Snažíte se pracovat na své prezentaci mezi každodenními hovory přes Zoom?
Myslíte si, že můžete přijmout hovor od klienta a zároveň kontrolovat zpožděnou zprávu?
Zamyslete se znovu. Žonglování s více úkoly může znít jako způsob, jak ušetřit čas, ale s největší pravděpodobností skončíte vyčerpaní a váš pracovní tok – a kvalita práce – se zhroutí.
Výzkumy ukazují, že multitasking může škodit vašemu duševnímu zdraví a produktivitě. Jedním z kroků ke snížení úrovně stresu a zvýšení produktivity je uvědomit si, že váš čas je cenný, a zajistit, abyste jej moudře využívali na věci, na kterých záleží. Pracovní upozornění, oznámení, e-maily a pozvánky na schůzky se mohou zdát nekonečné, ale je důležité vědět, jak technologie mohou zabírat váš den a jak je lépe spravovat.
ClickUp analyzoval studie a zdroje z National Institutes of Health, Harvard Business Review a zpravodajských reportáží, aby určil 10 nejčastějších příčin ztráty času v kanceláři a co s nimi dělat.
Pracujte chytřeji, ne tvrději, s 22 tipy na zvýšení produktivity od ClickUp, které vám ušetří čas.
1. Televize a podcasty
S přístupem ke streamovacím službám s tisíci pořadů a miliony podcastů na výběr není pochyb o tom, jak snadno mohou média zabírat náš volný čas. Možná si všimnete, že se vám hromadí podcasty, a máte pocit, že je posloucháte na pozadí, zatímco dokončujete výzkumnou zprávu.
Ale můžete se skutečně věnovat oběma věcem najednou?
Mnoho lidí věří, že mohou přepínat mezi úkoly, aniž by ztratili rytmus. Ve skutečnosti však dospělí ztrácejí na efektivitě a přetěžují svůj mozek snahou dělat vše najednou. Jednoúkolové zaměření může ušetřit čas a snížit stres.
13 NEJLEPŠÍCH APLIKACÍ POMODORO TIMER PRO STUDIUM A SOUSTŘEDĚNÍ Technika time managementu Pomodoro rozděluje den na malé, produktivní časové bloky. Najděte si nejlepší aplikace Pomodoro, které vám pomohou zůstat na správné cestě.
2. Schůzky
Chtěli jste někdy svému kolegovi naznačit, že schůzka, kterou uspořádal, mohla být nahrazena e-mailem? Nejste sami – mnoho zaměstnanců má pocit, že schůzky mohou být obrovskou ztrátou času.
Studie konzultační firmy Korn Ferry z roku 2019 zjistila, že 67 % pracovníků se domnívá, že příliš mnoho času stráveného na schůzkách jim brání v efektivním výkonu práce.
Abyste přesvědčili svého šéfa, aby omezil týdenní schůzky, vytvořte stručný program schůzky, pečlivě sledujte čas a ujistěte se, že každá schůzka má svůj účel a přínos, aby se omezilo opakované kontrolování a členové týmu se soustředili na úkoly.
Nabídka provedení auditu schůzek pro vašeho šéfa by mohla pomoci snížit ztrátu času a dokonce ušetřit společnosti nějaké peníze.
Bonus: Frekvence schůzek pro vzdálené týmy
3. Helikoptéroví šéfové
Mít za šéfa mikromanažera může být nepříjemná zkušenost a lze to považovat za formu šikany. Neustálé sledování a dotazování způsobuje, že se zaměstnanci cítí bezmocní.
Helikoptéroví šéfové snižují morálku, což vede k nedostatečnému výkonu a ztrátě času. Nastavení procesu řízení projektů, který stanoví stejná očekávání pro celý tým, může zajistit, že všichni budou na správné cestě a budou informováni.
Mikromanažeři nemají vždy špatné úmysly; zvažte spolupráci s nimi na projektu, abyste si vybudovali vzájemnou důvěru.
4. Sociální média
Zkontrolujte, kolik času trávíte na sociálních sítích ve svém telefonu – možná budete překvapeni, kolik času ztrácíte procházením svých feedů. Každý má rád nové taneční výzvy, ale jejich nadměrné sledování může výrazně snížit produktivitu v práci.
Studie z roku 2020 zjistila, že používání sociálních médií může také vést k depresi a úzkosti. Zvažte vypnutí oznámení ze sociálních médií nebo si dejte pauzu a odstraňte některé aplikace ze svého telefonu.
5. Problémy s IT
Technické problémy mohou během pracovního dne způsobit značnou ztrátu času. Stalo se vám někdy, že jste byli uprostřed důležitého úkolu, když vypadlo Wi-Fi? Zatímco IT oddělení na tom pracuje, vy jen nečinně sedíte.
Podle společnosti Robert Half Consulting ztrácejí zaměstnanci v průměru téměř dva týdny ročně řešením technických problémů. S nárůstem práce na dálku se tyto problémy ještě zvýšily a lidé se spoléhají na domácí technologii, aniž by měli přístup k IT konzultantovi.
Aktualizace softwaru a pravidelné restartování počítače mohou zázračně vyřešit drobné technické problémy.
6. Přetížení rozhodováním
Pracovní pozice, která vyžaduje každodenní přijímání mnoha rozhodnutí, může vést k přetížení rozhodováním, což může způsobit pokles produktivity a odpovídající zvýšení úrovně stresu.
Analytická paralýza je stav, který zpomaluje rozhodovací proces a brání vám v dokončení úkolu. Jedním ze způsobů, jak snížit zátěž, je odstranit rušivé vlivy, poradit se s kolegy, pokud si nejste jisti správným rozhodnutím, nebo delegovat volbu na jiného odborníka ve vaší síti.
7. Hry
Podle průzkumu společnosti Future Publishing z února 2022 tráví dospělí Američané téměř hodinu a půl denně hraním mobilních her. V květnu 2020 přiznalo 80 % zaměstnanců na plný úvazek , že hrají hry v práci, a to i během schůzek. 😮
Hraní her v práci může být obrovskou ztrátou času. Stejně jako u sociálních médií omezte čas strávený hraním her tím, že dočasně odstraníte herní aplikace během pracovní doby a nastavíte časový limit, kolik můžete hrát v daný den.
8. Divadlo produktivity
Jak často jste museli svému šéfovi dokazovat, že jste produktivní?
Od aktualizace vašeho stavu na Slacku během dne až po zasílání zbytečných zpráv vašemu šéfovi, abyste mu dokázali, že jste zapojeni, možná předvádíte divadlo produktivity a ztrácíte až hodinu denně předváděním se. Místo toho, abyste svému šéfovi neustále posílali náznaky, že pracujete, zvažte denní aktualizaci svého pokroku přes Slack předtím, než odejdete z práce.
9. Přepracování
Být kreativní je těžké, pokud jste přepracovaní a vyčerpaní. Mnoho lidí po celém světě trpí syndromem vyhoření, který může vážně ovlivnit naše blaho.
Zvažte, zda si v práci nestanovíte hranice. Pokud pracujete v kanceláři, nezvykněte si brát pracovní počítač domů a po pracovní době vypínejte oznámení ze Slacku. Udělejte si přestávku, když se cítíte stresovaní nebo blízko vyhoření.
Mnoho společností se obrací na wellness aplikace, které pomáhají zaměstnancům předcházet vyhoření a poklesu produktivity.
ŘÍZENÍ ČASU: ZÁSADNÍ DOVEDNOST PRO KAŽDOU POZICI Bez ohledu na to, čím se živíte, osvojení si základních dovedností v oblasti řízení času vám pomůže zůstat produktivní a zároveň výrazně snížit úroveň stresu.
10. Neorganizovanost
Neorganizovanost a produktivita jdou málokdy ruku v ruce. Udržování pořádku na pracovišti může zvýšit produktivitu a snížit stres.
Trávíme spoustu času u svých pracovních stolů, tak proč z nich neudělat příjemné prostředí? Udělejte si čas na reorganizaci a nainstalujte nad svůj stůl několik plovoucích polic, abyste odstranili vizuální rozptýlení.
Zvažte vyhození nepotřebných věcí, které jste si schovávali. Vaše nově uklizené pracovní místo vám může poskytnout nový start do dne.
Identifikujte faktory, které vám zabírají čas, a začněte si vytvářet lepší pracovní návyky ještě dnes.
Nemusíte žít v chaosu, neustále zaostávat za plánem a cítit se přetížení.
Identifikováním běžných faktorů, které vám v kanceláři zabírají čas, přijetím praktických opatření k jejich omezení a vytvořením akčního plánu můžete zvýšit svou produktivitu a znovu získat rovnováhu ve svém životě.
Jedním ze způsobů, jak si vytvořit lepší pracovní návyky a udržet se na správné cestě, je použití komplexního nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp. Nabízí funkce pro sledování času, stanovení a sledování cílů a stovky dalších přizpůsobitelných funkcí, vše na jedné platformě, aby eliminoval rozptýlení, zvýšil vaši produktivitu a pomohl vám zůstat soustředěni na práci.
Využijte tento výkonný nástroj, který vám přinese nový pocit kontroly, ušetří váš drahocenný čas a umožní vám začít si užívat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, o kterou jste se tak dlouho snažili. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Hostující autor: