Hybridní spolupráce – kombinace osobních a vzdálených interakcí mezi zaměstnanci – je odrazem měnící se povahy samotné práce a technologického pokroku, který ji umožňuje.
Od začátku tohoto desetiletí se povaha práce dramaticky změnila. Distribuované týmy se staly normou. Chronoworking je stále běžnější. Zaměstnanci požadují od svých potenciálních zaměstnavatelů flexibilitu, a to nejen v čase, ale i v prostoru.
Technologický pokrok v oblasti softwaru pro řízení projektů, digitálních nástrojů, dat a analytiky umožňuje spolupráci na pracovišti, jaká dosud neměla obdoby.
Existují však některé zásadní obavy. Co znamená flexibilita? Jak se mohou manažeři přizpůsobit rozdílům v požadavcích zaměstnanců? Jak mohou vedoucí týmů přizpůsobit hybridní rozvrhy bez dopadu na růst organizace?
Čtěte dál a zjistěte, jak může hybridní spolupráce v práci fungovat.
Porozumění hybridní spolupráci
Hybridní spolupráce označuje metody, které týmy používají při práci v kanceláři nebo na dálku z domova či jiného místa. Hybridní spolupráce v práci se vyznačuje následujícími rysy:
- Kombinace modelů: Týmy pracují osobně i na dálku. To může znamenat, že několik dní v týdnu pracují v kanceláři, někteří členové týmu pracují v kanceláři nebo že konkrétní úkoly jsou dokončovány v kanceláři.
- Různorodá umístění: Týmy mohou být rozptýleny po různých částech světa a společně pracovat na stejných projektech.
- Virtuální pracovní prostor: Týmy využívají virtuální pracovní prostor, včetně nástrojů pro komunikaci, brainstorming, tvorbu nápadů a hybridní spolupráci, aby mohly spolupracovat.
- Kontinuita: Týmy, které pracují v kanceláři, mohou díky svým digitálním nástrojům pokračovat v komunikaci online.
Jak se hybridní práce liší od práce na dálku?
Mezi hybridní a vzdálenou prací existují některé zásadní rozdíly. Jsou následující.
| Funkce | Hybridní | Na dálku |
|---|---|---|
| Pracovní prostor | Obvykle zahrnuje fyzickou kancelář a vzdálené pracoviště, jako je domácí kancelář. | Zaměstnanci obvykle pracují z domova nebo z místa, které jim vyhovuje. |
| Úřední hodiny | Každý týden se několik hodin překrývá práce v kanceláři a práce na dálku. | Týmy mohou pracovat podle vlastních harmonogramů a scházet se pouze na předem naplánovaných virtuálních schůzkách. |
| Komunikace | Kombinace osobních schůzek a nástrojů pro vzdálenou spolupráci, jako jsou telefonní hovory, chat, videohovory a e-maily. | Především e-maily, chat, videohovory a nástroje pro řízení projektů. |
| Flexibilita | Částečně flexibilní s nutností docházet do kanceláře několikrát týdně. | Plně flexibilní, protože zaměstnanci nejsou vázáni na konkrétní místo |
Jaké jsou typy hybridní spolupráce?
Lidé často předpokládají, že pojem „hybridní“ se vztahuje pouze na místo. Ve skutečnosti však hybridní práce zahrnuje také čas, který týmy pracují. Na základě těchto dvou parametrů existují čtyři typy hybridní spolupráce.
| Funkce | Synchronní | Asynchronní |
|---|---|---|
| Osobně | Spolupracujte na stejném fyzickém místě a ve stejnou dobu. Nejvhodnější pro řešení složitých problémů, brainstorming a uzavírání obchodů. Často se vyskytuje v závislosti na firemní politice. | Pracujte ve stejném prostoru, ale v rozložených časech (bez překrývání). Nejvhodnější pro členy týmu, kteří komunikují s jinými týmy nebo se seznamují s firemní kulturou. Vyskytuje se zřídka. |
| Na dálku | Pracujte z různých míst, ale současně využívejte nástroje jako videohovory nebo textový chat ke spolupráci. Nejvhodnější pro týmy s jedinečnými dovednostmi, které řeší složité problémy. Vyskytuje se často. | Pracujte nezávisle z různých míst podle vlastního harmonogramu. Využijte nástroje jako software pro řízení projektů, e-maily atd. ke spolupráci. Nejvhodnější pro samostatné, vysoce organizované týmy. Vyskytuje se velmi často. |
Výzvy spojené s implementací hybridní spolupráce
Hybridní práce přináší stejně mnoho překážek jako výhod. Zavedení systému, který usnadňuje hybridní spolupráci, proto čelí také následujícím výzvám.
Sociální výzvy
Bariéry interakce: Nedostatek příležitostí k socializaci a budování vztahů může vést k tomu, že týmy pracují na stejných věcech, ale na dálku.
Ztracené kontakty: Ztráta neformálních rozhovorů u kávovaru a neformálních setkání může vést k izolaci a stresu.
Nepovšimnuté obavy: Manažeři nebo dokonce kolegové mohou přehlédnout známky obav/nemoci/potíží někoho jiného, když nevidí signály neverbální komunikace.
Styly řízení: Vedoucí pracovníci jsou zvyklí na styl řízení založený na sledování a monitorování, kdy neustále „dohlížejí“ na členy svého týmu. Takovým manažerům se těžko rozvíjí styl řízení založený na důvěře.
Komunikace
Komunikační propast: Minimální osobní interakce, nízká angažovanost, nekvalitní schůzky a omezená dokumentace mohou přispívat ke vzniku komunikační propasti.
Nekvalitní schůzky: Bez osobních podnětů, dovedností vést schůzku, proaktivního zapojení a jasného programu mohou být schůzky frustrující. V důsledku toho mohou týmy přijít o informace i vzájemné vazby.
Ztráta při překladu: Pokud týmy neinvestují čas a energii do dokumentování informací, může při předávání informací mezi jednotlivými osobami dojít ke ztrátě velkého množství znalostí.
Spolupráce
Nedostatek společné platformy: Bez jednotného virtuálního pracovního prostoru mohou týmy ztratit kontext a společnou platformu nezbytnou pro spolupráci. Jedná se o technickou i behaviorální výzvu.
Ztráta nadšení asynchronně: Představte si, že máte fantastický nápad, pošlete ho kolegovi a ten vám odpoví až po 12 hodinách. Je přirozené, že do té doby ztratíte nadšení/zájem. Bez spolupráce v reálném čase mohou nápady zemřít ještě předtím, než se stačí rozvinout.
Diskuse mimo pracoviště: V kanceláři lidé pijí čaj, obědvají nebo chodí na parkoviště a budují tak kamarádské vztahy, i když nemluví o práci. Hybridní týmy často tuto příležitost postrádají, což snižuje kolektivní výkon.
Klíčem k řešení těchto výzev je investice do správných technologií pro spolupráci v cloudu, školení zaměstnanců v jejich používání a vytvoření kultury, která si cení inkluze, flexibility a spolupráce bez ohledu na místo. Podívejme se, jak na to.
Řešení výzev hybridní spolupráce
Než si pořídíte software pro hybridní práci, musíte pochopit hlubší sociální, kulturní a technologické aspekty výkonu vašeho týmu. Začněte tedy od začátku.
1. Pochopte hybridní pracovní prostředí
Položte si následující otázky.
- Kolik našich týmů pracuje v hybridním modelu?
- Jaké komunikační nástroje v současné době používají na pracovišti?
- Jakým výzvám čelí?
- Jaké jsou podle manažerů nedostatky nebo neefektivnosti?
- Proč k těmto výzvám/neefektivitám dochází?
- Jaká řešení navrhly týmy k překonání nebo tolerování těchto výzev/neefektivností?
Jakmile tomu porozumíte, vytvořte si sadu online nástrojů pro spolupráci, jako je ClickUp, které umožňují hybridní komunikaci.
2. Zabraňte komunikační implosi
Byli jste někdy v situaci, kdy jste někomu poslali dokument e-mailem, následně ho sledovali na Slacku, upravovali soubor v Google Docs (a přidávali komentáře) – a tím rozptýlili svou komunikaci z jednoho místa na druhé?
To je v moderních pracovištích běžná praxe. Je to také největší žrout energie!
Při asynchronní práci sjednoťte veškerou komunikaci do jedné platformy, jako je ClickUp, aby vám neunikla žádná zpráva. Zobrazení chatu v ClickUp vám totiž pomůže vidět všechny zprávy na jednom místě, takže můžete odpovídat v pořadí, v jakém přicházejí.
Pokud jste v nastavování komunikačních politik nováčkem, vyzkoušejte šablonu Communications Plan Whiteboard od ClickUp. Pomůže vám promyslet potřebné procesy a efektivně je zdokumentovat.
3. Stanovte jasná komunikační pravidla
Nástroje jsou pomůckou, nikoli samotným řešením. Při implementaci nástrojů proto nastavte ochranná opatření a osvědčené postupy pro jejich používání.
Ujasněte si, co pro vás „hybridní“ znamená. Definujte své očekávání ohledně doby odezvy, způsobu práce, komunikačních kanálů, následných kroků, dokumentace a společného vývoje obsahu.
Například můžete říci, že když dojde k úpravě dokumentu, na kterém spolupracujete, očekává se odpověď do 4 hodin.
Na druhou stranu možná budete potřebovat, aby některé úkoly byly vykonány synchronně. S nástrojem jako ClickUp mohou vaše týmy buď plánovat předem a spolupracovat, nebo použít funkci ClickUp Collaboration Detection, aby zjistily, kdo je online, a kontaktovat ho v reálném čase.
4. Vyvažte synchronní a asynchronní komunikaci
Ne všechny úkoly lze dokončit asynchronně. Někdy je třeba, aby se dva lidé sešli a společně vyřešili problém, i když se nacházejí na dvou různých místech. Při navrhování hybridních pracovních uspořádání proto vyvažujte synchronní a asynchronní spolupráci.
- Stanovte jasná očekávání ohledně času, kdy hybridní týmy musí být online.
- Nastíňte problémy, které lze řešit asynchronně, a jiné, které vyžadují, aby byli dva lidé spolu.
- Povzbuzujte členy týmu, aby nastavili stav dostupnosti ve svém nástroji pro správu projektů nebo kalendáři, aby bylo možné v případě potřeby pozvat další osoby ke spolupráci.
5. Buďte transparentní a inkluzivní
Tradičně měli členové týmu tendenci si informace nechávat pro sebe. V případě potřeby o ně ostatní členové týmu požádali a byly jim poskytnuty. Moderní pracoviště si tento přístup nemohou dovolit.
Dnešní hybridní pracovní prostředí respektuje transparentnost. Buďte ochotni dokumentovat a zveřejňovat nejen důležité informace, ale také své procesy, přístupy a veškeré tacitní znalosti.
S ClickUp Docs můžete dokumentovat a publikovat informace pro tým a sdílet je s příslušnými osobami mimo organizaci. Na druhou stranu, ClickUp Whiteboards jsou skvělým místem pro mapování vašich procesů nebo pracovních toků, aby všichni znali celý kontext.
Taková transparentnost výrazně zlepší hybridní týmovou spolupráci, protože lidé mohou vyhledávat informace a získávat je sami v čase a místě, které si pro práci zvolí. Nedostupnost informací již nebude překážkou pro vykonávání práce.
Implementace hybridní spolupráce pomocí nástrojů pro spolupráci, jako je ClickUp
Pokud máte k dispozici pouze kladivo, všechno vám bude připadat jako hřebík. Pokud máte k dispozici pouze tabulkový procesor, budete uvažovat pouze v řádcích a sloupcích. Zavedení správných nástrojů pro spolupráci v podniku je proto zásadní pro úspěch organizace.
Při zavádění hybridních pracovních nástrojů zvažte následující skutečnosti.
Rovnost
Vyberte nástroj, který každému zaměstnanci nabízí možnost být zapojen do diskuse, být viděn a vyslechnut. Udržujte všechny způsoby komunikace – text, audio, video, komentáře, nahrávky obrazovky atd. – otevřené, aby lidé mohli přispívat způsobem, který jim nejlépe vyhovuje.
ClickUp umožňuje toto vše a ještě mnohem více. Úkoly ClickUp nabízejí vnořené komentáře, díky kterým mohou týmy komunikovat v kontextu. ClickUp Clips spojuje nahrávání hlasu a obrazovky, aby byla komunikace jasná.
Snadné použití
Pokud si nevyberete správný nástroj, může se jeho aktualizace a správa stát sama o sobě obrovským úkolem.
Vyberte si nástroj s jednoduchým uživatelským rozhraním a snadným ovládáním. Vytvořte efektivní pracovní postupy, aby nástroj pro řízení projektů snižoval pracovní zátěž, nikoli ji zvyšoval. Automatizujte procesy, které lze automatizovat.
Například ClickUp Brain automaticky generuje poznámky ke standupům na základě všech aktualizací provedených uživateli na platformě. Představte si, kolik času to může ušetřit!
Dalším klíčovým aspektem nástroje pro spolupráci na pracovišti je schopnost podporovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Může to být něco tak jednoduchého, jako ztlumení oznámení mimo pracovní dobu nebo nastavení jasného stavu dostupnosti pro lepší rozložení pracovní zátěže.
Přizpůsobivost
Hybridní týmy se často potýkají se situacemi, kdy jsou někteří lidé v kanceláři a jiní pracují na dálku. To znamená, že musí pořádat hybridní schůzky, kterých se mohou všichni rovnocenně účastnit.
Funkce ClickUp jsou navrženy tak, aby to umožňovaly. Například v konferenční místnosti může jedna osoba promítat ClickUp Docs a psát, zatímco členové týmu na dálku mohou sledovat aktualizace v reálném čase na svých počítačích.
Komplexnost
Rozmach nástrojů je realitou. Organizace běžně používají jeden nástroj pro konverzace v reálném čase, druhý pro řízení projektů, třetí pro brainstorming, další pro dokumentaci atd. To s sebou nese řadu výzev, jako například následující.
- Informace jsou roztříštěné napříč různými nástroji
- Integrace těchto nástrojů je složitá a neefektivní.
- Přijetí technologií je nižší, protože příliš mnoho nástrojů vyžaduje příliš mnoho práce.
- Data a poznatky z těchto nástrojů jsou minimální.
Abyste se tomu vyhnuli, vyberte si komplexní nástroj. Nástroj jako ClickUp je více než jen projektový management. Poskytuje týmům všechny nástroje, které potřebují k vykonávání své práce.
Ať už se jedná o tabuli, komunikační platformu, systém pro správu pracovního vytížení nebo komplexní dashboard, ClickUp má vše. Jedná se o kolaborativní pracovní prostor, který je navržen tak, aby podporoval interakce a zároveň respektoval různé pracovní vzorce a individuální preference.
Přesvědčte se sami. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes!