Začali jste někdy projekt, který se pak zcela vymkl kontrole? Na vině může být rozšiřování rozsahu projektu, což je častá překážka u většiny projektů – od vývoje softwaru a marketingu po stavebnictví, těžkou techniku a dokonce i iniciativy ve veřejném sektoru.
Existuje však řešení. Dobře zpracovaný plán řízení rozsahu projektu může udržet váš projekt na správné cestě a ušetřit peníze.
Tento praktický kontrolní seznam popisuje kroky k vytvoření dokonalého prohlášení o rozsahu projektu pro jakékoli odvětví.
Porozumění prohlášení o rozsahu projektu
Prohlášení o rozsahu projektu je formální dokument, který nastiňuje hranice projektu a definuje, co je a co není zahrnuto. Zajišťuje, že projektový tým rozumí jeho cílům, výstupům a omezením.
Prohlášení o rozsahu projektu obvykle obsahuje čtyři klíčové prvky:
- Cíle projektu: Konkrétní cíle a výsledky, kterých chce projekt dosáhnout.
- Výstupy: „Hmatatelné“ výstupy, které budou vytvořeny
- Zahrnuté (a nezahrnuté) části rozsahu: Konkrétní úkoly, činnosti nebo součásti projektu, které jsou (a nejsou) zahrnuty v projektu.
- Omezení: Omezení nebo restrikce, které mohou mít vliv na projekt.
Vytvoření dobře definovaného prohlášení o rozsahu projektu může pomoci zabránit rozšiřování rozsahu a udržet projekt na správné cestě. Prohlášení o rozsahu projektu slouží k těmto účelům:
- Snižuje rizika: Jasným vymezením hranic projektu pomáhá zmírnit rizika spojená s rozšiřováním rozsahu, překračováním nákladů a zpožděním harmonogramu.
- Zvyšuje efektivitu: Jelikož hned na začátku víte, co je důležité, můžete lépe přidělovat zdroje a spravovat rozpočet.
- Zajišťuje spokojenost všech zúčastněných stran: Jelikož se všichni předem dohodnou na výstupech projektu, můžete minimalizovat konflikty a rozšiřování rozsahu projektu v průběhu jeho realizace.
- Slouží jako referenční bod: V případě nejistoty nebo změny členů týmu může být prohlášení o rozsahu projektu spolehlivým zdrojem informací.
Stručně řečeno, prohlášení o rozsahu projektu poskytuje jasnost, směr a kontrolu, což vede k dokončení projektu včas a v rámci rozpočtu.
Jak napsat prohlášení o rozsahu projektu (s příklady)
Nyní, když jsme si vysvětlili, co je prohlášení o rozsahu projektu a proč je potřebujete, pojďme se podívat na to, jak jej vytvořit, abyste dosáhli přesnějšího směřování projektu a lepšího sladění týmu. Podíváme se také na to, jak mohou proces podpořit nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, které týmům pomáhají organizovat úkoly, sledovat pokrok a efektivně spolupracovat.
Zde je stručné shrnutí klíčových kroků:
Kontrolní seznam TL;DR pro vytvoření prohlášení o rozsahu projektu
- Určete účel projektu
- Vytvořte plán zdrojů
- Seznamte výstupy
- Identifikujte omezení projektu
- Napište návrh prohlášení o rozsahu projektu
- Zaveďte proces řízení změn
Nyní se na to podívejme podrobněji.
Přečtěte si také: 9bodový kontrolní seznam pro manažery v oblasti řízení projektů
1. Zjistěte, co a proč
Porozumění účelu vašeho projektu je zásadní pro vytvoření jasného a přesvědčivého prohlášení o rozsahu (a úspěchu projektu). To zahrnuje identifikaci cílů projektu, obchodních potřeb a požadovaných výsledků.
Zde je několik otázek, které si můžete v této fázi položit:
- Jaký problém projekt řeší?
- Jaké jsou požadované výsledky nebo přínosy?
- Jak tento projekt souvisí s celkovými cíli organizace?
Tento krok je vaší vodítkem, které řídí vaše volby a rozhodnutí při tvorbě plánu projektu. Do této fáze zapojte celý projektový tým (nebo alespoň klíčové zúčastněné strany). Různí členové týmu nejenže přinesou do diskuse různé pohledy, ale pokud někoho zapojíte již v rané fázi, bude se také cítit více zainteresovaný na výsledku projektu.
Pro interaktivnější diskusi použijte virtuální nástroj pro tvorbu tabule (zejména pokud jste vzdálený nebo hybridní tým). Například šablona ClickUp Project Scope Whiteboard Template vám pomůže s brainstormingem v týmu a vytvořením hrubého návrhu rozsahu projektu.
Šablona je vizuální a kolaborativní nástroj určený k organizaci a správě všech aspektů rozsahu vašeho projektu. Poskytuje centralizovaný prostor pro sledování projektových aktivit, zdrojů, výstupů a časových harmonogramů, čímž zajišťuje, že nic nebude opomenuto. Obsahuje samostatná pole pro každý z kroků v plánu rozsahu projektu:
- Informace: Shromážděte všechny relevantní údaje a fakta, které budou mít vliv na projekt. Tím zajistíte, že všichni, včetně projektového manažera, budou mít přístup ke stejným základním informacím.
- Odůvodnění: Vysvětlete důvody každého rozhodnutí učiněného v průběhu projektu. To pomáhá sladit členy týmu s účelem a směrem projektu.
- Rozsah: Definujte rozsah projektu – co je do projektu zahrnuto a co je z něj vyloučeno. Tím zajistíte jasnost hranic a zabráníte nedorozuměním.
- Cíle: Uveďte požadované výsledky a cíle projektu. To pomůže řídit průběh projektu a měřit jeho úspěšnost.
- Výstupy: Specifikujte hmatatelné výstupy nebo výsledky, které projekt přinese. Tyto výstupy slouží jako měřítka pro sledování pokroku a dokončení projektu.
- Vyloučení: Nastíňte, co není součástí projektu, abyste zabránili rozšiřování rozsahu. Tato část stanoví očekávání ohledně toho, co nebude řešeno ani dodáno.
- Předpoklady: Identifikujte základní předpoklady a potenciální zkreslení, které mohou mít vliv na projekt. Jejich uznání pomáhá předvídat rizika a plánovat řešení nepředvídaných situací.
Tím se vytvoří pevný základ pro zbytek procesu plánování projektu, který vám poskytne větší přehlednost při přidělování zdrojů nebo při vytváření plánu projektu.
📌Příklad:
Řekněme, že jste stavební společnost, která potřebuje renovovat kancelářskou budovu. Vaše „proč“ (cíle) by byly následující:
Zlepšete energetickou účinnost, funkčnost a estetiku budovy, abyste vyhověli měnícím se potřebám nájemníků a snížili provozní náklady.
2. Vytvořte plán zdrojů
Jakmile definujete cíle projektu, je čas posoudit zdroje potřebné k jejich dosažení. Požadavky projektu mohou zahrnovat identifikaci potřebných osob, vybavení, materiálů a rozpočtu.
Do tvorby tohoto plánu zapojte klíčové zainteresované strany, aby byl vyslyšen názor každého, zejména pokud pracujete s mezifunkčními týmy. Dalším osvědčeným postupem je plánování pro případ nepředvídaných okolností. Může se jednat o něco tak jednoduchého, jako je zohlednění dovolené zaměstnance během projektového období, nebo o něco závažnějšího, jako jsou zpoždění při schvalování ze strany úřadu nebo logistika materiálu.
Navíc díky předběžnému plánování nákladů a zdrojů projektu získáte jasnější představu o jeho požadavcích, což vám pomůže dodržet rozpočet.
Přečtěte si také: 20 klíčových rolí v projektu a jejich vliv na úspěch projektu
📌Příklad:
V případě renovace kancelářské budovy za účelem zvýšení energetické účinnosti by váš plán alokace zdrojů zahrnoval následující:
- Lidské zdroje: architekti, instalatéři, elektrikáři, stavební dělníci, vedoucí staveniště atd.
- Vybavení a materiály: Stavební zařízení, stavební materiály, elektrické spotřebiče atd.
- Rozpočet: stavební náklady, honoráře architektů a inženýrů, náklady na materiál, mzdové náklady a rezervní fond pro nepředvídané výdaje.
- Časové harmonogramy: Klíčové milníky, plány směn a další
3. Seznamte výstupy
Jedná se o konkrétní výsledky, které budou na konci projektu předány sponzorům projektu a klientům. Jsou také vaším měřítkem pro hodnocení úspěchu projektu a toho, zda je vše podle plánu. Při určování výstupů projektu je třeba mít na paměti dvě důležité věci:
- Zajištění toho, aby výsledky byly realistické a dosažitelné v rámci omezení projektu.
- Přiřazení každého výstupu ke konkrétnímu termínu nebo časovému rámci – milníkům projektu, které můžete použít ke sledování, zda bude projekt dodán včas.
Definujte konkrétní úkoly, které jsou v této fázi do projektu zahrnuty (v rozsahu) a které jsou z projektu vyloučeny (mimo rozsah).
📌Příklad:
Zde je několik výstupů, které by vaše energeticky úsporná, zrekonstruovaná kancelářská budova potřebovala:
- Schválení povolení: Získání nezbytných povolení a schválení od místních úřadů (jeden měsíc)
- Zlepšená energetická účinnost: Osvětlení, udržitelná výstavba, solární panely atd. (tři měsíce)
- Modernizované interiéry: Moderní výzdoba, vylepšené pokoje a změny dispozice (dva měsíce)
- Osvědčení o dokončení: Získání osvědčení o dokončení od stavebního inspektora (jeden týden)
Práce mimo rozsah projektu mohou zahrnovat vybavení kancelářských prostor, terénní úpravy a podobně – i když souvisejí s renovací kanceláří, nejsou součástí vašeho projektu.
Jedná se sice o základní seznam, ale doporučujeme vám pro svůj kontrolní seznam projektového řízení jít do hloubky. K vytvoření hierarchických seznamů můžete použít nástroj jako ClickUp Checklists, který zajistí, že nic nezůstane opomenuto a žádná úloha nepropadne.
Nejlepší na kontrolních seznamech úkolů je to, že jsou víc než jen jednoduchým seznamem. Můžete:
- Přiřaďte konkrétní položku seznamu někomu konkrétnímu
- Pomocí komentářů můžete přidat další kontext k dané položce.
- Vnořte položky seznamu pro lepší kategorizaci.
A co je nejlepší, seznamy si můžete uložit jako šablony a znovu je použít pro budoucí projekty.
💡 Tip pro profesionály: Proč se omezovat pouze na kontrolní seznamy pro vaše výstupy? Můžete také vytvořit šablonu kontrolního seznamu, kterou může váš tým duplikovat a použít pro každé prohlášení o rozsahu projektu, čímž zefektivníte a standardizujete proces a strukturu rozsahu projektu.
4. Identifikujte omezení projektu
Víte, jaké jsou vaše výstupy. Je čas zjistit, co vám brání v jejich realizaci. Může se jednat o časové omezení (tlak na dokončení projektu v omezeném časovém rámci bez dopadu na kvalitu práce), rozpočtové omezení (poskytnutí klientovi toho, co potřebuje, ale v rámci přiděleného rozpočtu) nebo dokonce omezení zdrojů (nalezení správného týmu pro danou práci).
Včasnou identifikací těchto problémů v rané fázi projektu můžete vyvinout strategie, které zmírní jejich dopad během životního cyklu projektu a zajistí jeho úspěšné dokončení.
📌Příklad:
Při zahájení projektu renovace kanceláře se můžete setkat s některými omezeními.
- Nutnost dokončit renovaci mimo pracovní dobu, aby se minimalizovalo narušení provozu nájemníků.
- Omezená dostupnost kvalifikovaných stavebních dělníků v dané oblasti
- Odpor nájemníků k dočasnému přestěhování během renovace
- Soulad s normami a předpisy pro ekologické stavitelství
5. Vypracujte návrh prohlášení o rozsahu projektu
Nyní, když jste stanovili cíle, zdroje a potenciální výzvy svého projektu, je čas shrnout vaše zjištění do formálního prohlášení o rozsahu projektu. Tento dokument bude sloužit jako plán vašeho projektu a bude obsahovat jeho parametry – výstupy, časový harmonogram a další informace.
Dokument s rozsahem projektu bude obsahovat samostatné části pro cíle, výstupy (s časovým harmonogramem), výjimky, předpoklady a omezení. Zde je několik tipů pro vypracování prohlášení o rozsahu:
- Používejte jasný a stručný jazyk, abyste se vyhnuli nejednoznačnosti.
- Jasně definujte všechny technické termíny nebo zkratky, které mohou být pro zúčastněné strany neznámé.
- Rozdělte rozsah na menší, lépe zvládnutelné části.
Nakonec sdílejte návrh prohlášení o rozsahu s příslušnými zúčastněnými stranami a získejte jejich zpětnou vazbu.
Zde je názor zákazníka na to, jak ClickUp vylepšuje plánování projektů:
ClickUp lze přizpůsobit téměř jakýmkoli potřebám projektového řízení . Je dostatečně technicky vyspělý, aby zvládl velké meziroční meziresortní projekty, a zároveň přizpůsobitelný tak, aby fungoval jako jednoduchý denní kontrolní seznam.
ClickUp lze přizpůsobit téměř jakýmkoli potřebám projektového řízení . Je dostatečně technicky vyspělý, aby zvládl velké meziroční meziresortní projekty, a zároveň přizpůsobitelný tak, aby fungoval jako jednoduchý denní kontrolní seznam.
Pokud vytváříte popis rozsahu poprvé nebo jej chcete vylepšit, může vám pomoci šablona plánu řízení rozsahu ClickUp.
Tato šablona rozsahu projektu poskytuje strukturovaný přístup k vytváření a správě vašeho prohlášení o rozsahu a obsahuje sekce pro:
- Cíle projektu: Definujte cíle projektu, aby se všichni soustředili na požadované výsledky.
- Popis problému: Identifikujte hlavní problém, kterým se projekt bude zabývat, abyste odůvodnili jeho nezbytnost.
- Úkoly v rozsahu/mimo rozsah: Vyjasněte, které úkoly jsou zahrnuty a které vyloučeny, abyste zabránili rozšiřování rozsahu.
- Výstupy: Seznamte konkrétní výsledky, které se očekávají v každé fázi projektu.
- Schválení: Stanovte kritéria pro získání souhlasu zainteresovaných stran, abyste zajistili formální ověření.
Tato šablona rozsahu projektu organizuje všechny informace související s rozsahem na jednom místě, pomáhá manažerům efektivně řídit změny a zajišťuje, že projekty budou dodány včas a v rámci rozpočtu.
Navíc funkce pro spolupráci v ClickUp – komentáře, značky a úpravy v reálném čase – usnadňují vašemu týmu společnou práci na dokumentu.
📌Příklad:
Takto by mohl vypadat váš konečný popis rozsahu projektu:Název projektu: Projekt modernizace kancelářské budovy
Cíle projektu:
- Zlepšete energetickou účinnost budovy
- Vylepšete funkčnost budovy tak, aby vyhovovala potřebám moderních nájemníků.
Výstupy:
- Renovované kancelářské prostory s modernizovanými povrchy a dispozicemi
- Vylepšené energeticky úsporné osvětlení
- Vylepšený bezpečnostní systém
- Aktualizované společné prostory (např. vstupní hala, toalety)
Obsah rozsahu:
- Stavební opravy
- Vylepšení v oblasti udržitelnosti
- Interiérový design a povrchové úpravy
Vyloučení rozsahu:
- Nákup nábytku a vybavení
- Marketingové a leasingové aktivity
Předpoklady:
- Potřebná povolení a schválení budou získána bezodkladně.
- Konstrukční integrita budovy je v pořádku.
- K dokončení projektu jsou k dispozici dostatečné finanční prostředky.
Omezení:
- Krátká lhůta šesti měsíců
- Nedostatek kvalifikované pracovní síly
Kritéria přijatelnosti:
- Budova prošla inspekcí a splňuje normy energetické účinnosti.
- Projekt je dokončen v rámci stanoveného rozpočtu a časového harmonogramu.
📌Zde je další příklad organizace akce: výroční konference.
Název projektu: Výroční konference odvětví
Cíle projektu:
- Uspořádejte akci, která propaguje značku a vaše poslání.
- Vytvořte účastníkům příležitosti k navázání kontaktů a vzájemnému propojení.
Výstupy:
- Místo konání konference
- Program konference
- Seznam řečníků
- Registrační a prodejní systém vstupenek
- Správa akcí na místě
- Hodnotící zpráva po konferenci
Obsah rozsahu:
- Výběr a rezervace místa konání
- Nábor a řízení řečníků
- Žádost o sponzorství a správa sponzorství
- Plánování a koordinace akcí
- Logistika na místě (např. registrace, jídlo a pití, audiovizuální vybavení)
Vyloučení rozsahu:
- Průběžné marketingové a propagační aktivity po konferenci
- Networkingové akce po konferenci
- Zveřejnění sborníku z konference
Předpoklady:
- K dispozici jsou dostatečné finanční prostředky na pokrytí všech nákladů.
- Budou získány nezbytné povolení a schválení.
- K dispozici bude dostatečný počet zaměstnanců pro řízení konference.
Omezení:
- Omezený rozpočet
- Krátká lhůta
- Dostupnost místa konání
Kritéria přijatelnosti:
- Pozitivní zpětná vazba účastníků ohledně zážitků z konference
- Akce je dokončena v rámci stanoveného rozpočtu a časového harmonogramu.
Přečtěte si také: 15 bezplatných šablon pro řízení projektů
6. Zaveďte proces řízení změn
Nakonec je třeba vytvořit rámec pro posuzování, schvalování nebo zamítání navrhovaných změn, aby byly v souladu s cíli projektu a neohrozily jeho rozsah, harmonogram ani rozpočet.
Toho můžete dosáhnout vytvořením systému řízení změn. Funguje to takto:
- Nejprve vytvořte komisi (ideálně tříčlennou), která bude posuzovat všechny žádosti o změny.
- Poté nastavte proces, prostřednictvím kterého mohou ostatní členové týmu požádat o změnu rozsahu vašeho projektu.
- Nakonec analyzujte, zda by navrhovaná změna zapadala do stávajícího rozsahu vašeho projektu.
K automatizaci tohoto procesu použijte formulář, například ClickUp Forms. Členové týmu mohou navrhnout změnu a zdůvodnit ji. Výbor ji poté může posoudit a sdělit své rozhodnutí a důvody, čímž se celý proces zefektivní.
Zavedením procesu řízení změn můžete efektivně spravovat změny ve vašem projektu, minimalizovat rizika a vyhnout se zbytečným nákladům.
Udržujte svůj projekt na správné cestě pomocí prohlášení o rozsahu (a ClickUp)
Definování rozsahu práce je prvním krokem k nastavení projektu tak, aby byl úspěšný a dodán včas. Díky tomu je prohlášení o rozsahu nejlepším přítelem projektových manažerů – poskytuje jim jasný plán, který říká, co je třeba udělat, jakým rizikům se vyhnout a jak.
Rozsah projektu je zároveň zaznamenán v dokumentu, zatímco samotný projekt je sledován ve vašem nástroji pro správu úkolů. Pro plynulejší (a komplexnější) pracovní postup můžete zvážit použití komplexního řešení, jako je ClickUp.
S ClickUpem můžete navrhnout prohlášení o rozsahu projektu, převést výstupy na proveditelné úkoly a dokonce sledovat čas. Jedná se o komplexní řešení pro správu všeho od prohlášení o rozsahu projektu po úkoly a opatření ke snížení rizik.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a podívejte se, jak zjednodušuje správu a realizaci rozsahu projektu.