Организационен стрес: видове, признаци и как да го управлявате

Ако сте кликнали върху тази публикация в блога, вероятно се чувствате стресирани.

С нестабилния пазар на труда, изискващите нови роли и дистанционните/хибридни модели на работа, има твърде много фактори, които влияят на работата днес. И всички тези фактори могат да доведат до организационен стрес.

В тази публикация в блога предлагаме изчерпателен увод в организационния стрес. Обсъждаме как да го диагностицирате, разберете и смекчите на работното си място.

Какво е организационен стрес?

Организационният или стресът на работното място се отнася до физическото, емоционалното и психическото напрежение, което изпитват хората поради изискванията на работата си. Това може да се дължи на:

В следващата секция разглеждаме подробно някои от тези причини.

Видове организационен стрес

Организационният стрес е нещо, което не можем да опишем с общи черти. Всичко – от внезапно насрочена среща, капризен мениджър до застой в кариерата – може да бъде стресиращо.

Въпреки това, няколко случая на висока активност обикновено не водят до стрес. Организационният стрес често е резултат от физическо, емоционално или психическо напрежение през продължителен период от време. За да разберем цялата гама, нека разгледаме няколко вида стрес на работното място.

Стрес от натоварване с работа

Когато има прекалено много работа (или прекалено сложни задачи), кратки срокове или монотонна работа, която не стимулира творчеството, възниква стрес от натоварването.

Стрес, свързан с ролята

Когато има неяснота, конфликти или претоварване с отговорности в работата, членовете на екипа са склонни да изпитват стрес, свързан с ролята си.

Стрес, свързан с кариерното развитие

Стресът, свързан с кариерното развитие, произтича от притесненията за професионалното израстване и сигурността на работното място. Ограничените възможности за повишение, вътрешни трансфери, повишаване на квалификацията или растеж могат да бъдат стресиращи за служителите. Бързото развитие на технологиите и изкуствения интелект също допринася за страха от остаряване.

Стрес от промени

Промяната е неизбежна. Често същото важи и за стреса, който я съпътства. Всяка организация преминава през периоди на въвеждане на нови системи, технологии, лидерство, стратегии и т.н. Натискът да се адаптираме към тези промени често води до стрес.

Междуличностен стрес

Организацията е група от хора, които трябва да работят хармонично един с друг. Когато има дисхармония под формата на конфликти, недоразумения, негативни взаимодействия или нарушено сътрудничество, възниква междуличностен стрес.

Икономически стрес

Икономическият стрес възниква от финансова несигурност в организацията, като например несигурност на работното място, ниско заплащане или недостатъчни ресурси. Най-честият пример е, когато дадена организация обяви съкращения. Той обаче може да възникне и когато пазарите са нестабилни или когато разходите на дадено лице се увеличат (например когато има дете или си купи къща).

Докато разбирате стреса, е важно да отбележите, че няколко на пръв поглед несвързани фактора могат да допринесат за напрежението.

Недокладваните или неразрешени случаи на сексуален тормоз могат да бъдат голям източник на стрес. Ето някои от най-честите причини за организационен стрес.

Причините за организационния стрес

Когато обсъждахме видовете стрес, разгледахме някои ситуации, които водят до организационен стрес. Макар че тежкият работен товар или внезапното съкращение могат да бъдат провокиращи фактори, основната причина е по-системна, като например:

Неправилно организационно планиране: Всяка организация, която няма ясен и адаптивен план, е източник на стрес за всички служители. Често срещани проблеми са обещаването на нереалистични срокове на клиентите, неадекватно наемане/назначаване на персонал, липса на солиден план за възнаграждения или липса на инициативи за емпатично разнообразие.

Липса на инициативи за благосъстоянието на служителите: За да управлявате стреса, свързан с работата, се нуждаете от програми, които да помогнат на служителите да идентифицират и управляват напрежението си. Това може да бъде гореща линия за проблеми, свързани с психичното здраве, възможности за отпуск при смърт на близък човек, лидерство без осъждане и т.н. Липсата на такива програми неизменно усилва стреса на работното място.

Натоварване на служителите: Организациите, които се стремят да дадат повече правомощия на служителите си, неволно ги натоварват с управлението на собствения си стрес.

Несъпричастна комуникация: Организацията се определя от начина, по който комуникира със своите служители, особено когато става въпрос за лоши новини. Когато комуникацията е лишена от съпричастност, яснота или съчувствие, всяко съобщение може да доведе до объркване и в крайна сметка до стрес.

Липса на граници: Бързоразвиващите се организации, особено стартиращите компании, очакват от служителите си да работят дълги часове. Доставчиците на основни услуги, като медицински сестри и лекари, често работят извънредно. Това може да повлияе на баланса между работата и личния живот и да се отрази на личния живот, което в крайна сметка да доведе до хроничен стрес.

Неефективно лидерство: Служителите разчитат на своите мениджъри за насоки и указания. Понякога мениджърите могат да бъдат отлични индивидуални изпълнители, но да не са обучени да ръководят екип. В резултат на това неефективните лидери могат да доведат до объркани екипи, които се борят да разберат нещата, което причинява голям стрес.

Независимо от вида или причината за организационния стрес, първата стъпка за преодоляването му е да разберете симптомите и реалното му въздействие. Да видим.

Симптоми на организационния стрес

Подобно на физическо заболяване, стресът също се нуждае от задълбочена диагностика. В някои случаи може да се наложи да се консултирате с лекар. Често можете да забележите симптомите сами.

Ето някои от често наблюдаваните симптоми на организационния стрес.

Умора: Служителите, изпитващи организационен стрес, се чувстват физически и психически изтощени, непропорционално на положените усилия. Постоянната умора намалява енергията им, което затруднява поддържането на продуктивността и концентрацията им.

Раздразнителност: Стресът може да доведе до това служителите да се дразнят или разочароват лесно, дори от незначителни неудобства. Може да забележите, че човек, който е бил всеобщо харесван, изведнъж започва да се кара с хората или да изпраща неприятни имейли без причина.

Липса на ангажираност: Стресираните хора често подхождат цинично към работата. Те не проявяват ентусиазъм към нови инициативи или идеи. Те могат също така да се оттеглят от организационни дейности като фирмени излети или други събития.

Трудности с концентрацията: Друг често срещан симптом на стреса е когнитивният спад, включително неспособността да се фокусирате или да обработвате информация ефективно. Служителите може да имат затруднения да приоритизират задачите, да вземат решения или да запомнят важни детайли.

Неспособност да заспите: Служителите, изпитващи стрес, често имат затруднения да заспят или да останат заспали, тъй като ума им остава зает с проблеми, свързани с работата. Тази липса на възстановителен сън води до допълнителна умора, раздразнителност и намалена умствена способност да се справят с предизвикателствата на работното място.

Физически здравословни проблеми: В напреднали случаи хроничният стрес може да се прояви физически под формата на главоболие, високо кръвно налягане, мускулно напрежение или проблеми с храносмилането. Ако имате болки в долната част на гърба и новата ви ергономична стола не ви помага, обмислете да посетите лекар за стрес.

Това са симптоми на индивидуално ниво. Ако мислите, че те са лични и засягат само служителя, не можете да бъдете по-далеч от истината.

Въздействието на организационния стрес

Организационният стрес хвърля дълга сянка върху въпроси, които оказват пряко влияние върху финансовите резултати на компанията. Нека разгледаме някои от значителните последици по-долу.

Ниска производителност

„По-високите нива на стрес са свързани със значително по-ниски нива на производителност“, пишат авторите на скорошно проучване. Те установяват, че това важи за всички раси, полове, семейни статуси и образователни квалификации. По същество стресът прави вас и вашите служители по-малко продуктивни.

Отсъствия

Американският институт за стрес оценява, че един милион работници отсъстват всеки ден поради стрес. Всъщност, дори когато служителите са на работа, те прекарват над пет часа седмично в мисли за стресови фактори.

Флуктуация на персонала

40% от текучеството на персонала в Обединеното кралство се дължи на стрес. 95% от ръководителите на човешки ресурси признават това – 46% го посочват като причина за напускането на половината от своите служители. Разходите за наемане, обучение и въвеждане в работата на нови членове на екипа, които да заменят напусналите, могат да достигнат милиони долари.

Разходи за здравеопазване

Стресът на работното място струва на САЩ 190 милиарда долара годишно за здравеопазване. Разпространението на проблеми, свързани със стреса, като депресия, тревожност, отслабване на имунната система, проблеми с храносмилането и др., води до увеличаване на застрахователните премии, в допълнение към загубата на производителност поради отпуски по болест или хоспитализация.

На друго ниво стресът усилва и въздействието на лошите поведения.

Например, пушенето, злоупотребата с алкохол, преяждането, употребата на лекарства без рецепта и др. могат да се увеличат, което да доведе до нова вълна от здравословни проблеми.

Разширяване на въздействието

Стресът не е заразен. Или пък е? Един стресиран служител може да създаде атмосфера на враждебност или раздразнителност в екипа си. Ако това е мениджър, неговият стрес може да се превърне в стрес на целия екип. С течение на времето организационната култура ще се превърне в такава на стрес и изчерпване.

Загуба на репутация

Ако дадена организация е враждебна или изпълнена със стрес среда, това със сигурност ще се разчуе. Чрез мрежи като LinkedIn, Reddit и сайтове за оценка на организации потенциалните инвеститори, служители и клиенти ще научат за стреса, който изпитват вашите екипи. Това може да има огромни дългосрочни последици.

Стратегии за справяне и управление на стреса

Най-добрият начин за намаляване на стреса е организациите да създадат системи, предназначени да го избягват от самото начало. Това може да бъде всичко – от разбиране на политиката за отпуски до по-добро управление на работата с помощта на надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp. Нека разберем повече.

Осигурете яснота и прозрачност с ефективно управление на задачите.

Когато един служител не знае каква работа има и кога, той вероятно ще се чувства объркан. Това означава, че той ще се явява всеки ден на работа, очаквайки мениджърът да му даде инструкции. Освен това, без яснота дори за краткосрочните цели и задачи, всякакво планиране е невъзможно.

За да намалите тревожността на работното място и да смекчите стреса, свързан с ролята, създайте система за управление на задачите. ClickUp Tasks е ефективен начин за организиране и оптимизиране на работата.

Ако сте начинаещи в тази област, опитайте шаблона за управление на задачи на ClickUp. Този шаблон, подходящ за начинаещи, може да ви помогне да визуализирате цялостния си проект, да го разделите на управляеми задачи, да оптимизирате работните процеси, да измервате напредъка в реално време и др.

Изтеглете този шаблон

Управлявайте времето разумно

По принцип над 85% от работниците или членовете на работната сила смятат, че са продуктивни. Над 85% от мениджърите смятат, че има какво да се желае по отношение на производителността.

Един от ключовите аспекти на производителността е времето. Всяко време, прекарано в дейности, които служителите не считат за ценни, може да допринесе за стреса при извършването на работата.

Например, хибридните екипи често се оплакват, че са затрупани с срещи, което води до синдром на възстановяване след срещи и необходимост да работят извънредно, за да изпълнят задачите си.

Като проектен мениджър, обръщайте внимание на времето.

Разпределяйте разумно работната натовареност.

В даден момент служителите вече имат куп задачи, по които работят, или забавяния, които трябва да наваксат. Уверете се, че сте отчели тази натовареност, преди да им възложите нова работа.

Изгледите „Работна натовареност“ и „Кутия“ на ClickUp са чудесен начин да предотвратите претоварването на служителите. Вижте кой какво прави, колко време има на разположение, кога е в отпуск и т.н. – всичко на едно място, за да управлявате ефективно ресурсите.

Един незабавно ефективен начин да направите това е с шаблона за натоварване на служителите на ClickUp. Той ви помага да следите натоварването, да разберете текущия капацитет, да идентифицирате пречките и да разпределите работата по подходящ начин между служителите.

Изтеглете този шаблон

Използвайте този шаблон като седмичен отчет за работата на вашия екип – кой какво прави и с какво темпо. Направете корекции, като промяна на крайните срокове или преразпределение на ресурсите въз основа на информация в реално време.

Определете правилните приоритети

Твърде много задачи, които са важни едновременно, са прекалено много и стресиращи. Затова използвайте инструмент за приоритизиране, за да освободите екипите си от ненужен стрес. Използвайте приоритетите на задачите в ClickUp, за да маркирате дадена задача като „спешна“, „висока“, „нормална“ или „ниска“.

Комуникирайте ясно

Независимо дали става въпрос за обявяване на нова политика за връщане на работа в офиса или за подробности за нов проект, създайте си навик да комуникирате ясно и прозрачно.

Използвайте дълги текстове: Ако пишете дълго съобщение или промяна в политиката, направете го достъпно и четимо, като използвате инструмент като ClickUp Docs. Добавете банери, изображения, подчертани текстове и т.н., за да улесните запомнянето.

Опитайте видеоклипове: Демонстрирате нещо или обучавате някого? Опитайте ClickUp Clips, за да заснемете без усилие видеоклипове от екрана.

Поемайте отговорност: Когато говорите с конкретно лице или екип, маркирайте ги с @, за да сте сигурни, че са получили вашето съобщение.

Останете свързани: Свържете вашите съобщения със задачи, документи, файлове и други в ClickUp Chat за контекстуална комуникация.

Създайте положителна работна среда.

Е, това очевидно е по-лесно да се каже, отколкото да се направи, но трябва да опитаме, нали? Ето няколко начина, по които можете да го приложите.

Обучете своите служители

Провеждайте редовни семинари и работни срещи на теми, свързани с управлението на стреса, като например как да се възстановите от изчерпване и как да се борите с умствената умора. Поканете външни лектори и експерти по психично здраве, за да предоставите на членовете на екипа си подходящите инструменти за техните нужди, свързани със стреса.

Насърчавайте границите

Активно насърчавайте служителите да поставят граници на работния си ден. Това може да бъде изключване на служебната електронна поща след работно време или отделяне на няколко дни на тримесечие за семейна почивка. Помогнете им да поддържат положителен стрес или еустрес – нормална и здравословна реакция към стресови събития.

Отправната точка за поставянето на граници трябва да бъде управлението на претоварването с известия. Дайте възможност на членовете на екипа да управляват известията в ClickUp, като изключат известията на мобилните си устройства, докато ги получават на устройствата си в офиса.

Насърчавайте добър баланс между работата и личния живот

Само работа и никакви забавления правят Джак скучен човек. Създайте среда, в която служителите да могат да си вземат почивки, за да се заредят с енергия. Можете дори да заделите дискреционни бюджети за подкрепа на техните хобита или някакво обучение, дори и да не са пряко свързани с работата.

Всички горепосочени идеи са предназначени за проектни мениджъри и ръководители на екипи, които да ги прилагат на своето ниво. И така, какво могат да направят HR и ръководството на организационно ниво? Нека разберем.

Ролята на човешките ресурси и лидерството в намаляването на стреса

Човешките ресурси (HR) и ръководството носят отговорността да създадат стратегически програми за цялата организация, които да намаляват стреса. Ето няколко идеи.

По-добро наемане на персонал: Започнете с фокус върху това да се уверите, че кандидатът е подходящ за работата, за да избегнете стреса, свързан с ролята. Напишете ясни описания на длъжността, поставете реалистични очаквания, въведете новите служители в работата и ги подгответе за успех.

Целенасочено обучение за лидери: Обучете вашите лидери да управляват по-добре собствения си стрес и този на екипа. Научете ги как да дават обратна връзка, да комуникират ефективно, да вземат трудни решения или да разрешават конфликти в екипа, без да увеличават стреса.

Обратна връзка от служителите: Редовно следете пулса на организацията, като използвате анкети за благосъстоянието на служителите. Публикувайте резултатите по прозрачен начин и незабавно предприемете необходимите действия.

Персонализирани политики: Въз основа на резултатите от проучването, изработете политики, които отговарят на нуждите на служителите.

Приоритети в областта на психичното здраве: Създайте политики и инициативи, които дават приоритет на психичното здраве, като програми за подпомагане на служителите (EAP), гъвкаво работно време, дни за уелнес, програми за управление на стреса и др. Уверете се, че застрахователният план включва разпоредби, свързани с психичното здраве.

Сътрудничество с неправителствени организации или доставчици на здравни услуги, за да се предлагат консултации или дори медицинска помощ при проблеми с психичното здраве.

Отворени разговори: Бъдете отворени за обсъждане на проблеми, свързани с психичното здраве, в рамките на организацията. Създайте среда, в която служителите могат да обсъждат открито стреса, без да бъдат осъждани.

Подкрепа за всички: Уверете се, че гласът на всеки служител е чут и нуждите му са задоволени.

Управлявайте ефективно организационния стрес с ClickUp

Ако 83% от работниците са стресирани ежедневно, това със сигурност е повод за сериозна загриженост. Въпреки това, като хора, ние се опитваме да скрием стреса под килима и да продължим, сякаш той няма значение. Организациите правят същото – докато не осъзнаят реалните финансови, репутационни и човешки разходи, свързани със стреса.

Организационният стрес е сложен и многостранен. Редовното работене на дълги часове може да доведе до безсъние, тревожност, разпадане на взаимоотношенията и в крайна сметка да повлияе на производителността и креативността.

Невъзможността да си вземете няколко дни почивка, за да се освежите, може да бъде потискаща и да се отрази на благосъстоянието на служителите. Да ви бъде възложена работа, за която не сте квалифицирани/подготвени, може да доведе до сериозни проблеми с самочувствието. Всички тези фактори се натрупват и струват на американската индустрия загуби в размер на 300 милиарда долара.

От друга страна, справянето с прекомерния стрес изисква систематичен и стратегически подход. Една гъвкава политика за отпуски или безплатна гореща линия за психично здраве няма да са достатъчни.

Всъщност най-добрият начин да управлявате стреса е да промените фундаментално начина, по който работим – да се адаптирате ефективно към виртуалното работно пространство, което ни служи на всички.

Безплатен софтуер за управление на проекти като ClickUp е добра отправна точка. С ClickUp можете да управлявате времето, ресурсите, натоварването и задачите. Можете да публикувате политиките по прозрачен начин, така че служителите да имат достъп до тях по всяко време и от всяко място.

Можете да автоматизирате повтарящите се процеси и да управлявате известията. Можете също така да си поставите реалистични цели и да ги постигнете без стрес.

Опитайте ClickUp безплатно още днес!