Představte si následující situaci: jste členem týmu pro vývoj softwaru a podléháte dvěma manažerům.
Jeden se zabývá konkrétními záležitostmi – marketingem, prodejem nebo datovou architekturou –, zatímco druhý se soustředí na termíny a cíle projektu.
Ačkoli se jejich práce liší, víte, že bez obou by nastal chaos.
Ve své kariéře budete pravděpodobně spolupracovat jak s funkčními, tak s projektovými manažery.
Každý z nich přináší důležité dovednosti, ale čím se přesně liší? Jak přistupují k hodnocení výkonu, přidělování zdrojů a klíčovým milníkům? 📊
V tomto článku se podíváme na rozdíly mezi funkčním manažerem a projektovým manažerem. Prozkoumáme také jejich dovednosti a odhalíme, jak se jejich každodenní povinnosti synchronizují, aby vše fungovalo hladce. 🔄
Role funkčního manažera a projektového manažera
Co je to funkční manažer?
Představte si, že jste kapitánem lodi, ale místo řízení celé lodi jste zodpovědní za jednu klíčovou oblast, například strojovnu nebo navigační můstek.
To je úkol funkčního manažera!
Zaměřují se na konkrétní funkční oblast v rámci společnosti, jako je marketing nebo lidské zdroje.
Hlavním úkolem funkčního manažera je zajistit hladký a efektivní chod svého oddělení. Řídí lidi, zajišťuje každodenní provoz a pracuje na dlouhodobých cílech.
Funkční manažeři jsou zodpovědní za najímání nových členů týmu, provádění hodnocení výkonu a zajištění, aby všichni měli správné dovednosti pro efektivní řízení úkolů.
Jejich vliv je klíčový pro sladění úsilí jejich oddělení s celkovou strategií organizace.
Co je to projektový manažer?
Projektový manažer je naopak jako dočasný kapitán pro různé cíle. Ať už dohlíží na spuštění softwaru nebo plánuje firemní akci, jeho úkolem je dovést projekt od koncepce až po dokončení.
Od vývoje nového produktu po dohled nad implementací aktualizace systému – projektoví manažeři jsou lidé, kteří věci dotahují do konce!
Jsou odpovědní za dohled nad konkrétními projekty od začátku do konce.
Projektoví manažeři koordinují práci různých týmů, spravují zdroje a dbají na dodržování harmonogramu projektu.
Ale to není vše.
Projektoví manažeři mají také za úkol řídit rizika, přidělovat zdroje a zajistit, aby všichni jasně rozuměli svým povinnostem a úkolům.
Aby mohli projektoví manažeři v této roli uspět, potřebují tvrdé i měkké dovednosti, jako je řešení problémů a komunikace. Tyto schopnosti jsou nezbytné pro vedení jejich týmů k úspěchu a zvládání složitosti každého projektu.
Hlavní rozdíly mezi funkčními a projektovými manažery
Pokud chcete vědět, jak se funkční vedoucí liší od projektových manažerů, představte si dva manažery v rušné kanceláři, která prochází renovací.
První z nich (funkční vedoucí/manažer) je finanční ředitel, který spravuje rozpočty a finance. Druhý (projektový manažer) vede renovaci kanceláří a zajišťuje hladký chod.
Oba jsou nepostradatelní, ale k plnění svých úkolů přistupují odlišně.
Podívejme se, jak se liší jejich pravomoci, zaměření, přidělování zdrojů a strategie řízení týmů.
Autorita a rozhodování
Pokud jde o autoritu a rozhodování, funkční manažeři a projektoví manažeři vidí věci trochu jinak.
Funkční manažeři mají obvykle větší pravomoc nad zdroji a rozhodnutími v rámci svých oddělení v provozní organizační struktuře. Zajišťují každodenní provoz a dbají na to, aby jejich oddělení bylo v souladu s dlouhodobými cíli společnosti.
Projektoví manažeři mají naopak často větší autoritu v projektově orientovaných strukturách. To platí zejména v silných maticových organizacích, kde spravují projektové zdroje a přijímají kritická rozhodnutí, aby projekty pokračovaly podle plánu.
Například v softwarové společnosti může funkční manažer mít pravomoc najímat vývojáře a schvalovat rozpočty na školení. Naproti tomu projektový manažer může tyto vývojáře přeřadit na projekt s vysokou prioritou.
Ve vyvážených maticových strukturách sdílejí oba manažeři pravomoci, což vyžaduje spolupráci při efektivním přidělování zdrojů.
Zaměření a cíle
Funkční manažeři a projektoví manažeři mají odlišné zaměření a cíle.
Funkční manažeři se zaměřují na zlepšování svých oblastí, jako je marketing nebo lidské zdroje. Pracují na zlepšování svých oddělení a pomáhají společnosti dosahovat jejích cílů v průběhu času.
Projektoví manažeři se naopak zaměřují na konkrétní projekty s definovaným datem zahájení a ukončení.
Jejich hlavními cíli jsou plnění cílů projektu, řízení časových harmonogramů a zajištění úspěšného dokončení.
Funkční a projektoví manažeři však často používají software a hotové šablony, aby zjednodušili práci a sledovali pokrok.
💡 Tip pro profesionály: Naplánujte pravidelné kontroly. Zaveďte dvoutýdenní koordinační schůzky mezi funkčními a projektovými manažery. Tyto schůzky využijte k přezkoumání postupu projektu, řešení potenciálních konfliktů ohledně zdrojů a případné úpravě časového harmonogramu. Podpoříte tak transparentnost a všichni budou mít dostatek informací.
Přidělování zdrojů
Funkční manažeři jsou odpovědní za správu zdrojů v rámci svých oddělení.
Zajišťují, aby všichni členové jejich týmu měli odpovídající dovednosti a mohli efektivně přispívat k rutinním úkolům a projektové práci.
Funkční manažeři také často pomáhají členům týmu pracujícím na projektech.
Projektoví manažeři se naopak zaměřují na alokaci zdrojů v rámci projektového řízení. Mají na starosti dohled nad projektovým týmem a určují, zda má k dispozici zdroje potřebné k dosažení cílů projektu.
💡 Archiv šablon: Používání šablon pro plánování zdrojů ve všech týmech může pomoci optimalizovat využití zdrojů a efektivněji spravovat rozpočty projektů. Zde je 10 bezplatných šablon pro plánování zdrojů v ClickUp a Excel, se kterými můžete začít.
Strategie řízení týmu
Funkční manažeři obvykle vypracovávají dlouhodobé plány pro řízení svých týmů.
Například pokud se marketingové oddělení společnosti přesouvá k digitálnímu marketingu, manažer může pro svůj tým zorganizovat workshopy o SEO nebo reklamě na sociálních médiích.
Tito manažeři také pracují s softwarem pro správu dovedností a systémy hodnocení výkonu, aby zlepšili výkonnost týmu.
Projektoví manažeři naproti tomu sestavují plány řízení týmu, které odpovídají potřebám projektu.
Vezměme si následující scénář: projektový manažer, který vede vývoj nové platformy elektronického obchodování, sestaví tým designérů, vývojářů a testerů.
Vzhledem k napjatému termínu klade jeho plán důraz na rychlé budování soudržnosti týmu, vyjasnění rolí a zajištění hladké komunikace. Denně pořádají stand-upy a pravidelné revize rizik, aby se drželi plánu a včas řešili případné problémy.
To pomáhá projektovým manažerům udržet jejich týmy soustředěné na cíle a zajišťuje včasné a úspěšné dodání projektu.
Přečtěte si také: 15 bezplatných šablon pro řízení projektů 📝
Kdy použít funkčního manažera a kdy projektového manažera
Výběr správného manažera může mít zásadní význam, ať už se jedná o dlouhodobé zlepšování oddělení nebo řízení komplexního projektu s časovou náročností.
Některé ideální scénáře zdůrazňují, v čem každý manažer vyniká na základě svých jedinečných silných stránek a odborných znalostí.
Nejvhodnější doba pro oslovení funkčních manažerů
Pokud potřebujete odborné znalosti v konkrétní funkční oblasti, nejlepším řešením je obrátit se na funkčního manažera. Funkční manažeři jsou vedoucí jednotlivých oddělení, kteří vedou své týmy při plnění každodenních úkolů a dlouhodobých cílů.
Zde je několik situací, ve kterých funkční manažeři vynikají:
- Iniciativy pro neustálé zlepšování: Funkční manažeři jsou tou nejlepší volbou pro zlepšení procesů v rámci konkrétní funkce, například marketingu, prodeje nebo vývoje. Disponují hlubokými znalostmi potřebnými k zavedení trvalých změn.
- Rozvoj dovedností: Funkční manažeři jsou skvělí v identifikaci a rozvoji talentů v týmu. Provádějí hodnocení výkonu a pomáhají členům týmu rozvíjet odborné znalosti v jejich konkrétních funkčních oblastech.
- Přidělování zdrojů pro probíhající úkoly: Funkční manažeři mají přehled o tom, jak efektivně rozdělit pracovní zátěž mezi jednotlivá oddělení a zároveň spravovat zdroje pro každodenní provoz.
- Dlouhodobé strategické plánování: Funkční manažeři jsou klíčoví pro stanovení a dosažení dlouhodobých cílů v rámci své konkrétní funkce.
Nejvhodnější doba pro oslovení projektových manažerů
Projektoví manažeři vynikají v situacích, které vyžadují koordinaci různých dovedností a vertikál a mají definovaný začátek a konec.
V těchto případech budete potřebovat projektového manažera:
- Mezifunkční projekty: Projektoví manažeři jsou nezbytní při práci na iniciativách zahrnujících různé oddělení, jako je vývoj softwaru nebo uvedení nového produktu na trh. Koordinují úsilí napříč týmy, aby byly splněny cíle projektu.
- Časově náročné iniciativy: Projektoví manažeři vynikají v řízení časových harmonogramů projektů a zajišťování dodržování termínů. Využívají software a šablony pro řízení projektů, které jim umožňují udržet vše v plánovaném tempu.
- Přidělování zdrojů pro konkrétní projekty: Musí vyvažovat zdroje mezi různými úkoly projektu, projektoví manažeři využívají své schopnosti přidělování zdrojů k zajištění hladkého chodu.
- Řízení rizik: Projektoví manažeři jsou vyškoleni k identifikaci, hodnocení a řízení rizik v průběhu celého životního cyklu projektu. Využívají své měkké dovednosti k překonávání výzev a udržování soustředění projektového týmu na úspěch.
Dynamika mezi funkčním manažerem a projektovým manažerem je v každé organizaci zásadní. Jejich spolupráce může zlepšit efektivitu, inovativní řešení a úspěšné výsledky projektů.
Přečtěte si také: Jak získat zkušenosti s projektovým řízením v práci
Jak ClickUp podporuje obě role
Řízení týmů a důsledné dodávání kvalitní práce může být složité – chápeme to.
Ať už jste funkční manažer dohlížející na konkrétní oddělení nebo projektový manažer pracující na více projektech, potřebujete spolehlivý nástroj k plnění svých úkolů.
Něco, co je vytvořeno pro spolupráci a správu úkolů.
Něco jako ClickUp!
S ClickUpem získáte přístup k více než 100 šablonám, nástrojům pro řízení projektů, užitečným funkcím, analytickým nástrojům a mnohem více!
Podívejme se, jak vám ClickUp může pomoci vyniknout ve vaší práci.
Řízení projektů a úkolů
ClickUp nabízí různé funkce, které podporují funkční a projektové manažery v jejich každodenních povinnostech. Zde je několik příkladů, jak vám může pomoci:
- Přizpůsobitelné zobrazení ClickUp : Vyberte si ze seznamu, tabule, kalendáře nebo Ganttova diagramu ClickUp a vizualizujte své úkoly a projekty způsobem, který vyhovuje vašemu stylu řízení.
- Závislosti úkolů v ClickUp : Nastavte vztahy mezi úkoly v ClickUp, abyste zajistili plynulý pracovní postup a správné přidělování zdrojů ve svých projektech.
- Sledování času v ClickUp : Sledujte, jak dlouho trvají úkoly, pomocí funkce sledování času v ClickUp – pomůže vám to zlepšit odhady a efektivněji spravovat zdroje.
- Šablony ClickUp : Využijte více než 100 bezplatných šablon pro řízení projektů od ClickUp, abyste mohli rychle zahájit své projekty nebo zefektivnit opakující se úkoly.
Reporting a analytika
ClickUp poskytuje výkonné nástroje pro reporting a analýzu, které pomáhají funkčním a projektovým manažerům sledovat pokrok a činit informovaná rozhodnutí. Takto fungují:
- ClickUp Dashboards : Vytvořte si v ClickUp vlastní dashboardy a sledujte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) svého oddělení nebo projektu.
- Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp : Vizualizujte kapacitu týmu v ClickUp, abyste zajistili správné přidělování zdrojů a předešli vyhoření.
- Odhady času v ClickUp vs. skutečné hodnoty: Porovnejte odhadovaný čas se skutečným časem stráveným nad úkoly v ClickUp, abyste mohli zlepšit plánování do budoucna.
- Cíle ClickUp : Pomocí funkce Cíle ClickUp můžete nastavit a sledovat pokrok při dosahování konkrétních cílů (ať už se jedná o cíle na úrovni oddělení nebo projektu).
💡 Tip pro profesionály: Funkční a projektoví manažeři mohou pomocí ClickUp Goals efektivně sledovat milníky svých oddělení nebo projektů. Můžete nastavit termíny, spravovat sprinty na časové ose, pravidelně sledovat pokrok a sdílet své cíle na ClickUp Goals se svým týmem a zainteresovanými stranami.
Spolupráce a komunikace
ClickUp pomáhá manažerům spolupracovat s jejich týmy v reálném čase a podporuje komunikaci v průběhu celého projektu. Zde je několik funkcí, které k tomu pomáhají:
- Komentáře ClickUp (a @zmínky): Snadno komunikujte s členy týmu v rámci úkolů v ClickUp a uchovávejte všechny relevantní informace na jednom místě.
- Integrace ClickUp : Propojte ClickUp s dalšími nástroji, které váš tým používá, jako je Slack nebo Google Drive, a zefektivněte tak pracovní postupy.
- Sdílené prostory ClickUp : Vytvořte v ClickUp prostory, kde mohou mezifunkční týmy spolupracovat na projektech a překlenout propast mezi různými odděleními.
- Strategie řízení týmu ClickUp: Implementujte různé přístupy k řízení týmu pomocí flexibilní struktury a nastavení oprávnění ClickUp.
Pokud se vám tyto informace zdály užitečné, počkejte – máme toho ještě víc!
Šablona pro řízení projektů ClickUp
Představujeme vám dokonalý nástroj, který funkčním a projektovým manažerům ušetří čas a námahu – šablonu pro řízení projektů ClickUp.
Tato snadno přizpůsobitelná šablona vám pomůže řídit složité projekty, které připomínají závod s časem – se zavázanými tkaničkami!
Nejste přesvědčeni? Podívejme se, jak tato šablona může usnadnit život oběma typům manažerů:
Pro funkční manažery:
- Vlastní pole šablony, jako například „Oddělení“ a „Požadované dodavatelské týmy“, mohou pomoci sledovat, jak konkrétní funkce zapadají do celkového obrazu projektu.
- Pomocí pole „OKR společnosti“ můžete sladit práci jednotlivých oddělení s celkovými cíli organizace.
- Zobrazení „Status Report“ umožňuje rychle informovat nadřízené o pokroku jejich týmu, aniž by se ztráceli v detailech.
Pro projektové manažery:
- Různé pohledy (dokument, formulář, seznam) pomáhají vizualizovat a spravovat projekt způsobem, který vyhovuje různým fázím nebo zúčastněným stranám.
- Podrobné stavy jako „VYŽADUJE AKTUALIZACI“ a „V RIZIKU“ umožňují rychle označit problémy a udržet projekt na správné cestě.
- Vlastní pole, jako jsou „Fáze projektu“ a „Metriky úspěchu“, pomáhají sledovat pokrok a demonstrovat hodnotu pro zainteresované strany.
Obě role mohou těžit z:
- Pole „Výkonní sponzoři“ a „Klíčoví stakeholdeři“ pro jasnou a cílenou komunikaci.
- Pole „PMO Item Type“ (Typ položky PMO) slouží k kategorizaci různých aspektů projektu pro snadné třídění a vytváření reportů.
Realizujte lepší projekty a funkce s ClickUp
Nyní, když víte, jak pracují projektoví manažeři a funkční manažeři, je čas si položit otázku: „Jak můžete lépe pracovat na svých projektech?“
Je váš pracovní styl spíše podobný stylu funkčních manažerů, kteří se intenzivně soustředí na jednu oblast nebo funkci? Nebo spíše přeskakujete mezi různými týmy, časovými plány a cíli jako projektový manažer?
Bez ohledu na váš pracovní styl, ClickUp vám poskytne vše, co potřebujete.
Ať už potřebujete sledovat individuální výkonnost nebo dodržovat termíny, výkonné funkce ClickUp, jako jsou závislosti úkolů, sledování času a šablony, vám umožní hladce spravovat každodenní úkoly i celkové cíle.
Navíc robustní nástroje pro reporting a analytiku ClickUp vám poskytnou informace, které potřebujete k informovanému rozhodování, zatímco funkce pro spolupráci, jako jsou sdílené prostory a @zmínky, zajistí, že všichni budou v obraze.
Jste připraveni to vyzkoušet? Zaregistrujte se na ClickUp a dosáhněte svých cílů v oblasti produktivity. 🌟