Microsoft Access официално е на изкуствено поддържане, а Microsoft методично го изключва. С изтеглянето от пазара на Office 2016 и 2019 през 2025 г., а Access 2021 ще последва същата съдба през октомври 2026 г., екипите, които използват тези по-стари версии, официално работят без предпазна мрежа.
Въпреки че компанията твърди, че приложенията може да продължат да функционират, те вече няма да получават навременни актуализации за сигурност, поправки на грешки или техническа поддръжка.
Access 2024 все още е наличен и е включен в поддържаните версии на Microsoft 365. Но ако забележите, че базата данни е станала трудна за споделяне, обвързана с Windows, трудна за поддръжка или зависима от години наред VBA код, ще ви е необходим този списък с алтернативи.
Посочените по-долу 10 инструмента са подредени според това колко от функционалността на Microsoft Access могат да заменят – от самата база данни до формулярите, отчетите и логиката на работния процес.
Накратко: Тъй като по-старите версии на Microsoft Access вече не се поддържат, много екипи изчерпват ограниченията за файловете и се сблъскват с липсата на достъп през уеб или на Mac. Преминаването от Access не се състои само в прехвърлянето на данните ви — трябва също така да пресъздадете ежедневните си формуляри, отчети и автоматизирани задачи. Независимо дали се нуждаете от облачна база данни (като Airtable), инструмент за проследяване на проекти (като ClickUp) или ъпгрейд на Microsoft (като Power Apps), правилният избор зависи от това как всъщност работи вашият екип. Преди да преминете, направете списък с автоматизираните стъпки, които настоящата ви база данни изпълнява „зад кулисите“, и тествайте една цялостна ежедневна задача в новия инструмент, за да се уверите, че той е подходящ за вас.
Алтернативи на Microsoft Access на един поглед
| Инструмент | Най-подходящи за | Отличителна характеристика | Начална цена* | Къде се проваля |
|---|---|---|---|---|
| LibreOffice Base | Безплатна офлайн база данни в стила на Access | Таблици, заявки, формуляри, отчети, Access2Base, скриптове и връзки със сървърни бази данни | Безплатни и с отворен код | Формулярите, отчетите и VBA в Access няма да се прехвърлят безпроблемно, а съвместното редактиране става по-трудно с увеличаването на броя на потребителите |
| Microsoft Dataverse и Power Apps | Модернизиране на Access в рамките на Microsoft 365 | Хранилище Dataverse, Power Apps, потоци на бизнес процеси, мобилни приложения, офлайн профили и създаване на приложения с помощта на Copilot | Безплатен план за разработчици; платен от 20 $/потребител/месец | Прехвърлянето на данните е само част от работата, тъй като формулярите, отчетите, VBA и някои типове полета все пак трябва да бъдат пресъздадени |
| ClickUp | Замяна на Access тракер със споделен работен поток | Изглед „Таблица“, потребителски полета, формуляри, автоматизации, потребителски връзки, полета с формули и разрешения на ниво поле | Наличен е безплатен план; за Enterprise цените се определят индивидуално | Той няма да замести релационния базов механизъм за външни ключове, транзакционни правила или сложни SQL съединения |
| Airtable | Прехвърляне на база данни от Access в облачно работно пространство, подобно на електронна таблица | Свързани записи, търсене, обобщения, формуляри, Interface Designer, синхронизация, скриптове и AI полеви агенти | Безплатно; платено от 20 $/потребител/месец | Изготвянето на прецизни отчети с номерация на страниците обикновено изисква допълнителна стъпка, а разходите за лицензи за редактиране могат да се увеличат при по-големи екипи |
| Ninox | Екипи, работещи с Mac, които създават персонализирани бизнес бази данни | Родени за Mac и мобилни приложения, офлайн поддръжка, Ninox Script, модули за многократна употреба, множество интерфейси и генериране на документи | Безплатно; платено от 31 $/потребител/месец | Интензивното използване на скриптове и персонализирана логика може да направи системата зависима от човек, който разбира кода |
| Claris FileMaker | Персонализирани бизнес приложения с формуляри и отчети | Персонализирани оформления, скриптове, отчети, готови за печат, FileMaker Go, WebDirect, външни SQL източници и функции за изкуствен интелект | Цена от 17,50 $ на потребител на месец | Силно персонализираните приложения могат да се превърнат в собственост на компанията и по-късно да станат по-трудни за миграция |
| Baserow | Поддържайте инфраструктурата на базата данни под ваш контрол | Разполагане в облак или на собствен сървър, свързани таблици, обобщения, ограничени изгледи, редактируеми формуляри и Kuma AI | Безплатни/с отворен код; платени от 10 $/потребител/месец | Самостоятелното хостинг добавя оперативна работа, докато ограниченията за редове в управляваните облачни услуги могат да станат пречка с нарастването на данните |
| Grist | Данни в стил електронна таблица с формули на Python и подробни правила за достъп | Релационни таблици, формули на Python, обобщаващи таблици, правила за достъп на ниво клетка, персонализирани джаджи и преносими grist файлове | Безплатно; платено от 8 $/потребител/месец | Ограниченията за броя на записите и размера на документите могат да се окажат пречка при големи, взаимосвързани масиви от данни |
| SQL Server Express | Запазване на вече създадения от вас интерфейс | Таблици в Access, свързани чрез ODBC, транзакции, сигурност на ниво ред, криптиране, JSON и търсене по пълен текст | Безплатно | Ограниченията на платформата все още важат, а тя няма да модернизира десктоп интерфейса за използване в браузър или на мобилни устройства |
| NocoDB | Добавяне на браузърен интерфейс към съществуваща база данни | Таблици в браузъра, интерфейси, персонализирана синхронизация, Page Designer, визуални работни потоци и скриптове на JavaScript | Безплатно; платен вариант от 12 $/редактор/месец | Поддръжката на SQL Server изисква добавка Enterprise и не предоставя нивото на базата данни, когато започвате от самостоятелен десктоп файл |
Как правим прегледи на софтуер в ClickUp
Нашият редакционен екип следва прозрачен, подкрепен с проучвания и независим от доставчиците процес, така че можете да сте сигурни, че нашите препоръки се основават на реалната стойност на продуктите.
Ето подробно описание на това как правим прегледи на софтуер в ClickUp.
Защо хората се отказват от Microsoft Access?
Екипите обикновено започват да търсят други решения, когато Access става по-труден за споделяне, поддръжка или разширяване. Проблемите обикновено се проявяват в пет области: едновременна работа, размер на файловете, поддръжка, достъп до платформата и количеството бизнес логика, свързана с едно приложение. По-подробно:
- Все повече хора трябва да използват една и съща база данни. Базата данни в Access може да поддържа до 255 едновременни потребители, но този обявен лимит не отразява как на практика се представя натоварено споделено приложение. Когато все повече хора отварят, редактират и записват в един и същ файл, надеждността и поддръжката стават по-трудни за управление
- Файлът продължава да нараства. Един .accdb файл не може да надвишава 2 GB. Изтритите записи също не намаляват незабавно размера на файла, поради което функциите „Компактиране“ и „Поправка“ стават част от рутинната поддръжка
- Първоначалният разработчик вече го няма. Базите данни в Access често натрупват формуляри, заявки, отчети, макроси и VBA в продължение на години. Щом разработчикът си тръгне, дори една малка промяна може да наложи обратно инженерство на цялото приложение. Проучване на Saritasa от 2025 г. установи, че 62% от организациите все още разчитат на остарял софтуер, като намаляващото институционално знание допълнително утежнява проблема
- Екипът се нуждае от достъп през браузър или мобилно устройство. Access не работи директно на macOS и не предлага пълна браузърна версия на настолното приложение. Това се превръща в ограничение, когато хората трябва да въвеждат или проверяват данни извън Windows компютър
- Прекалено голяма част от приложението зависи от специфични за Access функции. Таблиците може и да са лесни за преместване, но формулярите, отчетите, заявките, макросите и VBA често не са. Това превръща миграцията на базата данни в преизграждане на приложението
Забележка: Ограничението от 2 GB се отнася за самия файл на базата данни. Отделно от това Microsoft направи 32-битовата версия на Access за Microsoft 365 съвместима с Large Address Aware, като увеличи адресируемата памет на приложението от 2 GB на 4 GB в 64-битовата версия на Windows. Това предоставя на сложните приложения повече памет, с която да работят, но не увеличава ограничението за размера на файла .accdb.
Какво да търсите в една алтернатива на Microsoft Access
Изборът става по-лесен, след като отделите базата данни от всичко, което е изградено около нея. Преди да сравните продуктите, проверете дали новият инструмент може да се справи с формулярите, отчетите, връзките, автоматизациите, ограниченията и контрола на достъпа, от които зависи настоящата ви конфигурация.
- Въвеждане на данни: Проверете за задължителни полета, валидиране, условна логика и изгледи, базирани на роли. Ако персоналът прекарва голяма част от деня си във формулярите на Access, новият инструмент трябва да поддържа същия поток на въвеждане на данни
- Изходни отчети: Уверете се, че инструментът може да генерира групирани суми, PDF файлове, оформление, готово за печат, и отчети, изпращани по имейл по график, ако те са част от текущия процес
- Релационна структура: Проверете как инструментът се справя с отношенията „един към много“, външните ключове и референтната цялост. Свързаните записи може да изглеждат подобно на екрана, но всъщност да се държат съвсем различно в основата си
- VBA и макроси: Направете списък на всички макроси и VBA процедури преди миграцията. Съпоставяйте всеки от тях с автоматизация, формула, интеграция или планирана задача и отбележете всичко, което ще изисква персонализирана работа
- Ограничения за данните: Сравнете броя на редовете, обема на прикачените файлове, използваното пространство за съхранение и изискванията към API с ограниченията на инструмента, преди да прехвърлите данните
- Права за достъп и контрол на одита: Проверете кой може да преглежда, редактира, експортира и управлява данните, както и дали системата записва тези промени достатъчно ясно, за да може екипът ви да ги прегледа по-късно
Управлението заслужава отделно внимание, тъй като системите с малко или без кодиране могат да улеснят бързото пресъздаване на приложение в Access, без да подобряват контролите му.
В статия на CIO се цитира Марк Драйвър, тогавашен директор по проучвания в Gartner, относно пропуските в управлението на инструментите с ниско ниво на кодиране:
Контрол за съответствие? Доставчиците ги преувеличават, а истината е, че „гражданските разработчици“ по същество пренебрегват въпросите, свързани с нормативните изисквания и съответствието.
Контрол за съответствие? Доставчиците ги преувеличават, а истината е, че „гражданските разработчици“ по същество пренебрегват въпросите, свързани с нормативните изисквания и съответствието.
Имайте предвид също, че преминаването от стар файл в Access към инструмент в облака не решава автоматично въпросите, свързани с управлението. Все още се нуждаете от ясни разрешения, собственост и възможност за одит по отношение на новата система.
10-те най-добри алтернативи на Microsoft Access
Ето 10 алтернативи на Microsoft Access, които си заслужава да разгледате, в зависимост от това дали се нуждаете от по-ефективна работа с данни, по-добри формуляри, по-лесно сътрудничество или по-модерен работен процес.
1. LibreOffice Base (Най-добрият избор за безплатна офлайн база данни в стила на Access)
LibreOffice Base запазва класическия модел на настолна база данни, подобно на Microsoft Access. Таблици, заявки, формуляри и отчети се намират в едно приложение за Windows, macOS и Linux. Можете да дефинирате взаимоотношения, да създавате заявки визуално или в SQL, както и да създавате формуляри със списъци, бутони и подформуляри.
Base може също да се свързва с MySQL, PostgreSQL и други сървъри чрез JDBC или ODBC. При такава конфигурация Base остава като интерфейс, докато записите се съхраняват на сървър с база данни, създаден за едновременен достъп. По-малките бази данни могат да използват вградения двигател и да съхраняват всичко в един-единствен .odb файл.
Report Builder групира записите, изчислява суми, сортира резултатите и контролира оформлението на страницата. Тъй като Base се доставя заедно с LibreOffice, Writer може да импортира тези записи в писма с сливане, докато Calc може да ги чете директно в електронна таблица.
Отличителни характеристики
- Access2Base: Използвайте библиотека LibreOffice Basic, създадена по образец на обектния модел на Microsoft Access, с поддръжка на формуляри, контролни елементи, заявки, таблици и набори от записи
- Поддръжка на макроси и скриптове: Автоматизирайте повтарящите се задачи с бази данни с LibreOffice Basic и други поддържани опции за скриптове
- Разширения с отворен код: Добавете функционалност чрез разширения за LibreOffice или персонализирайте приложението, без да разчитате на собственическа платформа за бази данни
Цени
- LibreOffice (включва Base): Безплатен и с отворен код
Оценки
- G2: Недостатъчен брой отзиви
- Capterra: Недостатъчно отзиви
Забележка: Capterra не оценява LibreOffice Base отделно. Base е приложението за бази данни на LibreOffice, а LibreOffice е проект на The Document Foundation. За да се избегне представянето на рецензии на ниво пакет като обратна връзка, специфична за Base, оценката на Capterra е пропусната.
Един потребителски отзив гласи:
Обичам LibreOffice, но изглежда, че все още е нужна доста работа, за да изглежда „добре“.
Обичам LibreOffice, но изглежда, че все още е нужна доста работа, за да изглежда „добре“.
Къде се проваля: Прехвърлянето на съществуващо приложение в Access изисква повече работа, отколкото предполага сходният интерфейс на настолния компютър. Таблиците се прехвърлят, а заявките се преобразуват в изгледи. Формулярите, отчетите и VBA трябва да се преработят, а съвместното редактиране става по-трудно за управление, когато все повече хора работят в една и съща среда.
Най-подходящо за: Малки екипи и индивидуални потребители, които търсят безплатна настолна база данни с формуляри, отчети, заявки и локално съхранение.
Пропуснете това, ако: Следващата ви база данни трябва да работи предимно в браузър или да поддържа потребители, работещи от телефони и таблети.
2. Microsoft Dataverse и Power Apps (най-подходящи за модернизиране на Access в рамките на Microsoft 365)
Dataverse и Power Apps са облачното решение на Microsoft за екипи, които искат данните, идентичността и приложният слой да се намират в една и съща екосистема. Microsoft може да премести съществуващите таблици в Dataverse, докато десктопният интерфейс остава свързан по време на преструктурирането.
Dataverse съхранява данните, докато Power Apps ги превръща в работещо приложение. Същите записи могат да се използват в Power BI, Power Automate, Dynamics 365 и Teams, което позволява отчитането, автоматизацията и сътрудничеството да останат в рамките на по-широката екосистема на Microsoft.
ИТ отделите също получават по-голям контрол върху новата конфигурация. Dataverse поддържа разрешения, базирани на роли, бизнес правила и централизирано управление на данните. За организациите, които вече използват Microsoft Entra и Power Platform, администраторите могат да управляват голяма част от този достъп чрез инструменти, с които вече са запознати.
Power Apps също така включва Copilot в процеса на разработка. Можете да опишете приложението или структурата на данните, от които се нуждаете, на естествен език и да използвате генерирания резултат като отправна точка. Приложенията, базирани на модели, предлагат по-структуриран подход, докато приложенията от типа „canvas“ дават на екипите по-голяма свобода по отношение на оформлението и взаимодействието.
Отличителни характеристики
- Потоци на бизнес процесите: Насочвайте потребителите през определени етапи и необходими стъпки в приложенията, базирани на модели
- Персонализирани офлайн профили: Изберете кои таблици и записи да останат достъпни на мобилните устройства, когато няма връзка
- Вградено мобилно внедряване: Използвайте приложенията чрез Power Apps Mobile или ги пакетирайте за по-специализирано мобилно преживяване
Цени
- Power Apps Premium: 20 $/потребител/месец
- Power Apps Premium, минимум 2 000 лиценза: 12 $/потребител/месец
- План „Power Apps Developer“: Безплатен за разработка и тестване
- Капацитет на базата данни в Dataverse: 250 MB на Premium потребител, обединени на ниво наемател
- Допълнителен капацитет на базата данни Dataverse: 40 $/GB/месец
Забележка: Microsoft обяви, че от 1 януари 2027 г. цената на Power Apps Premium ще се повиши до 22 долара на потребител на месец, а планът за 2000 потребители – до 14 долара на потребител на месец. Текущите планове запазват днешните цени до подновяването им.
Оценки
- G2: 4,3/5 (над 570 отзива) за Microsoft Power Apps
- Capterra: 4,5/5 (над 40 отзива) за Microsoft Power Apps
Един потребител на Reddit каза:
Моят екип го използва вече няколко месеца. Екипът на PowerApps е в възторг от него, но аз го използвам като всеки друг източник на данни. Изглежда работи напълно добре.
Моят екип го използва вече няколко месеца. Екипът на PowerApps е в екстаз от него, но аз го използвам като всеки друг източник на данни. Изглежда работи напълно добре.
Къде се проваля: Прехвърлянето пренася данните в Dataverse, но приложението в Access, свързано с тези данни, все още се нуждае от доработка. Формулярите и отчетите трябва да бъдат пресъздадени в Power Apps. VBA трябва да бъде пренаписан като Power Fx или потоци. Колоните с плаващи стойности, прикачени файлове и многозначни стойности се нуждаят от ръчна подготовка, преди да бъдат мигрирани. Прехвърляне, което изглежда просто, може да се превърне в по-мащабна преработка, затова първо тествайте с реални бройки записи.
Най-подходящо за: Екипи, които вече са инвестирали в Microsoft 365, Power Platform, Azure или Dynamics 365 и искат данните им от Access да останат в рамките на същата система за вход, управление и отчетност.
Пропуснете това, ако: Имате нужда само от лека лична база данни и предпочитате да избегнете лицензирането на Power Platform, административната работа и разходите за създаване на приложения.
Прочетете още: Алтернативи на Excel
3. ClickUp (Най-подходящ за заместване на инструмент за проследяване в Access с споделен работен процес)
ClickUp е най-подходящ, когато базата данни прави нещо повече от просто съхранение на информация. Помислете за заявка за услуга, актуализация на инвентара или процес на одобрение с назначен отговорник, дефинирани статуси и ясни следващи стъпки.
Тази информация се представя в познатата таблична структура с помощта на „Табличен изглед“ на ClickUp. Всеки ред представлява задача, а персонализираните полета на ClickUp съхраняват датите, числата, падащите менюта, местоположенията, файловете и другите подробности, свързани с нея. Все още разполагате с яснотата на редовете и колоните, но собственикът, статуса, файловете и активността остават свързани с записа.
ClickUp Forms се занимава с приемането на данни. Всеки подаден формуляр се превръща в задача, в чиито полета вече са въведени важните данни, което работи добре за заявки, молби, доклади за проблеми и други процеси, които иначе биха започнали с ръчно въвеждане на данни.
Оттам автоматизациите или „Супер агентите“ могат да определят отговорник, да актуализират статуса, да изпратят напомняне или да пренасочат задачата, когато нещо се промени. Това е, което отличава ClickUp от традиционните системи за проследяване на бази данни. Записът може да премине през процеса, без някой да трябва постоянно да решава какво да се случи по-нататък.
Отличителни характеристики
- Персонализирани връзки: Свързвайте записи между списъци, например клиенти с поръчки, сметки със заявки за обслужване или активи с дейности по поддръжка
- Полета с формули: Изчислявайте стойности от други полета, като използвате математически функции и условна логика
- Права на достъп на ниво поле: Контролирайте кой може да редактира отделни потребителски полета, когато чувствителните или оперативните данни не трябва да са достъпни за всички
Цени
Оценки
- G2: 4,6/5 (над 14 300 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4 600 отзива)
Един потребител на G2 сподели:
Честно казано, йерархията, която управлява, и свързването на задачи от различни списъци с релационни полета промениха живота на екипа ми по отношение на организирането на резултатите от разработката, синхронизирането на изискванията и това да не губим представа за това, което всеки разработчик реализира. Всичко остава безупречно и видимо.
Честно казано, йерархията, която управлява, и свързването на задачи от различни списъци с релационни полета промениха живота на екипа ми по отношение на организирането на резултатите от разработката, синхронизирането на изискванията и това да не губим представа за това, което всеки разработчик реализира. Всичко остава безупречно и видимо.
Където има недостатъци: Връзките в ClickUp са създадени за свързани работни записи. Те не налагат външни ключове, транзакционни правила или сложни съединения, каквито бихте очаквали от релационен базисен двигател. Приложение в Access с интензивна SQL логика все пак ще се нуждае от подходяща база данни зад себе си.
Най-подходящо за: Екипи, които използват Access за системи за проследяване, при които всеки запис е свързан с отговорник, статус, краен срок, одобрение или последващи действия.
Пропуснете това, ако: Вашият Access файл служи предимно като бекенд за друго приложение, а потребителите рядко разглеждат записите като работни задачи.
Съвет от професионалист: Преди да преработвате старите макроси в Access един по един, отделете правилата, които просто насочват работата, от логиката, която наистина се нуждае от код. Простите правила за възлагане, статус и напомняния често работят по-добре като автоматизации. Ето как можете да приложите автоматизации с ClickUp:
4. Airtable (Най-подходящ за прехвърляне на база данни от Access в облачно работно пространство, наподобяващо електронна таблица)
Когато отворите Airtable за първи път, приликата с електронната таблица е очевидна. Под тази позната мрежа се крие релационен модел, който може да свързва записи между различни таблици.
Таблицата „Клиенти“ може да се свърже с таблицата „Поръчки“, например, докато полетата за търсене пренасят данните за клиента в поръчката, без да ги копират в друга таблица. Airtable поддържа отношения „един към един“, „един към много“ и „много към много“, които обхващат структурата на множество бази данни за малки предприятия.
Формулярите обработват нови записи, докато Interface Designer предоставя на потребителите по-прегледен начин за преглед и актуализиране на съществуващите записи, без да се налага отварянето на цялата база данни. Това прави основните таблици по-лесни за работа за екипите, които трябва да работят само с конкретна част от данните.
Airtable Sync обхваща системите, свързани с тази база данни. Той може да извлича данни от други бази в Airtable и поддържани външни източници, докато по-високите планове добавя двупосочна синхронизация и синхронизация от множество източници за работни потоци, при които записите все още трябва да се прехвърлят между платформите.
Отличителни характеристики
- Условни обобщения и търсения: Прилагайте условия, преди Airtable да преброи, да търси или да обобщи свързаните записи, което ви дава по-прецизен контрол върху изчисленията в свързаните таблици
- Скриптове и разширения: Добавете персонализирана логика или помощни програми, когато формулите и вградените автоматизации не покриват процеса
- Агенти на терен: Използвайте Airtable AI на място, за да класифицирате записи, да извличате информация, да обобщавате текст или да генерирате структурирани стойности
Цени
- Безплатно
- Екип: 20 $/потребител/месец, фактурира се годишно
- Бизнес: 45 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Мащаб за предприятия: Цени по договаряне
Оценки
- G2: 4,6/5 (над 3 200 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 2 200 отзива)
Един потребител на G2 сподели:
Airtable е невероятно достъпен и мощен инструмент за работа с бази данни. Чрез интерфейсите успях да накарам целия си екип да използва инструмента по различни начини, както и да подобри собствените си системи и технологии. Познатият стил на кодиране, наподобяващ електронната таблица, и бек-ендът, подкрепен от стабилна база данни, промениха изцяло играта
Airtable е изключително достъпен и мощен инструмент за работа с бази данни. Благодарение на интерфейсите успях да накарам целия си екип да използва инструмента по различни начини, както и да подобри собствените си системи и технологии. Познатият стил на кодиране, наподобяващ електронна таблица, и бек-ендът, подкрепен от стабилна база данни, промениха изцяло играта
Където има недостатъци: Airtable се справя добре с таблата и екранните изгледи. Отчетите с раздели на страници, групирани суми и фиксирани оформления на страниците обикновено изискват допълнителна стъпка при изготвянето им, като например разширение или експортиране в Excel. Разходите също могат да се повишат, когато по-голяма група се нуждае от права за редактиране.
Най-подходящо за: Малки и средни екипи, които прехвърлят споделена база данни в Access онлайн, като запазват свързаните таблици, формуляри и познатия интерфейс на базата на таблици.
Пропуснете това, ако: Вашата база данни разчита на сложни SQL заявки или периодични отчети, които изискват прецизни оформления за печат.
Внимание: Bending Spoons приключи придобиването на Airtable през септември 2026 г. До момента няма новини за конкретни спирания на услуги или принудителни миграции. Но следете цените и актуализациите на продукта, докато новите собственици се настанят.
5. Ninox (Най-подходящ за екипи, работещи на Mac, които създават персонализирани бизнес бази данни)
Ninox съхранява таблици, формуляри, връзки, формули и отчети в едно работно пространство на базата данни. Работи в браузъра и чрез native приложения за macOS, iOS, iPadOS и Android, като инсталираните приложения поддържат работа офлайн.
За екипите, работещи с Mac, това премахва един постоянен проблем. База данни, изградена около десктопни формуляри и записи, вече не се нуждае от виртуална машина с Windows, само за да може да се използва.
Ninox Script носи бизнес логиката. Скриптовете могат да реагират на промени в записите, да валидират данни, да създават свързани записи и да изпълняват последващи действия. Транзакционните блокове могат да групират няколко операции заедно, а инсталираните приложения могат да продължат обработката на локални транзакции, когато връзката прекъсне.
Базата данни също не е задължително да остане изолирана. REST API свързва Ninox с външни системи, докато Make и n8n се занимават с по-широки работни потоци. Записите могат също така да се използват директно при създаването на договори, фактури и отчети.
Отличителни характеристики
- Модули за многократна употреба: Обединете таблици, скриптове и свързаната с тях логика в модули, които могат да се използват повторно в други решения за бази данни
- Няколко интерфейса за една база данни: Създавайте отделни интерфейси въз основа на едни и същи данни и пренареждайте полетата, когато всеки интерфейс изисква различно представяне
- Мониторинг на процесите: Проверявайте изпълняващите се процеси, когато отстраняването на проблеми със скриптове и дейностите във фонов режим става по-трудно само от потребителския интерфейс
Цени
- Безплатно
- Екип: 31 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Бизнес: 49 $/потребител/месец, фактурира се годишно
- Enterprise: Цени по договаряне
Оценки
- G2: 4,7/5 (над 360 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 190 отзива)
Един потребител на G2 сподели:
Създаването на големи колекции от данни с този продукт е изключително лесно. Цялата информация, от която се нуждаете, е винаги достъпна, лесна за анализ, а интерфейсът предлага ниво на яснота и модулност, което не съм срещал в нито един друг подобен продукт. Отминаха дните, в които трябваше да управлявате безброй Excel таблици, заровени в безкрайни папки, или да се мъчите да ги откриете бързо.
Създаването на големи колекции от данни с този продукт е изключително лесно. Цялата информация, от която се нуждаете, е винаги достъпна, лесна за анализ, а интерфейсът предлага ниво на яснота и модулност, което не съм срещал в нито един друг подобен продукт. Отминаха дните, в които трябваше да управлявате безброй Excel таблици, заровени в безкрайни папки, или да се мъчите да ги откриете бързо.
Където се проваля: Ninox остава достъпен, докато базата данни се състои предимно от формуляри, връзки и формули. Щом дадено решение започне да разчита в голяма степен на Ninox Script, персонализирани интеграции и сложни бизнес правила, промените започват да зависят от някой, който разбира кода зад тях.
Най-подходящо за: екипи, работещи на Mac, които се нуждаят от формуляри, релационни данни, документи за печат и персонализирана бизнес логика в една платформа за бази данни.
Пропуснете това, ако: Искате система, която до голяма степен не изисква програмиране и която екип без технически познания може да поддържа, без да се налага да се занимава със скриптове или персонализирана логика.
Прочетете още: Релационна база данни
6. Claris FileMaker (Най-подходящ за персонализирани бизнес приложения с формуляри и отчети)
FileMaker е създаден за бази данни, които са се превърнали в пълноценни бизнес приложения. Моделът на данните, екраните за въвеждане, скриптовете и отчетите, готови за печат, споделят една и съща среда. FileMaker Pro работи директно на Windows и macOS и е разработен от Claris, дъщерно дружество на Apple.
Инструментите за оформление на програмата позволяват групиране на записи, изчисляване на междинни и общи суми, добавяне на заглавни и долни колонтитули, както и контрол върху начина на отпечатване на всяка страница. Готовите отчети могат да се експортират директно в PDF или Excel, което прави FileMaker особено подходящ, когато официалните документи все още са част от работния процес.
Едно и също приложение може да работи на iPhone и iPad чрез FileMaker Go или в браузър чрез WebDirect. Съществуващата SQL инфраструктура също може да остане на място. Външните SQL източници предоставят на FileMaker достъп в реално време до данни от Microsoft SQL Server, MySQL и Oracle, а скриптовете могат да работят с тези записи заедно с локалните таблици.
FileMaker 2026 добавя и изкуствен интелект на ниво платформа, включително връзки с LLM, семантично търсене, RAG работни потоци и поддръжка за Google Gemini.
Отличителни характеристики
- Вградена мобилна функция за събиране на данни: FileMaker Go може да сканира баркодове, да заснема подписи, да събира снимки и аудиозаписи, както и да работи с други функции на iPhone и iPad директно от даден запис
- Набори от права на ниво поле: Контролирайте достъпа до отделни полета и комбинирайте тези правила с Claris ID или външни доставчици на идентичност като Okta и Microsoft Active Directory
- Скриптове от страна на сървъра: Изпълнявайте автоматизация на FileMaker Server или FileMaker Cloud, без да е необходимо да държите отворен десктоп клиент
Цени
FileMaker Cloud
- Starter: 22 $/потребител/месец, фактурира се годишно
- Макс.: 45 $/потребител/месец, фактурира се годишно
FileMaker Server
- Starter: 17,50 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Макс.: 22 $/потребител/месец, фактурира се годишно
Оценки
- G2: 4,5/5 (над 570 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (над 200 отзива)
Един потребител на G2 сподели:
Claris FileMaker е мощен и гъвкав инструмент, който наистина поддържа междуплатформена разработка на персонализирани приложения за бази данни. Бързината и лекотата на внедряване го правят отличен избор за управление на сложни данни в редица сектори, като научни изследвания, академичната среда и финансите. Освен простото управление на данни, той може да функционира като централен хъб за данни за организациите, като се интегрира безпроблемно със съществуващите бази данни.
Claris FileMaker е мощен и гъвкав инструмент, който наистина поддържа междуплатформена разработка на персонализирани приложения за бази данни. Бързината и лекотата на внедряване го правят отличен избор за управление на сложни данни в редица сектори, като научни изследвания, академичната среда и финансите. Освен за просто управление на данни, той може да функционира като централен хъб за данни за организациите, като се интегрира безпроблемно със съществуващите бази данни.
Където се проваля: FileMaker може да стане доста затворен, когато приложението разчита в голяма степен на персонализирани оформления, скриптове и .fmp12 файлове. Колкото по-задълбочена става структурата, толкова по-трудно става по-късно да преместите тази приложна логика другаде.
Най-подходящо за: Екипи, които изграждат дългосрочна бизнес база данни, изискваща персонализирани екрани, автоматизирани работни процеси, официални отчети и достъп от настолни компютри, мобилни устройства и уеб.
Пропуснете това, ако: Искате отворена платформа, базирана на SQL, която вашите разработчици могат да разширяват, без да разчитат на специфични за FileMaker инструменти и скриптове.
7. Baserow (Най-подходящ за поддържане на инфраструктурата на базата данни под ваш контрол)
Baserow ви позволява да решите къде да се намира базата данни. Можете да използвате Baserow Cloud и да оставите инфраструктурата на доставчика, или да използвате версията с отворен код на вашите собствени сървъри. Самостоятелното хостинг може да се осъществява в частен облак, локална мрежа или дори в среда с физическа изолация, когато правилата за местонахождението на данните са строги.
Таблиците съдържат записите, а полетата „Връзка към таблица“ свързват свързаните данни. Функциите за търсене могат да извличат стойности чрез тези връзки, докато функциите за обобщаване обработват суми, средни стойности, бройки и други изчисления.
Формулярите обработват както нови подавания, така и редакции. Можете да зададете задължителни полета, да приложите условна логика и да попълните предварително известни стойности, преди някой да отвори формуляра. Baserow може също да генерира защитен линк за редактиране на съществуващ ред, като зарежда текущите стойности и записва всички промени обратно в същия запис.
За миграция Baserow импортира данни от CSV, Excel, JSON, XML и вмъкнати данни от електронни таблици. Импортирането в нова таблица понастоящем поддържа до 5 000 реда наведнъж, така че може да се наложи да разделите по-големите експортирани файлове на партиди.
Отличителни характеристики
- Ограничени изгледи: Предоставете на някого достъп до филтрирана подгрупа от редове и полета, като останалата част от таблицата остава скрита
- Селектор на записи: Application Builder може да търси и да разпределя на страници свързаните записи, като запазва полетата за връзки използваеми, когато таблицата съдържа хиляди редове
- Kuma AI: Създавайте таблици, полета, връзки, формули и приложения чрез команди на естествен език. Екипите, които използват собствено хостинг решение, могат също да избират кой доставчик на изкуствен интелект да обработва данните им
Цени
Baserow Cloud
- Безплатно
- Премиум: 10 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Advanced: 18 $/потребител/месец, фактурира се годишно
- Enterprise: Цени по договаряне
Baserow Self-hosted
- Отворен код
- Премиум: 10 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Advanced: 18 $/потребител/месец, фактурира се годишно
- Enterprise: Цени по договаряне
Оценки
- G2: Недостатъчен брой отзиви
- Capterra: 4,7/5 (над 60 отзива)
Един потребител на G2 сподели:
Гъвкавостта на Baserow наистина се откроява. Той предлага високо ниво на персонализация при управлението на бази данни, без да са необходими умения за програмиране. Това означава, че можете да го приспособите точно към вашите нужди, независимо дали става дума за управление на графици на проекти, проследяване на информация за клиенти или организиране на сложни набори от данни. Освен това функциите за съвместна работа променят изцяло играта. Членовете на екипа могат безпроблемно да работят заедно върху споделени бази данни, което го превръща в идеален инструмент за проекти, ръководени от екип. По същество това е решение, създадено по мярка за ефективно управление на данните.
Гъвкавостта на Baserow наистина се откроява. Той предлага високо ниво на персонализация при управлението на бази данни, без да са необходими умения за програмиране. Това означава, че можете да го приспособите точно към вашите нужди, независимо дали става дума за управление на графици на проекти, проследяване на информация за клиенти или организиране на сложни набори от данни. Освен това функциите за съвместна работа променят изцяло играта. Членовете на екипа могат безпроблемно да работят заедно върху споделени бази данни, което го превръща в идеален инструмент за проекти, ръководени от екип. По същество това е решение, създадено по мярка за ефективно управление на данните.
Където има недостатъци: Самостоятелният хостинг ви дава контрол, но оперативната работа остава за сметка на вашия екип. Актуализациите, архивирането, мониторингът, възстановяването и планирането на капацитета са изцяло ваша отговорност. Управляваният облак премахва това бреме, макар че ограниченията за броя на редовете могат да се превърнат в пречка с нарастването на таблиците.
Най-подходящо за: Екипи, които се нуждаят от база данни за съвместна работа на собствените си сървъри или в частен облак, особено когато местоположението на данните и прецизният контрол на достъпа са част от изискванията.
Пропуснете това, ако: Вашата база данни разчита в голяма степен на изпипани, разпределени на страници отчети и оформление за печат в стил „десктоп“.
8. Grist (Най-подходящ за данни в стил електронна таблица с формули на Python и подробни правила за достъп)
Grist запазва електронната таблица като работна повърхност, като добавя релационни таблици и Python под нея. Редовете и колоните остават познати, но препратките и обобщителните таблици придават структура на данните.
Формулите могат да използват познатите функции от електронните таблици или Python 3.11 с достъп до стандартната библиотека. Изчисление, за което преди беше необходима отделна VBA-функция, може да се изпълнява директно в колоната, към която принадлежи резултатът му. Grist изпълнява този код в защитена среда без постоянна файлова система или достъп до интернет.
Колоните „Референция“ и „Списък с референции“ свързват записите между таблиците и поддържат структури „един към един“, „един към много“ и „много към много“. След това обобщителните таблици могат да групират тези записи за изчисляване на суми и анализ, подобно на пивотна таблица или SQL GROUP BY.
Правилата в Access могат да се отнасят до таблици, редове и колони. Когато тези условия се припокриват, ограничението може да се отнася до отделна клетка. Например, списъкът със служителите може да се намира в един документ, като всеки човек вижда само записите, до които има достъп.
Отличителни характеристики
- Формули за задействане: Изпълнявайте формули при създаване или промяна на запис. Те могат да добавят времеви отметки, да записват кой е направил промяната, да почистват входящите стойности или да задават съхранени стойности по подразбиране
- Персонализирани джаджи: Създавайте специализирани изгледи с HTML, CSS и JavaScript, докато Grist продължава да управлява основните записи
- Преносими файлове на grist: Изтеглете пълния документ като файл на базата на SQLite, съдържащ данните, прикачените файлове, оформлението, метаданните и историята на последните промени
Цени
Grist Cloud
- Безплатно
- Pro: 8 $ на потребител на месец, фактурира се годишно
- Бизнес: 24 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Enterprise: Цени по договаряне
Самостоятелно хоствани
- Grist Community edition: Безплатна и с отворен код
- Full Grist: 24 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Enterprise: Цени по договаряне
Оценки
- G2: Недостатъчен брой отзиви
- Capterra: Недостатъчно отзиви
Един потребител на G2 сподели:
Електронна таблица, но и база данни – и то такава, която все още прилича на електронна таблица. Много е полезна и улеснява свързването на данни, което значително подобри работния ми процес в сравнение с използването на традиционна електронна таблица. В същото време остава интуитивна за хора без програмистки познания, които искат да работят с база данни, която изглежда и се държи като електронна таблица. Изпробвах няколко инструмента за бази данни без кодиране като Budibase, NocoDB и NocoBase, както и пълноценни ERP системи като ERPNext и Dolibarr. За моите нужди смятам, че Grist е идеалният избор.
Електронна таблица, но и база данни – и то такава, която все още прилича на електронна таблица. Много е полезна и улеснява свързването на данни, което значително подобри работния ми процес в сравнение с използването на традиционна електронна таблица. В същото време остава интуитивна за хора, които не са програмисти и искат да работят с база данни, която изглежда и се държи като електронна таблица. Изпробвах няколко инструмента за бази данни без кодиране като Budibase, NocoDB и NocoBase, както и пълноценни ERP системи като ERPNext и Dolibarr. За моите нужди смятам, че Grist е идеалният избор.
Къде се проваля: Grist изчислява ограничението за записи за всички таблици в един документ. Планът „Pro“ достига максимум 100 000 реда, а „Business“ – 150 000, докато Grist препоръчва размерът на данните в документа да се поддържа около 20 MB за по-гладка работа. База данни с няколко големи, свързани таблици може да достигне тези практически ограничения по-рано, отколкото предполага посоченият брой редове.
Най-подходящо за: Анализатори и оперативни екипи, които се нуждаят от релационни данни, разширени изчисления и подробни права за достъп, без да се отказват от интерфейс, наподобяващ този на електронните таблици.
Пропуснете това, ако: Вашият екип иска визуален конструктор на приложения с минимална работа с формули и много малко техническа настройка.
9. SQL Server Express (Най-подходящ за запазване на вече създадения от вас интерфейс)
Това отново е Microsoft. SQL Server Express е безплатната версия на Microsoft SQL Server и решава различна част от проблема в сравнение с Dataverse и Power Apps. Dataverse ви предоставя път към ново облачно приложение. SQL Server Express ви позволява да запазите десктоп интерфейса и да преместите слоя с данни под него.
Таблиците се прехвърлят в SQL Server Express и се свързват обратно чрез ODBC. Съществуващите формуляри, отчети, заявки, макроси и VBA могат да продължат да работят с тези свързани таблици. SQL Server Migration Assistant на Microsoft може да се справи с голяма част от прехвърлянето на схемата и данните по време на преместването.
SQL Server вече поддържа едновременни записи, транзакции, блокиране и съхранение. Съществуващият десктоп интерфейс остава непроменен, докато споделените данни се прехвърлят към база данни, проектирана за по-интензивна работа с много потребители. SQL Server 2025 Express също така увеличи максималния размер на релационната база данни до 50 GB, предоставяйки на по-малките приложения значително повече пространство, отколкото десктоп файлът accdb.
Отличителни характеристики
- Сигурност на ниво ред: Прилагайте правила от страна на базата данни, които контролират кои редове даден потребител може да чете или актуализира, дори когато няколко клиентски приложения са свързани към едни и същи таблици
- Винаги криптирани: Защитете чувствителните стойности в колоните, като същевременно държите криптиращите ключове отделно от базата данни
- Вградена поддръжка на JSON и пълнотекстово търсене: SQL Server 2025 Express поддържа JSON данни, индексиране на JSON, пълнотекстово търсене и семантично търсене, наред с традиционните релационни таблици
Цени
- SQL Server 2025 Express: Безплатен
- Azure SQL Database: Ценообразуване на базата на потреблението
Оценки
- G2: 4,4/5 (над 2 200 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1 980 отзива)
Забележка: Тези оценки се отнасят за Microsoft SQL Server като цяло, а не само за версията Express.
Един потребител на G2 сподели:
Microsoft SQL Server се отличава със стабилността и надеждността си при обработката на големи обеми данни. Интеграцията му с други продукти на Microsoft, като Power BI, Excel и Azure, го прави много удобен за работа, особено в рамките на съществуваща екосистема на Microsoft. Обширната документация и голямата общност също са много ценни, когато се сблъскате с проблем. Освен това вградените инструменти като SQL Server Management Studio улесняват управлението и оптимизирането на базите данни, дори в по-големи и по-сложни среди.
Microsoft SQL Server се отличава със стабилността и надеждността си при обработката на големи обеми данни. Интеграцията му с други продукти на Microsoft, като Power BI, Excel и Azure, го прави много удобен за работа, особено в рамките на съществуваща екосистема на Microsoft. Обширната документация и голямата общност също са много ценни, когато се сблъскате с проблем. Освен това вградените инструменти като SQL Server Management Studio улесняват управлението и оптимизирането на базите данни, дори в по-големи и по-сложни среди.
Където има ограничения: SQL Server Express има строги ограничения на двигателя: 50 GB на релационна база данни, до четири ядра и 1 410 MB памет за буферния пул в SQL Server 2025. Той също така изключва SQL Server Agent, така че за планираните архивирания и задачи за поддръжка е необходим друг планиращ инструмент, като например Планиращият задачи на Windows.
Най-подходящо за: Екипи със стабилен десктоп интерфейс, който искат да запазят, докато прехвърлят споделените таблици към по-мощен базисен двигател.
Пропуснете това, ако: Основната ви цел е да преработите интерфейса за използване в браузър или на мобилни устройства. Този подход запазва съществуващия интерфейс, така че няма да реши тази част от миграцията.
10. NocoDB (Най-подходящ за добавяне на браузърен интерфейс към съществуваща база данни)
Ако вашите записи са в PostgreSQL или MySQL, NocoDB може да добави браузърен интерфейс към тази база данни, без да премества данните отново. Той чете съществуващата схема и превръща таблиците в редактируеми таблици, докато бекендът остава на мястото си.
За екипите, които вече са модернизирали хранилището си, често остава да се работи по потребителския интерфейс. NocoDB Interfaces може да превърне същите данни във формуляри, табла за управление, екрани за преглед на записи и страници с подробности, без да разкрива схемата, която стои зад тях.
Custom Sync обхваща случаи, в които производствените данни трябва да останат само за четене. Избрани таблици от PostgreSQL или MySQL могат да се актуализират в NocoDB ръчно или по график, като по този начин се предоставя на потребителите работно копие за търсене, преглед или отчитане, докато изходната система остава непроменена.
Отличителни характеристики
- Page Designer: Създавайте готови за печат фактури, сертификати, обобщения и отчети въз основа на актуални записи, включително данни от свързани таблици, след което ги експортирайте като PDF файлове
- Визуални работни потоци: Задействайте многоетапни процеси въз основа на събития в записите или графици, след което добавяйте условия, цикли, API-извиквания и други действия
- Скриптове на JavaScript: Добавяйте персонализирана логика, когато вградените действия в работния поток не покриват процеса, включително извиквания към външни услуги и поддържани пакети
Цени
NocoDB Cloud
- Безплатно
- Плюс: 12 долара на редактор на месец, фактурира се ежегодно
- Бизнес: 24 $/редактор/месец, фактурира се ежегодно
- Мащаб: 45 $/редактор/месец, фактурира се годишно
- Enterprise: Цени по договаряне
Самостоятелно хоствани
- Общност: Безплатно
- Бизнес: 24 $/потребител/месец, фактурира се ежегодно
- Мащаб: 45 $/потребител/месец, фактуриране на годишна база
- Enterprise: Цени по договаряне
Оценки
- NocoDB все още не разполага с достатъчно проверени отзиви в G2 или Capterra, за да се изчисли значима обща оценка
Един потребител на Reddit каза:
От известно време съм голям фен на NocoDB. Според мен той безспорно е по-добър от повечето платени алтернативи. Доскоро с удоволствие използвах версията March Community Edition (v0.301.5) с Postgres бекенд, за да се възползвам от пълния потенциал на формулите, и опитът ми беше безупречен.
От известно време съм голям фен на NocoDB. Според мен той безспорно е по-добър от повечето платени алтернативи. Доскоро с удоволствие използвах версията March Community Edition (v0.301.5) с Postgres бекенд, за да се възползвам от пълния потенциал на формулите, и опитът ми беше безупречен.
Къде има ограничения: Поддръжката на конектори варира в зависимост от базата данни. PostgreSQL и MySQL се вписват в стандартната конфигурация на NoSQLDB, но Microsoft SQL Server понастоящем изисква добавка за Enterprise версията. Ако планирате да запазите SQL Server, това може да направи този вариант значително по-скъп.
Най-подходящо за: Екипи, които вече разполагат с PostgreSQL или MySQL бекенд и се нуждаят от формуляри, браузърни екрани, отчети и работни потоци, свързани с тези данни.
Пропуснете това, ако: Започвате с самостоятелен десктоп файл и искате новият инструмент да осигури нивото на базата данни като част от миграцията.
Как да изберете подходящата алтернатива на Microsoft Access
Изборът на подходяща алтернатива на Microsoft Access започва с определяне на това, на коя част от Access разчитате най-много. Това може да бъде релационната база данни, върху която се основава програмата, формулярите, с които работят потребителите, отчетите, които изпращат, или макросите и VBA, които поддържат процеса.
Вторият въпрос е също толкова важен: колко от тази конфигурация искате да запазите? Някои начини за миграция ви позволяват да запазите интерфейса на Access и да замените само бекенда. Други изискват преизграждане на почти всичко, свързано с данните.
| Ако това е точно това, от което се нуждаете | Започнете с | Какво остава от Access? | Какво трябва да се преработи? |
|---|---|---|---|
| Безплатна настолна база данни, която все още ви е позната | LibreOffice Base | Таблиците и голяма част от основните данни могат да бъдат прехвърлени | Формулярите, отчетите и VBA обикновено се налага да бъдат преработени; заявките може да се наложи да бъдат конвертирани |
| Преизграждане в облака, съобразено с Microsoft | Dataverse и Power Apps | Таблиците, данните и поддържаните връзки могат да бъдат прехвърлени в Dataverse; Access може да остане свързан по време на прехода | Формулярите, отчетите, макросите, VBA и някои неподдържани типове полета изискват отделна работа |
| Записи, които изискват собственици, статуси, одобрения и последващи действия | ClickUp | Данните от записите могат да бъдат импортирани в нова структура на работния процес | Формулярите, отчетите, заявките и VBA в Access не се прехвърлят директно |
| Облачна база данни с интерфейс, наподобяващ този на електронна таблица | Airtable | Таблиците и данните от записите могат да се преместват в бази и свързани таблици | Формулярите, отчетите, макросите, VBA и сложната SQL логика в Access трябва да бъдат преработени |
| Персонализирана база данни за екип, който използва предимно Mac | Ninox | Основните записи и релационните данни могат да бъдат възстановени в Ninox | Формулярите, скриптовете, отчетите и специфичната за Access логика трябва да бъдат преработени |
| Напълно персонализирано бизнес приложение с официални отчети | Claris FileMaker | Наличните данни могат да бъдат прехвърлени в нов модел на данни на FileMaker | Оформленията, скриптовете, отчетите, макросите и VBA трябва да бъдат пресъздадени във FileMaker |
| Пълен контрол върху мястото, където се хоства базата данни | Baserow | Таблиците и записите могат да се импортират в Baserow в облака или на собствен сървър | Формулярите, отчетите, VBA, макросите и логиката на приложението трябва да бъдат преработени |
| Работа в стил електронна таблица със сложни изчисления и права за достъп | Grist | Данните и връзките могат да бъдат възпроизведени в релационни таблици | Формулярите, отчетите, VBA, макросите и заявките в Access трябва да бъдат превърнати във формули, правила или нови работни процеси |
| По-мощен бекенд, без да се налага преизграждане на съществуващия десктоп интерфейс | SQL Server Express | Съществуващите формуляри, отчети, заявки, макроси и VBA в Access могат да останат, докато таблиците се прехвърлят към SQL Server | Предимно схемата на бекенда, връзките и всички несъвместими заявки |
| Браузърен интерфейс за PostgreSQL или MySQL, които вече използвате | NocoDB | Наличното ви PostgreSQL или MySQL бекенд остава на място | База данни, която работи само в Access, първо трябва да бъде преместена към поддържан бекенд; фронтендът на Access и VBA не се прехвърлят |
Това разграничение може драстично да промени мащаба на миграцията. Преместването на таблици често е най-лесната част. Формулярите, отчетите, свързаните източници на данни, макросите и VBA са местата, където обикновено се натрупват години наред бизнес логика.
Преди да вземете решение, направете преглед на тези елементи заедно със самите записи. Замяната на база данни с пет таблици и дузина персонализирани процедури може да отнеме повече работа, отколкото тази на база данни с петдесет прости таблици.
Ограниченията на плановете заслужават същото внимание. Grist, Baserow, Airtable и други хостирани решения налагат различни ограничения върху документи, работни пространства, място за съхранение или планове. Ако не сте сигурни колко от старата конфигурация трябва да бъде заменена, първо създайте прототип на един представителен работен процес. Създайте записите, формуляра за въвеждане на данни, връзките и един отчет, след което сравнете това с функционалността на настоящата база данни.
Нашите ръководства за създаване на структурирана база данни със съдържание, база данни в Excel и база данни в Google Sheets ви показват как тези елементи се реализират извън Access.
Как да мигрирате от Microsoft Access, без да загубите данни или работни процеси
Не започвайте с експортиране на всяка таблица. Базата данни в Access може да крие важна логика извън самите данни. Заявките захранват формулярите и отчетите, докато макросите и VBA могат да контролират какво се случва, когато някой кликне върху бутон, отвори екран или промени запис.
В указанията за миграция на Microsoft тези елементи се разглеждат поотделно, тъй като инструменти като SSMA могат да прехвърлят таблици и някои заявки, но не преобразуват формуляри, отчети, макроси или VBA. Ето няколко стъпки, които трябва да следвате:
Направете резервно копие и документирайте текущата база данни. Започнете с таблици, връзки, заявки, формуляри, отчети, макроси, VBA модули и свързани източници на данни. Access включва инструмент за документиране на базата данни (Database Documenter), който може да генерира отчет за избрани обекти, докато панелът „Зависимости между обектите“ (Object Dependencies) показва кои формуляри, отчети и заявки зависят един от друг. Това е по-надеждно, отколкото да преценявате кое изглежда неизползвано само въз основа на панела за навигация.
Изпълнете „Компактиране и поправка“, преди да определите обема на миграцията. Access не освобождава автоматично цялото дисково пространство, останало след изтрити обекти и временни данни. Функцията „Компактиране и поправка“ премахва това неизползвано пространство, което означава, че полученият размер на файла е по-добра отправна точка за оценка на това, което всъщност премествате. Първо направете резервно копие на базата данни и се уверете, че имате изключителен достъп, докато операцията се изпълнява.
Пресъздайте един типичен работен процес, преди да преминете към цялата схема. Изберете формуляр, на който хората разчитат всеки ден, и възпроизведете цялостния опит около него: въвеждане на данни, задължителни полета, валидиране, разрешения, прикачени файлове и всичко, което трябва да се случи след изпращането.
Тествайте един отчет, от който хората зависят. Изберете нещо с групиране, суми, разделители на страници или фиксирано оформление за PDF или печат. Отчетите в Access са създадени специално за форматиране и представяне на данни, поради което замяната на таблиците не води автоматично до замяна на отчетния слой. Решете навреме дали новият инструмент може да възпроизведе този резултат или дали за отчетите ще е необходимо собствено решение.
Определете местоназначение за всяка заявка, макрос и VBA-рутина. Заявката може да се превърне в изглед или формула. Макросът може да се превърне в автоматизация или работен поток. VBA може да се нуждае от персонализиран код, планирана задача или преработен процес. Не предполагайте, че тези елементи ще бъдат прехвърлени автоматично заедно с таблиците. Microsoft отбелязва, че SSMA конвертира само определени заявки, докато формулярите, отчетите, макросите и VBA-модулите изискват отделна работа.
Прехвърлете тестова копия и проверете резултата. Сравнете броя на записите, връзките, задължителните полета, датите, числовите стойности, прикачените файлове, разрешенията и всички изчислени резултати, от които зависят потребителите. Изпълнете най-натоварените работни потоци върху тази копия, преди да планирате окончателното прехвърляне.
Преминавайте към новата система едва след като тя се справи успешно с реалната работа. Поддържайте и двете системи достъпни достатъчно дълго, за да покриете повтарящите се процеси, които са важни за вас, включително отчитането. След като новата система бъде одобрена, замразете стария accdb файл като архив само за четене, вместо да го изтривате веднага.
Ако на практика първоначалната база данни се е превърнала по-скоро в работен процес, обмислете дали изобщо се нуждаете от друга база данни с общо предназначение. Приложение за работни процеси може да е по-подходящо за опашки от заявки, одобрения или оперативни проследявания, докато специализиран софтуер за инвентаризация може да е по-целесъобразен за регистри на запаси и активи.
Microsoft Access все още ли се разработва?
Да. Microsoft все още предлага Access 2024 като самостоятелен продукт и включва Access в няколко плана на Microsoft 365. Версията с абонамент продължава да получава нови функции, включително редактора Monaco SQL с подчертаване на синтаксиса, автодопълване и форматиране.
Microsoft също така е добавила съвременни типове диаграми и Edge Browser Control за показване на уеб съдържание във формулярите.
Има едно важно различие. Някои по-нови функции, включително редакторът Monaco, са достъпни само в Microsoft 365 и не са налични в версията Access 2024 с безсрочна лицензия.
Така че Access не е изоставен. Но новите функции не решават причините, поради които много екипи търсят други решения, като например поддръжка за Mac, достъп през браузър, въвеждане на данни от мобилни устройства, по-голяма едновременност или централизирано управление.
Разходи за миграция от Microsoft Access към Dataverse
Microsoft разполага с вграден начин за прехвърляне на данни от Access към Dataverse. Той може да мигрира таблици, данни и поддържани взаимоотношения, след което да свърже таблиците в Dataverse обратно с Access, така че съществуващият интерфейс да продължи да работи по време на прехода.
Уловката е, че това прехвърля предимно слоя с данни. Ако планирате да се откажете напълно от Access, формулярите, отчетите, макросите и VBA все пак се нуждаят от собствен план за миграция. Някои типове данни също изискват подготовка, особено многозначните търсения и полетата с плаваща запетая.
Power Apps Premium понастоящем струва 20 долара на потребител на месец, като всяка лицензия добавя 250 MB капацитет на базата данни Dataverse. Клиентите, отговарящи на изискванията, получават също 10 GB капацитет на базата данни по подразбиране, докато допълнителното пространство за съхранение струва 40 долара на GB на месец.
Това прави инструмента за миграция на Microsoft полезен, но реалната цена зависи от това колко от приложението, свързано с данните, все още трябва да бъде преработено.
Когато инструментът за работни потоци е по-подходящ от друга база данни
Инструментите в това ръководство обхващат всичко, което потребителите очакват от алтернатива на Microsoft Access, включително релационни данни, формуляри, отчети, достъп през браузър, самостоятелно хостинг, по-строги права за достъп и по-надежден бекенд. Правилният избор зависи от това как функционира настоящата ви база данни.
Има един случай, в който си струва да потърсите нещо различно от друга база данни.
Ако всеки запис се нуждае и от собственик, статус, краен срок, одобрение или следваща стъпка, вие управлявате работния процес успоредно с данните. Ето защо си заслужава да изпробвате платформа като ClickUp, тъй като записът и свързаната с него работа могат да се намират на едно и също място.
Често задавани въпроси за алтернативите на Microsoft Access
Има ли версия на Microsoft Access, която работи в браузър?
Не е за настоящи потребители на Microsoft 365. Microsoft преустанови Access Services от Microsoft 365 и SharePoint Online, така че вече няма съвременна уеб версия на настолното приложение Access. Вместо това Microsoft насочва екипите, които се нуждаят от браузърни и мобилни приложения, към Power Apps и Dataverse.
Могат ли хората да използват база данни в Access, без да имат инсталиран Microsoft Access?
Да. Microsoft предоставя Access Runtime безплатно, което позволява на потребителите да изпълняват приложение на Access, без да купуват пълната версия на продукта за настолни компютри. Потребителите могат да работят с формулярите и функциите, които сте направили достъпни, но инструментите за проектиране, като например панелът за навигация, не са достъпни в режим Runtime. Microsoft също така ви позволява да разпространявате Runtime без ограничение за броя потребители.
Каква е разликата между файловете .accdb и .mdb?
. accdb е стандартният формат на Access от версия Access 2007 насам и поддържа по-нови функции като прикачени файлове, изчислени полета и многозначни полета. mdb е по-старият формат, използван от по-ранните версии на Access, и все още разполага с няколко остарели възможности, които accdb вече не поддържа, включително репликация на бази данни и стария модел за сигурност на ниво потребител.
Могат ли по-новите версии на Access да отварят стари .mdb бази данни?
Да, ако файлът използва формат .mdb на Access 2000 или Access 2002–2003. Microsoft твърди, че все още можете да отваряте и използвате тези файлове нормално в актуалните версии на Access. Изключение правят файловете от Access 97. Access 2013 и по-новите версии не могат да ги конвертират директно в .accdb. Документираният от Microsoft начин е да отворите файла в по-стара версия на Access, да го конвертирате във формат Access 2002–2003 и след това да конвертирате този файл в .accdb.
Трябва ли да се раздели многопотребителска база данни в Access?
Обикновено да. Microsoft препоръчва разделянето на споделена база данни, когато повече от няколко души я използват в локална мрежа (LAN). Всеки потребител получава локален интерфейс, съдържащ формуляри, отчети и заявки, докато споделеният сървър съдържа таблиците. Това може да подобри производителността и да намали риска от повреждане на данните.
Мога ли да отворя база данни на Microsoft Access в друга програма?
Понякога отварянето на данните и възпроизвеждането на приложението в Access са две различни задачи. LibreOffice Base може да се свърже с данни от Microsoft Access, докато други платформи може да изискват да експортирате в CSV или Excel, преди да импортирате. Формулярите, отчетите, макросите и VBA обикновено се нуждаят от собствен план за миграция. Самото преместване на таблиците не възпроизвежда всичко, което е изградено около тях.