Změny na pracovišti mohou být dvojsečným mečem. Na jedné straně je tu vzrušení z inovací, na druhé straně nejistota.
Když vaše organizace spouští novou iniciativu, ať už s cílem reagovat na nové potřeby trhu nebo zvýšit produktivitu a spolupráci, vedení má tendenci být optimistické, zatímco zaměstnanci se obávají nadcházejících změn. Proč něco tak slibného vyvolává obavy?
Výzkumy ukazují, že 41 % zaměstnanců se brání změnám kvůli nedostatku důvěry ve vedení. Tradiční přístupy často opomíjejí role zaměstnanců, což vede k odporu a snížení produktivity.
Úspěšná změna vyžaduje zapojení všech. Model ADKAR – povědomí, touha, znalosti, schopnosti a posílení – pomáhá vedoucím pracovníkům a zaměstnancům efektivně se změnou pracovat a podporuje jejich zapojení.
Tento blog se zaměří na to, jak mohou nástroje řízení změn, jako je model ADKAR, usnadnit přechod a posílit vaše zaměstnance, čímž promění výzvy v příležitosti pro růst a rozvoj dovedností.
Porozumění modelu ADKAR
Model řízení změn ADKAR je přístup orientovaný na výsledky. Jeho cílem je pomoci organizacím přejít k požadované změně minimalizováním odporu. Model ADKAR se skládá z pěti odlišných fází a prvků, které organizace musí naplánovat a projít, aby dosáhly efektivního řízení změn.
Využití modelu ADKAR přináší řadu výhod jak pro jednotlivce, tak pro organizace:
- Spokojenost zaměstnanců: Zajišťuje, že všichni zaměstnanci a podpůrný personál organizace jsou dobře informováni a motivováni ke změně, což zvyšuje jejich spokojenost.
- Zlepšená výkonnost organizace: Zvyšuje výkonnost organizace díky úspěšnému řízení změn.
- Udržitelná změna: Zdůrazňuje význam posilování během změny, což podporuje metodiky udržitelné změny.
- Snížený odpor: Proaktivně řeší překážky a bariéry bránící změnám, čímž často výrazně snižuje odpor.
Kromě modelu ADKAR existuje několik dalších modelů řízení změn, které pomáhají při transformaci týmů nebo organizací, například Kotterův 8krokový model a analýza silového pole. Níže uvádíme srovnávací přehled jednotlivých modelů:
| Model | Zaměření | Klíčové komponenty |
|---|---|---|
| Model řízení změn ADKAR | Individuální změna | Povědomí, touha, znalosti, schopnosti, posílení |
| Kotterův 8krokový model | Organizační změna | Vytvoření naléhavosti, vytvoření silné koalice, vytvoření vize, komunikace vize, posílení akcí, vytvoření krátkodobých úspěchů, konsolidace zisků a zakotvení změn v kultuře. |
| Lewinův model změn | Rozmrazit – Změnit – Znovu zmrazit | Uvolnění stávajícího stavu, implementace budoucí změny a opětovné zafixování nového stavu |
| Rámec McKinsey 7-S | Organizační sladění | Strategie, struktura, systémy, styl, zaměstnanci, dovednosti, sdílené hodnoty |
| Analýza silového pole | Hnací a brzdící síly | Identifikace sil, které podporují/brání řízení změn, a vývoj strategií pro posílení hnacích sil a oslabení brzdících sil. |
5 prvků modelu ADKAR
ADKAR je zkratka, která znamená:
Povědomí:Základem modelu ADKAR je komunikace nutnosti změny. Bez pochopení důvodu, proč je změna nezbytná, mohou zainteresované strany klást odpor nebo se od ní distancovat.
Touha:Kromě pouhého zvýšení povědomí je třeba, aby se zaměstnanci cítili motivovaní. Tuto motivaci lze podpořit zdůrazněním osobních a organizačních výhod změny.
Znalosti:Správné školení a zdroje pro sdílení znalostí a dovedností jsou zásadní. To zaměstnancům umožňuje sebevědomě se orientovat ve změnách a přispívat k jejich úspěchu.
Schopnosti: Rozvoj dovedností zaměstnanců je klíčem k efektivní změně. Organizace musí poskytovat nástroje, školení a podpůrné systémy, aby zaměstnanci mohli své znalosti uplatnit.
Posílení: Udržení změn je nepřetržitý proces. Posilujte pozitivní chování a oslavujte milníky, abyste udrželi nadšení a zabránili regresi.
Další informace: Dozvíte se o významu řízení změn
Aplikace modelu ADKAR v praxi
Při zavádění změn je nutné postupovat strukturovaně a transparentně. Model ADKAR nabízí jasný proces pro dosažení úspěšného řízení změn.
Podrobný průvodce implementací modelu ADKAR
Implementace modelu řízení změn ADKAR zahrnuje pět kroků:
1. Povědomí
- Komunikace: Vytvořte dokumentaci, která vysvětluje potřebu změny a potenciální úskalí, pokud se změna neprovede.
- Zapojení: Zapojte klíčové zainteresované strany do diskusí a jejich dopadů.
- Vyprávění: Vytvořte poutavý příběh, který přesvědčivým způsobem ilustruje výhody změny.
Zvyšte povědomí o změně, abyste upoutali pozornost a připravili zaměstnance na účast. Tuto fázi realizujte ve třech krocích, jak je uvedeno výše.
Příklad: Předpokládejme, že zavádíte nový systém CRM, který nahradí stávající systém modernější variantou.
Sdělíte potřebu nového CRM svým týmům zaměřeným na zákazníky a zdůrazníte jeho výhody pro správu zákaznických dat. Zapojením zaměstnanců CRM do procesu zdůrazníte, jak nový systém zlepší efektivitu prodeje a možnosti reportingu, což pomůže obchodním zástupcům splnit jejich cíle.
2. Touha
Komunikace neznamená přijetí. Vaši zaměstnanci musí vidět hodnotu změny, aby ji mohli aktivně přijmout a podílet se na ní. Následující klíčové body zdůrazňují, jak můžete pěstovat touhu podílet se:
- Výhody: Zdůrazněte pozitivní výsledky zavádění změn na obou úrovních – individuální i organizační.
- Obavy: Aktivně se snažte identifikovat obavy (například jak změna ovlivní pracovní dobu zaměstnanců), abyste snížili odpor.
- Naléhavost: Vytvořte povědomí a pocit naléhavosti tím, že představíte jasnou perspektivu změny prostřednictvím interních analýz (například poměr nákladů a přínosů a ekonomický dopad změny).
Příklad: Na stejném příkladu implementace CRM můžete zdůraznit, jak nový systém zvyšuje produktivitu týmu, zlepšuje spokojenost zákazníků a snižuje pracovní zátěž zástupců. Přidejte reference od prvních uživatelů, kteří tyto výhody již vyzkoušeli.
3. Znalosti
Znalosti jsou základním kamenem implementace modelu ADKAR, protože vzdělávají zaměstnance o dopadech změn na organizaci. Implementujte fázi znalostí pomocí následujících kroků:
- Školení: Nabízejte komplexní školicí programy, které jsou navrženy tak, aby vašim zaměstnancům poskytly nové dovednosti potřebné k efektivnímu zvládání změn.
- Podpora: Poskytujte průběžnou podporu, abyste pomohli svým zaměstnancům překonat výzvy.
- Zdroje: Poskytněte vedoucím pracovníkům a účastníkům vzdělávací zdroje, jako jsou návody a technická dokumentace týkající se změn.
Příklad: Uspořádejte školení pro zaměstnance, aby se seznámili s novými funkcemi a možnostmi CRM. Vytvořte centrum zdrojů s videi a dokumentací, které pomůže s přijetím nového nástroje. Pomocí případových studií sdílejte znalosti a ilustrujte osvědčené postupy pro efektivní využití nového systému.
4. Schopnost
Zajistěte, aby váš tým měl sebevědomí a schopnosti potřebné k provedení změn. Stejně jako u všech dovedností jde i zde o plánování, praxi a způsob uvažování. Podpořte schopnosti svých realizátorů změn následujícími způsoby:
- Překážky: Včas identifikujte problémy, které vytvářejí překážky, jako je nedostatek technologií nebo nástrojů, neefektivní procesy, kulturní bariéry nebo organizační struktury.
- Nástroje: Využijte nástroje založené na umělé inteligenci, jako jsou doporučovací systémy, pro osoby, které budou změnu implementovat.
- Empowerment: Podporujte odpovědnost a zodpovědnost za vytváření pozitivní kultury pro postupné zavádění změn.
Příklad: Při implementaci nového CRM systému zajistěte, aby byly uživatelům k dispozici všechny potřebné zdroje – školicí videa, softwarové příručky, workshopy. Podporujte zaměstnance, aby poskytovali zpětnou vazbu a sdíleli své zkušenosti, a tím posilovali kulturu odpovědnosti.
⚡️Archiv šablon: 10 bezplatných šablon pro řízení změn s příklady plánů
5. Posílení
Po přijetí změn sledujte a posilujte nové chování a procesy u svých zaměstnanců. Použijte následující metody:
- Oslavujte: Uznávejte a odměňujte znalosti jednotlivců, kteří přispívají ke změně.
- Podpora: Poskytujte podporu a vedení k posílení změněných procesů a chování.
- Upravte: Sledujte průběh implementace a provádějte nezbytné úpravy.
Příklad: Po úspěšném spuštění CRM uspořádejte akci na ocenění úsilí týmu. Shromážděte zpětnou vazbu prostřednictvím průzkumů, abyste identifikovali výzvy a oblasti, které je třeba zlepšit, a posílili tak odhodlání k kultuře neustálého růstu a přizpůsobování.
💡Tip pro profesionály: Použijte formuláře ClickUp k shromažďování zpětné vazby od zaměstnanců, abyste pochopili jejich obavy, potenciální plány zlepšení a návrhy pro další přijímání změn.
Prozkoumání týmové komunikace a posílení pravomocí
Posílení týmu a průzkum jsou pro efektivní řízení změn zásadní.
Představte si místnost plnou zainteresovaných stran, které společně brainstormují o chystané organizační změně. Diskuse se pravděpodobně nebude točit pouze kolem logistiky, ale bude se týkat také podpory prostředí spolupráce, ve kterém bude změna úspěšná, protože ji všichni přijmou. Aby se tak stalo, musí se počítat s každým názorem. Budete muset zohlednit pohledy všech zúčastněných osob, protože právě ony budou nakonec zodpovědné za to, jak úspěšná změna bude.
Zohlednění různých úhlů pohledu může také podnítit inovativní nápady, které vaši organizaci posunou vpřed. Podporou otevřeného dialogu vyzýváte svůj tým, aby se stal součástí této cesty.
Výhody posílení postavení týmu:
Vlastnictví: Posílený tým aktivně zkoumá změnu a její dopady a cítí se sebejistěji při přispívání svými znalostmi a dovednostmi.
Například tým je povzbuzován, aby během celofiremní iniciativy zaměřené na zavedení práce na dálku navrhl své preferované komunikační nástroje a platformy pro spolupráci. Zapojením zaměstnanců do rozhodovacího procesu organizace zvýšila jejich podporu a identifikovala nástroje, které nejlépe vyhovují jejich stylu práce, což vedlo k hladšímu přechodu a vyšší produktivitě.
Inovace: Průzkumné aktivity, jako jsou brainstormingové sezení, vedou k jedinečným inovativním nápadům, které zlepšují efektivitu a účinnost implementace změn.
Vezměme si například tým vývojářů softwaru, který má za úkol přejít na agilní pracovní postupy. Prostřednictvím pravidelných „inovačních dnů“ tým navrhuje a testuje nové přístupy k řízení projektů, což v konečném důsledku vede ke zrychlení dodávek a zvýšení kvality produktů.
Morálka: Posílené týmy mají při řešení výzev vyšší morálku a přizpůsobivost.
Například v maloobchodní organizaci, která prochází významnou modernizací systému, pořádají manažeři pravidelné schůzky, na nichž mohou zaměstnanci vyjádřit své obavy a návrhy. Tento otevřený dialog zvyšuje morálku týmu a umožňuje řízení změn proaktivně řešit potenciální problémy, což vede k hladšímu přechodu.
Identifikované výzvy: Průzkumné aktivity pomáhají identifikovat potenciální výzvy, které by mohly ohrozit provoz, a připravit se na ně předem.
Například během fúze se vytvářejí mezifunkční týmy, které diskutují o výzvách spojených s integrací. Tyto diskuse odhalují riziko potenciálních kulturních rozdílů a provozních překážek. Pokud je organizace o těchto rizicích informována předem, může vypracovat cílené strategie k řešení těchto problémů, než se vyhrotí.
Spolupráce: Průzkum podporuje spolupráci a týmovou práci, zlepšuje komunikaci a porozumění změnám.
Například zdravotnická organizace, která zavádí nový systém elektronických zdravotních záznamů (EHR), pořádá mezioborové workshopy pro zaměstnance, aby mohli sdílet poznatky a rozšiřovat si znalosti. To podporuje spolupráci a vytváří pocit sounáležitosti, díky čemuž se změna jeví jako společné úsilí.
Další informace: Prozkoumejte 10 nejlepších softwarů pro řízení změn v roce 2024
Implementace modelu ADKAR pomocí ClickUp
Plánování přechodu na model ADKAR může být náročné.
Naštěstí může být tento proces mnohem plynulejší a lépe zvládnutelný, pokud máte k dispozici správné nástroje.
Představujeme ClickUp : univerzální platformu navrženou pro zvýšení produktivity a zlepšení spolupráce. Pomocí ClickUp můžete zjednodušit každý krok strategie řízení změn ADKAR a zajistit, aby všichni byli sladěni a zapojeni. Podívejme se, jak můžete ClickUp efektivně využít v rámci celého rámce ADKAR.
Správa úkolů
ClickUp Tasks je univerzální nástroj pro správu vaší práce, ať už individuálně nebo jako součást týmu. Umožňuje vám pracovat s vlastními poli, závislostmi, termíny, odhady času atd. Díky tomu můžete:
- Identifikujte a kategorizujte své úkoly ADKAR
- Stanovte úrovně priorit
- Propojte související úkoly ADKAR a přiřaďte členy týmu k provádění změn.
Příklad: Představte si, že máte za úkol vypracovat komunikační plán, který bude informovat zúčastněné strany o chystaných změnách. V aplikaci ClickUp vytvořte úkol, ve kterém podrobně popíšete, co je třeba sdělit, kdo je za to zodpovědný a kdy by to mělo být provedeno. Pomocí vlastních polí přiřaďte úrovně priority a termíny, aby vše proběhlo podle plánu.
Přiřaďte členům týmu konkrétní úkoly a stanovte termíny, abyste zajistili včasné provedení. Tím zajistíte, že všichni budou zodpovědní a soustředí se na stejně důležité role při zvyšování povědomí.
Centralizovaná komunikace
Spolupracujte s členy týmu v reálném čase pomocí ClickUp Chat. Tato funkce vám umožňuje:
- Sdílejte aktualizace ADKAR s členy týmu
- Odkaz na zdroje ADKAR v okně chatu
- Spolupracujte hladce kdekoli ve svém pracovním prostoru
Příklad: Můžete sdílet aktualizace, odpovídat na otázky a shromažďovat zpětnou vazbu ohledně obav zaměstnanců. Využijte tento prostor k diskusi o výhodách změny a jejím dopadu na jednotlivé role, čímž podpoříte pocit naléhavosti a důležitosti.
ClickUp nabízí centralizovanou platformu pro uložení veškeré dokumentace ADKAR (povědomí, touha, znalosti, schopnosti, posílení) – pomocí ClickUp Docs. To může výrazně zefektivnit vaše procesy řízení změn a zlepšit celkovou efektivitu projektu.
Tuto funkci můžete využít k:
- Vytvořte dokumentaci ADKAR, například procesní diagramy popisující průběh ADKAR nebo dokumentaci nové změny, kterou zavádíte.
- Spolupracujte s týmem na nápadech během týmového průzkumu a objevte jedinečné perspektivy.
- Propojte své dokumenty s pracovními postupy ADKAR, aby k nim měli všichni zúčastnění snadný přístup.
Viditelnost a transparentnost
Dashboardy ClickUp zvyšují přehlednost výkonnosti změn ADKAR. Efektivním využíváním těchto dashboardů můžete identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a přijímat rozhodnutí založená na datech, aby byla zajištěna úspěšná implementace.
Tuto funkci můžete využít k:
- Vytvořte dashboard, který sleduje klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) související s iniciativou změny.
- Přizpůsobte data ADKAR, která jsou vizualizována na řídicích panelech.
- Centralizujte metriky sledování času, abyste mohli monitorovat pokrok modelu ADKAR.
- Zobrazte pracovní zátěž realizátorů změn ADKAR na jednom centrálním místě.
👀 Čím více víte: Využijte metodiku řízení změn Prosci, která se zaměřuje na budování povědomí, touhy, znalostí, schopností a posilování, abyste efektivně zapojili zaměstnance a podpořili lepší porozumění organizačním změnám.
Šablony připravené k použití
ClickUp nabízí předem připravené šablony, které můžete použít k snadné implementaci modelu řízení změn ADKAR:
1. Plán řízení změn ClickUp
Využijte plán řízení změn ClickUp k zefektivnění významných změn ve vaší organizaci. Umožní vám učinit první krok směrem k procesu řízení změn tím, že vám poskytne klíčové prvky pro vytvoření akčního plánu. Tuto šablonu použijte k:
- Vypracujte podrobné akční plány pro každou fázi modelu ADKAR.
- Implementujte protokoly a sledujte pokrok, abyste mohli řídit proces ADKAR.
- Získejte přehled o procesech ADKAR díky oddělení probíhajících a naplánovaných úkolů.
Další informace: Naučte se, jak efektivně řídit změny
2. Kontrolní seznam pro řízení změn ClickUp
Pomocí kontrolního seznamu pro řízení změn ClickUp můžete aktivně řídit změny a dohlížet na proces ADKAR. Pomůže vám změřit, zda je vaše strategie řízení změn připravena na úspěch. Tato šablona vám pomůže:
- Identifikujte cíle změny
- Nastíňte procesy a protokoly, které jsou relevantní pro změnu.
- Připravte své týmy na přechod
- Průběžně sledujte pokrok, jak se model ADKAR posouvá vpřed.
Můžete také použít šablony, jako je dokument ClickUp Change Management Plan. Ty vám pomohou nastínit strategie pro proces ADKAR a rychle zavést změny, aniž by došlo k narušení pracovních postupů.
Šablona návrhu změn ClickUp vám umožňuje vytvořit první návrhy, ve kterých podrobně vysvětlíte svůj proces změn.
Další informace: Naučte se, jak správně podat žádost o změnu
Výzvy a řešení při aplikaci modelu ADKAR
1. Odpor ke změnám
Mnoho lidí se brání změnám, protože jsou zvyklí na stávající procesy a cítí se v nich pohodlně. Tento pasivní odpor může pramenit ze strachu z neznáma nebo ze skepticismu ohledně přínosů změny.
Co můžete udělat:
Otevřená komunikace: Vytvořte diskusní fóra, kde mohou zaměstnanci vyjádřit své obavy a klást otázky. Tato otevřenost podporuje důvěru a může zmírnit obavy.
Příklad: Zdravotnická organizace čelila odporu při zavádění nového systému elektronických zdravotních záznamů (EHR). Vedení uspořádalo setkání, na kterých mohli zaměstnanci vyjádřit své obavy a získat okamžitou zpětnou vazbu. Tento přístup pomohl vyřešit obavy z přechodu a zdůraznil výhody, jako je zlepšení péče o pacienty.
Zapojte zainteresované strany: Aktivně zapojte zaměstnance do procesu změn, aby získali pocit sounáležitosti. Kromě toho je v procesu řízení změn nezbytné jmenovat vedoucí pracovníky pro změny, protože tito jednotlivci pomáhají včas identifikovat problémy a usnadňují hladký přechod.
Příklad: Výrobní společnost vytvořila fokusní skupiny s pracovníky továrny a pracovníky v první linii, aby shromáždila podněty k novým procesům. Díky zapracování zpětné vazby od zaměstnanců do strategie změn organizace snížila odpor a zvýšila podporu.
2. Nedostatečná podpora ze strany zainteresovaných stran
Zainteresované strany nemusí iniciativu změny plně pochopit nebo podporovat, což vede ke snížení motivace a odhodlání.
Co můžete udělat:
Včasné zapojení: Zapojte zainteresované strany od samého začátku procesu změny, abyste podpořili porozumění a vybudovali odhodlání.
Příklad: Finanční instituce zavedla nový program dodržování předpisů tím, že do plánovací fáze zapojila klíčové zainteresované strany, včetně vedoucích pracovníků a pracovníků odpovědných za dodržování předpisů. Toto zapojení zajistilo, že jejich poznatky ovlivnily podobu iniciativy, což vedlo k silnější podpoře napříč odděleními.
Komunikace na míru: Přizpůsobte komunikaci podle cílového publika, abyste zajistili srozumitelnost a relevanci.
Příklad: Při implementaci nového systému pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) připravila maloobchodní společnost prezentace přizpůsobené pro různé zainteresované strany, včetně prodejních, marketingových a podpůrných týmů. Tím, že se zaměřila na konkrétní výhody CRM pro každou skupinu, zvýšila organizace zájem a nadšení zainteresovaných stran pro usnadnění změn.
3. Nejasné cíle
Výzva: Nejasné nebo nejednoznačné cíle mohou bránit přijetí změn a vyvolávat u zaměstnanců zmatek ohledně směru, kterým se změna ubírá.
Co můžete udělat:
Stanovte jasné cíle: Stanovte konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART) cíle, které budou vodítkem pro proces změny.
Příklad: Když se technologický startup rozhodl přejít na agilní řízení projektů, stanovil si jasné cíle, jako například zkrácení doby realizace projektů o 20 % během šesti měsíců. Tato jasnost motivovala týmy a poskytla jim konkrétní cíl, ke kterému mohly směřovat.
Sdílejte pravidelné informace o pokroku: Poskytujte průběžné informace, abyste zaměstnance informovali o pokroku a úpravách cílů.
Příklad: Vzdělávací instituce, která zaváděla nový učební plán, pravidelně vydávala informační bulletiny a pořádala schůzky, na nichž informovala o pokroku při plnění cílů. Tato transparentnost pomohla udržet dynamiku a zajistila, že všichni byli s iniciativou změny srozuměni.
Podporujte úspěšné transformace s ClickUp
Změna je přirozenou součástí růstu organizace a efektivní řízení změn je klíčové pro úspěch. Správným způsobem, jak zavést změnu, je přijmout, že stávající procesy a pracovní postupy se budou vyvíjet. Vystoupení z komfortní zóny je způsob, jakým organizace rostou, a změna jim v tom pomáhá.
ClickUp zjednodušuje tento přechod pomocí mnoha nástrojů, šablon a funkcí, které posilují vaše pracovní postupy a spolupráci. Použijte ClickUp k řízení procesu ADKAR, jeho monitorování a udržení součinnosti vašeho týmu v každé fázi. Zaregistrujte se ještě dnes zdarma!