Věděli jste, že průměrný zaměstnanec stráví psaním e-mailů přibližně pět a půl minuty? Možná se to nezdá jako moc. Vzhledem k tomu, že většina z nás odešle přibližně 112 e-mailů týdně, těchto pět a půl minuty se promění v 11 hodin týdně!
To je více než jeden ztracený pracovní den na zaměstnance; a to je pouze čas strávený psaním e-mailů.
Vaši zaměstnanci se mohou také podílet na dalších opakujících se činnostech, jako je příprava zpráv, odpovídání na memoranda, zaznamenávání poznámek z jednání, vytváření prezentací, úprava marketingových textů a mnoho dalšího!
Nebylo by lepší, kdyby existoval inteligentní způsob, jak automatizovat veškerou tvorbu a správu dokumentů?
Google Docs vám nabízí nejnovější inovaci – Duet AI. Zde je podrobný přehled toho, jak můžete Duet AI v Google Docs využít k urychlení a zefektivnění své práce.
Porozumění umělé inteligenci v Google Docs
Při diskusi o AI v Google Docs se jako první vybaví nástroje pro psaní. Google Workspace však AI využíval ještě předtím, než se generativní AI stala mainstreamem.
Díky umělé inteligenci je Google Docs intuitivnější a zlepšuje uživatelský komfort. Například automaticky připravuje hierarchické osnovy dokumentů, které zjednodušují navigaci. Umělá inteligence také pomáhá automaticky opravovat překlepy nebo zvýrazňovat gramatické chyby a navrhovat opravy.
Pokud se podíváte mimo prostředí Docs, zjistíte, že Gmail podporuje funkci Smart Compose, která kontextově předvídá a automaticky doplňuje věty přímo při psaní e-mailů. Google Chat nabízí něco podobného prostřednictvím funkce Smart Replies, která nabízí vhodné odpovědi na příchozí zprávy. Dokonce i Google Maps využívá AI pro chytřejší navigaci tras.
Umělá inteligence je jádrem Google Workspace a Duet AI ji posune na další úroveň.
Co je Duet AI v Google Docs?
Duet AI, oznámený na konferenci Google I/O 2023 jako funkce „Help me write“, je nejnovější generativní nástroj umělé inteligence vyvinutý společností Google Workspace Labs. Tento asistent umělé inteligence, poháněný kombinací generativního jazyka a obrazů, dokáže generovat text nebo obrázky na základě specifikace vašich pokynů.
Duet AI je připraven splnit jakýkoli úkol, ať už chcete vytvářet infografiky nebo grafy, nebo generovat souhrny či prezentace. Může také sdílet zpětnou vazbu a cenné návrhy, které vám pomohou zlepšit tvůrčí proces.
Jeho všestrannost je tak rozsáhlá a široká, že Google jej nazývá výkonným spolupracovníkem, který funguje jako kouč, partner pro sdílení myšlenek, zdroj inspirace a posilovač produktivity. Aby si tuto image udržel, je vybaven následujícími pěti moduly:
- Pomozte mi psát: Pomůže vám s tvorbou obsahu od nuly.
- Pomozte mi s organizací: Vytvářejte vlastní organizační tabulky a plány v Sheets.
- Pomozte mi vizualizovat: Generuje originální a poutavé vizuální prvky pro prezentace v aplikaci Slides.
- Pomozte mi se připojit: Pomůže vám nastavit vysoce kvalitní videohovory přes Meet
- Pomozte mi vytvořit aplikaci: Pro vývoj aplikací bez kódování pomocí AppSheet
Vzhledem k tomu, že funkce „Help Me Write“ je více v souladu s Google Docs, zaměříme se především na ni. Když tedy v budoucnu budeme hovořit o Duet AI, budeme mít na mysli hlavně funkci „Help Me Write“ Duet AI.
Výhody Duet AI
Ohromný úspěch generativních nástrojů AI, jako jsou ChatGPT a Dall-E, je důkazem toho, jak dobře takové inovace AI zlepšují obchodní procesy. Zde je přehled toho, co můžete očekávat od funkcí Duet založených na AI:
- Jako výkonný nástroj pro psaní založený na umělé inteligenci dokáže Duet AI generovat hodnotný a smysluplný obsah, který odpovídá očekáváním vašeho publika a zároveň zachovává hlas, tón a styl vaší značky.
- Generovaný text je originální, kontextový a jedinečný. Vaše společnost má absolutní vlastnictví těchto kreativních prvků, což z nich činí konkurenční výhodu.
- Automatizace procesu psaní uvolňuje zdroje, které lze věnovat složitějším nebo kreativnějším činnostem. Takové strategické využití zdrojů zvyšuje produktivitu pracovníků a zlepšuje morálku zaměstnanců.
- Kromě generování obsahu může Duet AI také revidovat stávající text, aktualizovat jej nebo přidat mu další hodnotu, případně převést obsah z jednoho formátu do jiného. Takovéto přetváření obsahu pomáhá firmám držet se svých cílů v oblasti marketingu, budování vztahů a zapojení zákazníků, aniž by musely vynakládat nadměrné zdroje.
- Sladění hodnot generovaného textu zvyšuje spokojenost zákazníků, optimalizace zdrojů snižuje náklady a zlepšuje výkonnost a ziskovost podniku.
- Díky hladké integraci s Google Workspace budou uživatelé moci přepínat mezi Docs, Meets, Slides, Sheets a všemi ostatními produkty nebo službami, aniž by došlo ke ztrátě dat nebo soustředění.
Začínáme s Duet AI v Google Docs
Ačkoli je Duet AI součástí Google Docs, firmy potřebují účet Google Workspace, aby mohly plně využít šíři a hloubku nabízených služeb. Google Workspace, dříve známý jako G Suite, je cloudová sada nástrojů pro produktivitu a spolupráci, která obsahuje nástroje jako Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides atd.
| Poznámka: Uživatelé s osobními účty Google mohou také vyzkoušet možnosti, funkce a produkty umělé inteligence společnosti tím, že se zaregistrují do Google Workspace Labs. |
Google Workspace je k dispozici v následujících předplatných plánech (uvedené ceny platí pro roční předplatné):
- Business Starter: 6 $ za uživatele za měsíc
- Business Standard: 12 USD za uživatele za měsíc
- Business Plus: 18 $ za uživatele za měsíc
- Podniky: Individuální ceny
Vyberte si plán a začněte používat Google Workspace. Při placení nezapomeňte přidat doplněk Duet AI v ceně 30 USD za uživatele, abyste získali přístup k AI asistentovi.
| Poznámka: Pokud se vám nechce zavázat k placené verzi Enterprise, zvažte nejprve registraci k 14denní bezplatné zkušební verzi. |
Po zakoupení se zaregistrujte a vyzkoušejte nové generativní funkce umělé inteligence v Google Workspace.
Gratulujeme, nyní můžete začít používat Duet AI!
Jak používat AI v Google Docs k psaní nebo přepisování textu
Nyní, když máte k dispozici svého spolehlivého pomocníka při psaní, zde je průvodce, jak používat AI v Google Docs:
- Otevřete nový soubor Google Docs.
- V levém horním rohu prázdného listu uvidíte ikonu kouzelné hůlky s nápisem „help me write“ (pomoz mi psát).
- Kliknutím na tuto ikonu otevřete dialogové okno, do kterého je třeba zadat příkaz.
- Zadejte příkaz a klikněte na tlačítko „Vytvořit“.
- Během několika sekund Duet AI vygeneruje text na základě vašeho zadání.
- Pokud jste s výsledkem spokojeni, vyberte možnost „Vložit“ a tento obsah se importuje do vašeho souboru Google Docs.
- Pokud nejste s odpovědí spokojeni, vyberte možnost „Zkusit znovu“ v části „Vylepšit“ a vygenerujte další návrh nebo verzi.
- Pokud chcete upravený text upravit nebo vylepšit, vyberte další možnosti v části „Vylepšit“. Upravte tón, shrňte, rozdělte do odrážek, rozveďte nebo zkraťte upravený obsah. Můžete dokonce aktualizovat výzvu nebo přidat kontext pomocí vlastního vylepšení.
Výše uvedené kroky slouží k vytváření obsahu od nuly. Pokud chcete přepsat nebo upravit existující obsah, postupujte takto:
- Otevřete existující soubor Google Docs nebo zkopírujte a vložte svůj obsah do nového souboru.
- Vyberte věty nebo odstavce, které chcete upravit.
- Klikněte pravým tlačítkem myši a najeďte kurzorem na možnost „Upravit vybraný text“. Vyberte úpravu, kterou chcete provést, například rozvést, shrnout atd.
Postupujte podle výše uvedených kroků a využijte funkci „Help me write“ v Gmailu k automatickému vyplnění konceptu e-mailu.
Příklady použití nástroje Duet AI Writing Tool
Funkce „Help Me Write“ od Duet AI kombinuje rychlost, univerzálnost a přesnost. Díky této kombinaci se jedná o vysoce škálovatelné řešení pro vytváření, úpravy, vylepšování a přepracovávání písemného obsahu napříč odděleními a organizacemi.
Pokud potřebujete pomoc s nastavením svých nástrojů pro psaní založených na umělé inteligenci, zde je několik příkladů použití, které vás mohou inspirovat:
Marketing a prodej
Marketing a prodej jsou nejznámějšími oblastmi využití generativní AI. Stejně tak můžete Duet AI využít pro:
- Tvorba obsahu a copywriting: Vytvářejte marketingové texty, příspěvky na blogu, popisky na sociálních médiích, reklamy a další marketingové materiály ve velkém měřítku.
- Optimalizace a repurposing obsahu: Optimalizujte stávající text pro vyhledávače a zlepšete tak své hodnocení. Aktualizujte úspěšné blogy a převádějte obsah z jedné formy do druhé (například případovou studii do infografiky).
Zákaznická podpora
Duet AI v Google Docs může pomoci s následujícími aktivitami zákaznické podpory:
- Sestavení znalostní báze: Připravte knihovnu užitečných zdrojů a často kladených dotazů, abyste mohli reagovat na obavy zákazníků a umožnit jim samoobslužný servis.
- Návrhy odpovědí na e-maily: Připravte si návrhy odpovědí na e-maily s dotazy zákazníků a žádostmi o podporu.
Právní a finanční služby
Díky Duet AI mohou vysoce regulovaná odvětví nebo provozy udržovat soulad s předpisy následujícími způsoby:
- Obchodní zprávy a smlouvy: Vytvářejte podrobné zprávy, smlouvy nebo dohody – jako celek nebo jejich části – a zároveň zdůrazňujte klíčové informace týkající se dodržování předpisů, bezpečnosti atd.
- Přesné fakturace: Využijte umělou inteligenci Google Docs k načítání dat z tabulek a automatizaci fakturace, čímž zvýšíte rychlost, efektivitu a přesnost.
Vývoj produktu
Vývojáři produktů mohou kombinaci Duet AI a Google Docs využít k následujícím účelům:
- Brainstorming a tvorba nápadů: Jelikož Google Docs je platforma pro společnou úpravu dokumentů, můžete sdružit týmy, aby společně brainstormovaly nebo sdílely návrhy, a využít společné nápady jako podněty pro Duet AI.
- Dokumentace: Zadejte specifikace produktu a další informace do výzev Duet AI a vygenerujte uživatelské příručky, oznámení o aktualizacích funkcí, průvodce produkty a další podobné dokumenty.
Výzkum a vývoj
Ať už provádíte průzkum trhu nebo pracujete na vývoji nového produktu, Duet AI se vám může hodit, jak ukazuje následující příklad:
- Technické psaní: Připravujte komplexní technické dokumenty pro nové produkty, procesy, hodnotové řetězce, trendy a vzorce a další.
- Stručné shrnutí: Shrňte výsledky výzkumu do minimálních výňatků a klíčových zjištění pro externí nebo interní diskuse.
Tipy a triky pro zefektivnění provozu pomocí Duet AI od Google
Díky výše uvedeným příkladům použití nástroje Google Docs AI pro psaní budete možná chtít vyzkoušet jeho různé funkce, od pořizování poznámek až po vytváření shrnutí. Než se do toho pustíte, máme pro vás několik tipů a triků, které vám pomohou získat ještě více:
- Místo zadávání pouze klíčových slov nebo frází vytvořte své pokyny tak, aby byly psány přirozeným jazykem – tak, jako byste komunikovali s jinou osobou.
- Nabídněte Duet AI kontext toho, čeho chcete daným úkolem dosáhnout. Takové pozadí mu umožní lépe vám pomoci s výstupy obsahu, které mají větší hodnotu.
- Při sdílení podnětů s Duet AI zahrňte hlas, tón a styl vaší značky. Zahrňte také úroveň odbornosti autora a cílové publikum, abyste dosáhli vyššího zapojení.
- Pokud chcete vytvořit podrobné informace o produktu nebo službě, například návod k použití, uživatelskou příručku atd., sdílejte všechny relevantní informace, abyste získali vhodnější odpověď.
- Rozdělte své požadavky na menší, samostatné části v případě složitých a vrstevnatých dotazů. Díky tomu se Duet AI může soustředit na jednu věc najednou a poskytovat komplexnější řešení.
- Vyhněte se používání nejednoznačných nebo nejasných výrazů. Pokyny s jasnými a přesnými instrukcemi získají lepší odezvu.
Omezení Duet AI
Duet AI má obrovský potenciál pro otevření nové dimenze produktivity podnikání. Tato cesta však nebude vůbec snadná, protože se na ní vyskytují následující překážky:
- Google stanovil cenu Duet AI na 30 dolarů měsíčně, což je stejná cena jako u jeho přímého konkurenta Microsoft Copilot. Takový agresivní cenový model ho činí nedostupným pro malé a střední podniky, i když společnost naznačila budoucí úpravy cen.
- I pro podniky a firmy s velkými finančními prostředky nemusí být Duet AI tak výhodnou koupí, protože v současné době provádí pouze základní generování obsahu s omezenými editačními funkcemi.
- Jako poměrně nová technologie je celá sada nástrojů Duet AI stále ve vývoji a má za sebou asi rok praktického testování. Počítejte s tím, že bude dělat chyby a zůstane nespolehlivá, dokud se technologie nestabilizuje.
- Duet AI v současné době není schopen zpracovat vzácné, neobvyklé nebo výjimečné podmínky (hraniční případy), což může vést k nesprávné interpretaci kontextu, generování nevhodných výstupů a nadměrné důvěře v model.
- Duet AI je stejně jako jakákoli jiná technologie AI náchylný k modelovým halucinacím způsobeným nedostatkem základů a faktů. Takové chyby mohou v obchodních aplikacích rychle vyústit v vysoké náklady.
Navzdory slibnému vzhledu je právě tento nevýrazný výkon důvodem, proč uživatelé hledají alternativy k Google Docs AI. Koneckonců, nikdo nechce platit za nenápaditý, stereotypní obsah s omezenými možnostmi úprav.
Alternativy k funkci „Help Me Write“ Duet AI v Google Docs
Funkce „Help Me Write“ od Duet AI má několik dobrých vlastností, ale mohla by být ještě lepší. Naštěstí je tu ClickUp Brain, který tuto mezeru vyplňuje.
Zde je stručný přehled toho, co ClickUp Brain nabízí:
- Generátor obsahu: Vytvářejte nejrůznější obsahové materiály, od blogových příspěvků po poutavé předměty e-mailů a mnoho dalšího! Ovládejte proměnné obsahu, jako je hlas značky, čitelnost, styl atd., abyste maximalizovali zapojení uživatelů.
- Úprava a formátování obsahu: ClickUp Brain je váš copywriter, který vdechne nový život vašim obsahovým aktivům a vylepší stávající text, dokud nezískáte nejlepší verzi svého návrhu. Formátujte obsah tak, aby byl čitelnější, přehlednější a odpovídal vaší značce.
- Summarizer: Vytvářejte souhrny z poznámek ze schůzek, aktualizací úkolů, komentářů, zpráv z výzkumu a vývoje a mnoho dalšího. Vytvoření těchto souhrnů trvá jen několik sekund a lze je jedním kliknutím začlenit do ClickUp Docs.
- Akční položky: Převádějte poznámky, shrnutí a další dokumentaci do hierarchických akčních položek. Tento seznam úkolů a podúkolů, prezentovaný jako interaktivní seznamy úkolů a kontrolní seznamy, pomáhá měřit a vizualizovat pokrok.
- Spolupráce: Ať už pracujete v týmu nebo individuálně ve spolupráci s ClickUp AI, psaní s ClickUp AI usnadňuje brainstorming a spolupráci a zvyšuje kreativitu.
V čem ClickUp Brain předčí Duet AI od Google:
- Nabízí komplexnější funkce pro tvorbu obsahu, které zlepší vaše psaní.
- Je cenově dostupný, takže je přístupný jak pro start-upy, malé a střední podniky, tak i pro velké společnosti.
- Získáte přístup k předem připraveným a nakonfigurovaným nástrojům AI pro konkrétní odvětví a oddělení.
- Je součástí intuitivní mobilní aplikace, která usnadňuje práci na cestách.
A co je nejdůležitější, ClickUp Brain se integruje s platformou ClickUp a jejími základními moduly, jako je ClickUp Docs, a umožňuje převést jakýkoli obsah na proveditelné úkoly, aniž byste museli přepínat mezi platformami! Připravte se, zaujměte pozice a pište s ClickUp Brain.