Хората, които работят дистанционно, знаят това твърде добре. Отворете календара си и ще видите множество срещи в Zoom, насрочени през цялата седмица.
И нека си признаем – вероятно няма да сте напълно внимателни по време на всички срещи, нито ще запомните всичко, което се обсъжда.
Според проучване на Microsoft 42% от участниците в срещите извършват няколко задачи едновременно през една типична седмица.
Затова е важно да си водите – или да имате достъп до – бележки и записи от срещите. Но кой може едновременно да обръща внимание на говорителите и да записва всичко точно и бързо? Малко от нас.
Но този процес може да бъде много по-лесен с подходящия набор от инструменти и няколко полезни съвета.
В тази статия ще ви покажем как да правите записки бързо и лесно, включително начини за автоматизиране на процеса. Скоро ще разполагате с всички необходими инструменти, за да създавате подробни и практични бележки от срещите в Zoom всеки път.
⏰ 60-секундно резюме
- „Zoom Notes“ е функция в Zoom, която автоматично създава бележки от срещите с помощта на приложението Zoom Companion
- Zoom помага за транскрибирането на срещите и записването на ключови моменти и задачи по време на разговорите, което улеснява поддържането на реда и организацията
- Ефективното водене на бележки в Zoom включва три етапа. Преди срещата планирайте ключовите точки и определете целите. По време на срещата записвайте ясни бележки по важните теми. След това прегледайте и организирайте бележките си в задачи
- ClickUp Notepad ви помага бързо да си водите бележки по време на срещи, докато ClickUp Docs ви позволява да създавате по-подробни записи и да свързвате информацията с вашия работен процес
- ClickUp Brain прави още една крачка напред, като превръща бележките ви в задачи за изпълнение и автоматично изготвя следващите стъпки
- Често срещана грешка е да се записва всяка дума от срещата, което затруднява намирането на ключовите моменти по-късно
- Неизпълнението на задачите за действие може да доведе до пропуснати срокове, а неорганизираните бележки са трудни за намиране
- Можете да избегнете тези грешки, като се съсредоточите върху обобщаването на ключовите точки и решения и използвате мощните функции на ClickUp за по-добра организация, възможност за търсене и проследяване на точките от срещите
Какво представляват бележките в Zoom?
„Zoom Notes“ е удобна функция, вградена в популярната платформа за видеоконференции, която ви позволява да си водите бележки и да ги споделяте с другите по време на срещите. Можете да създадете нова бележка или да отворите съществуваща, докато сте в разговор. След като бъде споделена, всеки може да се включи и да сътрудничи, за да запише важните подробности в реално време.
Но това не е всичко – тук можете да създавате и споделяте дневен ред с екипа си! А когато разговорът приключи, тези бележки лесно се форматират и са готови за споделяне с всички останали.
Хубавото на тази функция е, че е достъпна за всички потребители на платформата Zoom без допълнителни разходи.
💡Съвет от професионалист: Активирайте транскрипцията на живо в срещите в Zoom, като кликнете върху бутона до „Запис“. Това генерира субтитри за всички говорители. По-късно можете да използвате транскрипцията, за да изготвите протокола от срещата много по-бързо.
Защо бележките в Zoom променят изцяло играта по отношение на производителността
👉🏼 Още през 1885 г. германският психолог Херман Ебингхаус представи „кривата на забравянето“. Тя показва как новопридобитата информация се изтрива от паметта, ако не бъде затвърдена.
Сега си представете колко информация ви се натрупва само за един работен ден. Да разчитате на паметта си, за да запомните всичко, което е било обсъдено по време на разговора ви в Zoom, е рецепта за катастрофа. Ето защо – бележки!
Ето как това улеснява работата ви и повишава производителността ви:
- Помага на ума ви да остане фокусиран и ангажиран: Когато пишете на ръка или на клавиатура, вие не само слушате – вие също така обработвате и обобщавате казаното, което улеснява разбирането и запомнянето по-късно
- Поддържа ясен отчет за обсъжданията и плановете от срещите: Бележките уточняват кой какво прави и очертават следващите стъпки, за да не се пропусне нищо
- Подобрява комуникацията и сътрудничеството: Споделените бележки гарантират, че всички са на една и съща вълна. Сътрудничеството по време на срещите намалява объркването и улеснява избягването на недоразумения
- Насърчава активното учене: Воденето на бележки подобрява начина, по който обработвате и разбирате информацията. То също така помага да се открият ключови моменти и връзки и стимулира критичното мислене
- Служи като ръководство за бъдещо вземане на решения: Бележките съхраняват решения, напредъка по проектите и дискусиите в екипа на едно място. Те могат да служат и като ценен ресурс за въвеждането на нови служители в работата и за разбирането на минали стратегии
Прочетете още: 20 съвета и трика за Zoom за по-добри видеосрещи
Как да автоматизирате воденето на бележки в Zoom
Можете да автоматизирате процеса на водене на бележки с AI Companion на вашия акаунт в Zoom.
Този инструмент за водене на бележки с изкуствен интелект се включва във вашите срещи или уебинари в Zoom, за да води автоматично бележки. Той транскрибира разговора, докато говорите, и предоставя подробно обобщение на дискусията.
Инструментът може да показва кой говори, да проследява задачите за изпълнение и да подчертава ключовите решения в реално време.
Въпреки това някои потребители на Zoom смятат, че точността на инструмента е под въпрос при сложни разговори. Макар да работи добре при прости дискусии, инструментът често среща затруднения при припокриващи се разговори, разпознаването на технически термини или разбирането на специфичния за дадена индустрия език.
В резултат на това може да се наложи да отделите допълнително време за коригиране на бележките, което прави процеса почти толкова времеемък, колкото и създаването им ръчно от нулата.
Да не говорим, че търсенето в Zoom Notes на точната информация, от която се нуждаете, е трудоемък процес. Освен това, ако трябва да използвате информацията за действие, трябва да сменяте платформите и ръчно да въвеждате всичко в други инструменти за управление на съдържанието.
Защо да не започнете оттам?
Като универсално приложение за работа, ClickUp съчетава управлението на задачи, документи, срещи и знания в една мощна платформа за продуктивност, подкрепена от изкуствен интелект.
Но как можете да автоматизирате воденето на бележки с ClickUp?
За щастие, по-мощният вграден AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain, предлага идеалното решение.
С интеграцията на ClickUp с Zoom можете да импортирате бележките си от срещите в Zoom в ClickUp и да оставите ClickUp Brain да се погрижи за останалото. Той може да обобщи ключовите точки, дискусиите и задачите за действие само с едно кликване. Липсва ли ви време или имате гласова бележка от срещата, която трябва да транскрибирате? Той може да се справи и с това.
Инструментът може също да адаптира тона, езика и нивото на креативност според вашите нужди. Независимо дали трябва да превеждате бележки за глобален екип или да поддържате единен стил на писане, той може да се приспособи към вашите нужди.
ClickUp Brain може също да превърне бележките ви в задачи за изпълнение — но повече за това по-късно. Междувременно, вижте това видео с обяснения за използването на изкуствен интелект при воденето на бележки по време на срещи.
Как да си водите ефективни бележки в Zoom
Воденето на бележки не означава да записвате всяка една дума, изречена по време на разговора. Представете си, че трябва да прегледате страница след страница от едночасовата си среща! Идеята е да идентифицирате и подчертаете задачите, по които трябва да работите по-късно.
Разбира се, изкуственият интелект за водене на бележки е вашият съюзник в този случай. Но активното водене на бележки също ще ви гарантира, че сте в течение. Запишете и подчертайте точките, за които може да се наложи да потърсите разяснения в края на разговора. Или просто отбележете въпросите, които трябва да обсъдите по-подробно с екипа си. Нека видим как можете да го направите успешно.
🧠 Интересен факт: Чували ли сте за „умората от Zoom“? Тя обяснява изтощението, причинено от дългите видеоразговори. Една от основните причини за това е прекомерната необходимост да се поддържа близък зрителен контакт.
Преди срещата
Като млад скаут вероятно често сте чували „Бъди подготвен“. Воденето на бележки по време на срещите ще ви накара да работите отново по същия девиз.
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да се подготвите преди срещата:
- Започнете с внимателно преглеждане на дневния ред на срещата или поканата, за да разберете основните теми и цели. Ако няма такъв, попитайте организатора за целта на срещата
- Подгответе приложението си за водене на бележки. Ако използвате дигитален инструмент, тествайте го предварително, за да избегнете евентуални проблеми по време на разговора.
- Изгответе прост шаблон преди срещата с раздели като „Точки от дневния ред“, „Ключови моменти“, „Задачи за изпълнение“ и „Въпроси“. Това ще ви помогне бързо да си водите бележки по време на разговора
- След това проверете настройките си. Уверете се, че компютърът ви е зареден, интернет връзката ви е стабилна и се намирате на тихо и добре осветено място. Затворете излишните раздели в браузъра и приложенията, за да избегнете разсейването.
- Ако срещата е посветена на обсъждане на конкретен документ или материал, прегледайте го преди разговора. Изтеглете или разпечатайте всички доклади, презентации или други ресурси, от които ще се нуждаете, за да имате по-добра представа за контекста
- Решете какво искате да извлечете от срещата. Това могат да бъдат актуализации по проекти или бъдещи планове, но наличието на ясна цел ще ви помогне да си водите правилните бележки
- Накрая, подгответе всички въпроси, които искате да зададете, или теми, за които искате да сте сигурни, че ще бъдат обсъдени
По време на срещата
Ефективността на воденето на бележки по време на срещата зависи до голяма степен от вида стратегия, която сте избрали. Ето някои от най-популярните:
- Методът „Корнел“ (идеален за тези, които харесват ясната структура и искат да прегледат бележките си по-късно): Водете бележките си в 3 раздела – един за ключовите точки и подробности, друг за ключови думи или въпроси, а последният – за обобщението на срещата
- Методът с квадратчета (идеален за всички, които усвояват по-лесно чрез визуални средства): Разделете страницата си на квадратчета, като всяко квадратче е за различна тема или точка, и ги попълвайте по време на срещата
- Създаване на структура (за тези, които предпочитат постепенен процес): Напишете бележките си под формата на списък, като използвате заглавия за основните теми и добавяте подробности като подточки под тях
Но не е достатъчно само да имате стратегия и да записвате всичко дума по дума – трябва активно да се концентрирате върху слушането и записването на основните идеи, задачи и решения. Използвайте бързи клавиши, съкращения или символи в Zoom, за да не изоставате от разговора.
💡Съвет от професионалист: Ако нещата се развиват прекалено бързо, не се колебайте да поискате обобщение на срещата или разяснение по ключовите точки.
След срещата
След като срещата приключи, е време да подредите и прегледате бележките си. Опитайте се да ги прегледате в рамките на един час, докато подробностите все още са свежи в паметта ви.
Ето списък с всичко, което трябва да направите:
- Организирайте бележките си в ясен и лесен за четене документ
- Препишете работата си по подреден начин, като превърнете съкращенията в пълни изречения
- Подчертавайте ключовите моменти, като решения, задачи и крайни срокове
- Използвайте цветове, за да сортирате информацията. Например, червено за крайни срокове и зелено за задачи
- Добавете обобщение с основните точки, ключовите решения и задачите за изпълнение, заедно с отговорностите и крайните срокове
- Управлявайте бележките си на хартия или използвайте дигитална платформа, за да ги подредите по проект, дата или екип, и използвайте ясни имена
Използване на интеграции за по-добро управление на бележките
Бележките ви са създадени, за да осигуряват яснота. Но ръчното им управление може бързо да превърне тази яснота в хаос. Избягвайте объркването, като свържете бележките си от срещите с вече използваните от вас приложения за продуктивност.
Разбира се, можете да си спестите неудобството да преминавате между различни платформи с универсалната платформа за продуктивност на ClickUp.
📮ClickUp Insight: Почти 40% от професионалистите се чувстват длъжни да предприемат последващи действия веднага след всяка среща.
Според проучване на ClickUp, въпреки че повечето хора имат намерение да предприемат действия след срещите, те не успяват да го направят. Причината? Задачите за изпълнение често са разпръснати и липсва яснота относно тях, тъй като настоящите канали за комуникация са разделени между имейл (42%) и чат (41%).
ClickUp улеснява прехода от обсъждане към действие като универсалното приложение за работа. То обединява вашите срещи, бележки и задачи в една единна платформа за по-висока продуктивност на срещите!
Превърнете бележките си в организирани задачи с ClickUp
Превръщането на статичните ви бележки в Zoom в резултати с голямо въздействие става с четири прости стъпки.
Стъпка 1: Започнете с интеграцията на ClickUp с Zoom и се включете в насрочена среща (или създайте нова) директно от съответните задачи в ClickUp.
Стъпка 2:
- Водете бележки ръчно по време на срещата, като използвате ClickUp Notepad или ClickUp Docs.
ClickUp Notepad е чудесен за бързо водене на бележки или създаване на списъци за проверка. От друга страна, ClickUp Docs е по-подходящ за водене на по-подробни бележки, които включват дневен ред или планове за проекти.
Тези документи се редактират лесно с помощта на разнообразните инструменти за форматиране в ClickUp, като заглавия, списъци с булети и номерация, банери и таблици. Тези елементи подобряват и четимостта на вашите бележки. А най-хубавото е, че можете да ги споделяте с екипа си в реално време (и дори да ги редактирате съвместно), така че всички да са на една и съща страница
- След приключването на срещата автоматично ще получите стенограмата и записа (ако е активиран) в задачата си. Можете дори да настроите автоматизация в ClickUp, която да уведомява участниците в срещата, когато това се случи, така че всеки да има незабавен достъп до всички материали от срещата.
След като това стане, можете да помолите вградения AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain, да обобщи дискусията и да извлече задачите за действие от стенограмата, без да се налага да документирате нещата ръчно по време на срещата.
💡 Съвет от професионалист: Уморени ли сте да си водите бележки от срещите на ръка? Време е да опитате AI Notetaker на ClickUp.
- Останете съсредоточени по време на срещите си, докато приложението автоматично записва за вас ключовите моменти, решенията и задачите за действие в добре организиран документ в ClickUp Doc
- Превърнете разговорите в действия с обобщения, създадени с помощта на изкуствен интелект, които се синхронизират директно с вашите задачи и документи
- Бележките ви от срещите веднага се структурират, стават достъпни за търсене и се свързват с работния ви процес
Стъпка 3: Сега е време да създадете задачи и подзадачи в ClickUp и да ги възложите на членовете на екипа си (или на себе си), за да изпълните задачите. Просто маркирайте даден елемент в бележника или документа си, за да го превърнете в задача, и добавете отговорник и краен срок.
С добавянето на ClickUp Brain към задачата си, разберете отговорностите и крайните срокове директно от бележките си. Определяйте приоритети, проследявайте напредъка и се уверете, че нищо не е пропуснато от задачите.
Аз съм голям фен на ClickUp. Най-добрата му функция (която никой друг няма) е, че можете да съхранявате всичките си бележки в „Документи“ и те са интегрирани със „Задачи“… Така че можете да маркирате изречение от документ и с десен клик да го превърнете в задача. Това е изключително полезно, когато искам да превърна бележките си от едночасов телефонен разговор в отделни задачи… и не се налага да ги преписвам или дори да ги копирам и поставям.
Аз съм голям фен на ClickUp. Най-добрата му функция (която никой друг няма) е, че можете да съхранявате всичките си бележки в „Документи“ и те са интегрирани със „Задачи“… Така че можете да маркирате изречение от документ и с десен клик да го превърнете в задача. Това е изключително полезно, когато искам да превърна бележките си от едночасов телефонен разговор в отделни задачи… и не се налага да ги преписвам или дори да ги копирам и поставям.
Ако имате нужда от помощ, обширната библиотека с шаблони на ClickUp включва множество шаблони за бележки от срещи, подходящи за всички ситуации.
Бонус: Вижте тези мемове за Zoom, за да се посмеете от сърце!
Шаблони на ClickUp, които ще ви помогнат при провеждането на срещите
Един от любимите ни инструменти е шаблонът за бележки от срещи на ClickUp. От подробни седмични разговори до ежедневни обсъждания, той помага за организирането на екипните срещи с отделени раздели за дневен ред, бележки и задачи за изпълнение.
Можете дори да добавите изображения, връзки или видеоклипове за допълнителен контекст, за да сте сигурни, че разговорът ви е добре документиран.
С ClickUp имате всичко необходимо за срещи и проекти на едно място, което ви помага да бъдете организирани и продуктивни.
Друга опция, с която можете да работите, е шаблонът за протоколи от срещи на ClickUp. Той ви помага да създадете табло с бележки под формата на подстраници за всяка сесия, така че нищо да не ви убягне. Шаблонът е идеален за начинаещи, така че всеки от екипа ви може наистина да сътрудничи, без да се налага да преминава през процес на обучение.
💡Съвет от професионалист: Ако на работното ви място се използва Google Workspace, вероятно дневният ред на срещите ви се съхранява в Google Docs. Можете да разгледате тези безплатни шаблони за дневен ред за Google Docs, за да започнете.
Често срещани грешки при воденето на бележки в Zoom и как да ги избегнете
Дори с подходящите инструменти и подготовка често се случва да се правят грешки по време на онлайн разговори, които могат да повлияят пряко на производителността.
Но повечето от тях лесно се поправят. Ето някои типични грешки при воденето на бележки и как да ги избегнете.
- Претоварването на бележките ви с ненужни подробности може да затрудни прегледа им или предприемането на действия въз основа на тях. Вместо да се опитвате да запишете всичко, съсредоточете се върху ключовите моменти, решенията и задачите за изпълнение
- Неизпълнението на задачите след разговора е често срещан проблем. Веднага след срещата прегледайте задачите и ги възложете на подходящите лица
- Неорганизираните, неоткриваеми бележки могат да доведат до загуба на информация и загуба на време. Създайте ясна система за съхранението им с прости имена на папки и последователни етикети
- Извършването на няколко задачи едновременно понижава качеството на бележките ви. Ако проверявате имейли по време на разговор, ще пропуснете важни подробности. Останете фокусирани върху срещата
- Ако не споделяте бележките с подходящите хора, това намалява тяхната стойност и води до объркване. Изпращайте бележките незабавно на заинтересованите страни след края на разговора
Оставете воденето на бележки на ClickUp!
Воденето на добри бележки е ключът към това срещите ви да бъдат продуктивни и нищо важно да не бъде пропуснато. Вграденият инструмент на Zoom се справя отлично за екипи по целия свят.
Но ако търсите нещо още по-мощно и точно, ClickUp е решението.
ClickUp не само ви помага при воденето на бележки, но и се интегрира с инструментите си за управление на проекти, така че можете веднага да превърнете бележките от срещите в задачи, без да се налага да превключвате между приложения. От определяне на крайни срокове до възлагане на задачи и проследяване на напредъка – ClickUp се справя с всичко.
Регистрирайте се още днес за безплатен акаунт в ClickUp и му позволете да управлява вашите проекти и бележки в едно и също работно пространство!