Představte si, že pracujete na e-mailové kampani a nástroj vyhodí chybu. Plánujete kontaktovat chatovou podporu nebo jim poslat e-mail, ale to může chvíli trvat. Místo čekání hledáte online nápovědu a videa – například znalostní databázi pro daný nástroj.
Nyní otočte scénář. Jako poskytovatel nástrojů SaaS se snažíte poskytnout týmům podpory různé možnosti, které jim pomohou lépe vykonávat jejich práci. To zahrnuje také samoobslužné úložiště produktové dokumentace, kde zákazníci mohou najít odpovědi kdykoli a jakkoli chtějí. A funguje to.
Samoobslužné nástroje, jako jsou návodná videa, dokumenty pro zaškolení, vzdělávací centra a příklady použití, zvyšují spokojenost zákazníků, snižují jejich odchod a uvolňují pracovníky podpory pro jiné úkoly. Výhody se vztahují i na interní týmy, které pro správné fungování využívají centralizovanou znalostní bázi.
My v ClickUp chápeme výzvu, kterou představuje vytváření a organizování znalostního centra, proto jsme s mým týmem prozkoumali nejlepší software pro znalostní báze SaaS a vybrali jsme deset, které splňují všechna kritéria.
Nejprve si ale řekněme, na co byste se měli zaměřit při výběru softwaru pro znalostní báze SaaS.
Co byste měli hledat v softwaru pro znalostní báze SaaS?
Váš software pro znalostní bázi SaaS by měl mít některé, pokud ne všechny, z těchto funkcí:
- Samoobslužná dostupnost: Zajistěte, aby znalostní báze byla k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, bez nutnosti podávat žádosti o podporu, což uživatelům umožní najít odpovědi samostatně.
- Robustní vyhledávací funkce: Hledejte výkonné vyhledávací funkce, které umožňují vyhledávání v dokumentech, takže uživatelé mohou rychle najít relevantní informace.
- Správa verzí: Ujistěte se, že platforma umožňuje sledovat změny a udržovat různé verze článků, aby byly informace vždy aktuální.
- Redakční workflow: Hledejte funkce, které podporují spolupráci mezi členy týmu, jako jsou komentáře, oprávnění rolí a procesy schvalování obsahu.
- Analytika a reportování: Software pro správu znalostí by měl nabízet přehled o zapojení uživatelů, oblíbených článcích a vyhledávacích dotazech, aby pomohl vylepšovat znalostní bázi v průběhu času.
- Rozmanitost obsahu: Měl by podporovat různé typy obsahu, včetně často kladených otázek, návodů, průvodců řešením problémů a videoukázek.
- Přizpůsobitelné šablony: Zkontrolujte, zda software poskytuje předem navržené šablony, které lze přizpůsobit vašim potřebám v oblasti brandingu a obsahu.
- Integrační možnosti: Zajistěte kompatibilitu s dalšími nástroji a platformami, které používáte, jako jsou systémy zákaznické podpory, software CRM a komunikační nástroje.
- Bezpečnostní funkce: Hledejte robustní bezpečnostní opatření, která chrání citlivé informace a zajišťují soulad s předpisy na ochranu osobních údajů.
- Uživatelsky přívětivá navigace: Software by měl mít jasnou a intuitivní strukturu s dobře definovanými kategoriemi a podkategoriemi pro snadné procházení.
- Mobilní responzivita: Znalostní báze by měla být přístupná a funkční na mobilních zařízeních, aby vyhovovala uživatelům na cestách.
Přečtěte si také: Testovali jsme 10 nejlepších softwarů pro znalostní báze v roce 2024
10 nejlepších softwarů pro znalostní báze SaaS, které můžete použít
Na základě rozsáhlého testování a výzkumu vám představujeme 10 softwarů pro znalostní báze SaaS, ze kterých si můžete v roce 2024 vybrat:
1. ClickUp – nejlepší pro správu znalostí založenou na umělé inteligenci
ClickUp je můj oblíbený nástroj, protože splňuje všechny požadavky. Vše, co souvisí s tvorbou obsahu, začíná v ClickUp Docs , který můžete přepnutím tlačítka wiki proměnit v znalostní databázi.
Jakmile je dokument označen jako wiki, stane se viditelnějším ve vašich obsahových panelech a váš tým může spolupracovat na úpravách a revizi obsahu. Pokud pracujete s více klienty a dodavateli, můžete vše spravovat na jedné platformě importováním dat do ClickUp.
Jakmile to uděláte, můžete požádat ClickUp Brain , aby vám navrhl nové úkoly, se kterými můžete začít.
Takto vám může pomoci ClickUp Brain:
- Pomocí AI Writer od ClickUp Brain můžete rychle generovat první návrhy článků pro znalostní bázi na základě podnětů a osnov.
- Čerpejte informace z úkolů ClickUp, dokumentů, relevantních článků a odborných znalostí týmu, abyste zajistili přesný a aktuální obsah.
- Využijte výhody přizpůsobené podpory prostřednictvím AI Knowledge Manageru ClickUp Brain, který nabízí návrhy a vylepšení pro tvorbu obsahu.
- Automatizujte úkoly projektového řízení související se znalostní bází, jako je odesílání aktualizací, přiřazování úkolů a sledování pokroku pomocí AI Project Manager od ClickUp Brain.
- Analyzujte interakce a zpětnou vazbu uživatelů, abyste identifikovali oblasti pro nové články, zdůraznili populární obsah a označili složité témata pro uživatele.
Čas můžete ušetřit také pomocí šablony znalostní báze ClickUp . Jedná se o jednoduchý, připravený k použití dokument, který dobře napodobuje zákaznickou zkušenost s centrem nápovědy.
Zde jsou některé z klíčových funkcí, které tato šablona nabízí:
- Články znalostní báze: V této sekci můžete vytvářet a organizovat články své znalostní báze.
- Kategorie: Šablona obsahuje sekce jako „Začlenění“, „Návody“, „Případy použití“, „Šablony“ a „Komunita“, které vám pomohou efektivně organizovat váš obsah.
- Podkategorie: V rámci každé kategorie můžete vytvořit podkategorie, jako například „Pro začátečníky“, „Pro administrátory“ a „Projektový management“, abyste mohli svůj obsah dále organizovat.
- Sekce FAQ: Speciální sekce pro často kladené otázky, která poskytuje rychlé odpovědi na běžné dotazy.
- Kontaktní formulář: Formulář, do kterého mohou uživatelé zadávat své dotazy nebo požadavky, pokud nemohou najít potřebné informace.
Nejlepší funkce ClickUp
- Složky a podsložky: Uspořádejte články znalostní báze do složek v hierarchické struktuře pro snadnou navigaci.
- Tagy: Použijte tagy úkolů ClickUp k článkům pro rychlé filtrování a vyhledávání.
- Vyhledávání: Efektivně vyhledávejte informace ve své znalostní bázi pomocí výkonných vyhledávacích funkcí s ClickUp Universal Search.
- Historie verzí: Sledujte historii dokumentů, abyste viděli provedené změny, a v případě potřeby se vraťte k předchozím verzím.
- Integrace: Propojte se s dalšími nástroji, jako je Google Drive, Dropbox nebo Slack, a centralizujte informace pomocí ClickUp Integrations.
- Whiteboards: Vizualizujte složité informace, brainstormujte nápady a spolupracujte na obsahu znalostní báze v ClickUp Whiteboards.
Omezení ClickUp
- Noví uživatelé mohou kvůli rozsáhlým funkcím ClickUp čelit určité náročnosti při osvojování si programu.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp Brain: Přidejte k jakémukoli placenému tarifu za 7 $ za člena za pracovní prostor za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9 500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 000 recenzí)
Přečtěte si také: Šablony znalostní báze zdarma
2. Document360 – nejlepší pro zjednodušené znalostní báze
Document360 je software založený na znalostech se stabilním a přehledným uživatelským rozhraním. Jelikož se primárně zaměřuje na znalostní bázi a správu dokumentů, je snadné vytvářet soukromé i veřejné knihovny.
Obsah můžete organizovat až do šesti úrovní podkategorií, takže pokud pracujete s velkými datovými soubory, Document360 oceníte.
Nejlepší funkce Document360
- Upravujte a vkládejte obsah pomocí editoru WYSIWYG s ohledem na uživatelský komfort.
- Použijte vrácení zpět, abyste zabránili náhodnému přepsání a udrželi aktuální verze.
- Ukládejte obsahová aktiva na disk a rychle je vkládejte do svých dokumentů.
- Omezte interní znalostní báze na konkrétní rozsahy IP adres, abyste předešli bezpečnostním incidentům.
Omezení Document360
- Spolupráce s třetími stranami na platformě vyžaduje zlepšení.
- Důležité funkce jsou skryté za doplňky, které zvyšují celkové náklady.
Ceny Document360
- Navždy zdarma
- Standard: 199 $/měsíc za 3 uživatele
- Profesionální: 299 $/měsíc za 5 uživatelů (fakturováno ročně)
- Podnikání: 399 $/měsíc za 5 uživatelů (fakturováno ročně)
- Enterprise: 599 $/měsíc za 10 uživatelů (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze Document360
- G2: 4,7/5 (více než 400 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 200 recenzí)
Přečtěte si také: 13 nejlepších nástrojů AI pro psaní obsahu
3. Helpjuice – nejlepší pro vyhledávání obsahu pomocí umělé inteligence
Helpjuice je další snadno použitelný software pro znalostní báze, který konkuruje Document360 z hlediska funkcí. Jeho výkonný, ale jednoduchý textový editor vám umožňuje formátovat, upravovat a aktualizovat váš obsah. Ale nejlepší částí Helpjuice je jeho vyhledávací funkce.
Funkce vyhledávání Helpjuice vám pomůže prohledat všechny dokumenty a najít relevantní podrobnosti. Je to jako vyhledávání v Google, ale ve vašem systému správy dokumentů. Dokáže dokonce načíst data z PDF souborů a obrázků.
Nejlepší funkce Helpjuice
- Použijte rozhraní drag-and-drop pro intuitivní tvorbu obsahu.
- Změřte dopad svého nástroje znalostní báze na žádosti o podporu
- Pracujte s více verzemi stejného článku a přepínejte mezi nimi z bočního panelu.
- Zlepšete procesy zákaznické spokojenosti integrací s CRM a komunikačními nástroji, jako jsou Slack a Salesforce, pro omnichannelovou podporu.
Omezení Helpjuice
- Editor může mít potíže s odezvou při práci s těžkými dokumenty a vrstvenými úpravami.
- Funkce importu vyžaduje vylepšení.
Ceny Helpjuice
- Starter: 120 $/měsíc pro až 4 uživatele
- Run-up: 200 $/měsíc pro až 16 uživatelů
- Premium Limited: 289 $/měsíc pro až 60 uživatelů
- Neomezený: 659 $/měsíc pro neomezený počet uživatelů
Hodnocení a recenze Helpjuice
- G2: 4,6/5 (více než 50 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (90+ recenzí)
Přečtěte si také: Jak používat AI pro dokumentaci
4. Hiver – nejlepší pro integraci s Gmailem
Hiver je řešení helpdesku založené na Gmailu, které bylo navrženo tak, aby zefektivnilo správu e-mailů a zlepšilo spolupráci týmu bez složitosti tradičních systémů pro správu ticketů.
Hiver vám umožňuje proměnit e-maily v akční úkoly, přiřadit jim vlastníka a zajistit rychlé řešení. Tato funkce zabraňuje zmeškání dotazů zákazníků a zkracuje dobu odezvy. Integruje se s různými populárními nástroji, jako jsou Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana a další, což vám umožňuje spravovat více kanálů zákaznické podpory z vaší schránky Gmail.
Nejlepší funkce Hiver
- Měřte a sledujte metriky výkonu týmu, jako jsou doby odezvy a spokojenost zákazníků.
- Ovládejte editory, prohlížeče a aktivity, vše na jednom panelu.
- Sledujte e-maily v reálném čase, abyste věděli, kdy jsou otevřeny a přečteny.
Omezení Hiver
- Znalostní centrum je doplňkem základních funkcí a nemusí fungovat samostatně.
Ceny Hiver
- Lite: 24 $/uživatel za měsíc
- Pro: 59 $/uživatel za měsíc
- Elite: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Hiver
- G2: 4,6/5 (více než 1 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 100 recenzí)
Přečtěte si také: Jak optimalizovat správu operací SaaS vašeho týmu
5. Notion – nejlepší pro správu wiki
Notion je všestranný nástroj pro zvýšení produktivity, který kombinuje funkce pro pořizování poznámek, správu úkolů, wiki a databázi do jedné platformy. Je vysoce přizpůsobitelný a lze jej použít pro různé účely.
Notion umožňuje týmům spolupracovat ve sdílených pracovních prostorech, což umožňuje efektivní spolupráci na projektech a úkolech. Nabízí hierarchickou strukturu se složkami a podstránkami, které pomáhají organizovat obsah a usnadňují přístup k informacím.
S Notion AI může váš tým zákaznické podpory rychle najít odpovědi ve vaší samoobslužné databázi, což urychluje podporu a pomáhá zlepšit zákaznickou zkušenost.
Nejlepší funkce Notion
- Kombinujte různé typy obsahu (text, obrázky, kód, vložená data atd.) na jedné stránce pro bohaté formátování.
- Přetáhněte propojené stránky pod záhlaví a vytvořte znalostní bázi během několika sekund.
- Použijte předem připravené šablony Notion, které vyhovují vašim případům použití.
- Rychlý přístup k odpovědím na časté dotazy zákazníků s Notion AI
Omezení Notion
- Notion může být pro začátečníky příliš složitý.
- Zpracování rozsáhlých databází trvá nějakou dobu.
Ceny Notion
- Navždy zdarma
- Plus: 12 $/místo za měsíc
- Podnikání: 18 $/místo za měsíc
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Notion
- G2: 4,7/5 (více než 5 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
6. Papyrs – nejlepší pro interní znalostní bázi
Na rozdíl od Notion, který nabízí širokou škálu funkcí, se Papyrs zaměřuje výhradně na vylepšení intranetu vaší společnosti. To zahrnuje soukromou znalostní databázi, wiki a diskuze.
Papyrs je moderní nástroj pro správu znalostí s jednoduchým uživatelským rozhraním a flexibilními intranetovými funkcemi. Nabízí úpravy pomocí drag-and-drop, které v kombinaci s režimem markdown usnadňují úpravy a kontrolu obsahu.
Nejlepší funkce Papyrs
- Obohaťte své dokumenty širokou škálou flexibilních widgetů.
- Sledujte interní diskuse a propojte je s aktualizacemi obsahu pro snadnou spolupráci.
- Integrujte jej s hlavními nástroji a škálovat správu dat ve svém pracovním prostoru.
Omezení Papyrs
- Při práci s vzdálenými týmy může občas docházet k poruchám uživatelského rozhraní.
- V porovnání s většími nástroji pro znalostní báze nevyniká cenou.
Ceny Papyrs
- Team Wiki: 99 $/měsíc pro 20 uživatelů
- Company Wiki: 386 $/měsíc pro 60 uživatelů
- Firemní intranet: 999 $/měsíc pro neomezený počet uživatelů
- Podnik: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Papyrs
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
Přečtěte si také: Všechny vaše informace na dosah ruky díky správě znalostí ClickUp
7. Freshdesk – nejlepší pro support tickety
Hlavní funkce Freshdesk se zaměřují na zákaznickou podporu a ticketing a využívají znalostní bázi, aby se informace snáze hledaly.
Články znalostní báze Freshdesk jsou uloženy ve složkách, které musíte přiřadit k určitým kategoriím, abyste je mohli organizovat. Výhodou Freshdesk je, že můžete přizpůsobit viditelnost složek na základě přístupového bodu (webové widgety, iOS, Android atd.). Můžete upravovat meta popisy externích složek, což pomáhá při optimalizaci pro vyhledávače.
Nejlepší funkce Freshdesk
- Přidejte vícejazyčné znalostní báze, abyste uspokojili globální uživatelskou základnu.
- Hromadný export článků o řešeních a jejich aktualizace pomocí API Freshdesk
- Komunikujte se zákazníky prostřednictvím různých kanálů, jako jsou e-mail, telefon, živý chat, sociální média a další, z jednotné platformy.
- Řešte běžné dotazy a automatizujte opakující se úkoly pomocí funkcí umělé inteligence.
Omezení Freshdesk
- Uživatelé zjistili, že analytika Freshdesk není dostatečně propracovaná, což brání uživatelům ve sledování zpětné vazby k řešením.
- Má tendenci zpomalovat při více požadavcích a rozsáhlých úpravách dokumentů.
Ceny Freshdesk
- Navždy zdarma
- Růst: 18 $/uživatel za měsíc
- Pro: 59 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: 95 $/uživatel za měsíc
Hodnocení a recenze Freshdesk
- G2: 4,4/5 (více než 3 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 3 000 recenzí)
8. Zendesk – nejlepší pro intuitivní doporučení
Zendesk Guide pomáhá vytvářet inteligentní znalostní báze jak pro zákazníky, tak pro pracovníky zákaznického servisu.
Nejužitečnější funkcí jsou doporučení založená na umělé inteligenci v rámci žádostí o podporu. Po analýze požadavků klienta nástroj navrhne relevantní články nebo dokumenty ze stávající znalostní báze.
Nejlepší funkce Zendesk
- Automatizujte rutinní úkoly, jako je směrování ticketů, e-mailová oznámení a návrhy odpovědí, abyste zvýšili efektivitu.
- Nabízejte podporu v reálném čase prostřednictvím živého chatu a komunikačních kanálů.
- Propojte jej s dalšími nástroji, jako jsou CRM, automatizace marketingu a platební brány.
- Lokalizujte obsah do více než 40 jazyků
Omezení Zendesk
- Systém prodeje vstupenek občas vykazuje poruchy.
Ceny Zendesk
- Suite Team: 55 $/agent za měsíc
- Suite Growth: 89 $/agent za měsíc
- Suite Professional: 115 $/agent za měsíc
- Suite Enterprise Plus: Ceny na míru
- Pokročilá umělá inteligence: K dispozici jako doplněk za 50 USD za agenta a měsíc.
Hodnocení a recenze Zendesk
- G2: 4,3/5 (více než 5 500 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 3 500 recenzí)
9. KnowledgeOwl – nejlepší pro vytváření cílených znalostních bází
Při testování KnowledgeOwl se mi obzvláště líbila jeho funkce Reader Group. Umožňuje vám zpřístupnit určité kategorie vaší znalostní báze pouze konkrétním skupinám uživatelů.
KnowledgeOwl se také pyšní snadno ovladatelným rozhraním , které zjednodušuje vytváření a správu obsahu znalostní báze. Noví uživatelé se mohou rychle přizpůsobit bez rozsáhlého školení.
Nejlepší funkce KnowledgeOwl
- Zjednodušte vyhledávání díky funkci vyhledávání ve stylu Google, která nevyžaduje žádnou konfiguraci.
- Přizpůsobte vzhled článků pomocí motivů, rozvržení a barevných schémat tak, aby odpovídaly vaší značce.
- Nastavte automatizaci „Potřeba revize“, abyste dostávali připomenutí k revizi starých článků po určitém intervalu.
Omezení KnowledgeOwl
- Proces nastavení čtenářských skupin je složitý a časově náročný.
Ceny KnowledgeOwl
- Standard: 100 $/měsíc na uživatele
- Business Extras: 275 $/měsíc
- Enterprise Extras: 1150 $/měsíc
Hodnocení a recenze KnowledgeOwl
- G2: 4,6/5 (více než 100 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 200 recenzí)
Přečtěte si také: Nejlepší strategie a software pro správu znalostí pro týmy
10. Obsidian – nejlepší pro vizualizaci vztahů mezi poznámkami/koncepty
Obsidians dokáže přeměnit nestrukturované myšlenky na strukturovanou znalostní bázi. Používá prosté textové soubory ve formátu markdown, což umožňuje snadné formátování a zajišťuje, že poznámky jsou přenositelné a přístupné na různých platformách.
Jednou z výrazných funkcí Obsidianu je možnost propojovat poznámky a vytvářet tak síť vzájemně propojených informací. To uživatelům umožňuje přecházet mezi souvisejícími poznámkami, což usnadňuje porozumění a zapamatování.
Nejlepší funkce Obsidianu
- Sledujte historii verzí dokumentů až po dobu jednoho roku.
- Konsolidujte výzkum, brainstormujte, kreslete diagramy, vytvářejte nápady a mnoho dalšího na Canvas, virtuálním prázdném prostoru.
- Mějte detailní kontrolu nad tím, které soubory se mají synchronizovat s kterými zařízeními.
- Spolupracujte s členy týmu na vytváření online wiki stránek.
Omezení Obsidianu
- Strmá křivka učení
- Omezené možnosti přizpůsobení rozvržení
Ceny Obsidian
- Osobní použití: zdarma
- Komerční použití: 50 $/uživatel za rok
Hodnocení a recenze Obsidian
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
Přečtěte si také: Obsidian vs. ClickUp
Vytvářejte a sdílejte pomocí správné platformy znalostní báze SaaS
Od začínajících startupů po společnosti z žebříčku Fortune 500 – všichni potřebují organizované, rychlé a přesné informace o procesech, řešení problémů a podpoře. Online znalostní báze nejen vnáší pořádek do chaosu informací, ale také slouží jako referenční bod pro společnost.
Po testování a recenzování různých softwarů pro znalostní báze SaaS mohu říci, že byste si měli vybrat nástroj, který je bezpečný, snadno použitelný a podporuje jak externí, tak interní znalostní báze. ClickUp vyniká tím, že pokrývá všechny funkce, které potřebujete k vytváření a šíření informací zainteresovaným stranám. Kromě toho nabízí správu úkolů založenou na umělé inteligenci, která vám pomůže celkově zlepšit efektivitu vašeho SaaS podnikání.