Екипите разчитаха на традиционния OCR, за да извличат текст от файлове. Той можеше да „чете“, разбира се, но не можеше да разбира нищо.
Така хората бяха принудени сами да се занимават с досадната част: поправяне на грешки, попълване на липсващи полета и превръщане на хаотичните данни в нещо използваемо.
AI промени напълно тази динамика.
Съвременната интелигентна обработка на документи (IDP) интерпретира контекста, структурата и значението. Формуляри, фактури, договори, ръчно написани бележки... AI може да ги разбере по начини, които преди изискваха часове човешко внимание. Изведнъж бавната, ръчна работа по почистване избледнява на заден план, а работните процеси, свързани с много документи, започват да изглеждат почти без усилие.
В тази статия разясняваме какво всъщност е обработката на документи с изкуствен интелект, къде се проявяват предимствата ѝ и кои са инструментите, които подпомагат прехода към по-интелигентни и по-автоматизирани работни процеси за работа с документи.
Какво е обработка на документи с изкуствен интелект?
Обработката на документи с изкуствен интелект (известна още като IDP) е процесът на използване на изкуствен интелект за автоматизиране на извличането, категоризирането и валидирането на данни от документи.
Докато OCR системите се фокусират върху извличането на текст, интелигентната обработка на документи може да идентифицира и разбере контекста и значението на съдържанието в документите от процеса (PDF файлове, имейли и сканирани изображения).
Обработката на документи с изкуствен интелект комбинира технологии като:
- Оптичното разпознаване на символи (OCR) преобразува сканирани изображения или PDF файлове в текст, който може да бъде прочетен от машина, като извлича символи и думи от структурирани документи.
- Обработката на естествен език (NLP) разбира и интерпретира човешкия език в документите. Това включва идентифициране на обекти (имена, дати, местоположения), откриване на намерението и извличане на взаимоотношения и контекст.
- Моделите за машинно обучение непрекъснато подобряват точността си, като се учат от обратната връзка. Докато предварително обучените модели разпознават модели, персонализираните модели изискват етикетиране на данни и се обучават на документи, специфични за дадена област.
- Компютърното зрение идентифицира и интерпретира елементите на оформлението (таблици, отметки, подписи и др.) в документите.
- Дълбокото обучение позволява разпознаване на сложни модели, като взаимоотношения между обекти и анализиране на неструктурирани данни.
Тези инструменти преобразуват аналогови документи в цифрови формати, които компютрите могат да интерпретират и разбират. Тази възможност позволява на бизнеса да обработва широк спектър от документи, включително неструктурирани, структурирани и полуструктурирани документи със сложни оформления, на различни езици или дори с ръчно написано съдържание.
👀 Знаете ли, че... Пандемията от COVID ускори внедряването на технологии за автоматизация в различни индустрии. Според проучване на McKinsey, сред компаниите, които пилотират автоматизацията, над 52% експериментират с интелигентни документи и OCR.
Как работи обработката на документи с изкуствен интелект?
Ето как работи интелигентната обработка на документи, стъпка по стъпка:
1. Получаване на документи
Системата извлича файлове от различни източници, включително имейли, облачни дискове, скенери, CRM системи и дори изображения на ръчно написани бележки. Всичко, което трябва да обработите, се счита за данни от документи. Това включва:
- Приема формати като PDF, сканирани изображения, имейли, DOCX и електронни таблици.
- Записване на входящи данни от споделени дискове, облачни приложения, пощенски кутии или API
- Обработка на групово качване или стрийминг на документи с голям обем
2. Предварителна обработка
Документите се почистват и нормализират, за да се подобри точността. Чистият вход означава по-точно заснемане на данни. Този етап включва:
- Изправяне на наклонени сканирани документи или завъртани страници
- Отстраняване на шума за премахване на замъгляване, петна или артефакти
- Подобряване на контраста за блед или нискоразделителен текст
- Изправяне на текстови редове или сегментиране в ръчно написани документи
Този етап е от решаващо значение, тъй като дори най-модерните модели на изкуствен интелект се затрудняват с неточни входни данни.
3. Извличане на данни с OCR
OCR системите преобразуват печатни, машинописни или ръчно написани символи в текст, който може да бъде прочетен от машина. Системата идентифицира и извлича ключови данни от документа, като имена, дати, суми и договорни условия, в контекста, дори от неструктурирани документи, в които информацията не следва фиксиран шаблон.
4. Откриване на оформление и структура
Интелигентната обработка на документи е нещо повече от четене на текст. Тя може да интерпретира структурата на документа, използвайки компютърно зрение и дълбоко обучение.
Например, при обработката на фактура системата не само извлича числа, но и разбира как тези числа са организирани в редове и колони.
5. Контекстуално разбиране с NLP
NLP позволява на системата да разпознава именовани обекти (например дати, хора, места), да прави изводи за намеренията и да интерпретира семантиката.
Кажете, когато етикетите не са ясни. Все пак може да се направи разграничение между падежната дата и датата на фактурата въз основа на структурата на изреченията и езиковите модели.
Това е причината интелигентната обработка на документи да се адаптира към специфичната за дадена област лексика, да разпознава съкращения или синоними. И да дава смисъл на полуструктуриран текст, където традиционните методи, базирани на ключови думи, биха се провалили.
📮 ClickUp Insight: 30% от работниците смятат, че автоматизацията може да им спести 1–2 часа седмично, а 19% смятат, че тя може да им освободи 3–5 часа за задълбочена и концентрирана работа.
Дори и тези малки спестявания на време се натрупват: само два часа спестени седмично се равняват на над 100 часа годишно – време, което може да бъде посветено на творчество, стратегическо мислене или личностно развитие. 💯
С AI Agents и ClickUp Brain на ClickUp можете да автоматизирате работните процеси, да генерирате актуализации на проекти и да превърнете бележките си от срещи в практически следващи стъпки – всичко това в рамките на една и съща платформа. Няма нужда от допълнителни инструменти или интеграции – ClickUp ви предоставя всичко необходимо за автоматизиране и оптимизиране на работния ви ден на едно място.
💫 Реални резултати: RevPartners намалиха разходите си за SaaS с 50% чрез консолидиране на три инструмента в ClickUp, получавайки унифицирана платформа с повече функции, по-тясно сътрудничество и единен източник на информация, който е по-лесен за управление и мащабиране.
6. Маркиране и класифициране на данни
С по-задълбочено разбиране на съдържанието и структурата, AI вече категоризира и маркира ключови полета от различни източници. Това включва:
- Класифициране на типа документ (например фактура, договор, разписка, формуляр)
- Маркиране на метаданни като номер на фактура, падежна дата, обща сума и др.
- Обучение във времето за подобряване на точността на класифицирането чрез машинно обучение
- Обработка на фактури и работа с неструктурирани или полуструктурирани документи с динамично оформление
7. Валидиране и кръстосана проверка
Системите за IDP валидират данните, като ги сравняват с известни стойности, бази данни или бизнес правила. Когато възникнат несъответствия или липсващи полета, механизмите за обработка на изключения ги маркират за преглед или задействат сигнали за човешка намеса.
8. Изход и интеграция
Последната стъпка включва прехвърляне на данните от документа към надолу по веригата системи или използването им за задействане на следващите стъпки:
- Изпращане на извлечените полета към CRM, ERP или бази данни чрез API
- Автоматизиране на действия като одобрения, плащания или предупреждения
- Записване на всяка стъпка за одит и съответствие
- Интегриране с RPA инструменти за обработка на повтарящи се последващи задачи
С подходящите инструменти можете да автоматизирате работния процес, от въвеждането до действието.
👀 Знаете ли, че... Първият процесор за документи е изобретен преди повече от 100 години. През 1914 г. физикът Емануел Голдберг конструира машина, която може да чете символи и да ги преобразува в код, десетилетия преди компютрите да съществуват!
Предимства на обработката на документи с изкуствен интелект
Скритите разходи за ръчното обработване на документи не са само времето – те са и загубена информация, забавени решения и дублиране на усилията. AI ускорява процеса. Компаниите, които внедряват IDP за обработка на документи, отбелязват подобрена оперативна ефективност.
Нека разгледаме къде има най-голямо влияние при операции с голям обем документи:
- Намалете ръчния труд: Прехвърлете повтарящите се задачи като въвеждане на данни, маркиране на формуляри и маршрутизиране на файлове към автоматизирана система, която работи 24/7.
- Повишете точността: Вградената валидация, контекстуалното разбиране и обучението, базирано на машинно обучение, минимизират риска от човешка грешка.
- Засилване на съответствието: Автоматично проследяване на всеки етап от жизнения цикъл на документа, създаване на ясна одитна следа, която поддържа вътрешни и външни регулации.
- Мащабиране с автоматизация: AI обработва нарастващи обеми без да увеличава броя на служителите по време на сезонни пикове или разширяване на пазара.
- Намалете оперативните затруднения: Автоматизираните работни процеси за управление на документи означават, че одобренията, съгласуванията и одитите се извършват по-бързо, което елиминира безкрайните последващи действия и позволява директна обработка.
AI в действие: Автоматично извличане на имена и дати на раждане от записите на Службата за гражданство и имиграция на САЩ (USCIS)
Какво прави: USCIS използва AI инструмент, за да извлича автоматично имена и дати на раждане от записите на ФБР за проверка на миналото. Това спестява време на служителите, като им спестява необходимостта да преглеждат ръчно дълги, неструктурирани документи.
Как работи: Системата използва езиков модел, обучен да разпознава реални псевдоними и валидни дати на раждане. Тя игнорира имена на улици, заместващ текст или несвързана информация. Ако името или датата на раждане вече са в архива, тя няма да маркира дублиращите се записи.
Човекът в цикъла:Служителите преглеждат и одобряват предложенията на изкуствения интелект. Те решават дали отбелязаното име или дата на раждане са действително релевантни за случая.
Защо е важно:Този инструмент ускорява проверката на самоличността по време на обработката на имиграционни случаи (напр. натурализация N-400), подобрява точността и намалява ръчния труд. Това не засяга правата на никого, нито резултатите от имиграционния процес.
Статус:В експлоатация от 2022 г. и се използва като част от прегледа на случаи в системата USCIS ELIS.
Най-добри примери за използване на AI обработката на документи
По-долу са някои от най-влиятелните области, в които обработката на документи с изкуствен интелект вече прави разлика:
1. Обработка на фактури
Един от най-често срещаните (и най-разочароващи) примери за употреба. Вместо ръчно да въвеждате номера на фактури, дати, суми и данни за доставчици в счетоводната система, AI може да извлича данни, да ги валидира и да ги препраща за одобрение.
📍 Пример: Компания за автоматизация на процеса от източника до плащането обработва над 20 000 фактури месечно, използвайки извличане на данни с изкуствен интелект. Преди това оперативният им екип отделяше повече от 20 минути на фактура, за да категоризира позициите в над 60 различни шаблона.
С помощта на автоматизацията те успяха да намалят времето за обработка на фактурите до по-малко от 5 минути, с 98% точност на извличането на данни.
Ето как агентът на ClickUp може да ви помогне да проверите подробностите в случаи като тези:
2. Преглед и анализ на договори
AI може да анализира сложни правни и бизнес документи, да идентифицира ключови клаузи и да подчертава рискове или липсващи термини, спестявайки на правните екипи часове ръчна проверка.
Това улеснява документирането, обобщаването и повторното използване на договорния език в бъдещи споразумения. AI не само анализира договори или преобразува данни, но и създава документация и библиотеки с клаузи, които могат да се използват повторно.
📍 Пример: Агенция за недвижими имоти използва AI за преглед на договори за наем. Системата отбелязва липсващи клаузи за прекратяване и автоматично маркира отговорностите, свързани с поддръжката на имота, като по този начин помага на екипите да избегнат скъпи пропуски по време на преговорите.
📚 Прочетете още: AI за документация: Примери за употреба и подсказки
3. KYC проверка
Ключовият фактор за оптимизиране на процеса на привличане на клиенти и подобряване на клиентското преживяване е трансформацията на процеса „Познай своя клиент“ (KYC). Това, което традиционно беше преживяване, изпълнено с конфликти, сега се подхранва от изкуствен интелект с невидима слой интелигентност. KYC, задвижван от изкуствен интелект, ускорява привличането на клиенти и укрепва управлението на риска.
4. Автоматизация на застрахователните искове
AI извлича данни от формуляри за искове, подкрепящи документи и изображения, след което ги препраща за вземане на решение или последващи действия – и всичко това при минимални грешки.
Уморени сте да извличате ръчно данни от фактури или документи и да проверявате всеки детайл? С AI Fields в ClickUp можете да оставите автоматизацията да свърши тежка работа. Просто качите фактурата или документа си и AI на ClickUp ще извлече ключовата информация – като номера на фактурата, дати и суми – директно в вашите персонализирани полета, спестявайки ви време и намалявайки грешките.
AI Fields може дори да провери дали събраните данни съответстват на очакванията ви, да маркира евентуални несъответствия и автоматично да задейства следващите стъпки в работния процес. Това означава по-малко досадно въвеждане на данни, по-точни записи и по-бързи одобрения – всичко на едно място. Кажете сбогом на ръчната обработка и кажете здравей на по-интелигентното и безпроблемно управление на документи с ClickUp AI.
5. Дигитализация на медицински документи
Доставчиците на здравни услуги са изправени пред огромна тежест при управлението на неструктурирани, ръчно написани и несъгласувани медицински записи, като същевременно рискуват да не спазят изискванията на нормативната уредба за здравните данни. Без дигитализиране на документите достъпът до информация за пациентите и действията въз основа на нея остават фрагментирани и неефективни.
Обработката на документи с изкуствен интелект чете медицински досиета, лабораторни доклади и ръчно написани бележки, за да дигитализира и организира информацията за пациентите, като я прави достъпна за търсене и използваема в различни системи.
📍 Пример: Платформата Omega Digital Platform (ODP) използва AI, RPA, ML и NLP, за да оптимизира операциите по приходите за доставчиците. Платформата автоматизира задачите, свързани с достъпа на пациентите, средния цикъл на приходите и функциите на бизнес офиса, като намалява административната натовареност, съкращава разходите за кодиране, като същевременно поддържа точност над 95%, намалява дните на вземанията с 30% и увеличава събиранията с 10–20%.
6. Формуляри за човешки ресурси и назначаване на служители
AI помага на HR екипите да обработват автобиографии, данъчни формуляри и документи за съответствие бързо и точно по време на наемането и въвеждането в работата.
📍 Пример: Разрастващ се технологичен стартъп автоматизира документите за назначаване на нови служители. Новите служители качват своите W-4 и формуляри за директно депозиране, а AI извлича данните, ги валидира и актуализира системата за изплащане на заплати незабавно.
Ето един пример за това как изглежда работният процес на въвеждане с помощта на AI:
Най-добрите инструменти за обработка на документи с изкуствен интелект
Има много инструменти за работа с документи. Но само няколко от тях съчетават автоматизация, интелигентност и изпълнение в една платформа.
Ето разбивка на най-добрите предложения, като започваме с това, което прави всичко:
1. ClickUp (най-подходящ за интегриране на обработка на документи, AI анализ и автоматизирани работни процеси)
В ClickUp, първото в света конвергентно AI работно пространство, документи, данни, AI и задачи се намират под един покрив. Макар да не е типична платформа за интелигентна обработка на документи, тя предлага функции, които ви помагат да управлявате по-добре вашите AI работни процеси с документи.
Използвайте ClickUp Docs за структурирано съдържание
ClickUp Docs помага на екипите да събират и организират информация във формат, който е подходящ за търсене, сътрудничество и е тясно свързан с изпълнението на работата.
Всеки документ се намира във вашето работно пространство и може да бъде свързан със задачи, цели и табла. Това премахва разминаването между документацията и ежедневните операции на екипите.
Ето как подпомага IDP:
- Вложените страници ви позволяват да създавате организирани бази от знания или наръчници за процеси с многослойна структура.
- Свързаните задачи ви позволяват да превърнете всеки ред текст в задача, заедно с отговорните лица, крайните срокове и приоритетите.
- Документните етикети помагат за категоризиране на документите по тема, екип или работен процес за по-лесно филтриране и търсене.
- Сътрудничеството в реално време прави актуализациите видими за всички, с пълно проследяване на редакциите и коментарите.
- Разрешенията и споделянето ви дават контрол над това кой може да преглежда, редактира или споделя съдържание както вътрешно , така и външно.
Използвайте ClickUp Brain за обработка, извличане и действие върху съдържанието на документи.
ClickUp Brain е вашият вграден AI асистент (честно казано, бъдещето на работата), който ви помага да разберете документите си и да ги използвате. Освен да намира файлове, този софтуер за писане също така разбира контекста на вашите документи,
Накратко:
- Търсене и извличане на документи: Използвайте обработката на естествен език, за да търсите във всичките си документи, страници или коментари. Попитайте „Къде е новият списък за назначаване на нови служители?“ и Brain ще го намери за вас.
- Извличане на данни: Brain може да извлича структурирани данни от неструктурирано съдържание. Това включва имена, дати, крайни срокове или персонализирани полета, скрити в текста ви. Можете да форматирате тази информация в таблици, списъци или обобщения в работната си среда.
- Създаване и редактиране на съдържание: Трябва да напишете проектен документ от нулата? Brain помага при писането, пренаписването или подобряването на части от вашите документи. Може дори да създава конспекти, списъци за проверка или шаблони за писане, за да ви помогне да започнете по-бързо.
⏳ Трик за продуктивност: Ако искате да направите още една крачка напред, ClickUp Brain MAX ви предлага специален AI спътник за настолни компютри, който работи извън работната среда на ClickUp.
Можете да:
- Търсете във всичките си свързани приложения (Google Drive, GitHub, SharePoint и др.)
- Използвайте функцията „глас към текст“, за да възлагате задачи, да правите бележки или да създавате съдържание без да използвате ръцете си.
- Достъп до множество AI модели (GPT-4. 1, Claude, Gemini) в зависимост от задачата
- Автоматично създавайте бележки от срещи, изготвяйте отчети за проекти и генерирайте изображения за сложни процеси.
Това е като да дадете на екипа си личен AI оперативен мениджър, който разбира целия ви работен контекст и не ви кара да преминавате от един раздел в друг.
Използвайте ClickUp Automations, за да поддържате работните процеси с документи в движение.
Искате да сте сигурни, че вашите документи водят до правилните следващи стъпки. Постигнете всичко това и още повече с ClickUp Automations и ClickUp Custom Agents. Дефинирайте конкретни тригери и действия, за да създадете AI агенти, които да се занимават с вашите задачи в ClickUp.
Например, тя може да разпределя задачите въз основа на доставчика, сумата или категорията клиент във вашата фактура и да формира работни процеси за обработка на данни. Можете да използвате тези персонализирани агенти, за да генерирате задачи от договори (например последващи действия, одобрения, преглед на клаузи) и да създавате списъци за проверка от подадените формуляри.
Най-добрите функции на ClickUp
- Използвайте специален AI асистент в страничната лента, за да оптимизирате повтарящите се задачи и да осигурите незабавен контекст.
- Централизирайте задачите, документите, целите и комуникацията в екипа си в една единствена, всеобхватна платформа.
- Приложете широки възможности за персонализиране, включително различни изгледи като табло, списък и календар, за да съответстват на всеки работен процес.
- Автоматизирайте създаването на задачи, проследяването на напредъка и приоритизирането с помощта на персонализирани AI агенти.
Ограничения на ClickUp
- Големият брой функции създава стръмна крива на обучение и може да направи интерфейса да изглежда претрупан или прекалено сложен.
Цени на ClickUp
таблица с цени
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 10 600 рецензии)
- Capterra: 4,6/5 (над 4000 рецензии)
Какво казват реалните потребители за ClickUp?
Един потребителски коментар гласи:
ClickUp Brain MAX е невероятно допълнение към моя работен процес. Начинът, по който комбинира няколко LLM в една платформа, прави отговорите по-бързи и по-надеждни, а преобразуването на реч в текст в цялата платформа спестява много време. Много ценя и сигурността на корпоративно ниво, която ми дава спокойствие при работа с чувствителна информация. Най-забележителното е как ми помага да премахна шума и да мисля по-ясно – независимо дали обобщавам срещи, изготвям съдържание или обмислям нови идеи. Усещането е, че имам всеобхватен AI асистент, който се адаптира към всичко, от което се нуждая.
ClickUp Brain MAX е невероятно допълнение към моя работен процес. Начинът, по който комбинира няколко LLM в една платформа, прави отговорите по-бързи и по-надеждни, а преобразуването на реч в текст в цялата платформа спестява много време. Много ценя и сигурността на корпоративно ниво, която ми дава спокойствие при работа с чувствителна информация. Най-забележителното е как ми помага да се отърва от шума и да мисля по-ясно – независимо дали обобщавам срещи, изготвям съдържание или обмислям нови идеи. Усещането е, че имам всеобхватен AI асистент, който се адаптира към всичко, от което се нуждая.
2. Rossum
Rossum е известен с автоматизацията на имейли към ERP и извличането без схема, което означава, че може да извлича данни от фактури или формуляри с много различни оформления. Не е необходимо да създавате шаблони за вашия случай на употреба. Обратната връзка „учене от корекции“ помага за фино настройване на моделите в реално време без техническо преобучение.
Най-добрите функции на Rossum
- Използвайте Rossum Aurora Document AI за високоточно, автоматизирано извличане на данни от сложни транзакционни документи.
- Въвеждайте документи безпроблемно от различни източници, включително имейл, API, споделени дискове и мрежи за електронно фактуриране като PEPPOL.
- Използвайте ергономичен екран за валидиране, който позволява ефективна проверка от човек и обработка на изключения.
- Автоматизирайте цялостните работни процеси с документи за основни бизнес функции като управление на задълженията и веригата на доставки.
Ограничения на Rossum
- Изисква значителни промени в управлението на организацията за екипи, които за първи път използват специално решение за интелигентна обработка на документи.
- Времето за внедряване може да бъде удължено за нишови типове документи или когато се изискват високи нива на персонализирана бизнес логика.
- Някои по-малки екипи може да счетат, че пълномащабните функции на платформата и фокусът върху предприятията са по-напреднали, отколкото е необходимо.
Цени на Rossum
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Rossum
- G2: 4,5/5 (над 110 рецензии)
- Capterra: Недостатъчно отзиви
3. Nanonets
Платформата Nanonets за интелигентна обработка на документи и автоматизация на работните процеси, базирана на изкуствен интелект, е известна с обучението на модели без кодиране. Платформата обработва документи в различни формати и на различни езици. Тя се отличава в реални оперативни сценарии, като логистика и здравеопазване, където вариативността на документите е голяма. За разлика от твърдите системи, Nanonets позволява на потребителите да преобучават персонализирани модели само с няколко примерни файла, без помощта на разработчици.
Най-добрите функции на Nanonets
- Предоставя платформа без код и изчистен потребителски интерфейс за обучение на AI модели с малък брой примерни документи.
- Автоматизира работните процеси от начало до край, използвайки вградени механизми за вземане на решения за валидиране, форматиране и контрол на потоците от данни.
- Предлага гъвкав ценови модел, базиран на употребата, с опция за плащане по фактура, подходящ за фирми от всякакъв размер.
- Осигурява висока точност при извличането на данни и често е похваляван за лесната си настройка и стабилните възможности за интеграция.
Ограничения на Nanonets
- Вътрешната поддръжка и точност на платформата може да не са достатъчни при обработката на силно неструктурирани или широко вариращи типове документи.
- Специализираната индивидуална поддръжка на клиенти не е включена в плановете от по-ниско ниво.
- Безплатният план на платформата има нисък лимит на страници и не включва разширени функции като извличане на данни по поръчка с изкуствен интелект.
Цени на Nanonets
- Безплатно
- Стартово ниво (плащане по потребление): 0 $/месец + използване (приблизително 0,30 $/страница)
- Pro: 999 $/месец (включва 10 000 страници)
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии на Nanonets
- G2: 4,8/5 (над 90 рецензии)
- Capterra: Недостатъчно отзиви
4. Docsumo
Docsumo е създаден за извличане на данни на ниво ред от полуструктурирани документи като фактури, банкови извлечения и поръчки за покупка. С подхода „валидиране на първо място“ потребителите могат да дефинират предварително правила и да откриват аномалии (например несъответствия в данъците) преди данните да влязат в системите надолу по веригата, което значително намалява ръчната преработка.
Най-добрите функции на Docsumo
- Постигнете високи нива на безконтактна обработка, често надхвърлящи 90%, за стандартни примери за употреба на документи.
- Поддържайте бързо извличане на данни, като често правите информацията достъпна за преглед в рамките на 30 секунди след качването.
- Предлагайте предварително обучени модели за над 100 специфични за индустрията типа документи, с лесна за използване API интеграция.
Ограничения на Docsumo
- Качването на файлове е ограничено до максимален размер от 20 MB на документ.
- Потребителите отбелязват, че процесът на настройка може да бъде по-сложен в сравнение с конкурентите, което води до по-стръмна начална крива на обучение.
Цени на Docsumo
- Безплатен план: Безплатен (14-дневен пробен период)
- Стартово ниво: ~1500 USD/месец (минимален обем)
- Растеж: Персонализирано ценообразуване (въз основа на обема)
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Docsumo
- G2: 4,8/5 (над 60 рецензии)
- Capterra: Недостатъчно отзиви
5. ABBYY Vantage
ABBYY Vantage предлага модулност, базирана на AI умения. Можете да включите предварително създадени модели за извличане (например фактури, лични документи, сметки за комунални услуги) в работните процеси, без да се налага да обучавате модел от нулата. ABBYY Marketplace предлага десетки предварително създадени умения (като OCR, таблици, лични документи и искове), готови за незабавна употреба.
Най-добрите функции на ABBYY Vantage
- Предлага AI платформа с ниско ниво на кодиране, която използва предварително обучени „умения“ за над 90% точност на разпознаване веднага след инсталирането.
- Преобразува бизнес документи в структуриран JSON формат за безпроблемна интеграция с Generative AI и LLM системи.
- Използва машинно обучение в комбинация с човешка проверка, за да подобрява непрекъснато точността на извличането и да намалява разходите за валидиране.
- Поддържа сложни документи, включително структурирани, полуструктурирани и извличане на ръчно написани документи, с широка гама от предварително обучени модели.
Ограничения на ABBYY Vantage
- Създаването на силно персонализирани работни процеси или „умения“ за уникални и нишови сценарии с документи може да доведе до блокиране на работния процес.
- Опциите за локално внедряване имат високи изисквания за съхранение и са докладвани проблеми с ефективното управление на кръпки.
- Потребителският интерфейс за управление на потребителските разрешения и достъп до данните от отчетите е отделен от API, което изисква екран за администриране.
Цени на ABBYY Vantage
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за ABBYY Vantage
- G2: 4,5/5 (над 340 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 420 отзива)
6. Automation Anywhere IDP
Създаден на платформата Automation Anywhere, този IDP инструмент комбинира извличане, задвижвано от AI, с родна RPA оркестрация. Неговото предимство е цялостният контрол на работния процес – от въвеждането на документи до актуализациите на системата надолу по веригата – без да са необходими външни инструменти. Предварително създадените ботове за документи за често срещани примери за употреба (като фактури и искове) ускоряват внедряването в корпоративни среди с комплексни нужди от автоматизация.
Най-добрите функции на Automation Anywhere IDP
- Интегрирайте безпроблемно Document Automation с основната платформа за роботизирана автоматизация на процесите (RPA) за цялостен процесен поток.
- Използвайте Automator AI за автоматично създаване и ускоряване на работните процеси за автоматизация, което значително намалява необходимото време за разработка.
- Вземете AI Agent Studio с ниско ниво на кодиране, където потребителите могат да проектират и управляват свои собствени когнитивни агенти за напреднали задачи.
Ограничения на Automation Anywhere IDP
- Потребителите са съобщили за ограничения в разнообразието от команди за автоматизация и интеграцията с определени нишови приложения.
- Опциите за персонализиране могат да бъдат ограничени, тъй като платформата се фокусира върху предварително създадени ботове и шаблони.
Цени на Automation Anywhere IDP
- Community Edition: Безплатно
- Стартови пакет за облак: 750 USD/месец (пакет с фиксирана цена)
- Пакет за напреднали/предприятия: Персонализирано ценообразуване
Automation Anywhere IDP оценки и рецензии
- G2: 4,5/5 (над 3990 отзива)
- Capterra: Недостатъчно отзиви
Как да започнете с обработката на документи с изкуствен интелект
Приемането на AI обработката на документи не означава непременно преустройство на цялата ви система. Всъщност най-успешните екипи започват с малки стъпки. Ето един прост план, който ще ви помогне да започнете:
1. Идентифицирайте работните процеси с високо ниво на триене
Започнете с определяне на областите, в които вашият екип отделя най-много време за работа с документи. Помислете за: въвеждане на фактури, одобрение на политики, назначаване на нови служители или проследяване на съответствието.
Задайте тези въпроси за всеки процес, който включва голям обем документи:
- Служителите въвеждат ли ръчно едни и същи данни в няколко системи?
- Одобренията или прегледите често ли се забавят поради неяснота относно собствеността на документите?
- Има ли чести обсъждания относно липсващи или несъответстващи подробности в документите?
- Членовете на екипа прекарват ли време в преформатиране или преименуване на файлове за по-голяма яснота?
- Разчитате ли на имейл или чат, за да проследявате статуса на документите или предаването им?
Ако сте отговорили с да на два или повече въпроса, вероятно сте намерили подходящ кандидат за обработка на документи с изкуствен интелект.
2. Проверете текущите си формати на документи
Направете списък с видовете документи, с които работите най-често – PDF файлове, сканирани формуляри, структурирани шаблони или хаотични прикачени файлове към имейли. Това ще ви помогне да изберете инструмент, който може да се справи с вашите реални входни данни, включително сложни документи, които са трудни за стандартизиране.
💡 Професионален съвет: Качете примерна серия от всеки тип документи в безплатната пробна версия на избрания от вас инструмент (ако има такава). Вижте колко добре класифицира документите, извлича полетата и се справя с разликите в оформлението, преди да се ангажирате.
3. Изберете подходящия AI инструмент за вашите нужди
Не всички инструменти за обработка на документи са еднакви. Някои са специализирани в структурирани документи като фактури и формуляри. Други са предназначени да ви помогнат да управлявате неструктурирано съдържание като бележки от срещи, договори или документи с политики. Съвместете вашия случай на употреба с това, в което инструментът е най-добър.
4. Започнете с един тип документ или процес
Започнете с един работен процес, като преобразуване на бележки от срещи в задачи или маршрутизиране на подадени HR формуляри, и измерете спестеното време. Тук, като бизнес потребител, ще видите ранна полза без зависимост от ИТ.
⚡ Архив с шаблони: Системите за обработка на документи с изкуствен интелект често изискват ясни, повтаряеми работни процеси. Но много екипи не разполагат със стандартизирана документация за обработка на крайни случаи, човешка проверка и обратна връзка за моделите.
Шаблоните за SOP помагат на екипите да документират стъпките на обработката на документи с изкуствен интелект – от въвеждането и валидирането на данни до обработката на изключения и преобучението.
С тези шаблони можете да постигнете последователност, по-бързо въвеждане и работни процеси, готови за одит, както за технически, така и за нетехнически заинтересовани страни.
5. Настройте интеграции и автоматизации
Настройте автоматизации, за да свържете документите си с CRM, ERP, PDF парсери или инструменти за управление на задачи. На този етап, предварително създадените автопилотни агенти на ClickUp ви позволяват да реагирате на тригери и да публикувате актуализации на определено място.
Превърнете хаоса в документите в яснота с ClickUp
В продължение на години екипите са затънали в хаос от документи. Важна информация се намира на твърде много места, задачите се губят в PDF файлове, а хората губят часове в преписване, обобщаване и проследяване на това, което би трябвало да е очевидно.
Вместо да създаде още един изолиран инструмент, ClickUp зададе по-добър въпрос: Ами ако AI можеше да бъде част от вашата работа? Ами ако разбираше вашите задачи, документи, цели и всичко останало?
С ClickUp Docs екипите могат да създават структурирано, свързано съдържание, което е свързано с работата, която поддържа. ClickUp Brain разбира това съдържание и помага да го превърне в действие, независимо дали това означава да се покажат следващите стъпки или да се обобщи 10-страничен брифинг за секунди. Всичко това, докато ClickUp Automations поддържа всичко в движение.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да започнете.
✅ Често задавани въпроси
Обработката на документи с изкуствен интелект се използва за автоматизиране на извличането, анализа и управлението на данни от документи. Тя оптимизира задачи като обработка на фактури, анализ на договори, въвеждане на данни, проверки за съответствие и регистрация на клиенти, като преобразува неструктурирани данни (например текст, изображения, PDF файлове) в структурирани, приложими в практиката информации, което спестява време и намалява ръчния труд.
Обработката на документи с изкуствен интелект е с висока точност, често достигаща 90-99% в зависимост от инструмента, качеството на документа и данните за обучение. Усъвършенстваните модели за машинно обучение, като тези, които използват NLP и компютърно зрение, подобряват прецизността, като се учат от различни типове документи и коригират грешките с течение на времето, въпреки че точността може да варира при сложни или нискокачествени документи.
Да, AI може да чете сканирани документи. Използвайки OCR в комбинация с ML, AI извлича текст и данни от сканирани изображения или PDF файлове, като обработва дори ръчно написани бележки, сканирани документи с ниска резолюция или изкривени документи, което го прави ефективен за дигитализиране на физически записи.
AI превъзхожда традиционния OCR, като комбинира разпознаване на символи с контекстуално разбиране. Докато OCR извлича текст, AI интерпретира значението, идентифицира полетата с данни (например дати, суми) и обработва неструктурирани или разнообразни формати. AI е по-адаптивен към сложни документи, намалява грешките и се учи с времето, за разлика от OCR, който се основава на правила и се затруднява с несъответствията.
Няколко инструмента се отличават в автоматизираните работни процеси с документи: ClickUp: предлага надеждна обработка на документи с AI-базирана автоматизация за управление на задачи, извличане на данни и интеграция на работни процеси, идеална за екипи, които оптимизират операциите от начало до край ABBYY Vantage: специализирана в интелигентното заснемане на данни от различни типове документи Nanonets: използва AI за бързо и точно извличане на данни и автоматизация на работните процеси. Тези инструменти се интегрират със съществуващите системи, за да подобрят ефективността в процесите, свързани с голям обем документи. Rossum: Платформа, задвижвана от изкуствен интелект, специализирана в IDP, особено за фактури, с автоматизирано извличане и валидиране на данни.