Je těžší dosáhnout cílů projektu, když si nejste jisti svými aktuálními zdroji a tím, co váš tým může potřebovat.
Bez dostatečných údajů je obtížné činit informovaná rozhodnutí o personálním obsazení, rozpočtu a rozsahu projektu. Pokud není práce rozdělena správně, dochází k plýtvání dovednostmi a zkušenostmi, což brání efektivitě projektu a spokojenosti zaměstnanců. A bez standardizovaného měřítka se vaše rozvržení pracovní zátěže a pokrok stanou nejasnými.
Full-time Equivalents (FTE) v projektovém řízení však poskytují společný jazyk pro diskusi o pokroku, pracovním zatížení a dalších potřebách v oblasti řízení zdrojů.
Díky FTE získáte transparentnost, spolupráci a jasnější přehled o kapacitě pracovního zatížení. To vede k efektivnímu přidělování personálu a zabraňuje přepracování nebo nedostatečnému využití.
Realistické časové plány projektů založené na přesných výpočtech FTE zvyšují úspěšnost vašich projektů a zlepšují předvídatelnost jejich průběhu. Správné používání ekvivalentů plného úvazku (FTE) zajišťuje, že správné dovednosti a zkušenosti jsou dokonale přizpůsobeny vašemu pracovnímu zatížení, což zvyšuje efektivitu projektů a zapojení zaměstnanců.
Tento příspěvek obsahuje vše, co potřebujete vědět o využití ekvivalentů plného úvazku (FTE) v projektovém řízení.
Pojďme se do toho pustit!
Co je ekvivalent plného úvazku (FTE)?
Ekvivalent plného úvazku (FTE) je měrná jednotka, která představuje celkový počet hodin odpracovaných zaměstnanci společnosti na plný úvazek. Jedná se o pracovní zátěž jednoho zaměstnance na plný úvazek za stanovené období. Funguje jako standardní jednotka a umožňuje porovnávat výkonnost zaměstnanců na částečný úvazek, dodavatelů a zaměstnanců s odlišným rozvrhem práce.
Pro výpočet FTE vydělte pracovní dobu každého zaměstnance počtem hodin v pracovním týdnu na plný úvazek ve společnosti.
Například pokud společnost považuje 40 hodin týdně za plný úvazek a zaměstnanec pracuje 40 hodin týdně, jeho FTE je 1,0. Podobně, pokud zaměstnanci pracují 20 hodin týdně ve stejné společnosti, jejich FTE bude 0,5.
FTE je důležitý pro roční plánování lidských zdrojů a řízení mzdových nákladů. Může také pomoci vaší společnosti pochopit efektivitu svých zaměstnanců na částečný úvazek.
Význam a výhody FTE v projektovém řízení
FTE je cenný, protože zefektivňuje alokaci zdrojů, zlepšuje realizaci projektů a zvyšuje úspěšnost vašich projektů. Zde je přehled výhod a významu FTE v projektovém řízení:
- Standardizované měření a větší transparentnost: FTE vám umožňuje měřit a porovnávat úsilí plně zaměstnaných, částečně zaměstnaných nebo smluvních pracovníků pomocí jedné jednotky. To pomáhá zjednodušit přidělování zdrojů, plánování rozpočtu a rozložení pracovní zátěže. Používání FTE v projektovém řízení jako společného jazyka usnadňuje komunikaci a transparentnost ohledně cílů projektu, přidělování zdrojů a pracovní zátěže mezi zúčastněnými stranami.
- Lepší předpovědi rozpočtu a návratnost investic: Znalost celkového počtu FTE věnovaných projektu usnadňuje přesné odhady mezd, benefitů a dalších výdajů. To zajišťuje transparentnost rozpočtu a pomáhá předcházet finančním překročením. Optimalizované přidělování zdrojů minimalizuje ztrátu času a maximalizuje výstup, což vede k lepší návratnosti investic do vašeho projektu.
- Efektivní plánování projektů a vyšší úspěšnost: Výpočty FTE umožňují stanovit realistické časové harmonogramy projektů, protože zohledňují dostupné zdroje a jejich kapacitu. Tím se zabrání nereálným termínům a podpoří se efektivní realizace projektů. Přesné plánování zdrojů je klíčem k vyšší úspěšnosti projektů. Pomáhá vašemu týmu dodržovat termíny a zároveň se vejít do rozpočtu.
- Lepší vyvážení pracovního zatížení a řízení talentů: Sledování FTE na člena týmu zajišťuje spravedlivé rozložení pracovního zatížení, zabraňuje přepracování a maximalizuje individuální produktivitu. To vede k větší spokojenosti a efektivitě členů projektového týmu. Metriky FTE vám také pomohou identifikovat klíčové role, mezery v dovednostech a potřeby školení ve vašem týmu, což umožňuje strategické řízení a rozvoj talentů.
- Přesné plánování zdrojů a lepší rozhodování: Efektivně odhadněte pracovní sílu potřebnou pro úspěšné dokončení projektu kvantifikací projektových potřeb s ohledem na FTE. Pomáhá při rozhodování o náboru, potřebách outsourcingu a řízení pracovní zátěže interního týmu. Datové poznatky z výpočtů FTE umožňují lepší rozhodování o personálním obsazení, rozpočtování a rozsahu projektu.
Příklady použití a využití FTE v projektovém řízení
FTE (ekvivalent plného úvazku) přináší jasnost a strukturu do přidělování zdrojů a rozložení pracovní zátěže v organizacích. Zde jsou konkrétní příklady použití modelu FTE:
1. Personální obsazení nového projektu
Představte si, že spouštíte novou marketingovou kampaň, která vyžaduje tvorbu obsahu, správu sociálních médií a analýzu dat.
Odhadem pracovní zátěže pro každý úkol a jejím převedením na FTE (např. tvorba obsahu – 0,75 FTE, sociální média – 0,5 FTE, analýza dat – 0,25 FTE) získáte jasnou představu o potřebných lidských zdrojích.
Na základě celkového FTE (1,5 FTE) se můžete rozhodnout, zda najmout zaměstnance na plný úvazek, specialisty na částečný úvazek nebo outsourcovat konkrétní úkoly.
2. Rozpočtování a odhad nákladů
Znalost celkového FTE projektu vám umožní přesněji odhadnout personální náklady.
Například pokud je průměrný roční plat pro požadované dovednosti 50 000 $ a projekt vyžaduje 1,5 FTE na rok, odhad personálních nákladů by byl (1,5 FTE * 50 000 $/FTE) = 75 000 $.
Použití FTE v projektovém řízení pomáhá zajistit odpovídající financování a stanovit realistické rozpočty projektů.
3. Sledování pracovního vytížení a prevence vyhoření
Sledování jednotlivých FTE ve vašem týmu zajišťuje spravedlivé rozložení pracovní zátěže a zabraňuje přepracování.
Pokud FTE člena týmu trvale překračuje zdravou hranici (např. 1,2 FTE), naznačuje to potenciální přetížení a vyžaduje úpravy, jako je delegování úkolů, najmutí další podpory nebo revize termínů projektu.
4. Měření efektivity a produktivity týmu
Analýza údajů o FTE v průběhu času poskytuje informace o výkonu vašeho týmu a identifikuje oblasti, které je třeba zlepšit.
Pokud například váš tým důsledně realizuje projekty s menším počtem FTE, než bylo původně plánováno, znamená to zvýšení efektivity a produktivity týmu. Naopak, pokud plánovaný počet FTE důsledně překračujete, může to naznačovat neefektivitu nebo nereálné časové harmonogramy projektů.
5. Komunikace o postupu projektu a využití zdrojů se zainteresovanými stranami
Používání FTE jako běžného měřítka v projektovém řízení zjednodušuje komunikaci se zainteresovanými stranami, jako jsou klienti nebo investoři.
Můžete předkládat zprávy o pokroku z hlediska využitých FTE nebo dostupných FTE pro konkrétní úkoly a budoucí projekty, čímž projektovým manažerům poskytnete jasný přehled o využití zdrojů a postupu projektu.
Bonusový příklad
Tým vývojářů softwaru potřebuje vytvořit novou platformu pro elektronický obchod. Odhadují, že projekt bude vyžadovat 8 000 hodin práce.
Pokud vývojář na plný úvazek pracuje 40 hodin týdně, odpovídá to 200 FTE týdnům (8 000 hodin/40 hodin/týden).
Tým může najmout čtyři vývojáře na plný úvazek na 20 týdnů (4 vývojáři * 20 týdnů/vývojář = 80 FTE týdnů) nebo kombinaci vývojářů na plný a částečný úvazek, aby dosáhl požadovaných 80 FTE týdnů.
FTE vs. počet zaměstnanců: srovnávací analýza
FTE (ekvivalent plného úvazku) a počet zaměstnanců jsou pojmy z oblasti projektového řízení, které se používají k měření velikosti pracovní síly, ale liší se svým rozsahem a účelem. Zde je srovnávací analýza:
| Zaměření | Počet zaměstnanců | Počítá se celkový počet zaměstnanců bez ohledu na pracovní dobu nebo pozice. Jedná se o jednoduchý počet osob zaměstnaných v organizaci. |
| FTE | Měří celkovou kapacitu pracovní síly převedením všech odpracovaných hodin na standardizovanou jednotku jednoho zaměstnance na plný úvazek (obvykle 40 hodin/týden). Zohledňuje zaměstnance na částečný úvazek, dočasné a smluvní zaměstnance vedle zaměstnanců na plný úvazek. | |
| Aplikace | Počet zaměstnanců | Užitečné pro jednoduché posouzení velikosti pracovní síly, plánování organizační struktury, přidělování kancelářských prostor a základní reporting v oblasti lidských zdrojů. |
| FTE | Cenné pro plánování zdrojů, prognózy rozpočtu, řízení pracovní zátěže projektu, benchmarking efektivity a analýzu produktivity týmu | |
| Výhody | Počet zaměstnanců | Snadnější výpočet a pochopení, poskytuje jasný obraz o celkové velikosti společnosti |
| FTE | Přesnější odraz kapacity pracovní síly umožňuje lepší alokaci zdrojů, usnadňuje přesné plánování rozpočtu a umožňuje srovnání napříč společnostmi. | |
| Nevýhody | Počet zaměstnanců | Nezohledňuje individuální pracovní zátěž ani zaměstnance na částečný úvazek, což může vést k nepřesnému plánování zdrojů a odhadům rozpočtu. |
| FTE | Je složitější na výpočet, vyžaduje podrobné sledování odpracovaných hodin a nemusí být relevantní pro všechny organizační funkce. | |
| Výběr správného měřítka | Počet zaměstnanců | Vhodné pro základní sledování velikosti pracovní síly a interní zprávy |
| FTE | Preferováno pro plánování zdrojů a řízení projektové práce, rozpočtování, analýzu efektivity a benchmarking |
Tipy pro rozhodování
Zvažte účel své analýzy. Pokud potřebujete pouze jednoduchý počet zaměstnanců, postačí počet zaměstnanců. Pokud potřebujete pochopit kapacitu pracovní zátěže, alokaci zdrojů nebo potřeby projektu, použijte výpočet FTE. Pro komplexní přehled můžete použít obě metriky společně.
Kroky k výpočtu ekvivalentu plného úvazku v projektovém řízení
Krok 1: Stanovte standardní počet hodin pro zaměstnance na plný úvazek
O tom obvykle rozhodují standardy vaší organizace nebo odvětví. Nejběžnějším standardem je 40 hodin týdně, což se může lišit v závislosti na lokalitě a odvětví.
Krok 2: Vypočítejte celkový počet hodin odpracovaných všemi zaměstnanci
Zahrňte jak zaměstnance na plný úvazek, tak zaměstnance na částečný úvazek. Zohledněte přesčasy nebo jakékoli další odpracované hodiny. Tyto informace můžete získat z výkazů pracovní doby, mzdových záznamů nebo systémů lidských zdrojů.
Krok 3: Rozdělte celkový počet odpracovaných hodin standardním počtem hodin
Použijte vzorec: FTE = celkový počet odpracovaných hodin / standardní počet hodin pro zaměstnance na plný úvazek.
Krok 4: Výsledné číslo FTE zaokrouhlete na nejbližší setinu (je-li to nutné).
Většina organizací používá FTE s přesností na dvě desetinná místa. Řekněme, že společnost má pět zaměstnanců na plný úvazek, kteří pracují 40 hodin týdně, a tři zaměstnance na částečný úvazek, kteří pracují 20 hodin týdně.
Celkový počet odpracovaných hodin za týden by byl: (540) + (320) = 260 hodin
Při předpokládané 40hodinové pracovní době by FTE činilo: 260/40 = 6,5 FTE
Další aspekty, které je třeba zohlednit při výpočtu FTE v projektovém řízení:
- Roční FTE: Pro výpočet ročního FTE vynásobte standardní týdenní počet hodin počtem týdnů v roce (52) a použijte tento výsledek jako jmenovatel ve vzorci.
- Zaměstnanci na částečný úvazek: Jejich FTE vypočítáte tak, že jejich skutečně odpracované hodiny vydělíte standardním počtem hodin na plný úvazek. Například zaměstnanec pracující 20 hodin týdně by měl FTE 0,5.
- Různé pracovní rozvrhy: Pokud mají zaměstnanci různé pracovní doby nebo směny, vypočítejte jejich FTE individuálně na základě jejich skutečně odpracovaných hodin.
- Dovolená, nemocenská a svátky: Tyto absence lze zohlednit odpovídající úpravou celkového počtu odpracovaných hodin.
Jak používat FTE v projektovém řízení
Zde je několik praktických způsobů, jak uplatnit FTE v projektovém řízení:
Odhadování zdrojů pro plánování projektů
Kvantifikujte pracovní zátěž výpočtem FTE potřebných pro každý úkol nebo fázi projektu. Získáte tak jasnou představu o celkovém úsilí potřebném k dokončení projektu.
Použití FTE v projektovém řízení také pomáhá identifikovat vaše personální potřeby. Určete počet zaměstnanců na plný úvazek, částečný úvazek nebo dočasných zaměstnanců potřebných k uspokojení požadavků projektu na FTE. Optimalizujte přidělování zdrojů a strategicky rozdělte FTE mezi různé úkoly na základě dovedností, dostupnosti a kapacity pracovní zátěže.
Komunikace o postupu projektu se zainteresovanými stranami
Pomocí FTE můžete transparentně komunikovat s účastníky projektu o postupu projektu, správě zdrojů a rozložení pracovního zatížení. Sledujte postup a vykazujte využité FTE a dostupné FTE pro konkrétní úkoly, abyste mohli informovat o stavu projektu a identifikovat potenciální zpoždění nebo omezení zdrojů.
Sledování pracovního vytížení a prevence vyhoření
Sledujte jednotlivé FTE tím, že přiřadíte FTE každému členovi týmu, abyste zajistili spravedlivé rozložení pracovní zátěže a zabránili přepracování. Identifikujte potenciální přetížení nebo pravidelně hodnotte jednotlivé FTE, abyste odhalili příznaky potenciálního vyhoření nebo nadměrné pracovní zátěže.
Pokud FTE překročí zdravé limity, proveďte úpravy, jako je delegování úkolů, najmutí další podpory nebo prodloužení časového harmonogramu projektu.
Vytváření realistických rozpočtů projektů
Vynásobte počet požadovaných FTE průměrným platem pro příslušné pozice, abyste mohli přesně odhadnout personální náklady.
Zohledněte benefity a režijní náklady a zahrňte další náklady, jako jsou benefity, daně a režijní náklady spojené s každým FTE, abyste vytvořili komplexní rozpočet.
Sledujte své výdaje porovnáváním skutečných nákladů FTE s rozpočtem v průběhu celého projektu, abyste mohli identifikovat potenciální odchylky a přijmout nápravná opatření.
Měření efektivity a produktivity týmu
Analyzujte data FTE porovnáním plánovaných FTE se skutečnými FTE, které se používají k měření efektivity týmu a identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit. Sledujte trendy ve výkonu monitorováním dat FTE, abyste identifikovali vzorce v produktivitě týmu, které vám pomohou při plánování budoucích projektů a rozhodování o alokaci zdrojů.
Porovnejte také využití FTE svého týmu s benchmarky v oboru, abyste mohli posoudit výkonnost a identifikovat oblasti s potenciálem pro optimalizaci.
Údaje založené na FTE můžete také využít k usnadnění rozhodování zainteresovaných stran ohledně rozsahu projektu, úprav rozpočtu nebo přerozdělení zdrojů.
Zjednodušte si správu FTE pomocí ClickUp
Nyní, když jste připraveni využít ekvivalent plného úvazku, pořiďte si nástroj pro projektové řízení, který vám pomůže efektivně plánovat a spravovat zdroje.
ClickUp je ideálním nástrojem pro řízení projektů – převezme za vás náročnou práci a pomůže vám odhadovat, sledovat a zlepšovat přidělování zdrojů.
Pomocí nástroje ClickUp Time Tracker přesně zaznamenávejte všechny hodiny, které váš tým strávil prací na úkolech a projektech.
Porovnejte například odhadovaný FTE se skutečně odpracovanými hodinami, abyste zjistili rozdíly v pracovním zatížení a vylepšili budoucí odhady.
Přizpůsobte a efektivně rozdělte čas pomocí šablony pro rozdělení času ClickUp tak, aby odpovídala specifickým požadavkům vašeho podniku na sledování FTE. Porovnejte pracovní postupy napříč týmy a najděte způsoby, jak optimalizovat své procesy pomocí šablony pro studium času ClickUp.
Vytvořte vlastní pole pro ukládání a sledování údajů o FTE přímo v rámci úkolů a projektů, aby byly přehledně uspořádané a přístupné.
Zobrazte kapacitu týmu a individuální pracovní zátěž pomocí ClickUp Dashboard, abyste zajistili spravedlivé rozdělení práce a předešli vyhoření. Přiřazujte úkoly na základě dostupných FTE, čímž optimalizujete přidělování zdrojů a zabráníte přepracování.
Navíc, pokud někdo pracuje příliš, můžete pomocí ClickUp zabránit nadměrnému přidělování úkolů nastavením kapacitních limitů pro každého člena týmu na základě jeho dostupnosti FTE.
Zahrňte také vlastní pole FTE do funkce ClickUp Reporting Dashboards, abyste mohli analyzovat trendy v pracovním zatížení, identifikovat úzká místa a sledovat pokrok.
Můžete také vytvořit přizpůsobitelné panely pro vizualizaci dat FTE spolu s metrikami, jako jsou míry dokončení úkolů a časové osy projektů. Vizualizujte data podle svých představ a sdílejte je se všemi relevantními zúčastněnými stranami.
Aby projekt manažeři mohli úspěšně řídit projekty, musí rozumět FTE a optimalizovat jej. Výběr správného softwaru pro řízení projektů vám pomůže dosáhnout tohoto cíle efektivně a v požadovaném rozsahu.
Začněte ještě dnes zdarma s ClickUp.