Nástroje SaaS jsou hnací silou vašeho podnikání. 73 % organizací považuje SaaS za nezbytný pro dosažení svých obchodních cílů, přičemž 38 % jej považuje za „velmi důležitý“ a 35 % za „docela důležitý“.
Ale jak spravovat dodavatele SaaS? Jaké nástroje použít? Jaké jsou osvědčené postupy?
Všechno toto a ještě více se dozvíte v tomto blogovém příspěvku. Začněme!
⏰ 60sekundové shrnutí
- Správa dodavatelů SaaS zahrnuje výběr, zapojení, monitorování a správu poskytovatelů softwaru jako služby (SaaS).
- Pomáhá spravovat náklady, zajistit bezpečnost a soulad SaaS a zlepšit efektivitu podnikání.
- Mezi klíčové kroky při správě dodavatelů SaaS patří identifikace a výběr dodavatelů SaaS, vyjednávání smluv a sledování výkonu nástrojů SaaS.
- Mezi nejlepší tipy pro úspěšnou správu dodavatelů SaaS patří centralizace nákupu SaaS, nastavení připomínek automatického obnovení a identifikace duplicitních nástrojů SaaS.
- ClickUp zefektivňuje proces správy dodavatelů SaaS nastavením automatických připomínek pro kontrolu smluv SaaS a vizualizací výkonu a využití nástroje.
Co je správa dodavatelů SaaS?
Správa dodavatelů SaaS je proces výběru, zapojení, monitorování a správy poskytovatelů softwaru jako služby (SaaS) s cílem zajistit, aby byli v souladu s obchodními cíli. Zahrnuje:
- Sledování předplatného SaaS na jednom centrálním místě
- Prověřování dodavatelů z hlediska bezpečnostních certifikátů (např. SOC 2 nebo ISO 27001) a dodržování předpisů (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Sledování dostupnosti, doby odezvy a kvality služeb
- Získejte nejlepší podmínky a jasné smlouvy o úrovni služeb (SLA)
- Kontrola integrace se stávajícími systémy, aby se zabránilo vzniku technologických sil
S rostoucím počtem používaných aplikací SaaS zajišťuje silná správa dodavatelů efektivní provoz SaaS, zabraňuje zbytečným výdajům, bezpečnostním rizikům a nadbytečnosti nástrojů.
Proč je efektivní správa dodavatelů SaaS důležitá
Než se budeme dále zabývat procesem správy dodavatelů SaaS, pojďme si nejprve vysvětlit, proč je efektivní správa dodavatelů SaaS tak důležitá:
Kontrola nákladů a optimalizace rozpočtu
Efektivní správa dodavatelů SaaS přináší úspory ve výši 16,49 % u uzavřených obchodů prostřednictvím vyjednávání, což představuje celkovou úsporu 349 milionů dolarů. A není to překvapivé. Oblasti, ve kterých si myslíte, že není možné snižovat náklady, jsou často těmi, kde lze dosáhnout největších úspor. Vaše SaaS řešení je toho příkladem.
Díky spolehlivé správě dodavatelů softwaru SaaS můžete neustále sledovat návratnost investic a efektivitu svých nástrojů.
🌟 Pravidelné kontroly pomocí řešení pro správu dodavatelů SaaS vám pomohou eliminovat software, který:
- Už to není to, co jste původně chtěli
- Obtěžují vás skryté poplatky, které vám ukrajují z rozpočtu?
- Nepoužívá se, protože váš tým přešel na něco lepšího.
Bez ohledu na důvod, manažer dodavatelů SaaS zkontroluje vaše předplatné a určí, která z nich zrušit, čímž uvolní rozpočet pro hodnotnější nákupy SaaS.
💡Tip pro profesionály: Nastavte čtvrtletní hodnocení výkonu SaaS s vedoucími oddělení, abyste identifikovali úzká místa, eliminovali nepoužívané nástroje a zajistili, že veškerý software je v souladu s obchodními cíli.
Bezpečnost, dodržování předpisů a snižování rizik
Vzhledem k tomu, že aplikace SaaS zpracovávají citlivá obchodní data, bezpečnost a soulad s předpisy nejsou volitelné, ale nezbytné. Nedostatečný dohled může vést k závažným rizikům, od narušení bezpečnosti dat až po pokuty za porušení předpisů. Správa dodavatelů SaaS zajišťuje, že každý nástroj splňuje nezbytné bezpečnostní standardy a požadavky na soulad s předpisy.
🌟 Díky neustálému monitorování vaší SaaS infrastruktury můžete identifikovat a zmírnit rizika, jako například:
- Dodavatelé bez řádných bezpečnostních certifikátů (SOC 2, ISO 27001, soulad s GDPR)
- Neautorizované nástroje ukládající citlivá data bez souhlasu IT oddělení
- Stínové IT, které činí vaši organizaci zranitelnou vůči kybernetickým útokům
Silná strategie správy dodavatelů SaaS zajišťuje, že každý nástroj ve vašem ekosystému splňuje požadavky na bezpečnost, dodržování předpisů a rizika, takže vaše podnikání je vždy chráněno.
🧠 Věděli jste? Nedávná zpráva odhalila, že 31 % organizací zaznamenalo v uplynulém roce narušení bezpečnosti dat SaaS, což zdůrazňuje kritickou potřebu důsledných bezpečnostních opatření.
Zlepšený výkon a provozní efektivita
Vaše firma v podstatě funguje na SaaS. Zákaznický servis potřebuje SaaS, nákup potřebuje SaaS, marketing potřebuje SaaS – téměř každé oddělení je na něm závislé. Jak můžete očekávat dosažení provozní efektivity, pokud tyto nástroje správně nespravujete?
Díky správě dodavatelů SaaS zajistíte, že každý nástroj ve vašem portfoliu zlepší pracovní postupy, místo aby je zpomaloval.
🌟 Pravidelnou optimalizací svého ekosystému SaaS můžete eliminovat:
- Překrývající se nástroje, které dělají stejnou práci, ale způsobují zmatek a neefektivitu
- Pomalý nebo nespolehlivý software, který narušuje každodenní provoz
- Složité pracovní postupy způsobené nástroji, které se špatně integrují
📌 Příklad: Společnost Metropolitan Memorial Parks (MMP) v Novém Jižním Walesu čelila po sloučení několika subjektů problémům s zastaralými a izolovanými finančními systémy. Přechodem na jednotnou platformu pro správu SaaS zefektivnila procesy, zvýšila efektivitu a dosáhla významných úspor nákladů.
Eliminace nadbytečných nástrojů
Většina společností si ani neuvědomuje, za kolik duplicitních nástrojů SaaS platí. Nedávná zpráva společnosti Zylo zjistila, že v průměru 44 % licencí SaaS podniků je zbytečných nebo nedostatečně využívaných, což vede k významným zbytečným výdajům.
Marketing má jeden nástroj pro automatizaci, prodej má jiný a zákaznická podpora možná používá něco úplně jiného – ale všechny dělají totéž.
🌟 S platformou pro správu dodavatelů SaaS můžete:
- Odstraňte překrývající se nástroje, které vykonávají stejnou práci.
- Přeřaďte licence od neaktivních uživatelů, místo abyste kupovali další.
- Zajistěte, aby týmy skutečně používaly nástroje, za které platíte.
Zkontrolujte aktivitu přihlášení do aplikací SaaS – pokud lidé nástroj nepoužívají pravidelně, je čas licenci zrušit nebo přeřadit.
📖 Další informace: Příklady a aplikace SaaS
Klíčové kroky při správě dodavatelů SaaS
Strukturovaný přístup vám pomůže vyhnout se zbytečným krokům a překážkám při výběru a správě dodavatelů SaaS. Zde je podrobný průvodce efektivní správou dodavatelů.
Krok 1: Identifikujte potřeby podniku a požadavky na dodavatele
Vše začíná tím, že víte, jaké nástroje potřebujete a který plán je pro vás nejvhodnější. Bez jasné představy skončíte s příliš mnoha nástroji, překrývajícími se funkcemi nebo platbami za drahé plány s nepotřebnými doplňky.
🌟 Zamyslete se nad tím:
- Které nástroje jsou nezbytné? Potřebujete CRM, platformu pro správu projektů nebo nástroj pro automatizaci?
- Kolik licencí nebo míst potřebujete? Platíte za 100 uživatelů, když nástroj ve skutečnosti používá pouze 50?
- Který cenový plán je nejvhodnější? Jste vázáni na podnikový plán, i když by vám stačil plán nižší úrovně?
- Jaké integrace jsou nezbytné? Lze nástroj propojit s vaším stávajícím softwarem, aby nedocházelo k narušení pracovních postupů?
Každý z těchto faktorů vám pomůže zjistit, který dodavatel je pro vás skutečně vhodný. Marketing možná potřebuje automatizaci, zatímco IT se více zajímá o bezpečnost a dodržování předpisů. Jaká je výzva? Najít řešení, které splňuje všechny požadavky, aniž by překročilo rozpočet.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, vám pomůže tento proces zefektivnit. Přináší revoluci do způsobu, jakým spravujete projekty, dokumenty a komunikaci – vše v jednom jednotném systému správy dodavatelů.
K mapování požadavků můžete použít ClickUp Tasks . Vytvořte kontrolní seznam nezbytných funkcí SaaS, přiřaďte výzkumné úkoly příslušným členům týmu a stanovte termíny, aby vše běželo podle plánu. Pokud je třeba provést kontrolu souladu s předpisy ze strany IT nebo schválení rozpočtu ze strany finančního oddělení, přiřaďte tyto úkoly přímo, aby vše zůstalo organizované na jednom místě.
Krok 2: Proveďte průzkum a vyberte dodavatele do užšího výběru
Jakmile víte, co potřebujete, dalším krokem je najít ty správné dodavatele. Ale s nekonečným množstvím možností SaaS může být jejich výběr velmi náročný. Namísto slepého skákání do neznáma se zaměřte na ty, které skutečně odpovídají vašim potřebám.
🌟 Zde je návod, jak filtrovat možnosti dodavatelů SaaS pomocí softwaru pro správu dodavatelů:
- Porovnejte cenové plány: Nabízí dodavatel flexibilní ceny, nebo jste vázáni dlouhodobými smlouvami?
- Zkontrolujte bezpečnost a soulad s předpisy: Splňuje nástroj normy jako SOC 2, ISO 27001 nebo GDPR?
- Podívejte se na integrace: Bude to bezproblémově fungovat s vašimi stávajícími nástroji?
- Přečtěte si recenze a doporučení: Co říkají ostatní firmy o spolehlivosti a podpoře?
A co je lepšího, než si před rozhodnutím vyslechnout názor svého týmu na daný nástroj? Chcete-li diskutovat o různých dodavatelích, použijte ClickUp Chat ke spolupráci v reálném čase, finalizaci kritérií výběru dodavatele a získání doporučení – bez nekonečných e-mailových diskuzí.
📮ClickUp Insight: 42 % členů týmu stále ve velké míře využívá k komunikaci e-mail, a to i přes jeho izolovaný charakter.
Podle výzkumu společnosti ClickUp je komunikace často izolovaná a oddělená od skutečných pracovních postupů. Abyste předešli narušení komunikace, integrujte zasílání zpráv do svých pracovních postupů pomocí centralizované platformy, která spojuje správu projektů, spolupráci a komunikaci. Vyzkoušejte ClickUp, aplikaci pro vše, co souvisí s prací.
Krok 3: Vyjednejte smluvní podmínky a SLA
Získat skvělý nástroj SaaS je jedna věc, získat na něj výhodnou nabídku je věc druhá. Dodavatelé stanovují své ceny, ale to neznamená, že jsou konečné. Vyjednávání je klíčem k zajištění lepších podmínek, flexibilních smluv s dodavateli a záruk služeb, které vám skutečně přinesou výhody.
🌟 Na co se zaměřit při vyjednávání s dodavateli SaaS:
- Flexibilita cen: Můžete získat slevy za roční fakturaci nebo víceleté smlouvy?
- Škálovatelnost uživatelů: Můžete zvyšovat nebo snižovat počet licencí bez sankcí?
- Smlouvy o úrovni služeb (SLA): Jaká je garantovaná dostupnost? Co se stane, pokud ji nedodrží?
- Podmínky podpory: Je prioritní podpora zahrnuta v ceně, nebo se platí zvlášť?
Vyjednávání o těchto věcech se může zdát triviální, ale z dlouhodobého hlediska má velký význam.
K udržení přehledu o vyjednávání smluv můžete použít ClickUp Automations. Nastavte si připomenutí termínů obnovení, automatizujte následné kroky s dodavateli a sledujte SLA a klíčové ukazatele výkonnosti v průběhu času. Tímto způsobem nikdy nezmeškáte příležitost k renegociaci a optimalizaci sledování KPI SaaS.
Krok 4: Zapojte dodavatele a integrujte nástroj SaaS
Po podepsání smlouvy začíná ta skutečná práce – zprovoznění nástroje a zajištění jeho hladkého chodu. Špatně provedený proces zapojení dodavatele vede k nízké míře přijetí, plýtvání licencemi a frustraci týmů. Pokud uživatelé nevědí, jak nástroj používat, nebo jej nemohou integrovat do svých každodenních pracovních postupů, rychle se stane jen další výdajovou položkou namísto přidané hodnoty.
🌟Pro zajištění hladkého zavedení nástrojů SaaS:
- Definujte role a oprávnění uživatelů: Přiřaďte odpovídající úrovně přístupu, abyste předešli bezpečnostním rizikům a udrželi data v pořádku.
- Poskytněte školení a dokumentaci: Zajistěte, aby týmy věděly, jak nástroj efektivně používat, a to prostřednictvím strukturovaných úvodních školení.
- Sledujte přijetí a využití: Sledujte zapojení a sbírejte zpětnou vazbu, abyste mohli včas řešit případné překážky.
Dobře naplánovaný proces zapracování zajistí, že se nástroj stane nedílnou součástí pracovního postupu vašeho týmu, a ne dalším zapomenutým předplatným.
📖 Další informace: IaaS vs. PaaS vs. SaaS: Který model zvolit?
Krok 5: Sledujte výkonnost a vztahy s dodavateli
Pravidelné sledování výkonu dodavatelů vám zajistí, že dostanete hodnotu, za kterou jste zaplatili, a pomůže vám identifikovat případné problémy dříve, než ovlivní provoz.
U podnikového softwaru B2B SaaS je zásadní zajistit odpovědnost dodavatelů. S ClickUp Dashboards můžete sledovat dodržování SLA, monitorovat provozuschopnost a sledovat trendy v přijímání uživateli – vše na jednom místě. Pokud dodavatel často nedodržuje záruky výkonu nebo neposkytuje včasnou podporu, možná je na čase znovu vyjednat smlouvu nebo hledat alternativy.
Pomocí přizpůsobených dashboardů můžete sledovat zprávy o využití a zjistit, zda týmy nástroj aktivně používají, nebo zda licence nevyužívají. Je také třeba zkontrolovat bezpečnostní aktualizace a změny v oblasti dodržování předpisů, aby bylo zajištěno, že dodavatel drží krok s průmyslovými standardy.
Bonus: Použijte šablonu kontrolního seznamu pro správu dodavatelů od ClickUp.
Pokud chcete začít okamžitě, ClickUp má pro vás tu správnou šablonu. Šablona ClickUp Vendor Management Checklist Template vám umožní vytvořit seznam dodavatelů, sledovat podrobnosti smluv, nastavit připomenutí obnovení a sledovat dodržování předpisů – vše na jednom místě.
Místo žonglování s tabulkami a roztroušenými poznámkami získáte jasný a strukturovaný způsob, jak spravovat všechny aspekty vašich vztahů s dodavateli. Díky integrovaným úkolům můžete zajistit, že schválení, jednání a hodnocení výkonu nepropadnou.
📖 Číst více: Jak náš tým pro zajištění kvality využívá ClickUp
Osvědčené postupy pro správu dodavatelů SaaS
Zde jsou osvědčené postupy, které můžete použít pro efektivní správu dodavatelů SaaS:
Centralizujte nákup SaaS
Rozptýlené nákupy SaaS vedou k plýtvání rozpočtem, bezpečnostním rizikům a duplicitě nástrojů. Centralizovaný proces nákupu přináší pořádek a kontrolu.
❌ Eliminujete:
- Překrývající se software, který vykonává stejnou práci
- Nesledované výdaje napříč různými týmy
- Bezpečnostní rizika plynoucí z neověřených nástrojů
✅ Získáte:
- Lepší ceny díky vyjednávání s dodavateli
- Jasný přehled o obnoveních a zrušeních
- Efektivní a bezpečný ekosystém SaaS
Místo toho, aby každý tým nakupoval, co chce, strukturovaný proces zajišťuje, že každý nástroj je prověřený, nákladově efektivní a nezbytný.
Nastavte si upozornění na automatické obnovení
Smlouvy SaaS mají záludný způsob automatického prodlužování, který vás uzamkne do dalšího cyklu plateb – a to i za nástroje, které již nepoužíváte.
Pokud to nesledujete, pravděpodobně plýtváte penězi za software, který váš tým již nepoužívá.
🌟 Získejte náskok nastavením upozornění na obnovení. Získáte tak čas na:
- Zkontrolujte, zda je nástroj stále nezbytný.
- Vyjednejte si lepší podmínky před obnovením smlouvy
- Zrušte předplatné, které již nepřináší žádnou hodnotu.
Správa dodavatelů IT vám zajistí kontrolu nad výdaji za SaaS.
🧠 Věděli jste, že... Výzkumy ukazují, že až 30 % výdajů na SaaS je zbytečných kvůli opomenutým a automatickým obnovením.
Konsolidujte dodavatele, kde je to možné
Proveďte jednoduchou kontrolu: používá váš marketingový tým pro automatizaci podobný nástroj jako ten, který používá automatizace? Pokud je případ použití stejný, nástroj SaaS nemusí být odlišný.
Duplicitní nástroje SaaS se objevují, když různé týmy provádějí nezávislé nákupy. Konsolidace dodavatelů snižuje náklady, zjednodušuje pracovní postupy a posiluje vyjednávací sílu.
🌟 Jednoduchá kontrola vám může pomoci:
- Identifikujte nástroje, které se překrývají napříč odděleními
- Standardizujte software a zlepšete spolupráci
- Snižte režijní náklady na správu dodavatelů
Méně duplicit znamená menší složitost a větší hodnotu nástrojů, které používáte.
K tomu můžete využít ClickUp Brain, výkonného asistenta AI od ClickUp. Pomůže vám vytvořit seznam všech nástrojů SaaS používaných v různých odděleních vaší organizace, abyste mohli identifikovat překrývající se nástroje.
Prosazujte schvalovací pracovní postup pro SaaS
Týmy často nakupují nástroje SaaS bez schválení IT nebo nákupního oddělení, což vede k bezpečnostním rizikům, problémům s dodržováním předpisů a zbytečným výdajům. Bez zavedeného procesu převládá stínové IT.
🌟 Schvalovací pracovní postup zajišťuje:
- Každý nástroj je prověřen z hlediska bezpečnosti a souladu s předpisy.
- Redundantní nebo překrývající se nástroje nejsou přidávány do stacku.
- Nákupní oddělení může vyjednat lepší ceny a smluvní podmínky.
Vzhledem k tomu, že 65 % společností zaznamenává ztrátu dat v důsledku stínového IT, není kontrola nákupů SaaS volitelná, ale nezbytná. Strukturovaný schvalovací proces zajišťuje bezpečnost, nákladovou efektivitu a účinnost vaší infrastruktury.
📖 Další informace: Jak optimalizovat úspěch zákazníků pro SaaS
Zefektivněte správu dodavatelů SaaS pomocí ClickUp
Správa dodavatelů SaaS nemusí být chaotická. ClickUp vám poskytuje centralizovaný prostor pro sledování smluv, monitorování výkonu dodavatelů, automatizaci upozornění na obnovení a spolupráci s vaším týmem – to vše v reálném čase.
Díky funkcím, jako jsou dashboardy, správa úkolů, automatizace a integrace, můžete zefektivnit každou fázi životního cyklu dodavatele, od nákupu až po obnovení. Jste připraveni převzít kontrolu nad svými dodavateli SaaS? Zaregistrujte se do ClickUp a začněte spravovat chytřeji ještě dnes.