„Neexistuje žádná stanovená metoda, prostě vím, co funguje. “ ✨
To je odpověď, kterou dostanete, když se zeptáte nejúspěšnějších prodejců, jak se jim daří uzavírat obchody.
A ano, může to být frustrující, pokud hledáte odpovědi, které můžete aplikovat ve své vlastní práci, ale pro mnoho odborníků pochází jejich odborné znalosti z let pokusů a omylů a jemných pozorování, nikoli z příruček nebo školení.
Toto jsou tacitní znalosti.
Filozof Michael Polanyi jako první použil termín „tacitní znalosti“ pro dovednosti nebo intuici, které získáváme prostřednictvím osobních zkušeností, ale nedokážeme je vyjádřit slovy.
V tomto blogu prozkoumáme původ a vývoj tohoto pojmu a vysvětlíme, proč je jeho zachycení nezbytné pro úspěch organizace. 🎯
⏰ 60sekundové shrnutí
- Tacitní znalosti jsou téměř vrozený pocit, že něco víte, získaný prostřednictvím osobních zkušeností. Často je obtížné je vyjádřit nebo zdokumentovat.
- Liší se od explicitních znalostí, které jsou strukturované a snadno sdílené prostřednictvím manuálů nebo databází.
- Mezi metody sdílení tacitních znalostí patří mentorství, vyprávění příběhů a začlenění učení do pracovních postupů.
- Zachycení tacitních znalostí je sice obtížné, ale může pomoci podpořit inovace, spolupráci a růst a zároveň zachovat důležité organizační poznatky.
- Nástroje jako ClickUp pomáhají zefektivnit dokumentaci a podporují sdílení znalostí.
Porozumění tacitním znalostem
Tacitní znalosti jsou souborem osobních postřehů a zkušeností, které je obtížné vyjádřit nebo zdokumentovat. Zahrnují dovednosti, intuici, úsudek a nápady získané prostřednictvím osobních zkušeností a kontextu.
Jednotlivci neustále získávají osobní znalosti, které mění jejich chování a vnímání, což z nich činí nezachycenou formu odborných znalostí. Tyto „kmenové znalosti“ se neformálně šíří po celé organizaci. Obvykle se získávají následujícím způsobem:
- Získejte praktické zkušenosti v reálných situacích
- Pozorování a stínování zkušených jednotlivců
- Úzce spolupracujte s mentorem, abyste se učili prostřednictvím praxe a zpětné vazby.
- Naslouchání osobním zkušenostem a poučením
Tacitní znalosti se projevují mnoha způsoby. Můžete je získat prostřednictvím neverbálních signálů během jednání (pokud pracujete v prodeji) nebo při tvorbě umění založeném na instinktu a emocích.
📌 Příklad: Při zaškolování nových zaměstnanců manažeři často sdílejí poznatky a praktické rady, například jak se orientovat ve firemní politice. Tyto poznatky nejsou zdokumentovány, ale jsou neocenitelné pro urychlení jejich učení.
🧠 Zajímavost: Starověké civilizace, jako například Sumerové, používaly k uchovávání znalostí hliněné tabulky, na kterých zaznamenávaly obchodní transakce, zákony a příběhy. Jednalo se o jedny z prvních pokusů o uchovávání a sdílení kolektivních znalostí.
Tacitní vs. implicitní vs. explicitní znalosti
Abyste mohli efektivně využívat poznatky organizace, musíte posoudit rozdíl mezi tacitními, implicitními a explicitními znalostmi.
Zde je srovnávací tabulka, která vám pomůže. 💪
| Kritéria | Tacitní znalosti | Implicitní znalosti | Explicitní znalosti |
| Definice | Znalosti získané z osobních zkušeností a těžko vyjádřitelné | Znalosti, které nelze snadno vyjádřit, ale které se získávají zkušenostmi. | Hmatatelné, kodifikované informace, které lze snadno dokumentovat a sdílet |
| Příroda | Subjektivní, kognitivní a experimentální učení | Neformální, intuitivní znalosti závislé na kontextu | Objektivní, racionální a technické znalosti |
| Struktura | Nestrukturované a kontextově závislé | Méně strukturované než explicitní znalosti, ale více než tacitní znalosti. | Strukturované a organizované, často zdokumentované v příručkách/databázích |
| Přenositelnost | Těžko přenositelné a závislé na osobních interakcích a zkušenostech | Je obtížné je předávat a často se sdílejí prostřednictvím diskusí nebo praxe. | Snadno přenositelné prostřednictvím písemných dokumentů, diagramů nebo databází. |
| Příklady | Úkoly založené na dovednostech, jako je řízení auta, vaření, jízda na kole atd. | Intuice v prodeji, interpretace řeči těla, osvědčené postupy v práci atd. | Dokumentované informace, jako jsou uživatelské příručky, firemní politiky, výzkumné zprávy atd. |
| Dokumentace | Těžko dokumentovatelné | Formálně nedokumentované | Snadno dokumentovatelné a ukládatelné v různých formátech |
🧠 Zajímavost: Michael Polanyi ve své knize Personal Knowledge (1958) popularizoval pojem tiché znalosti. Proslul svým výrokem: „Víme víc, než dokážeme vyjádřit“, kterým zdůraznil, jak velká část našich znalostí je intuitivní nebo těžko vyjádřitelná.
Výhody zachycení tacitních znalostí
Zamyslete se nad tímto: Studie z roku 2023 zjistila, že malé a střední podniky by mohly efektivnějším řízením tacitních znalostí předejít nákladným narušením. Výsledek? Snížená ztráta znalostí a lepší výkon – důkaz, že i ty nejmenší kroky v oblasti řízení znalostí mohou vést k velkým výsledkům.
To zdůrazňuje, proč je zachycení tacitních znalostí, i když je to náročné, nezbytné pro zvýšení produktivity, podporu inovací a získání konkurenční výhody.
Zde je návod, jak to pomáhá. 💁
Zvýšení produktivity a inovací
Zachycení tacitních znalostí umožňuje zaměstnancům rychle a efektivně řešit výzvy. Mohou čerpat ze svého intuitivního porozumění a zkušeností z reálného světa, což jim pomáhá rychleji řešit problémy, snižovat náklady a zlepšovat provozní pracovní postupy.
Sdílení hlubokých poznatků založených na zkušenostech podněcuje kreativitu a inspiruje nové nápady a přístupy, které mohou odlišit produkty a služby na konkurenčních trzích.
Podporuje také kulturu spolupráce mezi členy týmu.
🧠 Zajímavost: Postkritická filozofie, jejíž zastáncem je opět Michael Polanyi, zdůrazňuje, že veškeré znalosti mají osobní rozměr. Zpochybňuje myšlenku, že znalosti mohou být čistě objektivní, a vyzdvihuje důvěru a intuici, které hrají roli v tom, jak chápeme svět.
Zvyšte znalostní kapitál a retenci
Zachování institucionální paměti je zásadní pro dlouhodobý úspěch, zejména v případě odchodu nebo odchodu zaměstnanců do důchodu. Zajišťuje, že cenné odborné znalosti a poznatky zůstanou v organizaci, aby byla zachována provozní kontinuita.
Zpřístupnění zdokumentovaných tacitních znalostí týmům jim pomáhá rozvíjet nové dovednosti a lépe řešit výzvy trhu. Tato kultura sdílení znalostí také přitahuje špičkové talenty a demonstruje závazek společnosti k profesnímu růstu.
Příklad: Představte si odcházejícího manažera lidských zdrojů, který má bohaté nepsané znalosti o tom, jak podporovat spokojenost zaměstnanců. Díky jeho mentorskému programu si společnost může tyto neocenitelné zkušenosti uchovat a udržet tak pozitivní pracovní kulturu.
Navíc noví zaměstnanci mohou získat přístup k těmto poznatkům a osvědčeným postupům od zkušených kolegů, aby mohli lépe přispívat k fungování organizace.
📖 Přečtěte si také: Jak vytvořit efektivní plán školení o znalostech produktů
Odlište svou společnost na trhu
Řekněme, že jste schopni získat poznatky od zkušených zaměstnanců, kteří vynikají v rozhodování a zákaznickém servisu. To pomáhá vaší společnosti získat konkurenční výhodu. Tyto znalosti můžete začlenit do svých procesů a pozici vaší organizace jako lídra v oblasti inovací a spokojenosti zákazníků.
Tacitní znalosti také přispívají k organizační kultuře neustálého učení. Když zaměstnanci poznají, že jsou jejich zkušenosti ceněny, jsou ochotnější se zapojit do neustálého profesního rozvoje.
🧠 Zajímavost: Tacitní znalosti mají kromě názvu „kmenové znalosti“ i několik dalších označení. Patří mezi ně „experimentální znalosti“ a „know-how znalosti“; odkazují na myšlenku, že někdy nedokážete vysvětlit, jak něco víte.
Zefektivněte a standardizujte: Použijte šablonu ClickUp Process and Procedures Template k dokumentaci pracovních postupů, osvědčených postupů a získaných zkušeností v organizovaném formátu, který lze sdílet, a zajistěte tak, aby váš tým měl snadný přístup k cenným tacitním znalostem a mohl na nich stavět.
Jak převést tacitní znalosti na explicitní znalosti
Přeměna tacitních znalostí na explicitní znalosti zahrnuje transformaci osobních zkušeností a intuitivních odborných znalostí na hmatatelné a sdílené poznatky. Jejich zpřístupnění v rámci celé organizace podporuje spolupráci, inovace a neustálé učení mezi vašimi týmy.
Je nezbytné budovat kulturu, která podporuje dokumentování a sdílení poznatků, jako by to byla samozřejmost. To znamená vytvořit prostředí, kde je sdílení znalostí zakotveno v každodenních činnostech.
Podívejme se na některé strategie řízení znalostí, které slouží k zachycení a sdílení tacitních znalostí. 📃
Krok č. 1: Prověřte a identifikujte mezery ve stávajících znalostech
Proveďte důkladnou revizi své současné znalostní báze. Prozkoumejte každý obsah z hlediska:
- Komplexnost: Vysvětluje téma dostatečně podrobně? Hledejte mezery a opomenuté detaily.
- Srozumitelnost: Je obsah snadno srozumitelný a použitelný? Zamyslete se nad tím, jak můžete informace sdělovat efektivněji.
- Použitelnost: Umožňuje obsah uživatelům podniknout konkrétní kroky k dosažení očekávaných výsledků? Analyzujte, jak vaši zaměstnanci tyto informace využívají.
Příklad: Představte si maloobchodní prodejnu během vánočního shonu. Jeden ze zkušených zaměstnanců přesně ví, jak přeskupit zboží ve skladu, aby byl během špičky rychlejší přístup, ale nikdy tento postup nesdílel s ostatními. Díky zdokumentování jeho metody se prodejně podařilo zkrátit dobu doplňování zboží o 10 %, zajistit, že regály zůstávají plné, a zákazníci odcházejí spokojení.
Zamyslete se také nad zpětnou vazbou týmu nebo metrikami výkonu, abyste identifikovali oblasti, které je třeba zlepšit. Cílem je určit mezery ve znalostech nebo dovednostech, které by mohly být dokumentovány. K odhalení dalších slabých míst můžete také použít software pro správu znalostní báze.
🔍 Věděli jste, že... Kláštery ve středověku fungovaly jako centra pro správu znalostí. Mniši pečlivě kopírovali a uchovávali texty, čímž zajistili přežití důležitých znalostí po staletí.
Krok č. 2: Začleňte záměrné učení do každodenních pracovních postupů
Tacitní znalosti jsou často přehlíženy kvůli své nehmotné povaze. Jejich zachycení je záměrný proces a příležitosti k učení by měly být začleněny do každodenních pracovních postupů. Zde je několik způsobů:
- Mentorství a stínování: Spojte zkušené zaměstnance s novými členy týmu, aby se mohli učit v praxi. Noví zaměstnanci budou pozorovat procesy, plnit úkoly pod vedením a společně reflektovat výzvy, čímž vytvoří strukturovanou zpětnou vazbu.
- Znalostní kavárny: Usnadněte skupinové diskuse na konkrétní témata. Střídejte členy týmu mezi skupinami, aby se podělili o různé pohledy. Využijte závěrečnou diskusi k zachycení nových poznatků a průlomů.
- Komunity pro praxi: Vytvořte skupiny, ve kterých se zaměstnanci mohou pravidelně scházet, aby diskutovali o výzvách a hledali řešení. Tento neformální přístup podporuje neustálý dialog a kulturu spolupráce.
Příklad: Představte si technologický startup, kde se zkušený vývojář spojí s novým zaměstnancem. Zkušený vývojář ho provází laděním složitých problémů a předává mu své dlouholeté zkušenosti v rámci jediného projektového cyklu.
Krok č. 3: Zaznamenejte získané poznatky
Pravidelně reflektujte poučení získaná z projektů a procesů. Zaměřte se na zachycení abstraktních dovedností, poznatků a okamžitých rozhodnutí, která přispěla k úspěchům nebo poukázala na oblasti, které je třeba zlepšit.
Použití šablon wiki může zázračně pomoci zachytit tyto detaily, které často obsahují nejcennější tacitní znalosti pro formování budoucích strategií.
Příklad: Představte si marketingovou agenturu, která slaví velmi úspěšnou kampaň. Pomocí ClickUp Docs tým dokumentuje techniky brainstormingu a strategie split testování, aby je bylo možné replikovat v budoucích kampaních.
🧠 Zajímavost: Formát wiki, který v roce 1995 jako první zavedl Ward Cunningham, se stal základním kamenem znalostního managementu. Nejznámějším příkladem je Wikipedia, která se stala největším společným znalostním úložištěm.
⚙️ Bonus: Naučte se, jak vytvořit wiki, abyste mohli sdílet nápady a organizovat vše na jednom místě.
Krok č. 4: Sladění týmů s vizí organizace
Chcete-li udržet kulturu neustálého učení, zajistěte, aby zaměstnanci rozuměli širším cílům vaší organizace a byli s nimi v souladu.
Když týmy rozpoznají, jak jejich znalosti přispívají k celkovému obrazu, jsou schopny efektivněji identifikovat, sdílet a dokumentovat cenné tacitní znalosti.
Krok č. 5: Vyprávění příběhů
Vyprávění příběhů je jednou z nejúčinnějších strategií přenosu znalostí. Rozvíjí získané poznatky a praktické zkušenosti a slouží k několika účelům, například:
- Zlepšení retence , protože příběhy jsou díky svým srozumitelným narativům, které rezonují na emocionální úrovni, přirozeně zapamatovatelné.
- Poskytování kontextových informací , které pomáhají ostatním pochopit nuance konkrétních zkušeností, zejména v komplexních situacích, kde přímá vysvětlení nestačí.
- Zvýšení zapojení a účasti prostřednictvím prostředí, ve kterém se zaměstnanci cítí pohodlně a mohou přispívat
🔍 Věděli jste? Knowledge Graph od Google, spuštěný v roce 2012, je moderní nástroj pro správu znalostí, který propojuje miliardy faktů a vztahů za účelem vylepšení výsledků vyhledávání. Je to vynikající příklad sdílení znalostí založeného na technologii.
Tacitní znalosti a znalostní management
Řízení tacitních znalostí umožňuje organizacím efektivně zachycovat, sdílet a využívat znalosti. Tím je zajištěno, že důležité informace zůstávají přístupné a využitelné pro všechny týmy.
Zde je několik nástrojů, které můžete použít pro efektivní správu znalostí. 👇
- Systémy pro správu znalostí (KMS)
- Videonávody
- Platformy pro spolupráci
- Nástroje pro vizualizaci
- Interní znalostní báze
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, vám ulehčí proces dokumentace! 🤩
Jedná se o univerzální nástroj pro spolupráci, který zefektivňuje pracovní postupy a organizuje a zaznamenává data a poznatky. Díky ClickUp Knowledge Management se aplikace stává dokonalým systémem pro správu znalostí.
Podívejme se na některé z jejích vlastností. 👀
ClickUp Docs
ClickUp Docs je vynikající cloudový software pro správu znalostí, který je navržen pro vytváření, organizování a správu dokumentů a zároveň umožňuje plynulou spolupráci.
Od vytváření návrhů projektů a wiki až po vývoj interních znalostních bází – Docs je ideální pro týmy, které chtějí konsolidovat své dokumentační pracovní postupy.
Odborníci v dané oblasti mohou vytvářet úložiště osvědčených postupů, ve kterých podrobně popíší pracovní postupy nebo rozhodovací procesy. Například grafický designér může nastínit, jak pojímá branding, včetně propojených úkolů pro tvorbu aktiv a vložených referenčních vizuálů pro snadný přístup.
Úložiště osvědčených postupů
Můžete zdokumentovat příklady z reálného života sdílené během mentoringových sezení.
Například mentor v oblasti prodeje může v Docs napsat podrobného průvodce složitými jednáními s klienty. Může jej také obohatit o vložená videa z rolí!
Spolupráce v reálném čase
Je to také skvělý způsob, jak provádět brainstorming nebo živé sezení zaměřené na řešení problémů.
Členové týmu mohou společně vytvářet dokument v reálném čase a zachycovat tak složitosti diskuse. Tím je zajištěno, že tacitní znalosti jsou zachovány a kontextualizovány v rámci pracovního postupu týmu.
Hierarchická struktura a vyhledávání
V Docs můžete použít vnořené stránky k kategorizaci tacitních znalostí podle oddělení, projektu nebo tématu. Například tým zákaznické podpory organizuje tipy pro řešení běžných problémů do širších kategorií, jako jsou „Dotazy k fakturaci“ nebo „Technické řešení problémů“.
Docs také nabízí robustní vyhledávací funkci, která zajišťuje, že členové týmu mohou rychle najít konkrétní části tacitních znalostí, jako jsou například kroky pro řešení problémů sdílené technikem IT.
ClickUp Brain
ClickUp Brain je asistent poháněný umělou inteligencí v rámci ClickUp, který propojuje úkoly, dokumenty, lidi a organizační znalosti. Během brainstormingových sezení mohou členové týmu pomocí Brain vytvářet v reálném čase souhrny diskusí a zdůrazňovat klíčové body a strategie, které sdílejí odborníci.
Také propojuje související úkoly, projekty a dokumenty s dokumentem, čímž vytváří centralizovaný zdroj znalostí specifických pro daný tým.
Brain je také skvělým způsobem, jak získat tacitní znalosti v každodenních pracovních postupech. Chcete-li získat kontextové odpovědi, stačí položit otázky v rámci platformy!
Jeho funkce AI Writing Assistant generuje komplexní šablony pro dokumentaci odborných znalostí, poskytuje návrhy gramatiky a tónu a vytváří vizuální pomůcky, jako jsou tabulky nebo kontrolní seznamy.
📖 Přečtěte si také: Jak se stát správcem znalostní báze
Šablona znalostní báze ClickUp
Šablona znalostní báze ClickUp poskytuje dobře strukturovaný rámec pro vytvoření digitální informační knihovny pro správu interních a externích zdrojů.
Tato bezplatná šablona znalostní báze je rozdělena do sekcí pro články o znalostech, často kladené otázky a další zdroje, což týmům umožňuje organizovat a přistupovat k důležitým informacím. Je užitečná pro vytváření center nápovědy a představuje vynikající nástroj pro zlepšení zákaznické podpory a sdílení interních znalostí.
Ac‘knowledge’ Tacitní znalosti s ClickUp
Tacitní znalosti se skrývají na očích – v neformálních rozhovorech, schůzkách a diskusích v odpočinkových místnostech. Prosperují v nezaznamenaných okamžicích a neformálních výměnách. Jsou však neocenitelným zdrojem, který formální školení nemůže naučit.
Platformy jako ClickUp usnadňují zachycování, organizování a sdílení těchto skrytých znalostí.
Díky funkcím jako ClickUp Docs můžete centralizovat klíčové procesy, dokumentovat poznatky a vytvořit prohledávatelnou znalostní bázi. ClickUp Brain vám pomůže generovat obsah, zdokonalovat nápady a zajistit, aby vaše dokumentace byla jasná a působivá.
Jste připraveni využít sílu tacitních znalostí svého týmu?
Zaregistrujte se do ClickUp zdarma ještě dnes! ✅