Nedávno luxusní hotel Fairmont Dallas vydal organizační oznámení, které upoutalo pozornost všech.
„S radostí oznamujeme nejnovější přírůstek do rodiny Fairmont Dallas – Bondi, naši čtyřnohou ředitelku pro štěstí,“ sdělil David Sher, generální ředitel Fairmont Dallas. „Bondiina nakažlivá pozitivita a odhodlání šířit radost z ní dělají perfektní ambasadorku našeho hotelu. Věříme, že Bondi nejen zlepší celkový zážitek našich hostů, ale také přispěje k jedinečnému kouzlu, které charakterizuje Fairmont Dallas. “
Roztomilí psi jsou těžko překonatelní. Jak tedy můžete svůj tým informovat o všech novinkách a udržet jeho zájem způsobem, který upoutá pozornost, je poutavý a má dopad?
Správně formulované organizační oznámení může ovlivnit, jak budou zprávy přijaty a jak na ně bude reagováno.
V tomto blogu se budeme zabývat základními prvky působivých oznámení a nabídneme několik skvělých tipů, jak je předávat živě. Podělíme se také o užitečné příklady organizačních oznámení, které můžete použít kdykoli.
Jste připraveni, aby každé oznámení mělo smysl?
Co jsou organizační oznámení?
Organizační oznámení jsou důležité informace, které informují všechny o klíčových změnách. Může se jednat o informace o nových zaměstnancích, povýšeních nebo zavedení nových zásad. Posilují důvěru, budují komunitu a zajišťují, že se všichni členové týmu cítí propojeni a oceňováni.
Jaký je význam organizačních oznámení?
Účinná organizační oznámení udržují transparentnost, posilují firemní kulturu a zajišťují, že se všichni členové týmu cítí zapojeni a oceňováni. Navíc včasná a promyšlená komunikace podporuje důvěru a angažovanost v rámci organizace.
Co tedy patří do skvělého organizačního oznámení? Pojďme to prozkoumat.
Klíčové prvky efektivního organizačního oznámení
Organizační oznámení je více než jen novinka – je to příležitost otevřeně komunikovat se svým týmem, povzbudit morálku a informovat všechny.
Jak na to:
- Přidejte jasný předmět: Vzhledem k tomu, že vaši zaměstnanci denně dostávají velké množství e-mailů, bude přímý předmět jako „Vítejte, náš nový marketingový manažer!“ nebo „Aktualizace zásad: Pokyny pro práci na dálku“ velmi oceněn.
- Nastavte vřelý tón: Krátké, přívětivé úvodní slovo pozitivně zdůrazní novinky. Oznámení formulujte osobně, aby se všichni cítili součástí toho, co sdělujete.
- Jděte k jádru věci: Zaměstnanci chtějí rychle vědět, co, kdy a proč. Při sdělování informací je klíčová srozumitelnost. Zaměřte se na podstatu, aniž byste se zdržovali zbytečnými informacemi.
- Propojení s hodnotami společnosti: Propojte oznámení s klíčovými hodnotami společnosti a připomeňte všem širší souvislosti. V případě oznámení o novém zaměstnanci uveďte, jakým způsobem ztělesňuje ducha inovace nebo týmové práce společnosti.
- Nastíňte další kroky: Informujte svůj tým o tom, co bude dál – ať už se jedná o podrobnosti ohledně místa konání týmového oběda nebo informace o novém procesu.
- Vyzvěte k zapojení: Sdílejte kontaktní informace nebo povzbuzujte k kladení otázek, abyste udrželi otevřenou komunikaci. Věta jako „V případě jakýchkoli dotazů se neváhejte obrátit na personální oddělení“ ukazuje zaměstnancům, že jsou vyslyšeni a podporováni.
- Ukončete pozitivně: Zakončete oznámení pozitivní poznámkou, například: „Těšíme se, že budeme pokračovat v této cestě společně.“ Posílí to jednotu a bude to působit osobněji.
Tyto prvky promění základní organizační oznámení ve zprávu, která informuje, motivuje a je v souladu s cíli vaší společnosti. Podívejme se na několik příkladů a připravených šablon.
Příklady šablon organizačních oznámení
Vytvoření dokonalého oznámení může být náročné, ale nemusíte začínat úplně od nuly! K dispozici jsou šablony organizačních oznámení, které vám pomohou začít. Upravte je tak, aby odpovídaly tónu a kultuře vaší společnosti.
Můžete se také podívat na níže uvedené příklady. Použijte je jako výchozí bod a přizpůsobte je svým potřebám a firemní kultuře.
Aby bylo zasílání takovýchto oznámení ještě snazší, použijte nástroj jako ClickUp.
ClickUp je univerzální platforma pro řízení projektů, která nabízí řadu užitečných funkcí a šablon, které vám pomohou snadno vytvářet a odesílat organizační oznámení. Jste připraveni se do toho pustit?
Oznámení o novém zaměstnanci
Stručný a poutavý e-mail s oznámením pro nové zaměstnance navodí příjemnou atmosféru a dá jim pocit, že jsou ceněni.
Zde je několik příkladů uvítání nových zaměstnanců:
- „Dobrý den, týme! S radostí vítáme [jméno nového zaměstnance] do týmu [oddělení] společnosti XYZ. S praxí v oblasti [uveďte zkušenosti] a bakalářským titulem v oboru [relevantní obor] je připraven/a zahájit s námi tuto novou cestu. Připojte se k nám a přivítejte [jméno nového zaměstnance] srdečně. Těšíme se na vaši další podporu při jeho zapracování. S pozdravem, [vaše jméno/tým]. “
- „S velkou radostí oznamujeme, že [jméno zaměstnance] se k našemu týmu [název týmu] připojil jako [pracovní pozice] s účinností od [datum nástupu]. Díky bohatým zkušenostem v oblasti [stručně uveďte relevantní zkušenosti nebo dovednosti] přináší [jméno zaměstnance] bohaté znalosti a odborné zkušenosti. Připojte se k nám a přivítejte [jméno zaměstnance] v týmu! Těšíme se na jeho cenné příspěvky. Neváhejte se obrátit na [jméno zaměstnance] na adrese [e-mailová adresa], abyste se představili a podělili se o své nadšení!“
Šablona pro interní komunikaci ClickUp
Zvažte použití šablony ClickUp Internal Communications Template pro vytváření a odesílání všech druhů interních oznámení. Vytváří organizovaný systém pro správu veškeré interní komunikace. Tato šablona také udržuje zaměstnance informované, zapojené a angažované.
Takto z toho můžete vytěžit maximum:
- Organizujte oznámení na jednom místě: Seznam komunikací ukládá a organizuje všechny komunikační prvky, takže vše je centralizované a přístupné.
- Snadné vyhledávání oznámení: Pomocí zobrazení stavové tabule můžete sledovat novinky a organizovat je do různých stavů: Schváleno, Vyžaduje revizi, Zveřejněno, Naplánováno, K provedení a Probíhá.
- Zajistěte transparentnost procesů a iniciativ v rámci celého týmu: Zobrazení komunikačního kalendáře pomáhá plánovat termíny zveřejnění, zatímco zobrazení typu události kategorizuje komunikace podle účelu. Zobrazení aktivity sleduje zobrazení, sdílení a komentáře pro lepší transparentnost a sledování zapojení.
Oznámení o povýšení
Povýšení oslavuje úspěch týmu a motivuje ostatní, aby se snažili podávat co nejlepší výkony. Zdůraznění úspěchů povýšeného zaměstnance a jeho nové role posiluje hrdost celého týmu.
Zde je několik vzorových scénářů pro oznámení o povýšení:
- „Velká novinka! [Jméno zaměstnance] byl/a povýšen/a na [nová pracovní pozice]. Jeho/Její tvrdá práce a úspěchy v [zmínka o projektech] byly neocenitelné a nemůžeme se dočkat, až uvidíme, jaký dopad bude mít v této nové roli. Připojte se k nám a poblahopřejte [jméno zaměstnance] k tomuto zaslouženému povýšení!“
- „S velkou radostí oznamujeme povýšení [jméno zaměstnance] na pozici [název nové pozice] s účinností od [datum účinnosti]. Od svého nástupu do společnosti [název společnosti] v roce [rok] prokázal [jméno zaměstnance] výjimečné schopnosti, odhodlání a nadšení, které významně přispěly k úspěchu našeho týmu. Ve své nové funkci [název nové pozice] bude [jméno zaměstnance] odpovědný/á za [stručně popište klíčové povinnosti nebo cíle spojené s novou pozicí]. Gratulujeme, [jméno zaměstnance]! Vaše tvrdá práce a odhodlání se opravdu vyplatily!“
Použijte šablonu tiskové zprávy ClickUp, abyste svá propagační oznámení strukturovali profesionálně a zajistili, že budou jasná a slavnostní.
Šablona tiskové zprávy ClickUp
Tato šablona vám umožňuje vytvářet, spravovat a sledovat tiskové zprávy z jednoho místa. Obsahuje následující funkce:
- Profesionální formátování: Vaše oznámení budou strukturovaná, působivá a budou mít elegantní vzhled.
- Přizpůsobitelné sekce: Sekce lze snadno upravit tak, aby odpovídaly podrobnostem o povýšení a ladily s tónem vaší společnosti.
- Sledování zapojení: Sledujte počet zobrazení a interakce, abyste pochopili, jak váš tým přijímá novinky.
Spolupráce na oznámeních
Použijte ClickUp Docs k vytvoření podrobných oznámení o povýšení.
Zapojte všechny členy týmu do poskytování podnětů a spolupráce na obsahu. Tímto způsobem získáte vyvážené finální sdělení ještě před jeho zveřejněním.
Kromě toho můžete pomocí ClickUp Mentions označit povýšeného zaměstnance a příslušné členy týmu přímo v oznámení. Díky tomu budou všichni členové týmu informováni o dopadu povýšení a tým bude moci společně oslavit tento úspěch.
📮ClickUp Insight: Znalostní pracovníci posílají v průměru 25 zpráv denně, ve kterých hledají informace a souvislosti. To znamená, že značnou část času ztrácejí procházením, vyhledáváním a rozklíčováním fragmentovaných konverzací v e-mailech a chatech. 😱
Kéž byste měli chytrou platformu, která spojuje úkoly, projekty, chat a e-maily (plus AI!) na jednom místě. Ale vy ji máte: Vyzkoušejte ClickUp!
Změna v organizační struktuře
Když dojde ke změnám ve struktuře společnosti, je důležité je jasně sdělit zaměstnancům a vysvětlit, jak mohou ovlivnit tým.
Využijte tento vzorový scénář pro e-mailové oznámení o organizační změně:
„Abychom podpořili náš další růst, měníme od [datum účinnosti] naši organizační strukturu. Zde jsou hlavní změny: [přehled klíčových změn]. Tyto novinky nám pomohou pracovat efektivněji a rychleji dosáhnout našich cílů. Máte nějaké dotazy? Obraťte se na [kontaktní osobu].“
Masivní změny v organizační struktuře mají dopad na každodenní provoz a ovlivňují způsob, jakým komunikujeme pokrok a výkonnost zainteresovaným stranám.
Šablona výroční zprávy ClickUp
Pomocí šablony výroční zprávy ClickUp informujte relevantní strany o významných změnách ve struktuře společnosti, finančních výsledcích a strategických cílech.
Tato šablona pomáhá tím, že umožňuje vytvářet podrobné zprávy o finančních novinkách a organizačních změnách. Zlepšuje komunikaci mezi odděleními díky snadnému sdílení a spolupráci mezi týmy. Sleduje také klíčové změny, informuje zainteresované strany a zajišťuje jejich soulad s cíli společnosti.
💡Profesionální tip: Ušetřete čas a zajistěte konzistentnost pomocí přednastavených formátů pro podobná oznámení. Použijte ClickUp Whiteboard k vytvoření opakovaně použitelných šablon pro různé organizační novinky. Je to ideální platforma, na které mohou týmy vizualizovat své nápady a proměnit je v koordinované akce.
Oznámení o aktualizaci zásad
Aktualizace zásad informují týmy o všech změnách, které přímo ovlivňují jejich práci. Zajištění srozumitelnosti a dostupnosti pomáhá všem porozumět novým zásadám a dodržovat je.
Šablona tabule pro newsletter ClickUp
Zde můžete použít šablonu ClickUp Newsletter Whiteboard Template k vytvoření poutavých a efektivních oznámení o aktualizacích zásad.
Jak vám tato šablona pomůže:
- Vizuálně přitažlivé novinky: Navrhujte newslettery, které upoutají pozornost a efektivně sdělí změny v politikách.
- Uspořádejte klíčové informace: Rozdělte aktualizace zásad do srozumitelných částí, aby je váš tým snáze pochopil.
- Sledujte reakce týmu: Sledujte interakce v šabloně, abyste zajistili srozumitelnost a mohli odpovědět na případné dotazy.
Abychom vám pomohli začít, přinášíme vám vzorový scénář oznámení o změně politiky, který účinně sděluje klíčové informace:
- „Rychlá aktualizace: Revidujeme naši [název politiky], aby lépe odpovídala hodnotám naší společnosti. Nová politika, platná od [datum], zavádí [klíčové změny]. Tato změna má za cíl [prospěch týmu]. Podrobné informace najdete [odkaz] a v případě dotazů se na nás neváhejte obrátit.“
- „S potěšením oznamujeme aktualizaci firemních zásad s cílem zlepšit pracovní prostředí a podpořit potřeby našich zaměstnanců. Klíčové změny jsou [popište klíčové změny]. Tyto aktualizace vstoupí v platnost dne [datum]. Věříme, že tyto změny přispějí k vytvoření podpůrnějšího a produktivnějšího pracoviště. Další podrobnosti naleznete v přiloženém aktualizovaném dokumentu se zásadami nebo se obraťte na personální oddělení.“
💡Profesionální tip: Využijte integraci e-mailu ClickUp k sdílení novinek přímo z vašeho pracovního prostoru. ClickUp lze integrovat s různými e-mailovými nástroji, jako jsou Gmail, Outlook, Office 365 atd. Tímto způsobem budete všechny informovat a sledovat reakce, abyste mohli rychle řešit případné problémy.
Oznámení o uvedení produktu na trh
Uvedení produktu na trh je pro každý tým vzrušujícím milníkem. Sdílení podrobností o uvedení produktu na trh a poskytování jasných pokynů zajistí, že všichni budou informováni a nadšení.
Šablona strategie interní komunikace ClickUp je ideální pro plánování oznámení o uvedení produktu na trh a zajištění toho, aby byl váš tým na stejné vlně. S touto šablonou můžete centralizovat úkoly a oznámení související s uvedením produktu na trh, aby byli ostatní členové týmu v obraze.
Abychom vám pomohli začít, přinášíme vám vzorový scénář oznámení o uvedení produktu na trh, který vzbuzuje nadšení a poskytuje klíčové informace:
- „Máme skvělou zprávu, týme! Dne [datum uvedení na trh] uvádíme na trh [název produktu]. Tento projekt je výsledkem skutečné týmové práce a jsme nadšeni, že se dočkal svého uskutečnění. Sledujte nadcházející školení, kde se dozvíte, jak toto uvedení na trh zlepší [zmínka o dopadu na podnikání].“
- „S radostí oznamujeme uvedení naší nejnovější inovace, [název produktu], která revolučním způsobem změní způsob, jakým vnímáte [popište účel nebo funkci produktu]. Produkt [název produktu] bude k dispozici od [datum uvedení na trh] na našem webu a u vybraných prodejců. Na oslavu tohoto uvedení na trh nabízíme exkluzivní [slevu, balíček nebo propagační akci] pro prvních [počet] zákazníků. Využijte kód [propagační kód] při placení a využijte této časově omezené nabídky. “
💡Tip pro profesionály: Použijte zobrazení kalendáře ClickUp k naplánování oznámení o uvedení produktu na trh a připomenutí následných aktualizací. Tím bude váš tým během celého procesu informován.
Oznámení o události
Firemní akce jsou vzrušující! Vytvořte kolem nich rozruch již několik dní předem. Tyto příklady oznámení o akcích ilustrují, jak vybudovat očekávání před samotnou akcí.
Zde je několik příkladů:
- „Připomínka: Naše příští setkání zaměstnanců se bude konat [datum a čas] v hlavním auditoriu. Přijďte se seznámit s novinkami o iniciativách společnosti a zúčastněte se diskuse s vedením. Vaše účast je důležitá!“
- „S radostí zveme všechny zaměstnance na Den ocenění zaměstnanců, který se koná [datum a trvání] v [místo]. Těšit se můžete na občerstvení, hry a ceny, kterými oceníme vaši tvrdou práci a oddanost. Potvrďte svou účast do [datum]!“
- „Zapište si do kalendáře! Konference Tech Innovations Conference se bude konat [datum] v [místo]. Připojte se k lídrům v oboru a využijte příležitosti k podnětným diskusím a networkingu. Předprodej vstupenek již začal – nenechte si ujít tuto příležitost!“
Finanční nebo obchodní novinky
Pravidelné finanční a obchodní aktualizace budují důvěru zaměstnanců. Tón a jazyk těchto oznámení se trochu liší od těch, která jsou uvedena výše.
Podívejte se na několik příkladů.
- „V reakci na současné tržní podmínky zavádíme řadu opatření ke snížení nákladů s cílem zlepšit naši provozní efektivitu. Tyto změny budou zahrnovat zefektivnění procesů a snížení režijních nákladů, aniž by byla ohrožena kvalita našich produktů a služeb. Děkujeme za vaše pochopení při provádění těchto úprav.“
- „S potěšením oznamujeme naše finanční výsledky za třetí čtvrtletí roku [rok]. Naše tržby se meziročně zvýšily o [procento] a dosáhly [částky], a to díky silnému prodeji naší nové produktové řady. Nadále se věnujeme naší strategii růstu a těšíme se, že v tomto trendu budeme pokračovat i v následujících čtvrtletích.“
Tipy pro psaní poutavých organizačních oznámení
Nudné oznámení může rychle ztratit zájem vašeho týmu. Dobrá zpráva? Vytvořit poutavé oznámení, které vzbudí nadšení, je snazší, než si myslíte!
Zde je sedm tipů, které můžete použít, aby každá zpráva měla svůj význam:
1. Buďte struční, ale výstižní
Váš tým nemá čas na dlouhé odstavce. Jděte rychle k jádru věci, ale nevynechávejte důležité detaily. Vyhněte se nadměrné komunikaci v práci, kdy zprávy obsahují příliš mnoho detailů a ztrácejí svůj dopad. Stručné a jasné oznámení zajistí, že vaše zpráva bude přečtena a pochopena.
2. Přidejte osobní nádech
Nikdo nemá rád strojené e-maily. Používejte vřelé, konverzační a nadšené formulace, aby vaše zprávy působily lidštěji. Neomezujte se pouze na sdělení novinek, ale použijte slova, která vyjadřují nadšení a povzbuzují ostatní, aby se cítili stejně.
3. Zajistěte, aby bylo oznámení relevantní pro tým
Proč by se vaši zaměstnanci měli o toto oznámení zajímat? Ukažte jim to!
Pokud například oznamujete přijetí nového zaměstnance do marketingového oddělení, vysvětlete, jak bude podporovat připravované projekty. Zaměstnanci tak lépe pochopí souvislosti a výhody tohoto nového přírůstku.
4. Používejte nástroje ClickUp pro hladký průběh procesu
Strukturovejte oznámení jasně a poté se ujistěte, že jsou v souladu s tónem společnosti, a to pomocí nástroje ClickUp Brain. ClickUp Brain může být skvělým pomocníkem při tvorbě obsahu, protože má kontext o vaší organizaci, historii a zaměstnancích. Na základě těchto kontextových informací může pro vás vytvářet personalizovaná oznámení.
Poté, co oznámení vypracujete, okamžitě jej sdílejte s ostatními členy týmu prostřednictvím ClickUp Chat, abyste získali okamžitou zpětnou vazbu a mohli společně provádět úpravy. ClickUp Chat je mnohem více než jen služba pro zasílání zpráv; jeho používání je téměř jako pracovat s kolegou, který sedí přímo vedle vás. Udržuje vaši práci synchronizovanou: všechny relevantní informace a aktualizace jsou přístupné přímo v chatovém prostředí.
Díky tomu bude proces jednoduchý a vaše oznámení budou konzistentní a výstižná.
5. Odrážejte hodnoty vaší společnosti
Dejte svým oznámením větší váhu tím, že je propojíte s hodnotami společnosti. Tím nejen sdílíte novinky, ale také posilujete kulturu, kterou budujete. Další výhodou je, že vytváříte konzistentní sdělení pro všechna vaše oznámení.
6. Vyberte správný kanál pro sdělení
Ne každé oznámení je vhodné pro všechny komunikační kanály. Zjistěte, zda je vaše sdělení nejlépe sdělit e-mailem, krátkým chatem nebo osobním setkáním, a vyberte médium, které vyhovuje vašemu týmu a kontextu. Výběr správného kanálu zajistí, že vaše sdělení bude přijato s odpovídající důležitostí.
7. Zakončete jasným dalším krokem
Nenechávejte svůj tým v nejistotě – dejte mu pokyny, co má dělat dál! Jasné výzvy k akci činí vaše oznámení interaktivním a zvyšují pravděpodobnost, že bude mít ohlas.
Díky těmto tipům se oznámení stanou významnými momenty, které spojují a motivují váš tým. To posiluje firemní kulturu a zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně.
Osvědčené postupy pro předávání účinných organizačních oznámení
Způsob, jakým oznámení předáváte, může výrazně ovlivnit jejich účinnost. Pokud je to uděláno správně, oznámení propojují, inspirují a sjednocují váš tým.
Zde je návod, jak předávat oznámení, která budou vaši posluchači chtít číst.
Vyberte si správné kanály
Stalo se vám někdy, že jste poslali důležitou zprávu, která se ztratila v záplavě e-mailů v doručené poště? Klíčem je vybrat správný kanál. Pro rychlé aktualizace použijte ClickUp Chat View.
Pro formálnější oznámení, jako jsou změny politiky nebo novinky týkající se celé společnosti, použijte ClickUp Email Project Management, abyste zajistili, že se zpráva dostane k celému vašemu týmu rychle a profesionálně.
Proč je to důležité: Kanál udává tón – rychlé chaty udržují lehkou atmosféru, zatímco formální e-maily vyjadřují vážnost významných novinek.
Zaměřte se na načasování
Načasování může mít při důležitém organizačním oznámení zásadní význam.
Zveřejnění nové aktualizace politiky v pátek odpoledne není ideální. Váš tým je již v režimu víkendu a nemusí tomu věnovat potřebnou pozornost. Místo toho se snažte zaslat oznámení na začátku týdne, kdy jsou všichni více připraveni přijímat nové informace.
💡Tip pro profesionály: Oznamujete přijetí nového zaměstnance? Udělejte to v jeho první den, abyste mu připravili vřelé přivítání a hned od začátku posílili týmového ducha.
Následná komunikace
Oznámení není jednorázová událost. Následná kontrola zajistí, že byla zpráva správně pochopena, a umožní vašemu týmu klást otázky nebo poskytovat zpětnou vazbu, čímž se odstraní komunikační mezery.
Například se k tomuto tématu vraťte na příštím týmovém setkání po změně organizační struktury. Pomocí ClickUp Chat View vytvořte vlákno pro otázky, abyste udrželi konverzaci přehlednou a projevili podporu.
Proč je to důležité: Promyšleným předáváním oznámení budujete důvěru a udržujete všechny v souladu.
Vyberte správné kanály, zvolte vhodný čas a sledujte reakce – váš tým to ocení!
Ať každé oznámení má smysl s ClickUp
Se správným přístupem je vytváření poutavých organizačních oznámení jednoduché. Každá zpráva může posílit vazby v týmu a zlepšit firemní kulturu.
ClickUp nabízí nástroje, jako jsou šablony tiskových zpráv, které vám pomohou vytvořit oznámení v souladu s vašimi cíli, od přivítání nových zaměstnanců až po sdílení důležitých novinek.
V dnešním světě je zvládnutí hybridní komunikace na pracovišti nezbytné pro to, aby všichni členové týmu, ať už pracují na dálku nebo na místě, byli informováni a cítili se oceněni.
Jste připraveni zlepšit svou interní komunikaci? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!