Процесът на плащане на сметки (AP) е героят на вашите финансови операции, който тихо гарантира, че сметките се плащат навреме и партньорствата остават стабилни.
Без подходящите инструменти и стратегии обаче, обработката на задълженията може лесно да се превърне в кошмар от грешки и загубено време. С няколко умни подобрения можете да я превърнете от главоболие в рационализиран, ориентиран към стойността процес.
В този блог ще разгледаме съвети и идеи за постигането на тази цел!
⏰ 60-секундно резюме
- Какво е подобряване на процеса на обработка на задълженията? Процесът оптимизира начина, по който вашата организация обработва фактурите.
- Значението на подобряването на процесите по плащане на сметки: Цифровите инструменти елиминират ръчното въвеждане на данни, укрепват взаимоотношенията с доставчиците и подготвят вашата организация за растеж.
- Предизвикателства в процеса на обработка на задълженията: Скъпи опции за фактуриране, които могат да надхвърлят бюджета на вашата компания, и ръчни грешки, които създават напрежение в отношенията с доставчиците.
- Стратегии за подобряване на процеса на плащане на сметки Автоматизацията трансформира работните потоци с незабавно одобрение на фактури, което намалява времето за обработка Стандартизирането на форматите на фактури и поръчки за покупка осигурява последователност и опростява процесите на тристранно съпоставяне Използвайте инструменти като ClickUp, за да обедините и проследите тези процеси от начало до край
- Автоматизацията трансформира работните процеси с незабавно одобрение на фактури, което намалява времето за обработка.
- Стандартизирането на форматите на фактурите и поръчките за покупка гарантира последователност и опростява процесите на тристранно съпоставяне.
- Използвайте инструменти като ClickUp, за да обедините и проследите тези процеси от начало до край.
- Автоматизацията трансформира работните процеси с незабавно одобрение на фактури, което намалява времето за обработка.
- Стандартизирането на форматите на фактурите и поръчките за покупка гарантира последователност и опростява процесите на тристранно съпоставяне.
- Използвайте инструменти като ClickUp, за да обедините и проследите тези процеси от начало до край.
- Най-добри практики и често срещани грешки, които трябва да избягвате Следете сроковете за доставка и процента на разрешени спорове Помогнете на доставчиците да намалят грешките при подаването на документи, за да се улесни работният процес Използвайте аналитични инструменти, за да се уверите, че плащанията съответстват на нуждите от ликвидност
- Следете сроковете за доставка и процента на разрешени спорове
- Помогнете на доставчиците да намалят грешките при подаването на документи за по-гладки работни процеси.
- Използвайте аналитични инструменти, за да се уверите, че плащанията са съобразени с нуждите от ликвидност.
- Следете сроковете за доставка и процента на разрешени спорове
- Помогнете на доставчиците да намалят грешките при подаването на документи за по-гладки работни процеси.
- Използвайте аналитични инструменти, за да се уверите, че плащанията са съобразени с нуждите от ликвидност.
Какво е подобряване на процеса на обработка на задълженията?
Подобряването на процеса на плащане на сметки (AP) се фокусира върху усъвършенстването и оптимизирането на начина, по който вашата компания обработва фактури и плащания. Целта е проста – да се намалят ръчните грешки, да се ускори обработката на плащанията и да се гарантира, че получавате плащанията навреме. 🚀
Да предположим, че вашият отдел за плащания обработва ръчно всяка постъпила фактура. Всяка фактура се разпечатва, проверява, подписва и след това се архивира. Това отнема много време и често се случват грешки, като липсващи фактури или дублирани плащания.
Сравнете това с система, в която фактурите се дигитализират, автоматично се съпоставят с поръчките за покупка и се маркират за несъответствия. Плащанията се планират електронно, а екипът следи статуса в реално време.
- В първия сценарий екипът ви е затрупан с повтарящи се ръчни задачи.
- Във втория случай те се фокусират върху задачи от по-високо ниво, като преглед на отчети и изграждане на по-силни взаимоотношения с доставчиците.
Това е силата на подобряването на бизнес процесите. То помага на фирмите да спестят пари, да укрепят отношенията си с доставчиците и да контролират паричния си поток.
Защо е важно да подобрите процесите по плащане на сметки
Подобряването на процесите по разплащане на сметки (AP) включва създаването на система, която работи по-умно, намалява грешките и поддържа финансовата гъвкавост на вашия бизнес. Нека разгледаме основните причини, поради които това е важно:
- Намаляване на разходите: Ръчната обработка е скъпа. Автоматизирането на процесите по плащане на задължения намалява разходите, освобождавайки ресурси за стратегически инициативи.
- Спестяване на време за важните неща: Ръчното обработване на фактури отнема време. Автоматизацията съкращава този процес до няколко часа, което позволява на екипите да се съсредоточат върху задачи с висока стойност, вместо върху повтарящи се дейности.
- Укрепване на взаимоотношенията с доставчиците: Закъснелите плащания и грешките във фактурите вредят на взаимоотношенията с доставчиците. Оптимизираните работни процеси по управление на задълженията гарантират точност на фактурите и навременни плащания, което поддържа удовлетвореността на доставчиците и силни партньорски отношения.
- Получаване на контрол върху паричния поток: Неефективните процеси по управление на задълженията създават „слепи точки“ в паричния поток. Добре оптимизираната система предлага видимост в реално време, за да проследявате изходящите плащания и да поддържате финансова стабилност.
- Подготовка за растеж: Тъй като значителен брой компании планират да автоматизират процеса по обработка на задълженията, мащабируемите и ефективни системи са от съществено значение за управлението на нарастващия обем фактури и поддържането на конкурентоспособността.
Общи стратегии и съвети за подобряване на процеса на плащане на сметки
Подобряването на процеса на обработка на задълженията не трябва да отнема много време. Няколко умни промени го превръщат от отнемаща време задача в рационализирана операция. Нека разгледаме как можете да постигнете това:
1. Повишете нивото си с цифрови инструменти
Традиционните работни процеси по разплащане на сметки често включват ръчно въвеждане на данни, дълги цикли на одобрение и изгубени фактури – всичко това води до забавяния и неефективност. Дигиталните инструменти елиминират тези пречки чрез автоматизиране на рутинните задачи, подобряване на прозрачността и повишаване на точността.
Как дигиталните инструменти подобряват процеса на обработка на задълженията
✅ Автоматизирана обработка на фактури: Инструментите, базирани на изкуствен интелект, помагат за извличането на данните от фактурите, съпоставянето им с поръчките за покупка и автоматичното маркиране на несъответствията✅ Проследяване в реално време: Облачните табла ви позволяват да следите състоянието на фактурите, чакащите одобрения и графиците за плащане с един поглед✅ По-бързи одобрения: Цифровите работни потоци позволяват незабавно препращане на фактурите към правилните одобряващи лица, което намалява времето за обработка от седмици до само няколко дни✅ Намалени грешки: Интелигентните инструменти за валидиране откриват дублирани фактури, неправилни суми и липсваща информация, преди плащанията да бъдат обработени
Тук ClickUp за финансови екипи може да ви помогне. Като цялостна платформа, ClickUp ви позволява да управлявате бюджети, да задавате повтарящи се задачи за крайни срокове за плащане и да проследявате финансови показатели с помощта на персонализирани табла. Мощните полета за изчисления на ClickUp ви позволяват също да обобщавате финансови данни, което ви помага да оптимизирате паричния поток и графиците за плащане.
💡 Съвет от професионалист: Обмислете използването на шаблони за подобряване на процесите за управление на задълженията, за да стандартизирате работните потоци, да идентифицирате пречките и да оптимизирате задачите, което ще доведе до по-бързи одобрения, по-малко грешки и по-голяма обща ефективност!
2. Отървете се от купчините хартия: преминете изцяло към цифровизация
🧠 Знаете ли, че... Според проучване на IOFM средната цена за обработка на хартиена фактура е между 12 и 30 долара на фактура. В същото време автоматизираната обработка на фактури може да намали разходите до едва 3 долара на фактура.
Използването на хартиени фактури забавя процеса на обработка на задълженията, увеличава риска от изгубване на документи и води до скъпи разходи за съхранение.
Хартиените документи се губят лесно, което води до забавяне на плащанията. Физическото подписване и препращане на фактури също добавя ненужни забавяния към процеса. Преминаването към цифров формат намалява хаоса и осигурява бързо извличане, сигурни резервни копия и достъп в реално време до финансовите документи.
Преход към безхартиена система за управление на задълженията
✔️ Дигитализирайте всички входящи фактури: Използвайте инструменти за сканиране с OCR (оптично разпознаване на символи), за да извлечете данни от хартиени фактури и да ги превърнете в цифрови файлове, които могат да се търсят✔️Съхранявайте фактурите в система, базирана в облака: Въведете инструмент за управление на документи за плащания, който позволява лесен достъп, организация и извличане✔️Автоматизирайте съпоставянето на фактури: Въведете система за тристранно съпоставяне, която сравнява фактури, поръчки за покупка и разписки по електронен път, за да намалите грешките✔️Интегрирайте цифровите фактури със счетоводен софтуер: Свържете системата си за управление на фактури с QuickBooks, Xero или ERP платформи, за да синхронизирате финансовите данни автоматично
Документите на ClickUp ви позволяват да създавате, редактирате и съхранявате файлове, свързани с AP, като фактури, регистри на поръчки за покупка и договори, на едно място с готови за употреба шаблони. Представете си, че можете да редактирате и изпращате фактури с няколко кликвания, вместо да ровите в шкафове с документи.
Готови ли сте за цифровото обновяване? Разгледайте шаблона за плащания на сметки от ClickUp , за да започнете.
✨ Бърз съвет: Използвайте метода „Сканиране-Запазване-Синхронизиране“. Сканирайте всички хартиени фактури, запазете ги в централизирана облачна система и синхронизирайте с вашия счетоводен софтуер, за да създадете безпроблемен, безхартиен работен процес. Това гарантира лесен достъп и сигурни резервни копия.
3. Оставете автоматизацията да свърши тежка работа
Ръчното управление на плащанията е бавно, податливо на грешки и скъпо.
Екипите по управление на задълженията прекарват часове в съпоставяне на фактури, одобрение на маршрути и планиране на плащания, което води до забавяния, пропуснати отстъпки и напрегнати отношения с доставчиците. Автоматизацията премахва тези пречки, като осигурява по-бърза обработка, по-малко грешки и подобрена ефективност.
Как работи автоматизацията на AP
✅ Съвпадение на фактури: Автоматизацията, задвижвана от изкуствен интелект, сравнява фактурите с поръчките за покупка и разписките за доставка, като незабавно отбелязва несъответствията✅ Работни процеси за одобрение: Предварително зададени правила насочват фактурите към правилните одобряващи лица въз основа на стойност, доставчик или отдел, като елиминират ръчното проследяване✅ Планиране на плащания: Автоматично планирайте плащанията въз основа на падежни дати, като гарантирате навременни плащания и максимизирате отстъпките за ранно плащане✅ Откриване на грешки: AI идентифицира дублирани фактури, липсваща информация и неточни суми, като намалява скъпоструващите грешки
ClickUp Automation опростява този процес, като ви позволява да настроите работни потоци, които автоматично разпределят задачи, променят статуси и изпращат напомняния за плащания.
Например, постъпилата фактура незабавно задейства задача за одобрение, което позволява работата да продължи без постоянна ръчна намеса.
📚 Допълнителна информация: Автоматизацията на работния процес променя начина, по който управлявате процеси като одобряване на фактури, въвеждане на данни и комуникация с доставчици. Прочетете някои реални примери за автоматизация на работния процес и вижте как те помагат на бизнеса да стане по-ефективен и да намали грешките.
4. Въведете тристранно съпоставяне за безгрешни плащания
Обработката на фактури без подходяща проверка води до надплащания, дублирани плащания и риск от измами. Тристранното съпоставяне е ключов контрол на AP, който гарантира, че всяка фактура е легитимна, преди да бъде освободено плащането.
Какво е тристранно съпоставяне?
Тристранното съпоставяне сравнява три ключови документа:
📌 Поръчка за покупка (PO): Оригиналната поръчка с подробно описание на количествата и цените📌 Фактура: Сметката, представена от доставчика с искане за плащане📌 Бележка за получени стоки (GRN): Потвърждение, че стоките или услугите са доставени
Когато и трите съвпадат, фактурата се одобрява за плащане. Ако има несъответствия, системата маркира фактурата за ръчна проверка.
Как да настроите система за тристранно съпоставяне
- Стандартизирайте форматите на поръчките и фактурите: Уверете се, че доставчиците следват ясен шаблон, за да се избегнат несъответствия.
- Използвайте автоматизация на AP за съпоставяне: Софтуерът незабавно проверява документите и отбелязва несъответствията.
- Създайте работен процес за обработка на изключения: Установете ясен процес за бързо разрешаване на несъответствия във фактурите.
💡 Професионален съвет: Шаблонът за поръчка за покупка гарантира последователно форматиране и задължителни полета, което ускорява тристранното съпоставяне и значително намалява ръчните грешки!
5. Сбогувайте се с досадната въвеждане на данни благодарение на магията на работния процес
Въвеждането на данни е една от най-времеемките и податливи на грешки части от обработката на задълженията. Служителите въвеждат ръчно данните от фактурите, което води до дублиране на записи, правописни грешки и пропуснати срокове.
Софтуерът за автоматизация на счетоводството елиминира тази тежест, като събира и организира данните безпроблемно. Ето как можете да автоматизирате въвеждането на данни в счетоводството:
- Използвайте предварително зададени работни процеси: Препращайте фактурите за одобрение въз основа на доставчика, сумата или спешността.
- Настройте правила за автоматична валидация: маркирайте незабавно дублираните фактури и неверните суми.
- Синхронизирайте с счетоводния софтуер: Осигурете безпроблемна интеграция между автоматизацията на счетоводството и финансовите отчети.
🔍 Знаете ли, че... Напълно автоматизираните екипи за управление на задълженията са се удвоили през последните две години, като 41% от предприятията планират автоматизация през следващата година.
6. Точност на автопилот: внедряване на машинно обучение
Машинното обучение (ML) революционизира процеса на обработка на задълженията, като идентифицира модели, предвижда грешки и автоматизира категоризацията на фактурите. С ML можете да създадете система, която се научава да открива дубликати, да маркира аномалии и да съпоставя фактурите с поръчките за покупка с прецизност.
Например, ML алгоритмите сортират големи обеми фактури, което значително намалява ръчната намеса и подобрява точността. С течение на времето тази интелигентна система става все по-ефективна, спестява работни часове и намалява скъпоструващите грешки.
Как машинно обучението е от полза за AP
- Открива дублирани фактури: ML идентифицира модели в номерата на фактурите, датите и имената на доставчиците, за да предотврати двойни плащания.
- Отбелязва надплащания и грешки: AI преглежда исторически данни, за да открие несъответствия в цените и неправилни изчисления на данъците.
- Ускорява одобренията: Системата прогнозира тенденциите при одобренията и автоматично препраща фактурите към правилните лица, вземащи решения.
- Намалява риска от измами: Машинното обучение открива необичайни модели на разходи, предотвратявайки измамни плащания, преди те да се случат.
7. Проследявайте напредъка си, като установите и наблюдавате ключови показатели за ефективност (KPI)
Тайната на успешния процес на обработка на задълженията се крие в измерването на това, което е важно. Ключовите показатели за ефективност (KPI) като време за обработка на фактури, разходи за фактура и отстъпки за ранно плащане дават представа за вашата ефективност.
Основни KPI за мониторинг на AP
- Време за обработка на фактури: Колко време отнема обработката на фактура от получаването до плащането?
- Цена на фактура: Колко струва обработката на всяка фактура, включително разходите за труд и технологии?
- Процент на навременни плащания: какъв процент от фактурите се плащат на или преди падежната дата?
- Отчетени отстъпки за ранно плащане: Колко пари се спестяват чрез ранно плащане на фактури?
- Процент на грешките: какъв процент от фактурите се налага да бъдат преработени поради несъответствия или грешки?
С таблата за управление на ClickUp проследяването на тези KPI става лесно. Можете да създавате персонализирани табла за управление с визуализации в реално време, като графики и диаграми, за да следите напредъка. Например, можете да ги използвате, за да проследявате средното време за одобрение на фактура или да идентифицирате пречките с подробни отчети.
📑 Интересен факт: Фирми като QubicaAMF спестиха 40% от времето си за създаване на отчети и диаграми, използвайки ClickUp Dashboards — представете си как това би се отразило на по-бързото получаване на информация във вашата система за управление на задълженията!
8. Стандартизирайте форматите на фактурите си и елиминирайте догадките
Едно от най-големите препятствия при обработката на задълженията е несъгласуваното форматиране на фактурите. Доставчиците подават фактури с различна структура, в които липсват ключови данни като номера на поръчките (PO), условия на плащане и разбивка по позиции.
Това създава объркване, забавя одобренията и увеличава риска от грешки при плащанията. Стандартизирането на изискванията за подаване на фактури гарантира, че всички фактури следват ясна, единна структура, което намалява ръчната намеса и ускорява обработката.
Използвайте различни шаблони за фактури в Google Sheets, за да спестите време и да не пропуснете нито един детайл.
💡 Професионален съвет: Избягвайте главоболието от управлението на фактури. Шаблонът за фактури на ClickUp улеснява фактурирането, като проследява падежните дати, плащанията и данните на клиентите на едно място, което спестява време и подобрява финансовата яснота.
9. Централизирайте комуникацията с доставчиците
Недобрата комуникация с доставчиците е една от основните причини за забавени одобрения, спорове и грешки при плащанията в счетоводството.
Много компании разчитат на разпръснати имейл кореспонденции, телефонни разговори и електронни таблици, което затруднява проследяването на запитвания и последващи действия по фактури. Централизираната система за комуникация съхранява всички взаимодействия с доставчиците на едно място, което намалява грешките и оптимизира одобряването на плащанията.
Как да подобрите комуникацията с доставчиците в AP
- Използвайте споделен портал за доставчици: Порталът за самообслужване на доставчиците позволява на доставчиците да проследяват състоянието на плащанията, да подават фактури и да отправят запитвания без намесата на отдела за плащания.
- Централизирайте цялата комуникация: Използвайте платформа за съобщения или софтуер за AP, където се регистрират всички дискусии, спорове и одобрения, свързани с фактури.
- Назначете специални мениджъри за доставчиците: Определете член на екипа за управление на задълженията като лице за контакт за запитвания от доставчиците, за да избегнете недоразумения.
- Автоматизирайте актуализациите на статуса: Изпращайте автоматизирани имейли или известия за одобрения, отхвърляния или обработка на плащания по фактури.
ClickUp Chat улеснява този процес, като интегрира комуникацията директно във вашите работни процеси. Докато обсъждате проблеми с фактури с доставчик, можете да преобразувате съобщенията в задачи, да ги възложите на членове на екипа и да ги свържете с подходящи документи.
Акцент върху казус: Успехът на Walk the Room с ClickUp 🎯
Walk the Room, глобално 3D студио, се сблъска с предизвикателства при управлението на графиците на проектите, координацията на екипа и разпределението на ресурсите, като използваше множество несвързани инструменти.
Чрез консолидиране на работните си процеси в ClickUp, те рационализираха производствения си процес, намалиха наполовина времето за настройка на проектите с помощта на шаблони и увеличиха броя на активните потребители в екипа си от 28 на над 70.
Резултатът? Повишена ефективност, по-добро управление на ресурсите и подобрено проследяване на проектите – всичко това от една единствена платформа.
10. Интегрирайте системата си за плащания с други инструменти
Фрагментираният технологичен стек е основна пречка за ефективността на AP. Когато софтуерът за AP, ERP системите и счетоводните инструменти не са свързани, финансовите екипи се налага да прехвърлят ръчно данни между платформите, което увеличава риска от грешки и дублирани плащания.
Интеграцията осигурява гладкото протичане на данните, подобрява финансовата точност и намалява натоварването.
ClickUp се интегрира с популярни инструменти като QuickBooks, Xero и HubSpot, за да гарантира, че данните за вашите задължения се прехвърлят безпроблемно между системите.
Ние сме интегрирани с Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell и др. Това ни позволява да проследяваме финансите, задържането на клиенти, отчетите и данните за клиентите на едно място, тъй като можем да извличаме информация от всички инструменти, които използваме, и да я събираме в ClickUp за по-лесна употреба, без да ангажираме всички отдели и да отнемаме от времето им.
Ние сме интегрирани с Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell и др. Това ни позволява да проследяваме финансите, задържането на клиенти, отчетите и данните за клиентите на едно място, тъй като можем да извличаме информация от всички инструменти, които използваме, и да я събираме в ClickUp за по-лесна употреба, без да ангажираме всички отдели и да отнемаме от времето им.
11. Оптимизирайте графиците за плащане, за да максимизирате отстъпките за ранно плащане
Използвайте отстъпките за ранно плащане или договаряйте изгодни условия за плащане, за да спестите пари на фирмата си и да укрепите отношенията с доставчиците. За да оптимизирате този процес, обмислете използването на шаблони за счетоводство, за да стандартизирате и организирате графиците за плащане.
Тези шаблони ви помагат да проследявате падежни дати, отстъпки за ранно плащане и условия на доставчиците в структуриран формат, като ви гарантират, че ще се възползвате от възможностите за спестяване.
📕 Допълнителна информация: Използвайте тези примери от главната книга като referencia, за да гарантирате точно проследяване на записите на плащанията. Това помага да се поддържа последователност при записването на транзакциите, което улеснява одитите и финансовите отчети, като същевременно се намаляват несъответствията.
12. Проверете и оптимизирайте работните процеси за одобрение с цел бързина и яснота
Забавянията при одобряването забавят обработката на плащанията, което води до пропуснати отстъпки за ранно плащане, забавени плащания към доставчици и обтегнати отношения с доставчиците.
Много екипи за управление на задълженията се сблъскват с прекалено много нива на одобрение, неясни отговорности и бавни ръчни подписи. Оптимизирането на процеса на одобрение гарантира, че фактурите се проверяват и одобряват бързо и точно.
Чести проблеми с работния процес на одобрение
🚫 Твърде много нива на одобрение: ненужните подписи забавят обработката на фактурите.
🚫 Липса на ясни роли: Екипите не знаят кой отговаря за одобренията, което създава объркване.
🚫 Пропуснати срокове за одобрение: Ръчните напомняния често се губят, което забавя плащанията.
🚫 Универсален подход: Еднаквото третиране на всички фактури води до загуба на време за одобрения с ниска стойност.
Как да оптимизирате работните процеси за одобрение
- Проверете съществуващия процес: Идентифицирайте забавянията в одобряването, като анализирате отчетите за просрочените фактури.
- Определете прагове за одобрение: Автоматизирайте одобряването на фактури с нисък риск, като препращате фактури с висока стойност или маркирани фактури за ръчна проверка.
- Използвайте одобрения на базата на роли: възлагайте одобренията на фактури въз основа на доставчик, сума или отдел, за да избегнете затруднения.
- Автоматизирайте напомнянията и ескалациите: Настройте предупреждения за просрочени одобрения и автоматично ескалиране на забавени фактури.
- Проследявайте ефективността на одобряването с KPI: Измерете средното време за одобряване и идентифицирайте къде възникват забавяния.
⚡ Бърз съвет: Определете прагове за одобрение – автоматизирайте одобренията за фактури с ниска стойност и ескалирайте само тези с висока стойност или маркирани. Това гарантира, че задачите с висок приоритет получават внимание, като същевременно се намаляват забавянията.
13. Засилете мерките за сигурност, за да предотвратите измами и грешки като дублирани плащания
Измамите с кредитори са все по-голям проблем, като компаниите губят милиарди годишно поради дублирани фактури, неразрешени плащания и фишинг измами. Засилването на мерките за сигурност гарантира, че се плащат само легитимни фактури, а неразрешените транзакции се блокират, преди да се осъществят.
Как да укрепите сигурността на AP
- Активирайте двуфакторна автентификация (2FA): Изисквайте многоетапна автентификация за одобрения
- Ограничете достъпа до системата: Ограничете достъпа до софтуера за управление на задълженията само до оторизирани потребители.
- Използвайте AI за откриване на измами: AI инструментите анализират моделите на транзакциите и сигнализират за подозрителни дейности.
- Редовно проверявайте данните на доставчиците: Проверявайте промените в данните за плащане на доставчиците, преди да обработвате транзакциите.
- Обучете служителите да разпознават предупредителните знаци: Обучете екипите за обработка на задълженията да разпознават фалшиви фактури и фишинг имейли.
14. Разработете ясен процес за разрешаване на спорове
При фактуриране на клиент споровете относно фактури, несъответствия в доставките или условията за плащане нарушават процеса на плащане на задълженията и натоварват отношенията с доставчиците. Без структуриран процес за разрешаване на спорове екипите за плащане на задължения губят време в размяна на кореспонденция с доставчиците, което забавя одобряването на фактурите и уреждането на плащанията.
Как да създадете ефективен процес за разрешаване на спорове
- Създайте портал за запитвания на доставчици: Позволете на доставчиците да проследяват статуса на фактурите и да повдигат спорове по електронен път.
- Създайте специален екип за разрешаване на спорове: Назначете специалисти по разплащания, които да се занимават с въпросите, свързани с плащанията към доставчиците.
- Автоматизирайте проследяването на спорове: Използвайте софтуер за документиране на причините за споровете, решенията и времето за отговор.
- Стандартизирайте работните процеси за разрешаване на спорове: Създайте предварително определени стъпки за разрешаване на различни видове спорове.
15. Изградете силни взаимоотношения с доставчиците за дългосрочен успех
Вашите доставчици са стратегически партньори, а не просто доставчици на услуги. Силните взаимоотношения с доставчиците гарантират приоритетно обслужване, по-добри условия на плащане и надеждни вериги за доставки.
Ако доставчиците имат доверие във вашия бизнес, те са по-склонни да предлагат отстъпки, да удължават кредита или да договарят изгодни условия за плащане.
Как да укрепите отношенията с доставчиците
- Плащайте фактурите навреме: навременните плащания изграждат доверие и подобряват сътрудничеството с доставчиците.
- Комуникирайте ясно: Информирайте доставчиците за състоянието на фактурите, споровете и очакваните дати на плащане.
- Предлагайте ранни плащания, когато е възможно: Възползвайте се от отстъпки за ранни плащания и покажете финансова стабилност.
- Работете с доставчиците по време на кризи: Ако доставчиците се сблъскват с финансови затруднения, предложете им гъвкави условия на плащане, за да поддържате дългосрочни партньорства.
📖 Допълнителна информация: Искате да се запознаете по-подробно с оптимизирането на процеса на плащане на сметки? Научете как бележките за получени стоки (GRN) са от решаващо значение за осигуряване на безгрешни плащания и точно проследяване на запасите.
Най-добри практики и често срещани грешки, които трябва да избягвате
Подобряването на процеса на плащане на сметки изисква внимателно планиране, последователно изпълнение и избягване на капани, които водят до неефективност. Ето най-добрите практики, които трябва да следвате, за да осигурите гладко функциониране на AP:
✅ Създайте табло за представянето на доставчиците: Проследявайте показателите за представянето на доставчиците, като срокове за доставка, точност на фактурите и процент на разрешени спорове. Използвайте тази информация, за да договорите по-добри условия и да подобрите сътрудничеството с доставчиците.
✅ Въведете обучение за доставчиците по отношение на процеса на обработка на задълженията: Обучете доставчиците си относно предпочитания от вас процес за подаване на фактури и сроковете за плащане. Това намалява грешките при подаването и осигурява по-гладки работни процеси.
✅ Внедрете работни процеси за одобрение: Персонализирайте работните процеси за одобрение въз основа на типа или стойността на фактурата. Например, препратете повтарящите се фактури директно за автоматично одобрение, докато маркирате еднократните или фактурите с висока стойност за ръчна проверка.
✅ Използвайте прогнозна аналитика за планиране на плащанията: Използвайте аналитични инструменти, за да прогнозирате циклите на плащане въз основа на исторически данни и тенденции в паричния поток. Това гарантира, че плащанията винаги са съобразени с нуждите от ликвидност.
Освен това, уверете се, че избягвате следните често срещани грешки и създавате по-ефективен и ефикасен процес на обработка на задълженията:
❗️Пренебрегване на обратната връзка от доставчиците: Ако не потърсите мнението на доставчиците относно проблемите в процеса на обработка на задълженията, това може да доведе до повтарящи се грешки и обтегнати отношения.
❗️Равно третиране на всички фактури: Несегментирането на фактурите въз основа на спешност или стойност води до неефективно определяне на приоритетите и забавяне на плащанията.
❗️Пренебрегване на непрекъснатото усъвършенстване: Ако приемете, че процесът на обработка на задълженията е достатъчно добър без редовни оценки и актуализации, това може да доведе до остарели работни процеси.
❗️Използване на универсална система: Ако не адаптирате инструментите и процесите за управление на задълженията към конкретните нужди на вашия бизнес, това може да доведе до неефективност и недоволство на потребителите.
Мислете отвъд ефективността: превърнете процеса на плащане на сметки в двигател за растеж
Оптимизирането на процеса на плащане на сметки не се състои само в намаляване на разходите или избягване на грешки – то се състои в даване на възможност на вашия бизнес да се разраства по-умно. Когато оценявате инструменти или системи, погледнете отвъд автоматизацията и дигитализацията.
Обмислете как софтуерът се интегрира с вашите съществуващи инструменти, поддържа мащабируемост и насърчава сътрудничеството между вашия екип и доставчиците.
Това е мястото, където ClickUp блести. Като платформа „всичко в едно“, тя комбинира автоматизация, проследяване в реално време и функции за сътрудничество, за да създаде безпроблемни работни процеси, съобразени с вашите нужди. От автоматизиране на одобряването на фактури до проследяване на KPI на персонализирани табла, ClickUp ви гарантира ефективно управление на процеса на плащане на сметки и го превръща в стратегическо предимство.
Готови ли сте да поемете контрол над процеса на плащане на сметки? Регистрирайте се в ClickUp – безплатно е!