Jak řadit e-maily v práci podle priority pro maximální produktivitu

V roce 1971 se počítačový programátor Raymond Tomlinson zapsal do historie tím, že si poslal první e-mail – průkopnickou zprávu, která zněla asi takto: „QWERTYUIOP“. Vzrušující, že?

V dnešní době již e-maily nejsou žádnou novinkou. Staly se naopak jedním z největších zabijáků produktivity.

E-maily však zůstávají základem firemní komunikace. Jsou tak nedílnou součástí firemní komunikace, že e-mailové záznamy jsou přípustné jako důkazní materiál u soudu – to je opravdu velká zodpovědnost!

Proto stanovení priorit e-mailů znamená zvýšení produktivity při práci s e-maily, snížení stresu a zlepšení e-mailové komunikace.

Se správnými strategiemi pro stanovení priorit e-mailů můžete svou doručenou poštu proměnit z překážky produktivity na výkonný organizační nástroj. Pojďme si to rozebrat krok za krokem.

Proč je prioritizace e-mailů důležitá

Každá firma má stejný konečný cíl: zvýšit příjmy a podpořit prodej. Komunikace, zejména prostřednictvím e-mailů, musí být k dosažení tohoto cíle účinná.

Podle studií může čekání na odpověď na poptávku déle než pět minut snížit úspěšnost kvalifikace až desetkrát. Prodloužíte-li dobu odezvy na pět až deset minut, můžete očekávat pokles až o 400 %. Ano, každá minuta se počítá.

Proto je třeba e-maily řadit podle priority. Správná správa e-mailů je zlatým dolem pro efektivní komunikaci.

Nyní se přesuňme od klientů k zaměstnancům. Téměř 70 % zaměstnanců uvádí, že pro komunikaci na pracovišti preferují e-mail. To znamená, že velká část vašeho týmu spoléhá na e-mail, aby zůstala informovaná a v souladu.

Ne, nemůžete se vyhnout své doručené poště. Místo toho je chytřejší zdvojnásobit úsilí při prioritizaci e-mailů.

Díky nástrojům umělé inteligence, které nyní nabízejí vše od automatického třídění až po vytváření odpovědí, je správa příchozích zpráv snazší než kdykoli předtím. Ale to ještě není vše. Pojďme si to ukázat na podrobném návodu, jak řadit e-maily podle priority.

Podrobný průvodce prioritizací e-mailů v práci

První pravidlo pro stanovení priorit e-mailů: Ne všechny e-maily jsou stejné.

Přiřazením úrovní priority příchozím zprávám se můžete soustředit na to, co je důležité, a vyhnout se zahlcení e-maily s nízkou prioritou.

Zde je návod, jak zvládnout svou doručenou poštu jako profesionál:

Krok 1 – Kategorizace e-mailů

Denně se odešle 160 miliard nevyžádaných e-mailů, což představuje 46 % všech e-mailů. Určitě byste nechtěli, aby důležité zprávy od vašeho šéfa ležely vedle spamového blogového příspěvku o „zázračných“ investicích, že?

Proto začínáme kategorizací e-mailů podle jejich důležitosti v rámci prioritizace e-mailů.

Začněte tím, že přiřadíte úrovně priority pomocí štítků, značek nebo příznaků ve vašem e-mailovém klientovi.

Chcete-li e-maily v Gmailu uspořádat, označte důležité zprávy hvězdičkami. Stačí kliknout na hvězdičku vedle e-mailu ve vaší doručené poště a pro zobrazení všech e-mailů vyberte v levém menu možnost „Označené hvězdičkou“.

Pokud používáte Outlook, můžete e-maily označit pro následné zpracování. Klikněte na ikonu vlajky vedle zprávy a můžete dokonce nastavit termín, který vám připomene, že je třeba podniknout příslušné kroky.

Filtry a štítky patří mezi nejjednodušší způsoby, jak vytvořit přehlednou doručenou poštu. Tyto nástroje automaticky třídí a kategorizují příchozí e-maily a urgentní zprávy na základě kritérií, jako je odesílatel, předmět nebo klíčová slova.

Například e-maily od vašich VIP odesílatelů nebo týkající se důležitých projektů mohou být odeslány přímo do prioritní schránky, zatímco propagační e-maily mohou být tiše přesunuty do samostatné složky.

Zde je stručný přehled toho, jak vytvořit filtry v Gmailu:

Krok 2 – Používání nástrojů a funkcí

I po vyčištění doručené pošty se chaos může snadno vrátit. Proto jsou nástroje pro správu e-mailů nezbytné.

Vezměte si například ClickUp. Tento nástroj pro správu projektů dokáže automatizovat e-mailové úkoly díky funkci Automatizace. Můžete jej nastavit tak, aby odesílal e-maily nebo přiřazoval úkoly při změně stavu – například informoval vedoucího týmu e-mailem, když je úkol označen jako „Dokončeno“.

Máte více e-mailových účtů? Nástroje jako Shift vám umožňují prohlížet pracovní i osobní e-maily z jednoho pohodlného panelu. Shift vám pomáhá spravovat konverzace napříč účty, aniž byste museli přecházet mezi aplikacemi.

Když už mluvíme o vynikající vyhledávací funkci, pojďme se podívat na propojené vyhledávání ClickUp. Tento výkonný nástroj založený na umělé inteligenci prohledává e-maily, dokumenty a konverzace pomocí klíčových slov nebo popisu projektu. Je to jako mít vyhledávač určený speciálně pro vaši doručenou poštu a soubory.

Pro snížení nepořádku vyzkoušejte Unroll.me, abyste se hromadně odhlásili z odběru newsletterů, které již nečtete. Ať už začnete s čistým štítem nebo se odhlásíte selektivně, je to jednoduchý způsob, jak snížit počet irelevantních e-mailů a obnovit pořádek ve vaší doručené poště.

Existuje mnoho dalších nástrojů a funkcí pro stanovení priorit e-mailů. Je však vhodné se držet jednoho, protože to znamená méně správy a větší efektivitu.

Abyste mohli najít nástroj, který přesně vyhovuje vašim potřebám, zkuste hledat takový, který nabízí tyto funkce:

Krok 3 – Stanovení denních priorit

Cílem je trávit méně času ve vaší doručené poště, ne více. Stanovení denních priorit pro vaši doručenou poštu vám může ušetřit čas, snížit stres a pomoci vám soustředit se na důležité úkoly. Zde je návod, jak strukturovat správu e-mailů:

Pokročilé tipy pro správu e-mailů

S stovkami e-mailů, které vám denně přicházejí, nemáte šanci je všechny stíhat bez pomoci.

Řešení? Přestaňte se vyhýbat technologii a začněte ji využívat ke správě více než 100 nepřečtených e-mailů, které se každý týden hromadí ve vaší schránce.

Využití umělé inteligence a nástrojů pro zvýšení produktivity

Většina e-mailů se týká úkolů – sdílených aktualizací, projektů, které je třeba spravovat, nebo termínů, které je třeba dodržet. Proto je nejrozumnější spojit správu e-mailů a pracovních postupů pod jednou střechou, místo abyste přeskakovali mezi úkoly.

ClickUp je ideálním řešením pro integraci správy e-mailů s prioritizací úkolů.

ClickUp se hladce integruje s Gmailem a Outlookem a nabízí tyto výhody:

Ale to není vše. ClickUp využívá funkce jako ClickUp Assign Comments a ClickUp Mentions k dalšímu uspořádání e-mailů.

Vezměte si například příběh Oscara.

Žádné další záložky, žádné přehlédnuté detaily a klient dostane aktualizace včas – jako mávnutím kouzelného proutku.

S ClickUp Brain to bude ještě lepší. Tento asistent využívající umělou inteligenci posouvá správu e-mailů na vyšší úroveň tím, že za vás během několika sekund vypracuje návrhy e-mailů.

Jak to funguje: Stačí zadat klíčové body a ClickUp Brain vytvoří profesionální e-mail s dokonalým tónem, který bude odpovídat vašim záměrům a cílovému publiku.

Vytvářejte e-maily společně s ClickUp Brain!

Pokud chcete dlouhé e-maily proměnit v konkrétní kroky, ClickUp Brain může shrnout jejich obsah a vygenerovat úkoly.

Osvědčené postupy v komunikaci

I když máte k dispozici všechny nástroje pro dokonalou e-mailovou komunikaci, zde je několik strategií pro správu e-mailů, které vám pomohou zachovat profesionalitu a spolupráci:

1. Stanovte jasné komunikační pokyny

Určete, které kanály jsou nejvhodnější pro konkrétní typy komunikace.

Například e-mail pro formální aktualizace, instant messaging pro rychlé dotazy a naplánované schůzky pro podrobné diskuse. Tím se sníží zmatek a zefektivní interakce.

2. Pořádejte stručné porady

Stand-upy jsou krátké denní porady (obvykle se konají ve stoje!), kde všichni sdílejí aktualizace úkolů, plánů a překážek. Tato agilní metoda rychle sjednocuje mezifunkční týmy.

3. Respektujte rozmanité komunikační potřeby

Ne každý se cítí dobře v skupinových chatech nebo hovorech přes Zoom. Někteří dávají přednost písemným aktualizacím nebo soukromým kontrolám.

Používejte nástroje jako ClickUp Chat, které usnadňují a rozšiřují sdílení nápadů. Nezapomeňte také pravidelně komunikovat s méně aktivními členy týmu, aby se cítili vyslyšeni.

4. Upřednostňujte aktivní naslouchání

Dobrá komunikace zahrnuje stejně tak naslouchání jako mluvení.

Na schůzkách povzbuzujte účastníky, aby se soustředili na to, co říkají ostatní, místo aby plánovali svou další odpověď. Pomocí mohou být také strukturované diskuse s navazujícími otázkami.

5. Používejte jednotnou platformu pro spolupráci

Díky tomu, že všichni používají stejný nástroj, se vyhnete zmatkům způsobeným „přílišným množstvím platforem“.

S ClickUp mohou týmy centralizovat harmonogramy projektů, poznámky a úkoly, čímž zajistí plynulou komunikaci díky kombinaci různých funkcí týmu.

A to nejlepší? Můžete využít integraci ClickUp s předními e-mailovými platformami, jako jsou Gmail a Outlook, k zachycení e-mailů přicházejících do vaší schránky a přímému přiřazení úkolů členům vašeho týmu.

6. Zajistěte viditelnost klíčových výstupů

Zajistěte, aby všichni věděli, které úkoly je třeba splnit, kdo za ně odpovídá a jaký je termín jejich splnění. Sdílené kalendáře, seznamy úkolů nebo projektové tabule mohou tyto podrobnosti udržovat přístupné a transparentní pro všechny členy týmu.

7. Dělejte si poznámky a sledujte je

Během schůzek pověřte někoho, aby zaznamenával klíčové body a úkoly. Tyto poznámky ihned rozdejte a sledujte, aby se zajistilo, že úkoly a nápady nebudou opomenuty.

Časté chyby, kterým je třeba se vyvarovat

Efektivní správa e-mailů není žádná maličkost, ale i ty nejlépe míněné strategie mohou selhat kvůli několika běžným chybám. Zde je pět chyb, kterým byste se měli při správě své doručené pošty vyvarovat:

1. Nenechte svou doručenou poštu proměnit v skládku

Pokud budete nepořádek příliš dlouho ignorovat, vaše doručená pošta se promění v digitální černou díru. Pokud nebudete pravidelně mazat nebo archivovat irelevantní e-maily, mohou se v nich ztratit důležité zprávy.

Zacházejte se svou doručenou poštou jako se svým stolem – udržujte ji čistou a organizovanou, abyste neztratili důležité e-maily.

2. Obsedantní kontrola e-mailů

Neustálé obnovování doručené pošty narušuje váš pracovní tok a snižuje produktivitu. V průměru trvá asi 23 minut, než se po přerušení znovu soustředíte. Místo toho si naplánujte pevné časy pro kontrolu doručené pošty a dodržujte je. Vaše soustředění vám za to poděkuje.

3. Nadměrné upřednostňování nedůležitých zpráv

Je snadné se nechat rozptýlit odpovídáním na e-maily s nízkou prioritou, zatímco ty důležité zůstávají bez odpovědi. Tomu se vyhnete vytvořením jasného rámce pro stanovení priorit, například tříděním e-mailů podle naléhavosti, důležitosti odesílatele nebo termínů.

4. Zapomenutí odhlásit se z odběru

Stále dostáváte e-maily z webináře, kterého jste se zúčastnili před dvěma lety? Je čas se odhlásit.

Pokud nebudete filtrovat irelevantní zpravodaje a mailing listy, zaplní se vám schránka a budete ztrácet čas. Pokud je pro vás ruční filtrování příliš pracné, můžete využít nástroje umělé inteligence, které to za vás zvládnou během několika minut.

5. Ignorování připomínek a označení

Nepoužívání funkcí, jako jsou připomenutí nebo značky, je jako nechat poznámkové lístky v šuplíku místo toho, abyste je dali na stůl.

Tyto nástroje zajistí, že nezmeškáte žádné následné úkoly ani termíny – využijte je k sledování důležitých úkolů.

Milá schránko, je čas na upgrade s ClickUp

ClickUp snížil potřebu e-mailové komunikace a zefektivnil spolupráci našeho týmu pro tvorbu obsahu. Od nápadu/brainstormingu k prvnímu návrhu se dostaneme až 2–3krát rychleji.

V různých odvětvích pomáhají integrace e-mailů ClickUp týmům ušetřit stovky hodin, které by jinak byly ztraceny nekonečnými e-mailovými vlákny a matoucími výměnami zpráv.

Díky funkcím, jako je přeměna e-mailů na úkoly, které lze provést, hladká synchronizace s Gmailem a Outlookem a dokonce i použití umělé inteligence k vytváření návrhů a shrnování e-mailů, ClickUp promění vaši doručenou poštu v nástroj pro zvýšení produktivity.

Ať už spravujete úkoly, delegujete následné kroky nebo udržujete pořádek ve své doručené poště, ClickUp vám pomůže.

Jste připraveni se nadobro zbavit chaosu v e-mailech? Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!