Fluktuace zaměstnanců není nikdy dobrá zpráva. Kromě negativního dopadu na vaše podnikání představuje velkou ztrátu také množství času a úsilí, které vaše personální oddělení a vy vynakládáte na nábor nových zaměstnanců, jejich zaškolení a zvýšení jejich produktivity.
Zatímco určitá míra fluktuace je normální, vysoká fluktuace může signalizovat hlubší problém. Dobrým způsobem, jak se vypořádat s „proč“ za rostoucím počtem výpovědí, je provádět efektivní výstupní pohovory.
Rozhovory při odchodu jsou cenným nástrojem pro pochopení skutečných důvodů, proč se zaměstnanec rozhodl odejít. Rozhovory při odchodu často přinášejí také „bezprostřední“ hodnocení firemní kultury, skrytých problémů a jedinečný pohled na zkušenosti zaměstnanců.
Tyto rozhovory jsou však často nedostatečně využívány a některé organizace je dokonce zcela vynechávají.
Chcete-li zavést efektivní proces výstupních pohovorů, přečtěte si 20 nejlepších otázek pro výstupní pohovory a osvědčené postupy pro jejich přípravu.
Co je to výstupní pohovor?
Rozhovor při odchodu je formální schůzka, která se obvykle koná mezi personálním manažerem nebo zástupcem personálního oddělení organizace a zaměstnancem, který podal výpověď. Otázky v rozhovoru mají za cíl pochopit, proč zaměstnanec odešel, jaké jsou jeho zkušenosti s organizací a jaké má připomínky ke zlepšení kultury nebo pracovního prostředí.
Rozhovory při odchodu se obvykle plánují krátce poté, co zaměstnanec podá oficiální výpověď, ale lze je provést kdykoli během výpovědní lhůty. Rozhovory při odchodu jsou důležitou součástí zdravé praxe řízení lidských zdrojů.
Číst dále: 10 softwarů pro řízení talentů pro HR týmy v roce 2024
Proč jsou výstupní pohovory důležité?
Rozhovory při odchodu jsou z několika důvodů nezbytnou součástí procesu odchodu zaměstnance:
- Nahlédněte do zkušeností zaměstnanců: Zjistěte skutečné důvody odchodu zaměstnanců, zejména pokud je během svého působení ve firmě nechtěli sdělit.
- Identifikujte vzorce: Shromáždění podrobné zpětné vazby od více zaměstnanců může organizaci pomoci odhalit vzorce nebo problémy, které na ni mohou mít negativní dopad.
- Zvyšte retenci: Poznatky z výstupních pohovorů mohou pomoci vedoucím pracovníkům pochopit, jak zlepšit procesy, kulturu na pracovišti a v týmu, postupy řízení a další aspekty, které zvyšují morálku a retenci zaměstnanců.
Pokud pohovory při odchodu vynecháte nebo je odbýváte, přicházíte o příležitost získat důležitou zpětnou vazbu, která by mohla odhalit skryté problémy. Pokud tyto problémy přetrvávají a nejsou řešeny, riskujete, že přijdete o další kvalifikované zaměstnance.
Při pohovorech s odcházejícími zaměstnanci je důležité postupovat trpělivě, s otevřenou myslí a empatií. Každý má jiné zkušenosti s prací v dané společnosti a odcházející zaměstnanec nemusí mít vždy jen pozitivní názory na vaši organizaci nebo dokonce na vás.
Musíte být také připraveni na to, že odcházející zaměstnanci budou mlčenliví a odmítnou poskytnout jasné odpovědi. V každém případě poslouchejte klidně a pamatujte, že cílem je porozumět a jemně podpořit upřímné odpovědi, nikoli bránit se nebo vyptávat se do té míry, že se dotazovaný bude cítit nepříjemně.
Číst více: 10 šablon pro pohovory: otázky a pokyny pro personalisty
20 otázek, které byste měli položit zaměstnancům při výstupním pohovoru
Nyní, když jsme si prošli základy, přinášíme seznam otázek pro výstupní pohovor, které můžete položit odcházejícím zaměstnancům, abyste pochopili faktory, které vedly k jejich rozhodnutí opustit vaši organizaci. Níže uvedený seznam považujte za šablonu, kterou můžete přizpůsobit na základě role zaměstnance, jeho výkonu a předchozích rozhovorů.
Důvody odchodu
- Jaký byl hlavní důvod, který vás vedl k podání výpovědi? Byla to lepší pracovní příležitost, stagnace kariéry, rovnováha mezi pracovním a soukromým životem atd.?
- Byly nějaké konkrétní události, které ovlivnily vaše rozhodnutí odejít? Můžete je popsat?
- Shledali jste některé firemní politiky nebo postupy nějakým způsobem problematickými?
Spokojenost v práci
- Které aspekty vaší práce vás nejvíce naplňovaly a uspokojovaly?
- Které aspekty vaší práce se vám líbily nejméně?
Vztahy s manažery a spolupracovníky
- Popište svůj celkový vztah se svými spolupracovníky. Můžete uvést příklady pozitivních/negativních zkušeností?
- Popište svůj vztah se svým přímým nadřízeným. Můžete uvést příklady pozitivních/negativních zkušeností?
- Byli jste schopni bez problémů spolupracovat se svými kolegy?
Firemní kultura
- Popište své názory na firemní kulturu a zaměstnanecké benefity
- Jak ovlivnilo poslání a hodnoty společnosti váš profesní život?
- Hrála firemní kultura roli ve vašem rozhodnutí odejít?
- Dokázal/a jste zdravě skloubit svůj osobní život s profesními povinnostmi?
Zaškolení a školení zaměstnanců
- Považujete proces zapracování za důkladný a dobře zorganizovaný?
- Považujete úvodní školení, které jste absolvovali, za účinné při přípravě na vaše pracovní povinnosti?
- Jak dlouho trvalo, než jste se s pomocí zástupce personálního oddělení a členů svého týmu zapracoval do společnosti? Byl to hladký proces?
Plat a benefity
- Jak jste byli spokojeni se svým platovým ohodnocením?
- Byli jste spokojeni s četností zvyšování platu?
Příležitosti k růstu a rozvoji
- Měl/a jste během svého působení v této společnosti příležitosti k profesnímu růstu a rozvoji svých dovedností?
- Jak byste ohodnotil programy rozvoje dovedností ve společnosti?
- Dostal jste jasné pokyny a plán, jak dosáhnout svých kariérních cílů?
Na konci pohovoru s odcházejícím zaměstnancem můžete také požádat zaměstnance o návrhy nebo nápady na zlepšení. Někdy mohou zaměstnanci sdílet originální a promyšlené nápady, které můžete v budoucnu realizovat.
Tyto otázky pro výstupní pohovor jsou navrženy tak, aby vám pomohly získat podrobnou zpětnou vazbu o zkušenostech zaměstnance s organizací a o tom, zda jsou snahy vaší společnosti o vytvoření šťastného, zdravého a produktivního pracoviště účinné.
Otázky týkající se firemní kultury a vztahů se současnými zaměstnanci, kolegy a manažery vám mohou pomoci odhalit skryté problémy v dynamice pracoviště, manažerských postupech a soudržnosti týmu.
Tip pro profesionály💡 : Využijte vestavěného AI asistenta ClickUp, ClickUp Brain , jako svého partnera pro brainstorming a generujte otázky pro výstupní pohovor pomocí jednoduchých pokynů. Ušetříte tak čas a vytvoříte si komplexní databázi otázek pro důkladný proces výstupního pohovoru.
Jak úspěšně provést výstupní pohovor
Výzkumná zpráva společnosti Aberdeen ukazuje, že pouze asi 29 % firem má strukturovanou strategii pro odchod zaměstnanců.
Tím, že vynechávají výstupní pohovory, přichází velká část organizací o cenné příležitosti porozumět vnímání zaměstnanců a získat vhled do dynamiky týmu a stylů vedení.
Účinná strategie odchodu zaměstnanců zahrnuje dobře strukturovaný proces výstupního pohovoru. Zde je několik doporučení:
1. Vyberte si správný formát pohovoru
Rozhodněte se, jaký formát chcete pro výstupní pohovory použít. Ať je flexibilní, pohodlný a přístupný pro zaměstnance. Můžete si vybrat z několika formátů pohovorů, v závislosti na tom, jaký způsob nejlépe povzbudí zaměstnance k poskytnutí nestranné zpětné vazby.
- Osobní pohovory: Tyto pohovory jsou vynikajícím způsobem, jak vést hloubkové diskuse, a umožňují vám zachytit jemnější signály řeči těla a mimiky. Můžete také získat rychlé odpovědi na doplňující otázky.
- Telefonické pohovory: V tomto flexibilním formátu se odcházející zaměstnanci účastní pohovoru v pohodlném prostředí podle svého výběru, což je může povzbudit k upřímnější zpětné vazbě.
- Videokonference: Videohovory kombinují výhody osobní a vzdálené komunikace.
- Online průzkumy: Jedná se o efektivní způsob, jak získat zpětnou vazbu, a lze je zaslat mnoha zaměstnancům. Anonymita může podpořit upřímnější odpovědi, ale nevýhodou je nedostatek detailů a možnost, že mnoho bývalých zaměstnanců průzkum ignoruje.
Profesionální tip💡: Použijte ClickUp Exit Interview k získání zpětné vazby od zaměstnanců.
2. Vyberte si správný čas
Chcete získat konstruktivní zpětnou vazbu od zaměstnanců? Nejlepší je neplánovat výstupní pohovory hned po podání výpovědi nebo příliš blízko jejich posledního pracovního dne.
Zaměstnanci ještě zpracovávají svá rozhodnutí a vyrovnávají se se složitými emocemi bezprostředně po podání výpovědi. Naplánování výstupního pohovoru na jejich poslední den v práci může vyvolat pocit, že jsou pod tlakem, a bránit jim v poskytnutí konstruktivní a upřímné zpětné vazby.
Podle Havard Business Review je nejvhodnější doba pro naplánování výstupních pohovorů polovina období mezi datem podání výpovědi a posledním pracovním dnem zaměstnance. V tomto okamžiku již zaměstnanci zpracovali své rozhodnutí odejít a stále ještě pracují v rámci výpovědní lhůty.
3. Připravte si správnou sadu otázek
Připravte si smysluplné otázky, které položíte během pohovoru. Rozhodněte se, jak je strukturovat, aby nezněly dotěrně nebo nevhodně.
Využijte výše uvedený seznam a doplňte jej o kontextové informace založené na pozici zaměstnance, popisu jeho práce, výkonu a předchozích zpětných vazbách, abyste dosáhli smysluplného výstupního pohovoru.
Existují však otázky, kterým byste se měli vyhnout. Zde je několik příkladů toho, na co se během výstupního pohovoru ptát neměli:
| Co se nemá ptát | Proč | Co se místo toho zeptat |
|---|---|---|
| Odcházíte z osobních důvodů? | Je to dotěrné a zaměstnancům to dává méně prostoru pro pohodlnou odpověď. | Existují nějaké konkrétní důvody, které ovlivnily vaše rozhodnutí odejít? Souvisí s pracovištěm nebo jsou jiné? |
| Bylo pro vás pracovní zatížení příliš velké? | Naznačuje, že zaměstnanec možná odchází kvůli neschopnosti. | Jak jste vnímal pracovní zátěž a jak by se dala zlepšit? |
| Jaký plat vám nabídla nová společnost? | Tato otázka je irelevantní a dotěrná. | Bylo vaše odměňování konkurenceschopné podle standardů v daném odvětví? |
Profesionální tip💡: Použijte šablony výstupních pohovorů, abyste vytvořili dobře strukturované a smysluplné otázky a podnítili upřímnou konverzaci, která poskytne cenné informace těm, kteří zůstávají.
4. Vytvořte pracovní postup pro pohovory při odchodu
Zavedení procesu výstupního pohovoru umožňuje personalistům zefektivnit proces odchodu zaměstnanců a systematicky shromažďovat data.
Pro vytvoření seznamu pro každý krok procesu výstupního pohovoru stačí použít ClickUp Tasks. Fáze v úkolu mohou zahrnovat „Přípravu“, „Plánování“, „Vytvoření databáze otázek“ a další. Pod každým seznamem vytvořte podúkoly, které představují úkoly pro každou fázi. Tyto úkoly spolu s termíny splnění přiřaďte příslušným členům týmu HR.
Tip pro profesionály 💡: Vytvoření procesu výstupního pohovoru pro každého kandidáta může být obtížné. Použijte šablonu procesu pohovoru ClickUp k organizaci úkolů, stanovení časového harmonogramu a sledování různých fází procesu výstupního pohovoru.
Výhody použití této šablony pro rozhov ory při odchodu a pobytu jsou:
- Zajišťuje strukturu a konzistentnost procesu pohovoru
- Zajišťuje, že všichni uchazeči mají stejné podmínky
- Pomáhá navrhnout, otestovat a optimalizovat zkušenosti pomocí správných otázek pro výstupní pohovor
5. Použijte HR software k zefektivnění procesu odchodu zaměstnanců
Využijte ClickUp HR, komplexní nástroj pro zvýšení produktivity, který vám pomůže spravovat různé aspekty procesu odchodu zaměstnanců.
Například vytvořte podrobný proces pro zaznamenávání zpětné vazby od zaměstnanců, analýzu odpovědí a implementaci akčních plánů pomocí ClickUp Docs.
Požádejte členy svého týmu, aby poskytli návrhy a spolupracovali na Docs, aby vytvořili komplexního průvodce procesem.
Seznamte vše, co musí odcházející zaměstnanec udělat, aby dokončil proces odchodu, pomocí kontrolního seznamu úkolů ClickUp.
Přiřaďte jej zaměstnancům, kteří podali výpověď, aby mohli odškrtávat jednotlivé položky po jejich splnění. Tímto způsobem můžete sledovat a zajistit, že jsou všechny formality při odchodu splněny.
6. Analyzujte zpětnou vazbu
Po skončení výstupního pohovoru analyzujte odpovědi zaměstnanců a získejte z nich poznatky. Tím prohloubíte své pochopení toho, co vaši organizaci pohání. Zaměstnancům tím také dáte najevo, že jejich názory jsou důležité.
Pokud to uděláte správně, získáte přehled o:
- Co v organizaci funguje a co ne
- Skryté výzvy a příležitosti
- Jak vypadá konkurenční prostředí? Které společnosti jsou pro vás největší hrozbou, pokud jde o odchod zaměstnanců?
Úspěšný výstupní pohovor vám pomůže ukončit spolupráci pozitivním způsobem. Skvělý výstupní pohovor může také proměnit odcházející zaměstnance v zastánce vaší společnosti.
ClickUp Brain dokáže analyzovat zpětnou vazbu od zaměstnanců a shrnout ji do praktických bodů. Vedoucí pracovníci organizace mohou tyto body seřadit podle priority, aby mohli řešit kritické problémy v pracovním prostředí a budovat lepší kulturu.
Využití poznatků z výstupního pohovoru v praxi
V dnešní ekonomice založené na sdílení znalostí jsou hnacím motorem úspěchu organizace vysoce kvalifikovaní a motivovaní zaměstnanci. Personální oddělení a vedoucí pracovníci musí zjistit, proč tito žádaní zaměstnanci zůstávají, proč odcházejí a jak se musí organizace změnit, aby pro ně byla atraktivnější. Dobře promyšlený pohovor poskytne zpětnou vazbu ve všech třech oblastech.
1. Shromážděte a uspořádejte zpětnou vazbu
Sjednoťte své poznatky z více výstupních pohovorů na jednom místě. Použijte standardizovaný formát k uspořádání a prezentaci svých dat zainteresovaným stranám.
Použijte šablonu ClickUp pro analýzu dat, abyste mohli shromažďovat a organizovat data z více zdrojů. Poskytuje jednotný formát, který usnadňuje vizuální prezentaci dat a identifikuje trendy nebo vzorce.
Šablona výstupního pohovoru zajišťuje konzistentnost dat tím, že poskytuje jednotný formát pro analýzu.
2. Analyzujte data
Rozdělte odpovědi z výstupního pohovoru do tematických okruhů. Patří mezi ně rovnováha mezi pracovním a soukromým životem, otázky týkající se mzdy/odměny, spokojenost v práci, využití dovedností, pracovní prostředí a další.
Ještě lepší je, pokud můžete analyzovat odpovědi a kvantifikovat data, kdekoli je to možné, abyste identifikovali opakující se vzorce nebo trendy – například frekvenci, s jakou byla zdůrazněna konkrétní otázka.
Tip pro profesionály💡: K zaznamenávání údajů z výstupních pohovorů použijte software pro správu zaměstnanců s pokročilými funkcemi pro vytváření reportů a analýz. Hledejte software s interaktivními dashboardy, které zobrazují metriky úspěchu a KPI v různých formátech, aby personální týmy mohly rychle pochopit důležité informace.
3. Identifikujte klíčové problémové oblasti
Kategorizace problémů vám pomůže stanovit priority oblastí, které je třeba zlepšit, na základě jejich dopadu na zkušenosti a spokojenost zaměstnanců. Mezi klíčové problémové oblasti patří například vysoce stresující pracovní prostředí, syndrom vyhoření, mikromanagement a toxické pracovní prostředí.
Profesionální tip💡: Použijte software pro hodnocení výkonu k identifikaci společných témat v odpovědích zaměstnanců. To může být cenným zdrojem informací pro identifikaci problémových oblastí.
4. Spolupracujte se zainteresovanými stranami na vytvoření akčního plánu
Sdílejte výsledky výstupních rozhovorů s klíčovými zainteresovanými stranami, aby se seznámily s hluboce zakořeněnými problémy v organizaci. Pokud existují problémy, které obvykle zůstávají bez povšimnutí, spolupracujte na vypracování komplexního akčního plánu k jejich řešení pomocí ClickUp Docs.
Díky společné živé editaci mohou váš tým a zainteresované strany provádět změny v reálném čase, přidávat kontrolu verzí a přiřazovat a řešit komentáře na stejné stránce.
Na základě zjištění z výstupních průzkumů vytvořte vzorové otázky pro výstupní pohovor, otestujte je na malém vzorku a optimalizujte proces.
Identifikujte problémy s vysokou a nízkou prioritou a vytvořte strukturovaný plán, jak je řešit po jednotlivých fázích. Definujte role, odpovědnosti a časové harmonogramy pro každou akci.
Například tým lidských zdrojů a vedoucí oddělení mohou vypracovat plán, jak řešit stížnosti týkající se rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, a to zavedením flexibilních pracovních politik a dosažením 50% míry přijetí během následujících tří měsíců.
Číst více: 11 bezplatných šablon pro zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů v roce 2024
5. Stanovte cíle a sledujte jejich plnění
Pomocí ClickUp Goals vytvořte sledovatelné cíle pro každou akci. Můžete použít formát souhrnného přehledu pokroku k vizualizaci procentuálního pokroku u více souvisejících cílů. Například cíle v kategorii prostředí s vysokým stresem mohou být:
- Cíl 1: Snížit úroveň stresu zaměstnanců o 25 %
- Cíl 2: Do konce příštího čtvrtletí realizovat tři cíle v oblasti wellness
- Cíl 3: Do začátku příštího roku snížit počet případů vyhoření o 30 %.
6. Zavést opatření, sledovat a vyhodnocovat
Realizujte jednotlivé body akčního plánu podle harmonogramu. Ověřte u odpovědných týmů, zda mají dostatek zdrojů k dokončení svých úkolů.
Průběžně sledujte průběh každé změny a měřte její účinnost pomocí neustálé zpětné vazby od zaměstnanců. Informace ze zpětné vazby využijte k úpravám svého akčního plánu a k optimalizaci správných otázek pro výstupní pohovor.
Profesionální tip 💡: Začlenění programů řízení nástupnictví do kultury vašeho pracoviště vytváří příležitosti pro zaměstnance s vysokým potenciálem, aby převzali vedoucí pozice. Takové příležitosti k postupu pomáhají zaměstnancům vizualizovat si vlivnou budoucnost v organizaci, což zlepšuje míru retence zaměstnanců.
Proměňte své výstupní pohovory v silné motory organizačních změn
Rozhovory při odchodu nejsou jen závěrečnou konverzací mezi odcházejícími zaměstnanci a organizací. Promyšlené otázky pro rozhovor při odchodu vám mohou pomoci vytvořit smysluplné a vstřícné pracovní prostředí pro současné i budoucí zaměstnance.
Nejlepší způsob, jak začít navrhovat efektivní proces výstupního pohovoru, je použít nástroje jako ClickUp, které vám pomohou organizovat, centralizovat, spravovat a zefektivnit všechny aspekty.
Platforma nabízí několik funkcí pro správu úkolů, sběr zpětné vazby a dokumentaci. S ClickUpem můžete zajistit, že každý proces bude dobře zdokumentován a že vy a váš tým budete reagovat na zpětnou vazbu zaměstnanců.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a zjistěte, jak může zlepšit váš proces výstupních pohovorů.