Je rušné úterní odpoledne a vaše schránka Gmailu je zaplavena e-maily od klientů, propagačními nabídkami a zpravodaji. Procházíte desítky zpráv, abyste našli jeden důležitý e-mail od klíčového klienta. Ale nikde ho nemůžete najít. Není divu, že se v práci cítíte stresovaní.
V průměru znalostní pracovníci přerušují své úkoly, aby zkontrolovali komunikační nástroje každých 6 minut. Ve skutečnosti 35,5 % lidí kontroluje své e-maily nebo instantní zprávy každé 3 minuty nebo méně.
Dobrá zpráva? Pravidla Gmailu vám pomohou znovu získat kontrolu nad vašimi e-maily díky jejich automatické organizaci. Namísto toho, abyste se ztráceli v nepořádku, můžete nastavit pravidla, která přesunou důležité zprávy na začátek vaší doručené pošty a méně důležité e-maily odloží. Už nikdy nezmeškáte důležitou zprávu.
V tomto blogu se podíváme na to, jak nastavit pravidla Gmailu a převzít kontrolu nad svou doručenou poštou.
Co je to pravidlo v Gmailu?
Pravidla Gmailu (nebo filtry Gmailu) jsou automatizované akce aplikované na příchozí e-maily na základě konkrétních kritérií, jako je odesílatel, klíčová slova nebo přílohy. Používají se především k optimalizaci správy e-mailů automatizací opakujících se úkolů, jako je třídění, označování nebo přeposílání e-mailů.
Filtry Gmailu hrají důležitou roli při zjednodušování správy e-mailových úkolů. Tato pravidla vám pomohou implementovat automatizované e-mailové pracovní postupy, čímž zvýšíte efektivitu a produktivitu. V aplikaci Gmail můžete nastavit předdefinovaná kritéria, jako jsou klíčová slova, odesílatelé nebo příjemci. Tato pravidla zajistí, že do vaší doručené pošty se dostanou pouze relevantní e-maily, zatímco méně důležité budou archivovány nebo odfiltrovány.
Pokud nejste přesvědčeni, představíme vám několik klíčových výhod filtrů Gmailu.
Výhody vytváření pravidel v Gmailu
Průzkum provedený společností Mailbird ukazuje, že více než třetina profesionálů tráví správou e-mailů tři až pět hodin týdně a téměř 37 % tráví šest hodin nebo více.
Pravidla Gmailu mohou fungovat jako váš osobní e-mailový asistent a pomáhat vám vytěžit maximum z vaší doručené pošty bez námahy.
Podívejme se na výhody, které vám přinesou tito digitální strážci ve vašem účtu Gmail:
- Vylepšená organizace: Filtry Gmailu systematicky třídí příchozí e-maily do určených složek nebo štítků, čímž zajišťují přehlednou doručenou poštu. V Gmailu můžete vytvořit pravidla, která automaticky přesouvají e-maily od vašeho projektového týmu do konkrétních složek s názvem „Aktualizace projektu“ nebo „Výstupy projektu“.
- Zvýšená produktivita: Používání pravidel k prioritizaci a kategorizaci e-mailů vám umožní efektivněji se soustředit na úkoly s vysokou prioritou. Můžete například vytvořit pravidla pro označení e-mailů s předmětem „Urgentní“, aby se zobrazovaly v horní části vaší doručené pošty.
- Snížení přetížení e-mailů: Pravidla pomáhají filtrovat méně důležité e-maily, jako jsou newslettery nebo propagační materiály, a oddělit je od důležité komunikace. Můžete vytvořit pravidla Gmailu, která automaticky archivují e-maily z marketingu, jako jsou propagační materiály a newslettery, a tím snížíte nepořádek ve vaší hlavní doručené poště.
- Přizpůsobitelná správa e-mailů: Pravidla Gmailu nabízejí možnosti přizpůsobení, díky kterým můžete správu e-mailů přizpůsobit svým konkrétním potřebám. Můžete například vytvořit pravidla, která označí všechny e-maily obsahující klíčové slovo „Faktura“ štítkem „Finance“, abyste je mohli snadno sledovat a kontrolovat.
Zajímavost: Váš účet Gmail obsahuje dvě adresy: Gmail a Google Mail. Například john. doe@gmail. com a john. doe@googlemail. com jsou stejné e-mailové adresy!
Podrobný průvodce vytvářením pravidel v Gmailu
Pokud máte pocit, že vaše doručená pošta je na pokraji chaosu, je čas začít jednat. Tento průvodce vás provede vytvářením pravidel pro automatické třídění, prioritizaci a zpracování vašich e-mailů. Začněme.
- Otevřete Gmail a klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu. Vyberte možnost Zobrazit všechna nastavení, abyste se dostali do hlavního menu nastavení.
- Přejděte na kartu Filtry a blokované adresy, kde můžete vytvářet pravidla Gmailu a také je spravovat.
- Klikněte na Vytvořit nový filtr. Otevře se nové okno, ve kterém můžete zadat kritéria filtru, jako je odesílatel, předmět nebo klíčová slova.
- Nyní si přizpůsobíte filtr. Definujte kritéria vyhledávání pro svůj filtr, například konkrétní slovo v předmětu nebo označení e-mailů z určité domény. Pokud například chcete nastavit akci pro všechny e-maily s konkrétním klíčovým slovem, zadejte klíčové slovo do pole Obsahuje slova.
Tento krok umožňuje Gmailu identifikovat, na které e-maily se má pravidlo vztahovat, což vám poskytuje flexibilitu při správě příchozí pošty. Zde je vysvětlení významu jednotlivých polí:
- Od: Filtrujte zprávy od konkrétního odesílatele
- Komu: Filtr podle e-mailové adresy příjemce
- Předmět: Filtrujte e-maily s konkrétním předmětem
- Obsahuje slova: Filtrujte zprávy obsahující konkrétní klíčová slova
- Neobsahuje: Vyloučit e-maily s určitými klíčovými slovy
- Velikost: Filtrujte e-maily podle velikosti
- Obsahuje přílohu: Filtrujte zprávy, které obsahují přílohy.
- Po nastavení kritérií klikněte na Vytvořit filtr a rozhodněte se, co bude váš filtr dělat.
Gmail se vás zeptá, jaké akce mají být provedeny, když e-mail splní tyto podmínky – zda se má automaticky použít štítek, přeposlat zpráva nebo označit jako důležitou. Vyberte možnosti, které nejlépe vyhovují vašim potřebám správy e-mailů.
Zde je vysvětlení jednotlivých možností:
- Přeskočte doručenou poštu (archivujte ji): Automaticky archivuje e-maily.
- Označit jako přečtené: Označí zprávu jako otevřenou.
- Označit hvězdičkou: Označí e-maily jako důležité hvězdičkou.
- Použít štítek: Přesune e-maily do konkrétní složky přístupné z levého panelu.
- Smazat: E-mail se odešle přímo do koše.
- Nikdy neposílejte do spamu: Zabraňuje označení určitých e-mailů jako spam.
- Vždy označte jako důležité: Označí konkrétní e-maily jako důležité.
- Nikdy neoznačujte jako důležité: Zajistí, že určité e-maily nebudou označeny jako důležité.
- Kategorizovat jako: Přiřadí e-mailu kategorii.
- Použít filtr také na # odpovídající konverzace: Použije filtr na všechny nové a existující e-maily, které odpovídají kritériím.
- Dále použijete filtr na existující konverzace. Pokud chcete, aby toto nové pravidlo vyčistilo minulé e-maily, zaškrtněte políčko Použít filtr také na odpovídající konverzace. Tím zajistíte, že filtr ovlivní celou vaši doručenou poštu, nejen budoucí zprávy.
- Nakonec klikněte na Vytvořit filtr a aktivujte své pravidlo. Gmail okamžitě začne organizovat nové e-maily, které odpovídají kritériím filtru, které jste nastavili, a pomůže vám tak znovu získat kontrolu nad vaší doručenou poštou.
Vytvoření filtru pomocí konkrétní zprávy
Filtr můžete vytvořit z existující e-mailové zprávy. Stačí otevřít danou zprávu a kliknout na ikonu nabídky se třemi tečkami v pravém horním rohu. Vyberte možnost „Filtrovat podobné zprávy“ a automaticky se vyplní kritéria filtru pomocí atributů vybrané e-mailové zprávy.
Možnosti vytváření filtrů v Gmailu
Nyní prozkoumáme různé možnosti nastavení filtrů v Gmailu, abyste mohli přizpůsobit správu e-mailů svým potřebám. Gmail nabízí řadu možností filtrování, které vám pomohou udržet pořádek a efektivně spravovat doručenou poštu.
Organizace newsletterů a propagačních e-mailů
Vzhledem k tomu, že 69 % marketérů využívá k distribuci svého obsahu e-mailový marketing, není překvapením, že značná část e-mailů, které denně dostáváte, má propagační charakter.
Vytvořte pravidla v Gmailu, abyste mohli propagační e-maily okamžitě archivovat, takže se ve vaší doručené poště budou zobrazovat pouze důležité zprávy.
Můžete také efektivně organizovat zpravodaje tím, že je roztřídíte do kategorií, jako jsou „Technické novinky“ nebo „Tipy pro životní styl“, nebo je seskupíte podle autora, abyste snadno našli obsah ze svých oblíbených zdrojů. Alternativně můžete vytvořit pravidla pro ukládání zpravodajů podle toho, kdy je plánujete číst, například „Denní čtení“ nebo „Víkendové dohánění“.
Označování prioritních e-mailů
Důležité příchozí e-maily můžete filtrovat podle odesílatele nebo předmětu a automaticky je označit jako důležité, aby vynikly ve vaší doručené poště a vy jste jim mohli věnovat rychlou pozornost. To je obzvláště užitečné pro upřednostňování e-mailů od vašeho manažera, sledování odpovědí na žádosti o zaměstnání nebo pro udržení přehledu o klíčové komunikaci s klienty.
Filtrování e-mailů do složky spam
Nežádoucí nebo podezřelé e-maily můžete automaticky přesměrovat do složky se spamem nastavením filtrů na základě konkrétních klíčových slov, e-mailových adres nebo domén, abyste se vyhnuli nepořádku a potenciálním podvodům.
Věděli jste, že Gmail zavedl inovativní technologii filtrování spamu, která efektivně detekuje a filtruje nežádoucí e-maily a pomáhá uživatelům udržovat čistější doručenou poštu?
Filtrování příloh
Můžete vytvořit filtr pro e-maily s přílohami, který vám umožní organizovat důležité soubory odděleně od běžných zpráv, takže je v případě potřeby snáze najdete.
Můžete například vytvořit štítek s názvem „Přílohy“. Poté nastavte pravidlo, které tento štítek použije na všechny e-maily obsahující přílohy. Tímto způsobem získáte všechny e-maily s přílohami, když kliknete na tento štítek.
Přečtěte si také: Inbox Zero: Ovládněte správu a organizaci e-mailů
Speciální aplikace a triky pro pravidla Gmailu
Pravidla Gmailu z něj dělají úžasný software pro správu e-mailů, ale s triky Gmailu můžete dokázat mnohem víc.
Zde je návod, jak můžete pravidla Gmailu využít na maximum a obejít jejich omezení:
Automatické označování nepřečtených e-mailů
Chcete-li sledovat nepřečtené e-maily, které vyžadují okamžitou pozornost, můžete v Gmailu vytvořit filtr, který tyto zprávy automaticky označí jako urgentní, pokud zůstanou nepřečtené déle než jeden den. Tento systém pomáhá zajistit, že důležité e-maily se neztratí v záplavě ostatních a jsou označeny pro další zpracování, než proklouznou mezi prsty.
Třídění příloh podle typu souboru
Pro rychlý přístup k určitým typům příloh můžete vytvořit filtry, které označí e-maily obsahující konkrétní typy souborů, jako jsou PDF, obrázky nebo dokumenty Word. To vám umožní okamžitě organizovat a vyhledávat přílohy, aniž byste museli ručně prohledávat svou doručenou poštu.
Zpoždění doručení pomocí filtrů
Ne každý e-mail vyžaduje okamžitou pozornost. Nastavte filtr, který označí neurgentní e-maily a označí je jako přečtené, což vám umožní odložit jejich kontrolu, dokud nebudete připraveni.
Tato strategie správy e-mailů vám pomůže vyhnout se zbytečným rozptýlením a zároveň mít přehled o zprávách s vysokou prioritou. Tyto označené e-maily pak můžete zkontrolovat hromadně, když máte volno.
Blokujte konkrétní typy souborů
Můžete nakonfigurovat filtry Gmailu tak, aby automaticky blokovaly rizikové nebo nežádoucí typy souborů, například soubory .exe, a odesílaly je přímo do složky spam nebo koše. Tento jednoduchý krok pomáhá zlepšit bezpečnost vaší e-mailové schránky tím, že zabraňuje potenciálně škodlivým přílohám zaplňovat vaši schránku nebo ohrožovat váš systém.
Zvýrazněte e-maily, ve kterých nejste v kopii (CC/BCC)
Pokud jste přímým příjemcem e-mailu, pravděpodobně vyžaduje vaši okamžitou pozornost. Nastavte filtr Gmailu tak, aby označoval e-maily, ve kterých nejste v poli CC nebo BCC, ale jste primárním příjemcem.
Toto pravidlo pomáhá upřednostnit klíčové konverzace a zajišťuje, že vám neuniknou důležité zprávy, které vyžadují vaši reakci.
Přečtěte si také: 10 alternativ Google Workspace v roce 2024: nástroje podobné G Suite
Průvodce správou pravidel v Gmailu
Výzkumy ukazují, že po přerušení trvá asi 23 až 25 minut, než se znovu soustředíte . Kontrola e-mailů je jednou z největších překážek při práci. Toto neustálé přecházení mezi úkoly může výrazně snížit produktivitu.
Díky efektivní správě pravidel Gmailu můžete lépe kontrolovat svou doručenou poštu a minimalizovat tyto přerušení.
Zde je několik tipů, jak vylepšit své zkušenosti s pravidly Gmailu:
- Úprava a aktualizace pravidel: Pomocí vyhledávacího okna Gmailu můžete snadno vyhledat a upravit existující filtry. To vám umožní přizpůsobit podmínky nebo akce podle toho, jak se mění vaše e-mailové potřeby, například filtrování e-mailů podle odesílatele nebo upřesnění způsobu označování určitých zpráv.
- Vytvářejte e-mailové šablony v Gmailu: Uložením často používaných odpovědí nebo rozvržení můžete rychle vytvářet e-maily, aniž byste museli pokaždé začínat od nuly. Tato funkce je obzvláště užitečná pro opakující se úkoly, jako jsou následné e-maily, potvrzení schůzek nebo týdenní zprávy. Stačí napsat e-mail, uložit jej jako šablonu a znovu jej použít, kdykoli je to potřeba – ušetříte tak čas a zajistíte konzistentnost své komunikace.
- Odstraňte zastaralá pravidla: Jak se mění vaše e-mailové návyky, může se stát, že některé filtry přestanou být potřebné. Odstranění zbytečných pravidel pomáhá udržovat systém čistý a zajišťuje, že Gmail zpracovává e-maily s větší přesností.
- Organizujte pravidla pro lepší výkon: Gmail nemá zabudovaný systém pro organizování pravidel podle jejich priority – P0, P1, P2 atd. , ale můžete je ručně zkontrolovat a přeskupit pro lepší výkon. Tím zajistíte, že vaše nejdůležitější filtry budou mít přednost.
- Import a export filtrů: Při přechodu mezi účty nebo platformami můžete exportovat své stávající filtry ve formátu souboru .xml. Funkce importu filtrů Gmailu vám pak umožní importovat filtry pouhým použitím souboru .xml. Ušetříte tak čas a úsilí spojené s vytvářením pravidel od nuly a zajistíte hladký a efektivní přechod.
Pro pokročilejší správu e-mailů vyzkoušejte nástroj pro správu doručené pošty, jako je ClickUp.
ClickUp je komplexní platforma pro správu projektů, která zároveň slouží jako software pro sdílenou doručenou poštu. Podívejme se, jak může ClickUp být komplexním řešením pro všechny vaše potřeby v oblasti řízení operací.
ClickUp: Chytřejší způsob správy e-mailů
Zatímco pravidla Gmailu pomáhají udržovat vaši doručenou poštu organizovanou, ClickUp se hladce integruje s Gmailem a vylepšuje tak váš pracovní postup. Jakákoli akce provedená v Gmailu nebo ClickUp se automaticky synchronizuje s druhou platformou, ať už se jedná o přijetí nové e-mailové zprávy nebo vytvoření úkolu.
Funkce ClickUp Email Project Management vám může dále pomoci změnit způsob, jakým zpracováváte e-mailové úkoly a komunikaci.
Díky této funkci můžete:
- Převádějte e-maily na úkoly, které lze přímo zpracovat v ClickUp.
- Organizujte e-maily podle projektu nebo priority, aby vše bylo přehledné.
- Stanovte termíny, přiřazujte e-maily členům týmu a sledujte pokrok pomocí vizuálních nástrojů, jako jsou dashboardy a časové osy.
Šablona ClickUp Email Automation Template je vaším nejlepším spojencem na cestě k Inbox 0. Tato šablona je nejjednodušším způsobem, jak implementovat správu e-mailových projektů, a pomáhá zefektivnit proces integrace pravidel Gmailu do vašeho širšího systému správy projektů.
Zde je podrobnější pohled na to, jak propojení vašeho účtu Gmail s šablonou ClickUp Email Automation může změnit správu vašich e-mailů:
1. Vytvářejte úkoly z e-mailů
Jednou z nejvýkonnějších funkcí ClickUp je možnost převádět e-maily přímo na úkoly. Když obdržíte žádost nebo aktualizaci projektu prostřednictvím e-mailu, jednoduše ji převedete na úkol v ClickUp, přiřadíte ji členovi týmu, nastavíte termíny a sledujete pokrok.
2. Automatizace pro úsporu času
ClickUp Automations snižuje potřebu ručního zadávání a minimalizuje riziko chyb při organizaci úkolů a e-mailů. Nastavte automatizované pracovní postupy, které spouštějí akce při příchodu určitých typů e-mailů.
Můžete například automatizovat vytváření úkolů při přijetí aktualizací projektu, čímž zajistíte, že budou automaticky kategorizovány a zpracovány bez nutnosti ručního zadávání.
Zde je názor zákazníka na schopnosti ClickUp:
Stačí stisknout tlačítko a e-maily jsou odeslány; vše je zjednodušené a pouhým stisknutím tlačítka nebo výběrem možnosti jsou provedeny všechny potřebné procesy, což zjednodušuje i ty nejnáročnější úkoly.
Stačí stisknout tlačítko a e-maily jsou odeslány; vše je zjednodušené a pouhým stisknutím tlačítka nebo výběrem možnosti jsou provedeny všechny potřebné procesy, což zjednodušuje i ty nejnáročnější úkoly.
3. Připojte e-maily k úkolům
Udržujte důležité e-mailové konverzace propojené s projekty, ke kterým patří. S novou aplikací Email ClickApp můžete také odesílat a přijímat e-maily přímo v rámci úkolů ClickUp, stejně snadno jako byste zveřejnili komentář!
Díky tomu bude snazší vyhledávat e-maily při spolupráci s členy týmu nebo při sledování postupu konkrétního úkolu.
4. Vytvořte šablony e-mailů
ClickUp vám také umožňuje vytvářet vlastní e-mailové šablony, což vám ušetří čas při opakovaných odpovědích. Tyto šablony pomáhají standardizovat komunikaci, zajišťují konzistenci a zároveň snižují potřebu psát e-maily od nuly pro každý úkol nebo projekt.
5. Spolupráce v reálném čase
Integrace ClickUp s Gmailem umožňuje vašemu týmu efektivnější spolupráci. Díky sdílení e-mailů v ClickUp mohou členové týmu přidávat komentáře, přidělovat úkoly a aktualizovat stav projektů – to vše v reálném čase.
Přečtěte si také: 10 alternativ Google Workspace v roce 2024: nástroje podobné G Suite
Získejte kontrolu nad svou doručenou poštou s ClickUp!
Digitální přetížení není důsledkem přílišného množství e-mailů, ale výsledkem nesprávné správy vašich úkolů.
Digitální přetížení není důsledkem přílišného množství e-mailů, ale výsledkem nesprávné správy vašich úkolů.
Pravidla Gmailu vám pomohou udržet přehled o vaší doručené poště, ale pokud potřebujete více než jen filtrování, ClickUp vám pomůže posunout správu e-mailů na vyšší úroveň. Díky jeho schopnosti přeměnit e-maily na úkoly, automatizovat pracovní postupy a nabídnout spolupráci v reálném čase vám už nikdy nic neunikne.
Intuitivní funkce ClickUp, jako jsou vlastní šablony e-mailů a nástroje pro správu úkolů, zefektivňují váš pracovní postup a usnadňují a zefektivňují správu e-mailů. Jste připraveni objevit chytřejší způsob správy e-mailů? Vyzkoušejte ClickUp a zažijte správu e-mailů, jakou jste dosud nezažili!