Každý, kdo někdy měl na starosti cokoli – prodej pečiva, baseballový tým Little League ve svém sousedství, překvapivou oslavu narozenin – má co vyprávět. 😵💫
Některé z nich se týkají rizik – potenciálních problémů , které by mohly zmařit i ty nejlépe připravené plány. Jiné se týkají problémů – nehod, které se skutečně staly.
Při plánování není vždy snadné předem rozlišit mezi riziky a problémy. Totéž platí i pro projektové řízení.
Porozumění tomuto rozdílu je však zásadní pro udržení vašich projektů na správné cestě a kontrolu úrovně stresu.
Pojďme na to!
V tomto příspěvku odhalíme tajemství rizik a problémů v projektovém řízení. Zaměříme se také na to, proč je důležité je od sebe odlišit a jak se naučit rozpoznávat rozdíly mezi nimi. To vám pomůže efektivně identifikovat rizika a sebevědomě se orientovat ve složitosti projektového řízení.
Co je to riziko v projektovém řízení?
Podle Project Management Institute je riziko definováno jako „nejistá událost nebo podmínka, která, pokud nastane, má pozitivní nebo negativní vliv na cíle projektu. ”
Pro ilustraci zvažte následující tvrzení:
„Pokud před cestou autem nezkontrolujete stav paliva v nádrži, může se stát, že vám uprostřed cesty dojde palivo a vy uvíznete uprostřed ničeho.“
V tomto případě je příčinou rizika neprovedení kontroly palivové nádrže. Rizika jsou následující:
- V polovině cesty vám dojde palivo
- To se děje daleko od čerpací stanice, takže jste uvízli.
Tento příklad dokonale ilustruje, jak jsou rizika často spojena s budoucími událostmi nebo podmínkami, které mohou významně ovlivnit úspěch projektu.
Rizika projektu mohou pocházet z jakéhokoli zdroje – projektového prostředí, členů týmu, klientů nebo vnějších faktorů, jako jsou změny na trhu.
Různé podniky také čelí různým typům projektových rizik.
Různé typy projektových rizik
SEO agentura může být ohrožena, pokud Google změní svůj algoritmus, což ovlivní její provoz. Nebo automobilový výrobce čelí riziku nových nebo pozměněných předpisů omezujících použití určitých materiálů v nových automobilech.
Velkou částí řízení rizik je jejich včasná identifikace a vypracování plánu, jak je řešit, pokud nastanou. Řízení rizik hraje v projektovém řízení klíčovou roli, protože pomáhá odklonit projekty od neočekávaných překážek.
V kontextu projektového řízení existuje několik běžných typů projektových rizik:
Rizika související s náklady
Mezi rizika související s náklady patří neočekávané výdaje, nepřesné odhady nákladů a ekonomické výkyvy, které mohou vést k překročení rozpočtu. Proto je nezbytné, aby byla řízena efektivně a proaktivně.
Plánování rizik
Neočekávané zpoždění, nedostupnost zdrojů nebo závislost na jiných projektech, které zvyšují pravděpodobnost nedodržení termínů projektu, jsou rizika související s harmonogramem.
Rizika výkonu
Riziko nedosažení požadované kvality nebo úrovně výstupů se nazývá riziko výkonu.
Rizika rozšiřování rozsahu projektu
Nekontrolované změny nebo neustálý růst rozsahu projektu, které často vyplývají z nejasných cílů projektu, mohou vést ke zvýšení nákladů a zpožděním. Tyto situace spadají pod rizika rozšiřování rozsahu projektu.
Rizika související se zdroji dovedností
Výzvy související s personálem, jako jsou nedostatky v dovednostech nebo nedostatečná odbornost týmu, představují rizika v oblasti dovedností.
Technologická rizika
Softwarové chyby, hardwarové poruchy a problémy s kompatibilitou spadají pod technologická rizika.
Organizační rizika
Změny ve vedení, kulturní změny nebo vnější faktory, jako jsou fúze a akvizice, představují organizační rizika.
Tržní rizika
Výkyvy na trhu, měnící se potřeby zákazníků nebo noví konkurenti mohou představovat významné hrozby.
Provozní rizika
Neočekávané změny ve výrobním procesu, problémy v dodavatelském řetězci, které mohou narušit provoz, a špatné řízení lidských a materiálních zdrojů představují provozní rizika.
Strategická rizika
Strategická rizika jsou vnější faktory, jako jsou změny na trhu nebo změny v regulaci, které mohou ovlivnit soulad projektu s jeho strategickými cíli.
Externí rizika
Nepředvídatelné faktory, jako jsou přírodní katastrofy, právní problémy nebo volatilita trhu, mohou mít vliv na výsledky projektu a jsou známé jako vnější rizika.
Účinný software pro řízení rizik může být klíčovým faktorem při proaktivní identifikaci a sledování rizik.
Přečtěte si také: 10 účinných tipů pro řízení rizik spojených s náklady projektu
Co je to problém v projektovém řízení?
Zatímco rizika jsou potenciální problémy, které mohou, ale nemusí nastat, problémy jsou potíže, které již nastaly a vyžadují okamžitou pozornost.
Problémy mohou sahat od drobných závad, které lze snadno opravit, až po závažná narušení, která zcela zastaví pokrok. Mohou se objevit v jakékoli fázi projektu a ohrozit splnění cílů projektu.
Problémy často vyplývají z rizik – ať už předvídaných, nebo ne – která se nakonec naplní. Dobrý nouzový plán vám pomůže řešit rizika dříve, než se z nich stanou problémy.
Příklad:
Na cestě autem vám dojde palivo a vy uvíznete uprostřed ničeho. Ukáže se, že jste najeli na kámen, který prorazil díru do palivové nádrže.
Tento problém jste nemohli předem předvídat – a navíc se jedná o problém, který nelze snadno vyřešit.
Stejně jako u rizik existuje i více než jeden typ problémů v rámci projektu. Pojďme si je rozebrat:
Interní problémy
Mezi ně patří interní překážky, jako jsou poruchy komunikace, nesoulad cílů a nesplnění povinností členů týmu. Zajištění toho, aby členové týmu rozuměli svým rolím v rámci projektového řízení, může pomoci těmto nedorozuměním předejít.
Problémy související s časem
Klasickými příklady jsou nedodržené termíny a zpožděné úkoly. Stanovení realistického časového harmonogramu je zásadní, protože určuje očekávání a vede celý tým k cíli.
Problémy související s náklady
Překročení rozpočtu patří mezi nejčastější překážky, s nimiž se projektoví manažeři potýkají. Pokud se s nimi správně zachází, nemusí vždy znamenat zmaření projektu, ale je důležité je zaznamenat do registru problémů, aby se předešlo opakujícím se finančním potížím.
Externí problémy
Nepředvídatelné faktory, jako jsou politické změny nebo nepříznivé povětrnostní podmínky, mohou mít na projekty významný dopad. Díky spolehlivému nouzovému plánu zajistíte, že takové vnější překážky váš projekt nezmaří.
Nyní se podívejme na několik příkladů, jak se rizika a problémy projevují v reálném životě.
Boeing 787 Dreamliner: Složitost vedoucí k nevyhnutelným problémům
Uvedení letadla 787 Dreamliner společností Boeing je klasickým příkladem toho, jak se rizika mohou proměnit v problémy.
V rozhovoru pro Seattle Times inženýr společnosti Boeing uvedl, že letadlo bylo „složitější letadlo s novějšími nápady, novými funkcemi, novými systémy a novými technologiemi. “
Tato složitost znemožňovala předem upozornit na všechny potenciální problémy.
Některá rizika však byla zřejmá. V průběhu projektu se tato rizika proměnila v závažné problémy, včetně zpoždění a dodatečných nákladů ve výši 10 miliard dolarů. Společnost uznala, že „překročila své schopnosti efektivně je řídit“.
V tomto případě vedla kombinace vysokých rizik a nedostatečného řízení rizik k nevyhnutelným problémům a neúspěchům projektu.
Bank of America: Když se rizika eskalují do závažných problémů
V roce 2011 zavedla Bank of America nový měsíční poplatek ve výši 5 dolarů pro uživatele debetních karet a očekávala negativní reakce zákazníků, což je při zvyšování cen běžné. Negativní reakce však byly mnohem intenzivnější, než se očekávalo.
Na Facebooku se rozběhlo protestní hnutí s názvem „Bank Transfer Day“, které vyzývalo zákazníky, aby v reakci na nové poplatky opustili Bank of America. Tento exodus zákazníků donutil banku ustoupit od nové struktury poplatků.
Ačkoli registr rizik identifikoval možnost nespokojenosti zákazníků, riziko se vyvinulo v závažnější problém, než na jaký byla společnost připravena. Proaktivnější přístup k identifikaci a dokumentaci těchto rizik mohl změnit výsledek.
Jaký je rozdíl mezi riziky a problémy?
Létání – to je riziko. Strach z létání? To je problém.
Znalost toho, zda se jedná o riziko nebo problém, určuje váš přístup. Rizika vyžadují proaktivní strategie k prevenci nebo zmírnění potenciálních problémů, zatímco problémy vyžadují okamžitá opatření k vyřešení aktuálních problémů a pokračování v práci.
Zaměňování těchto dvou pojmů může vést k nesprávnému vynakládání úsilí a zdrojů. Nechcete se přece připravovat na bouřku, když vaše loď už má díru!
Podívejme se na rizika a problémy, na to, v čem jsou si podobné a v čem se liší.
Rizika vs. problémy: Časová osa
Jedním z klíčových rozdílů mezi riziky a problémy je načasování. Rizika jsou zaměřena na budoucnost – jsou to „co by, kdyby“ situace, které by mohly později narušit váš projekt.
Například vezměte v úvahu stavební projekt, u kterého můžete čelit zpoždění při získávání povolení. Toto zpoždění je rizikem, protože se ještě nestalo, ale mohlo by ovlivnit váš harmonogram.
Tyto scénáře plánujete pomocí nástrojů, jako je protokol RAID (rizika, předpoklady, problémy, závislosti), který slouží ke sledování a řízení potenciálních hrozeb.
Naopak problémy jsou aktuální potíže, které vyžadují okamžitou pozornost.
Představte si, že neočekávané počasí způsobí zastavení prací na staveništi. Stalo se to právě teď a má to přímý dopad na váš projekt.
Klíčový rozdíl spočívá v tom, že zatímco rizika vyžadují plánování, problémy vyžadují řešení v reálném čase.
Rizika vs. problémy: Jistota
Rizika jsou nejistá. Můžete posoudit jejich pravděpodobnost a dopad, ale nemůžete si být jisti, zda a kdy nastanou.
Například možnost, že konkurence uvede na trh podobný produkt dříve než vy, je riziko. Můžete vyhodnotit tržní trendy, abyste odhadli pravděpodobnost, ale stále se jedná pouze o odhad.
Problémy však již máte na stole a vyžadují řešení.
Pokud testování produktu odhalí kritickou chybu, jedná se o problém – je to jisté a je třeba jej opravit, než budete moci pokračovat.
Tento rozdíl mezi nejistotou a jistotou vám pomůže soustředit se na to, co vyžaduje okamžitou pozornost, a na to, co vyžaduje strategické plánování.
Rizika vs. problémy: Dopad
Rizika mají hypotetický potenciální dopad, dokud k události nedojde. Mohou se pohybovat od menších překážek až po závažná narušení.
Například rostoucí náklady na materiál mohou ohrozit rozpočet vašeho projektu, ale dokud k tomu nedojde, jedná se pouze o rizikovou možnost.
Problémy mají naopak jasný dopad, který již ovlivňuje váš projekt.
Skryté náklady odhalené během výstavby například vyžadují okamžité úpravy rozpočtu.
Rizika vs. problémy: přístup k řízení
Řízení rizik znamená být proaktivní. Předvídáte potenciální problémy a vytváříte plány, aby se nenaplnily. To může zahrnovat identifikaci alternativních dodavatelů, vytvoření časové rezervy ve vašem harmonogramu nebo použití různých rámců na ochranu před hrozbami.
Například můžete vypracovat plán nástupnictví, abyste zvládli riziko odchodu klíčových členů týmu z projektu, a tím minimalizovali narušení.
Problémy však vyžadují reaktivní přístup.
Když nečekaně odejde klíčový člen týmu, stává se to problémem. Musíte jednat rychle – přerozdělit úkoly, najít náhradu nebo upravit časový plán.
Rizika vs. problémy: Zaměření
Řízení rizik, které je nedílnou součástí vašeho plánu řízení projektů, je zaměřeno na prevenci. Vaším cílem je zabránit tomu, aby se rizika stala problémy, a to včasnou identifikací hrozeb a přijetím opatření k jejich odvrácení. To může zahrnovat vytvoření registru rizik, aktivní sledování potenciálních rizik a přípravu nouzových plánů.
Například používání agilních postupů a provádění pravidelných testů softwaru pomáhá předcházet riziku zpoždění.
Pokud se během testování objeví kritická chyba, stává se z ní problém a pozornost se přesouvá na její co nejrychlejší vyřešení.
Prioritou již není zastavení rizik, ale přímé řešení problémů, aby projekt mohl i nadále plnit své cíle.
Rizika vs. problémy: Bojová strategie
Zatímco proaktivní řízení rizik zahrnuje důkladné plánování a vývoj strategií pro jejich zmírnění, řešení problémů často znamená průběžné přizpůsobování, ať už přesunem zdrojů, úpravou časového harmonogramu nebo dokonce změnou cílů projektu.
Díky dobře vedenému RAID protokolu a používání registrů rizik můžete dokumentovat své strategie a být připraveni v případě potřeby změnit taktiku. Čím lépe jste na rizika připraveni, tím lépe můžete řešit problémy, jakmile nastanou, což celkově zvýší efektivitu vašeho projektového řízení.
Rizika vs. problémy: srovnávací tabulka
| Aspekt | Rizika | Problémy |
| Časová osa | Zaměření na budoucnost; potenciální události, které mohou nastat a později ovlivnit projekt. | Zaměření na současnost; aktuální problémy, které nyní ovlivňují projekt a vyžadují okamžitá opatření. |
| Jistota | Nejisté; pravděpodobnost a dopad lze posoudit, ale výskyt není zaručen. | Jistě; jedná se o skutečné, existující problémy, které již nastaly. |
| Dopad | Důsledky jsou hypotetické, dokud se riziko nenaplní. | Má přímý vliv na průběh projektu, rozpočet nebo časový harmonogram právě teď. |
| Přístup k řízení | Proaktivní; zahrnuje plánování, prevenci a strategie zmírňování rizik, jako je používání registrů rizik. | Reaktivní; vyžaduje okamžité řešení a přizpůsobení aktuálních plánů k vyřešení problému. |
| Zaměření | Prevence; jejím cílem je zabránit tomu, aby se rizika proměnila v problémy, a to prostřednictvím plánování a zavádění kontrolních mechanismů. | Řešení; zaměřuje se na řešení problémů v okamžiku jejich vzniku, aby se minimalizoval jejich dopad. |
| Plánování | Zahrnuje podrobné plánování s využitím opatření, jako jsou protokoly RAID a rámce pro řízení rizik kybernetické bezpečnosti, s cílem řešit možné budoucí hrozby. | Vyžaduje rychlou akci k úpravě stávajících plánů a řešení bezprostředního problému. |
Jaké jsou podobnosti mezi riziky a problémy?
Navzdory svým rozdílům jsou rizika a problémy zásadními aspekty projektového řízení. V určitých ohledech jsou si podobné:
- Projekty mohou čelit celé řadě rizik a problémů, které se mohou u jednotlivých projektů značně lišit.
- Využití zkušeností z podobných projektů je skvělým způsobem, jak se připravit na rizika a efektivně řešit problémy.
- Projektový manažer a projektový tým musí spolupracovat, aby identifikovali rizika, řídili je a řešili problémy, jakmile se objeví.
- Existují specifické dokumenty pro sledování projektových rizik i problémů.
- V průběhu projektu se povaha a rozsah rizik a problémů mohou měnit a projektový manažer musí projektový tým těmito změnami provést.
Uvědomění si, že rizika i problémy jsou součástí projektového řízení, pomáhá pochopit jejich význam a efektivně s nimi zacházet.
Jak řídit rizika a problémy?
Včasná identifikace rizik vám umožní řešit potenciální problémy dříve, než se vyhrotí. Je také důležité vést pečlivé záznamy o těchto problémech, abyste je mohli efektivně řešit v průběhu celého projektu.
Skvělým způsobem, jak mít rizika a problémy pod kontrolou, je použití nástrojů určených pro tento účel.
Právě zde přichází na řadu ClickUp. Je to váš dokonalý partner pro strategické řízení projektů.
ClickUp je nástroj pro řízení projektů, který obsahuje stovky přizpůsobitelných a funkčních funkcí navržených tak, aby pomáhal týmům všech velikostí řídit rizika, sledovat aktualizace projektů, podporovat transparentnost a hladce spolupracovat – to vše na jedné platformě.
ClickUp usnadňuje správu práce a nabízí mnohem více než běžný software pro řízení rizik. Od brainstormingu na interaktivních tabulkách ClickUp až po vytváření podrobných wiki v dokumentech pro spolupráci – ClickUp poskytuje všestranný pracovní prostor, který vyniká.
Zde je několik tipů, jak vám ClickUp může pomoci při hodnocení a řešení rizik a problémů:
Získejte přehled díky dashboardům
Považujte panely ClickUp za řídící centrum vašeho projektu, které vše sdružuje do jednoho přizpůsobitelného zobrazení.
Získáte přehled o všech aspektech průběhu vašeho projektu, což vám umožní snadno řídit rizika a problémy.
A to nejlepší? Vytvoříte si to podle svých představ.
Vyberte si z více než 50 widgetů, včetně tabulek, sledovačů pracovní zátěže, vlastních grafů a dalších, a zobrazte přesně to, co je pro vás důležité. Tento nástroj je ideální pro to, abyste měli přehled o všech detailech a rizicích projektu.
Automatizujte opakující se úkoly
Nikdo nemá rád nudné, opakující se úkoly. Naštěstí ClickUp Automations zkracuje čas strávený monotónními úkoly, takže se můžete soustředit na důležitější věci.
Díky více než 100 možnostem automatizace můžete nastavit pravidla, která mění stav úkolů, aktualizují priority, upravují termíny a mnoho dalšího.
Navíc 50 spouštěcích akcí vám umožňuje vytvořit vlastní automatizaci přizpůsobenou vašemu pracovnímu postupu. Jde o to soustředit se na to, co je skutečně důležité, bez neustálého dohledu.
Prozkoumejte přizpůsobitelné šablony
Pravděpodobně nejvíce uživatelsky přívětivým aspektem ClickUp je jeho rozsáhlá knihovna šablon, například specializované šablony pro hodnocení rizik a analýzu způsobů selhání a jejich následků (FMEA).
Podívejme se na některé z nejlepších šablon pro řízení rizik a problémů v projektovém řízení.
Šablona tabule pro hodnocení rizik od ClickUp je ideální pro týmy, které chtějí stanovit priority a vizualizovat rizika.
S touto šablonou může váš tým posoudit různé kategorie rizik a jejich potenciální dopady, ponořit se do dat, aby odhalil potenciální problémové oblasti, a naplánovat preventivní opatření k minimalizaci vystavení riziku.
Jak to používat:
- Popište rizika, brainstormujte a vytvořte registr rizik pomocí ClickUp Docs.
- Vytvořte tabulku rizik a zobrazte jejich pravděpodobnost pomocí tabulkového zobrazení.
- Vytvořte systém hodnocení rizik a pomocí vlastních polí ClickUp ohodnoťte pravděpodobnost každého rizika.
- Vypracujte akční plán, pro který můžete pomocí ClickUp Tasks vytvořit a přiřadit jednotlivé úkoly.
- Sledujte pokrok svých snah v oblasti řízení rizik a vyhodnocujte výsledky.
- Pravidelně aktualizujte svou tabuli pro hodnocení rizik novými informacemi nebo změnami pomocí zobrazení ClickUp Board.
Tato šablona je přesně to, co potřebujete, abyste zajistili, že váš tým bude jednotný a připravený čelit rizikům.
Pro jednoduchou analýzu rizik je ideální šablona pro analýzu rizik v projektovém řízení od ClickUp.
Nastavení této šablony v ClickUp může být velmi užitečné během schůzek projektového týmu věnovaných kontrole stavu projektu. Umožní vašemu týmu:
- Rychle a přesně identifikujte potenciální rizika
- Analyzujte pravděpodobnost výskytu každého rizika.
- Vypracujte preventivní strategie pro proaktivní řízení rizik.
Ať už je váš projekt velký nebo malý, tato šablona vám pomůže udržet vše pod kontrolou.
Poté se podívejte na šablonu Issue Tracker od ClickUp. Problémy se nevyhnutelně vyskytnou, ale tato šablona je navržena tak, aby jejich řešení usnadnila.
S touto šablonou můžete:
- Snadno nahlašujte, sledujte a upřednostňujte chyby, omyly a další problémy.
- Zlepšete spolupráci týmu, abyste mohli problémy řešit rychleji.
- Udržujte všechny zprávy o problémech uspořádané ve sdílené databázi.
Centralizuje všechny zprávy o problémech na jednom místě, čímž zlepšuje spolupráci a pomáhá vám rychleji plnit termíny.
A pokud stále nemůžete najít to, co potřebujete, nebo pokud jste si přizpůsobili šablonu, která vám nejlépe vyhovuje, stačí ji uložit jedním kliknutím. ClickUp vám umožňuje zachytit jakýkoli úkol, proces nebo zobrazení jako šablonu, kterou můžete použít, kdykoli ji potřebujete.
ClickUp všechny tyto funkce hladce kombinuje intuitivním a integrovaným způsobem a poskytuje vám nástroje k řešení rizik a problémů bez zbytečných prodlev.
Zmírňujte rizika a problémy pomocí ClickUp
V projektovém řízení jsou rizika všudypřítomná a vyskytují se v nejrůznějších podobách – mohou být náročná, ale také přinášet nečekané příležitosti. Klíčem k úspěchu je efektivní řízení těchto rozmanitých rizik, a právě v tom vyniká ClickUp! Jedná se o univerzální řešení pro řízení rizik a optimalizaci vašich projektů.
S ClickUp získáte přístup k mnoha přizpůsobitelným funkcím, jako jsou dashboardy a cíle. Navíc nabízí několik komunikačních možností, aby vše fungovalo hladce.
A to nejlepší? S plánem ClickUp Free Forever Plan můžete začít řídit rizika, aniž byste utratili jediný cent.
Tak na co čekáte? Řešte rizika přímo a vyzkoušejte ClickUp ještě dnes!