Zaměstnanci milují autonomii při výběru místa a času, kde budou pracovat. Hybridní model práce jim to umožňuje.
Podle průzkumu společnosti Gallup je 53 % pracovních míst v USA hybridních. Ačkoli je tento model chválen za zlepšení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, představuje pro vedoucí týmů některé jedinečné výzvy.
Například se můžete ptát, jak zajistit dokonalou koordinaci mezi zaměstnanci v kanceláři a na dálku, jak hodnotit jejich výkonnost nebo jak nastavit jasné komunikační kanály.
V tomto článku se budeme zabývat některými z hlavních výzev při vedení hybridních týmů a způsoby, jak je řešit. Podělíme se také o praktické tipy, jak udržet motivaci a spokojenost zaměstnanců v hybridním prostředí.
Hybridní model vedení
Hybridní vedení je schopnost efektivně řídit týmy a oddělení, které spolupracují v různých pracovních prostředích. Kombinuje dovednosti pro práci na dálku i osobní spolupráci. Strategie mezifunkčního vedení v hybridních pracovních modelech využívají flexibilní přístup, aby se předešlo nejednoznačnosti a nezájmu v takových pracovních prostředích.
Hybridní týmy existují již delší dobu, ale po pandemii došlo v této oblasti k výraznému rozmachu. To znamená, že mnoho vedoucích pracovníků nyní vede hybridní a vzdálené týmy bez předchozích zkušeností. Přirozeně tak mohou vzniknout určité problémy.
Podle společnosti McKinsey čelí hybridní vedoucí pracovníci „atmosféře nejistoty“, především proto, že mají „omezený přehled o pracovním vytížení a procesech“ svých zaměstnanců. To vyžaduje, aby vedoucí pracovníci vynaložili mimořádné úsilí, aby zaměstnancům zajistili:
- Jsou vyslyšeni
- Jsou součástí týmu
- Jejich výsledky jsou důležitější než osobní procesy, které si nastavili pro vykonávání práce.
To také vyžaduje, aby vedoucí pracovníci kladli větší důraz na:
- Kultura: Udržujte jasnou a transparentní kulturu, která je v souladu s obchodními cíli a podporuje viditelnost, podporu a empatii.
- Lidé: Inkluzivita a flexibilita jsou základními kameny hybridní práce. To vyžaduje, abyste se soustředili na jedinečné potřeby svých zaměstnanců a přijímali proaktivní opatření k řešení problémů. Je také důležité, aby se hybridní i kancelářští pracovníci cítili ve všech ohledech rovnocenní.
- Technologie: Správné nástroje mohou rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu. Vaši zaměstnanci potřebují komunikovat, spolupracovat, sdílet nápady a dát o sobě vědět. Investujte do softwaru, který usnadňuje efektivní a smysluplnou spolupráci.
- Procesy: Přehodnoťte své offline procesy a buďte otevření novým a inovativním nápadům. Udržujte procesy flexibilní a soustřeďte se na výsledky. V žádném případě nezanedbávejte transparentnost, odpovědnost a disciplínu.
- Kontinuální učení: Přijetí hybridních pracovních uspořádání znamená neustálé přizpůsobování se na základě toho, co funguje a co ne.
Výzvy hybridního vedení: 5C
Hybridní práce není řešení typu „plug-and-play“. Výzvy, kterým čelí jedna společnost, nemusí být stejné jako ty, kterým čelíte vy.
Ředitelka Lauder Institute Martine Haas navrhuje 5C jako skvělý způsob, jak posoudit, pochopit a překonat většinu výzev, které vám brání v budování prosperujícího hybridního pracoviště. Podívejme se, jaké jsou tyto 5C výzvy:
Komunikace
Problémy s komunikací mohou vzniknout v důsledku hierarchických struktur, rozdílných pracovních hodin, jazykových nebo kulturních rozdílů. Když se tyto problémy přenesou do hybridního pracovního prostředí, mají tendenci se znásobovat.
Podle průzkumu společnosti Gallup, do kterého se zapojilo více než 8 000 reprezentativních zaměstnanců, 23 % zaměstnanců označilo omezenou mezifunkční komunikaci za hlavní výzvu hybridní práce. Navíc 21 % zaměstnanců považuje za obtížnější koordinovat pracovní rozvrhy, úkoly a termíny.
Technologické výzvy v kombinaci s nedostatečnými zkušenostmi zaměstnanců s technologií pro komunikaci na dálku a s rozdílným pocitem pohodlí při komunikaci přes obrazovku a při osobním setkání mohou bránit vašemu pracovnímu toku, pokud se jim nevěnujete.
Koordinace
Hybridní pracovní prostředí představuje výrazně větší výzvu z hlediska koordinace než kancelářské prostředí. Riziko zde spočívá v tzv. „zlomových liniích“ – trhlinách, které se mohou rychle vytvořit mezi těmi, kteří pracují v kanceláři, a těmi, kteří pracují na dálku.
Uvažujte o tom takto: úsilí potřebné k zapojení vzdálených členů týmu znamená, že často přicházejí o krátké, spontánní rozhovory a drobná rozhodnutí, která činí kolegové v kanceláři. Postupem času se to stane zvykem a vzdálení pracovníci se najednou mohou ocitnout mimo dění, pokud jde o důležitější rozhovory a rozhodnutí.
Je to jako přijít o obvyklou ranní poradu před sdílením novinek o projektu.
Propojení
Při práci na dálku může být obtížné navázat kontakt s kolegy. Někteří zaměstnanci se při virtuálních schůzkách málokdy ozývají, zatímco noví zaměstnanci mohou mít potíže prolomit ledy.
Hybridní pracoviště také riskují vytvoření „VIP klubu“ těch, kteří se cítí být ústřední a oddaní vaší organizaci, a „skupiny outsiderů“, která se cítí odpojená od práce a společenského života.
Nedostatek spojení může vést k nižší produktivitě a zvýšené fluktuaci. To potvrzuje i skutečnost, že 24 % zaměstnanců označilo zhoršené pracovní vztahy s kolegy za hlavní výzvu hybridní práce.
Kreativita
Práce na dálku může ohrozit kreativitu na dvou úrovních – kolektivní kreativitu a individuální kreativitu. Kladný vliv na kolektivní kreativitu je zcela zřejmý.
Zoomové schůzky, alespoň zpočátku, možná nebudou schopny nahradit plynulé konverzace, vedlejší rozhovory a volný tok nápadů, ke kterým dochází, když se zaměstnanci setkávají osobně.
Týdenní práce o samotě může také tlumit kreativitu jednotlivců kvůli nedostatku spontánních rozhovorů s kolegy – ať už o tak triviálních tématech, jako jsou originální dekorace na stole, nebo o tak závažných, jako jsou nové průlomové nápady. Mnozí zaměstnanci mohou dokonce postrádat každodenní dojíždění do práce a čerstvý vzduch.
Většina z nás potřebuje kombinaci času o samotě a společenského ruchu, aby mohla naplno rozvinout svou kreativitu. Když je odstraněn společenský aspekt fyzického pracoviště, může být těžké uvolnit svou kreativní stránku.
Kultura
32 % zaměstnanců se při hybridní práci cítí méně spojeno s kulturou své organizace. Důvodem je to, že práce z domova může být izolující, zejména pro nové zaměstnance, kteří do vaší společnosti nastupují.
- Možná prostě nemají dostatek znalostí o tom, co nejlépe funguje pro vaši organizaci a celkovou „kulturu“ a hodnoty vaší společnosti.
- Mohou se cítit ztraceni a postrádat směr, zejména ve srovnání s kolegy, kteří pracují z kanceláře.
Bez řádného vštěpování těchto kulturních norem může být obtížná i komunikace, natož pak navazování kontaktů s kolegy z jiných oddělení, týmů a geografických lokalit.
Kromě toho čelí týmy pracující na dálku mnoha dalším výzvám. Zaměstnanci mají mnohem méně příležitostí k navazování silných mezilidských vztahů a existuje vysoká pravděpodobnost nedorozumění a nejednoznačnosti.
Pracovníci na dálku se mohou také cítit přehlíženi, což v nich vyvolává pocity nespokojenosti a pocit, že nejsou tak ceněni nebo „v obraze“ jako jejich kolegové v kanceláři.
Efektivní vedení virtuálních týmů v hybridním modelu
Vzhledem k výzvám spojeným s hybridními pracovními modely je nezbytné přehodnotit strategie budování důvěry v rámci vedení. Zde je několik strategií vedení, které můžete využít jako vedoucí hybridního týmu.
Upřednostňujte výsledky před odpracovanými hodinami
Při vedení hybridního pracovního týmu je ideální přijmout přístup zaměřený na výsledky namísto striktního a nepružného pracovního času.
Možná nebudete potřebovat systém zaznamenávání docházky, který měří čas, který zaměstnanec stráví v kanceláři. Místo toho byste se měli soustředit na výsledky, tj. na to, zda vaše týmy plní své cíle a úkoly v termínech.
To vyžaduje, abyste upřednostňovali koordinaci, komunikaci a transparentnost namísto přísného dodržování pracovního času. Cílem je stanovit jednoznačně jasné cíle pro vaše hybridní týmy a podniknout proaktivní kroky k jejich naplnění.
Populární software pro správu projektů ClickUp obsahuje funkce ClickUp Goals a ClickUp Tasks, které vám pomohou s nastavením cílů a sledováním pokroku hybridních zaměstnanců. Díky těmto funkcím můžete nastavit realizovatelné cíle, měřit jejich pokrok a pečlivě sledovat, kdo co a kdy dělá.
S ClickUp Goals mohou týmy nastínit cíle s podrobnými popisy, termíny a měřitelnými cíli, což usnadňuje udržování odpovědnosti hybridního týmu. Můžete také rozdělit velké cíle na zvládnutelné úkoly a stanovit konkrétní cíle, aby bylo snazší je dosáhnout.
Přidejte k úkolu více přidělených osob a sledujících, abyste zajistili jasný, lineární pracovní postup, který podporuje úplnou transparentnost a odpovědnost.
Vytvořte pozitivní hybridní pracovní kulturu
Jako vedoucí pracovníci v hybridním pracovním prostředí musíte podniknout kroky k vybudování pozitivní hybridní kultury, která se vyznačuje otevřeností vůči novým nápadům, spoluprací, komunikací a respektováním individuality a myšlenkových procesů každého jednotlivce.
Používejte software pro spolupráci, jako je ClickUp Docs, aby členové mohli psát a zaznamenávat své nápady, spolupracovat na projektové dokumentaci a dělat si poznámky, a to vše v rámci výkonné platformy pro správu úkolů ClickUp.
Můžete také použít tabule ClickUp Whiteboards k společnému načrtnutí různých návrhů projektů a nápadů – a spouštět úkoly přímo z vašich brainstormingových sezení. K tabulkám máte přístup odkudkoli, takže členové vašeho týmu pracující na dálku i v kanceláři mohou v případě potřeby synchronně spolupracovat.
Kromě toho můžete k usnadnění tohoto procesu využít následující strategie:
- Používejte správné komunikační nástroje: Vyberte si správné komunikační nástroje, aby všichni zůstali ve spojení a nedocházelo k izolaci komunikace. Zaveďte dobře naplánované harmonogramy akcí a schůzek, aby si všichni členové mohli udělat čas na účast a přispět svými nápady.
- Podpora týmové soudržnosti a spolupráce: Práce bez odpočinku vede k tomu, že vaši zaměstnanci nechtějí zůstat. Podporujte týmovou soudržnost prostřednictvím formátů, jako jsou virtuální setkání u vodního chladiče, zábavné hry nebo dokonce kvízy s otázkami týkajícími se pracovního prostředí. Například: Kolik obchodů jsme uzavřeli minulý měsíc? Nebo: Jaký byl náš cíl v minulém čtvrtletí?
- Podpora inkluzivity a rovnosti: Zajistěte, aby vše, co se děje v kanceláři, bylo současně sdělováno i zaměstnancům pracujícím na dálku. K tomu je třeba zajistit, aby váš tým vytvářel a ukládal jasnou a komplexní dokumentaci nebo záznamy – ze schůzek, projektových plánů, ročních a čtvrtletních cílů nebo jakýchkoli relevantních informací – v snadno přístupném formátu. ClickUp je pro tento účel ideálním nástrojem.
Udržujte autonomii a odpovědnost
Posilte schopnost svého týmu přijímat lepší rozhodnutí. Buďte velkorysí, pokud jde o odpovědnost a pravomoci v hybridním pracovním prostředí. Pomůže to posílit pocit sounáležitosti, což automaticky zvýší produktivitu.
Vítejte nové nápady a nezapomeňte ocenit a uznat zásluhy tam, kde je to na místě. Když dáte členům týmu svobodu experimentovat a činit vlastní rozhodnutí, podnítíte spolupráci a kreativní řešení problémů.
Šablona plánu řízení týmu ClickUp je vynikajícím způsobem, jak stanovit jasné role a odpovědnosti a udržovat odpovědnost za každou akci.
Zobrazení Agenda View v šabloně vám umožňuje efektivně plánovat a strukturovat týmové schůzky. Pro zaměření na jednotlivá oddělení využijte zobrazení Agenda by Department View, abyste optimalizovali čas všech zúčastněných. A nakonec mějte přehled o pokroku a úkolech každého oddělení díky komplexnímu zobrazení Status by Department View.
Tato šablona vám také umožňuje:
- Plánujte a dohlížejte na projekty s jasností
- Jasně komunikujte úkoly a odpovědnosti členům týmu
- Zajistěte, aby se tým shodoval na klíčových prioritách pro společný úspěch.
Používejte modely jako DAC
Řízení týmů pracujících na dálku nebo v hybridním režimu vyžaduje mírně odlišný přístup k efektivnímu rozhodování. Model DAC například zahrnuje směřování, sladění a odhodlání. Podívejme se na to podrobněji:
- Směr: Zajistěte, aby členové vašeho týmu byli zajedno a byli si vědomi celkových cílů a strategií týmu.
- Sladění: Zajistěte, aby se oddělení, týmy a členové s odlišnými, ale vzájemně propojenými úkoly a rolemi aktivně koordinovali při důležitých úkolech. K komunikaci s členy týmu a odděleními přímo z vašeho pracovního prostoru použijte nástroje jako Chat View od ClickUp.
- Odhodlání: Jsou členové vašeho týmu odhodláni a cítí se zodpovědní za úspěch společnosti? Nebo se spíše soustředí na osobní růst? V prvním případě musíte pracovat na zapojení a inspiraci lidí, budování důvěry a vytváření pocitu sounáležitosti a odpovědnosti.
Zapojte se do překračování hranic
Jako vedoucí hybridního týmu musíte být schopni spolupracovat bez ohledu na hranice. Měli byste se cítit pohodlně při kontaktování různých oddělení a hierarchických úrovní, externích zainteresovaných stran a dalších relevantních skupin a při koordinaci s nimi napříč vzdálenostmi nebo časovými pásmy, abyste mohli dokončit práci.
To znamená zavést a zajistit nepřetržité připojení pro týmy pracující mimo kancelář i v kanceláři, plynulou komunikaci mezi vámi a ostatními členy týmu a efektivní systém, který odstraňuje bariéry a udržuje všechny na stejné vlně.
I když to nemusí být vždy možné, můžete dosáhnout téměř dokonalé konektivity díky skutečnému úsilí a dodržováním mnoha tipů popsaných v tomto článku.
- Pochopte, jakým způsobem se znalosti šíří ve vaší organizaci, a identifikujte mezery a příležitosti jak ve virtuálním, tak v osobním prostředí.
- Povzbuzujte zaměstnance k překračování hranic a spolupráci prostřednictvím školení, pobídek a povýšení, přičemž zajistěte, aby to nebylo vnímáno jako další stres.
- Vytvořte v rámci organizace mezifunkční sítě, abyste porozuměli celkovému kontextu a souvislostem mezi skupinami.
Vyzkoušejte „obědy s výukou“
Virtuální nebo osobní „obědy s přednáškou“ nabízejí uvolněné a neformální prostředí, ve kterém mohou zaměstnanci z různých oddělení komunikovat a navazovat osobní kontakty. Díky informativním nebo zábavným diskusím mohou kolegové prolomit bariéry mezi odděleními, posílit vzájemný respekt a vybudovat pevnější pracovní vztahy. Tyto setkání podporují vzájemnou výměnu nápadů, což vede k větší spolupráci a inovacím v celé organizaci.
Podporujte myšlení založené na neustálém učení
Hybridní vedení je v konečném důsledku o experimentování a otevřenosti vůči inovacím. Musíte neustále testovat, které přístupy fungují pro váš tým nejlépe a které jsou zcela nevhodné. Je také důležité být otevřený zpětné vazbě a přijmout, že můžete dělat chyby.
Každý neúspěšný „experiment“ berte jako příležitost k učení. Každé čtvrtletí vyzkoušejte nové přístupy k řízení projektů nebo spolupráci. Poté sbírejte zpětnou vazbu od zaměstnanců ohledně jejich názorů. Pokračujte s modely, které přinášejí výsledky, a zbavte se všeho, co nefunguje.
Hodnocení výkonu v hybridním pracovním modelu
Hybridní model práce je mnohem dynamičtější než tradiční model. Například vy jako vedoucí týmu budete mít relativně menší přehled o každodenních činnostech svých zaměstnanců. Můžete se dostat do situace, kdy budete neúmyslně upřednostňovat zaměstnance, který chodí do kanceláře častěji. I když tato předpojatost může být neúmyslná, může mít silný negativní vliv na kulturu na pracovišti a zkušenosti zaměstnanců.
Abyste se vyhnuli nevědomým předsudkům, potřebujete komplexní systém, který vás udrží v bdělosti a ostražitosti. Právě v tom vyniká šablona pro hodnocení výkonu od ClickUp. Poskytuje vám stručný popis toho, jak si zaměstnanec vedl na konci projektu, abyste mu mohli poskytnout objektivní a konstruktivní zpětnou vazbu v reálném čase.
Kromě toho můžete sledovat každodenní výkonnost svého týmu pomocí vizualizovaného systému sledování, který je součástí ClickUp Goals a ClickUp Tasks.
Celkově je třeba mít přehled o tom, co se děje, ale zároveň se vyvarovat mikromanagementu svého týmu. Důvěřujte jim, dejte jim autonomii a sledujte, jak si vedou v průběhu projektu. Takto hodnotíte výkonnost v hybridním modelu.
Optimalizujte své hybridní pracovní modely pomocí ClickUp
Vzhledem k tomu, že hybridní model práce se stává stále populárnějším jak mezi zaměstnanci, tak mezi podniky, je třeba se na něj připravit.
Nejdůležitější změna se odehrává ve vašem myšlení. Změňte svůj pohled z orientace na pracovní dobu na orientaci na cíle. Pochopte, jak můžete využít flexibilní pracovní prostory a flexibilní pracovní dobu k přilákání nejlepších talentů a udržení maximální produktivity svého týmu.
Vyzkoušejte funkce ClickUp pro stanovení cílů a sledování úkolů, komunikační a kolaborační nástroje a šablony. Tyto nástroje vytvářejí dokonalý ekosystém pro záměrné vedení v hybridním pracovním prostředí. Zaregistrujte se do ClickUp a překlenete komunikační propast v hybridních týmech.