Po celém světě existuje spousta moudrostí v oblasti managementu. Obchodní lídři, výzkumníci a publikace neustále vytvářejí teorie a navrhují nové strategie.
Vezměme si například strategie stanovování cílů. OKR, KPI, balanced scorecards, SMART cíle, metoda Get Things Done, rámec WOOP atd. jsou jen některé z mnoha dnes dostupných strategií. S vývojem trhu a ekonomiky se každý den vyvíjejí nové rámce.
Navzdory silné konkurenci ze strany mnoha nových systémů se osvědčily dva principy stanovování cílů: Objectives and Key Results (OKR) a Management by Objectives (MBO).
V tomto blogovém příspěvku se na oba podrobně podíváme a prozkoumáme rozdíly mezi OKR a MBO.
Co je MBO?
Management by Objectives (MBO) je přístup k hodnocení výkonu, který pomáhá celé organizaci stanovit jasně definované cíle a strategicky na nich v průběhu času pracovat.
MBO, které navrhl manažerský konzultant Peter Drucker ve své knize „The Practice of Management“ z roku 1954, se vyznačuje následujícími vlastnostmi:
- Sladění: Individuální cíle jsou sladěny s cíli organizace, což zajišťuje, že všichni pracují na dosažení stejných výsledků.
- Plánování: MBO umožňují manažerům naplánovat správný přístup k dosažení stanovených cílů.
- Spolupráce: V rámci MBO manažeři a zaměstnanci spolupracují na stanovení vlastních cílů na základě historických výsledků a vize do budoucna.
- Flexibilita: MBO není ve svých doporučeních rigidní; organizace si mohou svobodně navrhnout své cíle a plány jejich dosažení tak, aby vyhovovaly jejich potřebám.
Jak funguje proces MBO?
Ve své nejjednodušší podobě je řízení podle cílů způsob, jak stanovit cíle a pracovat na jejich dosažení. V průběhu času a s rostoucím rozsahem však může být neuvěřitelně složité. Následující pětikrokový proces pomáhá jej efektivně zavést do praxe, bez ohledu na velikost vaší organizace.
Cíle: Manažeři a zaměstnanci společně definují konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART) cíle. Tyto cíle jsou v souladu s celkovými cíli organizace.
Akční plány: Manažeři vytvářejí akční plány k dosažení cílů svých týmů. Zaměstnanci tak činí pro sebe. Tento krok obvykle zahrnuje definování zdrojů, časových harmonogramů a odpovědností.
Monitorování: Týmy používají rámce pro řízení výkonu a procesy kontroly, jako jsou check-iny, hodnocení a individuální schůzky, aby zajistily, že cíle jsou plněny.
Hodnocení: Na konci stanoveného období týmy vyhodnotí plnění jednotlivých cílů, které si stanovily. V případě potřeby průběžně upravují cíle nebo akční plány.
Zpětná vazba: Na základě hodnocení poskytují manažeři svým zaměstnancům zpětnou vazbu. V této fázi se také stanovují odměny pro zaměstnance, jako jsou zvýšení platu, povýšení atd.
Cyklus se opakuje s novými cíli pro další období a pokračuje tak proces slaďování a zlepšování.
Jaké jsou výhody a nevýhody MBO?
Jako každý systém stanovování cílů má i MBO své klady a zápory. Na základě velikosti, struktury, cílů atd. vaší organizace se můžete rozhodnout přizpůsobit MBO tak, abyste využili to, co funguje, a minimalizovali to, co nefunguje.
Výhody MBO
Sladění: MBO sladí cíle jednotlivců, týmů a organizace. Tím se výrazně minimalizuje pravděpodobnost, že lidé budou pracovat bez jednotného směru.
Jasnost: Stanovením jasných a konkrétních cílů dáte zaměstnancům jasně najevo, co od nich očekáváte. Snížíte tak nejistotu a emoční zátěž, kterou musí v rámci své práce nést.
Závazek: Stanovení cílů v MBO se provádí ve spolupráci s týmem, což zvyšuje jeho závazek, odpovědnost a celkovou motivaci k dosažení cílů.
Nevýhody MBO
Náročné: Proces stanovování, přezkoumávání a vyhodnocování cílů může být časově náročný, zejména ve velkých organizacích.
Složitost: Přenos cílů z organizační úrovně na jednotlivce vyžaduje složitý proces. Jakákoli ztráta při překladu může celý proces zmařit.
Úzké zaměření: MBO upřednostňuje kvantifikovatelnost. Výsledkem je, že přílišné zaměření na konkrétní, měřitelné cíle může vést k zanedbávání jiných kvalitativních oblastí, jako jsou inovace nebo týmová spolupráce.
Krátkodobé myšlení: MBO může někdy podporovat krátkodobé myšlení, kdy zaměstnanci upřednostňují okamžité cíle před dlouhodobým růstem nebo udržitelností.
To je vše hezké, ale jak MBO vypadá v praxi, ptáte se? Tady je odpověď.
Příklady MBO z praxe
Pokud byste chtěli aplikovat řízení podle cílů na různé aspekty vaší organizace, mohlo by to vypadat takto.
1. MBO v prodeji
Cíl: Zvýšit čtvrtletní tržby o 10 %.
Akční plán:
- Identifikujte X počtu dalších potenciálních zákazníků s vysokým potenciálem.
- Zvyšte úsilí v oblasti oslovování zákazníků o 25 %.
- Zlepšete konverzní poměr z 20 % na 23 %.
Monitorování: Zaveďte nový systém CRM, abyste zlepšili sledování potenciálních zákazníků a následné kroky.
Hodnocení: Na konci každého čtvrtletí změříte procentuální nárůst tržeb z prodeje a porovnáte jej s cílem 10 %.
2. MBO v marketingu
Cíl: Zvýšit návštěvnost webových stránek o 35 % během šesti měsíců.
Akční plán:
- Vytvořte každý týden tři nové příspěvky, včetně blogových příspěvků, infografik a videí.
- Optimalizujte webové stránky, abyste zlepšili jejich umístění ve vyhledávačích.
- Spouštějte cílené online reklamy, abyste zvýšili návštěvnost
Monitorování: Nastavte si analýzu webových stránek v reálném čase s přesným reportováním.
Hodnocení: Změřte nárůst návštěvnosti a posuďte, zda jste splnili cíl 35 %.
3. MBO v zákaznickém servisu
Cíl: Zlepšit skóre spokojenosti zákazníků (CSAT) o 20 % v příštím čtvrtletí.
Akční plán:
- Zkraťte průměrnou dobu odezvy na dotazy zákazníků na méně než 2 minuty.
- Zkraťte čekací dobu na méně než 10 sekund
- Zaveďte samoobslužného chatbota pro často kladené dotazy.
Monitorování: Zaveďte systém zpětné vazby od zákazníků, abyste mohli sledovat skóre CSAT.
Hodnocení: Změřte CSAT a porovnejte jej s cílem 20% zlepšení.
Tímto máme kompletní představu o tom, jak vypadá MBO. Podívejme se, jak si vede OKR.
Co je OKR?
Objectives and Key Results (OKR) je rámec pro stanovení cílů organizace, který byl zaveden v 70. letech 20. století. Tento rámec se skládá ze dvou klíčových složek: kvalitativních cílů na vysoké úrovni a vnořených, měřitelných klíčových výsledků.
Jak funguje proces OKR?
Týmy v rámci organizace se scházejí, aby definovaly dvě konkrétní věci, tj. cíle a klíčové výsledky.
Cíle: Vysoké, kvalitativní cíle, které definují, čeho chcete dosáhnout. Jsou ambiciózní, inspirativní a navržené tak, aby posunuly organizaci nebo tým vpřed.
Klíčové výsledky: Konkrétní, měřitelné výsledky, které ukazují pokrok při dosahování cílů. Každý cíl má obvykle 3–5 kvantifikovatelných klíčových výsledků, které týmům umožňují měřit pokrok a určit, zda cíle splnily.
V souvislosti s OKR jste možná slyšeli o vyvážené scorecard. Zde je stručný přehled toho , jak vypadají OKR a vyvážené scorecard.
Výhody a nevýhody OKR
Rámec OKR, který popularizoval Andrew Grove, bývalý generální ředitel společnosti Intel, ve své knize „High-output Management“, je v technologickém průmyslu velmi běžný a používají ho společnosti Google, Microsoft, Twitter, Uber a další. Zde je důvod.
Výhody OKR
Sladění: Stejně jako MBO pomáhají OKR sladit individuální, týmové a organizační cíle a zajistit, že všichni pracují na stejných strategických prioritách.
Transparentnost: OKR se obvykle sdílejí v rámci celé organizace, což podporuje transparentnost. Tato viditelnost podporuje odpovědnost, protože každý může vidět, na čem ostatní pracují a jak jim to jde.
Adaptabilita: OKR se obvykle stanovují na kratší období (např. čtvrtletí), což organizacím umožňuje rychle se přizpůsobovat změnám. Týmy mohou revidovat nebo stanovovat nové OKR podle toho, jak se mění priority.
I přesto nejsou OKR dokonalé.
Nevýhody OKR
Zaměření na čísla: Upřednostňování měřitelných klíčových výsledků může vést ke kultuře „řízené čísly“, kde jsou kvalitativní aspekty práce, jako je kreativita a inovace, podceňovány.
Krátkodobý výhled: Vzhledem k tomu, že OKR stanovujete na kratší období, můžete někdy přehlédnout dlouhodobé strategické cíle, což může vést k potenciálnímu nesouladu.
Složitost: Pokud není proces OKR správně řízen, může se stát složitým a nepřehledným, zejména pokud je cílů nebo klíčových výsledků příliš mnoho. To může vést k záměně a mít kontraproduktivní účinek.
Příklady OKR z praxe
Jak tento velmi populární rámec pro stanovování cílů vypadá v praxi? Zde je několik příkladů OKR, které to demonstrují.
1. OKR v prodeji
Cíl: Zvýšit čtvrtletní tržby od nových zákazníků.
Klíčové výsledky
- Uzavřete smlouvy s alespoň pěti novými klienty.
- Dosáhněte tržeb ve výši 500 000 dolarů z nových účtů.
- Zvyšte průměrnou velikost obchodu o 10 % ve srovnání s předchozím čtvrtletím.
2. OKR v produktovém managementu
Cíl: Spustit novou funkci pro zlepšení retence uživatelů.
Klíčové výsledky
- Zvyšte retenci uživatelů o 30 % do tří měsíců od spuštění této funkce.
- Dosáhnout toho, aby 90 % zákazníků alespoň jednou použilo novou funkci.
- Získejte skóre CSAT sedm nebo vyšší v průzkumech po spuštění nové funkce.
3. OKR v inženýrství
Cíl: Zlepšit spolehlivost systému a snížit prostoje.
Klíčové výsledky
- Snižte prostoje systému o 60 % ve srovnání s předchozím čtvrtletím.
- Dosáhněte 99,9% dostupnosti pro aplikace kritické pro chod firmy.
- Vyřešte 95 % kritických chyb do 24 hodin od jejich zjištění.
Bonus: Zde je několik cílů v oblasti řízení projektů, které můžete zvážit.
Pokud jste pozorně sledovali, všimli jste si pravděpodobně drobného rozdílu v procesech OKR a MBO. Zde jsou podrobnosti.
Rozdíl mezi MBO a OKR
Jak MBO, tak OKR se zaměřují na rozdělení vlastních organizačních cílů na měřitelné cíle na úrovni týmu/jednotlivce pro efektivnější implementaci. Společné rysy tím končí. Zde jsou klíčové rozdíly mezi těmito dvěma přístupy v různých parametrech.
| Aspekt | MBO | OKR |
| Struktura | Cíle MBO se stanovují pro každého jednotlivce/oddělení v souladu s celkovými cíli organizace. Poté se vytvoří akční plány, procesy monitorování, hodnocení a odměňování. | OKR se skládají z cílů na vysoké úrovni podložených 3–5 klíčovými výsledky (nebo cíli). Způsob, jakým týmy těchto cílů dosáhnou, je ponechán na nich. |
| Časový harmonogram a implementace | Cíle v MBO se stanovují na jeden rok a zaměřují se na plánování a definování kroků nezbytných k jejich dosažení. Tento proces se může v průběhu roku stát rigidním nebo dokonce zastaralým, protože aktualizace nejsou prováděny tak často. | OKR se stanovují na čtvrtletí. Tento rámec podporuje stanovování ambiciózních cílů a klade důraz na pravidelné kontroly a aktualizace. Zaměřuje se na flexibilitu, agilitu a přizpůsobování se požadavkům trhu. |
| Proces hodnocení výkonu | MBO stanovuje hodnocení a odměny na konci procesu. Hodnocení se provádí na konci roku a výkon je úzce spojen s odměnami a povýšením. | V OKR je řízení výkonu dynamické a průběžné. Budete pravidelně kontrolovat dosahování klíčových výsledků a využívat je jako nástroj pro neustálé zlepšování a slaďování. |
| Transparentnost | MBO udržuje cíle v tajnosti. Na transparentnost v rámci organizace se klade malý důraz. | OKR jsou obvykle transparentní a viditelné v celé organizaci. Tato transparentnost podporuje sladění a odpovědnost. |
Aplikace
MBO a OKR se také liší v závislosti na konkrétní situaci. Například cílem personálního oddělení může být snížení fluktuace zaměstnanců.
V MBO
- Akční plán by zahrnoval normalizaci odměňování, zavedení platformy pro zapojení zaměstnanců, zefektivnění výstupních pohovorů atd.
- Týmy budou sledovat odchody z organizace a odpovídající důvody.
- Budou hodnotit fluktuaci zaměstnanců ve vztahu k cílům.
V OKR
Klíčové výsledky by byly
- Hodnocení spokojenosti zaměstnanců
- Míra retence
- Dokončení procesů zapracování nových zaměstnanců atd.
Jak vidíte, tyto dva rámce mají mírně odlišný přístup k dosahování cílů. Je jeden lepší než druhý? Možná záleží na tom, k čemu je používáte.
Výhody OKR oproti MBO
OKR jsou velmi populární. Larry Page, spoluzakladatel společnosti Google, dokonce tvrdí, že „OKR nám pomohly dosáhnout desetinásobného růstu, a to mnohokrát“. Je tedy zřejmé, že mají něco do sebe. Podívejme se, co to je.
Agilita
Rámec OKR doporučuje čtvrtletní revizi, někdy i méně častou. To je skvělé pro rychle se vyvíjející odvětví, jako je technologie, protože umožňuje časté úpravy a přizpůsobení. V podstatě to činí týmy agilnějšími.
Neustálé zlepšování
Kratší cykly hodnocení v OKR znamenají, že výkonnost je diskutována pravidelně. Týmy provádějí retrospektivy, identifikují příčiny problémů a řeší je téměř okamžitě. To umožňuje neustálé zlepšování, které je základem agilních softwarových týmů.
Ambicióznost
OKR jsou obecně ambiciózní cíle, tj. náročné cíle, které posouvají hranice toho, čeho mohou týmy dosáhnout. To podporuje růstový přístup, protože týmy jsou motivovány myslet ve větším měřítku a zpochybňovat status quo.
Naopak MBO bývají více averzní k riziku a zaměřují se na dosažitelné, často konzervativní cíle.
Neměřitelné
Přestože se OKR silně zaměřují na metriky, nabízejí také prostor pro kvalitativní cíle. Ve skutečnosti se doporučuje, aby cíle v rámci OKR byly kvalitativní a ambiciózní. To pomáhá týmům myslet nad rámec omezení toho, co již existuje.
Zavedení OKR a MBO do týmu
To, že OKR má mírně navrch, neznamená, že MBO je neúčinné. V závislosti na cílech, odvětví, velikosti, produktu atd. vaší organizace může mít v souboji OKR a MBO navrch jeden z těchto rámců.
Sestavili jsme proto komplexní rámec pro implementaci obou metod ve vaší organizaci pomocí softwaru pro stanovení cílů, jako je ClickUp.
Definujte cíle
Prvním krokem při implementaci MBO nebo OKR je definování cíle. Ujistěte se, že jsou:
- V souladu s posláním, vizí a dlouhodobými cíli společnosti
- Relevantní pro celkovou strategii organizace
- Jasné natolik, aby tomu všichni členové týmu rozuměli a přijali to za své.
Cíle v MBO
Pokud používáte rámec MBO, možná budete chtít stanovit cíle SMART. To znamená, že pro každého jednotlivce a tým stanovíte konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené cíle.
ClickUp Goals nabízí skvělý virtuální prostor pro stanovení, sledování, správu a dosažení všech vašich cílů na jednom místě. Ve skutečnosti vám poskytuje rámec pro správu cílů, který rozděluje cíle na akční plány a nastavuje je jako úkoly pro snadné sledování. Pokud jste v tomto nováčkem, vyzkoušejte některou z těchto šablon pro stanovení cílů.
Cíle v OKR
Na druhou stranu, pokud používáte OKR, stanovte si ambicióznější a kvalitativnější cíle. Použijte ClickUp Docs nebo ClickUp Whiteboards ke spolupráci s týmem na tom, co a jak měřit.
Až budete připraveni stanovit si cíle, nevytvářejte je od nuly. Použijte šablonu OKR od ClickUp k nastavení plánovacího rytmu, sepsání cílů, sledování pokroku a dalším činnostem. Tato snadno přizpůsobitelná šablona nabízí řadu zobrazení, která vám pomohou snadno spravovat celý plán OKR. Můžete si vybrat zobrazení, které vyhovuje vašim potřebám.
Pokud máte pochybnosti, požádejte o pomoc. Použijte ClickUp Brain k vymýšlení a brainstormingu strategických cílů. Požádejte AI, aby na základě stávajících úkolů jakéhokoli projektu vygenerovala OKR. Použijte jej k vytvoření více OKR a MBO v mžiku.
Nastavení monitorování
Ať už používáte MBO nebo OKR, je třeba sledovat pokrok. V rámci MBO budete sledovat pokrok akčních plánů. V rámci OKR budete hodnotit úspěch na základě klíčových výsledků.
Dashboard ClickUp je ideálním místem pro sledování a zlepšování výkonnosti organizace v různých cílech a metrikách. Tento vysoce přizpůsobitelný dashboard vám umožňuje přidávat widgety cílů, které jsou pro vás důležité.
Pokud používáte OKR, ClickUp nabízí předdefinovaný dashboard OKR, který vám pomůže vizualizovat vaše výkony, identifikovat úzká místa a včas odhalit rizika.
Provádějte efektivní hodnocení
Hodnocení výkonu v MBO
MBO podporuje týmy, aby na konci každého roku prováděly formální hodnocení výkonu. Můžete přidat čtvrtletní schůzky, na kterých budete diskutovat o pokroku v kratších obdobích. V každém případě zvažte výběr hodnotících nástrojů, které část tohoto procesu automatizují.
Věnujte čas diskusi o zpětné vazbě, úpravám plánů a udržování cílů na správné cestě. Použijte šablonu pro hodnocení výkonu ClickUp k zefektivnění diskusí, sledování výkonu jednotlivých zaměstnanců a postupnému zlepšování v průběhu času.
Vytvořte jasnou souvislost mezi dosažením cílů a odměnami, jako jsou kompenzace, bonusy nebo povýšení.
Přístup k neustálému zlepšování v OKR
Systémy stanovování cílů OKR podporují kratší cykly hodnocení, obvykle čtvrtletní. Agilní týmy však provádějí retrospektivy za každý sprint (dva týdny) nebo každý měsíc. To pomáhá při průběžném řízení výkonu, udržování přehledu o různých proměnných faktorech a získávání větší kontroly.
Pro provádění efektivních hodnocení
- Shromažďujte data týkající se klíčových metrik
- Proberte důvody neúspěchu (pokud jste překročili cíle, zvažte, zda vaše cíle nebyly příliš snadné).
- Prozkoumejte strategie pro zlepšení výkonu.
- Znovu se zavázat ke svým cílům a klíčovým výsledkům
Šablona rámce OKR od ClickUp vám pomůže snadno zvládnout celý proces. Použijte tuto vysoce přizpůsobitelnou šablonu k vyjasnění cílů vašeho týmu, určení klíčových oblastí výsledků, stanovení cílů a jejich dosažení.
Pokud tato šablona nevyhovuje vašim potřebám, podívejte se na další šablony OKR od ClickUp.
Přesuňte své cíle z „úkolů k provedení“ do „splněných úkolů“ pomocí ClickUp.
Přechod od MBO k OKR odráží rostoucí potřebu agility, transparentnosti a ambicí v dnešním podnikání. OKR se lépe hodí pro rychle se rozvíjející technické týmy, zatímco MBO může být vhodnější pro prodejní týmy, které potřebují jasnost a neochvějné odhodlání.
V zásadě platí, že pokud se zaměřujete na dlouhodobé plánování s jasnou cestou k realizaci, je pro vás vhodnější MBO. Naopak, pokud se potřebujete rychle přizpůsobovat změnám a podporovat ambiciózní mezifunkční spolupráci, jsou efektivnější OKR.
Bez ohledu na to, kterou metodiku si vyberete, potřebujete komplexní nástroj pro řízení projektů, který funguje jako software OKR a pomáhá vám plánovat, spravovat a dosahovat vašich cílů. ClickUp přesně to umí. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!