Bez ohledu na povahu vašeho podnikání vyžaduje správa dodavatelů orientaci ve složitých vztazích, smlouvách a požadavcích na dodržování předpisů.
A co je nejhorší? Bez správných nástrojů může být nákupní proces komplikovaný, což vede ke zvýšeným nákladům a promarněným příležitostem.
Právě v tomto ohledu má použití šablon seznamů dodavatelů v Excelu významný přínos. Tyto šablony poskytují strukturovaný způsob organizace, sledování a analýzy informací o dodavatelích, což vám pomáhá činit informovaná rozhodnutí a zefektivnit vaše procesy nákupu.
V tomto blogu se podíváme na klíčové prvky dobré šablony seznamu dodavatelů a nejlepší bezplatné šablony, které pomáhají optimalizovat správu dodavatelů.
Co dělá šablonu seznamu dodavatelů v Excelu dobrou?
Pokud pokrývá všechny základní aspekty, může šablona seznamu preferovaných dodavatelů optimalizovat vaše nákupní procesy a zlepšit vaši schopnost spravovat vztahy s dodavateli.
Účinná šablona seznamu dodavatelů (v aplikaci Excel nebo Google Sheets) je strukturovaná, přizpůsobitelná a snadno použitelná:
- Strukturované rozložení: Vyberte šablonu seznamu dodavatelů s jasně definovanými řádky a sloupci, aby se v ní snadno orientovalo a zadávaly údaje.
- Základní pole: Vyberte si šablonu, která obsahuje nezbytná pole, jako je název dodavatele, kontaktní údaje, platební podmínky, hodnocení výkonu a další důležité informace, což vám umožní spravovat a ukládat klíčové informace na jednom místě.
- Možnosti přizpůsobení: Upřednostněte šablonu seznamu dodavatelů, která vám umožní přizpůsobit jednotlivé části šablony podle konkrétních obchodních potřeb.
- Funkce pro analýzu dat: Vaše preferovaná šablona by měla obsahovat nástroje pro třídění a analýzu dat dodavatelů podle vašich požadavků, což vám umožní činit informovaná rozhodnutí o prodloužení smluv.
- Integrační schopnosti: Vyberte si bezplatnou šablonu seznamu dodavatelů, kterou můžete hladce integrovat do svého stávajícího systému pracovních postupů a ušetřit tak cenný čas a úsilí.
7 nejlepších šablon seznamu dodavatelů v Excelu
Zde je několik špičkových bezplatných šablon seznamů dodavatelů, které zefektivní a zlepší správu dodavatelů:
1. Šablona seznamu dodavatelů od Vencru
Šablona seznamu dodavatelů od Vencru nabízí jednoduché, přizpůsobitelné a uživatelsky přívětivé řešení pro správu dodavatelů. Vytvořte si pomocí této šablony komplexní přehled hlavního seznamu dodavatelů a efektivněji spravujte sledování dodavatelů a vztahy s nimi.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Všechny informace o dodavatelích konsolidované na jednom místě
- Devět přizpůsobitelných polí, která vyhovují konkrétním potřebám vaší firmy.
- Sdílejte je se svým týmem a zajistěte tak plynulou komunikaci a spolupráci na úkolech souvisejících s dodavateli a termíny smluv.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro týmy nákupu a obchodní manažery, kteří chtějí optimalizovat sledování dodavatelů a konsolidovat informace o dodavatelích pro efektivní správu.
2. Šablona seznamu dodavatelů od Hubspot
Šablona seznamu dodavatelů od Hubspot je užitečným nástrojem pro organizaci informací o dodavatelích, od kterých pravidelně nakupujete produkty nebo služby, a pro jejich sledování.
Jako šablona seznamu kontaktů dodavatelů poskytuje přehledný a stručný formát pro sledování podrobností o dodavatelích a všech dostupných kontaktních informací.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Jedinečná identifikační čísla pro všechny dodavatele ve vašem seznamu schválených dodavatelů
- Umožňuje přidat jméno a podrobnosti kontaktní osoby dodavatele spolu s názvem dodavatele.
- Zjednodušuje komunikaci a pomáhá vám snadno zadávat opakované nebo nové objednávky.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro manažery dodavatelů a organizace, které chtějí organizovat a udržovat komplexní seznam schválených dodavatelů za účelem zjednodušení nákupních procesů.
3. Šablona Excel pro jednoduché srovnání cen a prodejních grafů od WPS
Rozhodování o tom, který dodavatel nejlépe vyhovuje vašemu rozpočtu, je časově náročný proces. Díky šabloně Excel pro jednoduché srovnání cen od společnosti WPS je však tento proces hračkou.
Tato šablona ceníku dodavatelů obsahuje sloupce s individuálními cenami a množstvím pro každého dodavatele z vašeho schváleného seznamu. Použijte je k pochopení nákladů spojených s každým z vašich současných dodavatelů.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Vypočítá mezisoučet nákladů na všechny položky od dodavatele, včetně daní a poplatků za dopravu.
- Porovnání dodavatelů podle cen a množství poskytovaných služeb
- Pomáhá vám identifikovat a vybrat dodavatele, se kterými by vaše organizace měla spolupracovat.
Ideální použití ☑️Tato šablona seznamu dodavatelů je ideální pro týmy nákupu, finanční týmy a majitele malých podniků. Pomáhá jim porovnávat ceny a množství dodavatelů a identifikovat nejlepší možnosti pro jejich rozpočet.
4. Tabulka srovnání dodavatelů od WPS
Jak název napovídá, tabulka pro srovnání dodavatelů od WPS nabízí efektivní a přehledný způsob, jak porovnat dodavatele vedle sebe.
Tato přizpůsobitelná šablona vám umožní hodnotit dodavatele na základě klíčových kritérií, včetně popisu produktu/služby, spotřebitelského trhu, počtu kanceláří a výrobních zařízení a typu vlastnictví!
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Umožňuje vědomá rozhodnutí týkající se výběru dodavatelů a procesů nákupu.
- Přizpůsobitelné podrobnosti, jako jsou ceny, kvalita produktů/služeb atd.
- Funguje na různých zařízeních, včetně Windows, MAC a Android.
Ideální použití ☑️Tato šablona je užitečná pro manažery dodavatelů, vedoucí personálních oddělení a firmy, které chtějí hodnotit a porovnávat dodavatele na základě klíčových kritérií, aby se mohly rozhodnout, kterého dodavatele si vybrat.
5. Šablona databáze dodavatelů od Weproc
Spravujte své dodavatele snadno pomocí šablony databáze dodavatelů od Weproc. Tato šablona je plně přizpůsobitelná a uživatelsky přívětivá a umožňuje vám vést centralizovaný záznam všech důležitých informací o vašich dodavatelích.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Statistické ukazatele pro sledování výkonu dodavatelů a omezení rizik v dodavatelském řetězci
- Speciální sloupec pro hodnocení každého dodavatele
- Vlastní pole pro snadný přehled o správě smluv s dodavateli
Ideální použití ☑️Tato šablona je skvělou volbou pro nákupčí a obchodní manažery, kteří chtějí udržovat centralizovaný záznam informací o dodavatelích a hodnocení jejich výkonnosti.
6. Šablona skladových zásob od společnosti Microsoft
Šablona skladových zásob od společnosti Microsoft je užitečným nástrojem pro podniky, které potřebují spravovat zásoby a dodavatele.
Identifikujte a lokalizujte zásoby během několika sekund pomocí polí, jako je skladová jednotka (SKU), číslo skladového místa, umístění a hodnota zásob.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Načítání dat o konkrétních skladových pozicích podle potřeby
- Připomenutí pro opakované objednávky
- Možnost přizpůsobení pomocí fotografií, fontů, animací, videí a dalších grafických prvků.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro manažery skladových zásob a nákupu, kteří chtějí spravovat skladové zásoby spolu s vztahy s dodavateli a optimalizovat procesy sledování zásob a objednávání.
7. Šablona pro správu velkoobchodních dodavatelů od BlueCart
Šablona Wholesale Vendor Management Template od BlueCart nabízí kompletní řešení pro velkoobchodníky, kteří chtějí zvýšit efektivitu správy dodavatelů.
Pro bezproblémovou správu dodavatelů a dodavatelů použijte některý ze čtyř listů připojených k této šabloně založené na Google Sheets – registrační formulář dodavatele, šablonu smlouvy s dodavatelem, žádost o nabídku dodavatele nebo formulář pro změnu dodavatele.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Unikátní formulář pro změnu objednávky dodavatele k úpravě množství objednávky
- Integrovaný formulář pro registraci nových dodavatelů
- Zahrnutá šablona pro vytváření smluv s dodavateli
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro velkoobchodníky, kteří chtějí optimalizovat své procesy správy dodavatelů, od registrace dodavatelů až po správu smluv.
Omezení používání aplikace Microsoft Excel/Google Sheets pro správu dodavatelů
Ačkoli bezplatné šablony tabulek se často osvědčují jako užitečné pro správu různých aspektů informací o dodavatelích, mají svá omezení. Zde jsou některá z nich:
- Problémy s výkonem u velkých datových sad: Jak váš seznam dodavatelů roste, správa dat v Excelu se stává obtížnou. Velké tabulky v Excelu nebo Sheets zpomalují načítání, což ztěžuje rychlé vyhledání potřebných informací. Kromě zpomalení výkonu zvyšují velké tabulky také riziko poškození dat.
- Chybějící funkce kontroly chyb: Na rozdíl od prémiového softwaru pro správu dodavatelů mají většina šablon tabulek omezené možnosti odhalování chyb. Pokud člen týmu udělá jednoduchou chybu ve vzorci nebo omylem zadá nesprávnou hodnotu celkové pořizovací ceny produktů nebo služeb, tyto chyby nebudou nijak označeny. Taková opomenutí vedou k vážným finančním důsledkům a nesprávným rozhodnutím.
- Nedostatek automatizačních funkcí: Další významnou nevýhodou šablon dodavatelů v Excelu/Sheets je jejich neschopnost automatizovat jednoduché úkoly. To znamená, že budete muset ručně aktualizovat stav objednávek, data smluv a další důležité údaje, což je zdlouhavé a časově náročné, takže vám zbývá málo času na jiné důležité úkoly.
- Nedostatečná bezpečnostní opatření: Šablona seznamu dodavatelů v Excelu poskytuje základní bezpečnostní funkce, jako je šifrování souborů a ochrana heslem. Nedostatek pokročilých bezpečnostních funkcí vystavuje vaši databázi dodavatelů riziku narušení, pokusů o hackerství a dalších kybernetických hrozeb, což ohrožuje důvěrnost vašich citlivých údajů.
- Absence pokročilých funkcí: Excel a Sheets postrádají pokročilé funkce nezbytné pro efektivní správu dodavatelů. Na rozdíl od specializovaného softwaru Excel nepodporuje automatická upozornění na obnovení smluv o nákupu, panely pro sledování výkonu ani podrobnou analýzu dat, což ovlivňuje vaši schopnost provozovat procesy a činit správná rozhodnutí.
Alternativní šablony seznamu dodavatelů v Excelu
Pokud chcete spravovat dodavatele bez omezení typických tabulek, máte k dispozici několik lepších alternativ. Jedním z příkladů jsou šablony poskytované platformou pro správu projektů ClickUp.
Široká škála vysoce přizpůsobitelných šablon ClickUp, od šablon pro registraci dodavatelů a žádostí o informace až po šablony seznamů dodavatelů a objednávek, zvýší vaši provozní efektivitu. ClickUp navíc nabízí škálovatelné nástroje, od ClickUp Docs po ClickUp Brain a Automations, které pomáhají optimalizovat správu dodavatelů.
Podívejme se na některé z nejlepších šablon dodavatelů, které nabízí ClickUp a které můžete využívat zdarma:
1. Šablona hlavního seznamu dodavatelů ClickUp
Sledování klíčových informací o každém dodavateli může být velmi náročné, proto je skvělým nápadem využít nástroje, jako je šablona ClickUp Vendor Master List Template. Tato šablona vám umožňuje zaznamenávat, organizovat a ukládat důležité informace na jednom centrálním místě, aniž byste museli ztrácet čas procházením různých starých tabulek.
Vyhledávejte konkrétní dodavatele podle jména, kontaktních údajů, odvětví atd. Navíc máte také možnost spolupracovat s členy svého týmu na činnostech souvisejících se správou dodavatelů.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Pomáhá vám vytvořit centralizovanou databázi pro správu dodavatelů.
- Optimalizujte proces správy dodavatelů
- Usnadňuje inteligentní rozhodování o výběru potenciálních dodavatelů.
- Poskytuje přehled o výdajích dodavatelů.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro manažery dodavatelů, malé a střední podniky i větší společnosti, které chtějí vytvořit strukturovanou a centralizovanou databázi dodavatelů, která zvýší přehlednost a pomůže při strategickém výběru dodavatelů.
2. Šablona ClickUp pro nákup
Procesy nákupu vyžadují pečlivé plánování a zahrnují několik fází, počínaje fází získávání materiálu a konče fází přijetí zboží. Šablona ClickUp Procurement Template usnadňuje pohodlnou správu každé fáze.
Tato šablona vám umožní vytvořit standardizovaný, spravedlivý a transparentní proces nákupu. Pomůže vám sledovat a kontrolovat všechny nákupní aktivity, zlepšit komunikaci s dodavateli a snížit pravděpodobnost chyb.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Nabízí možnosti přizpůsobení, aby vyhovovaly jedinečným požadavkům vaší firmy.
- Zajistěte hladký průběh celého procesu řízení dodavatelského řetězce.
- Usnadněte spolupráci s členy týmu a dodavateli pro optimalizaci dodávek.
- Uspořádejte vše v databázi bez nutnosti programování s vizualizacemi.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro týmy zabývající se nákupem, nákupčí manažery a organizace, které chtějí spravovat celý nákupní cyklus, od sourcingu po dodání, aby zajistily správné zboží za správné ceny.
3. Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp
Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp vám pomůže vyhodnotit více dodavatelů a pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti identifikovat ty, se kterými byste měli navázat spolupráci.
Tato uživatelsky přívětivá a přizpůsobitelná šablona kontrolního seznamu ve formě tabulky vám umožňuje porovnávat dodavatele v různých oblastech, jako je životaschopnost společnosti, logistické oddělení, správa termínů dodání a včasnost, reakce na požadavky a plnění požadavků.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Zajistěte, aby dodavatelé dodržovali platné předpisy.
- Sběr zpětné vazby za účelem identifikace oblastí, které je třeba zlepšit
- Zjednodušené zařazování dodavatelů
- Funkce jako sledování času, značky, varování o závislostech a e-maily pro posouzení rizika.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro manažery dodavatelů, manažery lidských zdrojů a podniky, které chtějí posoudit a porovnat více dodavatelů, aby identifikovaly nejlepší partnerství a urychlily proces jejich zapojení.
4. Šablona smlouvy s dodavatelem ClickUp
S šablonou ClickUp Vendor Agreement Template snadno definujte podmínky smlouvy mezi vaší společností a dodavateli. Jak již název napovídá, tato šablona zajišťuje, že dodavatel a organizace jsou na stejné vlně, a předchází nedorozuměním.
Pomocí této bezplatné šablony můžete specifikovat práva, odpovědnosti a povinnosti každé strany a nastínit podmínky pro stanovení cen, dodání a další základní očekávání.
💡 Tip pro profesionály: Využijte nástroje založené na umělé inteligenci, jako je ClickUp Brain, k zjednodušení procesu vytváření smluv. Na základě zadání ClickUp Brain generuje podrobný, přizpůsobený obsah pro vaše smlouvy s dodavateli v tónu a jazyce odpovídajícím vašim obchodním požadavkům.
. Co se vám na tom bude líbit ✨
- Pomáhá vytvořit právně závaznou smlouvu s dodavatelem, která chrání obě strany.
- Snižte riziko neshod a právních sporů.
- Zachovejte transparentnost mezi oběma stranami.
- Zajistěte soulad s příslušnými předpisy.
Ideální použití ☑️Tato šablona je vynikající pro právní týmy organizací a majitele malých podniků, kteří chtějí uzavřít jasné a spolehlivé smlouvy popisující práva, povinnosti a podmínky mezi nimi a dodavateli.
5. Šablona ClickUp Vendor Retro
Šablona ClickUp Vendor Retro vám umožňuje vytvářet retrospektivy nebo případové studie o každém dodavateli a rozhodovat, které smlouvy prodloužit a které ukončit.
Tato šablona vám pomůže hodnotit dodavatele z hlediska nákladů, kvality, zákaznické podpory atd. Kromě toho vám umožní identifikovat a sledovat trendy v klíčových ukazatelích, jako jsou dodací lhůty, získat přehled o výkonu dodavatelů, určit oblasti, které je třeba zlepšit, a poskytnout dodavatelům konstruktivní zpětnou vazbu.
💡 Tip pro profesionály: ClickUp Dashboards poskytuje přehled o výkonu dodavatelů a trendech na první pohled. Tento nástroj prezentuje data v různých vizuálně přitažlivých tabulkách a grafech, což uživatelům umožňuje pochopit klíčové informace a vzorce během několika sekund.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Propojte SOW a dodávky dodavatelů, abyste mohli vidět, které vztahy s dodavateli jsou pro vaši firmu výhodné.
- Pomáhá navrhovat efektivní rámce pro řešení problémů a stanovení očekávání.
- Konsolidujte informace o faktorech, jako jsou náklady, kvalita, zákaznický servis a další.
- Usnadňuje informovaná rozhodnutí o prodloužení smluv.
Ideální použití ☑️Tato šablona je ideální pro společnosti, které využívají více dodavatelů a potřebují optimalizovat své operace. Pomáhá komplexně hodnotit výkonnost jednotlivých dodavatelů a podporuje informované prodloužení smluv.
6. Šablona úkolu pro audit dodavatelů ClickUp
Šablona úkolu ClickUp Supplier Audit Task Template je uživatelsky přívětivý nástroj pro zefektivnění procesů auditu dodavatelů. Zajišťuje soulad s příslušnými průmyslovými standardy a předpisy a snižuje možnost nákladných chyb a problémů.
Pomocí této šablony můžete organizovat informace o auditu dodavatelů, rychle vytvářet a přiřazovat úkoly auditu správným osobám a sledovat jejich průběh.
💡 Tip pro profesionály: Zjednodušte proces správy auditních úkolů pomocí ClickUp Tasks. Tento nástroj vám pomůže vytvořit sledovatelné úkoly, seskupit je podle značek a stavů, nastavit termíny a priority a dokončit veškerou práci včas.
Co se vám na tom bude líbit ✨
- Umožňuje vytvoření kritérií pro audit dodavatelů.
- Pomáhá zajistit správné provádění auditních úkolů.
- Umožní vám posoudit, zda dodavatelé splňují vaše očekávání.
- Poskytuje jasnou a transparentní auditní stopu pro budoucí reference.
Ideální použití ☑️Tato šablona je užitečná pro týmy zabývající se nákupem a řízením kvality, protože jim pomáhá zefektivnit audity a kontroly dodavatelů a zajistit dodržování průmyslových standardů a předpisů.
Efektivní správa dodavatelů a nákupních procesů s ClickUp
Efektivní správa dodavatelů je nezbytná pro udržení dobrých vztahů s dodavateli a zajištění správných produktů v rámci přiděleného rozpočtu.
Ačkoli nástroje jako šablony seznamů dodavatelů v Sheets a Excel usnadňují správu dodavatelů, mají svá omezení. Proto je třeba prozkoumat alternativní možnosti, jako jsou nástroje poskytované ClickUp, které tato omezení účinně řeší a optimalizují vaše procesy nákupu.
Speciální, uživatelsky přívětivé a přizpůsobitelné šablony ClickUp pro správu dodavatelů usnadňují práci se seznamy dodavatelů i objednávkovými formuláři. Umožňují vám snadno spravovat a sledovat více dodavatelů, smluv a objednávek.
Zaregistrujte se na ClickUp a zvyšte ještě dnes celkovou efektivitu správy dodavatelů!