SaaS инструментите са движещата сила зад вашия бизнес. 73% от организациите считат SaaS за съществен за постигането на своите бизнес цели, като 38% го оценяват като „много важен“, а 35% – като „доста важен“.
Но как да управлявате доставчиците на SaaS? Какви инструменти да използвате? Какви са най-добрите практики?
В тази статия в блога ще обсъдим всичко това и още много други неща. Да започнем!
⏰ 60-секундно резюме
- Управлението на SaaS доставчици включва избор, въвеждане, мониторинг и управление на доставчици на софтуер като услуга (SaaS).
- Това помага за управлението на разходите, осигурява сигурността и съответствието на SaaS и подобрява ефективността на бизнеса.
- Ключовите стъпки в управлението на SaaS доставчици включват идентифициране и подбор на SaaS доставчици, договаряне на договори и наблюдение на ефективността на SaaS инструментите.
- Някои от най-добрите съвети за успешно управление на SaaS доставчици са централизиране на SaaS доставките, настройка на напомняния за автоматично подновяване и идентифициране на дублиращи се SaaS инструменти.
- ClickUp прави процеса на управление на SaaS доставчиците по-ефективен, като създава автоматични напомняния за преглед на SaaS договорите и визуализира ефективността и използването на инструмента.
Какво е управление на SaaS доставчици?
Управлението на SaaS доставчици е процесът на избор, наемане, наблюдение и управление на доставчици на софтуер като услуга (SaaS), за да се гарантира, че те са в съответствие с бизнес целите. Той включва:
- Проследяване на абонаментите за SaaS на едно централизирано място
- Проверка на доставчиците за сертификати за сигурност (като SOC 2 или ISO 27001) и съответствие с нормативните изисквания (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Мониторинг на времето за работа, времето за реакция и качеството на обслужването
- Получаване на най-добрата сделка, ясни споразумения за ниво на обслужване (SLA)
- Проверка за интеграция със съществуващи системи, за да се предотврати технологичното изолиране
С увеличаването на броя на използваните SaaS приложения, ефективното управление на доставчиците поддържа ефективността на SaaS операциите, като избягва ненужни разходи, рискове за сигурността и излишък от инструменти.
Защо ефективното управление на SaaS доставчиците е важно
Преди да продължим с процеса на управление на SaaS доставчиците, нека разберем защо ефективното управление на SaaS доставчиците е важно:
Контрол на разходите и оптимизация на бюджета
Ефективното управление на SaaS доставчиците постига икономии от 16,49% от сключените сделки чрез преговори, което възлиза на обща икономия от 349 милиона долара. И това не е изненадващо. Областите, в които смятате, че намаляването на разходите е невъзможно, често са тези, в които се постигат най-големите икономии. Вашият SaaS стек е отличен пример за това.
С добро управление на доставчиците на SaaS софтуер можете винаги да следите възвръщаемостта на инвестициите и ефективността на вашите инструменти.
🌟 Редовните проверки с помощта на решение за управление на SaaS доставчици ви помагат да премахнете софтуер, който:
- Вече не е това, за което го сте закупили първоначално
- Има ли скрити такси, които изяждат бюджета ви?
- Не се използва, защото вашият екип е преминал към нещо по-добро
Независимо от причината, мениджърът на SaaS доставчици ще прегледа вашите абонаменти и ще определи кои от тях да бъдат прекратени, освобождавайки бюджет за по-ценни SaaS покупки.
💡Съвет от професионалист: Организирайте тримесечна проверка на ефективността на SaaS с ръководителите на отдели, за да идентифицирате пречките, да елиминирате неизползваните инструменти и да се уверите, че всички софтуери съответстват на бизнес целите.
Сигурност, съответствие и намаляване на риска
Тъй като SaaS приложенията обработват чувствителни бизнес данни, сигурността и съответствието не са опция, а са от съществено значение. Липсата на надзор може да доведе до сериозни рискове, от нарушения на данните до регулаторни глоби. Управлението на SaaS доставчиците гарантира, че всеки инструмент отговаря на необходимите стандарти за сигурност и изисквания за съответствие.
🌟 Чрез непрекъснато наблюдение на вашия SaaS стек можете да идентифицирате и намалите рискове, като например:
- Доставчици, които не разполагат с подходящи сертификати за сигурност (SOC 2, ISO 27001, съответствие с GDPR)
- Неоторизирани инструменти, съхраняващи чувствителни данни без одобрение от ИТ отдела
- Скрити ИТ, които правят вашата организация уязвима към кибератаки
Една силна стратегия за управление на SaaS доставчиците гарантира, че всеки инструмент във вашата екосистема отговаря на изискванията за сигурност, съответствие и риск, като по този начин вашият бизнес е винаги защитен.
🧠 Знаете ли, че... Според скорошен доклад 31% от организациите са претърпели нарушение на сигурността на SaaS данните през изминалата година, което подчертава критичната необходимост от стриктни практики за сигурност.
Подобрена производителност и оперативна ефективност
Вашият бизнес основно работи на SaaS. Обслужването на клиенти се нуждае от SaaS; закупуването се нуждае от SaaS; маркетинга се нуждае от SaaS – почти всеки отдел зависи от него. Как можете да очаквате да постигнете оперативна ефективност, ако не управлявате тези инструменти правилно?
С управлението на SaaS доставчиците вие гарантирате, че всеки инструмент във вашия набор подобрява работните процеси, вместо да ги забавя.
🌟 Чрез редовното оптимизиране на вашата SaaS екосистема можете да елиминирате:
- Припокриващи се инструменти, които изпълняват една и съща задача, но създават объркване и неефективност
- Бавен или ненадежден софтуер, който пречи на ежедневните операции
- Сложни работни процеси, причинени от инструменти, които не се интегрират добре
📌 Пример: Metropolitan Memorial Parks (MMP) в Нов Южен Уелс се сблъска с предизвикателствата на остарели и изолирани финансови системи след сливането на няколко организации. С преминаването към унифицирана платформа за управление на SaaS, те рационализираха процесите, подобриха ефективността и постигнаха значителни икономии на разходи.
Елиминиране на излишните инструменти
Повечето компании дори не осъзнават колко дублиращи се SaaS инструменти плащат. Неотдавнашен доклад на Zylo установи, че средно 44% от SaaS лицензите на бизнеса се хабят или не се използват пълноценно, което води до значителни ненужни разходи.
Маркетингът разполага с един инструмент за автоматизация, продажбите – с друг, а обслужването на клиенти може да използва нещо съвсем различно, но всички те правят едно и също нещо.
🌟 С платформа за управление на SaaS доставчици можете:
- Премахнете дублиращите се инструменти, които изпълняват една и съща функция.
- Преразпределете лицензите от неактивни потребители, вместо да купувате нови.
- Уверете се, че екипите действително използват инструментите, за които плащате.
Проверете активността на влизанията в SaaS приложенията – ако хората не използват даден инструмент редовно, е време да премахнете или преразпределите лиценза.
📖 Прочетете още: Примери и приложения на SaaS
Ключови стъпки в управлението на SaaS доставчици
Структурираният подход ви помага да избегнете ненужни стъпки и препятствия при избора и управлението на SaaS доставчици. Ето стъпка по стъпка ръководство за ефективно управление на доставчиците.
Стъпка 1: Идентифицирайте бизнес нуждите и изискванията към доставчиците
Всичко започва с това да знаете от какви инструменти се нуждаете и кой план е най-подходящ. Без ясна представа ще се окажете с прекалено много инструменти, припокриващи се функции или ще плащате за скъпи планове с ненужни добавки.
🌟 Помислете за следното:
- Кои инструменти са необходими? Имате ли нужда от CRM, платформа за управление на проекти или инструмент за автоматизация?
- Колко лицензи или места ви трябват? Плащате ли за 100 потребители, когато всъщност само 50 използват инструмента?
- Кой ценови план е подходящ? Задължени ли сте да използвате корпоративен план, когато по-нисък план би бил напълно достатъчен?
- Кои интеграции са задължителни? Може ли инструментът да се свърже с вашия съществуващ софтуер, за да се избегнат прекъсвания в работния процес?
Всеки от тези фактори ви помага да разберете кой доставчик е подходящ за вас. Маркетингът може да се нуждае от автоматизация, докато ИТ отдела се интересува повече от сигурността и съответствието. Предизвикателството? Да намерите решение, което отговаря на всички изисквания, без да надхвърля бюджета.
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, ви помага да оптимизирате този процес. То революционизира начина, по който управлявате проекти, документи и комуникация – всичко в една унифицирана система за управление на доставчици.
Можете да използвате ClickUp Tasks , за да начертаете изискванията. Създайте списък с необходимите SaaS функции, възложете задачи за проучване на съответните членове на екипа и определете крайни срокове, за да поддържате нещата в движение. Ако е необходимо преразглеждане на съответствието от IT отдела или одобрение на бюджета от финансовия отдел, възложете ги директно, за да остане всичко организирано на едно място.
Стъпка 2: Проучете и подберете доставчици
След като разберете от какво се нуждаете, следващата стъпка е да намерите подходящите доставчици. Но с безкрайните възможности за SaaS, изборът може да бъде труден. Вместо да се впускате на сляпо, фокусирайте се върху тези, които наистина отговарят на вашите нужди.
🌟 Ето как да филтрирате опциите за SaaS доставчици, използвайки софтуер за управление на доставчици:
- Сравнете ценовите планове: Доставчикът предлага ли гъвкави цени или сте обвързани с дългосрочни договори?
- Проверете сигурността и съответствието: Отговаря ли инструментът на стандарти като SOC 2, ISO 27001 или GDPR?
- Обърнете внимание на интеграциите: Ще работи ли безпроблемно с вашите съществуващи инструменти?
- Прочетете отзиви и препоръки: Какво казват другите компании за надеждността и поддръжката?
А какво по-добро от това да получите мнението на екипа си за даден инструмент, преди да вземете решение? За да обсъдите различни доставчици, използвайте ClickUp Chat, за да си сътрудничите в реално време, да финализирате критериите за избор на доставчик и да получите препоръки – без безкрайни имейл кореспонденции.
📮ClickUp Insight: 42% от членовете на екипа все още разчитат в голяма степен на електронната поща за комуникация, въпреки нейния изолиран характер.
Според проучване на ClickUp, комуникацията често е изолирана и отделена от реалните работни процеси. За да предотвратите нарушената комуникация, интегрирайте съобщенията в работните си процеси с централизирана платформа, която обединява управлението на проекти, сътрудничеството и комуникацията. Опитайте ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата.
Стъпка 3: Договаряне на договорни условия и SLA
Да се сдобиете с отличен SaaS инструмент е едно, а да получите изгодна оферта за него е друго. Доставчиците определят цените си, но това не означава, че те са окончателни. Преговорите са ключът към осигуряване на по-добри условия, гъвкави договори с доставчиците и гаранции за услуги, които действително ви носят полза.
🌟 Ето на какво да се фокусирате по време на преговорите с доставчиците на SaaS:
- Гъвкавост при ценообразуването: Можете ли да получите отстъпки за годишно фактуриране или многогодишни договори?
- Мащабируемост на потребителите: Можете ли да увеличавате или намалявате броя на местата без санкции?
- Споразумения за ниво на обслужване (SLA): Какво е гарантираното време за работа? Какво се случва, ако не го спазят?
- Условия за поддръжка: Приоритетната поддръжка включена ли е или се заплаща допълнително?
Преговорите по такива въпроси може да изглеждат тривиални, но в дългосрочен план те имат голямо значение.
Можете да използвате ClickUp Automations, за да сте в крак с преговорите по договорите. Задавайте напомняния за дати на подновяване, автоматизирайте последващите действия с доставчиците и проследявайте SLA и ключовите показатели за ефективност във времето. По този начин никога няма да пропуснете възможност да предоговорите и оптимизирате проследяването на KPI за SaaS.
Стъпка 4: Включете доставчика и интегрирайте SaaS инструмента
След подписването на договора започва истинската работа – да се осигури безпроблемното функциониране на инструмента. Неправилно изпълненият процес на въвеждане на доставчика води до ниска степен на приемане, загуба на лицензи и разочаровани екипи. Ако потребителите не знаят как да използват инструмента или не могат да го интегрират в ежедневните си работни процеси, той бързо се превръща в още един разход, а не в добавена стойност.
🌟За да гарантирате безпроблемно внедряване на SaaS инструменти:
- Определете роли и разрешения на потребителите: Присвойте подходящи нива на достъп, за да предотвратите рискове за сигурността и да поддържате данните организирани.
- Осигурете обучение и документация: Уверете се, че екипите знаят как да използват инструмента ефективно чрез структурирани сесии за въвеждане в работата.
- Наблюдавайте приемането и използването: Проследявайте ангажираността и събирайте обратна информация, за да отстраните навреме евентуални пречки.
Добре планираният процес на внедряване гарантира, че инструментът ще стане неразделна част от работния процес на вашия екип, а не поредният забравен абонамент.
📖 Прочетете още: IaaS срещу PaaS срещу SaaS: кой модел да изберете?
Стъпка 5: Следете резултатите и отношенията с доставчиците
Редовното проследяване на ефективността на доставчиците ви гарантира, че получавате стойността, за която сте платили, и ви помага да идентифицирате евентуални проблеми, преди те да повлияят на операциите.
За B2B SaaS софтуера за предприятия е от решаващо значение доставчиците да носят отговорност. С ClickUp Dashboards можете да проследявате спазването на SLA, да наблюдавате времето за работа и да следите тенденциите в приемането от страна на потребителите – всичко на едно място. Ако даден доставчик често не спазва гаранциите за производителност или не предоставя навременна поддръжка, може би е време да преговаряте отново или да потърсите алтернативи.
С персонализираните табла можете да следите отчетите за използване, за да видите дали екипите активно използват инструмента или лицензите се губят. Също така трябва да се преглеждат актуализациите на сигурността и промените в съответствието, за да се гарантира, че доставчикът е в крак с индустриалните стандарти.
Бонус: Използвайте шаблона за контролен списък за управление на доставчици на ClickUp.
Ако искате да започнете веднага, ClickUp има точно подходящия за вас шаблон. Шаблонът ClickUp Vendor Management Checklist Template ви позволява да изброите доставчиците, да проследявате подробностите по договорите, да задавате напомняния за подновяване и да наблюдавате спазването на изискванията – всичко на едно място.
Вместо да се занимавате с таблици и разпръснати бележки, получавате ясен и структуриран начин да управлявате всеки аспект от взаимоотношенията си с доставчиците. С вградените задачи можете да сте сигурни, че одобренията, преговорите и прегледите на резултатите няма да бъдат пропуснати.
📖 Прочетете повече: Как екипът ни за качество използва ClickUp
Най-добри практики за управление на SaaS доставчици
Ето най-добрите практики, които можете да следвате за ефективно управление на SaaS доставчиците:
Централизирайте доставките на SaaS
Разпръснатите покупки на SaaS водят до загуба на бюджет, рискове за сигурността и дублиране на инструменти. Централизираният процес на доставки осигурява ред и контрол.
❌ Вие елиминирате:
- Припокриващи се софтуери, изпълняващи една и съща задача
- Непроследени разходи в различни екипи
- Рискове за сигурността от непроверени инструменти
✅ Получавате:
- По-добри цени чрез преговори с доставчиците
- Ясен преглед на подновяванията и отмените
- Оптимизирана и сигурна SaaS екосистема
Вместо всеки екип да купува това, което иска, структурираният процес гарантира, че всеки инструмент е проверен, рентабилен и необходим.
Настройте известия за автоматично подновяване
Договорите за SaaS имат подъл начин да се подновяват автоматично, което ви обвързва с поредния цикъл от плащания – дори за инструменти, които вече не използвате.
Ако не следите това, вероятно хабите пари за софтуер, от който вашият екип вече се е отказал.
🌟 Бъдете винаги една крачка напред, като настроите известия за подновяване. Това ви дава време да:
- Преценете дали инструментът все още е необходим
- Договорете по-добри условия преди подновяване на договора
- Отменете абонаментите, които вече не носят полза.
Управлението на ИТ доставчиците ви гарантира, че ще запазите контрол над разходите си за SaaS.
🧠 Знаете ли, че... Проучванията показват, че до 30% от разходите за SaaS се губят поради пропуснати и автоматични подновявания.
Консолидирайте доставчиците, където е възможно
Направете проста проверка: използва ли вашият маркетинг екип инструмент за автоматизация, подобен на този, който се използва от автоматизацията. Ако случаят на употреба е същият, SaaS инструментът трябва да е различен.
Дублиращите се SaaS инструменти се промъкват, когато различни екипи правят независими покупки. Консолидирането на доставчиците намалява разходите, опростява работните процеси и укрепва преговорната сила.
🌟 Една проста проверка може да ви помогне:
- Идентифицирайте припокриващи се инструменти в различните отдели
- Стандартизирайте софтуера, за да подобрите сътрудничеството
- Намалете разходите за управление на доставчиците
По-малко дублиране означава по-малко сложност и повече полза от инструментите, които използвате.
За целта можете да използвате ClickUp Brain, мощния AI асистент на ClickUp. Той може да ви помогне да създадете списък с всички SaaS инструменти, използвани в различните отдели на вашата организация, за да можете да идентифицирате припокриващите се инструменти.
Прилагайте работен процес за одобрение на SaaS
Екипите често купуват SaaS инструменти без одобрение от IT отдела или отдела за доставки, което води до рискове за сигурността, проблеми с съответствието и ненужни разходи. Без установен процес, сенчевото IT поема контрола.
🌟 Работният процес за одобрение гарантира:
- Всяко средство се проверява за сигурност и съответствие
- Излишните или дублиращи се инструменти не се добавят към стека.
- Отделът по доставки може да договори по-добри цени и договорни условия
Тъй като 65% от компаниите страдат от загуба на данни поради сенчеви ИТ, контролирането на покупките на SaaS не е опция, а необходимост. Структурираният процес на одобрение поддържа вашата система сигурна, рентабилна и ефективна.
📖 Прочетете още: Как да оптимизирате успеха на клиентите за SaaS
Оптимизирайте управлението на SaaS доставчиците с ClickUp
Управлението на SaaS доставчиците не трябва да бъде хаотично. ClickUp ви предоставя централизирано пространство за проследяване на договори, наблюдение на ефективността на доставчиците, автоматизиране на известия за подновяване и сътрудничество с вашия екип – всичко това в реално време.
С функции като табла, управление на задачи, автоматизация и интеграции можете да оптимизирате всеки етап от жизнения цикъл на доставчика, от доставката до подновяването. Готови ли сте да поемете контрола над вашите SaaS доставчици? Регистрирайте се в ClickUp и започнете да управлявате по-умно още днес.