Pokud je něco, co vedoucí pracovníci v podnikání chápou, pak je to toto: Co fungovalo v minulosti, nemusí fungovat v budoucnosti.
A upřímně řečeno, neprovedení změn by mohlo mít katastrofální následky – dokonce by mohlo vést k uzavření firem. Konkrétní příklad? Jen v roce 2023 zkrachovalo 3 200 soukromých společností financovaných rizikovým kapitálem – a to i přesto, že měly k dispozici finanční prostředky ve výši 27 miliard dolarů.
Ačkoli by používání stejných nástrojů, technologií, organizační struktury nebo interních procesů po celou dobu jistě usnadnilo práci (a život!), není to cesta k úspěchu. Místo toho musí být vedoucí pracovníci společnosti ochotni přizpůsobovat se měnícím se podmínkám a neustále identifikovat potenciální oblasti zlepšení. 👊
Implementace změn v celé společnosti není nikdy jednoduchá, proto se organizace spoléhají na osvědčené modely. Jednou z nejčastěji volených metod je Kotterův 8krokový model změny, který vyvinul Dr. John Kotter v roce 1995 a který byl od té doby několikrát revidován.
Níže se podrobněji podíváme na jednotlivé kroky Kotterova modelu, jeho výhody a nevýhody a na to, jak model implementovat ve vaší organizaci.
Co je to Kotterův 8stupňový model změn?
Podněcování změn v organizaci je delikátní záležitost. Pokud změny zavádíte příliš rychle, pravděpodobně narazíte na překážky, odpor a nespokojené zaměstnance. Pokud však změny zavádíte příliš pomalu, možná nedosáhnete svých cílů.
Právě zde přichází na řadu Kotterův 8krokový model změny. 🙌
Model vyvinul John P. Kotter, profesor Harvard Business School a autor několika knih o řízení změn, včetně Leading Change, Accelerate a CHANGE.
Kotter založil svůj výzkum na 100 organizacích procházejících změnou a pozoroval, které strategie fungovaly a které selhaly. Jeho zjištění vedla k vytvoření osmistupňového procesu, který pomáhá organizacím úspěšně implementovat nové procesy, technologie nebo jiné změny.
Kotterův model je považován za základní zdroj v řízení změn, tj. rámec, který pomáhá jednotlivcům a společnostem přijímat změny. Stejně jako jiné modely řízení změn pomáhá i Kotterův 8krokový model změn implementovat zlepšení procesů, připravuje a podporuje zaměstnance a identifikuje nezbytné kroky vedoucí ke změně.
8 kroků Kotterova modelu změn
Kotterův 8krokový model nabízí podrobného průvodce, jak mohou společnosti efektivně implementovat změny – ať už se týkají vedení, nástrojů a technologií nebo produktových řad. Osm kroků zahrnuje následující.
1. Vytvořte pocit naléhavosti
Jednou z nejčastěji opakovaných vět v podnikovém prostředí je: „No, takhle jsme to vždycky dělali.“ 🙅
Zaměstnanci jsou lidé – a lidé mají ve zvyku dělat to, co je pro ně pohodlné. Chcete-li povzbudit celou organizaci k provedení zásadních změn, budete muset vynaložit značné úsilí, abyste je přesvědčili. Pokud potřebujete inspirovat své zaměstnance k akci, zvažte následující kroky:
- Zahajte dialog: Vedejte otevřené a upřímné rozhovory se zainteresovanými stranami, dodavateli, zákazníky a zaměstnanci o tom, proč je změna nezbytná.
- Stanovte si nové cíle: Vytvořte jasnou vizi budoucnosti a vysvětlete, jaké příležitosti vás čekají na druhé straně změny.
- Shromážděte údaje z oboru: Podpořte své argumenty o nutnosti změny shromážděním kvantitativních i kvalitativních měření.
2. Vytvořte vedoucí koalici
Změnu nelze provést pouze jednou osobou. Místo toho potřebujete skupinu lidí oddaných vaší vizi budoucnosti, kteří budou ve vaší organizaci působit jako agenti změny.
Považujte agenty změn za projektové manažery, kteří zavádějí změny. Jsou to oni, kdo komunikují se všemi zúčastněnými stranami, přidělují úkoly, získávají podporu výkonného týmu a zajišťují, aby byly úkoly splněny včas. Jednoduše řečeno, provedou vaši organizaci každým krokem procesu změny.
Při volbě těchto lídrů zvažte následující:
- Nesledujte hierarchii vaší organizace: Ve skutečnosti je někdy nejlepší nezahrnovat tým složený ze 100 % vedoucích pracovníků. Místo toho najměte lidi s různými zkušenostmi a úrovní seniority.
- Zapojte všechna oddělení: Aby byla změna úspěšná, zapojte zástupce všech oddělení s různými dovednostmi a odbornými znalostmi.
- Hledejte nadšení: Někdy nejsou nejlepšími agenty změn ti, kteří mají nejvíce zkušeností, ale ti, kteří mají jasné nadšení pro vaši vizi změny.
3. Vytvořte strategickou vizi
Aby bylo možné provést účinnou změnu, musí se váš tým sjednotit na jedné jasné vizi. (A ano, když tento proces zahájíte, váš tým bude zaplaven nápady a potenciálními cíli. Vaším úkolem je se v tom zorientovat!)
Vysvětlete, v čem se budoucnost bude lišit od vašich minulých iniciativ. A ukažte, jak tyto nové změny prospějí firemní kultuře, prodeji nebo každodenním procesům. Než začnete, zvažte následující podněty:
- Definujte své hodnoty: S pomocí své řídící koalice definujte základní hodnoty pro realizaci změn ve společnosti.
- Zapište si svou vizi: Napište krátké a výstižné dvouvěté prohlášení o vizi, které poskytne jasnost celé vaší společnosti.
- Zkontrolujte svůj jazyk: Kdybyste se zeptali svých stakeholderů: „Jaká je naše vize změny?“, dostali byste velmi odlišné odpovědi? Ujistěte se, že vaše koalice má jasnou vizi a používá stejný jazyk i vůči ostatním členům týmu.
4. Najměte si armádu dobrovolníků
Jakmile máte připravenou strategii a vizi, musíte tuto vizi sdělit ostatním. A nejlepšími lidmi, kteří mohou vést tuto změnu, jsou ti, kteří se sjednotili za budoucí příležitostí.
Dobrovolnická armáda je skupina lidí, kteří se spojili za účelem dosažení společných cílů. Tito lidé jsou zodpovědní za:
- Komunikace změn: Budou komunikovat vaši strategii širší organizaci.
- Řešení překážek: Vaše armáda dobrovolníků se postará o všechny obavy a problémy ostatních zaměstnanců.
- Změna kurzu v případě potřeby: Jak každý lídr změn ví, váš původní plán nemusí být bezchybný. Vaše armáda dobrovolníků by měla vytvořit systém hodnocení výkonu, schůzek a kontrol, aby bylo možné v případě potřeby provést úpravy.
5. Umožněte akci odstraněním překážek
Jakákoli organizační změna – ať už se jedná o úpravu poslání, cílové skupiny nebo interních procesů – narazí na překážky. Proto je klíčovým krokem v osmistupňovém modelu změn Johna Kottera odstranění překážek.
Jakmile bude vaše strategie změn zavedena, budete muset průběžně kontrolovat, zda neexistují nějaké překážky. Abyste zajistili úspěch svých změn, proveďte následující kroky:
- Komunikujte s těmi, kteří se změnám brání: Vždy se najdou členové týmu, kteří budou mít vůči zavádění změn negativní postoj. Setkejte se s těmito osobami individuálně, abyste identifikovali (a vyřešili) sporné body.
- Podívejte se mimo své iniciativy změn: Překážky se mohou vyskytnout kdekoli. Zvažte revizi popisu pracovních pozic, systémů odměňování nebo odměn, vzájemného hodnocení a organizační struktury, abyste posunuli projekt změny vpřed.
- Odstraňte překážky: Někdy budete nuceni odstranit potenciální překážky změny – ať už se jedná o odstranění lidí, systémů nebo nástrojů a technologií.
6. Dosáhněte krátkodobých úspěchů
Implementace rozsáhlé struktury změn může trvat měsíce (ne-li roky). Tento časový rámec může být plný frustrace, překážek a neúspěchů, proto nezapomeňte oslavit každý úspěch.
Rozdělte svůj velký projekt změny na menší milníky. Pokaždé, když přejdete z jedné fáze projektu do další, nezapomeňte odměnit svůj tvrdě pracující tým. Zvažte následující kroky:
- Odměňujte členy svého týmu: Vytvořte systém odměňování zaměstnanců za jejich oddanost a tvrdou práci. (Může se jednat o volné odpoledne, den navíc k jejich dovolené nebo dárkovou kartu).
- Sdílejte každý milník: Zveřejňujte každý úspěch v celé společnosti. Zvažte vytvoření mini příběhů o úspěchu a jejich sdílení na celofiremní schůzi.
- Vytvořte předem stanovený seznam faktorů úspěchu: Jak vypadá úspěch (kromě dokončení celého projektu)? Kdykoli dosáhnete cíle, nezapomeňte to oslavit s celou společností.
7. Udržujte tempo
Jak si po dosažení prvních úspěchů v rané fázi udržíte dynamiku?
Zajistěte úspěch své společnosti tím, že budete vyvíjet větší tlak, tj. že ve svém úsilí o změnu nepolevíte. V rámci Kotterova 8krokového procesu stavte na každém úspěchu tím, že provedete následující kroky:
- Revize a kontrola: Po každém malém úspěchu se zastavte a zamyslete se nad slabými stránkami vašeho procesu. Na základě toho můžete vylepšit svůj projektový plán do budoucna.
- Obměňujte svou koalici: Aby vaše nápady zůstaly svěží, vytvořte silnou koalici tím, že budete obměňovat agenty změn.
- Změňte svůj proces rozhodování: Naučte se rychle reagovat tím, že zjistíte, jak můžete zefektivnit svůj proces rozhodování.
8. Zavedení změny
Poslední krok v tomto procesu? Ujistit se, že změny, na kterých jste tak tvrdě pracovali, skutečně přetrvají.
Aby změny zůstaly i nadále součástí vaší organizační kultury, proveďte následující kroky:
- Zvolte přístup shora dolů: Vedoucí pracovníci a vrcholový management by měli zaměstnancům připomínat organizační změny při individuálních schůzkách, firemních setkáních a poradách všech zaměstnanců.
- Zesilte své úspěchy: Vytvořte mini případové studie každého úspěchu a připomeňte svému týmu, jak daleko jste jako organizace došli.
- Vraťte se ke svým hodnotám a vizi: Aby se každá změna udržela, vraťte se ke své vizi. Tímto způsobem váš tým nikdy nezapomene, proč jste tyto změny vůbec provedli.
Výhody a úskalí používání Kotterova 8krokového modelu změny
Kotterův osmistupňový model řízení změn má své výhody i nevýhody. Při rozhodování, zda je tento model pro vaši organizaci vhodný, je důležité zvážit obojí.
Mezi výhody Kotterova modelu patří:
- Model je relativně snadno srozumitelný.
- Poskytuje jasný a strukturovaný plán pro implementaci změn.
- Model klade důraz na sjednocení kolem dlouhodobých cílů a zároveň oslavuje krátkodobé úspěchy na cestě k nim.
- Model se zaměřuje na získání podpory celé společnosti, včetně vlivných osob a mladších zaměstnanců.
- Velký důraz je kladen na zakotvení změn do firemní kultury.
Mezi úskalí osmistupňového modelu změn patří:
- Je určen především pro velké korporace a nemusí být vhodný pro majitele malých podniků.
- Obvykle je vhodný pro přísné organizační hierarchie.
- Model je poměrně rigidní, což nemusí vyhovovat komplexní povaze organizačních změn.
- Model sleduje lineární časovou osu (zatímco změna může být mnohem volatilnější s více iteracemi).
- Model neřeší psychologické a emocionální faktory spojené se změnou, které mohou být pro členy týmu náročné.
Tipy pro implementaci Kotterova 8stupňového modelu změny
Než budete moci implementovat změny v celé organizaci, potřebujete správné nástroje. Abyste zajistili hladký proces změny (a zajistili, že tyto změny budou trvalé), postupujte podle těchto tipů. 🤩
Nebojte se revidovat svůj proces
To, co funguje na začátku, nemusí fungovat ve střední nebo závěrečné fázi vašeho projektu. Pokud k tomu ve vaší organizaci dojde, přijměte to. Je to ideální příležitost k vylepšení vašeho procesu.
Zvažte využití šablon pro zlepšení procesů ClickUp, které vám pomohou zefektivnit plán vašeho projektu změny.
Jasně definujte priority
S milníky ClickUp můžete i ten nejnáročnější plán změn proměnit v dosažitelné, snadno zvládnutelné úkoly.
Kritické úkoly budou označeny tučným textem a ikonou diamantu. Tím bude zajištěno, že všichni budou mít stejnou představu o klíčových cílech.
Můžete si také prohlédnout, jak vaše milníky souvisí s celkovými cíli projektu a jak k nim přispívají.
Rozdělte svůj projekt do několika fází
Agilní metodika je běžná taktika, při které vedoucí pracovníci rozdělí velký projekt na menší fáze, známé jako sprinty. Implementací této strategie můžete udržet motivaci svého týmu a pokračovat v oslavování každého malého vítězství.
S pomocí zobrazení tabule ClickUp můžete implementovat agilní metodiku rozdělením projektu do fází nebo sprintů a vytvořením vizuálního pracovního postupu.
Vytvořte vizuální znázornění svých procesů
Díky vysoce kolaborativním a vizuálním nástrojům pro mapování procesů od ClickUp může váš tým dohodnout časové plány, dohlížet na pokrok a zefektivnit procesy.
K tomu se perfektně hodí funkce Whiteboard od ClickUp. Pomáhá vašemu týmu vizuálně brainstormovat, vytvářet strategie a mapy procesů. Navíc můžete všichni spolupracovat na tabuli v reálném čase.
Vytvořte hierarchický průvodce
Díky hierarchii ClickUp je platforma navržena tak, aby vám pomohla udržet pořádek od celkového přehledu až po detaily. To znamená, že pomocí prostorů, složek a seznamů můžete vytvořit strukturovaný přehled týmů a projektů. Odtud můžete přidávat úkoly, podúkoly, vnořené podúkoly a kontrolní seznamy, abyste mohli organizovat práci, sledovat a přiřazovat každý krok v průběhu procesu.
Setkejte se se svým týmem tam, kde se právě nachází
Různí členové týmu vstřebávají informace různými způsoby. Naštěstí díky přizpůsobitelným zobrazením ClickUp můžete mít jistotu, že všichni budou informováni o vašich procesech řízení změn.
ClickUp Views nabízí více než 15 způsobů, jak zpracovat informace, úkoly a priority. Zaměstnanci mohou použít zobrazení seznamu, aby viděli úkoly daného dne, vytvořit zobrazení kalendáře, aby viděli projekty na obzoru, nebo použít zobrazení tabule, aby pochopili fáze každého projektu.
Nezačínejte od nuly
Počáteční fáze procesu řízení změn mohou být velmi náročné. Pomozte rozjet proces pomocí šablon pro řízení změn od ClickUp.
Například pomocí šablony plánu řízení změn od ClickUp můžete plánovat, sledovat a implementovat změny v celé organizaci. Díky jasnému časovému harmonogramu, analýze řízení rizik a plánu komunikace se zainteresovanými stranami máte k dispozici nástroje potřebné k úspěšnému provedení zásadních změn.
Často kladené otázky
1. Co je Kotterův 8krokový model v ošetřovatelství?
Zavádění změn v oblasti zdravotnictví je citlivý proces. S pomocí Kotterova 8krokového modelu mohou zdravotní sestry zavádět změny v oblasti technologií, procesů, postupů a pracovních povinností.
2. Kolik fází má Kotterův model změny?
Kotterův model změny má osm fází: vytvořit pocit naléhavosti, sestavit řídící koalici, vytvořit strategickou vizi, získat dobrovolníky, umožnit akci odstraněním překážek, dosáhnout krátkodobých úspěchů, udržet tempo a zavést změnu.
3. Proč používat Kotterův 8krokový model změny?
Kotterův 8krokový model změny je osvědčeným rámcem pro řízení změn v organizacích. Tyto kroky můžete využít k tomu, abyste sjednotili různorodou skupinu členů týmu, stanovili cíle, vypracovali strategii a implementovali nezbytné změny nebo zlepšení procesů.
Použijte ClickUp k implementaci Kotterova 8krokového modelu změn
Kotterův 8krokový model změny je osvědčená metoda pro zavádění změn v celé organizaci. Model vybízí vedoucí pracovníky společností, aby stanovili jasnou vizi, definovali priority, najali nadšené jednotlivce, kteří povedou změnu, a oslavovali malé milníky.
Aby byl váš plán řízení změn úspěšný, použijte ClickUp. ClickUp je komplexní platforma pro zvýšení produktivity, která pomáhá týmům pracovat efektivněji. ClickUp obsahuje nezbytné nástroje, jako jsou milníky, hierarchické průvodce, přizpůsobitelné zobrazení a šablony pro mapování procesů, díky kterým budou vaše změny trvalé. 👏👏
ClickUp obsahuje tisíce šablon, stovky integrací a více než 100 automatizací, které vám pomohou k úspěšnému plánu řízení změn. Chcete-li zjistit, jak to funguje , vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.