Někdy je načasování zprávy stejně důležité jako její obsah.
Ať už chcete zajistit, aby byla zpráva zobrazena hned ráno, nebo doručena v určitý čas pro maximální účinek, plánování vám nabízí cennou kontrolu.
Ačkoli Google Chat nemá vlastní funkci plánování, existují chytrá řešení, která vám to umožní.
Tento blog poskytuje komplexního průvodce plánováním zpráv v Google Chatu a představuje chytřejší alternativu pro efektivní a plynulou komunikaci.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Google Chat nemá vestavěnou funkci plánování zpráv.
- Plánování lze provádět pomocí připomínek v Kalendáři Google, připomínek v Úkolech Google nebo aplikací třetích stran. Čtěte dál a dozvíte se, jak na to.
- Plánování je užitečné pro komunikaci napříč časovými pásmy, včasné aktualizace a automatická připomenutí.
- Používání externích nástrojů pro plánování může narušit pracovní postupy.
- Možnosti plánování v Google Chatu jsou omezené, pokud jde o přizpůsobení.
- ClickUp Chat je perfektní alternativou pro sjednocení pracovní komunikace a skutečné práce! Můžete jej použít k třídění zpráv, odesílání následných zpráv a instruování svého AI asistenta ClickUp Brain, aby ukončil zprávy od vás.
Jak naplánovat zprávy v Google Chatu
Plánování zpráv v Google Chatu vyžaduje ruční přístup. S trochou kreativity to však můžete zvládnout. Než se pustíme do toho, jak na to, připravíme si vše potřebné. Postupujte takto:
- Otevřete Google Chat a přihlaste se (pokud nemáte účet Gmail, zaregistrujte se).
- Klikněte na Nový chat a vyhledejte Google ID, které potřebujete kontaktovat. Otevře se chatovací okno a už jen stačí napsat zprávu v ten správný okamžik.
Jste unaveni z kopírování zpráv z chatu a vytváření úkolů z nich? Vyslyšeli jsme vás!
Zde je řešení. 👇🏼
Nyní, když jste se přihlásili, zde je několik kreativních způsobů, jak naplánovat zprávy v tomto nástroji:
Kombinace kalendáře a e-mailu
Toto je nejjednodušší řešení, které mnozí preferují. Navíc stačí jen tři kliknutí a pár zpráv.
Krok 1: Vytvořte koncept zprávy
Pomocí stejného účtu Google se přihlaste do Gmailu. Poté vyberte možnost Napsat a napište zprávu.
💡 Tip pro profesionály: Nepřidávejte příjemce do sekce Komu:. Tímto způsobem, i když omylem stisknete tlačítko Odeslat, zpráva neopustí vaši doručenou poštu.
Krok 2: Naplánujte událost ve svém kalendáři
Dále otevřete svůj Google Kalendář a klikněte na Vytvořit. Můžete si vybrat buď událost, nebo úkol.
V rozbalovacím dialogovém okně přidejte název události, nastavte datum a konkrétní čas, vložte text, který jste napsali do konceptu e-mailu, a klikněte na Uložit.
📝 Odborná rada: Pokud často používáte Google Tasks, můžete mít více seznamů úkolů. Abyste měli své úkoly přehledně uspořádané, vyberte pro svou zprávu ten správný seznam úkolů (např. seznam pracovních úkolů, seznam projektů nebo dokonce seznam „návrhů zpráv“).
Krok 3: Zapněte oznámení
Oznámení můžete povolit pomocí prohlížeče nebo mobilní aplikace. Takto budete dostávat oznámení, když nastane čas reagovat na události a úkoly ve vašem kalendáři.
V tomto případě vás aplikace upozorní, když budete muset odeslat své zprávy.
Plánování zpráv pomocí připomínek
Dalším způsobem, jak toho dosáhnout, je použití nástroje pro správu úkolů k naplánování zprávy. I když vám to neposkytne přehled o vašem rozvrhu, je to další rychlé a jednoduché řešení.
Postupujte takto:
Krok 1: Vytvořte úkol
Otevřete Google Tasks ve své mobilní nebo webové aplikaci. Poté vyberte Přidat úkol.
Krok 2: Napište návrh zprávy
Přidejte název úkolu a napište zprávu. Můžete také uvést e-mailové adresy příjemců.
Předpokládejme, že v tomto případě potřebujete odeslat důležité zprávy výkonnému vedení. Nejnovější informace obdržíte do 15:00 a musíte je odeslat vedení před jejich schůzkou v 15:30. Připravte si koncept s prostorem pro podrobnosti, abyste celý proces urychlili.
Krok 3: Nastavte připomenutí
Nakonec přidejte čas, kdy chcete být upozorněni. V tomto případě je to ve 15:15 téhož dne. Jakmile to uděláte, můžete se soustředit na jiné úkoly nebo běžné zprávy, dokud nenastane čas.
➡️ Číst více: 12 příkladů komunikačních strategií pro pracoviště
Vylepšete své schopnosti pomocí nástrojů třetích stran
Kromě ručních řešení vám Google Chat umožňuje přidat aplikace jako Send it Later a dokonce i ClickUp jako nástroje třetích stran. Tyto aplikace vám pomohou naplánovat odeslání a dokonce nastavit opakované kontroly.
Zde je několik kroků, které vám pomohou je najít a nainstalovat:
Krok 1: Přejděte do části Prozkoumat aplikace
Jakmile se vrátíte na domovskou stránku Google Chat, klikněte na Prozkoumat aplikace.
Krok 2: Vyhledejte, co potřebujete
Pokud potřebujete aplikaci pro plánování nebo správu, najděte ji pomocí vyhledávacího pole. Je velká šance, že nejoblíbenější aplikace najdete v sekci nejoblíbenějších aplikací.
Krok 3: Klikněte na „Instalovat“
Vyberte požadovanou aplikaci a klikněte na Instalovat. Za pár sekund bude k dispozici ve vašem chatovacím okně.
Bonusový krok: Pokud jste si stáhli aplikaci Send it Later, zde je návod, jak ji můžete využít:
- Povolte přístup k aplikaci
- Přejděte do požadovaného chatovacího okna a zadejte/později
- Aktualizujte čas a zprávu. Poté vyberte možnost Naplánovat zprávu.
➡️ Další informace: Jak používat Google Chat pro efektivní týmovou komunikaci
Kdy byste měli naplánovat zprávy
Nyní, když víte, jak naplánovat zprávy v Google Chatu, pojďme se podívat, kdy je nejlepší je naplánovat.
Zde je pět klíčových situací a aplikací:
- Spolupráce napříč časovými pásmy: Komunikujte s týmy v různých časových pásmech, aniž byste narušili jejich rozvrhy. Tím se vyhnete zpožděním a zajistíte rychlé odpovědi. Naplánované zprávy pomáhají udržovat plynulý tok komunikace napříč regiony.
- Doručování časově citlivých aktualizací: Posílejte důležité aktualizace ve správný okamžik, abyste upoutali pozornost a podnítili rychlou akci. Načasování těchto aktualizací zajistí, že budou viditelné a bude na ně reagováno bez zbytečných následných kroků.
- Nastavení připomínek pro týmy: Automatizujte připomínky schůzek, termínů nebo úkolů, aby všichni byli v obraze. Díky tomu nic nezmeškáte a budete mít neustálý přehled o tom, kdo za co odpovídá.
- Správa plánování mimo pracovní dobu: Naplánujte zprávy po pracovní době, aniž byste rušili příjemce nebo zmeškali termíny. Tím se vyváží hranice mezi pracovním a soukromým životem a zároveň se zajistí, že úkoly nebudou zpožděny.
- Koordinace hromadné komunikace: Naplánujte si předem opakující se aktualizace nebo oznámení, abyste ušetřili čas a zachovali konzistenci. Díky tomu se můžete soustředit na jiné priority a zároveň zajistit včasné doručení.
Omezení používání Google Chatu pro plánování zpráv
Plánování zpráv je skvělá komunikační funkce. Google Chat má však určitá omezení, která mohou věci komplikovat a často vyžadují kreativní řešení, která ne každý je ochoten řešit.
Zde je přehled podrobností:
- Žádné vestavěné plánování: Vše, co souvisí s plánováním zpráv v Google Chatu, se provádí ručně. To přidává zbytečné kroky a omezuje pohodlí.
- Závislost na integracích: K plánování jsou nutné nástroje třetích stran. To zvyšuje složitost, přináší problémy s integrací a zpomaluje pracovní postupy.
- Odpojení v pracovních postupech: Neintegruje se s žádnými pracovními nástroji a narušuje produktivitu. To také nutí uživatele žonglovat s komunikací a správou úkolů v různých oknech.
- Žádné vláknové konverzace: Google Chat mění vaše zprávy na konverzace namísto vláken. Důležité body se mohou ztratit a diskuse se tak změní v nekonečné scrollování.
- Omezená flexibilita a kontrola: Nabízí minimální možnosti přizpůsobení a spravuje role uživatelů. To činí komunikaci méně pohodlnou, zejména při plánování s většími týmy.
Zlepšete komunikaci v týmu pomocí ClickUp
Nedostatek integrací v Google Chatu a odpojení od úkolově orientované týmové komunikace často vedou k tomu, že firmy v dlouhodobém horizontu hledají alternativy.
Nebudete muset dlouho hledat.
Jako aplikace pro vše, co souvisí s prací, ClickUp se postará o vaše pracovní postupy, řízení projektů, komunikaci a vše mezi tím.
ClickUp nabízí také řadu nástrojů pro zlepšení spolupráce na pracovišti, počínaje komplexním řešením pro zasílání zpráv.
ClickUp Chat je chytřejší způsob, jak spojit se se svým týmem přímo na pracovišti. Tento nástroj vám umožňuje propojit chaty přímo s úkoly nebo projekty. Díky tomu budou vaše konverzace přehledné a důležité informace vždy po ruce.
Chat vám také umožňuje třídit zprávy. Jediným kliknutím vestavěná umělá inteligence okamžitě shrne klíčové informace. Ušetříte tak čas a všichni budou mít stejné informace, bez ohledu na to, jak zaplněná je vaše schránka.
Další skvělou funkcí je integrované připomenutí, díky kterému je plánování odpovědí hračkou. V kombinaci s možnostmi e-mailových oznámení můžete předávat informace bez ztráty dynamiky.
➡️ Číst více: Chat nefunguje. Opravujeme to.
Pokud chcete označovat a komunikovat v rámci dokumentů, úkolů nebo chatů, ClickUp má k dispozici praktickou funkci, která se o to postará.
ClickUp Assign Comments vám pomůže okamžitě vytvářet úkoly a přiřazovat je ostatním nebo sobě. A to nejlepší? Komentáře lze vyřešit nebo přiřadit jinému uživateli přímo v komentáři. Už žádné hledání a žádné ztracené komentáře.
Zajímá vás, jak budete spravovat úkoly prostřednictvím komentářů? Přiřazené komentáře jsou automaticky organizovány a velmi snadno se hledají. Navíc můžete přidávat zpětnou vazbu kamkoli chcete.
➡️ Číst více: Nejlepší softwarové nástroje pro týmovou spolupráci
Psané slovo často vede k nejasnostem a je při složitých úkolech přímo únavné. Než však naplánujete videohovor, podívejte se, jak ClickUp nabízí nástroj, který zaznamenává vše, co potřebujete říct a udělat.
ClickUp Clips je komplexní nástroj pro nahrávání obrazovky, který byl navržen tak, aby vizualizoval a zjednodušoval složité informace. Nabízí snadné způsoby, jak zachytit obrazovku a sdílet svůj hlas, a díky přizpůsobitelným možnostem sdílení obrazovky je vytváření tutoriálů hračkou.
Každý klip je automaticky přepsán pomocí umělé inteligence, takže je snadné identifikovat a znovu si přehrát klíčové momenty. Klikatelné časové značky vám umožňují plynule procházet videa. Navíc můžete kopírovat úryvky a obsah použít kdekoli jinde.
Každé video lze také snadno vložit do úkolů, dokumentů a chatů. Stručně řečeno, ClickUp Clips je ideální pro komunikaci všeho, od podrobných návodů až po rychlou zpětnou vazbu.
S touto funkcí ve vašem arzenálu se váš tým nebude muset zamýšlet nad tím, co napsat nebo říct. Proto ClickUp nabízí předem navržené šablony, které vám pomohou se vším, od zasílání zpráv až po dokumentování etikety chatu na pracovišti.
Zde je několik vynikajících příkladů, se kterými můžete začít:
- Šablona pro okamžité zprávy ClickUp je navržena tak, aby usnadňovala komunikaci v jakékoli aplikaci pro okamžité zasílání zpráv. Obsahuje jasné podúkoly týkající se správných postupů při zasílání zpráv, které je třeba mít na paměti, aby byly zprávy profesionální a zároveň účinné.
- Šablona strategie interní komunikace a akčního plánu ClickUp podporuje komunikační cíle týmu pomocí jasného a realizovatelného plánu. Obsahuje přehlednou vizualizaci časové osy, která mapuje fáze projektu a klíčové úkoly. Stručně řečeno, zefektivňuje vše od toho, co je třeba udělat, až po způsob řízení toku informací.
I když tyto funkce vypadají skvěle, je váš tým příliš zvyklý na Google Chat, aby přešel úplně? Nemějte obavy. ClickUp také nabízí integraci Google Chat, která vám pomůže spravovat zprávy a udržovat je přehledné.
Přidáním ClickUp do svých chatů můžete automaticky odesílat aktualizace úkolů do svého Google Hangouts Chat. Také doručuje podrobná oznámení z jakéhokoli prostoru, projektu nebo seznamu do stejného okna chatu.
Změňte efektivitu komunikace s ClickUp
Plánování zpráv je zásadní pro udržení kontaktu a efektivní správu úkolů. Ačkoli je to v Google Chatu zdlouhavé, naše kreativní řešení vám pomohou překlenout tuto překážku.
Plánování optimalizuje vše od marketingu po řízení úzkých míst. Ačkoli Google Chat může splňovat požadavky, jeho nedostatečná integrace s nástroji pro správu práce ho činí těžkopádným.
V tom vyniká ClickUp.
Díky umělé inteligenci, správě úkolů a dobře integrované spolupráci je tato aplikace chytřejší a efektivnější. Navíc nabízí více než 1 000 integrací (včetně Google Chat). Chcete změnit způsob, jakým plánujete a spravujete komunikaci? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp!