Bolí vás hlava při pomyšlení na rozpočty a výdaje?
Vítejte v klubu, kde se všichni snaží zvládnout své finance, potí se při sledování svých výdajů a mají prázdnou hlavu, kdykoli mají sestavit rozpočet.
Ale počkejte. Nejsou špatní ve správě financí. Jen vám chybí správné nástroje.
Google Sheets je díky své jednoduchosti a minimální náročnosti na osvojení oblíbeným nástrojem pro sledování výdajů, zejména pro lidi, kteří nejsou technicky zdatní. Ale jak začít?
V tomto blogovém příspěvku se podělíme o tři nejlepší šablony pro sledování výdajů v Google Sheets, které vám pomohou lépe spravovat vaše osobní a firemní výdaje.
Co dělá šablonu pro sledování výdajů v Google Sheets dobrou?
Dobrá šablona pro sledování obchodních výdajů v Google Sheets musí být intuitivní, uživatelsky přívětivá a přizpůsobitelná. Mezi klíčové funkce efektivní šablony pro výkaz výdajů patří:
- Jasně definované kategorie: Mělo by obsahovat kategorie pro různé náklady, jako jsou fixní náklady, variabilní náklady a další podkategorie v rámci každé z širších hlavních kategorií.
- Automatizace: Dobrá šablona obsahuje předem vložené vzorce, které automaticky vypočítají vaše celkové náklady, výdaje, přebytek hotovosti atd.
- Vizuální pomůcky: Vaše šablona pro sledování výdajů by měla být schopna automaticky vytvářet grafy, které identifikují trendy související s výdaji.
- Flexibilita: Ačkoli jsou jasně definované kategorie a vizuální pomůcky důležité, flexibilita při přidávání nebo odebírání položek či přizpůsobování šablony vašim značkám je také zásadní.
- Spolupráce: Šablona by také měla umožňovat hladkou spolupráci s ostatními při sledování celkových obchodních výdajů.
Díky těmto funkcím jsou šablony pro sledování výdajů v Google Sheets ideální pro vedení účetnictví.
3 nejlepší šablony pro sledování výdajů v Google Sheets, které stojí za vyzkoušení
Podívejme se na tři bezplatné šablony, které vám mohou správu financí výrazně usnadnit.
1. Šablona měsíční zprávy o výdajích podniku
Pokud chcete funkční, dobře formátovaný měsíční přehled výdajů pro obchodní účely, je pro vás šablona měsíční zprávy o obchodních výdajích to pravé.
Tuto šablonu můžete použít ke zjednodušení měsíční zprávy o výdajích firmy vytvořením jednotlivých listů pro své zaměstnance. To vám pomůže získat komplexní přehled o všech výdajích v hlavním listu.
Můžete také použít více filtrů, jako je jméno zaměstnance, ID zaměstnance, oddělení atd., abyste si mohli prohlížet měsíční výdaje v různých formátech. Zajímavější je, že šablonu můžete přizpůsobit barvám a fontům vaší značky a podle potřeby ji vytisknout nebo stáhnout.
2. Šablona výdajového listu
Pokud používáte šablonu Google Sheet Expense Tracker poprvé, určitě se vám bude líbit tato jednoduchá a pro začátečníky vhodná šablona Expense Sheet Tracker.
Stačí jen zadat podrobnosti o výdajích, jako je stručný popis výdaje a jeho částka. To je vše! Tabulka pak automaticky vypočítá vaše celkové výdaje a dokonce vám poskytne celkovou úsporu. Můžete si dokonce zobrazit vizualizaci svých transakcí, příjmů, výdajů a úspor v koláčovém grafu.
Tuto šablonu použijte ke sledování různých výdajů, od denních výdajů domácnosti po splátky hypotéky, pojistné a účty za kreditní karty.
3. Šablona pro sledování cestovních výdajů
Pokud podnikáte v oboru, kde vaši zaměstnanci často cestují, je tato jednoduchá a uživatelsky přívětivá šablona pro sledování cestovních výdajů nezbytností.
Šablona vám usnadní sledování podrobností o cestě každého zaměstnance a přehled o celkových výdajích vynaložených na cestu. Poskytuje také samostatné kategorie výdajů, takže víte, kolik peněz se utratilo za letenky, stravu a ubytování.
Tyto informace můžete sledovat a najít oblasti, kde můžete snížit náklady. Snadno vytvořte samostatné záložky pro každého zaměstnance v jednom listu a sledujte celkové výdaje na cestování.
Omezení používání Google Sheets pro sledování výdajů
Šablony pro sledování výdajů v Google Sheets jsou skvělé pro začátečníky, ale mají určitá omezení, která vám nemusí pomoci plně spravovat vaše výdaje:
- Ruční zadávání dat: Budete muset zadávat podrobnosti o výdajích ručně, což činí celou činnost sledování výdajů časově náročnou a náchylnou k chybám.
- Složitost: Pokročilé funkce v Google Sheets, jako jsou grafy (koláčový graf, radarový graf, graf průběhu), ověřování dat a třídění, vyžadují znalost vzorců a funkcí, které nemusí být pro všechny uživatelsky přívětivé.
- Škálovatelnost: Práce s velkými datovými soubory nebo komplexní sledování financí může bránit škálovatelnosti u větších organizací.
- Bezpečnost: Sdílení citlivých finančních údajů je bez správného nastavení sdílení problém.
- Integrace: Přímá integrace s bankovním nebo finančním softwarem je při práci s Google Sheets omezená.
- Přizpůsobení: Pokročilé přizpůsobení může vyžadovat znalost skriptování, což činí šablony Google Sheets méně vhodnými pro uživatele bez technických znalostí.
ClickUp: Nejlepší alternativa k šablonám pro sledování výdajů v Google Sheets
Sledování výdajů samo o sobě nestačí k tomu, aby vaše podnikání prosperovalo. Potřebujete správnou finanční strategii, která zahrnuje identifikaci trendů a hledání příležitostí k úsporám nákladů.
Vytvoření šablony výkazů výdajů v Excelu a Google Sheets je sice snadné, ale poskytují pouze základní přehled.
K optimalizaci správy výdajů potřebujete pokročilý software, jako je ClickUp. Jedná se o komplexní platformu, která vám pomůže spolupracovat s týmem na zefektivnění podnikového rozpočtování a výdajů. Šablony pro sledování výdajů v ClickUp automatizují sledování a monitorování výdajů a poskytují podrobné analýzy.
Zde je pět nejlepších šablon ClickUp pro sledování výdajů, které můžete použít k zvládnutí finančního plánování.
1. Šablona výkazů výdajů od ClickUp
Šablona výkazů výdajů ClickUp vám pomůže sledovat všechny osobní a obchodní výdaje na jednom místě. Chcete přidat různé kategorie výdajů? Otevřete tabulkový pohled ClickUp a můžete začít. Chcete vidět, kolik jste zaplatili dodavatelům a subdodavatelům? Podívejte se na přehledy v ClickUp a získáte celkový přehled.
Nejlepší na této šabloně je, že můžete nastavit vlastní stavy pro sledování schválených a zamítnutých plateb a použít vlastní pole pro správu podrobností o datu platby, příjemci a částce.
Šablona výkazů výdajů ClickUp pomáhá zaznamenávat výdaje různých obchodních oddělení, abyste mohli spravovat rozpočet každého týmu. Nabízí také cenné informace o obchodních výdajích, předpovídá budoucí výdaje a nastavuje struktury rozdělení nákladů pro projekty.
2. Šablona měsíční zprávy o výdajích od ClickUp
Opožděné platby, časté přečerpání bankovního účtu a rostoucí závazky jsou známkami špatného cash flow.
Jedním ze způsobů, jak zlepšit správu cash flow, je pravidelné sledování a správa výdajů. K tomu vám pomůže šablona měsíční zprávy o výdajích od ClickUp. Tato šablona vhodná pro začátečníky vám umožní nastavit měsíční rozpočet a sledovat výdaje ve srovnání s nastaveným rozpočtem.
Informace získané z této šablony můžete využít pro analýzu nákladů a přínosů a zlepšení cash flow. Sledováním měsíčních výdajů můžete efektivně monitorovat svůj roční rozpočet a finanční pokrok, kterého dosahujete.
S touto šablonou můžete snadno sledovat, kde a kolik utrácejí vaši zaměstnanci. Od hotelů přes dopravu až po stravování můžete v rozpočtové tabulce definovat přidělenou částku a analyzovat své výdaje.
Přizpůsobte šablonu tak, abyste viděli fixní a variabilní výdaje, a použijte ClickUp Dashboards k předpovědi budoucích výdajů.
3. Šablona výkazu výdajů zaměstnanců od ClickUp
Správa výdajů zaměstnanců může být náročná. Musíte sledovat účtenky, kategorizovat výdaje, ověřovat je a zpracovávat náhrady. Šablona měsíční zprávy o výdajích ClickUp vám celý proces zjednoduší.
Můžete sledovat výdaje zaměstnanců v reálném čase, kontrolovat a schvalovat výdaje a vytvářet podrobné výkazy výdajů pro sledování výdajových vzorců. Zvyšuje to přesnost a zkracuje dobu zpracování, což potěší vás i vaše zaměstnance.
4. Šablona pro výdaje a zprávy firmy od ClickUp
Chcete sledovat svůj rozpočet a výdaje na jednom místě, abyste měli přehled o finančním zdraví své firmy? Šablona ClickUp Business Expense and Report Template vám v tom pomůže. Členové vašeho týmu mohou snadno přidávat své výdaje, což usnadňuje zjištění přesných výdajů každého oddělení.
Můžete si vizualizovat výdaje a najít možnosti úspor. Automatické sledování času a funkce varování o závislostech v této šabloně skvěle fungují pro celkové řízení nákladů projektu.
A co víc? Šablona nabízí několik zobrazení pro lepší analýzu výdajů a reporting. Můžete vyzkoušet zobrazení Business Expense Report View pro sledování výdajů a Approval Board View pro schvalování nebo zamítání žádostí o výdaje.
5. Šablona výkazu výdajů pro malé podniky od ClickUp
Malé podniky mají potíže se správou svých výdajů. Nemají dostatek zdrojů, čelí omezením cash flow, mají vysoké provozní náklady a omezený přístup k úvěrům, což jsou jen některé z faktorů, které jim ztěžují finanční přežití.
K vyřešení těchto specifických problémů potřebujete specializovanou šablonu. Šablona ClickUp Small Business Expenses Report Template je přesně to, co potřebujete. Automatizuje sledování výdajů, pomáhá vám šetřit čas a zdroje a vytváří intuitivní tabulky a grafy, díky kterým získáte lepší přehled o finančních výsledcích vaší firmy.
Můžete jej použít k vytváření úkolů pro sledování svých výdajů. A to nejlepší? Dokonce vytváří zprávy pro daňové účely, aby vám ulehčil povinnosti spojené s dodržováním předpisů.
Zefektivněte své finance pomocí šablon pro sledování výdajů
Šablony Google Sheets jsou dobré pro sledování financí, ale musíte vynaložit příliš mnoho úsilí na zadávání výdajů, jejich třídění do kategorií a výpočet celkových výdajů.
Šablony Google Sheets navíc postrádají pokročilé analytické funkce, což ztěžuje sledování výdajových trendů. Místo toho můžete použít pokročilé šablony, jako jsou šablony pro sledování výdajů ClickUp, které automatizují a zefektivňují sledování výdajů.
S šablonami pro sledování výdajů ClickUp můžete plánovat návrhy rozpočtu, sledovat výdaje, odhalovat trendy, hledat příležitosti k úsporám a předpovídat rozpočty – vše na jednom místě.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a lépe organizujte a sledujte své výdaje.