualice las tareas de su equipo a través de la vista Cronograma para equilibrar las fechas de inicio y vencimiento de todos, todo desde un único cronograma del proyecto .
4. Ayude a sus empleados a planificar con plantillas de gestión de la carga de trabajo
Vale, ya has identificado tus tareas y el tiempo que te llevarán, y sabes qué empleados son responsables de cada cosa. A partir de ahora, piloto automático, ¿verdad?
No tan rápido
Si este modelo de planificación del flujo de trabajo es nuevo para su equipo, es posible que ellos (y usted) necesiten un poco más de compatibilidad para organizarse. E incluso si el flujo de trabajo no es nuevo, cuanto más maduro sea su modelo de gestión de la carga de trabajo, más plantillas deberá tener su proceso.
Las plantillas sirven para dos cosas en la gestión de la carga de trabajo: Ayudan a los equipos nuevos en el proceso a ponerse al día más rápidamente, y ayudan a los equipos maduros a automatizar más las cosas buenas que saben que funcionan.
Aquí tienes cinco plantillas de carga de trabajo para empezar:
1. Plantilla de ClickUp para la carga de trabajo de los empleados
Supervise fácilmente las capacidades semanales de los miembros del equipo con la plantilla de gestión de la carga de trabajo de los empleados de ClickUp
En ClickUp Plantilla de carga de trabajo de los empleados permite a los miembros del equipo y a los directivos determinar su capacidad de carga de trabajo diaria y semanal, y ver cuánto trabajo tiene asignado cada empleado.
2. Plantilla de Bloqueo de Horarios ClickUp
Utilice campos personalizados para adaptar su horario en ClickUp y priorizar su trabajo
En Plantilla de bloqueo de horarios ClickUp permite a los miembros de un equipo supervisar y visualizar sus actividades de carga de trabajo pasadas, presentes y futuras utilizando la función técnica de bloqueo temporal .
3. Plantilla simple de gestión de tareas de ClickUp
Utilice la plantilla simple de gestión de tareas para organizar y priorizar mejor el trabajo de sus equipos
¿Quiere simplificar su listas de tareas de los equipos ? Pruebe la Plantilla simple de gestión de tareas de ClickUp para dar a sus empleados la oportunidad de obtener una lista diaria personalizada de tareas, incluyendo trabajo, proyectos personales, PTO, etc.
4. Plantilla ClickUp 1-on-1 para empleados y directivos
Documéntelo todo con claridad en sus reuniones 1 a 1 con esta sencilla plantilla
La gestión de la carga de trabajo empieza por que los empleados sepan qué se espera de ellos. Eso significa que usted, como jefe de equipo, debe definir claramente las metas de productividad, la gestión del tiempo y la priorización de proyectos. La mejor manera de que los colaboradores se pongan de acuerdo es elaborar un documento detallado de seguimiento de todos estos aspectos.
5. Plantilla de seguimiento de reuniones ClickUp
Utilice la plantilla de seguimiento de reuniones de ClickUp para obtener una vista rápida de sus próximas reuniones en la vista Calendario
Una carga de trabajo eficaz comienza con la organización de las tareas diarias. Por eso es tan importante utilizar una plantilla para el seguimiento de sus reuniones, de modo que sepa a dónde va su tiempo y qué puede hacer para mejorar su carga de trabajo.
¡PLANTILLAS, PLANTILLAS, PLANTILLAS! Bono ClickUp: Somos grandes fans de las plantillas para mantener a tu equipo organizado y en seguimiento. ¿Quieres ver más? Echa un vistazo a resumen de plantillas de gestión de proyectos o visite la página Centro de plantillas ClickUp ¡para ver cientos de formas de empezar más rápido!
5. Priorizar la comunicación y la colaboración
Aunque hayamos olvidado cómo resolver nuestros trabajos de cálculo de 8º curso, aquí tienes una fórmula que debes confirmar de memoria:
Gestión de la carga de trabajo = Gestión del estrés
Cuanto menos estrés sufrimos, más manejable resulta nuestra carga de trabajo. ¿Cuál es la mayor fuente de estrés laboral?
Una encuesta de Wrike descubrió que está creando contraseñas de ocho caracteres con un número, una mayúscula y un símbolo. Bueno, eso y una falta de comunicación y colaboración.
Incluso los buenos cambios pueden causar estrés cuando son nuevos. Después de implantar tu nuevo sistema de gestión de tareas, asegúrate de que tu equipo se siente respaldado.
Organice reuniones periódicas con el equipo
Especialmente cuando el proceso aún es nuevo, haga un esfuerzo consciente por programar reuniones individuales con los miembros de su equipo. La comunicación es clave para la gestión del cambio y conseguir que los empleados acepten los nuevos procesos. Para un proceso de gestión del cambio con éxito utilice las preguntas siguientes para obtener la opinión sincera de sus equipos:
- ¿Es realista su carga de trabajo actual y, si no lo es, cómo podría cambiarse?
- ¿Hay obstáculos que le impidan completar los proyectos actuales?
- ¿Está seguro de que cumplirá las próximas reuniones?
- ¿Cuáles son sus mayores retos con el nuevo sistema?
- ¿Tiene alguna sugerencia o idea sobrecómo mejorar los procesos?
Prueba esto **Herramientas de gestión del cambio !
Prepárese para el cambio con plantillas de planes de sucesión ¡!
Tenga en cuenta que añadir más reuniones a su agenda y a la de sus empleados puede ralentizar la productividad, justo lo contrario de lo que pretende Así que piense en formas de hacer que estas reuniones sean lo más cómodas y eficaces posible.
Utilice la plantilla plantilla del acta de la reunión del proyecto en ClickUp y evitar la pérdida de información o discusiones
Considere la posibilidad de hacerlas a través de Slack, por ejemplo, para que los miembros del equipo puedan ponerle al día cuando les convenga con una interrupción limitada de su flujo de trabajo. Algunos empleados nunca se sentirán del todo cómodos desahogándose con su jefe, ¡y no pasa nada!
Organiza una reunión semanal del equipo en la que todos puedan compartir estrategias y exponer sus quejas. Y considera la posibilidad de utilizar una app, aplicación de participación anónima como ScatterSpoke para que todos puedan compartir sus sentimientos sin presiones.
Haga hincapié en la colaboración, no en las interrupciones
No hay nada más molesto que enviar un mensaje importante a tu empleado y no saber nada de él durante horas, ¿verdad? ¿Qué parte de "¿Dónde está mi café con leche?" no han entendido?
Bromas aparte, los mensajes desatendidos ralentizan su progreso y dificultan la gestión de su carga de trabajo. Cuando diseñes tu proceso de gestión de la carga de trabajo, asegúrate de centrarte en derribar silos, no en construir otros nuevos.
Crea tareas de equipo para que todo el mundo tenga visibilidad de lo que hacen los demás miembros del equipo. ¿Y si pueden consultar los estados sin tener que interrumpir el flujo de trabajo de otra persona? Aún mejor.
Convierta comentarios en tareas de ClickUp o asígnelos al equipo para convertir instantáneamente sus pensamientos en elementos de acción
¿PUEDES ASIGNAR COMENTARIOS? Bono ClickUp: Utilice ClickUp para dejar un comentario en cada tarea. Los empleados reciben una notificación al instante, por lo que no pueden inventar excusas para no ver tu solicitud. Y si necesita que la persona haga algo urgentemente, convierta su comentario en una tarea y asígnala a ellos. Los empleados recibirán una notificación y el comentario aparecerá en su lista de tareas. Una vez que hayan terminado, pueden hacer clic en la casilla de selección Resolver para mostrarle que han completado la tarea. Ya está.
6. Seguimiento del rendimiento de la carga de trabajo con paneles de control Gestión del flujo de trabajo es un ciclo constante. Tendrá que repetir cada uno de estos pasos para seguir mejorando. Pero, ¿cómo medir si está funcionando?
Bueno, siempre queda el camino difícil. Podrías llevar un registro detallado de cada queja, error y plazo cumplido (o incumplido). Durante cada nuevo ciclo de tareas, podrías buscar patrones y puntos de fricción comunes, probar el viejo método de adivinar y comprobar el enfoque para cambiar las cosas y ver si ayuda.
¿Listo para el camino fácil?
Reúna todo su trabajo en una visión general de alto nivel con los cuadros de mando Panel de ClickUp puede servir como centro de control de su misión, donde podrá supervisar y hacer un seguimiento de la gestión de la carga de trabajo de su equipo. Puede rellenar cada panel con toneladas de Widgets personalizados como gráficos, cálculos, bloques de texto, etc., cada uno de ellos con datos específicos de todo el equipo
Pero eso no es todo. También tienes acceso a un montón de widgets de elaboración de informes de tareas para obtener información detallada sobre cómo tu equipo está gestionando las tareas. Por ejemplo, puede utilizar:
- Gráficos de velocidad : Determinar la tasa de completada de un conjunto de tareas y estimar mejor la capacidad real de carga de trabajo de su equipo
- Gráficos de flujo acumulativo : Compruebe el progreso de su proyecto e identifique los cuellos de botella que podrían haber resultado de una mala asignación de la carga de trabajo
- Metas: Ajuste y seguimiento de las metas de la empresa, objetivos yOKRs Bono ClickUp: Otra buena manera de controlar la asignación de la carga de trabajo de su equipo es mediante el uso de la herramienta Vista Equipo. Visualiza en qué está trabajando un empleado, así como su capacidad de trabajo actual. Puede identificar fácilmente quién está sobrecargado y reasignar tareas a quienes puedan asumir más.
La vista Equipo es la forma más rápida de ver todas las tareas de tu equipo
BOX IT UP (PÁGALO EN BÚSQUEDA) Bono ClickUp: Otra gran manera de supervisar la asignación de la carga de trabajo de su equipo es mediante el uso de la vista Equipo. Visualiza en qué está trabajando un empleado, así como su capacidad de trabajo actual. Puedes identificar fácilmente quién está sobrecargado y reasignar tareas a aquellos que pueden asumir más.
7. Automatización del trabajo y visibilidad centralizada
Después de solucionar cualquier problema en el flujo de trabajo en los primeros ciclos, busque más oportunidades para mejorar aún más su eficiencia.
No te saltes este paso
Llegará un momento durante el ciclo de vida de un proyecto en el que su equipo tendrá que hacer frente a una gran carga de trabajo. La gestión de la carga de trabajo le ayuda a ser proactivo con estas estrategias de ahorro de tiempo ahora, para ahorrarse el estrés más adelante.
Automatización de tareas repetitivas
La forma más fácil de aligerar la carga de trabajo real es identificar las tareas mundanas que pueden hacerse automáticamente. De hecho, su organización puede ahorrar hasta 1.000 millones de euros 2 horas al día a través de automatización de la gestión de la carga de trabajo Estas herramientas pueden automatizar la mayor parte de los procesos de gestión de tareas.
Por supuesto, siempre puedes elegir herramientas de automatización de la estantería. Pero, ¿por qué saturar las aplicaciones de tu equipo cuando puedes invertir en un software de gestión de la carga de trabajo todo en uno que está repleto de automatizaciones?
Digamos que desea crear una automatización que permita a un empleado saber de inmediato cuándo tiene una nueva tarea urgente que completar. Afortunadamente, usted es una persona brillante a la hora de tomar decisiones y ha decidido utilizar ClickUp para la gestión de la carga de trabajo
Todo lo que tiene que hacer es utilizar la automatización, "Cuando una tarea recibe la prioridad de 'Urgente', entonces la tarea cambia a 'Abierta' automáticamente" Bam. En cuanto una tarea se etiquete como urgente, su empleado lo sabrá.
Utilice recetas de automatización predefinidas o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
Elija entre una lista de más de 50 funciones incorporadas automatizaciones o ¡crea las tuyas propias!
Utilice un Tablero Kanban para obtener una perspectiva diferente
A Tablero Kanban es una herramienta compacta pero potente para garantizar que los procesos de su empresa se desarrollan sin problemas. ¿Cómo funciona?
Visualiza su proyecto flujo de trabajo y le muestra el estado de cada tarea en un ordenado formato físico o tablero virtual de tareas . A continuación, su equipo puede arrastrar y soltar las tareas en las columnas de estado pertinentes a medida que progresan, de esta forma:
Agrupe las tareas de su tablero Kanban por estado, Campos personalizados, Prioridad y más en la vista Tablero de ClickUp
De este modo, todo su equipo puede ver el progreso del proyecto en tiempo real. Este proceso de gestión de carga de trabajo da a todos los involucrados una mejor idea de cuánto tiempo lleva un proyecto, y quién es responsable de cada parte del mismo.
El gestor de proyectos también debe identificar qué tareas están estancadas en el Tablero Kanban, lo que indica cuellos de botella en el proceso. Entonces puede asignar un recurso (o un miembro del equipo) que le ayude a resolver la tarea.
PERSONALIZA TU VISTA COMO QUIERAS Bono ClickUp: Ofrecemos un Tablero Kanban por gestión de proyectos utilice gráficos de Gantt para visualizar las dependencias, y otras vistas para que pueda elegir la perspectiva que mejor se adapte a su equipo. Utilice Vistas flexibles para visualizar las tareas en una lista de tareas, un tablero Kanban o una vista de Cronograma.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de la carga de trabajo
¿Cuáles son los retos comunes de la gestión de la carga de trabajo?
Los retos de la gestión de la carga de trabajo pueden variar en función del sector, el tamaño de la empresa y las responsabilidades individuales. Sin embargo, algunos retos comunes incluyen:
- Carga de trabajo abrumadora: Puede ser difícil gestionar una carga de trabajo demasiado pesada o exigente, lo que provoca estrés, agotamiento y reducción de la productividad.
- Falta de priorización: Sin prioridades claras, puede ser difícil determinar qué tareas son las más importantes y cómo asignar los recursos de forma eficaz.
- Mala gestión del tiempo: Técnicas de gestión del tiempo son esenciales para la gestión de la carga de trabajo, pero muchas personas luchan contra la procrastinación, las distracciones y otras trampas de la productividad.
- Recursos inadecuados: La falta de recursos, como personal, tecnología o presupuesto, puede obstaculizar la capacidad de una persona para gestionar eficazmente su carga de trabajo.
- Alcance excesivo: Las expectativas pueden cambiar o ampliarse más allá de lo acordado inicialmente, provocando un aumento de la carga de trabajo sin el correspondiente aumento de recursos.
¿Quién debe gestionar la planificación de la carga de trabajo?
Dependiendo de cómo esté estructurada su organización, la gestión de la carga de trabajo puede ser individual o en grupo.
Si su empresa está muy aislada y los departamentos parecen funcionar como sus propias miniempresas, probablemente lo más sensato sea planificar en solitario. Sin embargo, los equipos que están altamente colaboración y trabajan a menudo con otras personas para completar proyectos probablemente necesiten que todos se pongan de acuerdo.
¿Cuáles son los beneficios de una gestión eficaz de la carga de trabajo?
Las herramientas de gestión de la carga de trabajo le ayudan a ver todo lo que ocurre en la empresa. Y proporciona a tu equipo esa misma visibilidad
Ver en qué punto se encuentran los proyectos puede eliminar problemas de comunicación y silos de proyectos. ¿Y lo más importante? Ayuda a mantener a tu equipo en la misma página y trabajando de forma eficiente. Y eso significa clientes más satisfechos que reciben sus proyectos a tiempo.
Los sistemas de gestión de la carga de trabajo también:
- Garantizan que no se desperdicie ningún recurso del proyecto (software, tiempo, habilidades de los empleados)
- Le ofrecen una vista cristalina de cómo progresa su proyecto
- Le muestran qué procesos de la empresa están ralentizando su trabajo
- Le informan de las fechas límite y los presupuestos de los proyectos
- Cerrada la brecha de comunicación entre los distintos departamentos
Implemente una gestión eficaz de la carga de trabajo con ClickUp
La gestión de la carga de trabajo es como un botiquín de primeros auxilios para su organización. Es una forma estupenda de salvaguardar el bienestar de su equipo cuando tiene que hacer frente a una gran carga de trabajo. Y no sólo eso, ¡también les proporciona un aumento instantáneo de la productividad!
Sin embargo, la gestión manual de las cargas de trabajo es una píldora difícil de tragar. Necesitas una herramienta de gestión de proyectos específica -que no sólo sea práctica para gestores de proyectos expertos- para hacer todo el trabajo pesado, como la distribución de carga de trabajo, el seguimiento del progreso del equipo, la elaboración de informes y mucho más.
Afortunadamente, herramientas como ClickUp cuentan con montones de funciones, como la vista Cronograma, la vista Carga de trabajo y la vista Box, que facilitan este proceso.
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