V desetiletí od roku 1987, kdy společnost Motorola vytvořila a zavedla Six Sigma, dosáhla pouze díky opatřením ke zlepšení kvality kumulativních úspor ve výši neuvěřitelných 14 miliard dolarů. To je síla Six Sigma a souvisejících paradigmat kvality, která se široce uplatňují i dnes!
Jednou z nejpopulárnějších metodik zlepšování procesů založených na Six Sigma, která si získala oblibu i mimo výrobní odvětví, je DMAIC. V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, co proces DMAIC znamená, proč je stále relevantní a jak jej můžete implementovat ve své organizaci.
Co je proces DMAIC?
DMAIC (zkratka pro Define, Measure, Analyze, Improve a Control, tj. definovat, měřit, analyzovat, zlepšovat a kontrolovat) je přístup ke zlepšování procesů založený na datech, který vychází z metodiky Six Sigma.
DMAIC se vyznačuje:
- Robustní rámec: DMAIC slouží jako podrobný průvodce pro identifikaci mezer v procesech a jejich opravu.
- Strukturované řešení problémů: Pomáhá identifikovat příčinu a řešit problémy s kvalitou.
- Řešení založená na datech: DMAIC povzbuzuje týmy, aby se zaměřily na různé datové body ve svém procesu, místo aby se řídily intuicí nebo instinktem.
- Trvalé výsledky: DMAIC se nezastaví u nalezení řešení, ale zajistí jeho dlouhodobou efektivní implementaci.
Ačkoli byl původně navržen jako jedna z klíčových složek Six Sigma, byl postupně přizpůsoben modelům Lean, Kaizen, Agile a dalším hybridním modelům, jako je Lean Six Sigma, které upřednostňují neustálé zlepšování.
Víte, že... Six Sigma se zaměřuje na zlepšování procesů, zatímco projektové řízení Lean se zaměřuje na snižování plýtvání. Podrobný přehled rozdílů najdete v článku Lean vs. Six Sigma.
Pět fází DMAIC a jak je implementovat
DMAIC je v zásadě pětifázový proces. Při používání DMAIC definujete, měříte, analyzujete, zlepšujete a kontrolujete. Na první pohled to zní jednoduše. V teorii i praxi však existují významné nuance.
Podívejme se podrobně na jednotlivé fáze. Ukážeme vám také, jak můžete tento proces implementovat pomocí výkonného nástroje, jako je ClickUp pro projektové týmy.
1. Definujte
Prvním krokem v procesu zlepšování kvality DMAIC je zjistit, co chcete zlepšit. To se obvykle provádí prostřednictvím řady navazujících kroků.
Napište popis problému
Na začátku projektový tým provede brainstorming a zdokumentuje popis problému.
Například vaše formulace problému by mohla znít: „Existuje vysoká hustota chyb, a to 15 chyb na 1000 řádků kódu. “
Porozumějte kontextu
Jakmile je to definováno, tým položí řadu otázek, aby pochopil kontext, ve kterém k tomu dochází.
- Jaký je aktuální proces, který tým používá?
- Kdo jsou zúčastněné strany procesu?
- Jaká je aktuální základní výkonnost?
- Jaké jsou požadavky zákazníků?
- Jaká jsou rizika a výzvy tohoto procesu?
Existuje několik způsobů, jak tyto informace shromáždit. Můžete začít s mapováním procesů pomocí tabulek ClickUp Whiteboards. Zapojte svůj tým do společné vizualizace celého procesu, abyste získali 360stupňový kontextový přehled.
Pomocí formulářů ClickUp můžete získat zpětnou vazbu od zainteresovaných stran, managementu a zákazníků. Pomocí jednoduchého, dobře navrženého dotazníku můžete shromáždit problémy všech zúčastněných v procesu.
Stanovte si cíle
S veškerými informacemi, které máte k dispozici, definujte cíle svého procesu zlepšování kvality.
Například by to mohlo být: Snížit hustotu chyb na méně než pět vad na 1 000 řádků kódu během následujících tří měsíců.
Ujistěte se, že vaše cíle jsou SMART. Také zajistěte, aby byly snadno dostupné pro všechny členy týmu. ClickUp Goals je skvělý způsob, jak toho dosáhnout. S ClickUp Goals můžete nastavit cíle, organizovat je do složek a mít přehled o všech svých pokrocích na jednom místě.
2. Měření
Jakmile definujete problém, můžete se soustředit na sběr dat ve fázi „měření“. Cílem je shromáždit spolehlivá data, která přesně reprezentují stávající proces a budou sloužit jako základ pro zlepšení.
K posouzení odchylek a určení problémových oblastí se často používají nástroje jako kontrolní grafy, histogramy a Paretova analýza. Pro pokročilé sledování použijte panely ClickUp.
ClickUp Dashboards nabízí plně přizpůsobitelný způsob sledování výkonu vašeho týmu založený na KPI. Při shromažďování údajů o výše uvedeném problému hustoty chyb můžete vytvořit widgety pro:
- Hustota chyb každého jednotlivého vývojáře
- Přepracování přiřazené v rámci revize kódu
- Chyby identifikované analytikem kvality (QA) vs. chyby nahlášené uživatelem
- Čas potřebný k napsání 1 000 řádků kódu a jeho korelace s hustotou chyb
- Historické trendy hustoty chyb
3. Analyzujte
Jakmile shromáždíte data, je čas je analyzovat. V závislosti na povaze problému můžete k odhalení vzorců použít statistickou analýzu dat, regresní analýzu, testování hypotéz, diagramy rybí kosti nebo 5 proč.
Podívejme se například, jak byste analyzovali tuto situaci pomocí testování hypotéz. Nejprve byste definovali řadu hypotéz, které je třeba otestovat.
| Hypotéza | Analýza dat pro testování |
|---|---|
| Začínající vývojáři mají vysokou hustotu chyb | Porovnání hustoty chyb u všech vývojářů |
| Začínající vývojáři mají vysokou závažnost chyb | Porovnání hustoty a závažnosti chyb napříč všemi úrovněmi zkušeností |
| QA hlásí příliš mnoho neexistujících chyb jako defekty. | Počet chyb, které byly vyřešeny bez nutnosti přepracování |
| Složité funkce mají více chyb | Porovnání počtu chyb na 1 000 řádků kódu s počtem chyb na funkci |
Necítíte se pod tlakem, abyste vše dělali od nuly. Využijte místo toho šablony Six Sigma!
Pokud vyšetřujete nějaký problém, vyzkoušejte šablony pro analýzu příčin. Při zkoumání rizik a výzev zvažte použití šablon pro hodnocení rizik.
Důležitou součástí fáze analýzy je dokumentace. Ujistěte se, že máte na jednom místě důkladný záznam všech svých diskusí a rozhodnutí.
ClickUp Docs je skvělým místem, kde můžete vše zaznamenat v próze. Můžete propojovat pracovní postupy, označovat osoby, žádat o komentáře a spolupracovat v reálném čase, abyste rychleji vyřešili problémy.
Můžete je také vizuálně znázornit pomocí panelů ClickUp Dashboards.
4. Zlepšete
Výsledkem vaší analýzy budou konkrétní nápady na zlepšení procesu. Například pro každou základní příčinu můžete mít plány na zlepšení.
| Příčina | Plán zlepšení |
|---|---|
| Vývojáři s méně než 5 lety zkušeností mají nepřiměřeně vysokou hustotu chyb. | Najměte zkušenější vývojáře. Zaveďte proces kontroly kódu pro ty, kteří mají méně než 5 let zkušeností. Zaveďte párové programování pro školení začínajících vývojářů. Zvyšte opakovatelnost stávajícího kódu. |
| Složitost kódu vede k vysoké hustotě chyb | Vytvořte plán pro refaktoring nebo eliminaci technologického dluhu. Minimalizujte složitost kódu v budoucím vývoji. |
| Hustota bezpečnostních chyb je neúměrně vysoká. | Zaveďte proces DevSecOps. Najměte inženýry kybernetické bezpečnosti, aby prověřili kód. Zvyšte počet testovacích případů pro bezpečnostní problémy. |
Jakmile jste vymysleli všechny způsoby, jak daný problém vyřešit, je čas vybrat správné řešení.
- Zachovejte jednoduchost: Upřednostňujte nejjednodušší řešení a pomalu postupujte k komplexnější/systémové optimalizaci pracovních postupů.
- Postupujte postupně: Nezavádějte více změn najednou, protože by pak bylo obtížné měřit jejich dopad.
- Iterujte: Použijte strategie projektového řízení „plánuj-proveď-zkontroluj-jednej“ k iterování svých řešení.
- Komunikujte: Zajistěte komplexní komunikaci v týmu, aby všichni rozuměli vylepšenému procesu a souhlasili s ním.
- Implementace: Nastavte úkoly, kontroly a milníky pro implementaci vašich plánů zlepšení.
Jednoduchým způsobem, jak to zvládnout, je použití ClickUp Tasks. Nastavte každý plán zlepšení jako projekt, úkol, podúkol nebo kontrolní seznam.
Pokud například zavádíte párové programování, použijte ClickUp Tasks k přiřazení dvou vývojářů ke každé funkci.
Pokud chcete zavést proces kontroly kódu, nastíňte tyto kroky v rámci úkolu, přidejte vlastní stav a automaticky přidejte odpovídající kontrolní seznam. Pomocí panelů ClickUp můžete sledovat svůj pokrok a důsledně opakovat.
5. Kontrola
V závěrečné fázi je třeba zajistit, aby byl plán zlepšení implementován, přijat a dodržován všemi zúčastněnými stranami. K sledování průběžného výkonu použijte kontrolní mechanismy, jako jsou standardní operační postupy (SOP) a monitorovací systémy.
Pokud jste například zavedli proces kontroly kódu, zajistěte, aby každá řádka kódu byla zkontrolována seniorním pracovníkem a schválena.
Změřte chyby v zkontrolovaném kódu, abyste vyhodnotili, zda byl tento plán zlepšení účinný. Proveďte příslušné úpravy.
Pokud se vám a vašemu malému týmu to zdá příliš náročné, nezoufejte. Zjednodušte optimalizaci duality pomocí šablony DMAIC od ClickUp. Tato přizpůsobitelná šablona vhodná pro začátečníky vás provede každým krokem metodiky DMAIC, konsoliduje všechny informace a zpřístupní je celému týmu.
Pokud se po tom všem ptáte, proč byste měli používat DMAIC namísto jiných procesů kontroly kvality, máme pro vás odpověď.
Výhody implementace DMAIC
DMAIC se používá již více než 30 let a pomáhá největším světovým podnikům eliminovat plýtvání, minimalizovat chyby a šetřit náklady. Proto je proces DMAIC stále populárním a účinným nástrojem pro zlepšování kvality.
Hloubka a rozsah
DMAIC pomáhá identifikovat příčiny problémů a zkoumá mezery z různých úhlů pohledu. Tím je zajištěno, že problémy skutečně odstraníte, namísto pouhého léčení symptomů. Z tohoto důvodu je DMAIC také účinnou metodikou projektového řízení.
Systematický přístup
Namísto oblíbeného přístupu založeného na pokusech a omylech nabízí DMAIC systematický přístup založený na datech, který minimalizuje riziko nákladných chyb.
Celý cyklus procesu
DMAIC není jen o analýze příčin nebo navrhování řešení. Je to o porozumění, ověřování, analýze a řešení problémů, kromě udržování řešení.
Měřitelné zlepšení
Zastánci DMAIC se obvykle opírají o data, a to nejen při analýze problému, ale také při hodnocení účinnosti řešení. Každá fáze tedy zahrnuje měření a sledování výkonnosti podniku, což vám umožňuje kvantifikovat zlepšení a sledovat pokrok při dosahování cílů.
To však neznamená, že je DMAIC snadné implementovat.
Běžné výzvy v procesu DMAIC
Navzdory mnoha výhodám se implementace DMAIC často potýká s kulturními a technickými výzvami. Zde je několik nejčastějších.
Odpor ke změnám
Stejně jako každá iniciativa zaměřená na změnu, i DMAIC přináší narušení a transformaci současného fungování týmů.
Například proces kontroly kódu přidává další krok k vývoji, což pravděpodobně povede ke zpožděním nebo dodatečným nákladům.
Týmy proto budou pravděpodobně odolávat změnám.
Nedostatek jasných cílů
Některé problémy mohou být tak složité, že týmy mají potíže s definováním jasných cílů. To vede k nedorozuměním, nesouladu, neshodám a nakonec k neúspěchu implementace DMAIC.
Rozšiřování rozsahu
Možná jste začali s jasným rozsahem a cíli. Ale při měření a analýze můžete narazit na vzájemně propojené aspekty, které nechtěně rozšiřují rozsah vašeho procesu DMAIC. Tím pádem týmy nakonec přicházejí o všechny příležitosti ke zlepšení, které identifikovaly.
Nekonzistentní sběr dat
Jakýkoli program založený na datech se opírá o přesnost, dostupnost a konzistentnost dat. Totéž platí i pro DMAIC. Nekonzistentní nebo nepřesná data mohou iniciativu výrazně oslabit. Mohou vést k zavádějícím závěrům, které vás mohou přimět soustředit se na nesprávné problémy nebo zavádět neúčinná řešení.
Zvyšte kvalitu svých procesů s ClickUp
Six Sigma a související procesy, jako je DMAIC, jsou často spojovány s výrobou, zejména v 90. letech a na počátku 21. století. To je částečně oprávněné, protože tento proces byl vytvořen a široce přijat právě v této době.
Je však velkou chybou považovat jej za zastaralý. Ve světě, kde jsou klíčové udržitelnost, snižování odpadu, nízká spotřeba a kontrola kvality, je DMAIC relevantnější než kdy jindy, ať už vytváříte obsah, vyvíjíte software nebo stavíte mrakodrapy.
Bez ohledu na velikost a rozsah vašeho projektu použijte software pro správu projektů ClickUp k řízení vašich procesů DMAIC. Definujte, měřte, analyzujte, vylepšujte, kontrolujte, opakujte a opakujte s ClickUp.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky (FAQ)
1. Co znamená zkratka DMAIC?
DMAIC je zkratka pro Define (definovat), Measure (měřit), Analyze (analyzovat), Improve (zlepšovat) a Control (kontrolovat).
2. Co je proces DMAIC v Six Sigma?
DMAIC je strukturovaný, datově orientovaný způsob řízení projektu zlepšování procesů. Jedná se o nástroj Six Sigma skládající se z pěti fází, ve kterých definujete problém, měříte stávající výkonnostní ukazatele, analyzujete aktuální data, vytváříte plány zlepšení a kontrolujete udržitelnou implementaci.
3. Jakých je 5 nástrojů a technik DMAIC?
Pět technik DMAIC zahrnuje definování, měření, analýzu, zlepšování a kontrolu. Projektové týmy používají v každé z těchto fází různé nástroje.
- Projektová charta: Základní dokument, který nastiňuje cíle, organizační procesy a plán projektu.
- Histogram: Sloupcový graf používaný ke sledování trendů minulých dat nebo pokroku v plánech zlepšování.
- Procesní mapa: Vizuální znázornění každého kroku, milníku a zúčastněné strany v procesu procházejícím DMAIC.
- Fishbone diagram: Mapa všech potenciálních příčin jakékoli události/chyby.
- Testování hypotéz: Statistické metody, jako jsou t-testy, analýza rozptylu atd., k pochopení potenciálních příčin stávajících problémů.
- Graf projektového řízení: Grafy a vizuální zprávy, včetně Ganttových diagramů, struktury rozdělení práce, Kanban tabule atd.
4. Lze DMAIC použít v jakémkoli odvětví?
Ano, DMAIC lze aplikovat v jakémkoli odvětví, včetně výroby, zdravotnictví, finančních služeb, stavebnictví, vývoje softwaru a dalších, protože se zaměřuje na obecné zlepšování procesů namísto odvětvově specifického přístupu.
5. Jak dlouho trvá dokončení procesu DMAIC?
Doba potřebná k dokončení procesu DMAIC se liší v závislosti na složitosti problému. Obvykle trvá několik týdnů až několik měsíců.
6. Mohu použít DMAIC pro průběžné zlepšování procesů?
Ano, DMAIC je ideální pro průběžné zlepšování procesů, protože se zaměřuje na nepřetržité monitorování a kontrolu s cílem udržet pokrok v průběhu času.