Potřebuje vaše firma prototyp součástky pro stroj nebo několik notebooků pro nové zaměstnance? I když se jedná o malou objednávku, je důležité ji zadat.
Je to víc než jen odeslání e-mailu.
V rámci procesu žádosti o nákup budete muset shromáždit podrobnosti, jako jsou popisy produktů, ceny, podpisy schvalovatelů a informace o nákladovém středisku, a poté je odeslat dodavatelům nebo interním týmům. To vše je klíčové pro hladký průběh!
K tomu slouží šablona formuláře žádosti o nákup. Jedná se o rychlé, okamžitě použitelné řešení pro zadávání objednávek a sledování dodávek, které je nezbytné pro jakýkoli proces nákupu.
Abychom vám ušetřili čas a námahu s hledáním, sestavili jsme seznam deseti nejlepších šablon s klíčovými funkcemi a způsoby použití.
Co jsou šablony formulářů žádostí o nákup?
Šablona formuláře žádosti o nákup je řešení připravené k okamžitému použití s předvyplněnými poli, které zjednodušuje proces objednávání ve vaší společnosti. Ačkoli je primárně určena k nákupu zboží nebo služeb, lze ji použít i pro kapitálové výdaje, kancelářské potřeby a žádosti o údržbu.
Mezi hlavní účely těchto šablon patří:
- Zaznamenávejte základní údaje (informace o žadateli, požadovanou položku a odhadované náklady) za účelem optimalizace řízení nákupu a zpracování faktur.
- Zefektivnění schvalování nákupů vedoucími oddělení a manažery nákupu
- Posílení interní komunikace i vztahů s dodavateli
Jejich použití nabízí také několik výhod, jako je snížení počtu lidských chyb, zlepšení sledovatelnosti výdajů a zvýšení celkové efektivity nákupu.
➡️ Číst více: Seznamte se s pracovním dnem manažera nákupu
🤓 Zajímavost: Nejste si jisti rozdílem mezi žádostmi o nákup a objednávkami? Ačkoli oba dokumenty obsahují podobné informace, nejedná se o totéž. Žádosti o nákup jsou interní dokumenty používané k žádosti o schválení nákupu, zatímco objednávky jsou externí dokumenty, které slouží k objednání zboží a služeb u dodavatelů.
Co dělá šablonu žádosti o nákup dobrou?
Při výběru šablony formuláře žádosti o nákup je důležité zajistit, aby obsahovala několik základních prvků. Každé efektivní řešení by mělo obsahovat následující:
- Intuitivní a přístupná rozhraní: Vyberte si šablony s přehledným a uživatelsky přívětivým rozvržením, které omezí lidské chyby a zjednoduší zadávání dat. Používání šablon, které jsou přístupné z jakéhokoli mobilního zařízení, také zvyšuje flexibilitu a může urychlit schvalování.
- Přizpůsobitelná pole: Vyberte pouze ta řešení, která mají pole snadno přizpůsobitelná a editovatelná. Přizpůsobení vám pomůže přizpůsobit šablonu konkrétním požadavkům oddělení nebo organizace.
- Komplexní sběr dat: Filtrovací možnosti s podrobnými sekcemi a poli pro rozpočtové kódy, údaje o dodavateli a rozpis nákladů. To zvyšuje transparentnost a také vám dává svobodu přidávat podrobné informace pro přesnější dodávky.
- Automatizované pracovní postupy: Upřednostňujte šablony se sledováním schvalování a automatickými oznámeními. Možnost snadného sledování každé žádosti pomáhá zvýšit efektivitu a eliminuje zbytečné manuální úkony.
- Integrační možnosti: Vyberte si nástroje a řešení kompatibilní s externími systémy. Propojená databáze, cloudové úložiště nebo software pro nákup zajišťují plynulé sdílení dat.
➡️ Další informace: 10 praktických šablon žádostí o informace (RFI)
🔍 Věděli jste? Žádosti o nákup se řídí standardizovaným pracovním postupem, který zefektivňuje nákup a zlepšuje přehlednost. Ačkoli se procesy mohou v jednotlivých podnicích lišit, zde je sedm nejběžnějších kroků:
- Odeslat formulář žádosti o nákup
- Formulář žádosti schvaluje přímý nadřízený.
- Skladové oddělení kontroluje stav zásob
- Nákupní oddělení žádost posoudí.
- Vytvořte objednávku
- Dodání a vyhodnocení objednávky
- Platba faktur
10 šablon formulářů žádostí o nákup
Nyní, když víte, co hledat v šabloně formuláře žádosti o nákup, je čas se ponořit do možností. Zde je deset šablon, které vám ušetří čas a zlepší vaše pracovní postupy v oblasti nákupu.
1. Šablona formuláře objednávky ClickUp
Potřebujete řešení, které mapuje a sleduje vaše požadavky? Vyzkoušejte šablonu formuláře objednávky ClickUp, která je předem navržená pro zaznamenávání vašich obchodních potřeb.
Vizualizuje vstupy pomocí několika specializovaných zobrazení seskupených podle stavu a oddělení. Šablona obsahuje dokonce i Kanban tabuli pro správu jednotlivých objednávek dodávek na základě odpovědnosti a pokroku.
Klíčové funkce
- Jedním kliknutím můžete zkontrolovat nebo sledovat objednávky, jejichž termín splatnosti se blíží, pomocí přizpůsobených zobrazení.
- Podrobně mapujte žádosti pro zajištění transparentnosti a odpovědnosti pomocí dalších podrobností, jako jsou informace o dodavateli a žadateli.
Ideální pro: Týmy, které spravují nákupní proces napříč více odděleními
➡️ Další informace: 10 bezplatných šablon objednávkových formulářů v Excelu a ClickUp
2. Šablona žádostí týmu ClickUp
Šablona žádostí týmu ClickUp je jednoduchým řešením pro interní potřeby vašeho týmu. Šablona složky obsahuje seznam se třemi zobrazeními, ve kterých lze mapovat relevantní informace, jako je stav žádosti, úrovně priority, přidělená osoba, žadatel a kategorie.
Jeho datová pole zjednodušují správu všeho – od najímání IT odborníků pro opravy až po nákup nových aktiv. Šablona dokonce vizualizuje, kdy byla žádost podána, aby pomohla zlepšit její vyřízení.
Klíčové funkce
- Uspořádejte a strukturovejte potřeby svého týmu snadným vytvořením více šablon (např. služby, žádosti o majetek atd.) na jednom místě.
- Zjistěte a upřednostněte požadavky na nákup pomocí jasných barevně odlišených kategorií úkolů a úrovní priority.
Ideální pro: Podniky, které chtějí zlepšit svůj interní proces žádostí o služby nebo aktiva.
3. Šablona žádosti a schvalování projektu ClickUp
Další šablona formuláře žádosti o nákup je šablona ClickUp Project Request and Approval Template, která zjednodušuje správu žádostí o projekty.
Zpracovává každou žádost o projekt s nezbytnými stavy úkolů od Probíhá po Schváleno. Mapuje také atributy, jako je dopad a náklady požadované pro žádost o projekt.
Stručně řečeno, šablona představuje jednoduchý, ale systematický přístup pro manažery a vedoucí týmů k zpracování a schvalování projektů.
Klíčové funkce
- Ukládejte důležité informace a vizualizujte projektová data pomocí podrobných přizpůsobitelných datových polí.
- Přidejte kontext a vylepšete sledování žádostí pomocí integrovaných podúkolů, komentářů a závislostí úkolů.
Ideální pro: Podniky, které pro každou projektovou žádost používají strukturovaný schvalovací proces.
4. Šablona návrhu rozpočtu ClickUp
Pokud potřebujete sladit žádosti o nákup s kontrolou nákladů, šablona návrhu rozpočtu ClickUp je vaším komplexním řešením. Jedná se především o šablonu dokumentu, která optimalizuje vytváření a kontrolu návrhů.
Šablona obsahuje pět předem navržených podstránek, včetně logistiky a personálu, které pokrývají všechny aspekty nákladů na podnikání nebo projekt.
Rozdělení rozpočtu na jasné segmenty vám také pomůže zajistit přehlednější žádosti o nákup. Navíc zajistí, že žádosti budou směřovány k příslušné osobě a všechny nákupy budou zajištěny, ať už se jedná o IT vybavení, externí služby nebo dokonce ceníky materiálu.
Klíčové funkce
- Dodejte svým návrhům a žádostem komplexní a přehlednou strukturu díky několika podstránkám šablony.
- Snadno najděte důležité informace díky přizpůsobitelným datovým polím a bohatým formátovacím funkcím.
Ideální pro: Podniky a profesionály, kteří chtějí vyvážit nákupy v rámci jasných ustanovení a rozpočtů.
5. Šablona objednávky a skladových zásob ClickUp
Šablona objednávky a skladových zásob ClickUp pomáhá firmám sladit nákupy s potřebami doplňování zásob. Obsahuje seznam úkolů skladových zásob, který slouží ke sledování produktů, kupujících a priorit. Každý úkol je seskupen podle fáze skladových zásob – od objednávky po skladové zásoby.
Tato šablona také obsahuje seznam úkolů k objednávkám, který podrobně uvádí požadované produkty, ceny a množství a mapuje dodávky dodavatelů. Pokud klesnou skladové zásoby, týmy mohou okamžitě vystavit objednávku a sdílet ji s dodavateli za účelem doplnění zásob.
Klíčové funkce
- Zobrazte a optimalizujte zásoby v každé fázi podnikání pomocí čtrnácti různých stavů, včetně plateb a spotřeby.
- Umožněte příslušným zúčastněným stranám aktualizovat plnění objednávek nebo připojit poznámky o přijatém zboží pomocí funkcí pro úpravy v reálném čase.
Ideální pro: Funkce dodavatelského řetězce nebo nákupní oddělení, které zpracovává přímé a nepřímé materiály pro své operace.
➡️ Další informace: 10 bezplatných šablon seznamů dodavatelů pro správu kontaktů
6. Šablona objednávkového formuláře produktu ClickUp
Šablona objednávkového formuláře ClickUp je určena pro běžné komponenty nebo jedinečné prototypy pro efektivní nákup. Řešení začíná zobrazením formuláře, který zákazníkům umožňuje přímo zadávat objednávky. Zachycuje dokonce kontaktní údaje pro sledovatelnost a okamžitě vyplňuje váš tracker.
Tato šablona obsahuje speciální zobrazení pro nové objednávky, takže tým se může okamžitě pustit do práce. Vedoucí týmů mají k dispozici seznam problémů s objednávkami, aby mohli rychle řešit překážky a problémové otázky.
Klíčové funkce
- Zkraťte časově náročné aktualizace objednávek pomocí předdefinovaných produktů, kategorií a specializovaných objednávek.
- Zkontrolujte spokojenost zákazníků, průměrné dodací lhůty a náklady na dopravu pomocí informací založených na umělé inteligenci a snadno automatizovatelných datových polí.
Ideální pro: Profesionály, kteří potřebují efektivní způsob sledování objednávek a řešení pracovních postupů souvisejících s požadavky na produkty.
7. Šablona faktury ClickUp
Hledáte jednoduchý způsob, jak vyřídit platby za doručené objednávky? Šablona faktury ClickUp je pro vás to pravé.
Jeho přizpůsobitelná pole pomáhají standardizovat klíčové údaje, jako jsou čísla žádostí, informace o dodavateli a podmínky schvalování. Integrovaná tabulka sleduje popisy položek, množství a náklady pro jasnou a odpovědnou komunikaci.
Tato šablona formuláře žádosti o nákup obsahuje také speciální sekce pro logo společnosti, fakturační údaje, podrobnosti faktury a termíny splatnosti, což je ideální pro zjednodušení schvalování a zpracování faktur.
Klíčové funkce
- Zajistěte rychlé sledování plateb a hladké uzavření žádostí o nákup převedením jakéhokoli obsahu na úkoly.
- Okamžitě sdílejte nebo exportujte dokumenty do různých formátů s různými možnostmi oprávnění.
Ideální pro: Podniky a týmy, které preferují minimální dokumentaci a ztrátu informací při zpracování objednávek a faktur.
8. Šablona formuláře žádosti o nákup ve formátu PDF od PDF Filler
Hledáte šablonu formuláře žádosti o nákup, která jde přímo k věci? Šablona formuláře žádosti o nákup ve formátu PDF od PDF Filler vám přesně to nabízí.
Online PDF obsahuje pole pro údaje o oddělení, dodavateli a žadateli. Obsahuje také tabulku pro zaznamenání množství, popisu položek a cen. Tento editovatelný PDF soubor je třeba vyplnit a sdílet pouze s připravenými informacemi.
Tato šablona pomáhá žádajícím oddělením předávat klíčové informace za účelem zlepšení zadávání zakázek a úkolů dodavatelům.
Klíčové funkce
- Připravte se na přijetí dodavatele efektivněji pomocí speciálního zaškrtávacího políčka, kterým potvrdíte, zda se jedná o opakovaného dodavatele.
- Optimalizujte schvalování díky rychlému a přehlednému prostoru pro informace o schvalovateli a podpis.
Ideální pro: Podniky, které v rámci svého nákupního procesu upřednostňují rychlé a editovatelné formuláře.
9. Šablona formuláře žádosti o nákup ve formátu PDF od Planergy
Šablona formuláře žádosti o nákup ve formátu PDF od společnosti Planergy je řešením, které využívá softwarový přístup k vylepšení procesu žádostí o nákup. Zajišťuje hladkou spolupráci díky podrobným polím, automatickému generování objednávek a možnostem přidávat poznámky nebo přikládat dokumenty.
Obsahuje také přizpůsobitelná datová pole a podmíněnou logiku, kterou lze přizpůsobit konkrétním potřebám.
Klíčové funkce
- Ušetřete čas a námahu díky automatickému generování objednávek a schvalovacímu workflow.
- Zjednodušte komunikaci pomocí integrovaných polí pro interní poznámky a údaje o dodavateli.
Ideální pro: Malé podniky, které chtějí rychle vytvářet podrobné objednávky
10. Šablona formuláře žádosti o nákup od FormDocs
Poslední z nich je šablona formuláře žádosti o nákup od FormDocs, spolehlivé značky v oblasti elektronického vyplňování formulářů. Toto efektivní řešení se otevírá s přehlednými sekcemi pro žádosti o nákup, informace o společnosti, dodavateli a dopravě. Mapuje také data žádostí, termíny splatnosti a rozpočtové kódy pro hladké fakturace.
Šablona obsahuje tabulku s položkami pro zaznamenání množství, podrobného popisu, cen a celkových nákladů. Číslo účtu G. L. pomáhá přiřazovat využití rozpočtu k jasným nákladovým střediskům.
Klíčové funkce
- Sladěte dodavatele s vašimi produktovými potřebami pomocí vyhrazeného prostoru pro speciální pokyny.
- Urychlete zpracování objednávek a fakturaci díky sekcím pro podpis žadatele a schvalovatele.
Ideální pro: Organizace, které používají FormDocs a chtějí zlepšit svůj proces žádostí o nákup.
Vylepšete své interní procesy zadávání zakázek pomocí ClickUp
Šablona formuláře žádosti o nákup je nezbytná pro nákup, ať už objednáváte kancelářské potřeby nebo zásilky. Pomáhá zachytit všechny důležité podrobnosti, zlepšuje komunikaci, urychluje schvalování a snižuje počet chyb, takže vše běží efektivněji.
Správná šablona zajistí přehlednost a pomůže vám stanovit priority úkolů a objednávek po každé žádosti.
Spolupráce s ClickUp je na to vynikající odpovědí. Jeho integrovaná správa úkolů, podrobné analýzy a živá vizualizace v každé šabloně to dokonale dokazují. Jste připraveni vylepšit svůj interní proces zadávání zakázek? Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!