През десетилетието, започнало през 1987 г., когато Motorola създаде и внедри Six Sigma, компанията постигна обща икономия от 14 милиарда долара само от мерките за подобряване на качеството. Това е силата на Six Sigma и свързаните с нея парадигми за качество, които са широко адаптирани и до днес!
Една от най-популярните методологии за подобряване на процесите, базирани на Six Sigma, която е намерила приложение извън производството, е DMAIC. В тази публикация в блога разглеждаме какво означава процесът DMAIC, защо все още е актуален и как можете да го приложите във вашата организация.
Какво е процесът DMAIC?
DMAIC (съкращение от Define, Measure, Analyze, Improve и Control – дефиниране, измерване, анализиране, подобряване и контрол) е подход за подобряване на процесите, основан на данни и коренящ се в методологията Six Sigma.
DMAIC се характеризира с:
- Стабилна рамка: DMAIC служи като стъпка по стъпка ръководство за идентифициране на пропуски в процесите и тяхното отстраняване.
- Структурирано решаване на проблеми: Помага за идентифициране на основната причина и решаване на проблеми, свързани с качеството.
- Решения, базирани на данни: DMAIC насърчава екипите да разглеждат различни точки от данните в процеса си, вместо да се водят от интуицията или предчувствията си.
- Устойчиви резултати: DMAIC не спира до намирането на решение, а отива по-далеч, за да гарантира неговото дългосрочно ефективно прилагане.
Въпреки че първоначално е бил проектиран като един от основните компоненти на Six Sigma, той е адаптиран към Lean, Kaizen, Agile и други хибридни модели като Lean Six Sigma, които дават приоритет на непрекъснатото усъвършенстване.
Знаете ли? Six Sigma се фокусира върху подобряването на процесите, докато Lean проектният мениджмънт се фокусира върху намаляването на загубите. За подробна информация относно разликите, вижте Lean срещу Six Sigma.
Петте фази на DMAIC и как да ги приложите
DMAIC е основно петфазен процес. Когато използвате DMAIC, вие дефинирате, измервате, анализирате, подобрявате и контролирате. На пръв поглед това звучи очевидно. Въпреки това, има значителни нюанси както в теорията, така и в практиката.
Нека разгледаме подробно всяка фаза. Ще ви покажем и как можете да приложите този процес, използвайки мощен инструмент като ClickUp за екипи за управление на проекти.
1. Дефиниране
Първата стъпка в процеса на подобряване на качеството DMAIC е да знаете какво искате да подобрите. Това обикновено се прави чрез редица свързани стъпки.
Напишете описание на проблема
За начало проектният екип обсъжда и документира проблема.
Например, вашата формулировка на проблема може да бъде: „Има висока плътност на грешки от 15 дефекта на 1000 реда код. ”
Разберете контекста
След като това бъде определено, екипът задава поредица от въпроси, за да разбере контекста, в който това се случва.
- Какъв е настоящият процес, който екипът следва?
- Кои са заинтересованите страни в процеса?
- Каква е текущата базова производителност?
- Какви са изискванията на клиентите?
- Какви са рисковете и предизвикателствата на този процес?
Има няколко начина да съберете тази информация. Можете да започнете с картографиране на процесите, като използвате ClickUp Whiteboards. Съберете екипа си, за да визуализирате съвместно целия процес, така че да имате 360-градусова контекстуална представа.
Можете да получите обратна връзка от заинтересованите страни, мениджмънта и клиентите, като използвате ClickUp Forms. С помощта на прост, добре проектиран въпросник можете да съберете проблемите на всички участници в процеса.
Поставете цели
С цялата налична информация определете целите на процеса за подобряване на качеството.
Например, това може да бъде: Намаляване на гъстотата на грешките до по-малко от пет дефекта на 1000 реда код в рамките на следващите три месеца.
Уверете се, че вашите цели са SMART. Освен това, уверете се, че те са лесно достъпни за всички членове на екипа. ClickUp Goals е чудесен начин да постигнете това. С ClickUp Goals можете да задавате цели, да организирате целите в папки и да имате единен изглед на целия си напредък.
2. Измервайте
След като определите проблема, можете да се съсредоточите върху събирането на данни във фазата „измерване“. Целта е да се съберат надеждни данни, които точно отразяват съществуващия процес и които ще служат като отправна точка за подобрения.
Инструменти като контролни диаграми, хистограми и анализ на Парето често се използват за оценка на вариациите и определяне на проблемните области. За усъвършенствано проследяване използвайте таблата за управление на ClickUp.
ClickUp Dashboards предлага напълно персонализиран, KPI-ориентиран начин за проследяване на представянето на вашия екип. При събирането на данни за проблема с гъстотата на бъговете, посочен по-горе, можете да създадете джаджи за:
- Гъстота на бъговете на всеки отделен разработчик
- Преработка, възложена при преглед на кода
- Бъгове, идентифицирани от анализатора по качество (QA), спрямо бъгове, докладвани от потребители
- Време, необходимо за написване на 1000 реда код, и неговата корелация с гъстотата на грешките
- Исторически тенденции на гъстотата на бъговете
3. Анализирайте
След като сте събрали данните, е време да ги анализирате. В зависимост от естеството на проблема, можете да използвате статистически анализ на данни, регресионен анализ, тестване на хипотези, диаграми „рибна кост“ или 5-те „защо“, за да откриете модели.
Например, нека видим как бихте анализирали тази ситуация, използвайки тестване на хипотези. Първо, бихте определили няколко хипотези, които трябва да бъдат тествани.
| Хипотеза | Анализ на данни за тестване |
|---|---|
| Разработчиците в началото на кариерата си имат висока плътност на грешки | Сравнение на гъстотата на бъговете при всички разработчици |
| Разработчиците в началото на кариерата си имат висока степен на сериозност на грешките | Сравнение на честотата и сериозността на грешките при всички нива на опит |
| Отделите за качество отчитат прекалено много несъвършенства, които не са бъгове, като дефекти. | Брой бъгове, които са отстранени без преработка |
| Сложните функции имат повече грешки | Сравнение на дефектите на 1000 реда код спрямо дефектите на функционалност |
Не се чувствайте принудени да правите всичко от нулата. Вместо това, използвайте шаблоните на Six Sigma!
Ако разследвате даден проблем, опитайте шаблоните за анализ на основните причини. Докато проучвате рисковете и предизвикателствата, обмислете шаблоните за оценка на риска.
Важна част от фазата на анализ е документацията. Уверете се, че имате подробен запис на всички ваши дискусии и решения на едно място.
ClickUp Docs е чудесно място, където да запишете всичко в проза. Можете да свързвате работни потоци, да маркирате хора, да искате коментари и да сътрудничите в реално време за по-бързо решаване на проблемите.
Можете също да ги представите визуално, като използвате таблата на ClickUp.
4. Подобряване
Резултатите от вашия анализ ще бъдат конкретни идеи за подобряване на процеса. Например, за всяка основна причина може да имате планове за подобрение.
| Основна причина | План за подобрение |
|---|---|
| Разработчиците с по-малко от 5 години опит имат непропорционално голямо влияние върху гъстотата на бъговете. | Наемете по-опитни разработчици. Въведете процес на преглед на кода за тези с по-малко от 5 години опит. Въведете двойно програмиране, за да обучавате разработчиците в началото на кариерата си. Увеличете повторяемостта на съществуващия код. |
| Сложността на кода води до висока плътност на грешките | Създайте план за рефакторинг или елиминиране на технологичния дълг. Минимизирайте сложността на кода в бъдещото развитие. |
| Плътността на бъговете в сигурността е непропорционално висока | Внедрете процес DevSecOps. Наемете инженери по киберсигурност, които да преглеждат кода. Увеличете тестовите случаи за проблеми със сигурността. |
След като сте обмислили всички начини, по които можете да решите проблема, е време да изберете правилното решение.
- Дръжте нещата прости: Дайте приоритет на най-простите решения и бавно преминавайте към по-сложни/системни оптимизации на работния процес.
- Правете го постепенно: Не внедрявайте много промени наведнъж, което би затруднило измерването на въздействието.
- Повторете: Използвайте стратегиите за управление на проекти „планирай-изпълни-провери-действай“, за да повторите вашите решения.
- Комуникация: Осигурете всеобхватна комуникация в екипа, така че всеки да разбере и да се ангажира с подобрения процес.
- Прилагане: Задайте задачи, прегледи и етапи за изпълнението на вашите планове за подобрение.
Един лесен начин да управлявате това е чрез ClickUp Tasks. Настройте всеки план за подобрение като проект, задача, подзадача или списък за проверка.
Например, ако внедрявате двойно програмиране, използвайте ClickUp Tasks, за да назначите двама разработчици за всяка функция.
Ако искате да внедрите процес за преглед на кода, очертайте тези стъпки в задачата, добавете персонализиран статус и автоматично добавете съответния списък за проверка. Използвайте таблата на ClickUp, за да проследявате напредъка си и да повтаряте последователно.
5. Контрол
Последната фаза се състои в това да се гарантира, че планът за подобрение е изпълнен, приет и спазван от всички заинтересовани страни. Използвайте контролни механизми като стандартни оперативни процедури (SOP) и системи за мониторинг, за да проследявате текущото изпълнение.
Например, ако сте внедрили процес за преглед на кода, уверете се, че всеки ред код е прегледан от старши специалист и е одобрен.
Измервайте дефектите в прегледания код, за да оцените дали този план за подобрение е бил ефективен. Направете съответните корекции.
Ако всичко това ви се струва прекалено сложно за вас и вашия малък екип, не се притеснявайте. Оптимизирайте вашата двойственост с шаблона DMAIC на ClickUp. Този лесен за използване и персонализируем шаблон ви води през всеки етап от методологията DMAIC, консолидира цялата информация и я прави видима за целия екип.
Ако след всичко това се чудите защо да използвате DMAIC пред някой от другите десетки процеси за контрол на качеството, ние имаме отговор за вас.
Предимства на внедряването на DMAIC
DMAIC се използва от над 30 години, помагайки на най-големите предприятия в света да елиминират загубите, да минимизират грешките и да спестят разходи. Ето защо процесът DMAIC все още е популярно и ефективно средство за подобряване на качеството.
Дълбочина и обхват
DMAIC помага да се идентифицира основната причина за проблемите, като проучва пропуските от различни ъгли. Това гарантира, че ще елиминирате проблемите, а не само ще лекувате симптомите. Поради тази причина DMAIC е и мощна методология за управление на проекти.
Систематичен подход
Вместо популярния подход на проби и грешки, DMAIC предлага систематичен, основан на данни подход, който минимизира риска от скъпоструващи грешки.
Пълен цикъл на процеса
DMAIC не се отнася само до анализа на основните причини или измислянето на решения. Той се отнася до разбирането, валидирането, анализирането и решаването на проблеми, в допълнение към поддържането на решенията.
Измеримо подобрение
Привържениците на DMAIC са склонни да се основават на данни, не само за анализиране на проблема, но и за оценяване на ефективността на решението. Така че всяка фаза включва измерване и проследяване на бизнес резултатите, което ви позволява да количествено измервате подобренията и да проследявате напредъка към целите.
Това не означава, че DMAIC е лесен за внедряване.
Често срещани предизвикателства в процеса DMAIC
Въпреки многото си предимства, внедряването на DMAIC често се сблъсква с културни и технически предизвикателства. Ето няколко често срещани от тях.
Съпротива срещу промяната
Както всяка инициатива за промяна, DMAIC въвежда промяна и трансформация в начина, по който екипите функционират в момента.
Например, процесът на преглед на кода добавя още една стъпка към разработката, което вероятно води до забавяния или допълнителни разходи.
Ето защо е вероятно екипите да проявяват съпротива към промените.
Липса на ясни цели
Някои проблеми могат да бъдат толкова сложни, че екипите се затрудняват да определят ясни цели. Това води до недоразумения, несъгласуваност, разногласия и в крайна сметка до неуспех при внедряването на DMAIC.
Разширяване на обхвата
Може би сте започнали с ясен обхват и цели. Но докато измервате и анализирате, може да се натъкнете на взаимосвързани аспекти, които неволно разширяват обхвата на вашия DMAIC процес. По този начин екипите в крайна сметка губят възможностите за подобрение, които са идентифицирали.
Непоследователно събиране на данни
Всяка програма, базирана на данни, разчита на точността, достъпността и последователността на данните. Същото важи и за DMAIC. Непоследователните или неточни данни могат значително да подкопаят инициативата. Това може да доведе до подвеждащи заключения, които да ви накарат да се фокусирате върху погрешни проблеми или да приложите неефективни решения.
Повишете качеството на процесите си с ClickUp
Six Sigma и свързаните с него процеси като DMAIC често се свързват с производството, особено през 90-те години и началото на 2000-те. Това донякъде е справедливо, тъй като процесът е създаден и широко приет през този период.
Въпреки това, би било голяма грешка да го смятате за остарял. В свят, в който устойчивостта, намаляването на отпадъците, по-ниското потребление и контролът на качеството са от решаващо значение, DMAIC е по-актуален от всякога, независимо дали създавате съдържание, разработвате софтуер или строите небостъргачи.
Независимо от размера и обхвата на вашия проект, използвайте софтуера за управление на проекти ClickUp, за да управлявате вашите DMAIC процеси. Дефинирайте, измервайте, анализирайте, подобрявайте, контролирайте, повторете с ClickUp.
Опитайте ClickUp безплатно още днес!
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какво означава DMAIC?
DMAIC е абревиатура от Define (Дефиниране), Measure (Измерване), Analyze (Анализиране), Improve (Подобряване) и Control (Контрол).
2. Какво е процесът DMAIC в Six Sigma?
DMAIC е структуриран, базиран на данни начин за управление на проект за подобряване на процесите. Това е инструмент от Six Sigma, състоящ се от пет фази, в които дефинирате проблема, измервате съществуващите показатели за ефективност, анализирате текущите данни, създавате планове за подобрение и контролирате устойчивото им изпълнение.
3. Какви са 5-те инструмента и техники на DMAIC?
Петте техники на DMAIC са дефиниране, измерване, анализиране, подобряване и контрол. Проектните екипи използват различни инструменти на всеки от тези етапи.
- Проектна харта: Основен документ, който очертава целите, организационните процеси и пътната карта на проекта.
- Хистограма: Графика с ленти, използвана за проследяване на тенденциите в минали данни или напредъка на плановете за подобрение.
- Карта на процеса: Визуално представяне на всеки етап, важен момент и заинтересована страна в процеса, преминаващ през DMAIC.
- Диаграма „рибна кост“: карта на всички потенциални основни причини за всяко събитие/грешка
- Тестване на хипотези: Статистически методи, като t-тестове, анализ на вариацията и др., за да разберете потенциалните основни причини за съществуващите проблеми.
- Диаграма за управление на проекти: Графики и визуални отчети, включително диаграми на Гант, структура на разпределение на работата, табло Kanban и др.
4. Може ли DMAIC да се използва във всяка индустрия?
Да, DMAIC може да се приложи във всяка индустрия, включително производство, здравеопазване, финансови услуги, строителство, разработка на софтуер и др., тъй като се фокусира върху общо подобрение на процесите, а не върху специфичен за индустрията подход.
5. Колко време отнема завършването на процеса DMAIC?
Времето за завършване на процеса DMAIC варира в зависимост от сложността на проблема. Обикновено отнема от няколко седмици до няколко месеца.
6. Мога ли да използвам DMAIC за непрекъснато подобряване на процесите?
Да, DMAIC е идеален за непрекъснато подобряване на процесите, тъй като се фокусира върху непрекъснато наблюдение и контрол, за да поддържа напредъка във времето.