Řekněme, že máte splnit deset úkolů. Efektivita znamená seskupit podobné úkoly, delegovat je, automatizovat a co nejrychleji je odškrtávat ze seznamu. Efektivita znamená vybrat nejdůležitější úkoly, do kterých nejprve investujete svou energii.
Teoreticky to zní jednoduše. V organizacích, které realizují velké projekty zahrnující více lidí, však může být vyvážení efektivity a účinnosti náročné.
V tomto blogovém příspěvku vám přinášíme pomoc.
Co je to efektivita?
Efektivita se týká schopnosti dosáhnout více s minimem času a zdrojů. Pokud se snažíte o efektivitu, budete:
Minimalizujte plýtvání časem a materiály. Například efektivní montážní linka by udělala vše pro to, aby eliminovala časovou mezeru mezi dvěma po sobě jdoucími procesy a zabránila zbytečnému využívání zdrojů.
Zlepšete procesy zefektivněním pracovního toku a odstraněním překážek. Například projektový manažer služeb by měl zajistit, aby byly informace předávány všem členům týmu prostřednictvím standupů, retrospektiv atd.
Maximalizujte produktivitu pomocí nástrojů a automatizace. Například tým vývojářů softwaru by vytvořil automatizované zajištění kvality, aby bylo možné provádět více testů za hodinu.
Měřte vše. Klíčovým aspektem efektivity jsou metriky. Týmy používají klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro každou část procesu, aby zajistily maximální výstup.
Účinnost sice není přesným opakem efektivity, ale je od ní odlišná. Pojďme si to vysvětlit.
Co je účinnost?
Účinnost je schopnost organizace dělat správné věci k dosažení požadovaných výsledků. Když usilujete o účinnost, děláte následující:
- Stanovte si jasné cíle, které budou vodítkem pro rozhodování v průběhu celého projektu.
- Upřednostňujte úkoly, které přispějí k dosažení cílů, které jste si stanovili.
- Zaměřte se na tvorbu hodnot tím, že upřednostníte důležitou práci před naléhavou a budete prosazovat dlouhodobé strategické cíle.
- Získejte celkový přehled o obchodní hodnotě, zákaznické zkušenosti, inovacích a hodnotě pro akcionáře.
Hlavní rozdíly mezi efektivitou a účinností
Zjednodušeně řečeno, efektivita znamená dělat věci dobře nebo správně. Účinnost znamená dělat správné věci. Jak to funguje v praxi? Pojďme to zjistit.
Zaměřte se na zdroje vs. výsledky
Efektivita se zaměřuje na maximalizaci zdrojů. Jedná se o dosažení maximálního výstupu z každé jednotky vstupu.
Například pokud pečete dort, budete efektivní, pokud využijete každé zrnko cukru nebo každou kapku másla k výrobě finálního produktu.
Účinnost se zaměřuje na dosažení požadovaných výsledků. Jedná se o zlepšení kvality a užitečnosti produktu.
Například v zájmu efektivity byste nahradili cukr stévií, abyste uspokojili širší skupinu zákazníků s dietními omezeními, i když je to dražší.
Krátkodobý vs. dlouhodobý
Efektivita se obvykle zaměřuje na krátkodobé výsledky. Jejím cílem je optimalizovat každý malý aspekt/část procesu, aby se eliminovalo plýtvání. Efektivní obchodní zástupce může využít každou minutu svého dne k telefonování, aby byl efektivní.
Účinnost se zaměřuje na dlouhodobé výsledky. Jejím cílem je zlepšit dopad na zákazníka a maximalizovat hodnotu. Účinný obchodní zástupce provede průzkum, přizpůsobí prezentaci a osloví ty správné potenciální zákazníky.
Detailní pohled vs. celkový pohled
Efektivita se týká detailů. Jedná se o každé zrnko cukru a kapku másla. Společnosti se obvykle zaměřují na zlepšování efektivity menších jednotek organizace, jako jsou jednotlivci nebo týmy.
Účinnost se týká celkového pohledu, tj. zvýšení dopadu celku. Pro měření účinnosti se podniky zaměřují na potřeby zákazníků, hodnotu, udržitelnost a konkurenční výhodu. V tomto případě by se organizace zaměřily na to, aby všechny pohyblivé části dobře do sebe zapadaly.
Metriky a měření
Efektivita je pečlivě sledována a měřena na úrovni implementace procesů/projektů. Týmy používají klíčové ukazatele výkonnosti, jako je výkon za hodinu, průběžná doba, doba cyklu, využití zdrojů atd.
Účinnost je také pečlivě sledována, ale na úrovni podniku. Týmy používají metriky, jako je spokojenost zákazníků (CSAT), míra konverze, míra přijetí produktu/funkce atd.
Pojďme si to shrnout.
| Funkce | Efektivita | Účinnost |
|---|---|---|
| Zaměření | Zvyšte výstup projektu | Dosahujte obchodních výsledků |
| Cíl | Maximalizujte využití | Maximalizujte hodnotu podniku |
| Časový rámec | Krátkodobé, obvykle denní, týdenní, měsíční, čtvrtletní | Dlouhodobě, obvykle 1–5 let |
| Použitelnost | Podrobné informace na úrovni procesu nebo projektu | Celkový pohled na úrovni oddělení nebo organizace |
| Metriky | Míra využití zdrojů, produktivita zaměstnanců, míra vad, výtěžnost při prvním průchodu | Detailní, na úrovni procesu nebo projektu |
| Odpovědnost | Jednotlivci, vedoucí týmů, projektoví manažeři | Projektoví manažeři, vedoucí oddělení, mezifunkční týmy |
Při pohledu na rozdíly se může zdát, že byste se měli rozhodnout pro jednu z těchto vlastností. Pokud tak učiníte, bude to chyba. Pro úspěch každé organizace jsou důležité jak efektivita, tak účinnost.
Proč jsou důležité jak efektivita, tak účinnost
Efektivita a účinnost jsou klíčovými aspekty každého podnikání. Pomáhají dělat správné věci správným způsobem. A to je silná kombinace. Podívejme se, jak by to fungovalo na příkladu projektu vývoje softwaru.
Ani efektivní, ani účinné
Pokud vývojový tým není ani efektivní, ani účinný, jeho projekty se zpozdí, kvalita softwaru bude kolísavá, obchodní partneři budou nespokojeni a projekt pravděpodobně selže.
Efektivní, ale ne účinné
Technická efektivita vám zajistí dodání včas a v rámci rozpočtu. Vaše týmy budou dobře využity a budou produktivní.
Jelikož však nejsou efektivní, nemusí upřednostňovat nejdůležitější úkoly. Mohli by vytvořit funkce, které neodpovídají potřebám zákazníků. To vede k nespokojenosti zákazníků, což má za následek neúspěch projektu.
Účinné, ale ne efektivní
Když jsou týmy efektivní, upřednostňují správné věci. Zaměřují se na naléhavé a důležité problémy. Vytvářejí obchodní hodnotu pro každého uživatele.
Vzhledem k jejich neefektivitě však mohou zabírat příliš mnoho času a vyčerpat příliš velkou část rozpočtu. Nebudou schopni překonat překážky, což může dokonce vést k tomu, že projekt nebude nikdy dokončen.
Efektivní a účinný
Efektivní a účinný tým by měl:
- Vytvářejte funkce, které zákazníci potřebují a chtějí
- Řešte správné problémy pomocí vysoce kvalitního softwaru
- Zaměřte se na vytvoření vynikajícího uživatelského zážitku
- Dodávejte včas a v rámci rozpočtu – uveďte produkty na trh rychleji
- Využijte dovednosti a čas vývojového týmu optimálně
Stručně řečeno, efektivita a účinnost se vzájemně doplňují. Profesionální týmy musí obě tyto vlastnosti neustále optimalizovat. Zde je návod, jak na to.
Strategie pro zvýšení efektivity a účinnosti
Často se stává, že zlepšení jedné z nich může mít negativní dopad na druhou. Pokud se například příliš soustředíte na snižování plýtvání, můžete vytvořit produkty, které nesplňují požadavky zákazníků.
Cukr je samozřejmě levnější než stévie. Ale pro zákazníka, který chce keto dort, je dort s cukrem neefektivní – v podstatě je celý výstup zbytečný.
Dobří obchodní lídři to chápou. Snaží se proto najít správnou rovnováhu mezi optimální efektivitou a účinností. Abyste to dokázali, potřebujete robustní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp.
Nástroje a techniky pro efektivitu
Než začnete cokoli optimalizovat, pochopte, co to obnáší. Nastavte správné systémy, abyste mohli komplexně sledovat aktuální výkonnost.
Naplánujte si práci
Udělejte z efektivity důležitý cíl ve svém organizačním plánování. Rozdělte svůj projekt na malé, zvládnutelné části. Přiřaďte uživatele a sledujte pokrok pomocí systému pro správu úkolů, jako je ClickUp Tasks. Konsolidujte všechny relevantní informace, propojte zdroje, přidejte kontrolní seznamy a použijte vnořené komentáře, aby se tyto úkoly staly jediným zdrojem pravdy v projektu.
Sledujte čas
Čas potřebný k dokončení úkolu je klíčovým ukazatelem efektivity. Ať už se tedy věnujete řízení staveb nebo vývoji softwaru, sledujte čas potřebný k dokončení každého úkolu.
Pomocí nástroje ClickUp Project Time Tracking odhadněte, jak dlouho podle vás daná činnost potrvá. Po dokončení úkolu porovnejte odhady se skutečnými výsledky, abyste pochopili rozdíly. Využijte poznatky z reportů o sledování času ke zvýšení efektivity v budoucích projektech.
Pokud jste například odhadli, že vývoj určité funkce zabere 2 hodiny, ale ve skutečnosti to trvalo 4 hodiny, váš proces není tak efektivní, jak jste si mysleli.
Může to být způsobeno nesprávným tokem informací, nedostatkem potřebných nástrojů nebo nedostatečnými dovednostmi. Identifikace příčiny pomáhá minimalizovat tuto mezeru v efektivitě.
Sledujte výsledky
Efektivita se měří na základě malých, ale trvalých zlepšení v metrikách. Aby těchto zlepšení dosáhly, musí organizace sledovat a monitorovat výkon v reálném čase pomocí reportingu založeného na KPI.
Pomocí panelů ClickUp Dashboards vytvořte potřebné zprávy a časovou osu, pro kterou je potřebujete. Ať už potřebujete měsíční výkazy práce, týdenní využití zdrojů nebo denní produktivitu, nastavte si příslušné widgety a bezpečně je sdílejte se všemi relevantními zúčastněnými stranami.
Bonus: Jak sledovat průběh projektu
Automatizujte
Jakmile budete mít všechna potřebná data, automatizujte vše, co nevyžaduje lidskou práci. S více než 100 šablonami pro automatizaci projektového řízení od ClickUp můžete zefektivnit neefektivní pracovní postupy. Ať už se jedná o automatickou změnu stavu, přeřazení uživatelů nebo odesílání e-mailů/oznámení, nastavte vše tak, aby fungovalo nezávisle a efektivně.
Když potřebujete něco navíc, použijte ClickUp Brain k generování aktualizací projektů, získávání správných odpovědí, vytváření automatizovaných pracovních postupů, psaní kvalitního obsahu a mnohem více.
Jakmile se postaráte o detailní efektivitu, je čas přejít k celkové účinnosti.
Více informací o tom, jak zlepšit efektivitu pracovních postupů, najdete zde.
Metody pro zvýšení účinnosti
Stanovte si cíle
Abyste byli efektivní, musíte vědět, čeho chcete dosáhnout. Začněte správně s ClickUp Goals. Stanovte si cíle pro sprinty, prodej, marketing, nábor talentů, provoz a další. Uspořádejte je do složek a sledujte průběh plnění více cílů, abyste měli lepší přehled o efektivitě.
Spolupracujte
Zvýšení účinnosti vyžaduje tok informací a znalostí mezi jednotlivými členy týmu.
Dokument: Pomocí ClickUp Docs shromážděte všechny relevantní informace na jednom místě, aby všechny týmy měly stejné informace. Vytvořte standardní operační postupy (SOP), které budou týmy dodržovat. Bezpečně je sdílejte se všemi členy týmu. Vyzvěte je k zasílání komentářů a návrhů. Postupně aktualizujte své obchodní procesy.
Vizualizujte
Pomocí tabulek ClickUp Whiteboards zmapujte složité procesy a pracovní postupy. Spojte se jako tým a vytvořte procesy, které optimalizují efektivitu i účinnost. Čas od času je vylepšujte.
Komunikujte
Pro vše ostatní si nastavte platformu pro spolupráci v reálném čase, která se dokáže přizpůsobit všem stylům komunikace na pracovišti.
Pomocí ClickUp Chat můžete aktivovat zprávy v kontextu a propojit komunikaci s projektovými kanály. Připojte se k hovorům jedním kliknutím, automatickými souhrny a akčními položkami.
Analyzujte údaje o výkonu
Chcete-li současně zlepšit efektivitu a účinnost procesů, podívejte se na různé datové body a propojte je.
Pokud například zjistíte, že vaše náklady na získávání zákazníků jsou vysoké, podívejte se na metriky marketingové efektivity, které jste nastavili. Pokud se vaše projekty zpožďují, zkontrolujte řízení pracovní zátěže a reportování produktivity.
Při tom si dávejte pozor, abyste nenaletěli na běžné mylné představy. Pojďme se na to podívat.
Časté mylné představy
Efektivita a účinnost tvoří základ řízení výkonnosti každé organizace. Jsou však chápány, implementovány a optimalizovány různými způsoby. V tomto procesu můžete nakonec uvěřit určitým mylným představám.
Zde je návod, jak to rozpoznat a vyhnout se tomu.
🙅🏻♀️ Efektivita rovná se úspěch
Organizace pravidelně usilují o efektivitu jako prostředek k dosažení obchodního úspěchu. Zlepšení efektivity sice může snížit náklady a maximalizovat výstup, ale nemůže zaručit úspěch.
🙅🏻♀️ Důležitá je pouze účinnost
Účinnost je blíže úspěchu než efektivita, protože se zaměřuje na obchodní hodnotu a spokojenost zákazníků. To však není vše, co je důležité, protože bez ohledu na to, jak jste efektivní, neefektivní provoz může být nákladný a nerentabilní, což ho činí bezpředmětným.
🙅🏻♀️ Efektivita/účinnost je černá nebo bílá
Podniky často považují efektivitu nebo účinnost za otázku typu ano/ne. Tedy buď jste efektivní, nebo nejste. To je však mylná představa.
Každý proces a každá firma se v daném okamžiku nachází v určité fázi efektivity/účinnosti. Můžete optimalizovat své procesy, abyste zvýšili míru efektivity a účinnosti. Vždy existuje příležitost maximalizovat efektivitu nebo účinnost, což by mělo být klíčovým zaměřením vašich strategií neustálého zlepšování.
Jak by to vypadalo v praxi?
Praktické aplikace na pracovišti
Obvykle se o efektivitu zajímají projektoví manažeři, vedoucí provozu, procesní inženýři atd. Nemusí se však omezovat pouze na tyto typy rolí. Každý zaměstnanec a tým může zlepšit efektivitu a účinnost ve své oblasti práce. Níže uvádíme několik příkladů.
Zlepšení individuálních pracovních postupů
Kontrolujete své e-maily příliš často? Rozptylují vás textové zprávy od členů týmu? Kolik hodin denně trávíte na schůzkách? Každý jednotlivec může prozkoumat svou práci a najít způsoby, jak zvýšit efektivitu.
Stanovení osobních cílů, hodnocení, vedení deníku, introspekce atd. mohou pomoci zlepšit efektivitu.
Hodnocení výkonu týmu
Manažeři mohou parametry efektivity a účinnosti využít při hodnocení týmů. Během retrospektiv, individuálních schůzek a skupinových hodnocení mohou manažeři vést své týmy k lepším individuálním i kolektivním výkonům.
Vytváření kultury rovnováhy
Pokud se manažeři soustředí pouze na efektivitu, mohou pro svůj tým stanovit vysoké standardy produktivity a výkonu. To může v nejlepším případě vést k nespokojenosti zaměstnanců a v nejhorším případě k jejich vyhoření. Na druhou stranu, soustředění se pouze na účinnost může způsobit plýtvání.
Dobří manažeři přemýšlejí o tom, jak zlepšit rozložení pracovního toku ve svých týmech. Nacházejí rovnováhu mezi využitím menších zdrojů a dosažením požadovaného výsledku, čímž vytvářejí celkově lépe fungující organizaci.
Dosáhněte efektivity a účinnosti: Optimalizujte své pracovní postupy pomocí ClickUp
Účinnost versus efektivita je nesprávný pohled. Jedno není lepší než druhé, ani jedno nepřináší požadovaný výsledek. Ve skutečnosti úspěch spočívá v rovnováze mezi účinností a efektivitou.
K jejich dosažení jsou zapotřebí smysluplné cíle, promyšlené procesy a robustní nástroje, jako je ClickUp.
ClickUp nabízí vše, co potřebujete k efektivitě a účinnosti, od brainstormingu přes projektové řízení a reporting až po automatizaci a umělou inteligenci. Při důsledném používání vám ClickUp pomůže odhalit poznatky a příležitosti skryté v komplexnosti každodenní práce.
Vyzkoušejte to sami. Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma.