Дистанционните работници знаят това много добре. Отворете календара си и ще видите множество срещи в Zoom, насрочени през цялата седмица.
И нека си признаем, вероятно няма да сте напълно внимателни по време на всички тях, нито ще запомните всичко обсъдено.
Според проучване на Microsoft, 42% от участниците в срещи извършват няколко задачи едновременно през една типична седмица.
Затова е важно да си водите бележки от срещите и да имате достъп до записите от тях. Но кой може да обръща внимание на говорителите и да записва всичко точно и бързо? Не много от нас.
Но този процес може да бъде много по-лесен с подходящия набор от инструменти и няколко полезни съвета.
В тази публикация ще ви покажем как да правите записи бързо и лесно, включително начини за автоматизиране на процеса. Скоро ще разполагате с всички необходими инструменти, за да създавате подробни и практични бележки от срещите в Zoom всеки път.
⏰ 60-секундно резюме
- Zoom Notes е функция в Zoom, която автоматично създава бележки от срещите с помощта на Zoom Companion.
- Zoom помага за транскрибиране на срещите и записване на ключови моменти и задачи по време на разговорите, което улеснява организирането.
- Ефективното водене на бележки в Zoom включва три етапа. Преди срещата планирайте ключовите точки и определете целите. По време на срещата записвайте ясни бележки по важни теми. След това прегледайте и организирайте бележките си в задачи.
- ClickUp Notepad ви помага да правите бързи бележки по време на срещи, а ClickUp Docs ви позволява да създавате по-подробни записи и да свързвате информацията с вашия работен процес.
- ClickUp Brain прави още една стъпка напред, като превръща бележките ви в задачи за изпълнение и автоматично излага следващите стъпки.
- Често срещана грешка е да се записва всяка дума от срещата, което затруднява намирането на ключовите моменти по-късно.
- Неизпълнението на задачите може да доведе до пропуснати срокове, а неорганизираните бележки са трудни за намиране.
- Можете да избегнете тези грешки, като се съсредоточите върху обобщаването на ключовите точки и решения и използвате мощните функции на ClickUp за по-добра организация, възможност за търсене и проследяване на точките от срещата.
Какво представляват бележките в Zoom?
Zoom Notes е удобна функция, вградена в популярната платформа за видеоконференции, която ви позволява да записвате и споделяте бележки с другите по време на срещи. Можете да започнете нова бележка или да отворите съществуваща по време на разговор. След като бъде споделена, всеки може да се включи и да сътрудничи за записване на важните детайли в реално време.
И това не е всичко – тук можете да създавате и споделяте дневен ред с екипа си! А когато разговорът приключи, тези бележки лесно се форматират и са готови за споделяне с всички останали.
Хубавото на тази функция е, че е достъпна за всички потребители на платформата Zoom без допълнителни разходи.
💡Съвет от професионалист: Активирайте транскриптите на живо в срещите в Zoom, като кликнете върху бутона до „Запис“. Това генерира субтитри за всички говорители. Можете да получите достъп до транскрипта по-късно, за да съставите протокола от срещата много по-бързо.
Защо бележките в Zoom променят правилата на играта за продуктивността
👉🏼 През 1885 г. германският психолог Херман Ебингхаус представи кривата на забравянето. Тя показва как новопридобитата информация избледнява от паметта, ако не бъде затвърдена.
Сега си представете количеството информация, което получавате през един работен ден. Да разчитате на паметта си, за да запомните всичко, което е било обсъдено по време на разговора ви в Zoom, е рецепта за катастрофа. Ето защо са необходими бележки!
Ето как това опростява и подобрява вашата продуктивност:
- Поддържа мозъка ви фокусиран и ангажиран: Когато пишете или печатате, вие не само слушате, но и обработвате и обобщавате казаното, което улеснява разбирането и запомнянето по-късно.
- Поддържа ясен запис на дискусиите и плановете от срещите: Бележките посочват кой какво прави и очертават следващите стъпки, за да не се забрави нищо.
- Подобрява комуникацията и сътрудничеството: Споделените бележки позволяват на всички да са на една и съща страница. Сътрудничеството по време на срещите намалява объркването и улеснява избягването на недоразумения.
- Насърчава активното учене: Воденето на бележки подобрява начина, по който обработвате и разбирате информацията. То също така помага да откриете ключови моменти и връзки и стимулира критичното мислене.
- Служи като ръководство за бъдещо вземане на решения: Бележките съхраняват решения, напредъка на проектите и дискусиите на екипа на едно място. Те могат да служат и като ценен ресурс за въвеждане на нови служители и разбиране на минали стратегии.
Прочетете също: 20 съвета и трика за Zoom за по-добри видеоконференции
Как да автоматизирате вземането на бележки в Zoom
Можете да автоматизирате процеса на водене на бележки с AI Companion на вашия Zoom акаунт.
Този AI инструмент за водене на бележки се присъединява към вашите Zoom срещи или уебинари, за да води автоматично бележки. Той транскрибира разговора, докато говорите, и предоставя подробно резюме на дискусията.
Инструментът може да покаже кой говори, да проследява действията и да подчертава ключовите решения в реално време.
Въпреки това, някои потребители на Zoom считат, че точността на тази функция е под въпрос при сложни разговори. Макар да работи добре при прости дискусии, инструментът често се затруднява при припокриващи се разговори, разпознаване на технически термини или разбиране на специфичен за дадена индустрия език.
В резултат на това може да се наложи да отделите допълнително време за коригиране на бележките, което е почти толкова времеемко, колкото и да ги създавате ръчно от нулата.
Да не говорим, че търсенето на точната информация, от която се нуждаете, в Zoom Notes е трудоемък процес. Освен това, ако имате нужда да използвате информацията, трябва да сменяте платформи и ръчно да въвеждате всичко в други инструменти за управление на съдържание.
Защо да не започнете оттам?
Като универсално приложение за работа, ClickUp комбинира управлението на задачи, документи, срещи и знания в една мощна, подкрепена от изкуствен интелект платформа за продуктивност.
Но как можете да автоматизирате вземането на бележки с ClickUp?
За щастие, по-мощният вграден AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain, предлага перфектното решение.
С интеграцията на ClickUp с Zoom можете да импортирате бележките си от срещите в Zoom в ClickUp и да оставите ClickUp Brain да се погрижи за останалото. Той може да обобщи ключовите моменти, дискусиите и задачите само с едно кликване. Нямате време или имате гласова бележка от срещата, която трябва да транскрибирате? Той може да направи и това.
Инструментът може да адаптира тона, езика и нивото на креативност според вашите нужди. Независимо дали имате нужда да превеждате бележки за глобален екип или да поддържате последователен стил на писане, той може да се приспособи към вашите нужди.
ClickUp Brain може също да превърне вашите бележки в изпълними задачи, но за това ще говорим по-късно. Междувременно, вижте това обяснително видео за използването на изкуствен интелект за водене на бележки от срещи.
Как да правите ефективни бележки в Zoom
Вземането на бележки не означава да записвате всяка дума, изречена по време на разговора. Представете си, че трябва да прегледате страници и страници от едночасовата си среща! Идеята е да идентифицирате и подчертаете действията, върху които трябва да работите по-късно.
Разбира се, AI за водене на бележки е вашият приятел тук. Но активното водене на бележки също ще ви гарантира, че сте в течение. Запишете и подчертайте точките, които може да се наложи да изясните в края на разговора. Или просто запишете въпросите, които трябва да обсъдите по-подробно с екипа си. Да видим как можете да го направите добре.
🧠 Интересен факт: Знаете ли какво е „Zoom умора”? Това е изтощението, причинено от дългите видеоразговори. Основната причина за това е прекомерната необходимост да се поддържа близък зрителен контакт.
Преди срещата
Като млад скаут вероятно често сте чували „Бъди подготвен“. Воденето на бележки от срещите ще ви накара да работите отново с същото мото.
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да се подготвите преди срещата:
- Започнете с внимателно проучване на дневния ред на срещата или поканата, за да разберете основните теми и цели. Ако няма такъв, попитайте организатора за целта на срещата.
- Подгответе приложението си за водене на бележки. Ако използвате цифрово средство, тествайте го предварително, за да избегнете проблеми по време на разговора.
- Направете прост шаблон преди срещата с раздели като „Точки от дневния ред“, „Ключови точки“, „Действия“ и „Въпроси“. Това ще ви помогне да правите бързи бележки по време на разговора.
- След това проверете настройките си. Уверете се, че компютърът ви е зареден, интернет връзката ви е стабилна и се намирате на тихо и добре осветено място. Затворете излишните раздели в браузъра и приложенията, за да избегнете разсейване.
- Ако по време на срещата се предвижда обсъждане на конкретен документ или материал, прегледайте го преди разговора. Изтеглете или разпечатайте всички доклади, презентации или други ресурси, които ще ви бъдат необходими за по-добро разбиране на контекста.
- Решете какво искате да извлечете от срещата. Това може да са актуализации по проекти или бъдещи планове, но наличието на ясна цел ще ви помогне да водите правилни бележки.
- Накрая, подгответе всички въпроси, които искате да зададете, или теми, които искате да бъдат обсъдени.
По време на срещата
Ефективността на воденето на бележки по време на срещата зависи до голяма степен от типа стратегия, която използвате. Някои от популярните стратегии включват:
- Методът на Корнел (идеален за тези, които харесват ясната структура и искат да прегледат бележките по-късно): Записвате бележките си в 3 раздела – един за ключовите точки и подробности, друг за ключови думи или въпроси и последният за обобщение на срещата.
- Методът с кутийки (подходящ за всички, които учат по-лесно визуално): Разделете страницата на кутийки, като всяка кутийка е за различна тема или точка, и ги попълвайте по време на срещата.
- Очертаване (за тези, които предпочитат стъпка по стъпка процес): Напишете бележките си в списък, като използвате заглавия за основните теми и добавете подробности като подточки под тях.
Но не е достатъчно да имате стратегия и да записвате всичко дума по дума – трябва активно да се концентрирате върху слушането и записването на основните идеи, задачи и решения. Използвайте съкращения, абревиатури или символи, за да не изоставате от разговора.
💡Съвет от професионалист: Ако нещата се развиват прекалено бързо, не се колебайте да поискате обобщение на срещата или разяснение по ключови точки.
След срещата
След като срещата приключи, е време да организирате и прегледате бележките си. Опитайте се да ги прегледате в рамките на един час, докато подробностите са все още свежи.
Ето списък с всичко, което трябва да направите:
- Организирайте бележките си в ясен и лесен за четене документ.
- Препишете работата си по-ясно, превръщайки съкращенията в пълни изречения.
- Подчертайте ключови моменти като решения, задачи и крайни срокове.
- Използвайте цветове, за да сортирате информацията. Например, червено за крайни срокове и зелено за задачи.
- Добавете резюме с основните точки, ключовите решения и задачите с отговорности и крайни срокове.
- Управлявайте бележките си физически или използвайте цифрова платформа, за да ги подредите по проект, дата или екип, и използвайте ясни имена.
Използване на интеграции за подобрено управление на бележките
Вашите бележки са създадени, за да осигуряват яснота. Но ръчното им управление може бързо да превърне тази яснота в хаос. Избягвайте объркването, като свържете бележките си от срещите с съществуващите си приложения за продуктивност.
Разбира се, можете да си спестите неудобството да преминавате между различни платформи с помощта на всеобхватната платформа за продуктивност ClickUp.
📮ClickUp Insight: Почти 40% от професионалистите се чувстват длъжни да предприемат действия веднага след всяка среща.
Според проучване на ClickUp, въпреки че повечето хора имат намерение да предприемат действия след срещите, те не са в състояние да го направят. Причината? Действията често са разпръснати и липсва видимост поради разпределението на комуникационните канали между електронна поща (42%) и чат (41%).
ClickUp улеснява прехода от дискусия към действие, като универсално приложение за работа. То обединява вашите срещи, бележки и задачи в една единна платформа за по-висока продуктивност на срещите!
Превърнете бележките си в организирани задачи с ClickUp
Превръщането на статичните ви бележки в Zoom в впечатляваща работа отнема четири прости стъпки.
Стъпка 1: Започнете с интеграцията на ClickUp с Zoom и се включете в насрочена среща (или създайте нова) директно от съответните задачи в ClickUp.
Стъпка 2:
- Водете бележки ръчно по време на срещата, като използвате ClickUp Notepad или ClickUp Docs.
ClickUp Notepad е чудесен за вземане на бързи бележки или създаване на списъци за проверка. Междувременно ClickUp Docs е по-подходящ за вземане на по-подробни бележки, които включват дневен ред или планове за проекти.
Тези документи се редактират лесно с богатите инструменти за форматиране в ClickUp, като заглавия, списъци с булети и номерация, банери и таблици. Тези елементи подобряват и четимостта на бележките ви. А най-хубавото е, че можете да ги споделяте с екипа си в реално време (и дори да ги редактирате съвместно), така че всички да са на една и съща страница.
- Получете транскрипт и запис (ако е активиран) на срещата автоматично в задачата си след приключването на срещата. Можете дори да настроите автоматизация в ClickUp, за да уведомите участниците в срещата, когато това се случи, така че всички да имат незабавен достъп до всички материали от срещата.
След като това стане, можете да помолите вградения AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain, да обобщи дискусията и да открие действия за изпълнение от транскрипта, без да се налага да документирате нещата ръчно по време на срещата.
💡 Съвет от професионалист: Уморени сте да си водите бележки от срещите на ръка? Време е да опитате ClickUp AI Notetaker.
- Останете фокусирани по време на срещите, докато приложението автоматично записва ключовите моменти, решения и задачи за вас в добре организиран ClickUp Doc.
- Превърнете разговорите в действия с помощта на обобщения, създадени с изкуствен интелект, които се синхронизират директно с вашите задачи и документи.
- Вашите бележки от срещите са незабавно структурирани, подлежащи на търсене и свързани с вашия работен процес.
Стъпка 3: Сега е време да създадете задачи и подзадачи в ClickUp и да ги възложите на членовете на екипа си (или на себе си), за да изпълните действията. Просто маркирайте даден запис в бележника или документите си, за да го превърнете в задача, и добавете изпълнител и краен срок.
С добавянето на ClickUp Brain към задачата си, разберете отговорностите и крайните срокове директно от бележките си. Задайте приоритети, проследявайте напредъка и се уверете, че нищо не е пропуснато от задълженията.
Аз съм голям фен на ClickUp. Най-добрата му функция (която никой друг няма) е, че можете да съхранявате всичките си бележки в Docs и те са интегрирани с Tasks... Така че можете да маркирате изречение от документ и с десен клик да го превърнете в задача. Това е изключително полезно, когато искам да превърна бележките си от едночасов телефонен разговор в отделни задачи... и не се налага да ги преписвам или дори да ги копирам/поставям.
Аз съм голям фен на ClickUp. Най-добрата му функция (която никой друг няма) е, че можете да съхранявате всичките си бележки в Docs и те са интегрирани с Tasks... Така че можете да маркирате изречение от документ и с десен клик да го превърнете в задача. Това е изключително полезно, когато искам да превърна бележките си от едночасов телефонен разговор в отделни задачи... и не се налага да ги преписвам или дори да ги копирам/поставям.
Ако имате нужда от помощ, обширната библиотека с шаблони на ClickUp включва множество шаблони за бележки от срещи, подходящи за всички сценарии.
Шаблони на ClickUp, които да ви помогнат при срещите
Един от нашите фаворити е шаблона за бележки от срещи на ClickUp. От подробни седмични разговори до ежедневни проверки, той помага за организирането на екипните срещи с отделени секции за дневен ред, бележки и задачи за изпълнение.
Можете дори да добавите изображения, връзки или видеоклипове за допълнителен контекст, за да сте сигурни, че разговорът ви е добре документиран.
С ClickUp имате всичко необходимо за срещи и проекти на едно място, което ви помага да бъдете организирани и продуктивни.
Друга опция, с която можете да работите, е шаблона за протоколи от срещи на ClickUp. Той ви помага да създадете табло с бележки под формата на подстраници за всяка сесия, така че нищо да не ви убягне. Шаблонът е идеален за начинаещи, така че всеки в екипа ви може да сътрудничи без да се налага да се справя с кривата на обучение.
💡Съвет от професионалист: Ако на работното ви място се използва Google Workspace, вероятно вашите дневни редове са в Google Docs. Можете да разгледате тези безплатни шаблони за дневни редове за Google Docs, за да започнете.
Чести грешки при воденето на бележки в Zoom и как да ги избегнете
Дори с подходящите инструменти и подготовка, често се случва да се правят грешки по време на онлайн разговори, които могат да повлияят пряко на производителността.
Но повечето от тях са лесни за поправяне. Ето някои типични грешки при воденето на бележки и как да ги избегнете.
- Претоварването на бележките с ненужни подробности може да затрудни прегледа или действията въз основа на бележките. Вместо да се опитвате да записвате всичко, фокусирайте се върху ключовите моменти, решенията и действията, които трябва да бъдат предприети.
- Неизпълнението на задачите след разговор е често срещан проблем. Веднага след срещата прегледайте задачите и ги възложете на подходящите лица.
- Неорганизираните, невъзстановими бележки могат да доведат до загуба на информация и загуба на време. Създайте ясна система за съхранението им, с прости имена на папки и последователни етикети.
- Многозадачността понижава качеството на бележките ви. Ако проверявате имейли по време на разговор, ще пропуснете важни подробности. Останете фокусирани върху срещата.
- Несподелянето на бележките с подходящите хора намалява тяхната стойност и води до объркване. Изпращайте бележките незабавно на заинтересованите страни след края на разговора.
Оставете записването на бележки на ClickUp!
Вземането на добри бележки е ключово за гарантиране на продуктивността на вашите срещи и за да не пропуснете нищо важно. Вътрешният инструмент на Zoom върши отлична работа за екипи по целия свят.
Но ако търсите нещо още по-мощно и точно, ClickUp е решението.
ClickUp не само помага при воденето на бележки, но и се свързва с инструментите си за управление на проекти, така че можете веднага да превърнете бележките от срещите в задачи, без да преминавате от едно приложение в друго. От определяне на крайни срокове до възлагане на задачи и проследяване на напредъка – ClickUp прави всичко това.
Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp още днес и му позволете да управлява вашите проекти и бележки в едно и също работно място!