Dnes si každý profesionální tým uvědomuje, jak důležitá jsou data. Ať už se jedná o finanční tabulky, vektorové grafické soubory, dokumenty pro spolupráci, prezentace nebo něco úplně jiného, právě data umožňují vašemu týmu každý den vykonávat svou práci. Je tedy logické, že správa dat by měla být v centru pozornosti vašeho týmu v každé fázi procesu.
Zajištění bezpečnosti dat vašeho týmu nemusí být složité. Sestavili jsme seznam 5 nástrojů a strategií, které může (a měl by!) každý profesionální tým využívat k zajištění bezpečnosti svých informací.
Zde je seznam:
- Zálohujte včas a zálohujte často
- Vyberte si platformu pro ukládání dat v cloudu s funkcí vzdáleného vymazání dat
- Mějte pod kontrolou řízení přístupu k souborům a složkám
- Hesla jsou i nadále důležitou součástí zabezpečení dat
- Nenechávejte žádné zařízení bez dozoru
Zálohování dat vašeho týmu na zabezpečených serverech poskytovatele cloudového úložiště je skvělý způsob, jak se chránit před ztrátou dat.
Zálohujte včas a často
Pokud jde o zabezpečení dat, venku panuje naprostý chaos. Může se pokazit spousta věcí. Co když dojde k selhání hardwaru vašeho zařízení a přijdete o soubory uložené lokálně? Co když vaše data poškodí virus? Co když vám zařízení ukradnou nebo se zničí? Bez zálohy dat vašeho týmu by kterákoli z těchto situací mohla znamenat, že o svá data přijdete nadobro.
Nejjednodušším způsobem, jak zabránit ztrátě dat, je zálohování dat do cloudu. Při zálohování dat do cloudu se vytvoří kopie vašich informací, která se uloží na zabezpečeném serveru vašeho poskytovatele cloudového úložiště.
Je zřejmé, že čím častěji data zálohujete, tím méně informací v případě nouze ztratíte. Jak často by měl váš tým data zálohovat, závisí na řadě faktorů, jako je například povaha práce vašeho týmu.
Vyberte si platformu pro ukládání dat v cloudu s funkcí vzdáleného vymazání
Pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení vašeho zařízení, aktuální záloha dat pomůže vašemu týmu pokračovat v práci bez přerušení. Co však v případě, že se vaše zařízení dostane do nesprávných rukou? Jakákoli citlivá data, se kterými váš tým případně pracoval – čísla účtů, jména klientů a podobně – by mohla být potenciálně ohrožena.
Naštěstí někteří poskytovatelé cloudového úložiště nabízejí jako bezpečnostní opatření možnost vzdáleného vymazání dat. To znamená, že pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení zařízení, můžete vymazat soubory spojené s aplikací vašeho poskytovatele cloudového úložiště, i když dané zařízení nemáte k dispozici.
Jelikož jsou vaše data již zálohována v cloudu, můžete k nim i nadále přistupovat z jiných zařízení a nemusíte se obávat bezpečnostního rizika v podobě neoprávněného přístupu k vašim datům ze strany neoprávněných osob.
Pokud ztratíte přehled o svém zařízení, nikdy nevíte, kdo by mohl mít přístup k vašim datům. Funkce vzdáleného vymazání vám dává možnost chránit vaše data za všech okolností.
Mějte pod kontrolou přístup k souborům a složkám
Když už jsme u toho, je také důležité sledovat, kdo k vašim datům přistupuje a jak s nimi nakládá. Většina poskytovatelů cloudového úložiště usnadňuje spolupráci – a tím i sdílení přístupu k souborům a složkám –, což vám dává náskok před konkurencí. Bezpečné nástroje pro spolupráci také umožňují nastavovat různé úrovně oprávnění v závislosti na rolích v týmu.
Obecně platí, že přístup k souborům a složkám udělujte pouze těm osobám, které jej skutečně potřebují. I když je nepravděpodobné, že by lidé z jiných týmů úmyslně udělali něco, co by mohlo ohrozit vaše data, omezení přístupu k souborům a složkám snižuje riziko, že dojde k nehodě.
Je samozřejmě důležité, aby na projektu pracovalo více lidí, ale je také důležité mít přehled o tom, kdo má přístup k jakým údajům.
Hesla jsou i nadále důležitou součástí zabezpečení dat
Je to základní pravidlo zabezpečení dat, a přesto si mnoho lidí stále nezvyklo dodržovat osvědčené postupy pro správu hesel. Vzhledem k množství osobních i pracovních účtů, ke kterým každý den přistupujeme, může být obtížné zapamatovat si pro každý z nich jedinečné heslo, a představa, že bychom všechna tato jedinečná hesla museli měnit každých 6 měsíců (jak doporučuje většina odborníků na kyberbezpečnost ), je přímo odrazující.
Bonus: Zjistěte, jak zavést rámec pro řízení kyberbezpečnostních rizik
Ale nebojte se! Na trhu existuje řada nástrojů pro bezpečné hesla, které vám pomohou udržet vše pod kontrolou.
Nenechávejte žádné zařízení bez dozoru
Pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení zařízení, okamžitě se obáváme o bezpečnost našich dat. Kdo ví, kdo by se k našim datům mohl dostat z tohoto zařízení, když ho nemáme na očích?
Ale co když necháte mobilní telefon, který používáte k přístupu k pracovním e-mailům, ležet na stole v kavárně, zatímco si skočíte pro další smetanu? A co když odejdete od svého notebooku nebo stolního počítače v práci, aniž byste se odhlásili ze svého účtu?
Ať už jste kdekoli a ať už se k zařízení plánujete vrátit jakkoli brzy, nejlepším postupem pro zachování bezpečnosti dat je buď se před odchodem odhlásit, nebo si zařízení vzít s sebou, pokud je to možné.
Zaktivujte také dvoufaktorové ověřování, aby byl přístup k vašim informacím pro kohokoli obtížnější.
Díky těmto jednoduchým nástrojům pro zabezpečení dat a osvědčeným postupům může váš tým výrazně přispět k zajištění bezpečnosti vašich dat.
Zabezpečení dat je pro dnešní profesionální týmy nesmírně důležité, ale zavedení osvědčených postupů v této oblasti nemusí být nijak složité. Těchto 5 nástrojů a strategií patří mezi naše oblíbené způsoby, jak zajistit bezpečnost dat jakéhokoli týmu a hladký chod vaší práce. Jaká bezpečnostní opatření ve vašem týmu uplatňujete? Rádi si přečteme vaše komentáře!
Toto je sponzorovaný příspěvek pro Dropbox. Všechny názory jsou moje vlastní. Dropbox není spojen s žádnými jinými zmíněnými produkty či službami ani je nijak nepodporuje.
*
Melissa Pallotti je profesionální spisovatelka, počítačová nadšenkyně a fanouška hokeje žijící v Pittsburghu v Pensylvánii. S Melissou se můžete spojit na Twitteru nebo LinkedInu.
