Vaše doručená pošta přetéká a vy neustále doháníte zpoždění.
Výsledek? Neustále prohledáváte dlouhé e-mailové konverzace a jste příliš zahlceni, abyste mohli napsat perfektní odpověď.
Přetížení e-maily je skutečný problém!
Představujeme: Gemini v Gmailu, pomocník využívající umělou inteligenci, který vám pomůže s chytřejší správou e-mailů. Ať už chcete shrnout e-mailové konverzace, napsat odpovědi nebo doladit tón, Gemini AI je nástroj pro produktivitu e-mailů, který potřebujete.
V tomto průvodci vám ukážeme, jak používat Google Gemini v Gmailu ke správě doručené pošty, úspoře času a možná i ke snížení pocitu, že e-maily jsou nepříjemnou povinností. Protože, přiznejme si to, vaše doručená pošta v Gmailu by asi mohla trochu umělé inteligence využít.
Ale to není vše. Představíme vám také bonusového asistenta s umělou inteligencí – ClickUp Brain –, který nejenže usnadňuje správu e-mailů, ale také vám ve všech ohledech usnadní pracovní život! 🤩
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je stručný přehled toho, jak můžete co nejlépe využít Gemini AI v Gmailu (a malá ukázka chytřejší alternativy!):
- K Gemini v Gmailu získáte přístup s předplatným Google One AI Premium nebo účtem Google Workspace.
- Pomocí Gemini můžete shrnout dlouhé e-mailové konverzace, čímž ušetříte čas při čtení a dohánění novinek.
- Snadno vytvářejte nové e-maily pomocí návrhů generovaných umělou inteligencí na základě vašich pokynů.
- Vylepšete koncepty pro větší srozumitelnost pomocí možností jako formalizovat, rozpracovat, zkrátit nebo přepsat.
- Zeptejte se Gemini AI na otázky týkající se doručené pošty a získejte rychlý přehled o důležitých konverzacích.
- Vezměte na vědomí omezení Gemini – postrádá hluboké porozumění kontextu, rychlé přizpůsobení a manipulaci s e-maily.
- ClickUp nabízí kompletní řešení pro správu e-mailů s obousměrnou synchronizací, automatizací úkolů a přímým zpracováním e-mailů.
- Pomocí integrovaného asistenta AI ClickUp, ClickUp Brain, můžete shrnout a extrahovat informace z e-mailových konverzací a také vytvářet okamžité odpovědi.
- Integrujte ClickUp s Gmailem, abyste mohli převádět e-maily na úkoly, automatizovat pracovní postupy, jako je odesílání následných e-mailů, a zefektivnit komunikaci.
Jak používat Gemini v Gmailu
Možná se vracíte z dovolené a čeká vás přeplněná doručená pošta, nebo prostě nedokážete určit, které e-maily vyžadují vaši pozornost jako první. Ať tak či onak, integrace Gemini a Gmailu vám pomůže třídit nepořádek a upřednostnit nejcennější, nejnaléhavější nebo nejdůležitější úkoly.
🔑 Chcete-li získat přístup k Gemini v Gmailu, musíte se přihlásit k odběru plánu Google One AI Premium nebo mít Gemini povolené ve svém účtu Google Workspace.
Takto najdete Gemini v Gmailu:
- Přejděte do pravého horního rohu obrazovky Gmailu.
- Vyberte funkci „Vyzkoušet Gemini“ .
- Na obrazovce se zobrazí postranní panel Gmailu, který by měl vypadat přibližně takto:
Můžete použít vestavěné výzvy Gemini k generování odpovědí nebo klást volné otázky, jako například „Informuj mě o e-mailech od
Nyní, když víte, jak to funguje, jste připraveni používat AI v Gmailu pro chytřejší správu e-mailů?
Ukážeme vám tři nejčastější způsoby použití Gemini v Gmailu:
1. Shrňte dlouhé e-mailové konverzace
👀 Věděli jste? Sofistikované techniky počítačového zaznamenávání odhalily, že průměrná délka pozornosti člověka je 40 sekund.
Nikdo nemá rád čtení dlouhých e-mailů a Gemini to chápe. Zde je návod, jak jej použít k zkrácení dlouhých e-mailů:
- Otevřete Gmail na svém počítači nebo v mobilní aplikaci Gmail.
- Hledejte ikonu Gemini AI v bočním panelu na pravé straně obrazovky. Pokud ji nevidíte, klikněte na malou šipku a rozbalte panel.
- Vyberte možnost Shrnout tento e-mail .
- Gemini vygeneruje krátké shrnutí, ve kterém zdůrazní klíčové body a důležité detaily.
- Gemini také dokáže shrnout dlouhý obsah z vašich souborů v Google Drive přímo ve vaší doručené poště.
💡 Tip pro profesionály: Na konci souhrnu generovaného umělou inteligencí Gemini můžete vybrat příslušné gesto palcem a poskytnout pozitivní zpětnou vazbu. Dejte palec nahoru za dobrý návrh nebo odešlete zprávu o špatném návrhu, pokud odpověď vyžaduje zlepšení. To pomáhá modelu umělé inteligence učit se z vašich preferencí a lépe přizpůsobovat budoucí odpovědi.
2. Napište nový návrh e-mailu
Strávili jste někdy příliš mnoho času zíráním na obrazovku a přemýšlením nad perfektním prvním řádkem svého e-mailu? Vyhněte se tomuto úsilí a nechte Google AI, aby za vás udělal těžkou práci.
- Klikněte na Napsat v levém horním rohu obrazovky Gmailu.
- V okně pro psaní e-mailů vyhledejte možnost Pomoc při psaní .
- Napište požadovaný pokyn. Zkuste například „Napište motivační dopis pro práci v marketingu.“
- Klikněte na Vytvořit
- Odpověď obdržíte téměř okamžitě v okně pro psaní e-mailů v Gmailu.
- Poté můžete kliknout na Recreate (Znovu vytvořit) nebo Refine (Vylepšit) a doladit odpověď tak, aby odpovídala vašim potřebám.
Postupujte podle tohoto návodu a přizpůsobte výzvu dané situaci, aby ji bylo možné použít k odpovědi na konverzaci.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší software pro sdílenou schránku (recenze a ceny)
🧠 Zajímavost: Tip na zvýšení produktivity při práci s e-maily od poradkyně pro produktivitu společnosti Google, Laury Martinové, spočívá v rozdělení e-mailů do tří kategorií: odpovědět, přečíst a vrátit se k nim. Věnujte se jim v určených časových úsecích , místo abyste je neustále kontrolovali během dne.
3. Vylepšete koncept
Někdy se stane, že návrh e-mailu není úplně dokonalý, ale s Gemini v Gmailu jej můžete rychle vylepšit a zajistit, aby vaše zpráva dorazila v perfektní podobě.
- Přejděte na Napsat v levém horním rohu doručené pošty.
- Napište e-mail ručně
- Přejděte na možnost Pomozte mi psát .
- Z nabídky vyberte preferovanou úpravu Vylepšit: Vylepšete svůj návrh Formulovat: Udělejte návrh formálnější Rozvést: Doplňte další podrobnosti k existujícímu obsahu Zkrátit: Upravte nadbytečné části a zkraťte návrh Přepsat: Přepište návrh Vylepšit: Znovu ho revidujte
- Polština: Vylepšete svůj koncept
- Formální styl: Vytvořte formálnější návrh
- Rozpracovat: Přidejte další podrobnosti k existujícímu obsahu.
- Kratší: Upravte nadbytečné informace a zkraťte návrh.
- Přepracovat: Přepište koncept
- Vylepšete: Znovu to zkontrolujte
- Jakmile dosáhnete požadovaných výsledků, klikněte na Vložit.
- Upozorňujeme, že jakmile požádáte Gemini AI o vytvoření nové verze konceptu, nelze se vrátit k předchozím verzím (proto si zkopírujte části, které chcete zachovat!).
- Polština: Vylepšete svůj koncept
- Formalizujte: Vytvořte formálnější návrh
- Rozpracovat: Přidejte další podrobnosti k existujícímu obsahu.
- Kratší: Upravte nadbytečné informace a zkraťte návrh.
- Přepracovat: Přepište koncept
- Vylepšete: Znovu to zkontrolujte
💡Tip pro profesionály: Pomocí funkce Gmail Q/A můžete Gemini klást otázky týkající se konverzací ve vaší doručené poště. Například v okně pro zadávání dotazů můžete položit otázku: „Jaká byla poslední zpětná vazba k mému projektu X?“ Gemini prohledá příslušné e-mailové vlákno a vrátí souhrnnou odpověď.
Omezení používání Gemini v Gmailu
Gemini v Gmailu přináší kombinaci pohodlí a omezení. I když vám ušetří náročnou práci s analýzou zpráv, stále se nemůže rovnat ručnímu organizování e-mailů.
Zde je pět dalších věcí, které byste měli mít na paměti při používání Gemini v Gmailu:
- Omezení v kontextovém porozumění: Gemini AI je skvělá pro shrnování a psaní návrhů, ale nemusí plně zachytit nuance nebo kontext každé konverzace, což může někdy vést k méně personalizovaným odpovědím.
- Nelze manipulovat s e-maily: Gemini AI nemůže vytvářet, odesílat, mazat ani přesouvat e-maily ve vaší doručené poště – zaměřuje se spíše na generování obsahu a asistenci než na správu doručené pošty a e-mailů.
- Riziko halucinace: Gemini AI může občas generovat nepřesné nebo smyšlené informace, proto je důležité ověřit si podrobnosti, než podle nich budete jednat.
- Omezená jazyková podpora: Ačkoli Gemini podporuje více jazyků, v jiných jazycích než v angličtině nemusí být tak přesný nebo nuancovaný, což může ovlivnit kvalitu odpovědí.
📖 Přečtěte si také: Jak nastavit automatické přeposílání v Gmailu?
👀 Věděli jste, že... Gmail denně blokuje téměř 15 miliard nevyžádaných zpráv, což představuje více než 99,9 % spamu, phishingu a malwaru. Během svátků může počet spamu a phishingových zpráv dosáhnout až 231 miliard, což je o 10 % více než průměrný objem.
Chcete se naučit prompt engineering, abyste získali lepší odpovědi od Gemini a dalších nástrojů umělé inteligence? Podívejte se na tento krátký rychlokurz o vylepšování otázek pro umělou inteligenci 👇🏽
Používání umělé inteligence a Gmailu s ClickUp
Gemini v Gmailu funguje jako AI nástroj pro psaní e-mailů, který při psaní odpovědí postupuje podle vašich pokynů. Ačkoli dokáže zefektivnit proces psaní, nenahrazuje komplexní software pro správu e-mailů.
A právě tady přichází na řadu ClickUp. Dnešní práce je roztříštěná – e-maily v jednom nástroji, úkoly v jiném, dokumenty pohřbené v nekonečných složkách. ClickUp to vše spojuje dohromady.
Jako univerzální aplikace pro práci je Gemini vaším jediným zdrojem informací o projektech, dokumentech, tabulkách, automatizaci, přehledech, cílech a dalších věcech.
Gemini vám pomůže nejen s jednoduchým psaním a shrnováním e-mailů. Díky integrované správě e-mailů můžete odesílat, přijímat a sledovat e-maily, aniž byste museli opustit pracovní prostor ClickUp. Podívejme se, jak na to:
Integrujte ClickUp s Gmailem
Integrace ClickUp a Gmailu vyplňuje mezery, které zanechává Gemini AI, a umožňuje vám prolomit informační bariéry a spravovat e-maily a úkoly společně.
Zde je několik tipů, jak vám může Gemini usnadnit práci:
- Obousměrná synchronizace: Automaticky vytváří nebo aktualizuje úkoly v Gmailu na základě akcí, jako je přijetí nové e-mailové zprávy, označení konverzace hvězdičkou nebo dokončení úkolu.
- E-maily označené hvězdičkou se stanou úkoly: Převádí důležité e-maily na úkoly, které lze provést, a zajišťuje, že nikdy nezmeškáte následnou akci.
- Automatizace pracovních postupů: Díky integraci ClickUp se Zapierem jsou úkoly, jako je přenos informací mezi Gmailem a ClickUp, automatizovány, což snižuje manuální úsilí a minimalizuje chyby.
👉🏼 Na rozdíl od Gemini AI, které se zaměřuje výhradně na psaní a vylepšování odpovědí, ClickUp nabízí kompletní správu e-mailů spolu se správou úkolů.
📮ClickUp Insight: Téměř 42 % znalostních pracovníků dává přednost e-mailům pro týmovou komunikaci. To však má svou cenu. Vzhledem k tomu, že většina e-mailů se dostane pouze k vybraným členům týmu, znalosti zůstávají roztříštěné, což brání spolupráci a rychlému rozhodování. Chcete-li zlepšit přehlednost a urychlit spolupráci, využijte všestrannou aplikaci pro práci, jako je ClickUp, která během několika sekund promění vaše e-maily v akční úkoly!
Můžete odesílat a přijímat e-maily přímo v ClickUp, vytvářet úkoly, připojovat e-maily k relevantním pracovním položkám a spolupracovat se svým týmem, aniž byste museli opustit platformu.
A to nejlepší? Integrace e-mailů ClickUp funguje s platformami jako Microsoft Outlook, IMAP a Microsoft 365 – nejen s Gmailem!
Návrh e-mailu můžete vytvořit pomocí příkazu /Slash (/write). Upravte tón a úroveň kreativity, vložte text do e-mailu a odešlete jej, aniž byste opustili rozhraní úkolu. Zapomeňte na přepínání mezi záložkami a namáhavé ruční psaní návrhů e-mailů!
Navíc můžete dokonce automatizovat své e-maily a spouštět jejich odesílání na základě vlastních polí, odeslaných formulářů nebo událostí úkolů v ClickUp.
Díky této konsolidaci můžete zvýšit produktivitu tím, že budete mít e-maily, úkoly a konverzace na jednom místě!
ClickUp Brain vylepšuje vaše e-maily
Ale jak to všechno funguje? Zatímco Gemini AI vylepšuje vaše zkušenosti s Gmailem tím, že poskytuje kontextové informace a navrhované odpovědi, ClickUp Brain – vestavěný asistent AI – jde ještě dál.
Integruje se přímo do vašeho pracovního prostoru, absorbuje data o pracovním toku, analyzuje aktivity týmu a sleduje časové osy projektů.
Díky pochopení kontextu ve vašem systému poskytuje ClickUp Brain praktické a inteligentní profesionální rady.
S ClickUp Brain můžete:
- Propojte úkoly, dokumenty a e-maily a získejte okamžité, kontextově relevantní odpovědi týkající se vašeho pracovního postupu.
- Pište profesionální odpovědi na zprávy v Gmailu pomocí integrovaného AI Writeru a ušetřete čas.
- Převádějte důležité e-maily na úkoly nebo akce v ClickUp a eliminujte tak ruční sledování.
- Zkontrolujte gramatiku a pravopis pomocí integrované kontroly pravopisu a dosáhněte tak dokonalého výsledku.
- Vytvářejte souhrny dlouhých e-mailových konverzací a získejte rychlý přehled, aniž byste museli procházet dlouhé konverzace.
- Přepisujte hlasové a video klipy v ClickUp a zachyťte klíčové body ze svých diskusí.
📖 Přečtěte si také: Kompletní průvodce správou e-mailových projektů
Přepněte na ClickUp Chat
Spojení umělé inteligence s vaší doručenou poštou vám sice pomůže zvládnout přetížení e-maily, ale co kdybychom vám řekli, že je možné je úplně eliminovat?
ClickUp Chat nabízí vám a vašemu týmu alternativu k e-mailové komunikaci v reálném čase tím, že konverzace přímo začleňuje do vašeho pracovního postupu a kontextu projektu.
Přechod z e-mailů na chat vám umožní:
- Propojte diskuse přímo s konkrétními úkoly nebo projekty. Tím zajistíte, že všechny relevantní informace budou centralizovány, což sníží potřebu prohledávat samostatné e-mailové vlákna.
- Organizujte konverzace do kanálů a zabraňte tak přeplnění e-mailové schránky.
- Zrychlete spolupráci tím, že budete označovat členy týmu, sdílet soubory a vkládat zdroje přímo do chatu, čímž minimalizujete zpoždění spojená s e-maily.
- Rychle přijímejte důležitá rozhodnutí a řešte problémy pomocí brainstormingu s kolegy v reálném čase.
Používáním ClickUp Chat pro interní komunikaci a diskuse související s projekty můžete výrazně snížit objem e-mailů ve vaší doručené poště. Navíc snížení přepínání mezi e-mailem a platformami pro správu projektů může zvýšit vaši individuální produktivitu i produktivitu týmu.
📮 ClickUp Insight: Znalostní pracovníci posílají v průměru 25 zpráv denně a hledají informace a souvislosti. To znamená, že značnou část času ztrácejí procházením, vyhledáváním a rozklíčováním fragmentovaných konverzací v e-mailech a chatech. 😱
Kéž byste měli chytrou platformu, která spojuje úkoly, projekty, chat a e-maily (plus AI!) na jednom místě. Ale vy ji máte!
ClickUp je neuvěřitelně všestranný software, který zvýšil moji produktivitu nejméně desetinásobně. Miluji kombinaci správy osobních úkolů, správy obchodních znalostí, rychlých poznámek a umělé inteligence ClickUP, která je FANTASTICKÁ. Je úžasně kontextově orientovaná a doslova nepostradatelným pomocníkem.
ClickUp je neuvěřitelně všestranný software, který zvýšil moji produktivitu nejméně desetinásobně. Miluji kombinaci správy osobních úkolů, správy obchodních znalostí, rychlých poznámek a umělé inteligence ClickUP, která je FANTASTICKÁ. Je úžasně kontextově orientovaná a doslova nepostradatelným pomocníkem.
Využijte své e-maily na maximum pomocí ClickUp
Gemini AI v Gmailu je rozhodně užitečným pomocníkem, ale pokud hledáte komplexnější řešení pro správu projektů i e-mailových úkolů, ClickUp je pro vás tou správnou volbou.
S ClickUp můžete e-maily převádět na úkoly a zachovat kontext napříč konverzacemi a projekty – už žádné přeskakování mezi aplikacemi nebo ztráta detailů.
Týmy, které přešly na ClickUp, hlásí vyšší efektivitu, lepší spolupráci a přehlednost, kromě toho, že nahradily 3 nebo více nástrojů a ušetřily více než 3 hodiny týdně.
Máte tedy na výběr: Gemini AI nabízí vestavěného asistenta pro shrnování a psaní pro aplikace Google, jako jsou Gmail, Google Sheets a Google Docs, zatímco ClickUp poskytuje nástroje založené na umělé inteligenci pro kompletní správu e-mailů a projektů.
Pokud jste připraveni na to druhé, zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!