Като специалист по човешки ресурси, вашата работа не е просто натоварена – тя е претоварена. В един момент се занимавате с наемането на служители в последния момент. В следващия момент въвеждате нови членове в екипа, управлявате ангажираността и гарантирате, че заплатите се изплащат като по часовник.
Макар че не можем да съкратим списъка ви със задачи за една нощ, можем да го направим по-интелигентен. Тази публикация е вашият списък с над 50 ChatGPT подсказки за HR, създадени, за да ви облекчат.
Възможностите за създаване на ChatGPT подсказки за HR специалисти са безкрайни. С тях повтарящите се задачи като създаване на длъжностни характеристики и SOP, оптимизиране на HR процесите и подобряване на отношенията със служителите (чрез анализ на данни и настроения) стават много по-лесни.
Ако искате да направите работата на вашите HR специалисти по-ефективна, продължете да четете.
Разбиране на ChatGPT и неговите функции
Представете си ChatGPT като колега, който винаги е готов да помогне (и никога не се нуждае от почивка за кафе). Създаден от OpenAI, той е обучен на базата на огромна база от знания, което го прави професионалист в многозадачността.
Нуждаете се от помощ при отговаряне на въпроси, опростяване на концепции, изготвяне на политики или писане на имейли? Този AI инструмент ще ви помогне.
Ето как работи ChatGPT: той обработва въведените от вас данни и изготвя подходящи отговори. Можете да прецизирате резултатите, като давате конкретни подсказки и провеждате последващи разговори.
Колкото по-прецизни са вашите входни данни, толкова по-добри са резултатите.
Приложенията на ChatGPT са толкова разнообразни, колкото швейцарски армейски нож. От безкрайната бумащина до наемането на персонал, въвеждането в работата и актуализирането на политиките, ChatGPT е тук, за да ви помогне.
Нека разберем бързо как:
- Обработка на естествен език (NLP): Помага ви да създавате ясни, професионални и персонализирани документи като описания на длъжности, писма с предложения за работа и анкети с човекоподобни отговори с значими и подробни подсказки от ChatGPT.
- Обработка на данни: Помага за интерпретирането както на структурирани, така и на неструктурирани данни, улеснявайки проследяването на удовлетвореността на служителите, ключовите показатели за ефективност и други, за да се вземат интелигентни решения.
- Брейнсторминг: Генерира нови концепции за обяви за работа, политики, обучение, задържане на служители и дори за въпроси при провеждането на интервюта при напускане.
🌻 Конкретен пример: L’Oréal, с над 80 000 служители и 5 милиона кандидати годишно, оптимизира набирането на персонал, като използва специфични подсказки за фино настройване на своята AI. Компанията разработи три ключови въпроса, базирани на компетенции, като „Разкажете ни за момент, в който сте претърпели неуспех – какво научихте от него?“, за да оцени по-добре подходящите кандидати. Като се фокусира върху потенциала, а не върху традиционните критерии, компанията повиши ефективността и персонализира процеса, което доведе до 82% успеваемост при предлагането на работа след интервю.
Подсказки на ChatGPT за HR
Искате ChatGPT да се справи с тези имейли за набиране на персонал, планове за въвеждане в работата или проекти на политики?
Всичко започва с избора на подходящите подсказки. Трябва да овладеете изкуството на създаването на подсказки, за да получите персонализирани и подходящи резултати. Ето библиотека с подсказки, която ще ви помогне да се справите с всички видове задачи в областта на човешките ресурси и да стимулирате творчеството си.
Подсказки за набиране и наемане на персонал
1. Създайте график за набиране на персонал за наемане на (длъжност). Включете етапи за публикуване на обяви за работа, подбор, интервюта и писма с предложения за работа.
2. Създайте подробно описание на длъжността за (роля) в (индустрия)
3. Избройте най-добрите платформи за популяризиране на (длъжността) в (индустрията), насочени към кандидати от (страни) с над (години опит) в подобни длъжности.
4. Разработете кампания за LinkedIn, борси за работа и Instagram, за да популяризирате (длъжността) в (компанията)
5. Разработете безпристрастен процес на интервю, който ни насочва към провеждането на ефективни виртуални интервюта за (роля) и (индустрия)
💡Съвет от професионалист: Използвайте проста система за оценяване, за да оцените всички кандидати по едни и същи умения. Това гарантира справедливост и фокусираност.
6. Създайте списък с 10-15 въпроса за предварителна селекция, за да оцените уменията на кандидата и неговата пригодност за (длъжността), когато кандидатствате.
7. Създайте списък с въпроси за поведенческо интервю, за да оцените лидерския потенциал на кандидат, кандидатстващ за (длъжност)
8. Създайте цялостна оценка за оценяване на (умения) за (роля), включваща задачи като (например, писане на образци, предизвикателства за кодиране)
9. Създайте професионален шаблон за имейл, с който да поканите квалифицирани кандидати за финалния кръг
10. Напишете писмо с предложение за избрания кандидат, включващо:
- Дата на присъединяване
- Срок на договора
- Възнаграждение
- Предимства
- Изпитателен срок
- Работно време
- Отговорности
11. Как съгласувате служителите с корпоративната култура по време на етапа на набиране на персонал?
12. Прегледайте автобиографията на кандидата за (длъжност) и идентифицирайте постижения, силни страни и пропуски.
Някои допълнителни подсказки:
✅ Създайте списък с 10-те най-често задавани въпроса, които кандидатите могат да зададат за нашата компания по време на първото си интервю.
✅ Създайте ефективна програма за препоръки от служители, за да насърчите квалифицирани препоръки от настоящи служители.
✅ Разработете списък за оценка на независимите наематели или агенции за подбор на персонал, които са най-подходящи за (индустрия/ниша).
Подсказки на ChatGPT за въвеждане в работата на нови служители
13. Създайте списък с задачи за „първия ден“, включващ задачи като настройка на работните станции, влизане в системите и среща с ключови лица.
14. Разработете списък за въвеждане на нови дистанционни служители, като се уверите, че те имат достъп до всички системи, ясни канали за комуникация и виртуално представяне на своите екипи.
15. Напишете топло и приятелско имейл за добре дошъл за (име и длъжност), което да ги накара да се вълнуват за първия си ден и да ги запознае с екипа
16. Създайте 30-60-90-дневна програма за въвеждане на нови служители, която включва:
- Ясни цели за всеки месец
- Седмични етапи
- Умения и знания за развитие
- Проверки и сесии за обратна връзка
- Преглед в края на тримесечието
17. Създайте лесен за четене наръчник с фирмените политики, възможностите за кариерно развитие, допълнителните придобивки и забавни подробности за културата на работното място.
18. Предложете онлайн и офлайн програми за обучение, за да обучите новите служители с необходимите (умения). Опитайте да включите:
- Бюджет за обучение
- Продължителност на програмите за обучение
- Дейности за развитие на служителите
- Набор от умения, които да ги обучават за
- Пакет от социални придобивки
19. Създайте поредица от автоматизирани имейли като част от процеса на въвеждане в работата с информация за програми за обучение, политики на компанията и често задавани въпроси
20. Напишете сценарий за видео за въвеждане, което представя ключовите членове на екипа и дава обща представа за компанията
21. Напишете кратък, приятелски сценарий за главен изпълнителен директор или мениджър, с който да посрещне новия служител на видео
22. Създайте бърза и проста анкета, за да съберете честни отзиви от новоназначените служители за тяхното въвеждане в работата
Допълнителни подсказки:
✅ Измислете забавна дейност за сближаване, която да помогне на новите служители да се опознаят през първата си седмица.
✅ Създайте прост и лесен за четене преглед на социалните придобивки на служителите, включително здравно осигуряване, платен отпуск и други бонуси.
✅ Предложете начини за събиране на обратна връзка от служителите относно обучението, културата и процесите.
ChatGPT подсказки за ангажираност и задържане на служителите
23. Избройте дейностите за ангажиране на служителите, които насърчават изграждането на екип и сътрудничеството
24. Създайте изчерпателна анкета за измерване на удовлетвореността на служителите от работата им
💡Допълнителни инструкции: Уточнете дали анкетата трябва да съдържа отворени или затворени въпроси.
25. Разработете програма за стимулиране, за да възнаградите изключителните резултати на (екипа)
26. Предложете уникални инициативи за разнообразие и приобщаване, за да подобрите ангажираността
💡Информация, която да включите: Предизвикателства, пред които е изправена настоящата работна сила, и области, в които се търсят подобрения.
27. Как да създадете корпоративна култура, която насърчава баланса между работата и личния живот
28. Идентифицирайте пропуските в настоящите ни политики на работното място и предложете подобрения
💡Какво да включите: Приложете текущите политики на работното си място. Ако нямате такива, просто запишете основните точки.
29. Създайте прозрачна програма за признание, за да насърчите заслужаващите служители
30. Създайте годишен календар, пълен с забавни дейности и събития за ангажиране на служителите за всеки месец
31. След трудно тримесечие, нека покажем на (отдела/екипа) малко любов! Предложете програми за благосъстояние, инициативи за облекчаване на стреса или допълнителни ползи, за да им помогнете да се заредят с енергия.
32. Споделете някои забавни начини за съгласуване на кариерното развитие с целите на всеки служител
Някои допълнителни подсказки:
✅ Какви са креативните, нефинансови начини за признаване на постиженията на служителите, които работят дистанционно?
✅ Какви стратегии работят най-добре за повторно ангажиране на служители, които са загубили мотивация?
✅ Кои са основните фактори, които повишават лоялността на служителите? Класифицирайте ги!
ChatGPT подсказки за оценка на представянето и обратна връзка
33. Създайте стъпка по стъпка ръководство за провеждане на безпристрастни оценки на представянето, заедно с план за управление на представянето
34. Създайте формуляр за самооценка, който служителите в (отдел/екип) да попълнят преди срещата за оценка на тяхното представяне
35. Очертайте структура за оценка на представянето, която да прилича на смислен разговор – празнувайте успехите, обсъждайте растежа и поставяйте бъдещи цели за (екипа/отдела)
36. Какви KPI трябва да използваме, за да измерим успеха в (екипа/отдела/процеса на набиране на персонал)?
37. Предложете програми за обучение за служител в (отдел/екип) въз основа на резултатите от анализа на производителността и пропуските в уменията. (добавете данни)
38. Създайте шаблон за оценка на представянето, който може да се попълни, за да се предостави конструктивна обратна връзка на служителя или за развитие на лидерските умения
💡Въпроси, които да включите: Тонът на обратната връзка и аспектите, на които трябва да се фокусира, като например резултати, ключови постижения и области за подобрение.
39. Препоръчайте инструменти и рамки за провеждане на ефективни прегледи на представянето
40. Предложете начини за превръщане на оценките на представянето в двустранен разговор
41. Как да давате деликатна обратна връзка на служителите, без да ги демотивирате?
Някои допълнителни подсказки:
✅ Създайте провокиращи мисленето въпроси за самооценка, които насърчават служителите да размишляват както върху личното си, така и върху професионалното си развитие.
✅ Какви са някои нетрадиционни начини да помогнете на служителите да се подготвят за оценка на представянето, като например водене на дневник или ролеви игри?
✅ Предложете микро-обучителни модули или ресурси за учене в движение, които могат да допълнят обратната връзка, споделена по време на прегледите на представянето.
Подсказки на ChatGPT за създаване на политики и документи
42. Разработване на справедлива и конкурентна стратегия/политика за възнаграждения, за да се наемат и задържат изключителни служители
43. Разработете политика за агенциите за набиране на персонал и индивидуалните набиращи персонал, която да се прилага в процеса на наемане
44. Създайте цялостна политика на работното място за дистанционни служители
45. Разработете шаблон за споразумение за неразкриване на информация (NDA) за служителите в (индустрия), за да запазите целостта и сигурността на фирмените тайни
46. Създайте ясна и безпристрастна политика за справяне с конфликти на работното място. Често срещаните конфликти, с които се сблъскваме, са — (добавете конфликти)
47. Разработете цялостна политика за отпуски за нашата организация в съответствие с американските нормативни изисквания
48. Какви политики можем да въведем, за да насърчим по-добър баланс между работата и личния живот на нашите служители
💡Информация, която да включите: Изяснете аспектите на платените, неплатените, отпуските и болничните.
49. Разработете политика за екипите по човешки ресурси за управление и достъп до записите на служителите, като се уверите, че тя е в съответствие с трудовото законодателство
50. Напишете подробен кодекс за поведение за (вид организация), като се фокусирате върху аспекти като професионализъм, разнообразие и приобщаване.
Допълнителни подсказки:
✅ Напишете политика за тормоз на работното място, в която се описват неприемливи поведения, процедури за докладване и последствия.
✅ Избройте всички политики, които трябва да създадем за нашата организация в (индустрия, страна).
✅ Създайте ясен и информативен документ, в който се описват подробностите на Програмата за подпомагане на служителите (EAP) на компанията за служителите в (длъжност/роля).
➡️ Прочетете повече: ChatGPT подсказки за управление на проекти
Подсказки на ChatGPT за HR анализи и отчети
51. Разработете списък с показатели за измерване на успеха на процеса на въвеждане в работата
52. Използвайте HR анализи, за да идентифицирате пропуските в уменията на нашите служители и да съгласувате програмите за обучение
53. Анализирайте данните за оптимизиране на нашата стратегия за възнаграждения, за да се гарантира конкурентоспособност
54. Създайте формуляр за оценка, за да измерите ефективността на програмите за обучение и развитие
55. Определете процента на текучеството на персонала и предложете начини за неговото намаляване
💡Информация, която да включите: Въведете данни за служителите и стажа им в организацията и дайте указания за идентифициране на причините за по-високата текучество.
56. Помогнете ми да изчисля разходите за наемане на (конкретна длъжност) в нашата организация
💡Информация, която да включвате: Данни за набирането на персонал, включително разходи за реклама, разходи за незаети позиции, обучение и пробен период.
57. Анализирайте данните за работната сила, за да ми помогнете да изготвя стратегически планове за наемане на персонал за бъдещето
💡Информация, която да включите: Налични данни за работната сила, включително длъжности, брой запълнени свободни места и пропуски в уменията
Някои допълнителни подсказки:
✅ Помогнете ни да проследим възвръщаемостта на инвестициите в нашите кампании за набиране на персонал.
✅ Предложете начини за прилагане на предсказуеми HR анализи, за да прогнозирате бъдещите нужди от таланти и тенденциите в работната сила.
✅ Създайте изчерпателен доклад за човешките ресурси, обобщаващ ключови показатели като текучество, отсъствия и ангажираност на служителите.
Това е обобщение на най-добрите подсказки за HR, които могат да помогнат при набирането на персонал, въвеждането в работата, отношенията със служителите, оценката на представянето и анализите.
Не забравяйте: ChatGPT е инструмент за разговорна изкуствена интелигентност. Трябва да го подканяте с повторения, за да получите целенасочени и подходящи решения на вашите въпроси, свързани с човешките ресурси.
Вместо това, има алтернативи на ChatGPT, които предлагат много повече функционалности за управление на задачи и специфични HR работни процеси.
Подобряване на функциите на HR с ClickUp
ChatGPT е чудесно средство за справяне с индивидуални задачи в областта на човешките ресурси, но управлението на целия процес може бързо да се превърне в непосилна задача. Когато инструментите не са свързани помежду си, това допълнително увеличава хаоса.
Нуждаете се от нещо повече от AI асистент; нуждаете се от платформа, която обвързва всичко заедно.
Тук на помощ идва ClickUp. Това е универсалното приложение за работа, с мощна HR управленска платформа, която опростява набирането, въвеждането в работата и развитието на служителите. Освен това, то интегрира AI функции, които улесняват работата ви.
С ClickUp можете да автоматизирате работните процеси, да проследявате задачите и да създадете безпроблемно преживяване за вашите служители – от набирането на персонал до обучението.
В съревнованието между ChatGPT и ClickUp, последният печели благодарение на интегрирания си подход.
Създайте HR задачи, които се изпълняват автоматично с ClickUp Brain.
Нека започнем с ClickUp Brain, който прави много повече от просто генериране на съдържание. Въвеждане, обучение, управление на задачи? Опростете всеки аспект с само няколко кликвания.
Ето как:
Автоматизирайте работните процеси по въвеждането в работата: Няма повече ръчно настройване на всяка задача за новоназначен служител. Създайте персонализирани работни процеси за всеки служител, от посрещането им в компанията до проследяване на напредъка им през първите седмици.
📌Подсказка за изпробване: Създайте работен процес за въвеждане в работата на нов маркетинг мениджър, включващ споделяне на документи, първоначални задачи за обучение и представяне на екипа.
Лесно управление на обучението: Графиците за обучение, напомнянията и създаването на съдържание могат да бъдат хаотични. Нашата AI ви позволява да автоматизирате обученията, да изпращате напомняния и дори да генерирате персонализирани материали за обучение.
📌Подсказка за изпробване: Създайте 2-седмичен план за обучение на новоназначените служители в отдела за обслужване на клиенти, включващ ежедневни задачи, ресурси и напомняния.
Персонализирани шаблони: Имате нужда от конкретни задачи за въвеждане в работата или документи за обучение? Вместо да изобретявате колелото, просто дайте команда на ClickUp Brain и той ще генерира незабавно това, от което се нуждаете.
📌Подсказка за изпробване: Създайте шаблон за оценка на представянето на служителите, включващ раздели за силни страни, области за подобрение и постижими цели.
Проследявайте и измервайте напредъка: Нашата изкуствена интелигенция не се ограничава само с поставянето на задачи – тя ги проследява и! Наблюдавайте напредъка при въвеждането в работата и обучението, без да отваряте множество приложения. Всичко е на едно място, което улеснява спазването на крайните срокове.
📌Подсказка за изпробване: Проследявай напредъка на задачите по въвеждането на новите ми служители и ми предоставяй седмично обобщение на завършените и предстоящи дейности.
А най-хубавото е, че не е нужно да прекарвате дните си в координиране, проследяване и изпращане на напомняния. ClickUp AI се грижи за повтарящите се задачи, за да можете да се съсредоточите върху най-важното: вашите служители.
Автоматизирайте повтарящите се задачи в областта на човешките ресурси с ClickUp Automations.
Всички знаем колко времеотнемащи могат да бъдат задачите в областта на човешките ресурси, особено когато се занимавате с едни и същи повтарящи се дейности ден след ден. За щастие, ClickUp Automations е тук, за да ви улесни живота.
Ето как работи:
- Няма повече ръчно проследяване: Никога не пропускайте нищо с напомняния за интервюта, крайни срокове и последващи действия – забравете за забравянето!
- По-бързи одобрения: Искания за отпуск или актуализации на политики? Автоматизирайте одобренията и прескочете размяната на кореспонденция.
- Лесно управление на документи: Автоматично организирайте документите на служителите и създайте тригери, които уведомяват правилния човек, когато пристигнат нови документи.
- Безпроблемно делегиране на задачи: Разпределяйте и проследявайте задачите, без да мръднете пръст. Оставете ClickUp да реши кой какво да получи и кога.
Ако не намерите точно това, което търсите, сред нашите над 100 предварително създадени автоматизации, не се притеснявайте – можете да създадете свои собствени!
С помощта на AI Automation Builder можете да създадете автоматизация с тригери и действия. Просто кажете на AI какво искате и гледайте как работи! Освен това можете да редактирате всичко преди публикуването, за да сте сигурни, че е точно както трябва.
Тествайте го 👉 Създайте автоматизация, която да задейства приветствено съобщение за новите служители, да им възлага задачите за първата седмица и да задава напомняния за седмични проверки. Персонализирайте времето за изпращане на приветственото имейл веднага след като бъдат добавени в системата и напомнянията за задачите да се изпращат всеки понеделник.
За да улесним нещата още повече, създадохме шаблон за подсказки за HR в ChatGPT с над 140 подсказки, които могат да се приложат на практика.
Ето как помага:
- Групирани за удобство: Спрете да ровите в безкрайни опции. От написването на наръчник за служителите до създаването на план за кариерно развитие, всяка задача има своя собствена група.
- Готови за употреба идеи: Пропуснете мозъчната буря. Всяка подсказка е създадена, за да ви даде практически решения без да се налага да гадаете.
- Постоянно високо качество: Няма повече непредсказуеми резултати. Тези подсказки са създадени, за да предоставят ясни и изпипани отговори всеки път.
Искате ли да знаете как това превъзхожда използването само на ChatGPT?
Макар ChatGPT да е отличен в генерирането на отговори, все пак трябва да измислите подсказките от нулата и да ги организирате сами. С този шаблон всичко е подредено за вас – без догадки, без обсъждания, само с незабавни резултати, специфични за вашия бизнес.
➡️ Прочетете повече: Безплатни шаблони за AI подсказки за ChatGPT
🎙️ Чуйте от нашите клиенти: Кариерният център на Университета в Маями внедри ClickUp, за да подобри своите HR и оперативни работни процеси, като постигна следното:
- Подобрена организация: Оптимизирани процеси, водещи до по-добро управление на кариерните услуги.
- План за успех: Създаване на структуриран подход за превръщане в водещ кариерен център в Съединените щати.
„На път сме да се превърнем в водещ кариерен център в Съединените щати. Това е нашата мисия. ClickUp е от съществено значение за осигуряването на план за успех.“Майкъл Търнър, заместник-директор, Кариерни общности в Университета на Маями
Разглеждане на проблеми и етични съображения
Сега ви предоставяме безкраен набор от подсказки, с които да укрепите вашия HR екип, за да върнете „човешкото“ в „човешките ресурси“. Важно е обаче да разберете, че ChatGPT има някои ограничения и етични съображения, които не можем да пренебрегнем:
Поверителност и сигурност на данните при използване на изкуствен интелект в HR
Когато използвате ChatGPT за задачи, свързани с човешките ресурси, ето един трик, който ще ви помогне: не включвайте чувствителна информация за служителите в подсказките си.
Макар ChatGPT да не съхранява данни, винаги е разумно да избягвате споделянето на лични данни като заплати, адреси или контактна информация.
💡Пример: ако изготвяте документи за въвеждане в работата, използвайте заместващи символи вместо истински имена и запазете окончателния документ в инструмент, съответстващ на GDPR, като ClickUp. По този начин ще останете ефективни и ще защитите личните данни на служителите.
Осигуряване на справедливост и намаляване на пристрастията с ChatGPT
Изкуственият интелект е толкова безпристрастен, колкото и данните, от които се учи, което означава, че могат да се промъкнат неволни предубеждения.
💡Пример: Да предположим, че използвате ChatGPT за подбор на кандидати. Ако не бъде проверено, то може да даде предимство на определени автобиографии пред други поради исторически пристрастия в данните. Затова винаги преглеждайте и усъвършенствайте резултатите, за да гарантирате справедливи и равнопоставени процеси за всички.
Прекомерна зависимост от изкуствения интелект
Изкуственият интелект в HR може да помогне с много повтарящи се задачи, но той носи със себе си и редица етични дилеми. Когато разчитате на изкуствения интелект за неща като наемане на персонал или повишения, не забравяйте, че изкуственият интелект се учи от данни от миналото, които понякога носят скрити предубеждения.
💡Пример: ChatGPT може да предложи изисквания за работа или въпроси за интервю, базирани на остарели или пристрастни данни. Макар AI да е чудесно средство за оптимизиране на процесите, то никога не трябва да замества вашите инстинкти или преценка.
Винаги се доверявайте на интуицията си – изкуственият интелект може да е бърз, но човешката интуиция е незаменима.
➡️ Прочетете още: Безплатни шаблони за ChatGPT за оптимизиране на работните процеси
Намалете натоварването на HR отдела си наполовина с ClickUp
С тази библиотека с подсказки за ChatGPT сте готови да опростите процесите си в областта на човешките ресурси. Вече не е нужно да се мъчите с многократни подсказки, за да получите точни отговори.
Въпреки че този списък с подсказки е обширен, все пак се нуждаете от настройка като ClickUp, за да организирате отговорите на ChatGPT за набиране на персонал, обучение, въвеждане в работата и фирмени политики. Инструмент, който може да автоматизира делегирането, одобренията, документите, работните процеси – с една дума, всичко, което отнема по-голямата част от деня ви.
Искате да научите повече за това как може да намали натоварването на вашия отдел по човешки ресурси? Регистрирайте се безплатно още днес!