V důsledku vlny „velké rezignace“, kdy mnoho zaměstnanců odešlo nebo plánovalo odejít za novým zaměstnáním, si personalisté a vedoucí pracovníci kladou otázku, proč tomu tak je. Fluktuace zaměstnanců je nákladná, což činí aktivity zaměřené na udržení zaměstnanců ještě důležitějšími.
Z rozhovorů o setrvání v práci jsou nejjednodušší a nejrychlejší na zavedení ze všech strategií zaměřených na udržení zaměstnanců, jako jsou zpětná vazba od zaměstnanců, aktivity na posílení angažovanosti a věrnostní programy.
Manažeři věnují stále více času tomu, aby pochopili, proč se zaměstnanci rozhodnou zůstat, co je na jejich pracovišti drží, a tyto informace pak využívají k zavádění proaktivnějších postupů.
Zpráva organizace Non-Profit HR zjistila, že využívání pohovorů o setrvání vzrostlo z 33 % v roce 2022 na 46 % v roce 2023, což svědčí o jejich účinnosti při snižování fluktuace zaměstnanců.
Pohovor o setrvání poskytuje cenné informace o angažovanosti týmu, spokojenosti zaměstnanců a jejich udržení a umožňuje manažerům znovu navázat kontakt s cennými zaměstnanci, aby se zabránilo odchodu talentů z vaší organizace.
Pokud chcete zavést efektivní pohovory o setrvání, čtěte dál.
Co je to „stay interview“?
Pohovory o setrvání, nazývané také rozhovory o setrvání, jsou schůzky mezi manažery a zaměstnanci, jejichž tématem je, proč rádi pracují ve vaší společnosti a co by změnili na firmě, týmu nebo své současné pozici.
Tyto rozhovory lze využít k posouzení rizika odchodu zaměstnance a k předvídání potřeb v oblasti náboru.
Organizace provádějí pohovory o setrvání v zaměstnání, aby odhalily a vyřešily to, co nefunguje, a výzvy, které již existují nebo teprve přijdou. Tyto informace se využívají k odstranění příčiny nespokojenosti zaměstnanců ještě předtím, než se začnou rozhlížet po novém zaměstnání.
Význam pohovoru o setrvání v dnešní době
Existuje několik důvodů, proč lidé opouštějí svá pracovní místa; některé z nich se během pandemie změnily, jiné vyplývají ze současných konkrétních pracovních podmínek. Hlavními faktory, které v dnešní době přispívají k fluktuaci zaměstnanců, jsou:
- Nedostatek kariérního růstu a nespokojenost s vlastní pozicí
- Pandemie přiměla lidi k zamyšlení a přehodnocení svých cílů i toho, co pro ně dává práci smysl.
- Touha po větší flexibilitě, pokud jde o práci na dálku nebo v hybridním režimu
- Problémy po pandemii, jako jsou rostoucí náklady na péči o děti a ztráta loajality vůči firmě v důsledku rozsáhlých propouštění
Toto jsou některé z informací, které se od členů týmu dozvíte, když provádíte pohovory o setrvání s cílem zlepšit zaměstnaneckou zkušenost a pracovní kulturu.
Účel a přínos pohovoru o setrvání
Cílem těchto rozhovorů je klást otázky, které se týkají toho, co byste se dozvěděli z rozhovorů při odchodu. Můžete je začlenit do stávajících individuálních schůzek nebo je provádět měsíčně, pokud nemáte pravidelné schůzky k posouzení situace (ačkoli, proč ne?).
Řeší otázku udržení zaměstnanců
Hlavním cílem pohovorů o setrvání je zjistit, co motivuje vaše stávající zaměstnance k tomu, aby ve firmě zůstali, a identifikovat, co by je mohlo přimět k odchodu. Mezi možné odpovědi na druhou otázku patří například nedostatek uznání, vyhoření nebo omezené možnosti kariérního postupu a profesního růstu.
Řešte tyto otázky včas, abyste zvýšili spokojenost a zabránili odchodu nejlepších zaměstnanců. Podle vědecké studie pozitivní pracovní prostředí zvyšuje úroveň angažovanosti zaměstnanců, jejich výkonnost a touhu po úspěchu.
Ovlivňuje spokojenost v práci a motivaci
Pohovory o setrvání v práci nejsou jen o sběru informací. Zaměstnancům se tím dává najevo, že jejich kritika, obavy a zpětná vazba jsou ceněny a že se jimi zabýváte. Když mají pocit, že je někdo poslouchá, jsou spokojenější se svou prací a mají větší motivaci podávat lepší výkony.
Kromě toho umožňují pohovory o setrvání manažerům identifikovat špičkové zaměstnance, kteří nejsou dostatečně vytíženi nebo oceněni. To otevírá prostor pro diskuse o možnostech kariérního rozvoje a pomáhá udržet si nejvýkonnější zaměstnance.
Například i když máte program odměňování zaměstnanců, personální tým nemá k dispozici vhodné nástroje k měření a oceňování výkonu zaměstnanců, což vede k nespokojenosti zaměstnanců v týmu. Rozhovory o setrvání vám mohou pomoci odhalit tento problém a jeho varovné signály.
Zabraňuje fluktuaci zaměstnanců
Díky své aktivní povaze může program pohovorů o setrvání pomoci snížit fluktuaci zaměstnanců. Pomáhá identifikovat potenciální problémy, které lze vyřešit dříve, než se z nich stanou závažné potíže.
Klíčem k efektivnímu pohovoru o setrvání v práci je klást konkrétní otázky, které vám pomohou z pohovoru vytěžit maximum.
Klíčové otázky, které je třeba položit při pohovoru o setrvání
V ideálním případě pokládejte otázky, které zaměstnance podnítí k rozhovoru a získáte tak jejich upřímnou zpětnou vazbu.
Otázky týkající se kariérního rozvoje
- Co se zde dozvídáte?
- Jaké nové dovednosti chcete rozvíjet?
- Co se vám líbí na školicích programech, které společnost nabízí?
- Co by se dalo zlepšit v oblasti možností profesního rozvoje?
- Popište svou ideální práci.
- Co se vám na vaší předchozí pozici líbilo nejvíc a co už zde nemáte možnost dělat?
- Jaké aspekty vašeho posledního zaměstnání se vám líbily a které vám nyní chybí?
- Jaké jsou vaše krátkodobé a dlouhodobé kariérní cíle? Jak vám můžeme pomoci je dosáhnout?
- Existují nějaké další povinnosti, které byste v rámci své pozice rádi převzali?
- Existují nějaké benefity, které byste ve své současné pozici považovali za cenné, ale které my nenabízíme?
Otázky týkající se vedení a řízení
- Jak mohu zpříjemnit váš pracovní zážitek?
- Jaké změny by pro vás zvýšily spokojenost s vaší prací?
- Jak vám můžeme lépe pomáhat ve vaší práci?
- Jaký druh uznání vás motivuje nejvíce?
Otázky týkající se firemní kultury
- Co vás motivuje k tomu, abyste zde pracovali?
- Co si myslíte o tom, jak oceňujeme úspěchy zaměstnanců?
- Máte pocit, že máte vyvážený poměr mezi prací a soukromým životem? Pokud ne, jak to můžeme zlepšit?
- Popište firemní kulturu. Co se vám na ní líbí a co se vám nelíbí?
Otázky týkající se celkové spokojenosti
- Co vás nejvíc těší na každodenním příchodu do práce?
- Uvažovali jste někdy o odchodu ze společnosti? Pokud ano, proč?
- Na co se každý den v práci těšíte?
- Které aspekty vaší každodenní práce vás frustrují?
- Můžete popsat nedávný pracovní den, který ve vás vyvolal stres nebo úzkost?
- Povězte mi o nějaké nedávné pozitivní pracovní zkušenosti.
- Na co myslíte během cesty do práce?
- Co vám běží hlavou cestou z práce domů?
- Jsou vaše dovednosti a zkušenosti plně využívány?
- Jaké konkrétní úkoly vás baví? Co byste ve své pozici rádi dělali jinak?
- Jak byste popsali svůj vztah se svým přímým nadřízeným?
- Máte pocit, že máte vyvážený poměr mezi prací a soukromým životem? Vysvětlete svou odpověď.
- Cítíte se v práci oceněni za svůj přínos? Proč ano, nebo proč ne?
- Díky čemu se v práci cítíte nejproduktivnější a nejúspěšnější?
- Vedly vás v poslední době nějaké situace k úvahám o odchodu ze společnosti?
Tyto odpovědi vám mohou pomoci zajistit spokojenost jednotlivých zaměstnanců, například tím, že jim přidělíte projekty v oblastech, které je zajímají. Některé z nich vám také umožní zlepšit současné pracovní podmínky zaměstnanců, například zajištěním dalších pracovních míst, která všem umožní lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Pravidelné doplňující otázky vám pomohou posoudit morálku, vybudovat důvěru a identifikovat oblasti, kde je třeba zlepšení, zvýšit angažovanost a snížit fluktuaci.
💡Tip od profesionálů: Využijte ClickUp Brain, vestavěného asistenta s umělou inteligencí, jako partnera pro brainstorming při vytváření těchto otázek. Po schůzce ClickUp Brain také shrne klíčové body, čímž vám ušetří namáhavou práci s psaním dlouhých zápisů ze schůzek. Pokud chcete, můžete z nich v ClickUp také vytvořit úkoly, které můžete přidělit příslušným zúčastněným stranám.
Využijte bezplatné šablony pro personální oddělení od ClickUp a vytvořte sadu podrobných a obecných pokynů, které dokumentují konkrétní úkoly, otázky a postupy, které je třeba dodržovat během pohovoru o setrvání i po něm.
Jak připravit a vést pohovory o setrvání
Samozřejmě, tyto rozhovory může vést personální oddělení. Jsou však účinnější, pokud je vede přímý nadřízený zaměstnance nebo nadřízený z vyšší úrovně, kterému zaměstnanec důvěřuje, protože v takovém případě může být zaměstnanec při poskytování zpětné vazby otevřenější.
Naplánujte si ho s předstihem
- Vyberte si správný čas: Neplánujte pohovory o setrvání hned po nástupu zaměstnance do nové pozice ani během hodnocení výkonu. Vyberte si čas, kdy se zaměstnanec již zabydlel a může poskytnout promyšlenou zpětnou vazbu.
- Dejte jim čas na přípravu: Informujte zaměstnance o pohovoru o setrvání v práci alespoň týden předem. Budou tak mít čas si uspořádat myšlenky a připravit si případné otázky.
- Nabídněte flexibilitu: Buďte flexibilní při plánování schůzek. Zvažte nabídku alternativních termínů, jako jsou schůzky brzy ráno, pozdě odpoledne nebo dokonce virtuální schůzky, abyste vyhověli časovým možnostem zaměstnanců.
Sdělení účelu a očekávání schůzky
- Stanovte jasná očekávání: Vysvětlete důvod, proč se pohovor o setrvání v práci koná. Uvědomte zaměstnancům, že se jedná o příležitost promluvit si o jejich práci, o tom, co je motivuje, a o oblastech, ve kterých by se mohli dále rozvíjet.
- Zaměřte se na otevřený rozhovor: Zdůrazněte, že se jedná o důvěrný rozhovor a že si ceníte jejich upřímných připomínek.
- Připravte si osnovu: Vytvořte si jednoduchý přehled témat, která musíte probrat. Může se jednat například o jejich zkušenosti s danou pozicí, názor na flexibilitu pracovního prostředí, možnosti profesního rozvoje a rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
- Podporujte kladení otázek: Dejte jim najevo, že se jedná o oboustranný rozhovor, a povzbuďte je, aby se ptali na svou kariérní dráhu nebo na věci, které je trápí.
Pochopení významu upřímné zpětné vazby od zaměstnanců
- Základem je aktivní naslouchání: Dbejte na to, abyste rozhovor neovládali. Chcete-li pochopit „proč“ za jejich odpověďmi, po položení otázky mlčte a naslouchejte. Většinu času by měli mluvit vaši zaměstnanci.
- Projevte uznání: Poděkujte jim za jejich čas a upřímné připomínky. Dejte jim najevo, že jejich názory jsou důležité a že jejich podněty budou zohledněny při rozhodování a při zlepšování pracovního prostředí.
- Dělejte si poznámky: Během rozhovoru si poznamenejte klíčové body, včetně toho, co zaměstnance motivuje, jaké má námitky a obavy. Pokud máte souhlas zaměstnance, nahrajte si rozhovor, abyste se v případě potřeby mohli k jeho odpovědím vrátit.
- Následné otázky: Po rozhovoru se s nimi spojte. Stručně shrňte klíčové faktory, o kterých jste hovořili, a případné další kroky, které plánujete podniknout na základě jejich zpětné vazby.
💡Tip od profesionálů: Místo používání několika nástrojů pro správu pohovorů o setrvání v práci využijte platformu ClickUp pro řízení lidských zdrojů jako centrální místo pro sdílení informací o zaměstnancích mezi manažery a jejich přímými podřízenými.
Software pro řízení zaměstnanců vám umožňuje sledovat údaje o odpovědích na otázky z pohovoru, což vám poskytne cenné informace a umožní vám přijímat chytřejší rozhodnutí.
Čtěte více: Nástroje umělé inteligence pro rozhodování
Osvědčené postupy a tipy pro efektivní pohovory o setrvání
Nezapomeňte, že dobrý pohovor o setrvání je rozhovor, nikoli výslech. Zde je několik tipů, jak vést úspěšný pohovor o setrvání, po kterém budou mít vaši zaměstnanci pocit, že je jim nasloucháno a že jsou oceňováni.
Důležitost oboustranné komunikace
Pohovory o setrvání nejsou hodnoceními výkonu. Cílem je vést rozhovor, při kterém se zaměstnanec bude cítit pohodlně a bude moci otevřeně hovořit o svých obavách.
Personalisté a manažeři musí zaměstnancům naslouchat, věnovat jim plnou pozornost a vyhýbat se přerušování. Měli by také podporovat otevřené a upřímné vyjádření tím, že zdůrazní, že neexistují žádné špatné odpovědi.
Zde je několik způsobů, jak podpořit oboustrannou komunikaci:
- Začněte pochvalou: Oceněte přínos zaměstnance a poděkujte mu za jeho tvrdou práci.
- Ptejte se otevřenými otázkami: Otázky, na které nelze odpovědět pouze „ano“ nebo „ne“, podněcují k podrobným odpovědím
- Využijte reflexivní naslouchání: Věnujte pozornost verbálním i neverbálním signálům a řeči těla mluvčího, abyste rozpoznali nevyřčené emoce.
- Buďte přítomní: Odložte rušivé prvky, jako jsou telefony, a soustřeďte se na probíhající rozhovor
Zajistí to strukturovaný rozhovor a zároveň umožní individuální odpovědi.
Zvažte také použití šablon pro pohovory, abyste si pohovory strukturovali a měli jednotný rámec pro kladení otázek a zaznamenávání odpovědí.
Vyberte si příjemné místo
Místo konání pohovoru o setrvání může výrazně ovlivnit jeho úspěch. Vyberte si klidné, soukromé místo, kde vás nikdo nebude rušit. Může to být prázdná zasedací místnost, vyhrazený prostor pro pohovory nebo dokonce tichý koutek v kavárně (s souhlasem zaměstnance).
Nejdůležitějším faktorem je angažovanost zaměstnanců – to, aby se cítili pohodlně a uvolněně. Vyhněte se provádění pohovorů o setrvání na pracovišti přímo v pracovním prostoru, protože by to mohlo zaměstnance uvést do „pracovního“ režimu a bránit otevřené konverzaci.
Vyhraďte si dostatek času a věnujte tomu tolik času, kolik potřebujete.
Pohovory o setrvání v práci se nesmí uspěchat. Vyhraďte si v kalendáři dostatek času na rozhovor, aniž byste měli pocit, že ho musíte předčasně ukončit. Ideálně si naplánujte 45 minut až hodinu. Zaměstnanci tak budou mít dostatek času na to, aby se svobodně podělili o své myšlenky a obavy.
Buďte flexibilní, co se týče vyhrazeného času. Pokud rozhovor plyne přirozeně a zaměstnanec má ještě co dodat, nepřerušujte ho příliš brzy. Cílem je shromáždit cennou zpětnou vazbu, což někdy trvá déle, než se předpokládalo.
Upřednostňujte zpětnou vazbu od zaměstnanců a upřímnost v rámci tohoto procesu
Základem úspěšných pohovorů o setrvání je kladení důrazu na zpětnou vazbu od zaměstnanců a projevování upřímného zájmu o jejich spokojenost. Zaměstnanci dokážou rychle vycítit, zda byl pohovor o setrvání pouze formalitou.
Zde je několik způsobů, jak projevit svou upřímnost:
- Vyjádřete jim vděčnost za jejich čas a připomínky
- Věnujte pozornost tomu, co říkají, a aktivně jim naslouchejte
- Během rozhovoru si dělejte podrobné poznámky
- Po rozhovoru následujte shrnutím klíčových bodů a plánovaných kroků.
💡Tip od profesionálů: Využijte šablonu procesu pohovorů o setrvání v ClickUp k navržení, otestování a optimalizaci vašeho procesu. Poskytuje strukturu a konzistenci pro standardizaci procesu, umožňuje porovnávat zpětnou vazbu a shromažďuje data v přehledném formátu pro další analýzu.
Shrnutí: Jak vést efektivní pohovor o setrvání:
- Naplánujte si ho s předstihem, aby měli čas se připravit.
- Stanovte očekávání ohledně účelu rozhovoru
- Vyberte si příjemné a klidné místo
- Vedejte otevřený rozhovor a povzbuzujte zaměstnance, aby kladli otázky
- Uplatňujte oboustrannou komunikaci
- Věnujte pozornost neverbálním signálům
- Dělejte si poznámky a klást doplňující otázky
- Projevte jim uznání za jejich zpětnou vazbu
Využijte pohovory o setrvání k udržení svých nejlepších zaměstnanců
Místo toho, abyste se soustředili na to, co mohou vaši zaměstnanci udělat pro vaši organizaci, zjistěte, co oni očekávají od vás. Zavádějte pohovory o setrvání, abyste podpořili rozvoj svých zaměstnanců, pomohli jim splnit jejich sny a posílili jejich loajalitu a retenci.
Nečekejte, až začnou uvažovat o odchodu, než začnete jednat.
Jste připraveni zefektivnit své personální úkoly a uvolnit si čas na pohovory o setrvání? Zaregistrujte se zdarma na ClickUp.
Často kladené otázky (FAQ)
Jak se ještě nazývají pohovory o setrvání?
Pohovory o setrvání se také nazývají rozhovory o setrvání. Některé organizace je mohou nazývat pohovory o udržení zaměstnanců nebo rozhovory se zainteresovanými stranami. Všechny tyto termíny však popisují stejný základní koncept: aktivní rozhovory, jejichž cílem je pochopit, proč jsou zaměstnanci spokojení a co by je mohlo přimět k úvahám o odchodu.
Jak zvládnout pohovor o setrvání na pozici na jedničku?
Při vedení rozhovoru o setrvání v práci jako personalista kladte jasné otázky, aktivně naslouchejte bez předpojatosti, pořizujte si poznámky o důležitých informacích a na základě odpovědí zaměstnance na vaše otázky nasměrujte rozhovor tam, kam si to zaměstnanec přeje.
Zde je návod, jak v pohovoru o setrvání v práci zazářit:
- Příprava: Projděte si osobní spis zaměstnance a jeho projekty podle zadaných otázek.
- Prostředí: Vyberte si soukromé a pohodlné místo, kde je nepravděpodobné, že vás někdo vyruší.
- Otázky: Zaměřte se na problematické oblasti, spokojenost v práci, možnosti růstu a oblasti, které je třeba zlepšit.
- Naslouchejte: Pozorně vnímejte verbální i neverbální signály.
- Krok: Poděkujte zaměstnancům za jejich zpětnou vazbu a věnujte se konkrétním připomínkám.
Je pohovor o setrvání v práci totéž jako hodnocení výkonu?
Ne, pohovory o setrvání a hodnocení výkonu slouží k odlišným účelům. Pohovory o setrvání se zaměřují na pocity zaměstnanců a na to, co může společnost udělat pro zlepšení jejich zkušeností. Hodnocení výkonu se zabývá dosavadními výsledky zaměstnance a stanovuje cíle do budoucna.
Jsou pohovory o setrvání v zaměstnání totéž jako výstupní pohovory?
Ne, pohovory o setrvání jsou proaktivní a jejich cílem je předcházet odchodům, zatímco výstupní pohovory jsou reaktivní, provádějí se až v okamžiku, kdy zaměstnanci odcházejí, a snaží se z nich čerpat poučení pro zlepšení do budoucna. V ideálním případě by společnost měla využívat jak pohovory o setrvání, tak výstupní pohovory, aby získala ucelený obraz o náladách zaměstnanců.