Jako projektový manažer víte, že efektivní přidělování zdrojů může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu vašeho projektu. Struktura rozdělení zdrojů (RBS) je výkonný nástroj, který poskytuje jasný hierarchický přehled všech zdrojů potřebných pro úspěch vašeho projektu.
V tomto příspěvku vám představíme 10 bezplatných šablon RBS, které můžete okamžitě začít používat k:
- Uspořádejte zdroje svého projektu podle typu (např. pracovní síla, vybavení, materiály).
- Identifikujte mezery a překrývání zdrojů
- Odhadujte náklady přesněji
- Zlepšete komunikaci se zainteresovanými stranami
Ať už řídíte malý tým nebo komplexní podnikový projekt, tyto šablony vám pomohou:
- Zobrazte si své potřeby zdrojů na první pohled.
- Čiňte informovaná rozhodnutí o alokaci zdrojů.
- Sledujte využití zdrojů v průběhu celého životního cyklu projektu.
Podívejme se, jak mohou tyto šablony RBS změnit váš přístup k řízení projektů. Nejprve ale stručně vysvětlíme, co je RBS a proč je tak důležitá pro úspěch projektu.
Co jsou šablony struktury rozdělení zdrojů?
Struktura rozdělení zdrojů (RBS) je nástroj pro správu zdrojů, který pomáhá analyzovat, kategorizovat a vizualizovat všechny zdroje potřebné pro projekt.
Správná struktura rozdělení zdrojů nabízí jasný a přehledný pohled na lidské a nelidské zdroje potřebné k dosažení vynikajících výsledků projektu.
Zjednodušeně řečeno, šablona RBS je hierarchický graf nebo stromový diagram, který rozděluje potřeby projektu na menší, lépe zvládnutelné komponenty, včetně:
- Lidské zdroje: Patří sem potřebné zdroje, jako jsou manažeři, členové týmu a dodavatelé, s podrobným popisem jejich rolí, odpovědností a odborných znalostí.
- Materiální zdroje: Skládají se z fyzických položek, jako jsou stavební materiály, vybavení a zásoby.
- Finanční zdroje: Zaměřuje se na přidělování finančních prostředků na projekty a zajišťuje efektivní využití finančních zdrojů.
- Informační zdroje: Zahrnují digitální zdroje, jako jsou informační systémy, nástroje, databáze a výzkum potřebný pro rozhodování.
- Časové zdroje: Nezbytné pro úspěch, zahrnující řízení času, plánování a časové harmonogramy pro splnění milníků.
Šablona RBS nabízí projektovým manažerům společný rámec pro plánování kapacity a alokaci zdrojů, který pomáhá předcházet budoucím omezením zdrojů.
Ať už řídíte stavební projekt, vývoj softwaru nebo marketingovou kampaň, strukturu rozdělení zdrojů lze přizpůsobit specifikům vašeho projektu.
Co dělá šablonu struktury rozdělení zdrojů dobrou?
Dobrá šablona struktury rozdělení zdrojů (RBS) pomáhá zefektivnit řízení projektů, poskytuje přehlednost pro zúčastněné strany projektu a zajišťuje zdroje nezbytné pro včasné dokončení a dodání projektů.
Zde jsou klíčové prvky, díky nimž je šablona RBS efektivní:
- Přehlednost a jednoduchost: Šablona by měla být snadno srozumitelná a použitelná, s přehledným rozvržením, které jasně zobrazuje všechny zdroje.
- Komplexní kategorizace: Měla by pokrývat všechny typy zdrojů, včetně lidských, materiálních, finančních, informačních a časových zdrojů. Každá kategorie by měla být jasně definována a rozdělena na konkrétní složky.
- Hierarchická struktura: Efektivní šablona RBS prezentuje zdroje v hierarchickém formátu, takže je snadné vidět, jak každý zdroj souvisí s celkovým projektem. To pomáhá identifikovat závislosti a potenciální úzká místa.
- Flexibilita: Šablona by měla být přizpůsobitelná různým projektům a odvětvím a měla by umožňovat přizpůsobení konkrétním požadavkům projektu.
- Přiřazení odpovědnosti: Mělo by zahrnovat sekce pro přiřazení rolí ke skupinovým zdrojům a odpovědnostem, aby každý věděl, kdo je za co zodpovědný.
- Podrobné popisy: Každý zdroj by měl mít podrobný popis, včetně množství, nákladů a případných zvláštních požadavků.
- Vizuální přitažlivost: Vizuálně přitažlivá šablona s barevným kódováním nebo jinými vizuálními pomůckami může usnadnit čtení a porozumění.
- Snadná aktualizace: Šablona by měla být snadno aktualizovatelná v průběhu projektu, aby umožňovala dynamické změny v přidělování zdrojů.
10 bezplatných šablon struktury rozdělení zdrojů
Jednoduché vyhledávání na Googlu vám nabídne spoustu šablon struktury rozdělení zdrojů. Ne všechny šablony struktury jsou však stejné.
Udělali jsme za vás veškerou přípravnou práci. Zde jsou nejlepší šablony struktury rozdělení zdrojů, které zjednoduší řízení projektů:
1. Šablona ClickUp pro správu zdrojů a lidí
Efektivní správa zdrojů je pro každou firmu nebo organizaci zásadní. Šablona ClickUp Resource Management People Template je navržena tak, aby pomohla personálnímu oddělení zajistit, že všichni budou při řízení personálu a přidělování zdrojů postupovat jednotně.
Zde je návod, jak můžete tuto šablonu co nejlépe využít díky jejím různým vestavěným zobrazením:
- Zobrazení časové osy: Naplánujte harmonogramy dokončení úkolů
- Zobrazení stavu revize: Sledujte, kdo a kdy musí revidovat úkoly.
- Náhled průvodce pro začátečníky: Poskytněte novým členům přehled o týmu a jejich rolích.
- Zobrazení pracovní zátěže týmu: Sledujte pracovní zátěž každého člena týmu, abyste předešli přepracování.
- Zobrazení zdrojů: Ukládejte a organizujte zdroje potřebné pro úkoly.
- Stav úkolů: Rozdělte úkoly do kategorií Dokončeno, Probíhá, Zkontrolováno a K zkontrolování, abyste mohli sledovat jejich postup.
- Aktualizace stavu: Informujte členy týmu o postupu prací aktualizováním stavu úkolů.
- Sledování a analýza úkolů: Zajistěte maximální produktivitu pravidelným sledováním a analýzou úkolů.
Tato šablona je komplexním nástrojem, který usnadňuje správu zdrojů a zvyšuje efektivitu týmu.
2. Šablona pro přidělování zdrojů ClickUp
Bez správné šablony pro alokaci zdrojů hrozí projektům neefektivita a zpoždění. Právě zde přichází na řadu šablona pro alokaci zdrojů ClickUp!
Tato šablona vám pomůže dosáhnout úspěchu projektu tím, že zajistí, aby byly projektu přiděleny správné zdroje, čas a rozpočet.
Zde jsou některé z klíčových funkcí této šablony:
- Vlastní stavy: Vytvářejte úkoly s vlastními stavy (např. Kontrola klienta, Dokončeno, Probíhá) a efektivně sledujte průběh přidělování zdrojů.
- Vlastní pole: Kategorizujte a přidávejte atributy (např. celkový rozpočet, poznámky k zdrojům, klient, fáze projektu) pro efektivní správu zdrojů.
- Vlastní zobrazení: Přístup k různým zobrazením (např. pracovní vytížení týmu, průvodce pro začátečníky, podle projektů) přizpůsobeným vašim potřebám pro snadné vyhledávání informací.
- Řízení projektů: Využijte funkce jako reakce na komentáře, značkování, vnořené podúkoly a e-maily k vylepšení sledování přidělování zdrojů.
Efektivní šablona pro alokaci zdrojů vám pomůže zajistit vysokou kvalitu projektové práce díky správnému přidělení zdrojů.
Můžete také využít software pro správu zdrojů ClickUp k vytvoření struktury rozdělení zdrojů (RBS) pro vaše projekty.
Jak vám to může pomoci:
- Identifikujte zdroje potřebné pro každý dílčí úkol (např. vývojáři, designéři, testeři).
- Přiřaďte členům týmu konkrétní úkoly, abyste zajistili odpovědnost a sledovali pokrok.
- Definujte termíny pro každý úkol, aby projekt probíhal podle plánu. ClickUp vám umožňuje nastavit termíny úkolů a efektivně spravovat časové plány.
- Pomocí zobrazení pracovní zátěže můžete efektivně přidělovat zdroje. Sledujte kapacitu týmu a vyvažujte pracovní zátěž mezi projekty.
Přečtěte si také: Naučte se, jak zacházet s různými typy zdrojů pro řízení projektů .
3. Šablona pro plánování zdrojů ClickUp
Plánování zdrojů je jedním z prvních kroků řízení projektů, protože zajišťuje, že všechny potřebné zdroje jsou identifikovány, přiděleny a naplánovány před zahájením projektu.
Šablona pro plánování zdrojů ClickUp vám pomůže zaujmout proaktivní přístup a předcházet nedostatku zdrojů, vyhnout se konfliktům a optimalizovat využití zdrojů. Díky jasnému plánu zdrojů mohou týmy stanovit realistické časové harmonogramy, efektivně spravovat rozpočty a zlepšit celkovou koordinaci a úspěšnost projektů.
Tato šablona obsahuje řadu výkonných funkcí, které vám mohou pomoci:
- Zabraňte nadměrnému přidělování zdrojů: Zajistěte efektivní využití zdrojů a zabraňte jejich nadměrnému přidělování a vyčerpání.
- Maximalizujte výstupy projektu: Zvyšte počet projektů dokončených v daném časovém rámci optimalizací využití zdrojů.
- Identifikujte a řešte konflikty: Včas odhalte potenciální konflikty zdrojů a vypracujte účinné strategie k jejich řešení.
- Sladění s obchodními cíli: Zlepšete sladění organizace s obchodními cíli a záměry prostřednictvím efektivního plánování pracovní zátěže.
4. Šablona matice zdrojů projektu ClickUp
Efektivní plánování zdrojů je pro projekty zásadní, protože určuje celkové očekávané náklady na zdroje.
Matice zdrojů projektu vám pomůže snadno vizualizovat a spravovat zdroje potřebné pro každý projekt, což zajistí lepší organizaci a optimální výsledky.
Šablona matice zdrojů projektu ClickUp vám umožňuje:
- Vizualizujte požadavky na zdroje: Zobrazte potřeby zdrojů napříč více projekty.
- Řízení pracovní zátěže a kapacity: Dohlížejte na pracovní zátěž a kapacitu celého týmu.
- Optimalizujte spolupráci týmu: Zajistěte, aby všichni byli sladěni a efektivně spolupracovali.
Nabízí také několik dalších výhod:
- Komplexní přehled zdrojů: Nabízí podrobný přehled všech zdrojů dostupných pro projekt.
- Efektivní využití zdrojů: Sleduje dostupnost a využití, aby bylo zajištěno efektivní využití zdrojů.
- Přesný časový plán projektu: Pomáhá udržovat přesný časový plán pro dokončení projektu.
- Lepší komunikace se zainteresovanými stranami: Usnadňuje a zjednodušuje komunikaci se zainteresovanými stranami.
5. Šablona ClickUp pro pracovní vytížení zaměstnanců
Rozhodujete se, zda přijmout další práci nebo nové projekty? Už nemusíte hledat dál! Šablona ClickUp Employee Workload Template vám umožní efektivně spravovat pracovní zátěž vašeho týmu pomocí týdenního přidělování kapacit.
Takto můžete tuto šablonu použít:
- Krok 1: Začněte analýzou úkolů a rolí každého člena týmu. Rozdělte jejich povinnosti do obecných kategorií (například řízení projektů, komunikace s klienty a výzkum). Pomocí tabulkového zobrazení ClickUp vytvořte seznam úkolů a přiřaďte jim procentuální váhu.
- Krok 2: Jakmile identifikujete konkrétní úkoly a role, odhadněte, jak dlouho bude každý úkol trvat. Odhad můžete provést v hodinách nebo dnech. Tyto odhady vizualizujte pomocí Ganttových diagramů ClickUp.
- Krok 3: Jasně definujte očekávání ohledně dokončení úkolů. Stanovte termíny a důsledky jejich nesplnění. Zajistěte, aby všichni členové týmu byli s těmito očekáváními seznámeni. Pomocí funkce Milestones v ClickUp nastavte termíny a vytvořte časový plán pro dokončení úkolů.
- Krok 4: Na základě nastíněných úkolů, rolí a očekávání přiřaďte konkrétní úkoly členům týmu. Buďte transparentní ohledně toho, kdo je zodpovědný za každý úkol, a stanovte realistické časové harmonogramy. Spravujte přiřazení úkolů pomocí zobrazení tabule ClickUp.
- Krok 5: Pravidelně sledujte pokrok, abyste zajistili včasné dokončení úkolů. Nastavte kontroly, připomenutí a automatické aktualizace. Vytvořte opakující se úkoly v ClickUp, abyste měli přehled o pokroku, a využijte automatizace ClickUp pro včasná připomenutí.
6. Šablona tabule pro zpětné plánování ClickUp
Zpětné plánování je technika řízení projektů, při které se časový harmonogram projektu plánuje opačně, tedy od konečného cíle zpět k současnosti. Tato metoda zajišťuje, že všechny nezbytné úkoly a zdroje jsou identifikovány a efektivně přiděleny tak, aby byl splněn konečný termín.
Šablona ClickUp Backward Planning Whiteboard je utilitární šablona pro zpětné plánování zdrojů, která pomáhá určit klíčové milníky, spravovat závislosti a zajistit, aby byly cíle projektu splněny včas, čímž se snižuje riziko problémů na poslední chvíli.
Tato šablona vám pomůže:
- Naplánujte kroky: Objevte a nastíňte konkrétní kroky k dosažení cílů projektu.
- Sledujte pokrok týmu: Používejte vizuální nástroje k monitorování pokroku a zajištění toho, že úkoly projektu jsou na dobré cestě.
- Správa úkolů: Rozdělte složité úkoly na menší a lépe zvládnutelné milníky.
- Posuďte každý krok: Získejte jasnou představu o tom, jak každý krok přispívá k celkovému úspěchu projektu.
Od brainstormingu nápadů až po stanovení cílů projektu vám tato šablona umožní mít pod kontrolou všechny klíčové prvky pro úspěšné dokončení projektu.
7. Šablona rozdělení práce ClickUp
Šablona ClickUp Work Breakdown Template vám umožňuje organizovat složité projekty do zvládnutelných úkolů. Podrobně popisuje každý krok, aby zajistila přehlednost, zlepšila koordinaci týmu a zabránila přehlédnutí úkolů.
Šablona rozdělení práce vám umožňuje:
- Získejte kompletní přehled o základních prvcích projektu, jako jsou výstupy, úkoly a časové harmonogramy, a zefektivněte tak proces plánování projektu.
- Porozumějte předem silným stránkám a potenciálním překážkám a vytvořte strategii, abyste byli připraveni na nepředvídané situace.
- Vytvářejte úkoly s vlastními stavy (např. „K provedení“, „Probíhá“, „Dokončeno“) a efektivně sledujte postup projektu.
- Kategorizujte úkoly a přidejte relevantní atributy (například prioritu, termín splnění nebo přiřazení týmu), abyste mohli projekty efektivně řídit. Začněte používáním zobrazení Whiteboard v ClickUp. Přizpůsobte si jej tak, aby vyhovoval vašemu konkrétnímu pracovnímu postupu, a podle potřeby přidejte další zobrazení.
- Využijte funkce sledování času, značky, varování o závislostech a e-mailová oznámení. Informujte všechny zúčastněné a zlepšete celkové řízení projektů.
- Přesně odhadněte náklady projektu a alokaci zdrojů, abyste maximalizovali efektivitu.
8. Šablona pro plánování ClickUp Pi
S touto šablonou Pi Planning můžete vést svůj tým ke společnému cíli a vybrat příběhy, na které se během konkrétního sprintu zaměříte. Tato šablona poskytuje jasný přehled o backlogu vašeho týmu, včetně pracovní zátěže, kapacity a potenciálních rizik pro optimalizaci plánování sprintu.
Šablona ClickUp Pi Planning je interaktivní nástroj navržený tak, aby pomáhal týmům:
- Rozčleňte úkoly: Zjednodušte složité úkoly na menší, lépe zvládnutelné části.
- Organizujte pro přehlednost: Uspořádejte úkoly do příslušných sprintů podle priority pro lepší pochopení a zaměření.
- Přidělte zdroje: Efektivně plánujte a přidělte zdroje pro úspěšnou realizaci projektu.
Tato šablona pro bílou tabuli nabízí také následující funkce:
- Přizpůsobené sledování úkolů: Vytvářejte vlastní stavy, abyste mohli přesně sledovat průběh sprintů a projektů.
- Flexibilní organizace: Pomocí vlastních polí můžete kategorizovat a přidávat podrobnosti pro efektivní plánování a vizualizaci projektů.
- Všestranné pohledy: Vytvořte si ideální pracovní postup ClickUp tím, že začnete s touto šablonou a přizpůsobíte ji pomocí zobrazení Seznam, Gantt, Pracovní vytížení a Kalendář.
- Komplexní řízení projektů: Vylepšete plánování projektů pomocí značek, upozornění na závislosti, e-mailových oznámení a dalších nezbytných nástrojů.
9. Šablona pro plánování zdrojů v Excelu od Tactical Project Manager
Využijte šablonu pro plánování zdrojů v Excelu od Tactical Project Manager a zajistěte úspěch projektu díky optimálnímu využití zdrojů.
Tato šablona struktury rozdělení zdrojů vám umožní spravovat pracovní zátěž a přiřadit správný úkol správným lidem ve správný čas.
Zde jsou některé z nejpopulárnějších funkcí této šablony:
- Automaticky vygenerujte plně stylizovaný plánovací list pro požadované časové období. Zobrazuje členy týmu a přidělené úkoly v intuitivním rozložení.
- Udržujte svůj seznam projektů a přiřazujte zaměstnance ke konkrétním projektům. Nástroj generuje plánovací list na základě vašich zadání.
- Snadno sledujte fakturovatelné hodiny. Sledujte fakturovatelné hodiny pro přehledné reportování klientům.
- Sledujte týdenní rozdělení zdrojů pro informované přidělování projektů.
- Účty za dovolené a absence; sledujte pomocí projektu „Dovolená/Volné dny“
Pomocí této šablony pro plánování zdrojů získáte ucelený přehled o pracovní zátěži svého týmu a můžete navrhnout strategii, jak dosáhnout optimální efektivity každého člena týmu a zajistit tak vynikající výsledky projektu.
10. Šablona pro plánování zdrojů v Google Sheets od Google Workspace Marketplace
Šablona pro plánování zdrojů Google Sheets od Google Workspace Marketplace je užitečná šablona pro řízení projektů, která je oblíbená mezi obchodními analytiky a vedoucími projektů.
Od kontroly rozpočtu po sledování úkolů, od harmonogramu projektu po kategorii zdrojů – tato šablona má mnoho funkcí, které vám pomohou mít přehled o klíčových metrikách řízení projektů.
Zde jsou některé z nejvýkonnějších funkcí této šablony, které jsou k dispozici v bezplatné verzi:
- Struktura rozdělení práce: Lepší plánování, přidělování a provádění úkolů díky kompletnímu přehledu úkolů a podúkolů.
- Sledujte pokrok: Využijte Ganttovy diagramy, barevná upozornění a funkce sledování pokroku, abyste měli přehled o stavu úkolů.
- Správa času: Pomocí časových os můžete zobrazit a upravit data zahájení a ukončení a přidat milníky, abyste důležité fáze projektu dokončili včas.
Tato šablona struktury řízení projektů vám umožní spravovat rozsah projektu a vyvíjet důležité strategie k zajištění žádoucích výsledků projektu.
Vyberte si správnou šablonu struktury rozdělení zdrojů
Správa projektových zdrojů může být často náročná, ale správné nástroje mohou znamenat velký rozdíl. 10 bezplatných šablon struktury rozdělení zdrojů, které jsme dnes představili, je navrženo tak, aby objasnilo a zefektivnilo pracovní postupy, vylepšilo struktury rozdělení práce a zajistilo efektivní přidělování zdrojů.
Od univerzálního sledování zdrojů, nástrojů pro řízení projektů a šablon pro plánování projektů od ClickUp až po praktická řešení z Excelu a Google Sheets – tyto nástroje vám pomohou získat komplexní přehled o potřebách a pokroku vašeho projektu.
ClickUp však nenabízí pouze jednu z největších sbírek šablon pro plánování zdrojů. Obsahuje také řadu funkcí pro řízení projektů, jako jsou ClickUp Docs, ClickUp Whiteboards a ClickUp Resource Management Software.
Využitím těchto funkcí můžete zlepšit komunikaci ve svém týmu, vyhnout se omezením zdrojů a udržet své projekty na správné cestě k úspěšnému dokončení.