Nikdo se nemůže pochlubit neustále stejnou úrovní produktivity. Každý občas čelí poklesu produktivity.
A není to jen páteční odpoledne nebo léto, které znamenají katastrofu pro vaši produktivitu. Nejhoršími viníky jsou obávaná pondělní rána.
Studie představená na konferenci Britské kardiovaskulární společnosti v roce 2023 zjistila, že v pondělí dochází k více infarktům než v kterýkoli jiný den. 😲
Proč jsou ale pondělky pro většinu profesionálů tak stresující?
Pojďme prozkoumat psychologii pondělní deprese a jak ji můžete udržet na uzdě.
Porozumění poklesu produktivity v pondělí
Existuje dostatek výzkumů, které dokazují, že zaměstnanci mají větší pravděpodobnost začít pondělí spíše s pocitem skleslosti než nadšení. Mezi běžné faktory, které snižují produktivitu a vyvolávají pondělní blues, patří:
- Přetrvávající stresory: Nevyřešené problémy a blížící se termíny z předchozího týdne mohou vyvolávat úzkost. To ztěžuje soustředění a dokončení úkolů v pondělí.
- Sociální jetlag: Ať už se jedná o obětování spánku kvůli společenskému životu nebo o pokus dohnat ztracený odpočinek, odlišný spánkový režim o víkendu může narušit váš spánkový cyklus, což vede k pocitu únavy a nižší produktivitě.
- Myšlení „nový týden, nový začátek“: Pondělí se může zdát jako ideální čas na nový začátek, ale snaha zvládnout všechno najednou může vést ke ztrátě soustředění a náchylnosti k chybám, což vás ještě více stresuje.
- Schránka s 1000 a více e-maily: Čelit zaplavené schránce v pondělí ráno může být zdrcující. Možná budete muset strávit pracovní dobu procházením nahromaděných e-mailů, což oddálí vaši skutečnou práci.
Průzkum společnosti B2B Reviews zjistil, že 25 % zaměstnanců je v pondělí méně produktivních, 50 % zažívá v pondělí vyšší stres a 57 % si přeje, aby pondělí bylo součástí víkendu (jasná preference čtyřdenního pracovního týdne ).
Stejný průzkum se také zabývá dvěma dalšími změnami v myšlení zaměstnanců:
- Pondělky na dálku: 76 % hybridních pracovníků preferovalo v pondělí práci z domova. Měli pocit, že jim to pomáhá pomalu začít týden, vyhnout se dlouhému dojíždění a sladit se s rodinným rozvrhem.
- Minimální pondělky: Jeden ze čtyř zaměstnanců v pondělí vykonával pouze nejzákladnější práci – vy řizoval e-maily, účastnil se schůzek a plánoval nadcházející týden.
Stejný průzkum také zjistil, že zaměstnanci pracující na místě se v pondělí cítí stresovanější než zaměstnanci pracující na dálku nebo hybridně.
Strategie pro zvýšení produktivity v pondělí
Viděli jsme některé běžné faktory, které mohou vést k nízké produktivitě v pondělí ráno. Nyní se podívejme, jak se s nimi vypořádat a být produktivnější – abyste mohli začít pondělí s elánem, nadšením a novou energií.
Začněte svůj den brzy
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak překonat pondělní ranní propad, je prostě začít den brzy. To vám přinese dvojí výhodu:
- Získáte tak více času na přípravu a organizaci úkolů pro produktivní den, který vás čeká.
- Signalizuje to vašemu mozku, že je čas přejít do pracovního režimu, což snižuje pravděpodobnost, že se budete cítit dezorientovaní nebo demotivovaní.
Silný start v pondělí vytváří pocit dynamiky a úspěchu, který se přenáší do zbytku týdne.
Můžete také využít volné ranní hodiny (a nepřerušovaný čas) k přezkoumání svých týdenních cílů, stanovení záměrů a naplánování úkolů na následující dny.
Snadným způsobem, jak toho dosáhnout, je použití digitálního nástroje, jako je ClickUp Whiteboards. Poskytuje vám téměř nekonečné plátno pro vizualizaci vašich plánů. Navíc je vždy přístupný (na vašem notebooku a mobilních zařízeních) a dokonce obsahuje šablonu připravenou k použití.
Šablona tabule ClickUp Work Plan vám pomůže rozdělit vaše cíle a projekty, přidat úkoly pro každý projekt a sledovat váš týdenní pokrok z jednoho místa.
Využijte jej k vytvoření svého pracovního postupu ClickUp a vizualizujte jej jakýmkoli způsobem – jako seznam, Ganttův diagram, zobrazení pracovní zátěže nebo kalendář. Integrované reakce na komentáře, automatizace, umělá inteligence a nástroje pro spolupráci vám dále zjednoduší plánování projektů.
Navíc, pokud pracujete s kolegy, můžete společně spolupracovat na tabuli, přidělovat si úkoly, získávat informace o stavu a vizualizovat své brainstormingové sezení přímo na tabuli.
Profesionální tip: Pokud vám pondělky připadají příliš náročné, použijte ClickUp Tasks k zaznamenání všech svých nadcházejících úkolů během víkendu. Úkoly můžete seskupit podle kategorií a vytvořit tak databázi pro různé typy úkolů. Tím si vyčistíte hlavu a v pondělí budete moci začít s čistým štítem a jasným seznamem úkolů.
Stanovení priorit vašich úkolů
Jakmile víte, na jakých úkolech musíte pracovat, dalším tipem je jejich seřazení podle priority. Pomocí funkce Task Priorities (Priority úkolů) v ClickUp můžete úkoly seřadit podle naléhavosti a důležitosti následovně:
- Naléhavé: Úkoly s kritickými termíny nebo okamžitými důsledky v případě nesplnění. (Vysoká důležitost a vysoká naléhavost)
- Vysoká: Důležité úkoly, které by měly být brzy dokončeny, ale bez okamžitého tlaku naléhavých úkolů. (Vysoká důležitost a střední naléhavost)
- Normální: Standardní úkoly, které přispívají k vašim cílům, ale lze je naplánovat s určitou flexibilitou. (Střední důležitost a střední naléhavost)
- Nízká: Úkoly s minimálním dopadem nebo úkoly, které lze potenciálně delegovat nebo odložit. (Nízká důležitost a nízká naléhavost)
Tímto způsobem získáte správný plán pro zahájení pracovního týdne.
Dalším vynikajícím způsobem, jak toho dosáhnout, je použití Eisenhowerovy matice. Tato matice, nazývaná také matice naléhavosti a důležitosti, je plán produktivity, který pomáhá jednotlivcům stanovit priority úkolů na základě jejich naléhavosti a důležitosti.
Matice rozděluje úkoly do čtyř kvadrantů:
- Naléhavé a důležité: Tyto úkoly vyžadují okamžitou pozornost a měly by být provedeny co nejdříve.
- Naléhavé, ale nedůležité: Často se jedná o rozptýlení, které lze delegovat na jiné nebo dokonce vynechat, pokud nemají žádný vliv na vaše výsledky.
- Důležité, ale ne urgentní: Nezbytné pro dlouhodobé cíle, nevyžadují okamžitou akci, ale potřebují naplánovaný čas.
- Není urgentní a není důležité: Úkoly s nízkou prioritou, které lze odložit nebo zcela vynechat, aby se dala přednost hodnotnějším projektům.
Zatímco někteří lidé si tuto matici vizualizují na skutečné tabuli, digitální verze může být užitečnější, zejména pokud máte mnoho projektů nebo více spolupracovníků.
Některé digitální tabule, jako například ClickUp, mají předem připravenou šablonu Eisenhowerovy matice, která vám pomůže rychle začít.
Šablona ClickUp Priority Matrix vám pomůže klasifikovat vaše úkoly, abyste věděli, které z nich mají největší vliv na vaše týdenní cíle. Navíc každý úkol, který přidáte do ClickUp Whiteboard, se automaticky synchronizuje s řešením pro správu projektů se všemi důležitými podrobnostmi, jako jsou popisy úkolů, úrovně priority a termíny splnění.
Alternativně můžete použít „Board View“ (Zobrazení tabule) k zobrazení úkolů na základě úrovní, které jste nastavili v matici priorit. Poskytuje vám strukturovaný přístup ke správě vašich úkolů a projektů a umožňuje vám lépe rozdělit váš čas a zdroje.
Plánování dopředu
Jasný plán činnosti vám pomůže být připraveni a rychle začít. Může také snížit vaši úzkost a dát vám představu o tom, co vás čeká.
Někteří guru produktivity přísahají na rámec „Top Three“, ve kterém si každý den sepsáte tři úkoly, které musíte splnit. Jsou to ty nejdůležitější – obvykle úkoly s prioritou 1 a 2, které vyžadují hodně soustředěné práce a posouvají vás k dosažení vašich cílů.
Pokud patříte mezi ty, kteří věci odkládají, můžete k tomuto rámci přidat ještě jeden – Eat the Frog (Sněz žábu). To znamená, že nejdříve ráno uděláte největší a nejtěžší úkol.
To vám výrazně ulehčí. A dodá vám to dávku dopaminu, která vás provede zbytkem dne (a týdne).
Efektivní využití přestávek
Stejně důležité jako plánování úkolů je plánování přestávek. Přestávky vám pomáhají lépe se soustředit v krátkodobém horizontu, zvládat úroveň stresu a dlouhodobě se vyhnout vyhoření.
Krátké přestávky na procházku nebo kávu s kolegou vám pomohou odpočinout si a uvolnit se. Pokud pracujete z domova, můžete vyvenčit psa. Domácí mazlíčci a sluneční světlo jsou nejlepší kombinací pro zlepšení nálady.
Máte nabitý den? Věnujte pět minut cvičení hlubokého dýchání, protahování nebo jógy na židli a uvidíte, že se vám zlepší nálada.
Jedním ze způsobů, jak si uvědomit důležitost přestávek, je použití techniky Pomodoro – pracujte 25 minut a dejte si 5minutovou přestávku. Pro hlubokou práci můžete tuto techniku upravit na 50 minut práce a 10 minut přestávky, pokud si mezi cykly dáváte krátkou přestávku.
Dalším způsobem, jak si naplánovat přestávky, je časové blokování. Vytvořte si konkrétní časové úseky pro důležité úkoly, naplánujte si krátké přestávky na odpočinek a relaxaci nebo střídejte období soustředěné práce a odpočinku, abyste lépe spravovali svůj čas (a priority).
Pokud používáte ClickUp jako osobní nebo pracovní nástroj pro správu úkolů, důrazně doporučujeme šablonu ClickUp Daily Time Blocking Template. Tato šablona vám umožňuje rozdělit den na dopolední, odpolední a večerní časové úseky a přidat konkrétní úkoly (a přestávky) v průběhu dne.
Také vám poskytne představu o vašem denním plánu, sleduje vaše hodiny nejvyšší produktivity a zajistí, že budete mít dostatek času na odpočinek a dobití energie.
Tipy pro organizaci pro zvýšení produktivity
Věděli jste, že nepořádek v okolí může zvýšit hladinu kortizolu?
Výzkumná studie zjistila, že vizuální kůra člověka může být zahlcena objekty, které nesouvisí s konkrétním úkolem. To ztěžuje soustředění.
Proto je důležité udržovat své pracovní prostředí – ať už se jedná o kancelář nebo domácí pracovnu – čisté a uklizené.
Když přijdete do práce nebo se posadíte, abyste zahájili svůj den, věnujte pár minut uspořádání svého stolu. Odklizením nepořádku, uspořádáním papírů a uklizením volných předmětů vytvoříte čisté a příjemné pracovní prostředí, které podporuje efektivitu a produktivitu.
Komunikace a schůzky v pondělí
Častým důvodem stresujících pondělků je zaplavená schránka. Odpovídání na desítky e-mailů, zpráv sSack a další interní komunikace vám může zabrat spoustu času. Než se nadějete, ztratíte kontrolu nad svým dnem.
Pak jsou tu pondělní ranní porady – aktualizace stavu, denní standupy a týdenní strategické hovory. Všechny mohou zabrat celý den, což znamená, že nestihnete udělat žádnou ze svých skutečných, důležitých prací.
Toto můžete vyřešit následujícími způsoby:
- Nejprve snězte žábu: Dejte kolegům vědět, že na jejich zprávy odpovíte v druhé polovině dne, abyste mohli nejprve vyřídit důležité úkoly.
- Zaveďte asynchronní komunikační metody: Snižte počet schůzek tím, že budete sdílet aktualizace stavu asynchronně. Zveřejňujte je ve vašem interním komunikačním nástroji, zanechávejte komentáře k dokumentům a úkolům a, co je nejdůležitější, vytvořte pracovní kulturu, ve které členové týmu necítí tlak okamžitě odpovídat.
- Používejte videoklipy: Kdykoli musíte něco vysvětlit, pošlete videozáznam místo toho, abyste plánovali hovor. To umožní vašim kolegům reagovat ve svém volném čase.
- Přesuňte pondělní porady na (předcházející) pátek: Touto jednoduchou změnou můžete omezit pondělní přerušení práce a dát všem jasnou představu o tom, co mohou očekávat v nadcházejícím týdnu. Zaměstnanci tak budou moci začít pracovat hned na začátku týdne.
Pokud plánujete začlenit asynchronní komunikační systémy do svého pracovního prostoru, může se vám hodit ClickUp. Použijte jej jako komplexní asynchronní nástroj pro spolupráci na projektech, dokumentech a dalších úkolech z jednoho místa.
S ClickUpem můžete k jednotlivým úkolům nebo dokumentům přidávat kontextové komentáře a asynchronně spolupracovat na dokumentech pomocí komentářů nebo označování DRI. Pomocí ClickUp Clips můžete dokonce sdílet videozáznamy, ve kterých vysvětlujete složité zpětné vazby nebo koncepty.
Váš pondělní kontrolní seznam produktivity
Naše nejlepší tipy pro produktivitu v pondělí jsme shrnuli do praktického kontrolního seznamu. Zkopírujte si ho do svého digitálního diáře nebo si ho vytiskněte (nebo i několikrát!) a dosáhněte svých cílů!
- Začněte svůj den brzy [v pondělí]
- Naplánujte si týden předem [V pátek před odchodem z práce]
- Upřednostněte své úkoly [v pátek před odchodem z práce nebo v neděli]
- Odstraňte nebo delegujte úkoly s nízkou hodnotou [pondělí]
- Používejte systémy produktivity, jako jsou Eat the Frog nebo Getting Things Done, abyste nejdříve splnili nejdůležitější úkoly.
- Zkontrolujte své úkoly a podle potřeby upravte svůj plán
- Využijte přestávky během dne [pondělí]
- Používejte digitální nástroj pro produktivitu, jako je ClickUp, abyste zůstali organizovaní [po celý den].
Začněte svůj týden správným způsobem s ClickUp
Pokud vám v pondělí ráno chybí motivace nebo máte na začátku týdne pocit, že vaše duševní energie je na historickém minimu, může vám systém organizace a produktivity pomoci vybudovat efektivní rutinu.
Platforma pro produktivitu, jako je ClickUp, vám může pomoci naplánovat si příští týden. Obsahuje celou řadu nástrojů – sledování času, digitální tabule, nástroje pro správu úkolů a další – které vám pomohou vytvořit jednoduchou a nekomplikovanou rutinu. Plánujte dopředu a začněte týden tím nejlepším možným způsobem. Zaregistrujte se zdarma, zorganizujte si celý týden a začněte pondělí s novou energií!